Mô tả công việc Chuyên viên kiểm soát nội bộ làm gì trong doanh nghiệp?

Nhiều tin tuyển dụng ghi “kiểm soát rủi ro, giám sát tuân thủ, giảm thất thoát”… nhưng người mới vẫn khó hình dung: mỗi ngày làm gì, làm với ai, và đầu ra cụ thể là gì. Bài này mô tả công việc theo đúng thực tế vận hành doanh nghiệp, để đối chiếu nhanh trước khi ứng tuyển.

Mô tả công việc Chuyên viên kiểm soát nội bộ làm gì trong doanh nghiệp? (Hình từ Internet)

Tổng quan vị trí Chuyên viên Kiểm soát nội bộ

1. Chuyên viên Kiểm soát nội bộ là ai?

Chuyên viên Kiểm soát nội bộ là người theo dõi doanh nghiệp vận hành theo quy trình, phát hiện điểm rò rỉ (thiếu phê duyệt, thiếu đối chiếu, thiếu bằng chứng, sai lệch số liệu, thất thoát…) và đề xuất cách sửa có thể triển khai. Điểm quan trọng: công việc không dừng ở “chỉ ra vấn đề”, mà phải đẩy được việc khắc phục để lỗi không lặp lại.

2. Khác biệt gì với kế toán và kiểm toán nội bộ?

- Kế toán: ghi nhận - hạch toán - lập báo cáo số liệu.

- Kiểm soát nội bộ: rà soát quy trình và điểm kiểm soát: quy định có được thực hiện đúng không, bằng chứng có đủ không, rò rỉ nằm ở bước nào.

- Kiểm toán nội bộ: đánh giá độc lập theo kế hoạch kiểm toán, phạm vi rộng, báo cáo theo chuẩn mực nội bộ (tùy doanh nghiệp).

Mô tả công việc của Chuyên viên Kiểm soát nội bộ

Công việc thường xoay quanh 4 nhóm đầu việc chính. Mỗi nhóm đều có đầu ra để bàn giao.

1. Rà soát quy trình và đối chiếu thực tế vận hành

Làm gì

- Chọn một quy trình cụ thể: bán hàng - thu tiền, mua hàng - thanh toán, xuất nhập kho, tiền mặt, chi phí, tính lương.

- Đối chiếu giữa quy định nội bộ và thực tế thực hiện tại phòng ban/chi nhánh.

Ví dụ: Quy định hóa đơn trên một mức giá trị nhất định phải có phê duyệt cấp quản lý, nhưng thực tế thiếu phê duyệt hoặc phê duyệt sai cấp → lỗ hổng kiểm soát.

Đầu ra

- Mô tả luồng quy trình (ai làm - làm gì - hồ sơ gì sinh ra).

- Danh sách điểm không phù hợp với quy định.

2. Kiểm tra hồ sơ, chứng từ và dữ liệu để phát hiện bất thường

Làm việc với

- Hóa đơn, hợp đồng, phiếu xuất/nhập kho, đề nghị thanh toán, bảng chấm công.

- Dữ liệu từ hệ thống ERP/phần mềm quản lý (nếu có).

Tìm các dấu hiệu

- Thiếu chữ ký/phê duyệt theo quy định.

- Số liệu không khớp giữa hệ thống và thực tế.

- Hồ sơ thiếu bằng chứng/thiếu đối chiếu.

- Phát sinh bất thường theo thời điểm/đơn vị/nhân sự.

Ví dụ: Chênh lệch tồn kho đáng kể giữa hệ thống và kiểm kê thực tế có thể đến từ xuất kho thiếu chứng từ, giao nhận không chặt hoặc phân quyền lỏng.

Đầu ra

- Danh sách phát hiện theo nhóm lỗi.

- Hồ sơ/bằng chứng kèm theo.

3. Đánh giá rủi ro và đề xuất giải pháp khắc phục

Sau khi có phát hiện, chuyên viên xác định rủi ro đi kèm: thất thoát tài sản, sai doanh thu/chi phí, vi phạm quy định nội bộ, rủi ro gian lận…

Đề xuất giải pháp cần đủ 4 phần

- Bước sửa cụ thể: siết phân quyền, bổ sung đối chiếu, bắt buộc chứng từ, kiểm soát trên hệ thống…

- Người chịu trách nhiệm: bộ phận/vị trí phụ trách.

- Thời hạn hoàn thành: mốc thời gian rõ.

- Bằng chứng cần lưu: để kiểm tra lại về sau.

Đầu ra

- Biên bản/báo cáo kiến nghị xử lý hoặc cải tiến.

- Danh sách rủi ro - giải pháp - tiến độ thực hiện.

4. Lập báo cáo và theo dõi việc khắc phục

Tần suất: tuần/tháng/quý (tùy doanh nghiệp).

Nội dung: tổng hợp phát hiện, kiến nghị, tình trạng khắc phục, việc quá hạn và nguyên nhân.

Lưu ý quan trọng: nếu chỉ báo lỗi mà không theo dõi khắc phục, kiểm soát nội bộ rất dễ thành “nhắc cho có”.

Đầu ra

- Báo cáo tổng hợp phát hiện - kiến nghị - tiến độ.

- Bảng theo dõi khắc phục (và dashboard nếu doanh nghiệp có hệ thống).

Thu nhập và phúc lợi

Bảng lương Chuyên viên Kiểm soát nội bộ (tham khảo)

Tổng hợp theo mặt bằng tin tuyển dụng và dữ liệu khảo sát lương công khai; mức thực tế sẽ dao động theo ngành, quy mô và phạm vi công việc.

Thu nhập của chuyên viên kiểm soát nội bộ thay đổi theo quy mô doanh nghiệp, ngành nghề, phạm vi công việc (chỉ kiểm tra hay có quyền theo dõi khắc phục), mức độ đi chi nhánh. Khi xem tin tuyển dụng, nên đối chiếu mức lương với 3 điểm: chu trình phụ trách, đầu ra bàn giao, quyền hạn theo dõi khắc phục.

Phúc lợi phổ biến gồm: bảo hiểm theo luật, thưởng theo kỳ, đào tạo nội bộ, hỗ trợ di chuyển (nếu đi chi nhánh), và hỗ trợ học chứng chỉ ở một số doanh nghiệp.

Yêu cầu đối với Chuyên viên Kiểm soát nội bộ

Yêu cầu đối với Chuyên viên Kiểm soát nội bộ (Hình từ Internet)

1. Nền tảng chuyên môn

Bắt buộc

- Hiểu chứng từ và logic kế toán - tài chính cơ bản.

- Nắm quy trình nghiệp vụ (mua, bán, kho, tiền, chi phí).

- Biết các rủi ro thường gặp trong từng quy trình.

Ưu tiên

- Từng làm kế toán/kiểm toán/tài chính hoặc công việc liên quan đến hồ sơ - đối soát.

2. Kỹ năng cần có để làm việc được

- Xử lý dữ liệu tốt (đặc biệt Excel) để đối chiếu và tìm bất thường.

- Viết báo cáo rõ ràng: phát hiện - rủi ro - kiến nghị - người phụ trách - thời hạn.

- Giao tiếp đủ “cứng”: chỉ ra vấn đề đúng cách, không né tránh nhưng không gây đối đầu.

- Kiên trì theo dõi đến khi có kết quả khắc phục.

3. Tính cách phù hợp

- Phù hợp nếu cẩn thận, khách quan, làm việc dựa trên bằng chứng, chịu được áp lực khi chạm vào sai sót của người khác và không thỏa hiệp với sai phạm.

-  Không phù hợp nếu ngại va chạm, ghét làm việc với hồ sơ/số liệu, hoặc dễ bỏ qua chi tiết.

Cơ hội nghề nghiệp

1) Lộ trình phát triển phổ biến trong doanh nghiệp

Kiểm soát nội bộ là nghề có lộ trình khá rõ, vì năng lực tăng theo “độ khó” của quy trình và mức trách nhiệm theo dõi khắc phục:

- Nhân viên/Chuyên viên (0-2 năm): làm quen chu trình, kiểm tra hồ sơ - dữ liệu, tổng hợp phát hiện, theo dõi tiến độ khắc phục.

- Senior/Trưởng nhóm (2-5 năm): tự phụ trách một mảng kiểm soát theo chu trình, đề xuất điểm kiểm soát, chuẩn hóa cách làm, dẫn dắt người mới.

- Trưởng phòng/Head (5+ năm): quản trị kế hoạch kiểm soát theo rủi ro, làm việc trực tiếp với Ban điều hành/HĐQT, chốt trách nhiệm và thời hạn khắc phục ở cấp công ty.

Điểm thực tế cần nhớ: lên nhanh hay chậm phụ thuộc mạnh vào việc vị trí có quyền theo dõi khắc phục hay chỉ dừng ở “kiểm tra - báo cáo”.

2) Các hướng rẽ nghề nghiệp sau kiểm soát nội bộ

Từ nền tảng kiểm soát nội bộ có thể rẽ sang 3 hướng phổ biến (tùy doanh nghiệp và thế mạnh cá nhân):

- Quản trị rủi ro (Risk): hợp với người mạnh về đánh giá rủi ro, xây khung kiểm soát theo rủi ro và làm việc với cấp quản trị.

- Tuân thủ (Compliance): hợp với môi trường ngân hàng/tài chính hoặc doanh nghiệp có yêu cầu quy định chặt; trọng tâm là quy định, phê duyệt, hồ sơ.

- Kiểm toán nội bộ (Internal Audit): hợp với người mạnh về đánh giá độc lập, viết báo cáo theo kế hoạch và làm việc theo chuẩn kiểm toán nội bộ.

Ngoài ra, nếu mạnh về vận hành và tối ưu quy trình, vẫn có thể chuyển sang cải tiến vận hành/quản lý quy trình, nhưng thường cần thêm trải nghiệm dự án.

3) Chọn đúng môi trường để nghề phát triển vững chắc

Kiểm soát nội bộ không thiếu cơ hội, nhưng chỉ “đi nhanh” khi vào đúng môi trường: phạm vi chu trình rõ, đầu ra rõ, và quan trọng nhất là có cơ chế khắc phục đến nơi đến chốn. Khi xem tin tuyển dụng, nên ưu tiên JD nói rõ: kiểm soát chu trình nào, làm xong bàn giao gì, báo cáo cho ai và ai chốt việc khắc phục. Làm đúng từ đầu sẽ tránh rơi vào công việc dàn trải và giúp tích lũy năng lực đúng hướng để lên Senior/Lead nhanh hơn.

Bài viết liên quan:

- Tuyển dụng Kiểm soát nội bộ: Doanh nghiệp cần ai và tiêu chí tuyển dụng.