Quyết định 840/QĐ-TTPVHCC năm 2026 phê duyệt Quy trình nội bộ - Quy trình điện tử giải quyết thủ tục hành chính lĩnh vực Hộ tịch thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Tư pháp Thành phố Hà Nội do Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố Hà Nội ban hành

UBND THÀNH PHỐ HÀ NỘI
TRUNG TÂM PHỤC VỤ
HÀNH CHÍNH CÔNG
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 840/QĐ-TTPVHCC

Hà Nội, ngày 12 tháng 6 năm 2026

Nơi nhận:
- Như Điều 4;
- Cục Kiểm soát TTHC - Bộ Tư pháp; (để báo cáo)
- Thường trực: Thành ủy, HĐND Thành phố; (để báo cáo)
- Chủ tịch, các PCT UBND Thành phố; (để báo cáo)
- Cổng Thông tin điện tử Thành phố; (để báo cáo)
- Trung tâm PVHCC: GĐ, PGĐ, các phòng, đơn vị, chi nhánh/điểm hỗ trợ DVC số;
- Lưu: VT, KSTTHC.

GIÁM ĐỐC




Phan Văn Phúc

1

Mục đích

Quy trình này quy định trình tự và cách thức giải quyết yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch từ Sổ hộ tịch hoặc Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử do Sở Tư pháp thành phố Hà Nội lưu giữ, quản lý.

2

Phạm vi

Áp dụng TTHC đối với công dân có yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch.

Sở Tư pháp, Trung tâm Phục vụ Hành chính công, Địa điểm tiếp nhận và trả kết quả giải quyết TTHC theo thông báo của cấp có thẩm quyền (sau đây gọi chung là Bộ phận Một cửa) và công chức Bộ phận Một cửa, công chức, người lao động được bố trí tham gia trong quá trình tiếp nhận, giải quyết, trả kết quả chịu trách nhiệm thực hiện Quy trình này.

3

Nội dung quy trình

3.1

Cơ sở pháp lý

- Luật Hộ tịch năm 2014;

- Luật Tổ chức chính quyền địa phương số: 72/2025/QH15;

- Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch;

- Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28/7/2020 của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến;

- Nghị định số 07/2025/NĐ-CP ngày 09/01/2025 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định trong lĩnh vực hộ tịch, quốc tịch, chứng thực;

- Nghị định số 120/2025/NĐ-CP ngày 11/6/2025 của Chính phủ quy định về phân định thẩm quyền của chính quyền địa phương 02 cấp trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Tư pháp;

- Nghị định số 18/2026/NĐ-CP ngày 14/01/2026 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số Nghị định để cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính, điều kiện kinh doanh thuộc phạm vi quản lý của Bộ Tư pháp;

- Nghị quyết số 66.7/2025/NQ-CP ngày 15/11/2025 của Chính phủ quy định cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính dựa trên dữ liệu;

- Thông tư số 04/2020/TT-BTP ngày 28/5/2020 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch;

- Thông tư số 01/2022/TT-BTP ngày 04/01/2022 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28/7/2020 của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến;

- Thông tư số 03/2023/TT-BTP ngày 02/8/2023 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp sửa đổi, bổ sung một số nội dung của Thông tư số 01/2022/TT-BTP ngày 04/01/2022 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28/7/2020 của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến;

- Thông tư số 04/2024/TT-BTP ngày 06/6/2024 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 02/2020/TT-BTP ngày 08/4/2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành, hướng dẫn sử dụng, quản lý mẫu sổ quốc tịch và mẫu giấy tờ về quốc tịch và Thông tư số 04/2020/TT-BTP ngày 28/5/2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch;

- Thông tư số 08/2025/TT-BTP ngày 12/6/2025 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định về phân định thẩm quyền của chính quyền địa phương 02 cấp và phân cấp trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Tư pháp;

- Thông tư số 281/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí khai thác, sử dụng thông tin trong cơ sở dữ liệu hộ tịch, phí xác nhận có quốc tịch Việt Nam, phí xác nhận là người gốc Việt Nam, lệ phí quốc tịch;

- Thông tư số 85/2019/TT-BTC ngày 29/11/2019 của Bộ Tài chính hướng dẫn về phí và lệ phí thuộc thẩm quyền quyết định của Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

- Thông tư số 106/2021/TT-BTC ngày 26/11/2021 của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 85/2019/TT-BTC ngày 29/11/2019 của Bộ Tài chính hướng dẫn về phí và lệ phí thuộc thẩm quyền quyết định của Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

- Quyết định số 163/QĐ-BTP ngày 16/01/2026 của Bộ Tư pháp về việc công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung trong lĩnh vực hộ tịch thực hiện tại cơ quan đăng ký hộ tịch trong nước thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Tư pháp;

- Nghị quyết số 77/2025/NQ-HĐND ngày 27/11/2025 của HĐND thành phố Hà Nội quy định nội dung chi, mức chi khuyến khích tổ chức, cá nhân thực hiện dịch vụ công trực tuyến đối với các thủ tục hành chính thuộc phạm vi quản lý của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội;

- Quyết định số 216/QĐ-TTPVHCC ngày 13/02/2026 của Trung tâm Phục vụ hành chính công về việc công bố Danh mục thủ tục hành chính sửa đổi bổ sung lĩnh vực Hộ tịch, Quốc tịch, Chứng thực, Nuôi con nuôi, Hòa giải ở cơ sở, Bồi thường nhà nước, Trợ giúp pháp lý thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Tư pháp thành phố Hà Nội.

3.2

Thành phần hồ sơ

Bản chính

Bản sao

- Tờ khai đề nghị bản sao Trích lục hộ tịch theo mẫu trong trường hợp người yêu cầu là cá nhân hoặc Văn bản yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch, bản sao Giấy khai sinh nêu rõ lý do trong trường hợp người yêu cầu là cơ quan, tổ chức (nếu người yêu cầu lựa chọn nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính).

- Mẫu điện tử tương tác yêu cầu cấp bản sao Giấy khai sinh,  bản sao Trích lục hộ tịch (do người yêu cầu cung cấp thông tin theo hướng dẫn trên Cổng dịch vụ công, nếu người yêu cầu lựa chọn nộp hồ sơ theo hình thức trực tuyến);

- Người yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch, bản sao Giấy khai sinh thực hiện việc nộp/xuất trình (theo hình thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức trực tuyến) các giấy tờ sau:

x

* Giấy tờ phải nộp:

- Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch, bản sao giấy khai sinh. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực.

x

* Giấy tờ phải xuất trình:

- Hộ chiếu/Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Căn cước điện tử/Giấy chứng nhận căn cước hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng (sau đây gọi tắt là giấy tờ tùy thân) để chứng minh về nhân thân khi làm thủ tục trực tiếp tại cơ quan đăng ký hộ tịch.

Trường hợp giấy tờ tùy thân sử dụng là: Hộ chiếu, Thẻ căn cước, Căn cước công dân, Giấy chứng nhận căn cước thì người có yêu cầu đăng ký hộ tịch chỉ cần cung cấp thông tin số định danh cá nhân hoặc thông tin về giấy tờ(số, ngày/tháng/năm cấp), cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm tra cứu thông tin thông qua kết nối với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc cơ sở dữ liệu khác có liên quan để đối chiếu, khai thác dữ liệu.

Trường hợp không khai thác được thông tin hoặc thông tin khai thác được không đầy đủ, không chính xác thì cơ quan đăng ký hộ tịch yêu cầu người đi đăng ký hộ tịch xuất trình bản chính giấy tờ để chứng minh, đồng thời đề nghị người đi đăng ký hộ tịch cập nhật, điều chỉnh thông tin trong các cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật.

- Trường hợp các thông tin cá nhân trong các giấy tờ này đã có trong CSDLQGVDC, CSDLHTĐT, được hệ thống điền tự động thì không phải tải lên (theo hình thức trực tuyến);

- Giấy tờ có giá trị chứng minh thông tin về cư trú trong trường hợp cơ quan đăng ký hộ tịch không thể khai thác được thông tin về nơi cư trú của công dân theo các phương thức quy định tại khoản 2 Điều 14 Nghị định số 104/2022/NĐ-CP ngày 21/12/2022 của Chính phủ. Trường hợp các thông tin về giấy tờ chứng minh nơi cư trú đã được khai thác từ CSDLQGVDC bằng các phương thức này thì người yêu cầu không phải xuất trình (theo hình thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức trực tuyến).

- Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình nêu trên.

x

* Lưu ý

- Cá nhân có quyền lựa chọn thực hiện thủ tục hành chính về hộ tịch tại cơ quan đăng ký hộ tịch nơi cư trú; nơi cư trú của cá nhân được xác định theo quy định của pháp luật về cư trú. Trường hợp cá nhân lựa chọn thực hiện thủ tục hành chính về hộ tịch không phải tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi thường trú hoặc nơi tạm trú thì Ủy ban nhân dân cấp xã nơi tiếp nhận yêu cầu có trách nhiệm hỗ trợ người dân nộp hồ sơ đăng ký hộ tịch trực tuyến đến đúng cơ quan có thẩm quyền theo quy định.

- Đối với giấy tờ nộp, xuất trình nếu người yêu cầu nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp:

+ Người yêu cầu đăng ký hộ tịch có thể nộp bản sao được chứng thực từ bản chính hoặc bản sao được cấp từ sổ gốc (sau đây gọi là bản sao) hoặc bản chụp kèm theo bản chính, bản điện tử các giấy tờ này, bao gồm cả giấy tờ được tích hợp, hiển thị trên Ứng dụng định danh điện tử (VNeID).

Trường hợp người yêu cầu nộp bản chụp kèm theo bản chính giấy tờ thì người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu bản chụp với bản chính và ký xác nhận, không được yêu cầu nộp bản sao giấy tờ đó.

Đối với giấy tờ xuất trình khi đăng ký hộ tịch, người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu, ghi lại thông tin hoặc chụp lại, ký xác nhận để lưu trong hồ sơ và trả lại cho người xuất trình, không được yêu cầu nộp bản sao hoặc bản chụp giấy tờ đó.

+ Người tiếp nhận có trách nhiệm tiếp nhận đúng, đủ hồ sơ đăng ký hộ tịch theo quy định của pháp luật hộ tịch, không được yêu cầu người đăng ký hộ tịch nộp thêm giấy tờ mà pháp luật hộ tịch không quy định phải nộp.

Người tiếp nhận hồ sơ thực hiện khai thác thông tin trong CSDLQGVDC theo quy định pháp luật nếu người yêu cầu đăng ký hộ tịch đã cung cấp họ, chữ đệm, tên; ngày, tháng, năm sinh; số định danh cá nhân/thẻ căn cước công dân/thẻ căn cước/căn cước điện tử. Trường hợp các thông tin cần khai thác không có trong CSDLQGVDC thì đề nghị người yêu cầu kê khai đầy đủ.

- Giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc xác nhận để sử dụng cho việc đăng ký hộ tịch tại Việt Nam phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

- Trường hợp người yêu cầu đăng ký hộ tịch lựa chọn nhận kết quả tại Trung tâm Phục vụ hành chính công, Địa điểm tiếp nhận và trả kết quả giải quyết TTHC (Theo thông báo của cấp có thẩm quyền) thì người yêu cầu đăng ký hộ tịch phải xuất trình/nộp các giấy tờ là thành phần hồ sơ theo quy định.

- Trường hợp người yêu cầu đăng ký hộ tịch không lựa chọn nhận kết quả tại Trung tâm Phục vụ hành chính công, Địa điểm tiếp nhận và trả kết quả giải quyết TTHC (Theo thông báo của cấp có thẩm quyền) thì người yêu cầu đăng ký hộ tịch nộp các giấy tờ là thành phần hồ sơ theo quy định trước khi nhận kết quả.

3.3

Số lượng hồ sơ

01 bộ

3.4

Thời gian xử lý

Ngay trong ngày tiếp nhận hồ sơ; trường hợp nhận hồ sơ sau 15 giờ thì có Phiếu hẹn, trả kết quả cho người có yêu cầu trong ngày làm việc tiếp theo.

3.5

Kết quả thực hiện thủ tục hành chính

Bản sao Trích lục hộ tịch, bản sao Giấy khai sinh.

3.6

Nơi tiếp nhận và trả kết quả

- Cổng Dịch vụ công Quốc gia

- Các chi nhánh Trung tâm Phục vụ Hành chính công, Địa điểm tiếp nhận và trả kết quả giải quyết TTHC (Theo thông báo của cấp có thẩm quyền)

3.7

Phí

- 8.000 đồng/Bản;

- Hỗ trợ 100% mức phí, lệ phí đối với các thủ tục hành chính có mức thu do Bộ Tài chính quy định khi tổ chức, cá nhân thực hiện dịch vụ công trực tuyến (không bao gồm phí thẩm định hồ sơ).

3.8

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/ Kết quả

Trạng thái Hệ thống

B1

Hồ sơ được nộp trực tiếp tại Trung tâm Phục vụ Hành chính công, Địa điểm tiếp nhận và trả kết quả giải quyết TTHC (Theo thông báo của cấp có thẩm quyền) hoặc gửi qua hệ thống bưu chính hoặc nộp trực tuyến

- Nếu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tiếp, người yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch, bản sao Giấy khai sinh nộp hồ sơ đề nghị cấp bản sao Trích lục hộ tịch, bản sao Giấy khai sinh tại Bộ phận Một cửa; nộp phí theo quy định pháp luật.

Trường hợp cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đề nghị cấp bản sao Trích lục hộ tịch, bản sao Giấy khai sinh của cá nhân thì gửi văn bản yêu cầu nêu rõ lý do cho Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

- Nếu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tuyến, người yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch, bản sao Giấy khai sinh truy cập Cổng dịch vụ công quốc gia, xác thực người dùng theo hướng dẫn, đăng nhập vào hệ thống, xác thực định danh điện tử để xác định đúng nhân thân người có yêu cầu thực hiện thủ tục (theo hướng dẫn trên Cổng Dịch vụ công)

Người yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch, bản sao Giấy khai sinh trực tuyến cung cấp thông tin theo mẫu điện tử tương tác yêu cầu bản sao Trích lục hộ tịch, cấp bản sao Giấy khai sinh (cung cấp trên Cổng dịch vụ công), đính kèm bản chụp hoặc bản sao điện tử các giấy tờ, tài liệu liên quan đến nội dung đề nghị cấp bản sao Trích lục hộ tịch, bản sao Giấy khai sinh; nộp phí thông qua chức năng thanh toán trực tuyến hoặc bằng cách thức khác theo quy định pháp luật, hoàn tất việc nộp hồ sơ.

- Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình nêu tại Thành phần hồ sơ theo Mục 3.2

Công dân

- Thành phần Hồ sơ theo Mục 3.2

- Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch (trực tiếp)

- Biểu mẫu điện tử tương tác cấp bản sao Trích lục hộ tịch (trực tuyến)

- Tài khoản gồm Tên Đăng nhập và Mật khẩu VNeID

- Thông báo về việc đã gửi hồ sơ thành công, chờ kiểm tra, tiếp nhận, phản hồi

B2

Công chức Bộ phận Một cửa kiểm tra tính chính xác, đầy đủ, thống nhất, hợp lệ của hồ sơ.

(i) Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì tiếp nhận hồ sơ; nếu tiếp nhận hồ sơ sau 15 giờ thì có Phiếu hẹn, trả kết quả cho người yêu cầu trong ngày làm việc tiếp theo (nếu người yêu cầu nộp hồ sơ trực tiếp) hoặc gửi ngay Phiếu hẹn, trả kết quả qua thư điện tử hoặc gửi tin nhắn hẹn trả kết quả qua điện thoại di động cho người yêu cầu (nếu người yêu cầu nộp hồ sơ trực tuyến); chuyển hồ sơ để công chức phòng Hành chính Tư pháp xử lý; trường hợp tiếp nhận hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh, công chức tiếp nhận hồ sơ chuyển hồ sơ đến Sở Tư pháp xử lý.

(ii) Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì công chức thông báo cho người yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung để người yêu cầu bổ sung, hoàn thiện. Sau khi hồ sơ được bổ sung, thực hiện lại bước (i);

(iii) Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch, bản sao Giấy khai sinh không bổ sung, hoàn thiện được hồ sơ thì công chức từ chối tiếp nhận hồ sơ theo mẫu Phiếu từ chối giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính

Công chức Bộ phận Một cửa

Không quá 02 giờ làm việc

- Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ

- Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

- Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn ngày trả kết quả

B3

- Công chức Bộ phận Một cửa chuyển hồ sơ đã tiếp nhận đến công chức phòng Hành chính Tư pháp qua Hệ thống DVCTT.

- Công chức Phòng Hành chính Tư pháp thẩm tra hồ sơ (thẩm tra tính thống nhất, hợp lệ của các thông tin trong hồ sơ, giấy tờ, tài liệu do người yêu cầu nộp, xuất trình hoặc đính kèm).

+ Trường hợp hồ sơ cần bổ sung, hoàn thiện hoặc không đủ điều kiện giải quyết, phải từ chối thì công chức phòng HCTP gửi thông báo về tình trạng hồ sơ tới Bộ phận một cửa để thông báo cho người nộp hồ sơ – thực hiện lại bước (ii) hoặc (iii);

+ Trường hợp cần phải kiểm tra, xác minh làm rõ hoặc do nguyên nhân khác mà không thể trả kết quả đúng thời gian đã hẹn thì công chức phòng HCTP lập Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả, trong đó nêu rõ lý do chậm trả kết quả và thời gian hẹn trả kết quả.

Người yêu cầu có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của các thông tin trên biểu mẫu Trích lục hộ tịch điện tử và xác nhận (tối đa một ngày).

Nếu người có yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch, bản sao Giấy khai sinh đã thống nhất, đầy đủ hoặc không có phản hồi sau thời hạn một ngày thì công chức tư pháp - hộ tịch/công chức làm công tác hộ tịch in bản sao Trích lục hộ tịch, trình Trưởng phòng hành chính Tư pháp

Công chức Phòng Hành chính tư pháp – Sở Tư pháp; Công chức Bộ phận Một cửa

Không quá 02 giờ làm việc

- Trích lục bản sao hộ tịch

- Công văn trả lời không có thông tin

B4

Trưởng phòng Hành chính tư pháp trình kí đồng chí Lãnh đạo Sở

(Trường hợp được ủy quyền, ký bản giấy, bản điện tử trích lục hộ tịch hoặc Công văn trả lời chuyển Văn thư Sở và công chức phòng HCTP)

Trưởng phòng Hành chính Tư pháp

Không quá 01 giờ làm việc

- Trích lục bản sao hộ tịch hoặc Công văn trả lời không có thông tin

B5

Đồng chí Lãnh đạo Sở ký bản giấy, bản điện tử:

- Bản điện tử chuyển Văn thư Sở Tư pháp và công chức Phòng Hành chính tư pháp.

- Bản giấy trích lục hộ tịch (bản sao) hoặc công văn trả lời không có thông tin chuyển cho công chức Phòng Hành chính tư pháp

Lãnh đạo Sở

Không quá 01 giờ làm việc

- Trích lục bản sao hộ tịch hoặc Công văn trả lời không có thông tin

Hệ thống gửi tin nhắn tới email của công dân thông báo đã có kết quả kính mời công dân đến nhận

B6

Bộ phận văn thư: phát hành bản điện tử và bản giấy, chuyển bản điện tử đến Bộ phận Một cửa, chuyển bản giấy cho công chức tham mưu để gửi đại diện TTPVHCC hoặc bàn giao cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính công ích (trường hợp được trung tâm phục vụ hành chính công ký hợp đồng hoặc uỷ quyền)

(Tổng thời gian giải quyết từ B1 đến B6 hoàn thành trước 16 giờ 30 phút trong ngày tiếp nhận hồ sơ. Đối với trường hợp tiếp nhận hồ sơ sau 15 giờ, trả kết quả trước 11 giờ ngày làm việc tiếp theo)

Công chức Phòng Hành chính tư pháp; Công chức Bộ phận Một cửa; Văn thư Sở Tư pháp

Không quá 02 giờ làm việc

- Trích lục bản sao hộ tịch hoặc Công văn trả lời không có thông tin

- Bản điện tử bản sao Trích lục hộ tịch gửi qua thư điện tử, Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân đó;

- Bản điện tử bản sao Trích lục hộ tịch gửi vào thiết bị số, thông qua phương pháp truyền số liệu phù hợp, đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin.

B7

Trả kết quả

Trung tâm PVHCC hoặc Địa điểm Tiếp nhận và trả kết quả TTHC theo thông báo của cơ quan có thẩm quyền

4

Biểu mẫu

Hệ thống biểu mẫu (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP của Văn phòng Chính phủ hoặc Văn bản sửa đổi, bổ sung, thay thế)

Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch (Thông tư số 04/2024/TT-BTP của Bộ Tư pháp)

Trích lục hộ tịch bản sao (Thông tư số 04/2020/TT-BTP của Bộ Tư pháp)

Biểu mẫu hộ tịch điện tử tương tác cấp bản sao Giấy khai sinh, bản sao Trích lục hộ tịch nếu nộp hồ sơ trực tuyến (Thông tư số 03/2023/TT-BTP của Bộ Tư pháp).

UBND THÀNH PHỐ HÀ NỘI
TRUNG TÂM PHỤC VỤ
HÀNH CHÍNH CÔNG
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 840/QĐ-TTPVHCC

Hà Nội, ngày 12 tháng 6 năm 2026

Nơi nhận:
- Như Điều 4;
- Cục Kiểm soát TTHC - Bộ Tư pháp; (để báo cáo)
- Thường trực: Thành ủy, HĐND Thành phố; (để báo cáo)
- Chủ tịch, các PCT UBND Thành phố; (để báo cáo)
- Cổng Thông tin điện tử Thành phố; (để báo cáo)
- Trung tâm PVHCC: GĐ, PGĐ, các phòng, đơn vị, chi nhánh/điểm hỗ trợ DVC số;
- Lưu: VT, KSTTHC.

GIÁM ĐỐC




Phan Văn Phúc

1

Mục đích

Quy trình này quy định trình tự và cách thức giải quyết yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch từ Sổ hộ tịch hoặc Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử do Sở Tư pháp thành phố Hà Nội lưu giữ, quản lý.

2

Phạm vi

Áp dụng TTHC đối với công dân có yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch.

Sở Tư pháp, Trung tâm Phục vụ Hành chính công, Địa điểm tiếp nhận và trả kết quả giải quyết TTHC theo thông báo của cấp có thẩm quyền (sau đây gọi chung là Bộ phận Một cửa) và công chức Bộ phận Một cửa, công chức, người lao động được bố trí tham gia trong quá trình tiếp nhận, giải quyết, trả kết quả chịu trách nhiệm thực hiện Quy trình này.

3

Nội dung quy trình

3.1

Cơ sở pháp lý

- Luật Hộ tịch năm 2014;

- Luật Tổ chức chính quyền địa phương số: 72/2025/QH15;

- Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch;

- Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28/7/2020 của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến;

- Nghị định số 07/2025/NĐ-CP ngày 09/01/2025 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định trong lĩnh vực hộ tịch, quốc tịch, chứng thực;

- Nghị định số 120/2025/NĐ-CP ngày 11/6/2025 của Chính phủ quy định về phân định thẩm quyền của chính quyền địa phương 02 cấp trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Tư pháp;

- Nghị định số 18/2026/NĐ-CP ngày 14/01/2026 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số Nghị định để cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính, điều kiện kinh doanh thuộc phạm vi quản lý của Bộ Tư pháp;

- Nghị quyết số 66.7/2025/NQ-CP ngày 15/11/2025 của Chính phủ quy định cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính dựa trên dữ liệu;

- Thông tư số 04/2020/TT-BTP ngày 28/5/2020 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch;

- Thông tư số 01/2022/TT-BTP ngày 04/01/2022 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28/7/2020 của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến;

- Thông tư số 03/2023/TT-BTP ngày 02/8/2023 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp sửa đổi, bổ sung một số nội dung của Thông tư số 01/2022/TT-BTP ngày 04/01/2022 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28/7/2020 của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến;

- Thông tư số 04/2024/TT-BTP ngày 06/6/2024 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 02/2020/TT-BTP ngày 08/4/2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành, hướng dẫn sử dụng, quản lý mẫu sổ quốc tịch và mẫu giấy tờ về quốc tịch và Thông tư số 04/2020/TT-BTP ngày 28/5/2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch;

- Thông tư số 08/2025/TT-BTP ngày 12/6/2025 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định về phân định thẩm quyền của chính quyền địa phương 02 cấp và phân cấp trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Tư pháp;

- Thông tư số 281/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí khai thác, sử dụng thông tin trong cơ sở dữ liệu hộ tịch, phí xác nhận có quốc tịch Việt Nam, phí xác nhận là người gốc Việt Nam, lệ phí quốc tịch;

- Thông tư số 85/2019/TT-BTC ngày 29/11/2019 của Bộ Tài chính hướng dẫn về phí và lệ phí thuộc thẩm quyền quyết định của Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

- Thông tư số 106/2021/TT-BTC ngày 26/11/2021 của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 85/2019/TT-BTC ngày 29/11/2019 của Bộ Tài chính hướng dẫn về phí và lệ phí thuộc thẩm quyền quyết định của Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

- Quyết định số 163/QĐ-BTP ngày 16/01/2026 của Bộ Tư pháp về việc công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung trong lĩnh vực hộ tịch thực hiện tại cơ quan đăng ký hộ tịch trong nước thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Tư pháp;

- Nghị quyết số 77/2025/NQ-HĐND ngày 27/11/2025 của HĐND thành phố Hà Nội quy định nội dung chi, mức chi khuyến khích tổ chức, cá nhân thực hiện dịch vụ công trực tuyến đối với các thủ tục hành chính thuộc phạm vi quản lý của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội;

- Quyết định số 216/QĐ-TTPVHCC ngày 13/02/2026 của Trung tâm Phục vụ hành chính công về việc công bố Danh mục thủ tục hành chính sửa đổi bổ sung lĩnh vực Hộ tịch, Quốc tịch, Chứng thực, Nuôi con nuôi, Hòa giải ở cơ sở, Bồi thường nhà nước, Trợ giúp pháp lý thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Tư pháp thành phố Hà Nội.

3.2

Thành phần hồ sơ

Bản chính

Bản sao

- Tờ khai đề nghị bản sao Trích lục hộ tịch theo mẫu trong trường hợp người yêu cầu là cá nhân hoặc Văn bản yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch, bản sao Giấy khai sinh nêu rõ lý do trong trường hợp người yêu cầu là cơ quan, tổ chức (nếu người yêu cầu lựa chọn nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính).

- Mẫu điện tử tương tác yêu cầu cấp bản sao Giấy khai sinh,  bản sao Trích lục hộ tịch (do người yêu cầu cung cấp thông tin theo hướng dẫn trên Cổng dịch vụ công, nếu người yêu cầu lựa chọn nộp hồ sơ theo hình thức trực tuyến);

- Người yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch, bản sao Giấy khai sinh thực hiện việc nộp/xuất trình (theo hình thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức trực tuyến) các giấy tờ sau:

x

* Giấy tờ phải nộp:

- Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch, bản sao giấy khai sinh. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực.

x

* Giấy tờ phải xuất trình:

- Hộ chiếu/Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Căn cước điện tử/Giấy chứng nhận căn cước hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng (sau đây gọi tắt là giấy tờ tùy thân) để chứng minh về nhân thân khi làm thủ tục trực tiếp tại cơ quan đăng ký hộ tịch.

Trường hợp giấy tờ tùy thân sử dụng là: Hộ chiếu, Thẻ căn cước, Căn cước công dân, Giấy chứng nhận căn cước thì người có yêu cầu đăng ký hộ tịch chỉ cần cung cấp thông tin số định danh cá nhân hoặc thông tin về giấy tờ(số, ngày/tháng/năm cấp), cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm tra cứu thông tin thông qua kết nối với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc cơ sở dữ liệu khác có liên quan để đối chiếu, khai thác dữ liệu.

Trường hợp không khai thác được thông tin hoặc thông tin khai thác được không đầy đủ, không chính xác thì cơ quan đăng ký hộ tịch yêu cầu người đi đăng ký hộ tịch xuất trình bản chính giấy tờ để chứng minh, đồng thời đề nghị người đi đăng ký hộ tịch cập nhật, điều chỉnh thông tin trong các cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật.

- Trường hợp các thông tin cá nhân trong các giấy tờ này đã có trong CSDLQGVDC, CSDLHTĐT, được hệ thống điền tự động thì không phải tải lên (theo hình thức trực tuyến);

- Giấy tờ có giá trị chứng minh thông tin về cư trú trong trường hợp cơ quan đăng ký hộ tịch không thể khai thác được thông tin về nơi cư trú của công dân theo các phương thức quy định tại khoản 2 Điều 14 Nghị định số 104/2022/NĐ-CP ngày 21/12/2022 của Chính phủ. Trường hợp các thông tin về giấy tờ chứng minh nơi cư trú đã được khai thác từ CSDLQGVDC bằng các phương thức này thì người yêu cầu không phải xuất trình (theo hình thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức trực tuyến).

- Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình nêu trên.

x

* Lưu ý

- Cá nhân có quyền lựa chọn thực hiện thủ tục hành chính về hộ tịch tại cơ quan đăng ký hộ tịch nơi cư trú; nơi cư trú của cá nhân được xác định theo quy định của pháp luật về cư trú. Trường hợp cá nhân lựa chọn thực hiện thủ tục hành chính về hộ tịch không phải tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi thường trú hoặc nơi tạm trú thì Ủy ban nhân dân cấp xã nơi tiếp nhận yêu cầu có trách nhiệm hỗ trợ người dân nộp hồ sơ đăng ký hộ tịch trực tuyến đến đúng cơ quan có thẩm quyền theo quy định.

- Đối với giấy tờ nộp, xuất trình nếu người yêu cầu nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp:

+ Người yêu cầu đăng ký hộ tịch có thể nộp bản sao được chứng thực từ bản chính hoặc bản sao được cấp từ sổ gốc (sau đây gọi là bản sao) hoặc bản chụp kèm theo bản chính, bản điện tử các giấy tờ này, bao gồm cả giấy tờ được tích hợp, hiển thị trên Ứng dụng định danh điện tử (VNeID).

Trường hợp người yêu cầu nộp bản chụp kèm theo bản chính giấy tờ thì người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu bản chụp với bản chính và ký xác nhận, không được yêu cầu nộp bản sao giấy tờ đó.

Đối với giấy tờ xuất trình khi đăng ký hộ tịch, người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu, ghi lại thông tin hoặc chụp lại, ký xác nhận để lưu trong hồ sơ và trả lại cho người xuất trình, không được yêu cầu nộp bản sao hoặc bản chụp giấy tờ đó.

+ Người tiếp nhận có trách nhiệm tiếp nhận đúng, đủ hồ sơ đăng ký hộ tịch theo quy định của pháp luật hộ tịch, không được yêu cầu người đăng ký hộ tịch nộp thêm giấy tờ mà pháp luật hộ tịch không quy định phải nộp.

Người tiếp nhận hồ sơ thực hiện khai thác thông tin trong CSDLQGVDC theo quy định pháp luật nếu người yêu cầu đăng ký hộ tịch đã cung cấp họ, chữ đệm, tên; ngày, tháng, năm sinh; số định danh cá nhân/thẻ căn cước công dân/thẻ căn cước/căn cước điện tử. Trường hợp các thông tin cần khai thác không có trong CSDLQGVDC thì đề nghị người yêu cầu kê khai đầy đủ.

- Giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc xác nhận để sử dụng cho việc đăng ký hộ tịch tại Việt Nam phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

- Trường hợp người yêu cầu đăng ký hộ tịch lựa chọn nhận kết quả tại Trung tâm Phục vụ hành chính công, Địa điểm tiếp nhận và trả kết quả giải quyết TTHC (Theo thông báo của cấp có thẩm quyền) thì người yêu cầu đăng ký hộ tịch phải xuất trình/nộp các giấy tờ là thành phần hồ sơ theo quy định.

- Trường hợp người yêu cầu đăng ký hộ tịch không lựa chọn nhận kết quả tại Trung tâm Phục vụ hành chính công, Địa điểm tiếp nhận và trả kết quả giải quyết TTHC (Theo thông báo của cấp có thẩm quyền) thì người yêu cầu đăng ký hộ tịch nộp các giấy tờ là thành phần hồ sơ theo quy định trước khi nhận kết quả.

3.3

Số lượng hồ sơ

01 bộ

3.4

Thời gian xử lý

Ngay trong ngày tiếp nhận hồ sơ; trường hợp nhận hồ sơ sau 15 giờ thì có Phiếu hẹn, trả kết quả cho người có yêu cầu trong ngày làm việc tiếp theo.

3.5

Kết quả thực hiện thủ tục hành chính

Bản sao Trích lục hộ tịch, bản sao Giấy khai sinh.

3.6

Nơi tiếp nhận và trả kết quả

- Cổng Dịch vụ công Quốc gia

- Các chi nhánh Trung tâm Phục vụ Hành chính công, Địa điểm tiếp nhận và trả kết quả giải quyết TTHC (Theo thông báo của cấp có thẩm quyền)

3.7

Phí

- 8.000 đồng/Bản;

- Hỗ trợ 100% mức phí, lệ phí đối với các thủ tục hành chính có mức thu do Bộ Tài chính quy định khi tổ chức, cá nhân thực hiện dịch vụ công trực tuyến (không bao gồm phí thẩm định hồ sơ).

3.8

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/ Kết quả

Trạng thái Hệ thống

B1

Hồ sơ được nộp trực tiếp tại Trung tâm Phục vụ Hành chính công, Địa điểm tiếp nhận và trả kết quả giải quyết TTHC (Theo thông báo của cấp có thẩm quyền) hoặc gửi qua hệ thống bưu chính hoặc nộp trực tuyến

- Nếu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tiếp, người yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch, bản sao Giấy khai sinh nộp hồ sơ đề nghị cấp bản sao Trích lục hộ tịch, bản sao Giấy khai sinh tại Bộ phận Một cửa; nộp phí theo quy định pháp luật.

Trường hợp cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đề nghị cấp bản sao Trích lục hộ tịch, bản sao Giấy khai sinh của cá nhân thì gửi văn bản yêu cầu nêu rõ lý do cho Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

- Nếu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tuyến, người yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch, bản sao Giấy khai sinh truy cập Cổng dịch vụ công quốc gia, xác thực người dùng theo hướng dẫn, đăng nhập vào hệ thống, xác thực định danh điện tử để xác định đúng nhân thân người có yêu cầu thực hiện thủ tục (theo hướng dẫn trên Cổng Dịch vụ công)

Người yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch, bản sao Giấy khai sinh trực tuyến cung cấp thông tin theo mẫu điện tử tương tác yêu cầu bản sao Trích lục hộ tịch, cấp bản sao Giấy khai sinh (cung cấp trên Cổng dịch vụ công), đính kèm bản chụp hoặc bản sao điện tử các giấy tờ, tài liệu liên quan đến nội dung đề nghị cấp bản sao Trích lục hộ tịch, bản sao Giấy khai sinh; nộp phí thông qua chức năng thanh toán trực tuyến hoặc bằng cách thức khác theo quy định pháp luật, hoàn tất việc nộp hồ sơ.

- Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình nêu tại Thành phần hồ sơ theo Mục 3.2

Công dân

- Thành phần Hồ sơ theo Mục 3.2

- Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch (trực tiếp)

- Biểu mẫu điện tử tương tác cấp bản sao Trích lục hộ tịch (trực tuyến)

- Tài khoản gồm Tên Đăng nhập và Mật khẩu VNeID

- Thông báo về việc đã gửi hồ sơ thành công, chờ kiểm tra, tiếp nhận, phản hồi

B2

Công chức Bộ phận Một cửa kiểm tra tính chính xác, đầy đủ, thống nhất, hợp lệ của hồ sơ.

(i) Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì tiếp nhận hồ sơ; nếu tiếp nhận hồ sơ sau 15 giờ thì có Phiếu hẹn, trả kết quả cho người yêu cầu trong ngày làm việc tiếp theo (nếu người yêu cầu nộp hồ sơ trực tiếp) hoặc gửi ngay Phiếu hẹn, trả kết quả qua thư điện tử hoặc gửi tin nhắn hẹn trả kết quả qua điện thoại di động cho người yêu cầu (nếu người yêu cầu nộp hồ sơ trực tuyến); chuyển hồ sơ để công chức phòng Hành chính Tư pháp xử lý; trường hợp tiếp nhận hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh, công chức tiếp nhận hồ sơ chuyển hồ sơ đến Sở Tư pháp xử lý.

(ii) Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì công chức thông báo cho người yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung để người yêu cầu bổ sung, hoàn thiện. Sau khi hồ sơ được bổ sung, thực hiện lại bước (i);

(iii) Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch, bản sao Giấy khai sinh không bổ sung, hoàn thiện được hồ sơ thì công chức từ chối tiếp nhận hồ sơ theo mẫu Phiếu từ chối giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính

Công chức Bộ phận Một cửa

Không quá 02 giờ làm việc

- Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ

- Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

- Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn ngày trả kết quả

B3

- Công chức Bộ phận Một cửa chuyển hồ sơ đã tiếp nhận đến công chức phòng Hành chính Tư pháp qua Hệ thống DVCTT.

- Công chức Phòng Hành chính Tư pháp thẩm tra hồ sơ (thẩm tra tính thống nhất, hợp lệ của các thông tin trong hồ sơ, giấy tờ, tài liệu do người yêu cầu nộp, xuất trình hoặc đính kèm).

+ Trường hợp hồ sơ cần bổ sung, hoàn thiện hoặc không đủ điều kiện giải quyết, phải từ chối thì công chức phòng HCTP gửi thông báo về tình trạng hồ sơ tới Bộ phận một cửa để thông báo cho người nộp hồ sơ – thực hiện lại bước (ii) hoặc (iii);

+ Trường hợp cần phải kiểm tra, xác minh làm rõ hoặc do nguyên nhân khác mà không thể trả kết quả đúng thời gian đã hẹn thì công chức phòng HCTP lập Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả, trong đó nêu rõ lý do chậm trả kết quả và thời gian hẹn trả kết quả.

Người yêu cầu có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của các thông tin trên biểu mẫu Trích lục hộ tịch điện tử và xác nhận (tối đa một ngày).

Nếu người có yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch, bản sao Giấy khai sinh đã thống nhất, đầy đủ hoặc không có phản hồi sau thời hạn một ngày thì công chức tư pháp - hộ tịch/công chức làm công tác hộ tịch in bản sao Trích lục hộ tịch, trình Trưởng phòng hành chính Tư pháp

Công chức Phòng Hành chính tư pháp – Sở Tư pháp; Công chức Bộ phận Một cửa

Không quá 02 giờ làm việc

- Trích lục bản sao hộ tịch

- Công văn trả lời không có thông tin

B4

Trưởng phòng Hành chính tư pháp trình kí đồng chí Lãnh đạo Sở

(Trường hợp được ủy quyền, ký bản giấy, bản điện tử trích lục hộ tịch hoặc Công văn trả lời chuyển Văn thư Sở và công chức phòng HCTP)

Trưởng phòng Hành chính Tư pháp

Không quá 01 giờ làm việc

- Trích lục bản sao hộ tịch hoặc Công văn trả lời không có thông tin

B5

Đồng chí Lãnh đạo Sở ký bản giấy, bản điện tử:

- Bản điện tử chuyển Văn thư Sở Tư pháp và công chức Phòng Hành chính tư pháp.

- Bản giấy trích lục hộ tịch (bản sao) hoặc công văn trả lời không có thông tin chuyển cho công chức Phòng Hành chính tư pháp

Lãnh đạo Sở

Không quá 01 giờ làm việc

- Trích lục bản sao hộ tịch hoặc Công văn trả lời không có thông tin

Hệ thống gửi tin nhắn tới email của công dân thông báo đã có kết quả kính mời công dân đến nhận

B6

Bộ phận văn thư: phát hành bản điện tử và bản giấy, chuyển bản điện tử đến Bộ phận Một cửa, chuyển bản giấy cho công chức tham mưu để gửi đại diện TTPVHCC hoặc bàn giao cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính công ích (trường hợp được trung tâm phục vụ hành chính công ký hợp đồng hoặc uỷ quyền)

(Tổng thời gian giải quyết từ B1 đến B6 hoàn thành trước 16 giờ 30 phút trong ngày tiếp nhận hồ sơ. Đối với trường hợp tiếp nhận hồ sơ sau 15 giờ, trả kết quả trước 11 giờ ngày làm việc tiếp theo)

Công chức Phòng Hành chính tư pháp; Công chức Bộ phận Một cửa; Văn thư Sở Tư pháp

Không quá 02 giờ làm việc

- Trích lục bản sao hộ tịch hoặc Công văn trả lời không có thông tin

- Bản điện tử bản sao Trích lục hộ tịch gửi qua thư điện tử, Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân đó;

- Bản điện tử bản sao Trích lục hộ tịch gửi vào thiết bị số, thông qua phương pháp truyền số liệu phù hợp, đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin.

B7

Trả kết quả

Trung tâm PVHCC hoặc Địa điểm Tiếp nhận và trả kết quả TTHC theo thông báo của cơ quan có thẩm quyền

4

Biểu mẫu

Hệ thống biểu mẫu (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP của Văn phòng Chính phủ hoặc Văn bản sửa đổi, bổ sung, thay thế)

Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch (Thông tư số 04/2024/TT-BTP của Bộ Tư pháp)

Trích lục hộ tịch bản sao (Thông tư số 04/2020/TT-BTP của Bộ Tư pháp)

Biểu mẫu hộ tịch điện tử tương tác cấp bản sao Giấy khai sinh, bản sao Trích lục hộ tịch nếu nộp hồ sơ trực tuyến (Thông tư số 03/2023/TT-BTP của Bộ Tư pháp).

Làm tại:................, ngày ......... tháng ....... năm
Người yêu cầu
(ký và ghi rõ họ, chữ đệm, tên)

....................................

1

Mục đích

Quy trình này quy định trình tự và cách thức giải quyết yêu cầu xác nhận thông tin hộ tịch từ Sổ hộ tịch hoặc Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử do Sở Tư pháp thành phố Hà Nội lưu giữ, quản lý.

2

Phạm vi

Áp dụng đối với công dân có yêu cầu xác nhận thông tin hộ tịch.

Sở Tư pháp, Trung tâm Phục vụ Hành chính công, Địa điểm tiếp nhận và trả kết quả giải quyết TTHC theo thông báo của cấp có thẩm quyền (sau đây gọi chung là Bộ phận Một cửa) và công chức Bộ phận Một cửa, công chức, người lao động được bố trí tham gia trong quá trình tiếp nhận, giải quyết, trả kết quả chịu trách nhiệm thực hiện Quy trình này.

3

Nội dung quy trình

3.1

Cơ sở pháp lý

- Luật Hộ tịch năm 2014;

- Luật Tổ chức chính quyền địa phương số: 72/2025/QH15;

- Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch;

- Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28/7/2020 của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến;

- Nghị định số 07/2025/NĐ-CP ngày 09/01/2025 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định trong lĩnh vực hộ tịch, quốc tịch, chứng thực;

- Nghị định số 120/2025/NĐ-CP ngày 11/6/2025 của Chính phủ quy định về phân định thẩm quyền của chính quyền địa phương 02 cấp trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Tư pháp;

- Nghị định số 18/2026/NĐ-CP ngày 14/01/2026 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số Nghị định để cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính, điều kiện kinh doanh thuộc phạm vi quản lý của Bộ Tư pháp;

- Nghị quyết số 66.7/2025/NQ-CP ngày 15/11/2025 của Chính phủ quy định cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính dựa trên dữ liệu;

- Thông tư số 04/2020/TT-BTP ngày 28/5/2020 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch;

- Thông tư số 01/2022/TT-BTP ngày 04/01/2022 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28/7/2020 của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến;

- Thông tư số 03/2023/TT-BTP ngày 02/8/2023 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp sửa đổi, bổ sung một số nội dung của Thông tư số 01/2022/TT-BTP ngày 04/01/2022 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28/7/2020 của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến;

- Thông tư số 04/2024/TT-BTP ngày 06/6/2024 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 02/2020/TT-BTP ngày 08/4/2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành, hướng dẫn sử dụng, quản lý mẫu sổ quốc tịch và mẫu giấy tờ về quốc tịch và Thông tư số 04/2020/TT-BTP ngày 28/5/2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch;

- Thông tư số 08/2025/TT-BTP ngày 12/6/2025 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định về phân định thẩm quyền của chính quyền địa phương 02 cấp và phân cấp trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Tư pháp;

- Thông tư số 281/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí khai thác, sử dụng thông tin trong cơ sở dữ liệu hộ tịch, phí xác nhận có quốc tịch Việt Nam, phí xác nhận là người gốc Việt Nam, lệ phí quốc tịch;

- Thông tư số 85/2019/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn về phí và lệ phí thuộc thẩm quyền quyết định của Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

- Thông tư số 106/2021/TT-BTC ngày 26/11/2021 của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 85/2019/TT-BTC ngày 29/11/2019 của Bộ Tài chính hướng dẫn về phí và lệ phí thuộc thẩm quyền quyết định của Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

- Quyết định số 163/QĐ-BTP ngày 16/01/2026 của Bộ Tư pháp về việc công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung trong lĩnh vực hộ tịch thực hiện tại cơ quan đăng ký hộ tịch trong nước thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Tư pháp;

- Nghị quyết số 77/2025/NQ-HĐND ngày 27/11/2025 của HĐND thành phố Hà Nội quy định nội dung chi, mức chi khuyến khích tổ chức, cá nhân thực hiện dịch vụ công trực tuyến đối với các thủ tục hành chính thuộc phạm vi quản lý của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội;

- Quyết định số 216/QĐ-TTPVHCC ngày 13/02/2026 của Trung tâm Phục vụ hành chính công về việc công bố Danh mục thủ tục hành chính sửa đổi bổ sung lĩnh vực Hộ tịch, Quốc tịch, Chứng thực, Nuôi con nuôi, Hòa giải ở cơ sở, Bồi thường nhà nước, Trợ giúp pháp lý thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Tư pháp thành phố Hà Nội.

3.2

Thành phần hồ sơ

Bản chính

Bản sao

- Tờ khai đề nghị xác nhận thông tin hộ tịch theo mẫu (nếu người yêu cầu lựa chọn nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính);

- Mẫu điện tử tương tác đề nghị xác nhận thông tin hộ tịch (do người yêu cầu cung cấp thông tin theo hướng dẫn trên Cổng dịch vụ công, nếu người yêu cầu lựa chọn nộp hồ sơ theo hình thức trực tuyến);

- Người yêu cầu xác nhận thông tin hộ tịch thực hiện việc nộp/xuất trình (theo hình thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức trực tuyến) các giấy tờ sau:

x

* Giấy tờ phải nộp:

- Giấy tờ, tài liệu có liên quan đến nội dung đề nghị xác nhận thông tin hộ tịch;

- Văn bản ủy quyền (được chứng thực) theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện việc xin cấp xác nhận thông tin hộ tịch. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực.

x

* Giấy tờ phải xuất trình:

- Hộ chiếu/Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Căn cước điện tử/Giấy chứng nhận căn cước hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng (sau đây gọi tắt là giấy tờ tùy thân) để chứng minh về nhân thân khi làm thủ tục trực tiếp tại cơ quan đăng ký hộ tịch.

Trường hợp giấy tờ tùy thân sử dụng là: Hộ chiếu, Thẻ căn cước, Căn cước công dân, Giấy chứng nhận căn cước thì người có yêu cầu đăng ký hộ tịch chỉ cần cung cấp thông tin số định danh cá nhân hoặc thông tin về giấy tờ(số, ngày/tháng/năm cấp), cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm tra cứu thông tin thông qua kết nối với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc cơ sở dữ liệu khác có liên quan để đối chiếu, khai thác dữ liệu.

Trường hợp không khai thác được thông tin hoặc thông tin khai thác được không đầy đủ, không chính xác thì cơ quan đăng ký hộ tịch yêu cầu người đi đăng ký hộ tịch xuất trình bản chính giấy tờ để chứng minh, đồng thời đề nghị người đi đăng ký hộ tịch cập nhật, điều chỉnh thông tin trong các cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật.

Trường hợp các thông tin cá nhân trong các giấy tờ này đã có trong CSDLQGVDC, CSDLHTĐT, được hệ thống điền tự động thì không phải tải lên (theo hình thức trực tuyến);

- Giấy tờ có giá trị chứng minh thông tin về cư trú trong trường hợp cơ quan đăng ký hộ tịch không thể khai thác được thông tin về nơi cư trú của công dân theo các phương thức quy định tại khoản 2 Điều 14 Nghị định số 104/2022/NĐ-CP ngày 21/12/2022 của Chính phủ. Trường hợp các thông tin về giấy tờ chứng minh nơi cư trú đã được khai thác từ CSDLQGVDC bằng các phương thức này thì người yêu cầu không phải xuất trình (theo hình thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức trực tuyến).

- Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình nêu trên.

x

* Lưu ý

- Cá nhân có quyền lựa chọn thực hiện thủ tục hành chính về hộ tịch tại cơ quan đăng ký hộ tịch nơi cư trú; nơi cư trú của cá nhân được xác định theo quy định của pháp luật về cư trú. Trường hợp cá nhân lựa chọn thực hiện thủ tục hành chính về hộ tịch không phải tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi thường trú hoặc nơi tạm trú thì Ủy ban nhân dân cấp xã nơi tiếp nhận yêu cầu có trách nhiệm hỗ trợ người dân nộp hồ sơ đăng ký hộ tịch trực tuyến đến đúng cơ quan có thẩm quyền theo quy định.

- Đối với giấy tờ nộp, xuất trình nếu người yêu cầu nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp:

+ Người yêu cầu đăng ký hộ tịch có thể nộp bản sao được chứng thực từ bản chính hoặc bản sao được cấp từ sổ gốc (sau đây gọi là bản sao) hoặc bản chụp kèm theo bản chính, bản điện tử các giấy tờ này, bao gồm cả giấy tờ được tích hợp, hiển thị trên Ứng dụng định danh điện tử (VneID).

Trường hợp người yêu cầu nộp bản chụp kèm theo bản chính giấy tờ thì người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu bản chụp với bản chính và ký xác nhận, không được yêu cầu nộp bản sao giấy tờ đó.

Đối với giấy tờ xuất trình khi đăng ký hộ tịch, người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu, ghi lại thông tin hoặc chụp lại, ký xác nhận để lưu trong hồ sơ và trả lại cho người xuất trình, không được yêu cầu nộp bản sao hoặc bản chụp giấy tờ đó.

+ Người tiếp nhận có trách nhiệm tiếp nhận đúng, đủ hồ sơ đăng ký hộ tịch theo quy định của pháp luật hộ tịch, không được yêu cầu người đăng ký hộ tịch nộp thêm giấy tờ mà pháp luật hộ tịch không quy định phải nộp.

+ Trường hợp người yêu cầu đăng ký hộ tịch cung cấp thông tin về giấy tờ hộ tịch của cá nhân đã được đăng ký, cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm tra cứu thông tin trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp tỉnh thông qua kết nối với CSDLHTĐT, CSDLQGVDC. Trường hợp không tra cứu được do không có thông tin trong CSDLHTĐT, CSDLQGVDC thì cơ quan đăng ký hộ tịch yêu cầu người đi đăng ký hộ tịch nộp/xuất trình giấy tờ liên quan để chứng minh.

- Giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc xác nhận để sử dụng cho việc đăng ký hộ tịch tại Việt Nam phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

- Trường hợp người yêu cầu đăng ký hộ tịch lựa chọn nhận kết quả tại Trung tâm Phục vụ hành chính công, Địa điểm tiếp nhận và trả kết quả giải quyết TTHC (Theo thông báo của cấp có thẩm quyền) thì người yêu cầu đăng ký hộ tịch phải xuất trình/nộp các giấy tờ là thành phần hồ sơ theo quy định.

- Trường hợp người yêu cầu đăng ký hộ tịch không lựa chọn nhận kết quả tại Trung tâm Phục vụ hành chính công, Địa điểm tiếp nhận và trả kết quả giải quyết TTHC (Theo thông báo của cấp có thẩm quyền) thì người yêu cầu đăng ký hộ tịch nộp các giấy tờ là thành phần hồ sơ theo quy định trước khi nhận kết quả.

3.3

Số lượng hồ sơ

01 bộ

3.4

Thời gian xử lý

03 ngày. Trường hợp phải kiểm tra, xác minh thì thời hạn có thể kéo dài nhưng không quá 10 ngày làm việc.

3.5

Kết quả thực hiện thủ tục hành chính:

- Văn bản xác nhận thông tin hộ tịch.

- Bản điện tử Xác nhận thông tin hộ tịch (Bản điện tử sẽ tự động gửi về Kho quản lý dữ liệu điện tử của cá nhân/địa chỉ thư điện tử/thiết bị số/điện thoại của người yêu cầu sau khi đã hoàn tất thủ tục xác nhận thông tin hộ tịch tại cơ quan đăng ký hộ tịch).

3.6

Nơi tiếp nhận và trả kết quả

- Cổng Dịch vụ công Quốc gia

- Các chi nhánh Trung tâm Phục vụ Hành chính công, Địa điểm tiếp nhận và trả kết quả giải quyết TTHC (Theo thông báo của cấp có thẩm quyền)

3.7

Phí

- 8.000 đồng/Văn bản xác nhận về một việc hộ tịch của cá nhân đã đăng ký;

- Hỗ trợ 100% mức phí, lệ phí đối với các thủ tục hành chính có mức thu do Bộ Tài chính quy định khi tổ chức, cá nhân thực hiện dịch vụ công trực tuyến (không bao gồm phí thẩm định hồ sơ).

3.8

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/ Kết quả

Trạng thái Hệ thống

B1

Hồ sơ được nộp trực tiếp tại Trung tâm Phục vụ Hành chính công, Địa điểm tiếp nhận và trả kết quả giải quyết TTHC (Theo thông báo của cấp có thẩm quyền) hoặc gửi qua hệ thống bưu chính hoặc nộp trực tuyến

- Nếu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tiếp, người yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân nộp hồ sơ yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân tại Bộ phận Một cửa, nộp lệ phí nếu thuộc trường hợp phải nộp lệ phí cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.

- Nếu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tuyến, người yêu cầu cấp xác nhận thông tin hộ tịch truy cập Cổng dịch vụ công quốc gia, xác thực người dùng theo hướng dẫn, đăng nhập vào hệ thống, lựa chọn Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử có thẩm quyền.

Người yêu cầu cấp xác nhận thông tin hộ tịch trực tuyến cung cấp thông tin theo mẫu điện tử tương tác đề nghị xác nhận thông tin hộ tịch (cung cấp trên Cổng dịch vụ công), đính kèm bản chụp hoặc bản sao điện tử các giấy tờ, tài liệu liên quan đến nội dung đề nghị xác nhận thông tin hộ tịch; nộp phí thông qua chức năng thanh toán trực tuyến hoặc bằng cách thức khác theo quy định pháp luật, hoàn tất việc nộp hồ sơ.

- Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình nêu tại Thành phần hồ sơ theo Mục 3.2

Công dân

- Thành phần Hồ sơ theo Mục 3.2

- Tờ khai đề nghị xác nhận thông tin hộ tịch (trực tiếp)

- Biểu mẫu điện tử tương tác xác nhận hộ tịch (trực tuyến)

- Tài khoản gồm Tên Đăng nhập và Mật khẩu VNeID

- Thông báo về việc đã gửi hồ sơ thành công, chờ kiểm tra, tiếp nhận, phản hồi

B2

Công chức Bộ phận Một cửa có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ, thống nhất, hợp lệ của hồ sơ.

(i) Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì tiếp nhận hồ sơ, có Phiếu hẹn, trả kết quả cho người yêu cầu (nếu người yêu cầu nộp hồ sơ trực tiếp) hoặc gửi ngay Phiếu hẹn, trả kết quả qua thư điện tử hoặc gửi tin nhắn hẹn trả kết quả qua điện thoại di động cho người yêu cầu (nếu người yêu cầu nộp hồ sơ trực tuyến), đồng thời chuyển hồ sơ để công chức phòng Hành chính Tư pháp xử lý; trường hợp tiếp nhận hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh, công chức tiếp nhận hồ sơ chuyển hồ sơ đến Sở Tư pháp xử lý.

(ii) Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì công chức tiếp nhận hồ sơ thông báo cho người yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung để người yêu cầu bổ sung, hoàn thiện. Sau khi hồ sơ được bổ sung, thực hiện lại bước (i);

(iii) Trường hợp người yêu cầu cấp xác nhận thông tin hộ tịch không bổ sung, hoàn thiện được hồ sơ thì công chức từ chối tiếp nhận hồ sơ theo mẫu Phiếu từ chối giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính

Công chức Bộ phận Một cửa

Không quá 01 ngày làm việc

- Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ

- Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

- Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn ngày trả kết quả

B3

- Công chức Bộ phận Một cửa chuyển hồ sơ đã tiếp nhận đến công chức phòng Hành chính Tư pháp – Sở Tư pháp qua Hệ thống DVCTT.

- Công chức Phòng Hành chính Tư pháp thẩm tra hồ sơ (thẩm tra tính thống nhất, hợp lệ của các thông tin trong hồ sơ, giấy tờ, tài liệu do người yêu cầu nộp, xuất trình hoặc đính kèm).

+ Trường hợp hồ sơ cần bổ sung, hoàn thiện hoặc không đủ điều kiện giải quyết, phải từ chối thì gửi thông báo về tình trạng hồ sơ tới Bộ phận một cửa để thông báo cho người nộp hồ sơ – thực hiện lại bước (ii) hoặc (iii);

+ Trường hợp cần xác minh, công chức giải quyết hồ sơ báo cáo Trưởng phòng HCTP (khi được ủy quyền) có văn bản đề nghị cơ quan công an, các cơ quan khác có liên quan xác minh theo quy định tại Khoản 3 Điều 13 Nghị định số 87/2020/NĐ-CP.

Trường hợp kết quả xác minh không có thông tin hoặc thông tin không thống nhất với giấy tờ người yêu cầu cung cấp thì từ chối cấp Văn bản xác nhận thông tin hộ tịch.

Người yêu cầu có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của các thông tin trên Công văn trả lời điện tử và xác nhận (tối đa một ngày).

Nếu người có yêu cầu cấp xác nhận thông tin hộ tịch đã thống nhất, đầy đủ hoặc không có phản hồi sau thời hạn yêu cầu thì công chức Phòng Hành chính tư pháp in Công văn trả lời, trình Trưởng Phòng Hành chính Tư pháp.

Công chức Phòng Hành chính tư pháp

Không quá 01 ngày làm việc. Trường hợp phải tiến hành xác minh thì thời hạn không quá 8 ngày làm việc

- Công văn trả lời

B4

Trưởng phòng Hành chính tư pháp trình kí đồng chí Lãnh đạo Sở

(Trường hợp được ủy quyền, ký bản giấy, bản điện tử chuyển Văn thư Sở và công chức Phòng HCTP)

Trưởng phòng Hành chính tư pháp

Không quá 02 giờ làm việc

Công văn trả lời

B5

Đồng chí Lãnh đạo Sở ký bản giấy, bản điện tử:

- Bản điện tử chuyển Văn thư Sở Tư pháp và công chức Phòng Hành chính tư pháp.

- Bản giấy trích lục hộ tịch (bản sao) hoặc công văn trả lời không có thông tin chuyển cho công chức Phòng Hành chính tư pháp

Lãnh đạo Sở

Không quá 02 giờ làm việc

Công văn trả lời

Hệ thống gửi tin nhắn tới email của công dân thông báo đã có kết quả kính mời công dân đến nhận

B6

Bộ phận văn thư: phát hành bản điện tử và bản giấy, chuyển bản điện tử đến Bộ phận Một cửa, chuyển bản giấy cho công chức tham mưu để gửi đại diện TTPVHCC hoặc bàn giao cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính công ích (trường hợp được trung tâm phục vụ hành chính công ký hợp đồng hoặc uỷ quyền)

Công chức Phòng Hành chính tư pháp; Công chức Bộ phận Một cửa; Văn thư Sở Tư pháp

Không quá 04 giờ làm việc

Công văn trả lời

+ Bản điện tử Công văn trả lời gửi qua thư điện tử, Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân đó;

+ Bản điện tử bản sao Trích lục hộ tịch gửi vào thiết bị số, thông qua phương pháp truyền số liệu phù hợp, đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin.

B7

Trả kết quả

Trung tâm PVHCC Hoặc Địa điểm Tiếp nhận và trả kết quả TTHC theo thông báo của cơ quan có thẩm quyền

4

Biểu mẫu

Hệ thống biểu mẫu (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP của Văn phòng Chính phủ hoặc Văn bản sửa đổi, bổ sung, thay thế)

Tờ khai đề nghị xác nhận thông tin hộ tịch (Thông tư số 04/2024/TT-BTP của Bộ Tư pháp)

Biểu mẫu hộ tịch điện tử tương tác xác nhận thông tin hộ tịch nếu nộp hồ sơ trực tuyến (Thông tư số 03/2023/TT-BTP của Bộ Tư pháp).

Làm tại: ..................., ngày ..... tháng ...... năm .........
Người yêu cầu⁽⁶⁾
(Ký, ghi rõ họ, chữ đệm tên)