Mẫu phiếu đánh giá ứng viên sau phỏng vấn file Word dễ chỉnh sửa

Sau một buổi phỏng vấn, những nhận xét như “ứng viên khá ổn”, “giao tiếp tốt” hay “cần cân nhắc thêm” thường chưa đủ khi phải đặt nhiều ứng viên lên cùng một bàn cân. Nhà tuyển dụng cần ghi lại ứng viên đáp ứng đến đâu ở từng yêu cầu và căn cứ nào dẫn đến nhận xét đó.

Mẫu phiếu đánh giá ứng viên sau phỏng vấn dưới đây được thiết kế trên file Word, có thể chỉnh lại tiêu chí theo vị trí đang tuyển trước khi sử dụng.

Mẫu phiếu đánh giá ứng viên sau phỏng vấn gồm những nội dung nào?

Mẫu được bố trí trong một trang A4, gồm ba phần: thông tin chung, đánh giá theo tiêu chí và nhận xét sau phỏng vấn.

Mẫu phiếu đánh giá ứng viên sau phỏng vấn với thang điểm 1–5 (Hình từ Internet)

Phần thông tin chung xác định ứng viên, vị trí và buổi phỏng vấn để các phiếu không bị nhầm khi cần xem lại hoặc đối chiếu sau đó.

Bảng đánh giá là phần được sử dụng trực tiếp trong hoặc ngay sau buổi phỏng vấn. Mỗi tiêu chí có ba thông tin: mức độ quan trọng, điểm từ 1–5 và nhận xét/căn cứ đánh giá.

Mẫu có sẵn sáu tiêu chí dùng được cho nhiều vị trí:

1. Kiến thức chuyên môn

2. Kinh nghiệm liên quan đến vị trí

3. Khả năng giải quyết vấn đề

4. Kỹ năng giao tiếp

5. Khả năng phối hợp trong công việc

6. Thái độ và động lực ứng tuyển

Ba dòng “Tiêu chí riêng” để doanh nghiệp thay bằng những yêu cầu đặc thù của công việc đang tuyển.

Ngay dưới bảng là thang điểm 1–5 để người phỏng vấn thống nhất cách hiểu từng mức điểm. Phần cuối dành cho điểm mạnh, nội dung cần xác minh thêm, mức độ phù hợp với vị trí và bước tiếp theo trong quy trình tuyển dụng.

Nên dùng tiêu chí nào để đánh giá ứng viên sau phỏng vấn?

Sáu tiêu chí có sẵn trong mẫu phù hợp để làm khung chung, nhưng cách đánh giá phải dựa vào yêu cầu của công việc.

Chẳng hạn, ở tiêu chí kinh nghiệm liên quan, số năm làm việc chỉ là một thông tin tham khảo. Điều cần xem kỹ hơn là ứng viên đã từng làm những đầu việc nào và mức độ tương đồng với vị trí đang tuyển.

Một ứng viên có bốn năm kinh nghiệm nhưng phần lớn thời gian làm công việc khác có thể chưa phù hợp bằng người có hai năm kinh nghiệm trực tiếp xử lý những nhiệm vụ doanh nghiệp đang cần.

Với kiến thức chuyên môn, mức yêu cầu cũng thay đổi theo cấp độ vị trí. Tiêu chuẩn dành cho nhân sự mới ra trường sẽ khác với một vị trí chuyên viên đã yêu cầu kinh nghiệm thực tế.

Khả năng giải quyết vấn đề có thể được đánh giá bằng tình huống gắn với công việc. Người phỏng vấn nên chú ý cách ứng viên xác định vấn đề, thông tin họ cần thêm và phương án xử lý được đưa ra.

Các tiêu chí về giao tiếp, phối hợp hay động lực ứng tuyển cũng cần đặt trong bối cảnh công việc. Một vị trí thường xuyên trao đổi với khách hàng sẽ có yêu cầu về giao tiếp khác với công việc chủ yếu xử lý dữ liệu nội bộ.

Ba dòng “Tiêu chí riêng” nên được chỉnh trước buổi phỏng vấn. Có thể tham khảo cách thay đổi như sau:

Các nội dung trong bảng là ví dụ để hình dung cách tùy chỉnh mẫu. Doanh nghiệp vẫn cần lấy yêu cầu trong mô tả công việc và tiêu chuẩn tuyển dụng của chính vị trí đó làm căn cứ.

Có một nguyên tắc nên thống nhất trước khi bắt đầu phỏng vấn: các ứng viên cho cùng một vị trí cần được đánh giá bằng cùng một bộ tiêu chí.

Mức độ quan trọng cũng nên được xác định trước. Nếu “Kiến thức chuyên môn” được chọn ở mức Cao đối với ứng viên đầu tiên, mức này không nên đổi thành “TB” ở ứng viên tiếp theo chỉ vì hồ sơ hoặc câu trả lời của họ khác nhau.

Làm như vậy mới giữ được cùng một chuẩn khi đặt các ứng viên cạnh nhau.

Chấm điểm, nhận xét và so sánh ứng viên thế nào sau phỏng vấn?

Mức độ quan trọng và điểm 1–5 khác nhau thế nào?

Hai cột này thể hiện hai vấn đề riêng.

Mức độ quan trọng cho biết tiêu chí có vai trò đến đâu đối với vị trí. Trong mẫu, người sử dụng có thể chọn Cao, TB (trung bình) hoặc Thấp.

Điểm 1–5 phản ánh mức độ ứng viên đáp ứng tiêu chí đó.

Ví dụ:

Kiến thức chuyên môn: Cao – 3 điểm

Có thể hiểu rằng chuyên môn là một yêu cầu quan trọng của công việc, còn ứng viên hiện đáp ứng ở mức cơ bản.

Thang điểm trong mẫu được sử dụng như sau:

Điểm 3 thể hiện ứng viên đã đáp ứng yêu cầu cơ bản của tiêu chí, vì vậy đây vẫn có thể là mức phù hợp. Nhà tuyển dụng không cần cố chấm 4 hoặc 5 cho một ứng viên chỉ vì đang có thiện cảm sau buổi trao đổi.

Nên ghi gì ở phần nhận xét hoặc căn cứ đánh giá?

Điểm số sẽ khó sử dụng khi xem lại nếu cột nhận xét chỉ có những từ như “tốt”, “khá” hoặc “ổn”.

Ví dụ, thay vì ghi:

Giao tiếp: 4 điểm – Giao tiếp tốt.

Có thể ghi:

Giao tiếp: 4 điểm – Trình bày khá mạch lạc; khi được hỏi về khách hàng từ chối, ứng viên nêu được tình huống đã từng xử lý ở công việc trước.

Câu sau cho biết người phỏng vấn đã dựa vào điều gì để chấm 4 điểm. Khi cần trao đổi với quản lý tuyển dụng hoặc một người phỏng vấn khác, thông tin này hữu ích hơn một nhận xét chung.

Một phần phiếu đã điền có thể trông như sau:

Ví dụ trên minh họa cách điền phiếu. Mức độ quan trọng của từng tiêu chí cần được xác định theo yêu cầu tuyển dụng thực tế.

Phần nhận xét và đề xuất sau khi hoàn thành đánh giá ứng viên (Hình từ Internet)

So sánh ứng viên và đưa ra đề xuất thế nào?

Không nên cộng điểm rồi mặc định chọn người có tổng cao nhất, vì các tiêu chí không có mức độ quan trọng như nhau.

Giả sử ứng viên A đạt 4–5 điểm ở giao tiếp và khả năng phối hợp nhưng chỉ đạt 2 điểm ở kiến thức chuyên môn. Nếu chuyên môn là tiêu chí được xác định ở mức Cao, kết quả đó cần được xem kỹ trước khi đưa ra quyết định.

Khi so sánh ứng viên, nên bắt đầu từ những yêu cầu quan trọng của vị trí. Sau đó xem phần nhận xét để biết điểm số được hình thành từ câu trả lời, kinh nghiệm hay tình huống nào.

Cũng cần phân biệt giữa yêu cầu phải có ngay khi nhận việc với nội dung doanh nghiệp chấp nhận đào tạo thêm. Một thiếu sót ở tiêu chí có thể đào tạo sẽ có ý nghĩa khác với việc ứng viên chưa đáp ứng một điều kiện bắt buộc.

Nếu buổi phỏng vấn có nhiều người cùng tham gia, mỗi người nên ghi đánh giá của mình trước khi trao đổi chung. Khi một tiêu chí được chấm 3 điểm bởi người này nhưng 5 điểm bởi người khác, cột “Nhận xét/Căn cứ đánh giá” là nơi nên xem lại đầu tiên.

Có thể hai người đang chú ý đến những khía cạnh khác nhau trong cùng một câu trả lời. Thay vì tranh luận bằng cảm nhận, nhóm tuyển dụng có thể đối chiếu những gì đã được ghi lại rồi thống nhất đánh giá.

Sau bước này, người đánh giá chọn mức độ phù hợp với vị trí và đề xuất bước tiếp theo. Nếu còn nội dung chưa đủ căn cứ, mẫu đã có lựa chọn phỏng vấn vòng tiếp theo hoặc kiểm tra thêm chuyên môn, nên chưa cần vội đưa ra quyết định cuối cùng.

Trước khi sử dụng mẫu, hãy thay ba dòng “Tiêu chí riêng” bằng yêu cầu của vị trí đang tuyển và thống nhất mức độ quan trọng với những người cùng tham gia phỏng vấn.