Thẳng thắn là gì? Có nên quá thẳng thắn trong công việc?

Thẳng thắn là bày tỏ rõ ràng, thành thật ý kiến hoặc sự việc, không vòng vo, né tránh. Khi đi làm, bạn có thể cần nói rằng phương án của nhóm chưa hợp lý, công việc đang chậm hoặc mình không thể nhận thêm việc. Điều khó là làm sao nói rõ những vấn đề ấy khi người nghe có thể là sếp hoặc đồng nghiệp vẫn phối hợp với mình hằng ngày.

Thẳng thắn trong công việc là như thế nào?

Trong công việc, sự thẳng thắn thể hiện ở cách bạn trao đổi về những gì đang diễn ra, kể cả khi thông tin đó không có lợi cho mình. Một người dám phản đối ý kiến của đồng nghiệp nhưng luôn né tránh sai sót của bản thân thì chưa thể xem là thẳng thắn trong cách làm việc.

Chẳng hạn, sau khi gửi báo cáo, bạn phát hiện mình nhập sai số liệu. Lúc này, thẳng thắn là báo cho người đang sử dụng báo cáo, chỉ rõ chỗ sai và gửi lại bản đã sửa. Việc nhận lỗi có thể khiến bạn ngại, nhưng người liên quan cần biết để tránh tiếp tục dùng số liệu chưa chính xác.

Sự thẳng thắn cũng xuất hiện trong những trao đổi bình thường hơn. Chưa hiểu rõ yêu cầu, bạn hỏi lại thay vì đoán rồi làm sai; thấy kế hoạch khó thực hiện, bạn nêu ngay điểm đang vướng thay vì âm thầm cố xoay xở. Biết mình không kịp thời hạn cũng vậy, báo sớm để cùng điều chỉnh sẽ tốt hơn nhiều so với tiếp tục nhận lời rồi đến sát giờ mới giải thích.

Tuy nhiên, nói rõ điều mình nghĩ vẫn cần đi cùng việc xem xét mình có hiểu đúng hay chưa. “Tôi chưa nhận được tài liệu theo lịch hẹn” là thông tin có thể kiểm tra. “Bạn không coi trọng công việc này” lại là nhận định về thái độ của người khác.

Nếu chưa biết nguyên nhân, hãy để người liên quan giải thích. Bạn có thể giữ quan điểm của mình, đồng thời điều chỉnh nhận xét khi có thêm thông tin. Sự quả quyết trong giọng nói không khiến một suy đoán trở thành sự thật.

Thẳng thắn là biết lúc nào nên lên tiếng, không phải nói ra mọi điều mình nghĩ (Hình từ Internet)

Có nên nói thẳng mọi điều mình nghĩ ở nơi làm việc?

Bạn nên nói rõ những vấn đề cần được giải quyết, nhưng có thể giữ lại những nhận xét riêng không liên quan đến công việc. Trước khi lên tiếng, cần cân nhắc là người nghe cần biết thông tin này để làm gì.

Ví dụ, khi thấy số liệu trong tài liệu sắp gửi khách hàng bị sai, bạn nên nhắc ngay. Chờ đến lúc thuận tiện hơn có thể khiến cả nhóm mất công đính chính. Ngược lại, chuyện bạn không thích chiếc áo đồng nghiệp đang mặc thường không cần trở thành một lời nhận xét giữa giờ làm.

Thời điểm và nơi trao đổi cũng ảnh hưởng đến cách người khác tiếp nhận. Nếu cần sửa một con số ngay trong cuộc họp, bạn có thể chỉ rõ con số ấy để mọi người kiểm tra. Nhưng nếu muốn góp ý về cách phối hợp của một đồng nghiệp trong nhiều tuần, trao đổi riêng sẽ có điều kiện nói rõ hơn, tránh biến cuộc họp thành buổi phê bình cá nhân.

Dù diễn đạt cẩn thận, bạn vẫn có thể khiến người nghe không vui. Một lời báo chậm tiến độ hay ý kiến phản đối kế hoạch thường khó nghe hơn lời đồng ý. Phản ứng đó chưa đủ để kết luận bạn đã sai khi lên tiếng; cần xem lại thông tin, cách nói và hoàn cảnh cụ thể.

Ranh giới giữa thẳng thắn và thiếu tế nhị nằm ở nhiều yếu tố, trong đó có việc bạn đang chỉ ra vấn đề hay chuyển sang hạ thấp người khác. “Phần này chưa đáp ứng yêu cầu” khác với “Có thế mà bạn cũng không làm được”. Câu sau gây áp lực lên người nghe nhưng lại không chỉ rõ họ cần sửa gì.

Nếu từng chứng kiến người góp ý bị phản ứng gay gắt, bạn có lý do để thận trọng. Có thể chọn trao đổi riêng hoặc trình bày bằng văn bản khi cần làm rõ chi tiết. Bạn không phải tranh luận đến cùng ngay lúc đó để chứng minh mình là người thẳng thắn.

Nói thế nào khi cần thẳng thắn với sếp hoặc đồng nghiệp?

Khi bạn không đồng ý với phương án của sếp

Trước khi phản đối, hãy xác định điều khiến bạn lo ngại: thời hạn quá sát, thiếu người thực hiện hay một bước chưa được tính đến? Lý do càng cụ thể, cuộc trao đổi càng dễ tập trung vào phương án.

Bạn cũng có thể chưa biết hết yêu cầu từ khách hàng hoặc các ràng buộc mà sếp đang cân nhắc. Hỏi rõ phần này trước sẽ tránh phản đối dựa trên thông tin chưa đầy đủ.

Nếu vướng ở thời gian kiểm tra số liệu, bạn có thể nói:

“Em lo mốc thứ Sáu chưa đủ thời gian kiểm tra số liệu. Mình có thể gửi phần đã kiểm tra trước, phần còn lại bổ sung vào thứ Hai được không ạ?”

Cách nói này cho sếp biết điểm bạn đang lo và một lựa chọn có thể cân nhắc. Nếu thời hạn bắt buộc giữ nguyên, hai bên có thể bàn tiếp về phạm vi công việc hoặc người hỗ trợ.

Khi cách phối hợp của đồng nghiệp ảnh hưởng đến bạn

“Mình chưa nhận được số liệu nên chưa chốt được báo cáo. Bạn xác nhận giúp mình giờ gửi nhé, để mình báo lại tiến độ với nhóm.”

Lời trao đổi này đi thẳng vào việc còn thiếu và điều cần người kia phản hồi. Bạn không cần mở đầu bằng một lời khen, cũng chưa cần nhận xét họ có trách nhiệm hay không.

Nếu việc trễ hẹn xảy ra nhiều lần, hãy đưa những lần cụ thể vào cuộc trao đổi và nói rõ ảnh hưởng đến phần việc của bạn. Sau đó, cùng thống nhất mốc gửi phù hợp hơn hoặc cách báo trước khi có thay đổi.

Tránh những câu như “Bạn lúc nào cũng làm ảnh hưởng đến người khác”. Người nghe có thể lập tức phản bác chữ “lúc nào cũng”, còn chuyện cần giải quyết lại bị bỏ sang một bên.

Khi bạn không thể nhận thêm việc

Chỉ nói “em đang bận” thường chưa đủ để người giao việc hiểu bạn đang vướng ở đâu. Họ cần biết việc mới sẽ ảnh hưởng đến những đầu việc nào.

Bạn có thể nói: “Em đang làm báo cáo cần nộp chiều nay. Nếu chuyển sang việc này ngay, báo cáo sẽ phải lùi sang sáng mai. Anh/chị cho em biết việc nào cần ưu tiên trước nhé.”

Điều cần thống nhất là thời hạn hoặc thứ tự thực hiện. Nếu cả hai việc đều phải xong trong ngày, hãy trao đổi tiếp về người hỗ trợ hay phần việc có thể giảm, thay vì nhận lời khi biết mình khó đáp ứng.

Khi đã trao đổi mà vướng mắc vẫn tiếp diễn, bạn nên xác nhận lại nội dung đã thống nhất qua kênh làm việc chung. Nếu có nguy cơ trễ hạn, báo người phụ trách bằng tình trạng cụ thể: đang thiếu gì, đã trao đổi ra sao và cần quyết định nào để tiếp tục.