Thủ kho là gì? Công việc của thủ kho gồm những gì?

Thủ kho là vị trí chịu trách nhiệm kiểm soát hàng hóa trong kho, nhưng công việc này không chỉ dừng ở việc “giữ kho”. Trong thực tế, thủ kho phải làm việc với số lượng hàng, chứng từ, dữ liệu tồn kho và nhiều bộ phận khác trong doanh nghiệp. Để hiểu đúng nghề này cần nhìn vào cả công việc hằng ngày, yêu cầu đầu vào và những gì nhà tuyển dụng thường kiểm tra khi phỏng vấn.

Thủ kho là gì?

Thủ kho là người trực tiếp quản lý quá trình nhập, xuất, sắp xếp, bảo quản và kiểm kê hàng hóa trong kho. Mục tiêu quan trọng nhất của vị trí này là bảo đảm hàng thực tế khớp với chứng từ và dữ liệu trên sổ sách hoặc phần mềm quản lý kho.

Trong tiếng Anh, thủ kho thường được gọi là Storekeeper hoặc Warehouse Keeper. Nếu vị trí có phạm vi điều phối rộng hơn, một số doanh nghiệp dùng cách gọi Warehouse Supervisor.

Thủ kho là gì? Công việc của thủ kho gồm những gì? (Hình từ Internet)

Công việc của thủ kho gồm những gì?

Mỗi kho có cách vận hành khác nhau, nhưng công việc của thủ kho thường xoay quanh 5 nhóm việc chính:

1. Nhận và kiểm tra hàng nhập

Kiểm tra số lượng, mã hàng, tình trạng hàng hóa và chứng từ đi kèm trước khi đưa vào kho. Bước này quan trọng vì sai sót từ khâu nhập sẽ kéo lệch toàn bộ số liệu tồn kho về sau.

2. Xuất hàng theo chứng từ

Đảm bảo xuất đúng mã, đúng số lượng, đúng người nhận và đúng thời điểm. Phiếu xuất kho phải rõ ràng, có xác nhận trước khi hàng rời khỏi kho.

3. Sắp xếp và bảo quản hàng hóa

Sắp hàng theo khu vực, mã hàng, hạn dùng hoặc tần suất xuất kho. Kho gọn không chỉ giúp làm việc nhanh hơn mà còn hạn chế nhầm lẫn, hư hỏng và thất thoát.

4. Kiểm kê và đối chiếu tồn kho

So sánh số lượng thực tế với số liệu trên sổ sách hoặc phần mềm theo định kỳ hoặc khi có yêu cầu. Đây là việc đòi hỏi sự cẩn thận cao nhất vì chênh lệch dù nhỏ cũng cần được truy nguyên nhân.

5. Báo cáo tình trạng kho

Cập nhật và báo cáo hàng thiếu, hàng thừa, hàng hư hỏng hoặc hàng chậm luân chuyển để bộ phận liên quan kịp thời xử lý.

Thủ kho khác gì nhân viên kho, kế toán kho và quản lý kho?

Ở doanh nghiệp nhỏ, thủ kho có thể kiêm một phần việc của nhân viên kho hoặc phối hợp rất sát với kế toán kho. Tuy nhiên về bản chất, thủ kho không phải kế toán kho: thủ kho chịu trách nhiệm chính với hàng hóa thực tế trong kho, còn kế toán kho chịu trách nhiệm chính với số liệu kế toán và chứng từ liên quan.

Thủ kho cũng không mặc định thuộc phòng kế toán. Tùy cơ cấu từng doanh nghiệp, vị trí này có thể thuộc bộ phận kho, vận hành, logistics hoặc làm việc phối hợp rất sát với kế toán kho.

Cần chuẩn bị gì để ứng tuyển Thủ kho?

Bằng cấp yêu cầu

Nhiều vị trí thủ kho không bắt buộc bằng đại học. Doanh nghiệp thường ưu tiên ứng viên tốt nghiệp trung cấp, cao đẳng hoặc có kinh nghiệm thực tế liên quan đến kho vận, logistics, kế toán hoặc quản trị kinh doanh. Với vị trí thủ kho, khả năng kiểm soát hàng hóa cẩn thận và nắm quy trình nhập xuất tồn thường quan trọng hơn bằng cấp.

Kỹ năng cần có

- Cẩn thận với số liệu, mã hàng và đơn vị tính, vì sai một ký hiệu có thể làm lệch cả lô hàng

- Biết sắp xếp hàng hóa khoa học: dễ tìm, dễ kiểm, dễ xuất

- Hiểu quy trình nhập, xuất, tồn và cách đọc chứng từ kho

- Trao đổi rõ ràng với kế toán, mua hàng, bán hàng, sản xuất và giao nhận khi phát sinh yêu cầu nhập, xuất hoặc chênh lệch số liệu

- Chịu được áp lực kiểm kê và có trách nhiệm khi phát sinh chênh lệch.

Thủ kho có cần biết Excel không?

Có. Thủ kho không nhất thiết phải giỏi Excel nâng cao, nhưng cần thao tác được các việc cơ bản: nhập liệu, lọc dữ liệu, cộng số lượng, kiểm tra tồn kho và dò mã hàng. Với doanh nghiệp đã dùng phần mềm quản lý kho, Excel vẫn thường được dùng song song để xuất báo cáo nhanh hoặc đối chiếu khi cần thiết.

Bài test thủ kho kiểm tra gì và người mới có làm thủ kho được không?

Bài test thủ kho thường kiểm tra gì?

Bài test thủ kho thường không đánh vào lý thuyết. Nhà tuyển dụng muốn biết ứng viên xử lý số liệu và tình huống thực tế được không. Các dạng phổ biến:

- Tính tồn kho sau khi nhập và xuất hàng qua vài bước

- Tìm lỗi chênh lệch giữa file số liệu và danh sách hàng thực tế

- Đọc phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, xác định mã hàng và đơn vị tính đúng

- Xử lý tình huống: thiếu hàng, thừa hàng, hàng hư hỏng phát sinh khi kiểm kê

- Thao tác Excel cơ bản: lọc dữ liệu, cộng số lượng theo nhóm hàng, dò mã bằng hàm đơn giản

- Sắp xếp thứ tự ưu tiên khi có nhiều yêu cầu xuất hàng cùng lúc.

Người mới có làm thủ kho được không?

Có thể, nhưng người mới thường nên bắt đầu từ nhân viên kho, phụ kho hoặc vị trí hỗ trợ kho để hiểu quy trình thực tế trước. Khi đã nắm được nhập xuất tồn, biết kiểm tra chứng từ và quen với việc đối chiếu số liệu, cơ hội lên thủ kho sẽ dơn giản hơn.

Tham khảo thêm các vị trí thủ kho, nhân viên kho và kho vận đang tuyển tại NhanSu.vn.

Câu hỏi thường gặp về nghề thủ kho

Thủ kho có thuộc phòng kế toán không?

Không cố định. Ở nhiều doanh nghiệp, thủ kho thuộc bộ phận kho, vận hành hoặc logistics. Tuy nhiên, thủ kho phối hợp chặt với kế toán kho để đối chiếu chứng từ và số liệu nhập, xuất, tồn.

Làm thủ kho có khó không?

Khó nhất của nghề không nằm ở sắp xếp hàng hay bốc dỡ, mà ở việc kiểm soát sao cho số liệu, chứng từ và hàng thực tế không bị lệch. Điều này càng rõ khi kho có nhiều mã hàng hoặc lưu lượng xuất nhập lớn.

Lương thủ kho khoảng bao nhiêu?

Mức lương thủ kho phụ thuộc vào kinh nghiệm, quy mô kho, ngành hàng và khu vực làm việc. Khi xem tin tuyển dụng, nên chú ý thêm phạm vi trách nhiệm như số lượng mã hàng, tần suất kiểm kê, phần mềm sử dụng và việc có quản lý nhân sự kho hay không, vì đây là những yếu tố tác động trực tiếp đến mức lương thực tế.