Hướng dẫn chi tiết thủ tục báo giảm lao động, báo giảm BHXH khi nhân viên nghỉ việc 2025

Hướng dẫn hoàn tất thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động

Trước khi thực hiện thủ tục báo giảm lao động trên hệ thống bảo hiểm xã hội, doanh nghiệp cần đảm bảo đã hoàn tất các nghĩa vụ với nhân viên theo quy định của Bộ luật Lao động. Đây là bước nền tảng để quy trình bảo giảm diễn ra hợp lệ.

Theo khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 quy định khi chấm dứt hợp đồng lao động người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động

Như vậy, các công việc doanh nghiệp cần làm bao gồm:

- Ra quyết định chấm dứt hợp đồng lao động: Văn bản này là cơ sở pháp lý quan trọng nhất, ghi nhận thời điểm hợp đồng lao động chính thức kết thúc.

- Thanh toán đầy đủ các khoản tiền lương: Bao gồm tiền lương những ngày làm việc cuối cùng, tiền phép năm chưa nghỉ (nếu có) và các khoản trợ cấp khác theo thỏa thuận hoặc quy định.

- Xác nhận và trả lại các giấy tờ cho nhân viên: Doanh nghiệp có trách nhiệm hoàn thành các thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại số bảo hiểm xã hội cùng các giấy tờ khác cho nhân viên.

Hướng dẫn hoàn tất thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động (Hình từ Internet)

Hồ sơ và quy trình báo giảm BHXH cho nhân viên

Sau khi đã hoàn tất các nghĩa vụ tại doanh nghiệp, bộ phận nhân sự cần tiến hành chuẩn bị hồ sơ và thực hiện thủ tục báo giảm lao động với cơ quan Bảo hiểm xã hội.

Thành phần hồ sơ

Theo Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017, hồ sơ cần chuẩn bị:

Tùy thuộc vào phương thức giao dịch điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng (qua các nhà cung cấp I-VAN hoặc Cổng giao dịch điện tử của BHXH Việt Nam), về cơ bản hồ sơ sẽ bao gồm các biểu mẫu và giấy tờ sau:

Đối với người lao động:

- Chưa có mã số BHXH (hoặc tra cứu không thấy mã số BHXH): Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS)

Đối với đơn vị sử dụng lao động:

- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-LT): Đây là biểu mẫu chính, trong đó kê khai thông tin của nhân viên cần báo giảm và ghi rõ lý do giảm (ví dụ: nghỉ việc, nghỉ hưu...).

- Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS) (nếu có yêu cầu). Lưu ý: Mẫu này đã bị bãi bỏ bởi khoản 16 Điều 2 Quyết định 490/QĐ-BHXH năm 2023.

Thành phần hồ sơ báo giảm BHXH cho nhân viên

Trình tự thực hiện

Bước 1:

Đối với người lao động:

- Trường hợp đã có mã số BHXH thì cung cấp mã số BHXH cho đơn vị;

- Trường hợp chưa có mã số BHXH: lập Tờ khai TK1-TS.

Đối với đơn vị sử dụng lao động: lập, nộp hồ sơ gửi cơ quan BHXH:

- Lập Mẫu D02-LT;

- Lập Mẫu D01-TS.

Bước 2: Cơ quan BHXH tiếp nhận hồ sơ.

Bước 3: Đơn vị nhận kết quả đã giải quyết.

Cách thức thực hiện

Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều thực hiện việc báo giảm BHXH qua hình thức giao dịch điện tử, quy trình cơ bản như sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ: Đơn vị sử dụng lao động lựa chọn nộp hồ sơ theo một trong các hình thức sau:

- Lập hồ sơ điện tử, ký số và gửi lên Cổng Dịch vụ công của BHXH Việt Nam hoặc qua tổ chức I-VAN hoặc qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia;

- Qua Bưu chính;

- Nộp trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ của cơ quan BHXH cấp tỉnh hoặc tại Trung tâm Phục vụ hành chính công các cấp.

Bước 2: Theo dõi kết quả xử lý hồ sơ trên phần mềm hoặc Cổng thông tin điện tử của BΗΧΗ Việt Nam. Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan BHXH sẽ xác nhận hoàn tất thủ tục.

Hồ sơ và quy trình báo giảm BHXH cho nhân viên (Hình từ Internet)  

Thời hạn báo giảm lao động và các rủi ro khi chậm trễ

Một trong những yếu tố quan trọng nhất trong thủ tục báo giảm lao động mà doanh nghiệp cần nắm vững là thời hạn báo giảm lao động. Việc tuân thủ đúng thời hạn giúp tránh phát sinh các chi phí không đáng có.

Thời hạn báo giảm lao động

Theo điểm 2.1 khoản 2 Điều 50 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017, được sửa đổi bởi khoản 1 Điều 1 Quyết định 490/QĐ-BHXH năm 2023 quy định:

Doanh nghiệp phải lập hồ sơ báo giảm lao động hằng tháng. Đối với các trường hợp giảm lao động, đơn vị phải nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH kể từ ngày 01 đến ngày cuối cùng của tháng. Nếu nộp hồ sơ sau ngày cuối cùng của tháng, đơn vị sẽ phải đóng hết giá trị thẻ BHYT của tháng kế tiếp.

Ví dụ thực tế: Nhân viên A nghỉ việc ngày 25/06/2025.

- Nếu doanh nghiệp nộp hồ sơ báo giảm từ ngày 01/06 đến 30/06, nhân viên A sẽ được giảm trừ BHXH, BHYT từ tháng 06.

- Nếu doanh nghiệp nộp hồ sơ vào ngày 01/07/2025, doanh nghiệp sẽ phải đóng toàn bộ tiền BHYT của tháng 07 cho nhân viên A và không được hoàn trả.

Rủi ro khi báo giảm chậm trễ

- Phát sinh chi phí BHYT: Như ví dụ trên, đây là rủi ro phổ biến nhất.

- Ảnh hưởng đến việc chốt sổ BHXH: Báo giảm chậm có thể kéo theo việc chốt sổ BHXH cho nhân viên bị trì hoãn, gây ảnh hưởng đến quyền lợi của họ khi xin việc ở nơi mới hoặc làm thủ tục hưởng trợ cấp thất nghiệp.

- Nguy cơ bị xử phạt hành chính: Mặc dù hiếm gặp, nhưng nếu việc chậm trễ kéo dài và gây hậu quả, doanh nghiệp có thể bị thanh tra và xử phạt theo quy định.

Hoàn tất chốt sổ BHXH

Sau khi cơ quan BHXH xác nhận đã hoàn tất thủ tục báo giảm lao động, bước cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng là tiến hành chốt sổ BHXH.

Theo khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 quy định khi chấm dứt hợp đồng lao động, người sử dụng lao động có trách nhiệm:

• Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;
• Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu. Chi phí sao, gửi tài liệu do người sử dụng lao động trả.

Như vậy, việc chốt sổ BHXH là quá trình xác nhận thời gian đóng BHXH của nhân viên tại doanh nghiệp trên sổ BHXH. Điều này cực kỳ quan trọng để nhân viên có thể:

- Tiếp tục tham gia BHXH tại công ty mới.

- Làm hồ sơ hưởng chế độ trợ cấp thất nghiệp.

- Bảo lưu thời gian đóng BHXH để sau này hưởng chế độ hưu trí.

Do đó, doanh nghiệp cần nhanh chóng phối hợp với cơ quan BHXH để chốt và trả số BHXH cho nhân viên trong thời gian sớm nhất, thể hiện sự chuyên nghiệp và trách nhiệm của mình.

• Mẫu Báo cáo nhân sự hàng tháng chuẩn 2025 và các quy định liên quan (có file tải về)
• Quản lý hồ sơ nhân sự chuẩn pháp luật cho doanh nghiệp năm 2025