Nhân Viên Văn Phòng

Mức lương

Thương lượng

Kinh nghiệm

2 năm

Hạn nộp hồ sơ

05/10/2025

Địa điểm

Hồ Chí Minh

Mô tả công việc

1. Quản lý văn bản – hồ sơ – pháp lý

• Soạn thảo & ban hành: Công văn, thông báo nội bộ, tờ trình, quyết định, báo cáo định kỳ.
• Tiếp nhận & xử lý: Công văn, hợp đồng, hồ sơ đến/đi; chuyển giao đúng người đúng bộ phận.
• Lưu trữ & quản lý: Hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động, hợp đồng kinh tế, hồ sơ pháp lý công ty (giấy phép ĐKKD, MST, bảo hiểm, PCCC, vệ sinh ATTP...).
• Quản lý con dấu & chữ ký: Đóng dấu các loại văn bản, kiểm soát việc sử dụng theo quy định.

2. Quản lý cơ sở vật chất & văn phòng phẩm

• Văn phòng phẩm: Lập kế hoạch mua sắm, cấp phát theo nhu cầu các phòng ban, kiểm kê cuối tháng.
• Tài sản & thiết bị: Quản lý số lượng – tình trạng (máy in, laptop, máy chiếu, bàn ghế...), lập biên bản khi hỏng hóc hoặc mất mát.
• Hợp đồng dịch vụ: Theo dõi hạn mức, thanh toán điện – nước – internet – vệ sinh – bảo vệ – thuê xe, thuê mặt bằng.
• Bảo trì & sửa chữa: Liên hệ kỹ thuật, nhà cung cấp khi có sự cố.

3. Công tác lễ tân – đối ngoại

• Tiếp khách: Đón khách đến làm việc, chuẩn bị phòng họp, nước uống, tài liệu.
• Điện thoại – thư từ: Trực điện thoại, ghi nhận và chuyển cuộc gọi, xử lý bưu phẩm, chuyển phát nhanh.
• Sự kiện nội bộ: Tổ chức hội họp, sinh nhật nhân viên, ngày lễ (8/3, 20/10), Year End Party, team building.

4. Hành chính nhân sự cơ bản

• Chấm công – tính lương: Theo dõi bảng chấm công, ngày nghỉ, làm thêm giờ, gửi dữ liệu cho kế toán.
• Hồ sơ nhân sự: Lưu trữ hợp đồng lao động, quyết định tăng lương, kỷ luật, nghỉ việc.
• Tuyển dụng – đào tạo: Đăng tin tuyển dụng, sắp xếp lịch phỏng vấn, chuẩn bị hợp đồng thử việc, hướng dẫn nhân viên mới (onboarding).
• Bảo hiểm xã hội & chế độ: Hỗ trợ kê khai BHXH, BHYT, thai sản, ốm đau.

5. Hỗ trợ ban giám đốc

• Lịch làm việc: Đặt lịch họp, công tác, nhắc nhở hạn quan trọng.
• Hậu cần họp hành: Chuẩn bị tài liệu, phòng họp, biên bản cuộc họp.
• Báo cáo nhanh: Tổng hợp sĩ số nhân viên, tình hình văn phòng, báo cáo chi phí vận hành hàng tháng.

6. Công việc khác (tùy công ty)

• Quản lý an toàn – phòng cháy chữa cháy (PCCC), vệ sinh môi trường, an ninh trật tự.
• Thực hiện các thủ tục hành chính với cơ quan nhà nước (thuế, lao động, công an PCCC...).
• Tham gia xây dựng quy trình nội bộ: nội quy, quy định làm việc, check-list vận hành văn phòng.

Yêu cầu ứng viên

• Kỹ năng cần có
• Nam/Nữ, từ 22-35 tuổi, tốt nghiệp Cao Đẳng, Đại Học , có 2 năm kinh nghiệm trở lên.
• Thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint).
• Kỹ năng giao tiếp, ứng xử, sắp xếp công việc.
• Cẩn thận, bảo mật thông tin tốt.
• Chủ động, linh hoạt khi xử lý tình huống.

Quyền lợi/Phúc lợi

• Chế độ lương thưởng
• Mức lương cạnh tranh: thỏa thuận theo năng lực và kinh nghiệm.
• Tăng lương định kỳ: xét 6 tháng hoặc 1 năm/lần dựa trên đánh giá hiệu suất.
• Phúc lợi & đãi ngộ
• Đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định.
• Khám sức khỏe định kỳ hằng năm.
• Môi trường & cơ hội phát triển
• Môi trường làm việc chuyên nghiệp, thân thiện, ổn định.
• Có cơ hội học hỏi nhiều mảng: hành chính, nhân sự, kế toán cơ bản.
• Được tham gia đào tạo nội bộ về kỹ năng văn phòng, giao tiếp, tin học, quản trị nhân sự.
• Cơ hội thăng tiến lên Trưởng nhóm Hành chính – Nhân sự hoặc các vị trí quản lý khác.
• Các hoạt động gắn kết
• Du lịch, team building hằng năm.
• Tham gia các sự kiện nội bộ: Year End Party, ngày lễ, sinh nhật nhân viên.
• Văn hóa doanh nghiệp cởi mở, tôn trọng và hỗ trợ lẫn nhau.

Thời gian làm việc

• Thứ 2 - Chủ nhật (từ 13:00 đến 21:00)
• 40 giờ/tuần

Địa điểm làm việc

• 58A, đường số 3, Tân Hưng, Quận 7, Thành phố Hồ Chí Minh