Kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng HR nên có để đánh giá đúng ứng viên

Có những buổi phỏng vấn diễn ra khá thuận. Ứng viên trả lời mạch lạc, thái độ ổn, hồ sơ nhìn phù hợp, nhưng đến lúc cần chốt ai nên đi tiếp thì HR vẫn thấy chưa chắc. Cảm giác buổi gặp “ổn” chưa đủ để ra quyết định. Điều cần hơn là thông tin đủ rõ để biết ứng viên có hợp với công việc hay không.

Đó là lý do kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng quan trọng. Nó không chỉ nằm ở việc biết hỏi gì. Quan trọng hơn là biết cần làm rõ điều gì, giữ cuộc trao đổi đi đúng trọng tâm và nhìn ứng viên bằng dữ liệu thu được thay vì bằng thiện cảm ban đầu.

Kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng HR nên có để đánh giá đúng ứng viên (Hình từ Internet)

Kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng là gì?

Kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng là những kỹ năng giúp HR tổ chức và dẫn dắt buổi phỏng vấn theo cách đủ rõ để đánh giá ứng viên. Nó bắt đầu từ khâu chuẩn bị, đi qua cách đặt câu hỏi, cách lắng nghe và kết thúc ở cách đưa ra nhận xét sau buổi gặp.

Nhiều người hay nghĩ chỉ cần có sẵn bộ câu hỏi là đủ. Thực tế không đơn giản như vậy. Hai người có thể dùng gần như cùng một bộ câu hỏi, nhưng một người thu được thông tin rõ ràng hơn hẳn người còn lại. Khác biệt nằm ở cách hỏi, cách nghe và cách giữ cuộc trao đổi không bị trôi sang những phần ít giá trị.

Với HR, kỹ năng phỏng vấn tốt giúp giảm bớt cảm tính, nhìn ứng viên rõ hơn và ra quyết định chắc hơn. Nó không bảo đảm tuyển đúng tuyệt đối, nhưng giúp giảm đáng kể nguy cơ chọn sai chỉ vì buổi phỏng vấn tạo cảm giác tốt.

4 kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng HR cần có

1. Chuẩn bị trước buổi phỏng vấn

Nhiều buổi phỏng vấn bắt đầu đã có vấn đề từ trước khi ứng viên bước vào. CV chưa được đọc kỹ, mô tả công việc chỉ nắm ở mức chung, còn điểm nào cần làm rõ thì chưa được xác định trước. Khi đó, cuộc trao đổi rất dễ đi theo kiểu gặp gì hỏi nấy. Phần quan trọng bị lướt qua, còn phần ít giá trị lại chiếm quá nhiều thời gian.

Chuẩn bị tốt không có nghĩa là soạn một danh sách câu hỏi thật dài. Điều cần hơn là bước vào buổi gặp với đầu bài rõ ràng. Vị trí này đang cần người mạnh ở đâu. Hồ sơ này có điểm nào đáng chú ý nhưng chưa đủ chắc. Sau buổi phỏng vấn, điều gì bắt buộc phải rõ hơn để còn quyết định đi tiếp hay dừng lại.

Ví dụ, khi tuyển một vị trí tuyển dụng, điều cần làm rõ có thể không phải là ứng viên từng làm ở công ty lớn hay nhỏ, mà là họ từng phụ trách những nhóm vị trí nào, tự xử lý được đến đâu, làm việc với quản lý tuyển dụng ra sao và có theo được tiến độ tuyển hay không. Nếu chưa chuẩn bị kỹ, người phỏng vấn rất dễ hỏi lại toàn bộ quá trình làm việc mà vẫn không chạm vào điểm cần kiểm tra.

Phần này liên quan rất gần với việc đánh giá hồ sơ ứng viên. Đọc hồ sơ tốt không chỉ để lọc CV. Nó còn giúp HR biết nên hỏi gì và hỏi vào đâu để buổi phỏng vấn bớt lan man ngay từ đầu.

2. Hỏi đúng và giữ cuộc trao đổi đi đúng trọng tâm

Một lỗi khá phổ biến là câu hỏi quá rộng. Ứng viên trả lời khá lâu, nghe qua có vẻ đầy đủ, nhưng kết thúc vẫn không rõ điều gì thật sự cần đánh giá. Cũng có trường hợp một câu hỏi ôm quá nhiều ý, khiến ứng viên chỉ chọn phần dễ nói nhất, còn phần quan trọng nhất lại bị bỏ lại.

Hỏi đúng trọng tâm trước hết là hỏi rõ. Câu hỏi nên ngắn, dễ hiểu và phục vụ một mục đích tương đối cụ thể. Nếu đang cần hiểu khả năng phối hợp, hãy hỏi vào cách ứng viên từng làm việc với người khác. Nếu đang cần kiểm tra khả năng xử lý việc gấp, hãy kéo về một giai đoạn công việc áp lực hoặc một tình huống phải ưu tiên nhiều đầu việc cùng lúc.

Nhưng hỏi đúng vẫn chưa đủ. Người phỏng vấn còn phải giữ cuộc trao đổi không đi quá xa. Có ứng viên kể khá dài để mở bối cảnh. Có người vô thức nói vòng trước khi vào ý chính. Nếu không kéo lại đúng lúc, cuộc phỏng vấn sẽ nhanh chóng loãng. Chỉ cần một câu hỏi phụ ngắn nhưng đúng chỗ, mạch trao đổi đã khác hẳn. Chẳng hạn, điều cần nghe rõ hơn là vai trò trực tiếp của ứng viên, phần nào họ tự xử lý, phần nào chỉ tham gia hỗ trợ.

Điểm này rất gần với phỏng vấn theo năng lực. Khi cần đi sâu hơn vào cách hỏi để ứng viên trả lời bằng tình huống thật, hành động thật và kết quả thật, đây là hướng rất đáng đọc tiếp. Còn ở tầng kỹ năng tổng quát, điều quan trọng nhất vẫn là hỏi cho rõ và giữ được trục của buổi phỏng vấn.

3. Lắng nghe để nhận ra câu trả lời nào có giá trị

Không phải câu trả lời trôi chảy nào cũng có giá trị đánh giá cao. Có ứng viên nói ít nhưng thông tin rất rõ. Cũng có người nói khá hay nhưng phần dùng được để đánh giá lại không nhiều. 

Điều cần nghe không phải là ứng viên tự nhận mình có điểm mạnh gì. Điều cần nghe là họ đã làm gì, trong bối cảnh nào, phần việc của họ nằm ở đâu và kết quả ra sao. Một câu trả lời đáng tin thường có vài dấu hiệu khá dễ nhận ra. Bối cảnh đủ rõ. Vai trò cá nhân không mờ. Cách xử lý không quá chung chung. Kết quả không nhất thiết phải đẹp, nhưng phải là điều có thể giải thích được.

Ngược lại, cũng có những kiểu trả lời nên nghe thận trọng hơn. Ví dụ nói nhiều về nguyên tắc chung nhưng ít chi tiết thật, kể nhiều về cả nhóm nhưng không rõ phần việc của mình, hoặc kết quả nghe rất ổn nhưng không thấy đường đi tới kết quả đó. Khi gặp những trường hợp như vậy, HR không nên vội kết luận. Chỉ cần dừng lại thêm một nhịp, hỏi sâu hơn vào phần đang mờ, chất lượng đánh giá sẽ khác ngay.

Đây cũng là lúc nội dung về phân tích ứng viên qua buổi phỏng vấn có thể bổ trợ tốt. Nó giúp nhìn kỹ hơn cách nghe, cách đối chiếu và cách nhận ra đâu là phần đáng tin trong câu trả lời của ứng viên.

4. Đánh giá ứng viên không theo cảm giác

Đây là kỹ năng khó nhất vì nó liên quan trực tiếp đến thiên kiến của người phỏng vấn. Một ứng viên giao tiếp tốt, bắt nhịp nhanh, tạo thiện cảm tốt từ đầu thường dễ được nhìn thuận hơn ở các phần sau. Ngược lại, một người hơi căng ở đầu buổi hoặc diễn đạt chưa gọn có thể bị đánh giá thấp hơn mức họ đáng được nhận.

Đánh giá không theo cảm giác không có nghĩa là bỏ qua hoàn toàn ấn tượng ban đầu. Nhưng ấn tượng đó chỉ nên là tín hiệu để kiểm tra lại, không nên là nền chính để ra quyết định. Điều cần tự hỏi sau buổi phỏng vấn không phải là có thấy thích ứng viên này không, mà là thông tin vừa nghe có đủ để kết luận mức độ phù hợp với vị trí hay chưa.

Một lỗi khá hay gặp là nhầm người nói hay với người làm tốt. Kỹ năng trình bày dĩ nhiên có giá trị, nhất là ở những vị trí cần giao tiếp nhiều. Nhưng với phần lớn công việc, điều quan trọng hơn vẫn là ứng viên đã từng làm gì, cách làm ra sao, mức độ chủ động đến đâu và có hợp với yêu cầu đang tuyển hay không.

Cách đơn giản nhất để giữ mình tỉnh táo là ghi nhanh nhận xét ngay sau buổi gặp. Không cần ghi quá dài. Chỉ cần rõ ba ý: ứng viên mạnh ở đâu, còn mờ ở đâu và có phù hợp với yêu cầu vị trí không. Khi làm điều này lúc thông tin còn mới, HR sẽ bám vào dữ liệu nhiều hơn là bám vào cảm giác còn đọng lại.

Những lỗi khiến HR đánh giá sai ứng viên khi phỏng vấn

- Không đọc kỹ CV trước buổi gặp. Khi phần chuẩn bị quá hời hợt, câu hỏi dễ bị dàn trải và mất thời gian ở những chỗ không cần thiết.

- Hỏi nhiều nhưng không rõ trọng tâm. Buổi phỏng vấn nhìn có vẻ sôi nổi nhưng đến cuối vẫn không biết ứng viên phù hợp ở điểm nào.

- Để ứng viên nói quá dài mà không kéo lại. Câu trả lời càng dài chưa chắc càng tốt. Nếu không giữ trục, phần có ích sẽ bị chìm trong nhiều chi tiết phụ.

- Người phỏng vấn nói quá nhiều. Giới thiệu công ty quá kỹ, giải thích công việc quá dài, chia sẻ nhiều hơn mức cần thiết. Khi đó, thời lượng dành cho phần đánh giá thật sự sẽ bị co lại.

- Chốt nhận xét theo thiện cảm. Đây là lỗi khó tránh nhất, nhưng cũng là lỗi khiến quyết định tuyển người dễ lệch nhất.

Kết luận

Kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng không nằm ở việc hỏi thật nhiều câu khó. Điều quan trọng hơn là chuẩn bị đủ kỹ, hỏi đúng chỗ, nghe ra phần đáng tin và giữ mình đủ tỉnh táo khi đánh giá. Khi HR làm tốt những điểm này, buổi phỏng vấn sẽ rõ hơn và quyết định tuyển người cũng chắc hơn.