Đăng xuất
Việc làm Hồ Chí Minh
Quyết định 260/QĐ-PB năm 2025 ban hành tạm thời Quy trình thu thập, cập nhật, chỉnh sửa và kiểm tra, phúc tra cơ sở dữ liệu của Hệ thống quản lý thông tin tiêm chủng Quốc gia do Cục trưởng Cục Phòng bệnh ban hành
| Số hiệu | 260/QĐ-PB |
| Ngày ban hành | 23/12/2025 |
| Ngày có hiệu lực | 23/12/2025 |
| Loại văn bản | Quyết định |
| Cơ quan ban hành | Cục Phòng bệnh |
| Người ký | Võ Hải Sơn |
| Lĩnh vực | Công nghệ thông tin,Thể thao - Y tế |
|
BỘ Y TẾ |
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
|
Số: 260/QĐ-PB |
Hà Nội, ngày 23 tháng 12 năm 2025 |
CỤC TRƯỞNG CỤC PHÒNG BỆNH
Căn cứ Nghị định số 42/2025/NĐ-CP ngày 27 tháng 02 năm 2025 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Y tế;
Căn cứ Nghị định số 104/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ quy định về hoạt động tiêm chủng;
Căn cứ Thông tư số 34/TT-BYT ngày 12 tháng 11 năm 2018 của Bộ Y tế quy định chi tiết một số điều của Nghị định số 104/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của chính phủ quy định về hoạt động tiêm chủng;
Căn cứ Quyết định số 734/QĐ-BYT ngày 04 tháng 3 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Y tế về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Phòng bệnh thuộc Bộ Y tế;
Theo đề nghị của Trưởng phòng Quản lý tiêm chủng quốc gia.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 3. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký ban hành.
|
|
KT. CỤC TRƯỞNG |
THU THẬP, CẬP NHẬT, CHỈNH SỬA VÀ KIỂM TRA, PHÚC TRA CƠ SỞ DỮ
LIỆU CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG TIN TIÊM CHỦNG QUỐC GIA
(Ban hành kèm theo Quyết định số 260/QĐ-PB ngày 23 tháng 12 năm 2025 của Cục
Phòng bệnh)
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
1. Phạm vi điều chỉnh:
Quy định này thiết lập khung pháp lý và kỹ thuật thống nhất về:
a) Nguyên tắc, trình tự, thủ tục thu thập thông tin ban đầu (tạo lập dữ liệu gốc) vào cơ sở dữ liệu (CSDL) Hệ thống quản lý thông tin tiêm chủng Quốc gia.
b) Quy trình cơ bản về cập nhật, bổ sung, chỉnh sửa thông tin khi có biến động thực tế hoặc pháp lý.
c) Cơ chế kiểm tra, phúc tra (hậu kiểm) nhằm đánh giá chất lượng dữ liệu và phát hiện sai sót.
d) Trách nhiệm của các cấp quản lý và chế tài xử lý các hành vi làm sai lệch dữ liệu, giả mạo hồ sơ trong hệ thống thông tin của Bộ Y tế.
e) Phạm vi dữ liệu: CSDL Hệ thống quản lý thông tin tiêm chủng Quốc gia thuộc phạm vi quản lý của Bộ Y tế.
|
BỘ Y TẾ |
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
|
Số: 260/QĐ-PB |
Hà Nội, ngày 23 tháng 12 năm 2025 |
CỤC TRƯỞNG CỤC PHÒNG BỆNH
Căn cứ Nghị định số 42/2025/NĐ-CP ngày 27 tháng 02 năm 2025 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Y tế;
Căn cứ Nghị định số 104/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ quy định về hoạt động tiêm chủng;
Căn cứ Thông tư số 34/TT-BYT ngày 12 tháng 11 năm 2018 của Bộ Y tế quy định chi tiết một số điều của Nghị định số 104/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của chính phủ quy định về hoạt động tiêm chủng;
Căn cứ Quyết định số 734/QĐ-BYT ngày 04 tháng 3 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Y tế về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Phòng bệnh thuộc Bộ Y tế;
Theo đề nghị của Trưởng phòng Quản lý tiêm chủng quốc gia.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 3. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký ban hành.
|
|
KT. CỤC TRƯỞNG |
THU THẬP, CẬP NHẬT, CHỈNH SỬA VÀ KIỂM TRA, PHÚC TRA CƠ SỞ DỮ
LIỆU CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG TIN TIÊM CHỦNG QUỐC GIA
(Ban hành kèm theo Quyết định số 260/QĐ-PB ngày 23 tháng 12 năm 2025 của Cục
Phòng bệnh)
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
1. Phạm vi điều chỉnh:
Quy định này thiết lập khung pháp lý và kỹ thuật thống nhất về:
a) Nguyên tắc, trình tự, thủ tục thu thập thông tin ban đầu (tạo lập dữ liệu gốc) vào cơ sở dữ liệu (CSDL) Hệ thống quản lý thông tin tiêm chủng Quốc gia.
b) Quy trình cơ bản về cập nhật, bổ sung, chỉnh sửa thông tin khi có biến động thực tế hoặc pháp lý.
c) Cơ chế kiểm tra, phúc tra (hậu kiểm) nhằm đánh giá chất lượng dữ liệu và phát hiện sai sót.
d) Trách nhiệm của các cấp quản lý và chế tài xử lý các hành vi làm sai lệch dữ liệu, giả mạo hồ sơ trong hệ thống thông tin của Bộ Y tế.
e) Phạm vi dữ liệu: CSDL Hệ thống quản lý thông tin tiêm chủng Quốc gia thuộc phạm vi quản lý của Bộ Y tế.
2. Đối tượng áp dụng:
a) Tuyến Trung ương: Cục Phòng bệnh.
b) Tuyến tiêm chủng mở rộng khu vực: Viện Vệ sinh dịch tễ Trung ương; Viện Vệ sinh dịch tễ Tây Nguyên; Viện Pasteur thành phố Hồ Chí Minh; Viện Pasteur Nha Trang.
c) Tuyến tỉnh: Sở Y tế; Trung tâm Kiểm soát bệnh tật tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (gọi tắt là Trung tâm Kiểm soát bệnh tật tỉnh).
d) Tuyến trung tâm Y tế khu vực: Trung tâm y tế khu vực trực thuộc các tỉnh.
e) Tuyến cơ sở: Trạm Y tế xã, phường, đặc khu; Cơ sở tiêm chủng nhà nước, tư nhân và các cơ sở y tế được thực hiện tiêm chủng theo quy định; Cơ sở khám chữa bệnh có phòng sinh.
Trong Quy định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. Thu thập dữ liệu là quá trình xác lập hồ sơ thông tin ban đầu về đối tượng quản lý thông qua các biểu mẫu và cập nhật vào hệ thống.
2. Cập nhật biến động là quá trình ghi nhận những thay đổi về trạng thái, tính chất, quy mô của đối tượng quản lý so với thông tin gốc.
3. Phúc tra dữ liệu là hoạt động kiểm tra lại, xác minh tính chính xác của dữ liệu đã được thu thập và cập nhật trong hệ thống bằng cách đối chiếu với hồ sơ gốc, tài liệu pháp lý và hiện trạng thực tế. Đây là biện pháp "làm sạch" dữ liệu quan trọng nhất.
4. Dữ liệu sống là dữ liệu phản ánh đúng thực trạng của đối tượng quản lý tại thời điểm tra cứu.
1. Tính pháp lý và chính xác: Thông tin khi thu thập, cập nhật vào CSDL Hệ thống quản lý thông tin tiêm chủng Quốc gia phải bảo đảm tính pháp lý (có căn cứ từ văn bản nhà nước, quyết định xếp hạng, giấy phép...) và tính chính xác tuyệt đối. Nghiêm cấm việc nhập liệu dựa trên phỏng đoán hoặc thông tin chưa được kiểm chứng.
2. Tính kịp thời và liên tục: Mọi biến động về thông tin phải được cập nhật vào hệ thống ngay khi phát sinh hoặc trong thời hạn quy định. Không để xảy ra tình trạng "độ trễ" dữ liệu làm ảnh hưởng đến công tác chỉ đạo, điều hành.
3. An toàn và bảo mật: Quá trình thu thập, cập nhật phải tuân thủ các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước, bảo vệ dữ liệu cá nhân và an toàn an ninh mạng.
4. Cá thể hóa trách nhiệm: Mỗi trường thông tin được nhập vào hệ thống phải gắn với định danh của một cán bộ cụ thể. Cán bộ nhập liệu và lãnh đạo phê duyệt phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của dữ liệu đó.
Điều 4. Giải thích các tiêu chí chất lượng dữ liệu:
Dữ liệu trong CSDL Hệ thống quản lý thông tin tiêm chủng Quốc gia thuộc Bộ Y tế phải bảo đảm các tiêu chí chất lượng: Đúng - Đủ - Sạch - Sống - Thống nhất - Dùng chung, cụ thể:
1. Đúng: Dữ liệu phải chính xác tuyệt đối, phản ánh đúng thực trạng và có căn cứ pháp lý. Thông tin thu thập được cần khớp với giấy tờ nguồn (quyết định, giấy phép, văn bản pháp lý...). Nghiêm cấm nhập liệu dựa trên phỏng đoán hoặc dữ liệu chưa kiểm chứng.
2. Đủ: Dữ liệu phải đầy đủ các trường thông tin bắt buộc theo quy định nghiệp vụ. Hồ sơ nào yêu cầu những thông tin cốt lõi nào thì khi nhập liệu phải có đủ những thông tin đó. Không để trống các trường dữ liệu tối quan trọng. Trong phiếu thu thập thông tin chuyên ngành, phải bao gồm các trường thông tin bắt buộc (core data) và bảo đảm tất cả các trường này được kê khai.
3. Sạch: Dữ liệu phải tin cậy và không có lỗi. “Sạch” nghĩa là không trùng lặp, không mâu thuẫn, không sai logic. Mỗi đối tượng quản lý chỉ được có một bản ghi duy nhất trong CSDL (tránh tình trạng một đối tượng nhập hai lần). Đồng thời, dữ liệu phải phù hợp logic nghiệp vụ. Trong quá trình kiểm tra dữ liệu, các lỗi như dữ liệu trùng lặp, thiếu thông tin hoặc phi logic đều phải được phát hiện và xử lý.
4. Sống: Dữ liệu phải “sống” tức là luôn được cập nhật kịp thời, đồng bộ với thực tế. Một bộ dữ liệu dù ban đầu đúng và đủ nhưng nếu không được cập nhật thường xuyên thì sẽ trở nên “chết”, mất giá trị. Do đó cần bảo đảm mọi biến động thực tế được phản ánh vào hệ thống trong thời gian ngắn nhất. Bộ Công an nhấn mạnh rằng tạo lập dữ liệu đã khó, nhưng duy trì nuôi dưỡng dữ liệu còn khó hơn nhiều - dữ liệu dân cư quốc gia luôn được cập nhật thường xuyên từ cơ sở để bảo đảm tính “sống”.
5. Thống nhất: Đây là tiêu chí mở rộng thêm nhằm bảo đảm tính đồng bộ trên toàn hệ thống dữ liệu. Thống nhất có nghĩa là dữ liệu được thu thập và quản lý theo cùng một tiêu chuẩn, quy tắc trên phạm vi toàn quốc. Các định danh, mã số, danh mục dùng trong dữ liệu phải thống nhất giữa bộ, ban, ngành và địa phương phương, tránh tình trạng mỗi nơi một kiểu. Việc chuẩn hóa và đồng bộ dữ liệu từ trung ương đến địa phương là yêu cầu then chốt để bảo đảm tính thống nhất.
6. Dùng chung: Tiêu chí này nhấn mạnh khả năng kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa các hệ thống, hướng tới một lần thu thập, nhiều lần sử dụng. Dữ liệu “dùng chung” đồng nghĩa với việc các đơn vị có thể khai thác dữ liệu của nhau một cách hợp pháp, an toàn, giảm thiểu việc mỗi nơi tự thu thập lại cùng một thông tin. Chính phủ yêu cầu các hệ thống dữ liệu phải sẵn sàng kết nối, chia sẻ theo thời gian thực khi cần.
7. Đồng bộ, xuyên suốt: Đây là tiêu chí mở rộng thêm nhằm bảo đảm cho các quy trình, dữ liệu, biểu mẫu và tài liệu được xây dựng và cập nhật thống nhất giữa các đơn vị tham gia. Thông tin được truyền đạt liền mạch, có cơ chế kiểm soát và rà soát thường xuyên nhằm hạn chế tối đa việc đứt đoạn hoặc sai lệch do thay đổi nhân sự hay khối lượng công việc tăng. Quy trình phối hợp được quy định rõ ràng, tránh chồng chéo nhiệm vụ, nâng cao hiệu quả điều phối và giảm thời gian xử lý. Việc duy trì tính thống nhất từ đầu vào đến đầu ra giúp bảo đảm chất lượng báo cáo, hỗ trợ quá trình ra quyết định và góp phần vận hành ổn định, mạch lạc từ đầu đến cuối.
Điều 5. Các hành vi bị nghiêm cấm
1. Tự ý lập, xóa, sửa chữa, bổ sung, điều chỉnh thông tin đối tượng quản lý khi chưa có đủ căn cứ xác thực và chưa được lãnh đạo cấp có thẩm quyền phê duyệt.
2. Cung cấp thông tin trong CSDL Hệ thống quản lý thông tin tiêm chủng Quốc gia cho bên thứ ba khi chưa được phép.
3. Lợi dụng quyền hạn truy cập hệ thống để trục lợi hoặc gây hại cho tổ chức, cá nhân khác.
4. Che giấu, trì hoãn việc cập nhật thông tin biến động.
5. Phúc tra tra hình thức, bao che cho sai phạm về dữ liệu của cấp dưới.
QUY TRÌNH THU THẬP DỮ LIỆU (TẠO LẬP DỮ LIỆU GỐC)
Điều 6. Nguyên tắc về quy trình thu thập, tạo lập dữ liệu
Trong quy trình thu thập dữ liệu ban đầu, các bước thực hiện cần được thiết kế sao cho đáp ứng đầy đủ 6 tiêu chí chất lượng dữ liệu nói trên. Cụ thể, khi thu thập, cán bộ thu thập và đơn vị liên quan phải tuân thủ:
1. Đúng: Thu thập thông tin từ nguồn chính thống và đáng tin cậy. Cán bộ thu thập cần đối chiếu dữ liệu với giấy tờ pháp lý gốc (mã số định danh /CCCD của cá nhân…) để bảo đảm thông tin nhập vào CSDL Hệ thống quản lý thông tin tiêm chủng Quốc gia chính xác tuyệt đối, không sai lệch so với thực tế.
2. Đủ: Bảo đảm thu thập đầy đủ tất cả các trường thông tin theo biểu mẫu quy định. Mỗi đối tượng quản lý phải có đủ thông tin bắt buộc trong phiếu thu thập; không bỏ sót hạng mục nào, giúp hồ sơ dữ liệu hoàn chỉnh ngay từ ban đầu.
3. Sạch: Ngay trong quá trình thu thập, loại bỏ các dữ liệu sai hoặc trùng lặp.
4. Sống: Tiến hành thu thập kịp thời ngay khi có đối tượng mới hoặc sự kiện phát sinh. Không chờ đợi tích lũy quá lâu mới cập nhật, tránh để dữ liệu bị “độ trễ”. Điều này giúp thông tin luôn mới nhất (sống).
5. Thống nhất: Sử dụng biểu mẫu và quy trình thống nhất trên toàn quốc khi thu thập. Mọi dữ liệu đầu vào phải theo cấu trúc chung đã ban hành (các mã danh mục, đơn vị đo lường, thuật ngữ… đều thống nhất). Nhờ đó, dữ liệu từ nhiều địa phương, đơn vị khác nhau có thể kết hợp hài hòa trong hệ thống tập trung mà không bị xung đột định dạng hay sai khác về cách hiểu.
6. Dùng chung: Thực hiện thu thập trên hệ thống tập trung hoặc theo định dạng chuẩn được Bộ quy định, để các dữ liệu thu thập có thể chia sẻ dùng chung ngay từ đầu.
Điều 7. Thẩm quyền và Trách nhiệm thu thập
Các đơn vị tuyến cơ sở chịu trách nhiệm thu thập thông tin về các đối tượng tiêm chủng tiêm tại đơn vị hoặc thuộc thẩm quyền quản lý cấp địa phương.
Điều 8. Quy trình thu thập thông tin ban đầu
Quá trình thu thập dữ liệu lần đầu đối với một đối tượng quản lý mới được thực hiện về cơ bản theo các bước sau:
Bước 1. Cán bộ tiêm chủng tuyến cơ sở thực hiện thu thập thông tin đối tượng đến tiêm chủng tại cơ sở tiêm chủng.
- Thông tin thu thập bao gồm các trường thông tin theo quy định danh mục thông tin cơ bản của Hệ thống quản lý thông tin tiêm chủng Quốc gia.
Bước 2. Cán bộ tiêm chủng tuyến cơ sở căn cứ thông tin đối tượng tiêm chủng cung cấp thực hiện nhập liệu vào Hệ thống quản lý thông tin tiêm chủng Quốc gia.
- Nhập đúng, đủ, chính xác các thông tin vào Hệ thống quản lý thông tin tiêm chủng Quốc gia.
- Xin ý kiến đồng ý của chủ thể dữ liệu về việc xử lý dữ liệu cá nhân.
Bước 3. Thực hiện ký số dữ liệu đối tượng tiêm chủng.
Bước 4. Hệ thống quản lý thông tin tiêm chủng Quốc gia gửi dữ liệu đã được ký số sang hệ thống CSDL Quốc gia về dân cư để rà soát và làm sạch dữ liệu.
- Rà soát làm sạch dữ liệu và đánh dấu đối tượng đã được làm sạch dữ liệu trên phần mềm Hệ thống quản lý thông tin tiêm chủng Quốc gia với các trường hợp sau:
+ Đối tượng tiêm chủng đã được ký số dữ liệu.
+ Đối tượng tiêm chủng có mã số định danh cá nhân, số Căn cước công dân (CCCD).
+ Đối tượng tiêm chủng không có mã số định danh cá nhân, số Căn cước công dân (CCCD).
+ Đối tượng tiêm chủng có mã số định danh cá nhân, số Căn cước công dân (CCCD) bị sai,
Điều 9. Thu thập thông tin từ các nguồn dữ liệu khác
1. Từ công tác rà soát tiêm chủng trên địa bàn quản lý: Khi tổ chức thực hiện các công tác rà soát tiêm chủng trên địa bàn quản lý, cán bộ tiêm chủng tuyến cơ sở có trách nhiệm rà soát và đối chiếu kiểm tra thông tin trên hệ thống. Nếu thông tin chưa có, tiến hành thu thập cập nhật ngay thông tin chuyên ngành; nếu thông tin đã có những thay đổi, tiến hành cập nhật.
2. Từ các CSDL Quốc gia, chuyên ngành khác: Đối với dữ liệu về các đối tượng thuộc bộ, ban, ngành khác quản lý, hệ thống chuyên ngành Y tế thực hiện kết nối liên thông xác thực kết nối bảo đảm theo các quy định hiện hành.
QUY TRÌNH CẬP NHẬT, CHỈNH SỬA VÀ BỔ SUNG THÔNG TIN (QUẢN LÝ BIẾN ĐỘNG)
Điều 10. Nguyên tắc về quy trình cập nhật, bổ sung thông tin
Quy trình cập nhật, chỉnh sửa thông tin (khi có biến động thực tế hoặc phát hiện sai sót), việc lồng ghép các tiêu chí chất lượng dữ liệu giúp duy trì và nâng cao chất lượng CSDL Hệ thống quản lý thông tin tiêm chủng Quốc gia. Mỗi bước xử lý biến động cần tính đến và bảo đảm các tiêu chí về chất lượng dữ liệu như sau:
1. Đúng: Mọi thông tin cập nhật phải có căn cứ xác thực để bảo đảm tính chính xác. Cán bộ chỉ thực hiện cập nhật sau khi đã xác minh đầy đủ. Tuyệt đối không cập nhật dựa trên suy đoán hoặc thông tin chưa kiểm chứng, nhằm giữ cho dữ liệu luôn đúng với thực tế.
2. Đủ: Khi bổ sung, chỉnh sửa, phải bổ sung đầy đủ tất cả thông tin liên quan đến biến động đó. Tránh tình trạng chỉ cập nhật một phần, bỏ sót các trường dữ liệu khác khiến hồ sơ không hoàn chỉnh.
3. Sạch: Quá trình cập nhật phải đi đôi với làm sạch dữ liệu. Thông tin cũ, lỗi thời cần được xóa hoặc lưu vào lịch sử khi có thông tin mới thay thế, tránh để dữ liệu mâu thuẫn hoặc trùng lặp. Nếu phát hiện dữ liệu sai (do nhập nhầm, lỗi hệ thống), phải chỉnh sửa kịp thời. Sau mỗi lần cập nhật, cán bộ cần kiểm tra lại để chắc chắn không còn lỗi phát sinh và toàn bộ dữ liệu vẫn sạch sẽ, rõ ràng.
4. Sống: Bảo đảm cập nhật nhanh chóng, đúng hạn ngay khi có biến động. CSDL Hệ thống quản lý thông tin tiêm chủng Quốc gia chỉ có giá trị khi phản ánh đúng hiện trạng; do đó, tiêu chí “sống” yêu cầu không được chậm trễ.
5. Thống nhất: Khi cập nhật, phải tuân thủ cấu trúc và định dạng thống nhất của hệ thống. Thông tin mới nhập vào không được làm sai lệch quy cách chung. Nếu có thay đổi về danh mục dùng chung (chẳng hạn đổi tên đơn vị hành chính), cần cập nhật đồng bộ trên toàn hệ thống để các phần dữ liệu liên quan đều thống nhất.
6. Dùng chung: Các thông tin sau khi cập nhật cần được chia sẻ hoặc đồng bộ với những nơi liên quan.
Điều 11. Nguyên tắc cập nhật biến động
Dữ liệu chuyên ngành chỉ có giá trị khi nó là dữ liệu "sống". Do đó, mọi biến động thực tế phải được phản ánh vào hệ thống trong thời gian ngắn nhất. Các loại biến động bao gồm:
1. Biến động về pháp lý: khi có thay đổi về văn bản quy phạm pháp luật, chính sách
2. Biến động về trạng thái: khi có thay đổi về thông tin cá nhân đối tượng tiêm chủng, thông tin mũi tiêm đã được tiêm của đối tượng tiêm chủng.
Điều 12. Quy trình cập nhật thông tin
Quá trình quy trình cập nhật, chỉnh sửa thông tin (khi có biến động thực tế) được thực hiện về cơ bản theo quy trình sau:
1. Phát hiện thay đổi:
Cán bộ tiêm chủng tại tuyến cơ sở thông qua công tác rà soát, giám sát, nắm tình hình thực tế, hoặc tiếp nhận thông báo từ đối tượng tiêm chủng trên địa bàn quản lý, phát hiện có sự thay đổi thông tin.
2. Chỉnh sửa thông tin:
Cán bộ tiêm chủng tại tuyến cơ sở cập nhật thông tin thay đổi lên Hệ thống quản lý thông tin tiêm chủng Quốc gia.
a) Hệ thống sẽ tự động lưu lại lịch sử thay đổi gồm: Người sửa, thời gian sửa, nội dung sửa.
b) Lưu thông tin cập nhật thông tin vào hồ sơ lưu trữ.
c) Chuyên viên, cán bộ Cục Phòng bệnh thực hiện ký số dữ liệu đối tượng tiêm chủng.
d) Hệ thống quản lý thông tin tiêm chủng Quốc gia gửi dữ liệu cập nhật đã được ký số sang hệ thống CSDL Quốc gia về dân cư để rà soát và làm sạch dữ liệu.
Điều 13. Chỉnh sửa thông tin do sai sót
1. Trường hợp cơ quan quản lý phát hiện thông tin trong CSDL có sai sót so với hồ sơ gốc (do lỗi nhập liệu, lỗi hệ thống): Cán bộ lập biên bản về việc sai sót, báo cáo Thủ trưởng đơn vị phê duyệt, sau đó thực hiện chỉnh sửa ngay.
2. Trường hợp tổ chức, cá nhân phát hiện thông tin của mình trên hệ thống bị sai lệch:
a) Tổ chức, cá nhân gửi yêu cầu chỉnh sửa kèm tài liệu chứng minh.
b) Cán bộ tiếp nhận kiểm tra tính pháp lý (trong thời hạn 01 ngày làm việc).
c) Nếu có căn cứ: Lập Phiếu cập nhật thông tin trình lãnh đạo duyệt sửa.
d) Nếu không có căn cứ: Trả lời bằng văn bản nêu rõ lý do không sửa.
QUY TRÌNH KIỂM TRA VÀ PHÚC TRA DỮ LIỆU
Điều 14. Nguyên tắc chung về quy trình kiểm tra và phúc tra dữ liệu
Phúc tra dữ liệu là khâu “hậu kiểm” quan trọng nhằm đánh giá và nâng cao chất lượng của CSDL Hệ thống quản lý thông tin tiêm chủng Quốc gia sau quá trình thu thập và cập nhật, bảo đảm các yếu tố sau:
1. Đúng: Tiến hành đối chiếu, xác minh để kiểm tra tính chính xác của dữ liệu. Đoàn phúc tra cần so sánh dữ liệu trên hệ thống với hồ sơ gốc, giấy tờ lưu trữ và kiểm tra thực tế hiện trường (nếu cần) nhằm phát hiện dữ liệu nào chưa đúng. Mọi thông tin sai lệch phải được ghi nhận và hiệu chỉnh ngay sau phúc tra, bảo đảm CSDL Hệ thống quản lý thông tin tiêm chủng Quốc gia trở về trạng thái chính xác tuyệt đối.
2. Đủ: Rà soát CSDL Hệ thống quản lý thông tin tiêm chủng Quốc gia để phát hiện những trường thông tin bị thiếu hoặc chưa được cập nhật. Sau phúc tra, đơn vị quản lý phải bổ sung đầy đủ các thông tin còn thiếu này. Tiêu chí “Đủ” bảo đảm rằng mỗi hồ sơ sau phúc tra đều có đầy đủ các mục thông tin theo quy định, không còn tình trạng thiếu sót.
3. Sạch: Phúc tra nhằm làm sạch toàn diện dữ liệu. Có thể sử dụng các công cụ hoặc kiểm tra thủ công để phát hiện dữ liệu trùng lặp, dữ liệu ảo, dữ liệu sai logic hoặc không hợp lệ. Những dữ liệu “bẩn” này phải được xóa bỏ hoặc hiệu chỉnh, chuẩn hóa ngay. Kết quả phúc tra cần trả về một CSDL Hệ thống quản lý thông tin tiêm chủng Quốc gia “sạch” hoàn toàn – tức không còn lỗi kỹ thuật hay sai phạm nội dung.
4. Sống: Kiểm tra phát hiện những “dữ liệu chết” – tức các bản ghi lâu ngày không có bất kỳ biến động cập nhật nào. Đối với các dữ liệu này, đoàn phúc tra sẽ xác minh xem đối tượng còn tồn tại hay hoạt động thực tế không. Nếu đối tượng đã ngưng hoạt động hoặc không còn, cần cập nhật trạng thái mới hoặc loại bỏ khỏi cơ sở dữ liệu. Mục tiêu là sau phúc tra, CSDL Hệ thống quản lý thông tin tiêm chủng Quốc gia chỉ chứa dữ liệu “sống”: mọi hồ sơ đều đại diện cho các đối tượng đang hiện hữu và ở trạng thái cập nhật mới nhất.
5. Thống nhất: Phúc tra cũng nhằm bảo đảm tính thống nhất của dữ liệu trên toàn hệ thống. Điều này bao gồm việc kiểm tra sự khớp đúng giữa dữ liệu điện tử và hồ sơ giấy (bảo đảm nhập liệu không sai sót), cũng như sự thống nhất giữa các phần dữ liệu trong hệ thống. Nếu phát hiện chỗ nào chưa thống nhất, cần điều chỉnh để đồng bộ hoàn toàn.
6. Dùng chung: Cuối cùng, phúc tra đánh giá khả năng chia sẻ và khai thác dữ liệu của hệ thống. Đoàn phúc tra kiểm tra xem dữ liệu đã được kết nối liên thông với các hệ thống khác chưa. Sau phúc tra, những rào cản về dùng chung (nếu có) phải được khắc phục: dữ liệu đủ điều kiện chia sẻ sẽ được mở khóa hoặc đồng bộ, bảo đảm CSDL Hệ thống quản lý thông tin tiêm chủng Quốc gia có thể phục vụ dùng chung cho nhiều đơn vị một cách thông suốt, đúng quy định.
Điều 15. Mục đích và phân cấp phúc tra
1. Mục đích: Phúc tra là hoạt động rà soát, kiểm tra lại toàn bộ hoặc một phần dữ liệu đã được thu thập, cập nhật nhằm phát hiện các sai sót, giả mạo, hoặc vi phạm quy trình, từ đó làm sạch dữ liệu và chấn chỉnh đội ngũ cán bộ.
2. Phân cấp phúc tra:
a) Cục Phòng bệnh: Phúc tra dữ liệu của các đơn vị trực thuộc Bộ.
b) Các đơn vị chuyên ngành: Phúc tra dữ liệu của phòng, ban trực thuộc và các đơn vị, doanh nghiệp liên quan.
Để bảo đảm tính toàn diện, hoạt động phúc tra được thực hiện kết hợp 03 phương thức:
1. Phúc tra trên hệ thống phần mềm
Sử dụng các công cụ rà quét tự động hoặc tra cứu thủ công trên phần mềm quản trị CSDL Hệ thống quản lý thông tin tiêm chủng Quốc gia để phát hiện các trường hợp nghi vấn:
a) Dữ liệu trùng lặp.
b) Dữ liệu thiếu thông tin: Các trường thông tin bắt buộc bị bỏ trống.
c) Dữ liệu phi logic.
d) Dữ liệu "chết": Các hồ sơ không có bất kỳ cập nhật biến động nào trong vòng 1 khoảng thời gian nhất định - phù hợp với tính chất của từng đối tượng (cần xác minh xem đối tượng còn hoạt động không).
2. Phúc tra qua hồ sơ lưu trữ:
Tiến hành chọn mẫu ngẫu nhiên (tối thiểu 5% tổng số hồ sơ) để đối chiếu giữa dữ liệu điện tử trên hệ thống và Hồ sơ lưu trữ chuyên ngành lưu tại đơn vị.
a) Yêu cầu: Thông tin trên hệ thống phải trùng khớp 100% với hồ sơ giấy.
b) Nếu phát hiện sai lệch: Lập biên bản, yêu cầu giải trình rõ nguyên nhân (do nhập sai hay do hồ sơ giấy bị sửa chữa).
3. Phúc tra thực tế hiện trường:
Phúc tra trực tiếp xuống hiện trường để xác minh tính "Sống" và "Đúng" của dữ liệu.
Điều 17. Quy trình xử lý kết quả phúc tra
1. Lập Biên bản phúc tra: Kết thúc đợt kiểm tra phải lập biên bản, nêu rõ số lượng hồ sơ đã kiểm tra, số lượng hồ sơ sai sót, phân loại lỗi (lỗi kỹ thuật, lỗi quy trình, hay lỗi cố ý).
2. Khắc phục sai sót:
a) Đối với lỗi kỹ thuật/nhập liệu: Yêu cầu đơn vị được kiểm tra tiến hành chỉnh sửa (theo quy trình tại Điều 10) trong thời hạn 24 giờ.
b) Đối với dữ liệu ảo, dữ liệu rác: Yêu cầu hủy bỏ hoặc chuẩn hóa ngay lập tức.
3. Kiến nghị xử lý:
a) Nếu phát hiện hành vi cố ý làm sai lệch hồ sơ, che giấu thông tin: Kiến nghị xử lý kỷ luật đối với cán bộ nhập liệu và lãnh đạo đơn vị theo quy định của ngành và pháp luật.
b) Kết quả phúc tra là tiêu chí quan trọng để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ và xếp hạng chỉ số chuyển đổi số (DTI) của cơ quan, đơn vị.
QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ KẾT NỐI HỆ THỐNG
Điều 18. Quản lý tài khoản và phân quyền
1. Tạo lập, cấp và thu hồi tài khoản:
a) Cục Phòng bệnh tạo lập, cung cấp, thu hồi tài khoản cho các đơn vị tại Điểm b, Khoản 2, Điều 1 của Quy định này và Sở Y tế (hoặc Trung tâm Kiểm soát bệnh tật tỉnh nếu có văn bản ủy quyền của Sở Y tế).
b) Sở Y tế hoặc Trung tâm Kiểm soát bệnh tật tỉnh có trách nhiệm quy định và thực hiện việc cung cấp, thu hồi tài khoản cho các đơn vị trên địa bàn quản lý.
2. Mật khẩu ban đầu được cung cấp bởi các đơn vị phân cấp tại khoản 1, Điều 18 của Quy định này.
3. Quản lý tài khoản:
a) Thủ trưởng đơn vị chịu trách nhiệm tiếp nhận, phân cấp, quản lý tài khoản và bàn giao tài khoản bằng văn bản cho cá nhân có trách nhiệm của đơn vị quản lý, sử dụng.
b) Tổ chức, cá nhân sau khi nhận tài khoản, có trách nhiệm đổi mật khẩu ban đầu ngay sau khi được cung cấp và có trách nhiệm quản lý mật khẩu mới.
c) Trường hợp mất mật khẩu, thay đổi thông tin tài khoản, thông tin đơn vị cần gửi văn bản cho đơn vị cung cấp tài khoản theo phân cấp tại khoản 1, Điều 18, Quy định này.
d) Trong trường hợp tổ chức, cá nhân không sử dụng tài khoản (trong vòng 06 tháng liên tiếp không truy cập vào Hệ thống), đơn vị cấp tài khoản có trách nhiệm khóa tài khoản của tổ chức, cá nhân đó.
4. Phân quyền:
a) Cán bộ tuyến cơ sở: Chỉ có quyền "Thêm mới", "Cập nhật" và “Xem” dữ liệu trong phạm vi địa bàn mình phụ trách. Có thể "Xem" dữ liệu ngoài địa bàn khi thực hiện tìm kiếm nâng cao đối tượng để chuyển đối tượng về địa bàn mình quản lý hoặc tìm kiếm nhập bổ sung đối tượng ngoài địa bàn vào kế hoạch tiêm chủng khi đối tượng vãng lai đến tiêm chủng. Có quyền xem báo cáo toàn đơn vị, tổng hợp báo cáo, gửi báo cáo lên tuyến trên, quản lý kho vắc xin - vật tư tại đơn vị.
b) Cán bộ tuyến trung tâm y tế khu vực: Chỉ có quyền “Xem” dữ liệu trong phạm vi địa bàn mình phụ trách. Có quyền xem báo cáo tuyến dưới, tổng hợp báo cáo toàn đơn vị, gửi báo cáo lên tuyến trên, quản lý kho vắc xin - vật tư cấp đơn vị.
c) Cán bộ tuyến tỉnh: Chỉ có quyền “Xem” dữ liệu trong phạm vi địa bàn mình phụ trách. Có quyền xem báo cáo tuyến dưới, tổng hợp báo cáo toàn đơn vị, gửi báo cáo tuyến trên, quản lý kho vắc xin - vật tư theo cấp đơn vị. Chịu trách nhiệm cấu hình giới hạn truy cập các chức năng trên hệ thống cho tài khoản tuyến dưới.
d) Cán bộ tuyến tiêm chủng mở rộng khu vực: Chỉ có quyền “Xem” dữ liệu trong phạm vi địa bàn mình phụ trách. Có quyền xem báo cáo tuyến dưới, tổng hợp báo cáo toàn đơn vị, gửi báo cáo tuyến trên, quản lý kho vắc xin - vật tư theo cấp đơn vị
đ) Cán bộ tuyến quốc gia: Chỉ có quyền “Xem” dữ liệu trong phạm vi địa bàn mình phụ trách. Có quyền xem báo cáo tuyến dưới, tổng hợp báo cáo toàn đơn vị, gửi báo cáo tuyến trên, quản lý kho vắc xin - vật tư theo cấp đơn vị. Chịu trách nhiệm cấu hình giới hạn truy cập các chức năng trên hệ thống cho tài khoản tuyến dưới.
e) Cán bộ quản trị (Admin): Chỉ có quyền cấu hình hệ thống, quản lý danh mục, nhưng không được can thiệp vào nội dung dữ liệu nghiệp vụ nếu không có văn bản yêu cầu.
5. Bảo mật:
a) An toàn thông tin: Bảo đảm bảo mật an toàn thông tin cấp độ 3. Toàn bộ tài khoản trên hệ thống bắt buộc bật xác thực hai lớp (xác thực đa yếu tố - MFA).
b) Giới hạn số lần tìm kiếm: Mặc định 100 lần/ngày/tài khoản, cho phép cấu hình thay đổi số lần cho từng tài khoản, quyền cấu hình sẽ giao cho cấp tỉnh và cấp Trung ương.
Điều 19. Kết nối và Chia sẻ dữ liệu
1. Hệ thống CSDL chuyên ngành Y tế là hệ thống mở, sẵn sàng kết nối với:
a) CSDL Quốc gia về dân cư.
b) CSDL tổng hợp Quốc gia.
c) Các CSDL của các đơn vị trong hệ thống chính trị khác có liên quan.
2. Việc chia sẻ dữ liệu phải tuân thủ các quy định pháp luật liên quan.
TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ
Điều 20. Trách nhiệm của Cục Phòng bệnh
1. Xác định rõ bộ tiêu chí dữ liệu cho lĩnh vực mình quản lý, ban hành danh mục dữ liệu, từ điển dữ liệu, các trường thông tin liên quan đến CSDL Hệ thống quản lý thông tin tiêm chủng Quốc gia làm căn cứ xây dựng và ban hành các phiếu thu thập thông tin, cập nhật thông tin phù hợp.
2. Xây dựng và ban hành quy trình tạo lập, cập nhật và phúc tra dữ liệu CSDL Hệ thống quản lý thông tin tiêm chủng Quốc gia phù hợp với đặc thù quản lý, dựa trên các nguyên tắc và quy trình cơ bản được nêu tại quy định này.
3. Xây dựng ban hành các phiếu thu thập thông tin CSDL Hệ thống quản lý thông tin tiêm chủng Quốc gia đáp ứng nghiệp vụ hệ thống.
4. Ban hành tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ thu thập, cập nhật.
5. Tổ chức các đoàn phúc tra chuyên đề hàng năm đối với dữ liệu của các địa phương.
6. Tổng hợp báo cáo Bộ trưởng Bộ Y tế về chất lượng dữ liệu CSDL Hệ thống quản lý thông tin tiêm chủng Quốc gia trên toàn quốc.
Điều 21. Trách nhiệm của các đơn vị tuyến tiêm chủng mở rộng khu vực
1. Chịu trách nhiệm về tính "Đúng, Đủ, Sạch, Sống, Thống nhất, dùng chung" của dữ liệu CSDL Hệ thống quản lý thông tin tiêm chủng Quốc gia trên địa bàn.
2. Chỉ đạo, đôn đốc các phòng ban liên quan và các đơn vị trực thuộc thực hiện nghiêm túc quy trình thu thập, cập nhật.
3. Thường xuyên tổ chức kiểm tra, phúc tra chéo giữa các đơn vị thuộc địa bàn phụ trách.
Điều 22. Trách nhiệm của các đơn vị tuyến tỉnh
1. Chịu trách nhiệm về tính "Đúng, Đủ, Sạch, Sống, Thống nhất, dùng chung" của dữ liệu CSDL Hệ thống quản lý thông tin tiêm chủng Quốc gia trên địa bàn.
2. Chỉ đạo, đôn đốc các phòng ban liên quan và các đơn vị trực thuộc thực hiện nghiêm túc quy trình thu thập, cập nhật.
3. Thường xuyên tổ chức kiểm tra, phúc tra chéo giữa các đơn vị thuộc địa bàn phụ trách.
Điều 23. Trách nhiệm của các đơn vị tuyến trung tâm y tế khu vực
1. Chịu trách nhiệm về tính "Đúng, Đủ, Sạch, Sống, Thống nhất, dùng chung" của dữ liệu CSDL Hệ thống quản lý thông tin tiêm chủng Quốc gia trên địa bàn.
2. Chỉ đạo, đôn đốc các phòng ban liên quan và các đơn vị trực thuộc thực hiện nghiêm túc quy trình thu thập, cập nhật.
3. Thường xuyên tổ chức kiểm tra, phúc tra chéo giữa các đơn vị thuộc địa bàn phụ trách.
Điều 24. Trách nhiệm của các đơn vị tuyến cơ sở tiêm chủng
1. Chịu trách nhiệm về tính "Đúng, Đủ, Sạch, Sống, Thống nhất, dùng chung" của dữ liệu CSDL Hệ thống quản lý thông tin tiêm chủng Quốc gia trên địa bàn.
2. Phân công nhân sự, chỉ đạo, đôn đốc, thường xuyên kiểm tra việc thực hiện tại cơ sở nhằm bảo đảm thực hiện nghiêm túc, kịp thời, đầy đủ quy trình thu thập, cập nhật theo quy định.
