Quyết định 1681/QĐ-UBND năm 2026 phê duyệt Quy trình nội bộ trong giải quyết thủ tục hành chính các lĩnh vực Thông tin, báo chí nước ngoài tại Việt Nam; Văn phòng đại diện của các tổ chức hợp tác, nghiên cứu nước ngoài tại Việt Nam thuộc phạm vi, chức năng quản lý của Sở Ngoại vụ tỉnh Điện Biên

ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH ĐIỆN BIÊN
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 1681/QĐ-UBND

Điện Biên, ngày 28 tháng 7 năm 2026

Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Bộ Ngoại giao;
- Bộ Tư Pháp (Cục Kiểm soát TTHC);
- HTTT giải quyết TTHC tỉnh (Sở KH&CN);
- Cổng Thông tin điện tử tỉnh;
- Lưu VT, PVHCC.

KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH




Nguyễn Văn Đoạt

Các bước thực hiện

Nội dung công việc

Trách nhiệm xử lý công việc

Thời gian (ngày/ngày làm việc)

Kết quả/sản phẩm

Bước 1

Trường hợp hồ sơ đầy đủ chính xác theo quy định, tiếp nhận hồ sơ. Hồ sơ gồm:

- Văn bản đề nghị cấp phép làm cộng tác viên của Văn phòng thường trú (theo mẫu);

- Thông tin cá nhân của người được cử làm cộng tác viên;

- 01 ảnh-chân dung 03 cm x 04 cm của người được cử làm cộng tác viên hoặc file ảnh.

- Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh;

- Trung tâm hành chính công cấp xã.

Giờ hành chính

- Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ (kèm theo hồ sơ TTHC)

- Chuyển xử lý hồ sơ

Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa chính xác theo quy định, công chức tiếp nhận hồ sơ phải hướng dẫn Văn phòng thường trú Cơ quan báo chí nước ngoài tại Việt Nam bổ sung, hoàn thiện hồ sơ

Phiếu yêu cầu bổ sung hoàn thiện hồ sơ

Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện để giải quyết, từ chối tiếp nhận hồ sơ và nêu rõ lý do.

Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ.

Bước 2

Tiếp nhận, thẩm định hồ sơ: Trường hợp hồ sơ không hợp lệ: Hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung đảm bảo theo yêu cầu Trường hợp hồ sơ hợp lệ:

- Phòng Hợp tác quốc tế tiếp nhận, xử lý hồ sơ.

- Chủ trì, phối hợp các cơ quan có liên quan thẩm định hồ sơ cộng tác viên (nếu có).

Công chức phòng Hợp tác Quốc tế, Sở Ngoại vụ

04 ngày làm việc

- Văn bản hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung đối với trường hợp hồ sơ không đầy đủ, không hợp lệ.

- Văn bản phối hợp các cơ quan liên quan.

Bước 3

- Tổng hợp ý kiến các cơ quan, có liên quan;

- Dự thảo văn bản UBND tỉnh chấp thuận/không chấp thuận cho phép cấp Giấy phép làm cộng tác viên của Văn phòng thường trú báo chí nước ngoài tại Việt Nam

Lãnh đạo Sở

1,5 ngày làm việc

Văn bản dự thảo quyết định chấp thuận/không chấp thuận cấp Giấy phép làm cộng tác viên của Văn phòng thường trú báo chí nước ngoài tại Việt Nam

Bước 4

Phê duyệt kết quả giải quyết TTHC: Ký duyệt văn bản

Ủy ban nhân dân tỉnh

04 ngày làm việc

Văn bản chấp thuận/không chấp thuận Giấy phép làm cộng tác viên của Văn phòng thường trú báo chí nước ngoài tại Việt Nam

Bước 5

Trả kết quả giải quyết TTHC

- Văn thư;

- Công chức Sở Ngoại vụ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh hoặc Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã

½ ngày làm việc

Văn bản chấp thuận/không chấp thuận Giấy phép làm cộng tác viên của Văn phòng thường trú báo chí nước ngoài tại Việt Nam

Tổng thời gian giải quyết TTHC: Không quá 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Các bước thực hiện

Nội dung công việc

Trách nhiệm xử lý công việc

Thời gian (ngày/ngày làm việc)

Kết quả/sản phẩm

Bước 1

Trường hợp hồ sơ đầy đủ chính xác theo quy định, tiếp nhận hồ sơ. Hồ sơ gồm:

- Văn bản đề nghị cấp phép làm trợ lý báo chí của Văn phòng thường trú theo mẫu;

- Thông tin cá nhân có xác nhận của chính quyền địa phương đối với người được đề nghị cấp phép làm trợ lý báo chí;

- 02 ảnh chân dung 03 cm x 04 cm của người đề nghị cấp phép làm trợ lý báo chí hoặc file ảnh.

- Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh;

- Trung tâm hành chính công cấp xã.

Giờ hành chính

- Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ (kèm theo hồ sơ TTHC)

- Chuyển xử lý hồ sơ

Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa chính xác theo quy định, công chức tiếp nhận hồ sơ phải hướng dẫn Văn phòng thường trú Cơ quan báo chí nước ngoài tại Việt Nam bổ sung, hoàn thiện hồ sơ

Phiếu yêu cầu bổ sung hoàn thiện hồ sơ

Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện để giải quyết, từ chối tiếp nhận hồ sơ và nêu rõ lý do.

Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ.

Bước 2

Tiếp nhận, Thẩm định hồ sơ: Trường hợp hồ sơ không hợp lệ: Hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung đảm bảo theo yêu cầu. Trường hợp hồ sơ hợp lệ:

- Phòng Hợp tác quốc tế tiếp nhận, xử lý hồ sơ.

- Chủ trì, phối hợp các cơ quan có liên quan thẩm định hồ sơ trợ lý báo chí (nếu có).

Công chức phòng Hợp tác Quốc tế, Sở Ngoại vụ

04 ngày làm việc

- Văn bản hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung đối với trường hợp hồ sơ không đầy đủ, không hợp lệ.

- Văn bản phối hợp các cơ quan liên quan.

Bước 3

Lãnh đạo phòng trình Lãnh đạo sở xét duyệt nội dung Dự thảo văn bản chấp thuận/không chấp thuận trợ lý báo chí.

Lãnh đạo Sở

01 ngày làm việc

Văn bản Dự thảo chấp thuận/không chấp thuận cấp phép làm trợ lý báo chí của Văn phòng thường trú báo chí nước ngoài tại Việt Nam

Bước 4

Phê duyệt kết quả giải quyết TTHC: Ký duyệt văn bản

Ủy ban nhân dân tỉnh

4,5 ngày làm việc

Văn bản chấp thuận/không chấp thuận cấp phép làm trợ lý báo chí của Văn phòng thường trú báo chí nước ngoài tại Việt Nam

Bước 5

Trả kết quả giải quyết TTHC

- Văn thư;

- Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh hoặc Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã

½ ngày làm việc

Văn bản chấp thuận/không chấp thuận cấp phép làm trợ lý báo chí của Văn phòng thường trú báo chí nước ngoài tại Việt Nam

Tổng thời gian giải quyết TTHC: Không quá 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Các bước thực hiện

Nội dung công việc

Trách nhiệm xử lý công việc

Thời gian (ngày/ngày làm việc)

Kết quả/sản phẩm

Bước 1

Tiếp nhận hồ sơ:

- Trường hợp hồ sơ đầy đủ thành phần theo quy định, tiếp nhận hồ sơ.

- Hồ sơ gồm:

+ Văn bản đề nghị lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam của tổ chức hợp tác, nghiên cứu của nước ngoài theo Mẫu số 01 quy định tại Phụ lục kèm theo Thông tư số 04/2026/TT-BNG ngày 15/5/2026 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao.

+ Điều lệ hoặc Quy chế hoạt động của Tổ chức: Bản chính hoặc bản sao nếu nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính, bản sao điện tử nếu nộp hồ sơ trực tuyến.

+ Văn bản của Bộ, ngành hoặc chính quyền địa phương nước ngoài phụ trách cho phép Tổ chức nước ngoài lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam; Văn bản xác nhận tư cách pháp nhân của Tổ chức nước ngoài do cơ quan có thẩm quyền của nước nơi đặt trụ sở chính cấp: Bản chính hoặc bản sao nếu nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính, bản sao điện tử nếu nộp hồ sơ trực tuyến.

+ Hồ sơ của Trưởng Văn phòng đại diện: Lý lịch (tự khai) của người dự kiến được cử làm Trưởng Văn phòng đại diện, Thư giới thiệu hoặc quyết định bổ nhiệm làm Trưởng Văn phòng đại diện tại Việt Nam của người đứng đầu bộ, ngành hoặc chính quyền địa phương phụ trách tổ chức nước ngoài: Bản chính hoặc bản sao nếu nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính, bản sao điện tử nếu nộp hồ sơ trực tuyến.

- Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh;

- Trung tâm hành chính công cấp xã.

Giờ hành chính

Giấy tiếp nhận và hẹn trả kết quả.

- Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa chính xác theo quy định, công chức tiếp nhận hồ sơ phải hướng dẫn cá nhân bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.

Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.

- Trường hợp từ chối nhận hồ sơ, công chức tiếp nhận hồ sơ phải nêu rõ lý do.

Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

Bước 2

- Tham mưu, ban hành văn bản xin ý kiến của các cơ quan, đơn vị có liên quan;

- Dự thảo văn bản tham mưu UBND tỉnh xin ý kiến Cơ quan chủ quản phía Việt Nam, các bộ, cơ quan liên quan.

Công chức phòng Lãnh sự

- Biên giới, Sở Ngoại vụ

01 ngày làm việc

- Văn bản xin ý kiến của các cơ quan, đơn vị có liên quan;

- Tờ trình, dự thảo Văn bản tham mưu UBND tỉnh xin ý kiến Cơ quan chủ quản phía Việt Nam, các bộ, cơ quan liên quan.

Bước 3

Giải quyết hồ sơ tại Ủy ban nhân dân tỉnh

Ủy ban nhân dân tỉnh

1,5 ngày làm việc

Văn bản xin ý kiến Cơ quan chủ quản phía Việt Nam, các bộ, cơ quan liên quan.

Bước 4

Cho ý kiến về hồ sơ xin cấp Giấy phép lập Văn phòng đại diện cho các tổ chức hợp tác, nghiên cứu của nước ngoài

Cơ quan chủ quản phía Việt Nam, các bộ, cơ quan liên quan và các cơ quan liên quan trong tỉnh

09 ngày làm việc

Văn bản cho ý kiến

Bước 5

- Tổng hợp ý kiến các bộ, nganh, cơ quan, đơn vị, địa phương có liên quan;

- Dự thảo văn bản UBND tỉnh cho phép/không cho phép cấp Giấy phép lập Văn phòng đại diện cho các tổ chức hợp tác, nghiên cứu của nước ngoài.

Công chức phòng Lãnh sự-Biên giới, Lãnh đạo Sở Ngoại vụ

01 ngày làm việc

Văn bản trình UBND tỉnh và Dự thảo Văn bản của UBND tỉnh

Bước 6

Phê duyệt kết quả giải quyết TTHC: Ký duyệt văn bản

Ủy ban nhân dân tỉnh

01 ngày làm việc

Văn bản UBND tỉnh cho phép/không cho phép cấp Giấy phép lập Văn phòng đại diện cho các tổ chức hợp tác, nghiên cứu của nước ngoài

Bước 7

Trả kết quả giải quyết TTHC

- Văn thư;

- Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh hoặc Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã

½ ngày làm việc

Văn bản UBND tỉnh cho phép/không cho phép cấp Giấy phép lập Văn phòng đại diện cho các tổ chức hợp tác, nghiên cứu của nước ngoài

Tổng thời gian giải quyết TTHC: Không quá 14 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

* Trường hợp Cơ quan chủ quản phía Việt Nam và các cơ quan liên quan có ý kiến khác nhau, Ủy ban nhân dân tỉnh có văn bản xin ý kiến của Cơ quan chủ quản phía Việt Nam và Bộ Công an. Ý kiến của các cơ quan gửi về Ủy ban nhân dân tỉnh trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản. Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định về việc cấp Giấy phép cho Văn phòng đại diện của các tổ chức nước ngoài trên cơ sở ý kiến thống nhất của Cơ quan chủ quản phía Việt Nam và Bộ Công an.

ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH ĐIỆN BIÊN
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 1681/QĐ-UBND

Điện Biên, ngày 28 tháng 7 năm 2026

Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Bộ Ngoại giao;
- Bộ Tư Pháp (Cục Kiểm soát TTHC);
- HTTT giải quyết TTHC tỉnh (Sở KH&CN);
- Cổng Thông tin điện tử tỉnh;
- Lưu VT, PVHCC.

KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH




Nguyễn Văn Đoạt

Các bước thực hiện

Nội dung công việc

Trách nhiệm xử lý công việc

Thời gian (ngày/ngày làm việc)

Kết quả/sản phẩm

Bước 1

Trường hợp hồ sơ đầy đủ chính xác theo quy định, tiếp nhận hồ sơ. Hồ sơ gồm:

- Văn bản đề nghị cấp phép làm cộng tác viên của Văn phòng thường trú (theo mẫu);

- Thông tin cá nhân của người được cử làm cộng tác viên;

- 01 ảnh-chân dung 03 cm x 04 cm của người được cử làm cộng tác viên hoặc file ảnh.

- Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh;

- Trung tâm hành chính công cấp xã.

Giờ hành chính

- Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ (kèm theo hồ sơ TTHC)

- Chuyển xử lý hồ sơ

Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa chính xác theo quy định, công chức tiếp nhận hồ sơ phải hướng dẫn Văn phòng thường trú Cơ quan báo chí nước ngoài tại Việt Nam bổ sung, hoàn thiện hồ sơ

Phiếu yêu cầu bổ sung hoàn thiện hồ sơ

Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện để giải quyết, từ chối tiếp nhận hồ sơ và nêu rõ lý do.

Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ.

Bước 2

Tiếp nhận, thẩm định hồ sơ: Trường hợp hồ sơ không hợp lệ: Hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung đảm bảo theo yêu cầu Trường hợp hồ sơ hợp lệ:

- Phòng Hợp tác quốc tế tiếp nhận, xử lý hồ sơ.

- Chủ trì, phối hợp các cơ quan có liên quan thẩm định hồ sơ cộng tác viên (nếu có).

Công chức phòng Hợp tác Quốc tế, Sở Ngoại vụ

04 ngày làm việc

- Văn bản hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung đối với trường hợp hồ sơ không đầy đủ, không hợp lệ.

- Văn bản phối hợp các cơ quan liên quan.

Bước 3

- Tổng hợp ý kiến các cơ quan, có liên quan;

- Dự thảo văn bản UBND tỉnh chấp thuận/không chấp thuận cho phép cấp Giấy phép làm cộng tác viên của Văn phòng thường trú báo chí nước ngoài tại Việt Nam

Lãnh đạo Sở

1,5 ngày làm việc

Văn bản dự thảo quyết định chấp thuận/không chấp thuận cấp Giấy phép làm cộng tác viên của Văn phòng thường trú báo chí nước ngoài tại Việt Nam

Bước 4

Phê duyệt kết quả giải quyết TTHC: Ký duyệt văn bản

Ủy ban nhân dân tỉnh

04 ngày làm việc

Văn bản chấp thuận/không chấp thuận Giấy phép làm cộng tác viên của Văn phòng thường trú báo chí nước ngoài tại Việt Nam

Bước 5

Trả kết quả giải quyết TTHC

- Văn thư;

- Công chức Sở Ngoại vụ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh hoặc Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã

½ ngày làm việc

Văn bản chấp thuận/không chấp thuận Giấy phép làm cộng tác viên của Văn phòng thường trú báo chí nước ngoài tại Việt Nam

Tổng thời gian giải quyết TTHC: Không quá 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Các bước thực hiện

Nội dung công việc

Trách nhiệm xử lý công việc

Thời gian (ngày/ngày làm việc)

Kết quả/sản phẩm

Bước 1

Trường hợp hồ sơ đầy đủ chính xác theo quy định, tiếp nhận hồ sơ. Hồ sơ gồm:

- Văn bản đề nghị cấp phép làm trợ lý báo chí của Văn phòng thường trú theo mẫu;

- Thông tin cá nhân có xác nhận của chính quyền địa phương đối với người được đề nghị cấp phép làm trợ lý báo chí;

- 02 ảnh chân dung 03 cm x 04 cm của người đề nghị cấp phép làm trợ lý báo chí hoặc file ảnh.

- Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh;

- Trung tâm hành chính công cấp xã.

Giờ hành chính

- Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ (kèm theo hồ sơ TTHC)

- Chuyển xử lý hồ sơ

Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa chính xác theo quy định, công chức tiếp nhận hồ sơ phải hướng dẫn Văn phòng thường trú Cơ quan báo chí nước ngoài tại Việt Nam bổ sung, hoàn thiện hồ sơ

Phiếu yêu cầu bổ sung hoàn thiện hồ sơ

Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện để giải quyết, từ chối tiếp nhận hồ sơ và nêu rõ lý do.

Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ.

Bước 2

Tiếp nhận, Thẩm định hồ sơ: Trường hợp hồ sơ không hợp lệ: Hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung đảm bảo theo yêu cầu. Trường hợp hồ sơ hợp lệ:

- Phòng Hợp tác quốc tế tiếp nhận, xử lý hồ sơ.

- Chủ trì, phối hợp các cơ quan có liên quan thẩm định hồ sơ trợ lý báo chí (nếu có).

Công chức phòng Hợp tác Quốc tế, Sở Ngoại vụ

04 ngày làm việc

- Văn bản hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung đối với trường hợp hồ sơ không đầy đủ, không hợp lệ.

- Văn bản phối hợp các cơ quan liên quan.

Bước 3

Lãnh đạo phòng trình Lãnh đạo sở xét duyệt nội dung Dự thảo văn bản chấp thuận/không chấp thuận trợ lý báo chí.

Lãnh đạo Sở

01 ngày làm việc

Văn bản Dự thảo chấp thuận/không chấp thuận cấp phép làm trợ lý báo chí của Văn phòng thường trú báo chí nước ngoài tại Việt Nam

Bước 4

Phê duyệt kết quả giải quyết TTHC: Ký duyệt văn bản

Ủy ban nhân dân tỉnh

4,5 ngày làm việc

Văn bản chấp thuận/không chấp thuận cấp phép làm trợ lý báo chí của Văn phòng thường trú báo chí nước ngoài tại Việt Nam

Bước 5

Trả kết quả giải quyết TTHC

- Văn thư;

- Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh hoặc Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã

½ ngày làm việc

Văn bản chấp thuận/không chấp thuận cấp phép làm trợ lý báo chí của Văn phòng thường trú báo chí nước ngoài tại Việt Nam

Tổng thời gian giải quyết TTHC: Không quá 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Các bước thực hiện

Nội dung công việc

Trách nhiệm xử lý công việc

Thời gian (ngày/ngày làm việc)

Kết quả/sản phẩm

Bước 1

Tiếp nhận hồ sơ:

- Trường hợp hồ sơ đầy đủ thành phần theo quy định, tiếp nhận hồ sơ.

- Hồ sơ gồm:

+ Văn bản đề nghị lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam của tổ chức hợp tác, nghiên cứu của nước ngoài theo Mẫu số 01 quy định tại Phụ lục kèm theo Thông tư số 04/2026/TT-BNG ngày 15/5/2026 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao.

+ Điều lệ hoặc Quy chế hoạt động của Tổ chức: Bản chính hoặc bản sao nếu nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính, bản sao điện tử nếu nộp hồ sơ trực tuyến.

+ Văn bản của Bộ, ngành hoặc chính quyền địa phương nước ngoài phụ trách cho phép Tổ chức nước ngoài lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam; Văn bản xác nhận tư cách pháp nhân của Tổ chức nước ngoài do cơ quan có thẩm quyền của nước nơi đặt trụ sở chính cấp: Bản chính hoặc bản sao nếu nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính, bản sao điện tử nếu nộp hồ sơ trực tuyến.

+ Hồ sơ của Trưởng Văn phòng đại diện: Lý lịch (tự khai) của người dự kiến được cử làm Trưởng Văn phòng đại diện, Thư giới thiệu hoặc quyết định bổ nhiệm làm Trưởng Văn phòng đại diện tại Việt Nam của người đứng đầu bộ, ngành hoặc chính quyền địa phương phụ trách tổ chức nước ngoài: Bản chính hoặc bản sao nếu nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính, bản sao điện tử nếu nộp hồ sơ trực tuyến.

- Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh;

- Trung tâm hành chính công cấp xã.

Giờ hành chính

Giấy tiếp nhận và hẹn trả kết quả.

- Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa chính xác theo quy định, công chức tiếp nhận hồ sơ phải hướng dẫn cá nhân bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.

Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.

- Trường hợp từ chối nhận hồ sơ, công chức tiếp nhận hồ sơ phải nêu rõ lý do.

Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

Bước 2

- Tham mưu, ban hành văn bản xin ý kiến của các cơ quan, đơn vị có liên quan;

- Dự thảo văn bản tham mưu UBND tỉnh xin ý kiến Cơ quan chủ quản phía Việt Nam, các bộ, cơ quan liên quan.

Công chức phòng Lãnh sự

- Biên giới, Sở Ngoại vụ

01 ngày làm việc

- Văn bản xin ý kiến của các cơ quan, đơn vị có liên quan;

- Tờ trình, dự thảo Văn bản tham mưu UBND tỉnh xin ý kiến Cơ quan chủ quản phía Việt Nam, các bộ, cơ quan liên quan.

Bước 3

Giải quyết hồ sơ tại Ủy ban nhân dân tỉnh

Ủy ban nhân dân tỉnh

1,5 ngày làm việc

Văn bản xin ý kiến Cơ quan chủ quản phía Việt Nam, các bộ, cơ quan liên quan.

Bước 4

Cho ý kiến về hồ sơ xin cấp Giấy phép lập Văn phòng đại diện cho các tổ chức hợp tác, nghiên cứu của nước ngoài

Cơ quan chủ quản phía Việt Nam, các bộ, cơ quan liên quan và các cơ quan liên quan trong tỉnh

09 ngày làm việc

Văn bản cho ý kiến

Bước 5

- Tổng hợp ý kiến các bộ, nganh, cơ quan, đơn vị, địa phương có liên quan;

- Dự thảo văn bản UBND tỉnh cho phép/không cho phép cấp Giấy phép lập Văn phòng đại diện cho các tổ chức hợp tác, nghiên cứu của nước ngoài.

Công chức phòng Lãnh sự-Biên giới, Lãnh đạo Sở Ngoại vụ

01 ngày làm việc

Văn bản trình UBND tỉnh và Dự thảo Văn bản của UBND tỉnh

Bước 6

Phê duyệt kết quả giải quyết TTHC: Ký duyệt văn bản

Ủy ban nhân dân tỉnh

01 ngày làm việc

Văn bản UBND tỉnh cho phép/không cho phép cấp Giấy phép lập Văn phòng đại diện cho các tổ chức hợp tác, nghiên cứu của nước ngoài

Bước 7

Trả kết quả giải quyết TTHC

- Văn thư;

- Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh hoặc Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã

½ ngày làm việc

Văn bản UBND tỉnh cho phép/không cho phép cấp Giấy phép lập Văn phòng đại diện cho các tổ chức hợp tác, nghiên cứu của nước ngoài

Tổng thời gian giải quyết TTHC: Không quá 14 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

* Trường hợp Cơ quan chủ quản phía Việt Nam và các cơ quan liên quan có ý kiến khác nhau, Ủy ban nhân dân tỉnh có văn bản xin ý kiến của Cơ quan chủ quản phía Việt Nam và Bộ Công an. Ý kiến của các cơ quan gửi về Ủy ban nhân dân tỉnh trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản. Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định về việc cấp Giấy phép cho Văn phòng đại diện của các tổ chức nước ngoài trên cơ sở ý kiến thống nhất của Cơ quan chủ quản phía Việt Nam và Bộ Công an.

Các bước thực hiện

Nội dung công việc

Trách nhiệm xử lý công việc

Thời gian (ngày/ngày làm việc)

Kết quả/sản phẩm

Bước 1

Tiếp nhận hồ sơ:

- Trường hợp hồ sơ đầy đủ thành phần theo quy định, tiếp nhận hồ sơ.

- Hồ sơ gồm:

+ Văn bản đề nghị gia hạn, sửa đổi, bổ sung Giấy phép theo Mẫu số 02 quy định tại Phụ lục kèm theo Thông tư số 04/2026/TT-BNG ngày 15/5/2026 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao.

+ Văn bản các chương trình, dự án hoặc văn bản cam kết ký mới hoặc sửa đổi, bổ sung, gia hạn về hợp tác giữa tổ chức nước ngoài với Cơ quan chủ quản phía Việt Nam nếu mở rộng phạm vi và thời hạn hoạt động của Văn phòng đại diện hoặc liên quan đến nhu cầu gia hạn Giấy phép: Bản chính hoặc bản sao nếu nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính, bản sao điện tử nếu nộp trực tuyến.

+ Lý lịch (tự khai) của người dự kiến được cử làm Trưởng Văn phòng đại diện nếu thay đổi Trưởng Văn phòng đại diện, Thư giới thiệu hoặc quyết định bổ nhiệm làm Trưởng Văn phòng đại diện tại Việt Nam của người đứng đầu bộ, ngành hoặc chính quyền địa phương phụ trách tổ chức nước ngoài: Bản chính hoặc bản sao nếu nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính, bản sao điện tử nếu nộp hồ sơ trực tuyến.

- Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh;

- Trung tâm hành chính công cấp xã.

Giờ hành chính

Giấy tiếp nhận và hẹn trả kết quả.

- Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa chính xác theo quy định, công chức tiếp nhận hồ sơ phải hướng dẫn cá nhân bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.

Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.

- Trường hợp từ chối nhận hồ sơ, công chức tiếp nhận hồ sơ phải nêu rõ lý do.

Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

Bước 2

- Tham mưu, ban hành văn bản xin ý kiến của các cơ quan, đơn vị có liên quan;

- Dự thảo văn bản tham mưu UBND tỉnh xin ý kiến Cơ quan chủ quản phía Việt Nam, các bộ, cơ quan liên quan.

Công chức phòng Lãnh sự - Biên giới, Sở Ngoại vụ

01 ngày làm việc

- Văn bản xin ý kiến của các cơ quan, đơn vị có liên quan;

- Tờ trình, dự thảo Văn bản tham mưu UBND tỉnh xin ý kiến Cơ quan chủ quản phía Việt Nam, các bộ, cơ quan liên quan.

Bước 3

Giải quyết hồ sơ tại UBND tỉnh

Ủy ban nhân dân tỉnh

1,5 ngày làm việc

Văn bản xin ý kiến Cơ quan chủ quản phía Việt Nam, các bộ, cơ quan liên quan.

Bước 4

Cho ý kiến về hồ sơ xin cấp Giấy phép lập Văn phòng đại diện cho các tổ chức hợp tác, nghiên cứu của nước ngoài

Cơ quan chủ quản phía Việt Nam, các bộ, cơ quan liên quan và các cơ quan liên quan trong tỉnh

09 ngày làm việc

Văn bản cho ý kiến

Bước 5

- Tổng hợp ý kiến các bộ, nganh, cơ quan, đơn vị, địa phương có liên quan;

- Dự thảo văn bản UBND tỉnh cho phép/không cho phép cấp Giấy phép lập Văn phòng đại diện cho các tổ chức hợp tác, nghiên cứu của nước ngoài.

Công chức phòng Lãnh sự - Biên giới, Lãnh đạo Sở Ngoại vụ

1 ngày làm việc

Văn bản trình UBND tỉnh và Dự thảo Văn bản của UBND tỉnh

Bước 6

Phê duyệt kết quả giải quyết TTHC: Ký duyệt văn bản

Ủy ban nhân dân tỉnh

01 ngày làm việc

Văn bản UBND tỉnh chấp thuận/không chấp thuận cấp Giấy phép lập Văn phòng đại diện cho các tổ chức hợp tác, nghiên cứu của nước ngoài

Bước 7

Trả kết quả giải quyết TTHC

- Văn thư;

- Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh hoặc Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã

½ ngày làm việc

Văn bản UBND tỉnh chấp thuận/không chấp thuận cấp Giấy phép lập Văn phòng đại diện cho các tổ chức hợp tác, nghiên cứu của nước ngoài

Tổng thời gian giải quyết TTHC: Không quá 14 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

* Trường hợp Cơ quan chủ quản phía Việt Nam và các cơ quan liên quan có ý kiến khác nhau, Ủy ban nhân dân tỉnh có văn bản xin ý kiến của Cơ quan chủ quản phía Việt Nam và Bộ Công an. Ý kiến của các cơ quan gửi về Ủy ban nhân dân tỉnh trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản. Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định về việc cấp Giấy phép cho Văn phòng đại diện của các tổ chức nước ngoài trên cơ sở ý kiến thống nhất của Cơ quan chủ quản phía Việt Nam và Bộ Công an.