Phỏng vấn theo năng lực: Cách hỏi và chấm ứng viên để tuyển đúng người

Phỏng vấn theo năng lực hữu ích ở chỗ nó giúp người tuyển dụng nhìn thấy ứng viên đã làm gì trong một tình huống thật, thay vì chỉ nghe những câu trả lời tròn trịa. Khi dùng đúng, cách này giảm bớt đánh giá cảm tính và giúp quyết định đánh giá ứng viên chính xác hơn.

Nhiều lần tuyển nhầm người không bắt đầu từ một CV kém. Chúng thường bắt đầu từ một buổi phỏng vấn diễn ra khá trơn tru: ứng viên nói mạch lạc, thái độ tốt, trả lời có vẻ hợp lý, nhưng khi vào làm lại chậm thích nghi, xử lý việc không rõ ràng, hoặc chỉ làm được khi có người hướng dẫn từng bước. Vấn đề không hẳn là ứng viên che giấu thông tin. Vấn đề là buổi phỏng vấn chưa đo đúng thứ cần đo.

Phỏng vấn theo năng lực ra đời để xử lý khoảng trống đó. Trọng tâm của nó không nằm ở việc hỏi khó hơn, mà ở chỗ buộc câu trả lời đi vào tình huống cụ thể, hành động cụ thể và kết quả cụ thể. Người tuyển dụng không dừng ở câu “tôi có kỹ năng này”, mà cần nghe được “tôi đã dùng kỹ năng đó ra sao, trong bối cảnh nào, và kết quả thế nào”.

Phỏng vấn theo năng lực: Cách hỏi và chấm ứng viên để tuyển đúng người (Hình từ Internet)

Phỏng vấn theo năng lực khác gì cách hỏi thông thường?

Khác biệt lớn nhất nằm ở loại dữ liệu thu được sau buổi phỏng vấn.

Với cách hỏi thông thường, nhà tuyển dụng dễ nhận về những câu tự đánh giá như: “tôi giao tiếp tốt”, “tôi chịu được áp lực”, “tôi xử lý xung đột khá ổn”, “tôi là người chủ động”. Những câu này không sai, nhưng giá trị đánh giá không cao. Ứng viên nào cũng có thể nói theo hướng có lợi cho mình, nhất là khi đã có kinh nghiệm đi phỏng vấn.

Phỏng vấn theo năng lực đi theo hướng khác. Thay vì hỏi ứng viên có kỹ năng gì, nó hỏi về lần ứng viên thật sự dùng kỹ năng đó trong công việc. Ví dụ, thay vì hỏi “Có chịu được áp lực không?”, người phỏng vấn sẽ hỏi “Kể về một giai đoạn công việc bị dồn cùng lúc nhiều đầu việc. Khi đó đã sắp xếp và xử lý thế nào?”.

Cách hỏi này giúp kéo ứng viên ra khỏi vùng trả lời theo mẫu. Khi phải kể một tình huống thật, ứng viên buộc phải nhớ lại bối cảnh, vai trò của mình, việc mình đã làm và điều gì xảy ra sau đó. Những chi tiết này khó làm giả hơn nhiều so với các câu nhận xét chung về bản thân.

Điều cần lưu ý là phỏng vấn theo năng lực không loại bỏ hoàn toàn rủi ro tuyển sai. Nó chỉ giúp giảm phần rủi ro đến từ ấn tượng ban đầu, cảm tình cá nhân và những câu trả lời trơn tru nhưng ít dữ liệu thật.

Nên chọn năng lực nào để hỏi trước

Không cần cố hỏi quá nhiều. Mỗi vị trí thường chỉ nên chọn 3 đến 5 năng lực cốt lõi, gắn trực tiếp với công việc hằng ngày.

Ví dụ:

Sales: thuyết phục, bám mục tiêu, xử lý từ chối

CSKH: lắng nghe, giữ bình tĩnh, xử lý tình huống

Quản lý hoặc văn phòng: tổ chức công việc, phối hợp, ra quyết định hoặc phản hồi

Nếu hỏi dàn trải quá nhiều nhóm năng lực trong một buổi, buổi phỏng vấn sẽ loãng và người chấm khó nhớ đâu là điểm quan trọng nhất. Trước khi vào vòng hỏi sâu, nhà tuyển dụng cũng nên xem lại kỹ năng đánh giá hồ sơ ứng viên để xác định trước những điểm cần kiểm tra trong buổi phỏng vấn.

Hỏi thế nào để ứng viên không chỉ trả lời lý thuyết?

Một nguyên tắc ngắn gọn có thể giữ làm khung là kéo câu trả lời về 4 điểm: tình huống, nhiệm vụ, hành động, kết quả. Người phỏng vấn chỉ cần nhớ rằng mỗi câu trả lời tốt đều phải cho thấy chuyện gì đã xảy ra, ứng viên cần giải quyết gì, đã làm gì và kết quả sau đó ra sao.

Ví dụ với năng lực xử lý xung đột.

Câu hỏi chưa tốt: “Có biết cách xử lý xung đột trong nhóm không?”

Cách hỏi nên dùng: “Kể về một lần phải xử lý mâu thuẫn thật sự giữa hai người trong nhóm. Khi đó chuyện gì đang xảy ra, đã làm gì, và kết quả ra sao?”

Ví dụ thứ hai với năng lực bám mục tiêu.

Câu hỏi chưa tốt: “Có phải người kiên trì không?” Câu hỏi này dễ đẩy buổi phỏng vấn về phần tự mô tả bản thân. Ứng viên sẽ nói mình có tinh thần trách nhiệm, không bỏ cuộc, luôn cố gắng hoàn thành mục tiêu.

Cách hỏi nên dùng: “Kể về một giai đoạn chưa đạt chỉ tiêu hoặc kết quả không như kỳ vọng. Khi đó đã xử lý thế nào để cải thiện ở giai đoạn sau?”

Một điểm quan trọng là đừng dừng ở câu hỏi đầu tiên. Giá trị của phỏng vấn theo năng lực nằm nhiều ở phần đào sâu. Không ít ứng viên mở đầu khá ổn, nhưng càng hỏi sâu càng lộ ra họ đang nói theo lý thuyết hoặc chỉ kể phần bề mặt.

Ba câu hỏi đào sâu rất hữu ích là:

“Lần đó cụ thể đã nói hoặc làm gì?”

“Kết quả sau hành động đó thay đổi thế nào?”

“Nếu gặp lại tình huống tương tự, có làm khác đi không?”

Ba câu này đủ để bóc tách chất lượng một câu trả lời. Nếu trải nghiệm là thật, ứng viên thường nhớ tương đối rõ cách mình đã phản ứng. Nếu không, câu trả lời sẽ bắt đầu lặp ý hoặc né chi tiết.

Một lỗi hay gặp của người phỏng vấn là để ứng viên nói quá dài mà không kéo lại đúng trọng tâm. Điều cần nghe không phải là câu chuyện nhiều chi tiết nhất, mà là phần liên quan trực tiếp đến năng lực đang kiểm tra. Nếu ứng viên đi quá xa, nên kéo lại nhẹ nhưng dứt khoát: “Phần cần làm rõ hơn là lúc đó đã trực tiếp xử lý thế nào” hoặc “Cần nghe rõ hơn vai trò cá nhân trong tình huống này”.

Nghe câu trả lời thế nào để đánh giá đúng ứng viên

Câu trả lời càng rõ tình huống, vai trò, hành động và kết quả thì càng dễ đánh giá hơn (Hình từ Internet)

Một câu trả lời đáng tin thường có vài điểm dễ nhận ra.

Thứ nhất là có tình huống cụ thể. Ứng viên nói được bối cảnh tương đối rõ: đang ở vị trí nào, công việc gì, vấn đề phát sinh ra sao.

Thứ hai là vai trò cá nhân rõ ràng. Trong phỏng vấn theo năng lực, cụm “tôi đã làm gì” quan trọng hơn “nhóm đã làm gì”.

Thứ ba là hành động có trình tự. Ứng viên không chỉ nói “tôi đã xử lý”, mà mô tả được mình bắt đầu từ đâu, ưu tiên điều gì trước và vì sao.

Thứ tư là kết quả có thể quan sát được. Không nhất thiết lúc nào cũng có số liệu đẹp, nhưng nên có kết quả cụ thể như tiến độ được kéo lại, xung đột giảm, khách hàng đồng ý tiếp tục, lỗi giảm.

Thứ năm là có khả năng tự nhìn lại. Ứng viên mạnh thường biết điều gì mình làm tốt và điều gì lần sau có thể làm khác đi.

Ngược lại, cũng có những dấu hiệu cho thấy câu trả lời cần được chấm thận trọng hơn.

Thứ nhất là nói nhiều về nguyên tắc chung nhưng ít chi tiết thật.

Thứ hai là vai trò cá nhân mờ, kể nhiều về nhóm nhưng không rõ phần việc của mình.

Thứ ba là kết quả nghe rất đẹp nhưng đường đi tới kết quả lại rất mỏng.

Thứ tư là càng hỏi sâu càng mơ hồ.

Thứ năm là dùng lại cùng một ví dụ cho quá nhiều câu hỏi khác nhau.

Để tránh chấm theo cảm giác, nhà tuyển dụng có thể dùng một thang điểm tham khảo ngắn và rõ như sau:

Điểm 5: Tình huống thật, vai trò rõ, hành động cụ thể, kết quả có thể đo hoặc quan sát, có rút kinh nghiệm.

Điểm 4: Cơ bản đầy đủ, còn một vài chỗ hơi chung nhưng không ảnh hưởng nhiều đến đánh giá.

Điểm 3: Có ví dụ thật nhưng vai trò cá nhân hoặc kết quả chưa rõ.

Điểm 2: Trả lời lệch trọng tâm, thiên về lý thuyết hoặc ý kiến cá nhân.

Điểm 1: Không có tình huống thật hoặc né tránh câu hỏi.

Nếu có nhiều người cùng tham gia phỏng vấn, nên để mỗi người chấm độc lập trước khi trao đổi. Chỉ cần một người nêu nhận xét quá sớm, những người còn lại rất dễ bị kéo theo. Để làm phần này tốt hơn, có thể đọc thêm về kỹ năng phân tích ứng viên qua buổi phỏng vấn nhằm nhìn rõ hơn cách lắng nghe, ghi chép và đối chiếu câu trả lời của ứng viên.

Danh sách kiểm tra nhanh khi chấm câu trả lời

- Tình huống được mô tả cụ thể

- Vai trò cá nhân rõ ràng

- Hành động có trình tự, có lý do

- Kết quả có thể quan sát hoặc đo được

- Khi hỏi thêm, câu trả lời vẫn nhất quán

Danh sách này giúp người phỏng vấn nhìn nhanh xem câu trả lời có đủ dữ liệu để đánh giá hay chưa.

Lỗi hay gặp khi phỏng vấn theo năng lực

- Hỏi quá rộng khiến ứng viên trả lời chung chung

- Nghe xong câu đầu đã vội kết luận, không đào sâu

- Chấm theo ấn tượng tổng thể thay vì theo từng năng lực

- Nhầm sự tự tin và cách trình bày tốt với năng lực thật

- Để ứng viên nói dài nhưng không kéo lại đúng trọng tâm

Phỏng vấn theo năng lực không quá phức tạp, nhưng nó đòi hỏi sự kỷ luật ở đúng hai chỗ: hỏi cho ra tình huống thật và chấm dựa trên dữ liệu thật. Một buổi phỏng vấn tốt không phải buổi ứng viên trả lời hay nhất, mà là buổi thu được đủ thông tin thật để biết người này đã từng làm gì, làm theo cách nào và có phù hợp với công việc đang tuyển hay không.

Nếu đang chuẩn bị tuyển người cho vị trí mới, nhà tuyển dụng có thể bắt đầu từ việc đăng tin đúng nhu cầu và theo dõi ứng viên trên hệ thống của NhanSu.vn để quá trình tuyển chọn rõ ràng hơn.