Quyết định 1171/QĐ-UBND năm 2025 phê duyệt Đề án chỉnh lý, số hoá và tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ giấy tồn đọng sau sắp xếp tổ chức bộ máy tỉnh Ninh Bình giai đoạn 2026 - 2035

QUYẾT ĐỊNH

PHÊ DUYỆT ĐỀ ÁN CHỈNH LÝ, SỐ HOÁ VÀ TẠO LẬP CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƯU TRỮ GIẤY TỒN ĐỌNG SAU SẮP XẾP TỔ CHỨC BỘ MÁY TỈNH NINH BÌNH GIAI ĐOẠN 2026 - 2035

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH NINH BÌNH

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 16 tháng 6 năm 2025;

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 21 tháng 6 năm 2024;

Căn cứ Luật Ngân sách Nhà nước ngày 25 tháng 6 năm 2025;

Căn cứ Nghị định số 113/2025/NĐ-CP ngày 03 tháng 6 năm 2025 của Chính phủ về quy định chi tiết thi hành một số Điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;

Căn cứ Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2010 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy;

Căn cứ Thông tư số 16/2023/TT-BNV ngày 15 tháng 11 năm 2023 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu nền giấy;

Căn cứ Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 23 tháng 6 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;

Căn cứ Thông tư số 05/2025/TT-BNV ngày 14 tháng 5 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số;

Căn cứ Văn bản số 414/BNV-VTLTNN ngày 19 tháng 3 năm 2025 về việc tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị theo Kết luận số 127-KL/TW của Bộ Chính trị; Văn bản số 851/BNV-CVT&LTNN ngày 01 tháng 4 năm 2025 của Bộ Nội vụ về việc số hóa tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị; Kết Luận 183-KL/TW ngày 01 tháng 8 năm 2025 của Bộ Chính trị về tích cực triển khai vận hành mô hình chính quyền địa phương 2 cấp, chuyển mạnh cấp cơ sở sang chủ động nắm, điều hành kinh tế - xã hội, quốc phòng an ninh;

Căn cứ Kế hoạch số 44/KH-UBND ngày 26 tháng 8 năm 2025 của Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Bình về việc Quản lý và thực hiện nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ giấy của cấp huyện đã kết thúc hoạt động trên địa bàn tỉnh Ninh Bình;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 415/TTr-SNV ngày 08 tháng 10 năm 2025.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Phê duyệt Đề án Chỉnh lý, số hoá và tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ giấy tồn đọng sau sắp xếp tổ chức bộ máy tỉnh Ninh Bình, giai đoạn 2026 - 2035.

 (Có Đề án kèm theo)

Điều 2. Tổ chức thực hiện

1. Sở Nội vụ là cơ quan thường trực, chủ trì, phối hợp với các Sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các xã, phường và các cơ quan, đơn vị liên quan tổ chức triển khai Đề án; theo dõi, kiểm tra, đôn đốc, tổng hợp, kịp thời báo cáo, đề xuất Uỷ ban nhân dân tỉnh chỉ đạo giải quyết những vấn đề phát sinh theo thẩm quyền; tổ chức sơ kết, tổng kết thực hiện Đề án; báo cáo Uỷ ban nhân dân tỉnh theo quy định.

2. Sở Tài chính phối hợp với Sở Nội vụ và các đơn vị có liên quan căn cứ khả năng cân đối ngân sách tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh bố trí kinh phí cho các đơn vị để thực hiện Đề án theo quy định của Luật Ngân sách nhà nước và các văn bản hướng dẫn hiện hành.

3. Các Sở, ban, ngành, Uỷ ban nhân dân các xã, phường và các cơ quan liên quan căn cứ nhiệm vụ được giao trong Đề án tổ chức thực hiện kịp thời, có hiệu quả, tiết kiệm; báo cáo kết quả thực hiện (qua Sở Nội vụ) định kỳ, hằng năm hoặc đột xuất khi có yêu cầu.

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ban hành.

Điều 4. Chánh văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã, phường thuộc tỉnh, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị và tổ chức liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

ĐỀ ÁN

QUYẾT ĐỊNH

PHÊ DUYỆT ĐỀ ÁN CHỈNH LÝ, SỐ HOÁ VÀ TẠO LẬP CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƯU TRỮ GIẤY TỒN ĐỌNG SAU SẮP XẾP TỔ CHỨC BỘ MÁY TỈNH NINH BÌNH GIAI ĐOẠN 2026 - 2035

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH NINH BÌNH

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 16 tháng 6 năm 2025;

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 21 tháng 6 năm 2024;

Căn cứ Luật Ngân sách Nhà nước ngày 25 tháng 6 năm 2025;

Căn cứ Nghị định số 113/2025/NĐ-CP ngày 03 tháng 6 năm 2025 của Chính phủ về quy định chi tiết thi hành một số Điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;

Căn cứ Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2010 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy;

Căn cứ Thông tư số 16/2023/TT-BNV ngày 15 tháng 11 năm 2023 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu nền giấy;

Căn cứ Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 23 tháng 6 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;

Căn cứ Thông tư số 05/2025/TT-BNV ngày 14 tháng 5 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số;

Căn cứ Văn bản số 414/BNV-VTLTNN ngày 19 tháng 3 năm 2025 về việc tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị theo Kết luận số 127-KL/TW của Bộ Chính trị; Văn bản số 851/BNV-CVT&LTNN ngày 01 tháng 4 năm 2025 của Bộ Nội vụ về việc số hóa tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị; Kết Luận 183-KL/TW ngày 01 tháng 8 năm 2025 của Bộ Chính trị về tích cực triển khai vận hành mô hình chính quyền địa phương 2 cấp, chuyển mạnh cấp cơ sở sang chủ động nắm, điều hành kinh tế - xã hội, quốc phòng an ninh;

Căn cứ Kế hoạch số 44/KH-UBND ngày 26 tháng 8 năm 2025 của Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Bình về việc Quản lý và thực hiện nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ giấy của cấp huyện đã kết thúc hoạt động trên địa bàn tỉnh Ninh Bình;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 415/TTr-SNV ngày 08 tháng 10 năm 2025.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Phê duyệt Đề án Chỉnh lý, số hoá và tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ giấy tồn đọng sau sắp xếp tổ chức bộ máy tỉnh Ninh Bình, giai đoạn 2026 - 2035.

 (Có Đề án kèm theo)

Điều 2. Tổ chức thực hiện

1. Sở Nội vụ là cơ quan thường trực, chủ trì, phối hợp với các Sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các xã, phường và các cơ quan, đơn vị liên quan tổ chức triển khai Đề án; theo dõi, kiểm tra, đôn đốc, tổng hợp, kịp thời báo cáo, đề xuất Uỷ ban nhân dân tỉnh chỉ đạo giải quyết những vấn đề phát sinh theo thẩm quyền; tổ chức sơ kết, tổng kết thực hiện Đề án; báo cáo Uỷ ban nhân dân tỉnh theo quy định.

2. Sở Tài chính phối hợp với Sở Nội vụ và các đơn vị có liên quan căn cứ khả năng cân đối ngân sách tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh bố trí kinh phí cho các đơn vị để thực hiện Đề án theo quy định của Luật Ngân sách nhà nước và các văn bản hướng dẫn hiện hành.

3. Các Sở, ban, ngành, Uỷ ban nhân dân các xã, phường và các cơ quan liên quan căn cứ nhiệm vụ được giao trong Đề án tổ chức thực hiện kịp thời, có hiệu quả, tiết kiệm; báo cáo kết quả thực hiện (qua Sở Nội vụ) định kỳ, hằng năm hoặc đột xuất khi có yêu cầu.

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ban hành.

Điều 4. Chánh văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã, phường thuộc tỉnh, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị và tổ chức liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

ĐỀ ÁN

CHỈNH LÝ, SỐ HOÁ VÀ TẠO LẬP CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƯU TRỮ GIẤY TỒN ĐỌNG SAU SẮP XẾP TỔ CHỨC BỘ MÁY TỈNH NINH BÌNH, GIAI ĐOẠN 2026 - 2035
(Kèm theo Quyết định số 1171/QĐ-UBND ngày 25 tháng 10 năm 2025 của Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Bình)

Phần I

CƠ SỞ PHÁP LÝ VÀ SỰ CẦN THIẾT XÂY DỰNG ĐỀ ÁN

I. SỰ CẦN THIẾT XÂY DỰNG ĐỀ ÁN

Tài liệu lưu trữ nền giấy của tỉnh Ninh Bình được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đơn vị và của Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã của 03 tỉnh: Ninh Bình, Hà Nam và Nam Định trước khi hợp nhất. Nguồn tài liệu lưu trữ này chứa đựng thông tin về quá trình hình thành, phát triển của tỉnh trên tất cả các lĩnh vực kinh tế, chính trị, văn hóa - xã hội, khoa học - kỹ thuật, …; là bằng chứng phản ánh về quá trình hoạt động, phát triển của cơ quan chính quyền các cấp; là di sản Quốc gia, Dân tộc. Chính vì những giá trị vô giá đó của tài liệu lưu trữ nên cần phải giữ gìn, tổ chức quản lý khoa học, sử dụng có hiệu quả để góp phần phục vụ phát triển kinh tế - xã hội của địa phương cũng như vào sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc.

Qua tiếp nhận và báo cáo thống kê, số lượng tài liệu lưu trữ nền giấy của các cơ quan, đơn vị thuộc tỉnh, của Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã đã kết thúc công việc khoảng 112.371 mét tài liệu, trong đó, tài liệu đã chỉnh lý hoàn chỉnh: 16.473 mét; tài liệu chỉnh lý sơ bộ: 19.122 mét; tài liệu rời lẻ: 76.776 mét.

Hiện nay, khối tài liệu chưa chỉnh lý hoàn chỉnh đang để trong kho tạm, kho chưa được bố trí các trang thiết bị bảo quản tài liệu tối thiểu theo quy định và theo thời gian có nguy cơ bị xuống cấp, hư hỏng. Do vậy công tác quản lý và phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của tỉnh hiện rất khó khăn, hạn chế; cùng với đó là nguy cơ thất lạc, mất mát và hư hỏng tài liệu. Khối tài liệu lưu trữ này nếu không được quan tâm, đầu tư kịp thời về kinh phí để thực hiện chỉnh lý, sắp xếp khoa học và bảo quản thì sẽ dẫn đến bị xuống cấp, hư hỏng không thể phục hồi được.

Việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ nền giấy đang tồn đọng, tích đống tại các cơ quan, đơn vị thuộc tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện đã kết thúc hoạt động và Ủy ban nhân dân cấp xã là cơ sở cho việc lựa chọn những tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở tỉnh (sau đây gọi tắt là Lưu trữ lịch sử tỉnh) nhằm góp phần bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ đồng thời đẩy nhanh việc số hóa, tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ chuyển đổi số trong lĩnh vực lưu trữ.

Xuất phát từ yêu cầu và tình hình thực tiễn, việc xây dựng Đề án “Chỉnh lý, số hóa và tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ nền giấy sau sắp xếp tổ chức bộ máy tỉnh Ninh Bình, giai đoạn 2026 - 2035” là hết sức cần thiết nhằm khắc phục tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống, để kịp thời số hóa, tạo lập cơ sở dữ liệu đối với tài liệu lưu trữ vĩnh viễn, có tình trạng vật lý kém, có tần suất khai thác, sử dụng cao để phục vụ trực tiếp người dân, doanh nghiệp và hoạt động quản lý điều hành của cơ quan hành chính Nhà nước, qua đó bảo quản an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, ứng dụng công nghệ số vào công tác lưu trữ, khai thác thông tin, hướng tới xây dựng một hệ thống dữ liệu mở, tích hợp với các nền tảng số hóa khác của tỉnh, góp phần vào quá trình chuyển đổi số toàn diện, phục vụ phát triển kinh tế - xã hội tỉnh Ninh Bình.

II. CƠ SỞ PHÁP LÝ

1. Luật Lưu trữ ngày 21 tháng 6 năm 2024.

2. Nghị định số 113/2025/NĐ-CP ngày 03 tháng 6 năm 2025 của Chính phủ về quy định chi tiết thi hành một số Điều của Luật Lưu trữ.

3. Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025”.

4. Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

5. Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

6. Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2010 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy.

7. Thông tư số 10/2022/TT-BNV ngày 19 tháng 12 năm 2022 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu.

8. Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 23 tháng 6 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

9. Thông tư số 16/2023/TT-BNV ngày 15 tháng 11 năm 2023 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu nền giấy.

10. Thông tư 05/2025/TT-BNV ngày 14 tháng 5 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số.

11. Thông tư 06/2025/TT-BNV ngày 15 tháng 5 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ.

12. Văn bản số 414/BNV-VTLTNN ngày 19 tháng 3 năm 2025 về việc tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị theo Kết luận số 127-KL/TW của Bộ Chính trị.

13. Văn bản số 851/BNV-CVT&LTNN ngày 01 tháng 4 năm 2025 của Bộ Nội vụ về việc số hóa tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị.

14. Văn bản số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính.

Phần II

THỰC TRẠNG, MỤC TIÊU, NHIỆM VỤ, GIẢI PHÁP THỰC HIỆN CHỈNH LÝ, SỐ HÓA VÀ TẠO LẬP CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƯU TRỮ NỀN GIẤY

I. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ

1. Tại Lưu trữ lịch sử tỉnh

Trung tâm Lưu trữ lịch sử (sau đây gọi tắt là Trung tâm) đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình được thành lập theo Quyết định số 60/QĐ-UBND ngày 01 tháng 7 năm 2025 của Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Bình trên cơ sở hợp nhất Trung tâm Lưu trữ lịch sử thuộc Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình, Trung tâm Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ tỉnh Nam Định và Trung tâm Lưu trữ lịch sử thuộc Sở Nội vụ tỉnh Hà Nam.

Trung tâm là đơn vị được giao trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ do các cơ quan, đơn vị giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh. Hiện tại, Trung tâm đang quản lý khoảng 2.890 mét giá tài liệu của 3 tỉnh sau khi hợp nhất.

Công tác thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu đã được quan tâm, triển khai thực hiện thường xuyên, nghiêm túc. Tuy nhiên, số lượng tài liệu thuộc diện nộp lưu vẫn còn hạn chế so với khối lượng tài liệu đến hạn nộp lưu tại các cơ quan, tổ chức do các cơ quan, tổ chức chưa bố trí được kinh phí cho công tác chỉnh lý để xác định giá trị tài liệu, trong đó có tài liệu lưu trữ vĩnh viễn phải giao nộp về Lưu trữ lịch sử tỉnh.

Phần lớn tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh đã được Trung tâm thực hiện chỉnh lý, sắp xếp khoa học, thống nhất theo đúng các quy định hiện hành; tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện công tác bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; hiện chỉ còn khoảng 400 mét giá tài liệu (chiếm 14,08%) được thu thập, tiếp nhận trong những năm gần đây đang được Trung tâm thực hiện chỉnh lý nâng cấp để sắp xếp khoa học, thống nhất với tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh. Trung tâm đã thực hiện số hóa được 3.063.415/13.202.000 trang tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh (đạt 23,20%); trong đó đã tạo lập cơ sở dữ liệu được 2.323.990 trang tài liệu lưu trữ.

2. Tại các cơ quan, tổ chức

Thực hiện các văn bản của Bộ Nội vụ và của Ủy ban nhân dân tỉnh về tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị theo Kết luận số 127-KL/TW, ngày 28 tháng 02 năm 2025 của Bộ Chính trị, Ban Bí thư về triển khai nghiên cứu, đề xuất tiếp tục sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị, qua công tác kiểm tra, hướng dẫn việc đóng gói, niêm phong và thống kê số lượng, xác nhận tình trạng tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức phục vụ cho việc thực hiện sắp xếp tổ chức đơn vị hành chính 03 tỉnh Ninh Bình, Hà Nam và Nam Định, đồng thời kết thúc hoạt động của chính quyền địa phương cấp huyện, thực hiện mô hình tổ chức chính quyền địa phương 02 cấp cho thấy công tác bố trí phòng, kho lưu trữ bảo quản tài liệu hiện nay cơ bản đã được các cơ quan, tổ chức quan tâm và triển khai thực hiện.

Tuy nhiên, việc bố trí kho lưu trữ như trên vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu so với khối lượng lớn tài liệu hiện có tại các cơ quan, tổ chức. Bên cạnh đó, phần lớn khối tài liệu nền giấy đang trong tình trạng bó gói, tích đống, tập kết tại các kho tạm, … với diện tích chật hẹp, thiếu các trang thiết bị bảo quản. Việc thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử tỉnh tại các cơ quan, tổ chức cũng chưa được quan tâm thực hiện theo đúng quy định, một số cơ quan, tổ chức ban hành kế hoạch thu nộp tài liệu nhưng việc thu nộp chưa đầy đủ, dứt điểm; có cơ quan, tổ chức nhiều năm chưa thu nộp tài liệu từ các phòng về Kho lưu trữ cơ quan.

Việc thu thập, bảo quản, lưu trữ tài liệu chưa đúng theo quy định gây ảnh hưởng không nhỏ đến công tác phục vụ nhu cầu tra cứu, tìm kiếm thông tin trong thực hiện nhiệm vụ của công chức, viên chức (trong đó có những nhiệm vụ có yêu cầu cấp bách như: phục vụ công tác điều tra, thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, giải quyết chế độ, chính sách, …).

Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn 03 tỉnh Ninh Bình, Hà Nam và Nam Định trước khi thực hiện sắp xếp tổ chức đơn vị hành chính đã có sự chuyển biến tích cực, giải quyết được một phần khối lượng tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh. Tài liệu sau khi chỉnh lý hoàn chỉnh được xác định giá trị đưa vào bảo quản theo đúng chế độ quy định. Tuy nhiên, số lượng tài liệu đã chỉnh lý hoàn chỉnh còn thấp (khoảng 16.470 mét giá) chiếm tỷ lệ 14,66% so với tổng số lượng tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức (khoảng 112.370 mét tài liệu). Số lượng tài liệu chưa được chỉnh lý hoàn chỉnh còn khoảng 95.898 mét tài liệu.

 (Chi tiết tại Phụ lục I đính kèm)

Tài liệu tồn đọng, tích đống của các cơ quan, tổ chức lớn là do các nguyên nhân chủ yếu sau:

- Do nhận thức về vai trò, tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ còn có những hạn chế, chưa đúng mức, có lúc, có nơi còn xem nhẹ; trong khi đó chưa có chế tài áp dụng xử lý vi phạm trong công tác này.

- Nguồn nhân lực làm công tác lưu trữ chưa đủ, chưa đáp ứng được yêu cầu trình độ chuyên môn nghiệp vụ (hầu hết kiêm nhiệm) nên không có thời gian thực hiện các nghiệp vụ về lưu trữ.

- Công tác kiểm tra, giám sát hoạt động lưu trữ của các cơ quan, tổ chức chưa thường xuyên.

- Một số phòng, ban, đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức không thực hiện việc giao nộp tài liệu vào Lưu trữ hiện hành.

- Cơ sở vật chất phục vụ cho công tác lưu trữ chưa được quan tâm đầu tư đúng mức, hầu hết tài liệu của các cơ quan, tổ chức đang bảo quản tại phòng làm việc hoặc ở kho tạm, tầng áp mái, … và không có trang thiết bị bảo quản theo quy định.

- Trong những năm gần đây do khối lượng công việc giải quyết lớn nên lượng tài liệu ngày càng tăng dẫn đến số lượng tài liệu bó gói, tích đống ngày càng nhiều.

Việc hợp nhất tỉnh, kết thúc hoạt động của chính quyền địa phương cấp huyện, sắp xếp đơn vị hành chính cấp xã, đồng nghĩa với việc các Phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức thuộc 03 tỉnh Ninh Bình, Hà Nam và Nam Định trước khi hợp nhất đều là phông đóng, không tiếp tục bổ sung tài liệu kể từ ngày kết thúc hoạt động. Chính vì vậy, việc thực hiện công tác chỉnh lý, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ, số hóa và tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ để tránh làm phân tán, thất lạc, mất mát tài liệu trong các phông lưu trữ và thực hiện nộp lưu vào Lưu trữ hiện hành và Lưu trữ lịch sử tỉnh là hết sức cấp bách và cần thiết. Điều này cũng đã được Bộ Nội vụ quan tâm, chỉ đạo tại Văn bản số 414/BNV-VTLTNN và Văn bản số 851/BNV-CVT&LTNN. Tuy nhiên, hiện nay tại các cơ quan, tổ chức việc triển khai công tác chỉnh lý, số hóa và tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ chưa được thực hiện hiệu quả.

II. MỤC TIÊU, YÊU CẦU, NGUYÊN TẮC CỦA ĐỀ ÁN

1. Mục tiêu chung

a) Giải quyết dứt điểm tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống tại các cơ quan, đơn vị, nhằm bảo vệ an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ, góp phần xây dựng, phát triển kinh tế - xã hội, an ninh - quốc phòng trên địa bàn tỉnh, đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước, quyền tiếp cận thông tin của người dân và doanh nghiệp.

b) Số hóa toàn bộ tài liệu đã chỉnh lý, trong đó ưu tiên số hóa trước những tài liệu liên quan đến đất đai, xây dựng, tài chính, ngân sách, tài liệu có tần suất, số lượng khai thác, sử dụng nhiều.

c) Xây dựng hệ thống quản lý lưu trữ số từng bước hình thành “Kho lưu trữ số” phục vụ hiệu quả công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Tỉnh ủy, HĐND, UBND tỉnh và các cơ quan, đơn vị; đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, xây dựng chính quyền điện tử, chính quyền số, đồng thời góp phần bảo tồn di sản tư liệu của địa phương.

2. Mục tiêu cụ thể

2.1. Giai đoạn 2026 – 2030

a) Chỉnh lý tài liệu:

Hoàn thành chỉnh lý từ 60 - 80% khối tài liệu tồn đọng tại các sở, ban, ngành; UBND cấp huyện đã kết thúc hoạt động; UBND xã, phường.

Xác định giá trị tài liệu, phân loại theo niên đại, phông lưu trữ; xây dựng hệ thống công cụ tra cứu (mục lục hồ sơ, danh mục, cơ sở dữ liệu tra cứu).

b) Số hóa tài liệu:

Số hóa từ 80 - 100% tài liệu có giá trị vĩnh viễn, tài liệu có tần suất sử dụng cao, tài liệu phục vụ trực tiếp công tác chỉ đạo, điều hành.

Xây dựng hạ tầng kỹ thuật và phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của tỉnh; kết nối, tích hợp với hệ thống quản lý văn bản và điều hành của tỉnh.

c) Tổ chức và nhân lực:

Hoàn thiện quy trình nghiệp vụ chuẩn cho công tác chỉnh lý và số hóa.

Tổ chức các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ chỉnh lý, số hóa cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị.

2.2. Giai đoạn 2031 - 2035

a) Chỉnh lý tài liệu:

Hoàn thành chỉnh lý 100% khối tài liệu còn lại, bảo đảm tất cả các cơ quan, đơn vị thuộc tỉnh có phông lưu trữ hoàn chỉnh, khoa học.

Cập nhật, bổ sung công cụ tra cứu theo hướng hiện đại, ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) trong hỗ trợ tìm kiếm, tra cứu.

b) Số hóa tài liệu:

Hoàn thành số hóa toàn bộ tài liệu có giá trị vĩnh viễn và tài liệu quan trọng thuộc phạm vi lưu trữ lịch sử của tỉnh.

Xây dựng và đưa vào vận hành “Kho lưu trữ số tỉnh …”, bảo đảm khả năng lưu trữ, khai thác tập trung, liên thông và chia sẻ dữ liệu an toàn.

c) Khai thác, sử dụng:

Cung cấp dịch vụ khai thác tài liệu lưu trữ trực tuyến cho tổ chức, cá nhân theo quy định.

Ứng dụng công nghệ số để phục vụ công tác nghiên cứu khoa học, giáo dục truyền thống, quảng bá hình ảnh, tiềm năng và giá trị văn hóa - lịch sử của tỉnh.

d) Tổ chức và nhân lực:

Hình thành đội ngũ cán bộ lưu trữ chuyên sâu về chỉnh lý, số hóa, quản trị dữ liệu số.

Đảm bảo hạ tầng công nghệ thông tin hiện đại, đồng bộ, an toàn đáp ứng yêu cầu lưu trữ số lâu dài.

3. Yêu cầu

3.1 Yêu cầu về chỉnh lý tài liệu

- Trong quá trình thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ, phải đảm bảo an toàn vật lý, an toàn thông tin tài liệu, đảm bảo tiết kiệm chống lãng phí, loại bỏ tài liệu trùng thừa, hết giá trị.

- Khi chỉnh lý tài liệu lưu trữ phải dựa trên nguyên tắc “tập trung thống nhất” không phân tán phông lưu trữ; đảm bảo cho việc tra cứu, khai thác tài liệu lưu trữ nhanh chóng, chính xác.

- Tài liệu sau khi được chỉnh lý phải đảm bảo các yêu cầu theo 23 bước chỉnh lý tại thông tư số 16/2023/TT-BNV và sẵn sàng phục vụ khai thác sử dụng, số hóa, tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

- Tất cả các loại hồ sơ, tài liệu lưu trữ sau khi được chỉnh lý phải đưa vào kho lưu trữ hiện hành bảo quản an toàn theo quy định để quản lý, khai thác sử dụng, phục vụ cho nhu cầu của các cơ quan, đơn vị, địa phương.

3.2. Yêu cầu về số hóa, tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

- Tài liệu được số hóa phải là các tài liệu đã được chỉnh lý có giá trị pháp lý, có giá trị lịch sử, ưu tiên số hóa tài liệu liên quan đến đất đai, xây dựng, tài liệu có tần suất sử dụng cao. Quá trình số hóa phải giữ nguyên nội dung, hình thức, cấu trúc và tính pháp lý của tài liệu gốc.

- Tài liệu lưu trữ được số hóa phải đảm bảo chất lượng, sử dụng hiệu quả; đảm bảo có các bản sao lưu dự phòng tài liệu lưu trữ gốc và hỗ trợ việc thực hiện duy tu, bảo dưỡng, kiểm soát tài liệu.

- Tài liệu sau số hóa phải đáp ứng đầy đủ các trường thông tin theo quy định tại Thông tư số 05/2025/TT-BNV của Bộ Nội vụ, được tích hợp vào cơ sở dữ liệu và hệ thống lưu trữ số.

4. Nguyên tắc

4.1 Nguyên tắc ưu tiên chỉnh lý tài liệu

Căn cứ vào các đặc điểm cụ thể của tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức, việc xác định lộ trình thực hiện chỉnh lý được xem xét theo các nguyên tắc ưu tiên, cụ thể như sau:

a) Các cơ quan, tổ chức có khối lượng tài liệu tồn đọng, tích đống lớn; cơ quan, tổ chức chuyển trụ sở làm việc hoặc có thay đổi về tổ chức bộ máy (chia, tách, sáp nhập, giải thể).

b) Các cơ quan, tổ chức có tài liệu là hồ sơ về tổ chức cán bộ, tổ chức bộ máy, tài liệu liên quan đến tài chính, ngân sách, tài liệu có tần suất, số lượng khai thác, sử dụng tương đối nhiều.

c) Các cơ quan, tổ chức có tài liệu xây dựng cơ bản, tài liệu khoa học kỹ thuật (liên quan đến các công trình xây dựng lớn, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn thường xuyên để phục vụ quá trình nâng cấp, sửa chữa, khôi phục).

4.2. Nguyên tắc ưu tiên trong thực hiện số hóa, tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

a) Ưu tiên số hóa tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt

- Tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn, quý, hiếm, mang ý nghĩa đặc biệt về lịch sử, chính trị, kinh tế, văn hóa - xã hội của tỉnh Ninh Bình.

- Tài liệu thường xuyên được khai thác, sử dụng trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tỉnh và các cơ quan, đơn vị.

- Tài liệu có nguy cơ hư hỏng do điều kiện bảo quản, môi trường hoặc đã xuống cấp theo thời gian.

b) Bảo đảm tính hệ thống, thống nhất và đồng bộ

- Việc số hóa, tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ phải tuân thủ quy trình, tiêu chuẩn kỹ thuật do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.

- Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được xây dựng trên nguyên tắc thống nhất, đồng bộ, có khả năng kết nối, chia sẻ và liên thông với các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu khác của tỉnh và Trung ương.

c) Phục vụ khai thác, sử dụng hiệu quả

- Dữ liệu sau khi số hóa phải được tổ chức, quản lý trong cơ sở dữ liệu khoa học, thuận tiện cho việc tra cứu, tìm kiếm, sử dụng phục vụ công tác quản lý nhà nước và nhu cầu chính đáng của tổ chức, cá nhân.

- Thông tin cơ bản của tài liệu lưu trữ phải được nhập, bổ sung, sửa đổi đầy đủ, kịp thời và phải được đồng bộ với cấu trúc dữ liệu của tài liệu lưu trữ trong toàn bộ Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam bảo đảm khả năng chia sẻ, khai thác theo quy định của pháp luật về lưu trữ và thuận lợi cho việc tổ chức sử dụng trực tuyến trên môi trường điện tử.

d) Bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin

- Quá trình số hóa và tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ phải tuân thủ các quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, an ninh thông tin và an toàn dữ liệu số.

- Thực hiện phân quyền truy cập phù hợp đối với từng nhóm tài liệu, từng đối tượng sử dụng; đồng thời có phương án sao lưu, dự phòng dữ liệu.

đ) Cập nhật thường xuyên, mở rộng linh hoạt

- Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được duy trì, cập nhật định kỳ, bảo đảm dữ liệu “sống”, phản ánh đúng hiện trạng tài liệu lưu trữ của tỉnh.

- Việc số hóa và tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ triển khai theo lộ trình, có trọng tâm, trọng điểm, sau đó mở rộng dần để bao quát toàn bộ khối tài liệu lưu trữ của tỉnh.

III. NHIỆM VỤ VÀ GIẢI PHÁP THỰC HIỆN ĐỀ ÁN

1. Nhiệm vụ

1.1. Nhiệm vụ chỉnh lý

a) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê và sắp xếp khoa học, bảo quản an toàn và phục vụ việc sử dụng tài liệu lưu trữ theo đúng quy định hiện hành.

b) Thực hiện các biện pháp kỹ thuật nhằm kéo dài tuổi thọ tài liệu đối với các phông lưu trữ có giá trị cao, có tần suất tra cứu, sử dụng thường xuyên, đang có nguy cơ xuống cấp, hư hỏng.

c) Lựa chọn tài liệu đã được chỉnh lý hoàn chỉnh, tài liệu đang phục vụ hoạt động quản lý điều hành và nhu cầu của người dân, cơ quan, tổ chức của cơ quan, tổ chức cấp huyện đã kết thúc hoạt động và cấp xã trước khi được tổ chức lại để thực hiện số hóa, tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

1.2. Nhiệm vụ số hóa

a) Khảo sát, thống kê số lượng tài liệu lưu trữ đưa ra thực hiện số hóa và tạo lập cơ sở dữ liệu.

b) Xây dựng Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của tỉnh để xây dựng, cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

c) Trang bị hạ tầng kỹ thuật: máy quét chuyên dụng, máy chủ, hệ thống lưu trữ dữ liệu, đường truyền, phần mềm bảo mật.

d) Thực hiện số hóa và tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ giấy: Khảo sát, đánh giá tổng thể và bàn giao tài liệu lưu trữ để số hóa; vệ sinh tài liệu lưu trữ; chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu (nếu có); số hóa tài liệu lưu trữ; kiểm tra sản phẩm; ký số tài liệu lưu trữ số hóa theo quy định; đóng gói tài liệu lưu trữ số hóa và dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ số hóa và chuyển vào Hệ thống; nhập, sửa đổi, bổ sung thông tin cơ bản của tài liệu lưu trữ số hóa và thêm mới dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ số hóa trên Hệ thống; nghiệm thu và bàn giao sản phẩm.

đ) Đào tạo, tập huấn cán bộ, công chức, viên chức làm công tác số hóa, tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, quản trị hệ thống và tổ chức khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

e) Xây dựng cơ chế quản lý, khai thác, vận hành Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử và cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, bảo đảm duy trì lâu dài và bền vững.

2. Giải pháp

2.1. Chỉnh lý tài liệu

a) Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh.

b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu đối với Lưu trữ hiện hành; xác định tài liệu bảo quản vĩnh viễn để có kế hoạch giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh và tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu huỷ theo quy định.

c) Hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu.

d) Lập các công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, tài liệu; Cơ sở dữ liệu và công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý, tra cứu sử dụng.

đ) Lập danh mục tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu huỷ.

e) Phối hợp Sở Tài chính bố trí trụ sở công làm kho lưu trữ, đầu tư xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng phục vụ bảo quản tài liệu lưu trữ theo quy định tại điều 21 Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15.

2.2. Số hóa tài liệu

a) Lựa chọn thực hiện số hóa, tạo lập cơ sở dữ liệu đối với tài liệu lưu trữ vĩnh viễn, có giá trị lịch sử, có tần suất khai thác, sử dụng cao đã được chỉnh lý hoàn chỉnh và đang được bảo quản tại Lưu trữ hiện hành, Lưu trữ lịch sử tỉnh; không thực hiện số hóa và tạo lập cơ sở dữ liệu đối với tài liệu lưu trữ có chứa thông tin bí mật nhà nước.

b) Việc thực hiện số hóa, tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ giấy phải đảm bảo theo quy định tại Nghị định số 113/2025/NĐ-CP ngày 03 tháng 6 năm 2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ; Thông tư số 05/2025/TT-BNV ngày 14 tháng 5 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số và các quy định của pháp luật có liên quan khác.

c) Bảo đảm chuẩn hóa dữ liệu, thuận lợi cho việc quản lý, tích hợp, liên thông, khai thác dùng chung.

d) Tổ chức triển khai khoa học, đồng bộ, có lộ trình, phù hợp với điều kiện ngân sách, nhân lực, hạ tầng công nghệ thông tin của tỉnh.

đ) Đảm bảo tính kế thừa, phát triển, gắn kết với công tác văn thư, lưu trữ truyền thống và hệ thống quản lý tài liệu điện tử.

IV. PHẠM VI, ĐỐI TƯỢNG THỰC HIỆN ĐỀ ÁN

Toàn bộ tài liệu giấy hình thành từ năm 2025 trở về trước tại các cơ quan, tổ chức bao gồm: các sở, ban, ngành và tương đương thuộc tỉnh; Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và các cơ quan, tổ chức cấp huyện đã kết thúc hoạt động; Ủy ban nhân dân các xã, phường.

V. QUY TRÌNH CHỈNH LÝ TÀI LIỆU NỀN GIẤY

Bước 1. Giao nhận tài liệu và lập biên bản giao nhận tài liệu.

Bước 2. Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản đến địa điểm chỉnh lý (khoảng cách ~100m).

Bước 3. Vệ sinh sơ bộ tài liệu.

Bước 4. Khảo sát và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý (Báo cáo kết quả khảo sát tài liệu; Kế hoạch chỉnh lý; Lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông; Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ và xác định giá trị tài liệu).

Bước 5. Phân loại tài liệu theo Hướng dẫn phân loại.

Bước 6. Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ theo Hướng dẫn lập hồ sơ

a) Lập hồ sơ đối với tài liệu rời lẻ

- Tập hợp tài liệu thành hồ sơ;

- Biên soạn tiêu đề hồ sơ;

- Hệ thống hóa tài liệu trong hồ sơ;

- Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ;

- Viết tiêu đề, lý do loại đối với tài liệu hết giá trị.

b) Chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ đối với tài liệu đã được lập hồ sơ sơ bộ

- Kiểm tra hồ sơ đã được lập (nội dung tài liệu, tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản, ...);

- Bổ sung tài liệu, chỉnh sửa tiêu đề, xác định thời hạn bảo quản (nếu cần);

- Hệ thống hóa tài liệu trong hồ sơ.

Bước 7. Viết các trường thông tin vào phiếu tin: số hồ sơ (số tạm); tiêu đề hồ sơ; thời gian của tài liệu; thời hạn bảo quản; ngôn ngữ; bút tích; chế độ sử dụng; dấu chỉ mức độ mật; tình trạng tài liệu; ghi chú.

Bước 8. Kiểm tra, chỉnh sửa hồ sơ và phiếu tin.

Bước 9. Hệ thống hóa phiếu tin theo phương án phân loại.

Bước 10. Hệ thống hoá hồ sơ theo phiếu tin.

Bước 11. Biên mục hồ sơ

a) Đánh số tờ tài liệu đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 20 năm trở lên và điền số lượng tờ vào phiếu tin;

b) Biên soạn và in mục lục văn bản đối với hồ sơ bảo quản vĩnh viễn;

c) Viết/in bìa hồ sơ và chứng từ kết thúc.

Bước 12. Kiểm tra và chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ.

Bước 13. Ghi số hồ sơ chính thức vào phiếu tin và lên bìa hồ sơ.

Bước 14. Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim, kẹp, làm phẳng và đưa tài liệu vào bìa hồ sơ.

Bước 15. Đưa hồ sơ vào hộp (cặp).

Bước 16. Viết/in và dán nhãn hộp (cặp).

Bước 17. Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên giá.

Bước 18. Giao, nhận tài liệu sau chỉnh lý và lập biên bản giao, nhận tài liệu.

Bước 19. Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liệu.

Bước 20. Kiểm tra, chỉnh sửa việc nhập phiếu tin.

Bước 21. Lập mục lục hồ sơ

a) Viết lời nói đầu;

b) In và đóng quyển mục lục hồ sơ từ cơ sở dữ liệu (03 bộ).

Bước 22. Thống kê, bó gói, lập danh mục và viết thuyết minh tài liệu loại

a) Sắp xếp, bó gói, thống kê tài liệu loại;

b) Viết thuyết minh tài liệu loại.

Bước 23. Kết thúc chỉnh lý

a) Hoàn thành và bàn giao hồ sơ phông;

b) Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý.

VI. QUY TRÌNH SỐ HOÁ TÀI LIỆU LƯU TRỮ GIẤY

Bước 1. Khảo sát đánh giá tổng thể và bàn giao tài liệu lưu trữ để số hóa.

a) Khảo sát, lựa chọn, thống kê tài liệu lưu trữ, xây dựng, trình duyệt kế hoạch thu thập dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ chuẩn bị số hóa.

b) Lấy hồ sơ, tài liệu từ trên giá xuống chuyển đến nơi bàn giao tài liệu.

c) Giao tài liệu lưu trữ cho bộ phận thực hiện số hóa.

d) Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản đến nơi số hóa.

Bước 2. Vệ sinh tài liệu.

a) Tiến hành vệ sinh sơ bộ tài liệu bằng cách dùng các loại chổi lông phù hợp để quét, chải bụi bẩn trên hộp tài liệu, sau đó đến từng hồ sơ.

b) Khi vệ sinh tài liệu không được làm xáo trộn trật tự sắp xếp các cặp, hộp cũng như các hồ sơ hay các tập tài liệu; không làm hư hại tài liệu.

Bước 3. Chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu (nếu có).

a) Xây dựng tài liệu hướng dẫn chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu.

b) Thực hiện chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu theo tài liệu hướng dẫn, gồm các nội dung: chuẩn hóa định dạng tệp tin tài liệu, chuẩn hóa định dạng dữ liệu chủ, chuyển đổi mã ký tự của tài liệu và dữ liệu chủ, chuyển đổi cấu trúc dữ liệu chủ, đóng gói tài liệu số hóa.

c) Thực hiện sửa lỗi theo báo cáo kết quả kiểm tra.

d) Bàn giao dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ gốc cho bộ phận thực hiện số hóa.

Bước 4. Số hóa tài liệu.

a) Kiểm tra đối chiếu tài liệu với danh mục, dữ liệu chủ (nếu có).

b) Bóc tách, làm phẳng tài liệu.

c) Thực hiện số hóa.

d) Tạo lập dữ liệu chủ của tài liệu số hóa đối với trường hợp chưa có dữ liệu chủ.

đ) Kết nối dữ liệu chủ với tài liệu số hóa và kiểm tra kết nối dữ liệu chủ với tài liệu số hóa.

e) Bàn giao tài liệu cho đơn vị bảo quản sau khi số hóa: kiểm đếm số lượng tài liệu và kiểm tra tình trạng tài liệu khi trả lại; ghi lại biên bản và lưu hồ sơ.

g) Vận chuyển tài liệu về kho bảo quản và sắp xếp lên giá.

Bước 5. Kiểm tra sản phẩm.

a) Xây dựng tài liệu hướng dẫn kiểm tra sản phẩm.

b) Thực hiện kiểm tra sản phẩm theo hướng dẫn; lập báo cáo kiểm tra; thực hiện sửa lỗi theo báo cáo kết quả kiểm tra.

Bước 6. Ký số.

Bước 7. Đóng gói tài liệu số hóa và dữ liệu chủ của tài liệu số hóa, chuyển dữ liệu chủ và tài liệu lưu trữ số hóa vào Phần mềm.

Bước 8. Nghiệm thu và bàn giao sản phẩm.

a) Sao chép sản phẩm vào các thiết bị lưu trữ.

b) Kiểm tra số lượng, chất lượng tài liệu số hóa và cấu trúc dữ liệu của tài liệu số hóa, bảo đảm sự kết nối chuẩn xác giữa dữ liệu chủ và tệp tin tài liệu số hóa.

c) Nghiệm thu và bàn giao sản phẩm; lập và lưu hồ sơ cơ sở dữ liệu.

VII. QUY TRÌNH TẠO LẬP CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Bước 1: Lập kế hoạch, chuẩn bị tài liệu để tạo lập cơ sở dữ liệu.

a) Khảo sát, lựa chọn, thống kê tài liệu, xây dựng, trình duyệt kế hoạch tạo lập cơ sở dữ liệu.

b) Lấy hồ sơ từ trên giá xuống chuyển đến nơi bàn giao tài liệu.

c) Bàn giao tài liệu cho bộ phận biên mục phiếu tin.

d) Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản đến nơi biên mục phiếu tin.

đ) Làm vệ sinh tài liệu.

Bước 2: Xây dựng dữ liệu đặc tả.

a) Xây dựng tài liệu hướng dẫn biên mục phiếu tin.

b) Biên mục phiếu tin.

c) Bàn giao tài liệu, phiếu tin cho bộ phận bảo quản và bộ phận nhập dữ liệu.

Bước 3: Nhập phiếu tin.

a) Chuẩn bị trang thiết bị; Nhập phiếu tin văn bản, hồ sơ.

b) Kiểm tra kết quả nhập phiếu tin.

c) Thực hiện sửa lỗi nhập phiếu tin theo báo cáo kết quả kiểm tra.

Bước 4: Số hóa tài liệu.

a) Bàn giao tài liệu, phiếu tin, dữ liệu đặc tả cho bộ phận thực hiện số hóa.

b) Vận chuyển tài liệu đến nơi thực hiện số hóa.

c) Bàn giao tài liệu cho người thực hiện số hóa.

d) Kiểm tra đối chiếu tài liệu với danh mục, dữ liệu đặc tả. đ) Bóc tách, làm phẳng tài liệu.

e) Thực hiện số hóa.

g) Kết nối dữ liệu đặc tả với tài liệu số hóa và kiểm tra kết nối dữ liệu đặc tả với tài liệu số hóa.

h) Bàn giao tài liệu cho đơn vị bảo quản.

i) Vận chuyển tài liệu về kho bảo quản và sắp xếp lên giá.

Bước 5: Kiểm tra sản phẩm.

a) Xây dựng tài liệu hướng dẫn kiểm tra sản phẩm.

b) Thực hiện kiểm tra sản phẩm theo hướng dẫn; Lập báo cáo kiểm tra; Thực hiện sửa lỗi theo báo cáo kết quả kiểm tra.

Bước 6: Nghiệm thu và bàn giao sản phẩm.

a) Sao chép sản phẩm vào các thiết bị lưu trữ, bàn giao sản phẩm.

b) Nghiệm thu và bàn giao sản phẩm; lập và lưu hồ sơ tạo lập cơ sở dữ liệu.

VIII. HIỆU QUẢ CỦA ĐỀ ÁN

1. Xử lý dứt điểm tình trạng tài liệu lưu trữ tồn đọng, tích đống; tiết kiệm được diện tích kho và các trang thiết bị bảo quản tài liệu (bảo quản an toàn cả về tình trạng vật lý và bảo mật thông tin cho tài liệu); tạo điều kiện phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; là cơ sở để lựa chọn tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ hiện hành và Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định của Luật Lưu trữ.

2. Tăng số lượng, chất lượng các Phông lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh và các Lưu trữ hiện hành. Đồng thời triển khai thực hiện số hóa, tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ để từng bước thực hiện hiện chuyển đổi số trong công tác lưu trữ theo lộ trình thực hiện Chính phủ số và dữ liệu mở phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu, hồ sơ lưu trữ, đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế, xã hội của tỉnh.

3. Thực hiện có hiệu quả Quyết định số 458/QĐ-TTg với mục tiêu “Quản lý thống nhất, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước; nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân và doanh nghiệp trong việc tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan nhà nước”.

Phần III

KINH PHÍ VÀ LỘ TRÌNH THỰC HIỆN

I. KINH PHÍ THỰC HIỆN

1. Căn cứ xây dựng đơn giá

a) Đơn giá nhân công chỉnh lý và tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ nền giấy được xây dựng trên cơ sở: định mức kinh tế - kỹ thuật quy định tại Thông tư số 16/2023/TT-BNV và phương pháp xác định đơn giá quy định tại Thông tư số 12/2010/TT-BNV ứng với mức lương cơ sở tại thời điểm thực hiện chỉnh lý; Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 23 tháng 6 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; Văn bản số 2628/TTr-BNV ngày 21 tháng 5 năm 2025 của Bộ Nội vụ về việc đề nghị Thủ tướng Chính phủ tạm cấp kinh phí số hóa tài liệu lưu trữ của cấp huyện.

b) Đơn giá vật tư, văn phòng phẩm, máy móc thiết bị, công cụ dụng cụ, tiêu hao năng lượng phục vụ chỉnh lý và tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu nền giấy được xây dựng trên cơ sở: định mức kinh tế - kỹ thuật quy định tại Thông tư số 16/2023/TT-BNV ứng với đơn giá của từng loại vật tư, văn phòng phẩm, máy móc thiết bị, công cụ dụng cụ và giá điện tại thời điểm thực hiện chỉnh lý.

c) Đơn giá nhân công và đơn giá vật tư, văn phòng phẩm, máy móc thiết bị, công cụ dụng cụ, tiêu hao năng lượng tại thời điểm xây dựng đề án, cụ thể như sau:

 (Chi tiết tại Phụ lục II và Phụ lục III đính kèm)

2. Phương án về nguồn kinh phí thực hiện Đề án

Sau khi chỉnh lý các sở, ban, ngành và UBND cấp xã thuộc tỉnh bố trí kinh phí xây dựng hoặc cải tạo kho lưu trữ hiện hành, đồng thời mua sắm các trang thiết bị cần thiết để bảo vệ, bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ được an toàn.

3. Tổng kinh phí thực hiện Đề án

a) Tổng kinh phí thực hiện chỉnh lý và số hóa tài liệu lưu trữ (tạm tính đến thời điểm xây dựng Đề án): dự kiến 1.826,43 tỷ đồng, (trong đó: chỉnh lý 834,717 tỷ đồng; số hóa 991,713 tỷ đồng), chia ra:

- Tài liệu của các các sở, ban, ngành trước khi hợp nhất: 788,031 tỷ đồng, (trong đó: chỉnh lý 296,265 tỷ đồng; số hóa 491,766 tỷ đồng).

- Tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và các cơ quan, tổ chức cấp huyện đã kết thúc hoạt động: 527,151 tỷ đồng, (trong đó: chỉnh lý 274,933 tỷ đồng; số hóa 252,218 tỷ đồng).

- Tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã trước khi trước khi sắp xếp tổ chức bộ máy: 511,248 tỷ đồng, (trong đó: chỉnh lý 263,519 tỷ đồng; số hóa 247,729 tỷ đồng).

 (Chi tiết tại Phụ lục IV và Phụ lục V đính kèm)

b) Nguồn kinh phí thực hiện chỉnh lý, số hóa và tạo lập cơ sở dữ liệulưu trữ giấy:

Kinh phí thực hiện việc chỉnh lý, số hóa và tạo lập cơ sở dữ liệu lưu trữ giấy tồn đọng sau sắp xếp tổ chức bộ máy được bố trí từ ngân sách nhà nước theo phân cấp ngân sách nhà nước hiện hành và các nguồn kinh phí hợp pháp khác theo quy định của pháp luật.

Hàng năm, căn cứ chức năng, nhiệm vụ được giao, các Sở, ban, ngành, Uỷ ban nhân dân các xã, phường xây dựng kinh phí, trình cấp có thẩm quyền xem xét phê duyệt theo quy định”.

II. LỘ TRÌNH THỰC HIỆN

3. Lộ trình thực hiện chỉnh lý và số hóa, tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

a) Đối với tài liệu của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh

Các sở, ban, ngành căn cứ khối lượng tài liệu tồn đọng, tích đống, các nguyên tắc ưu tiên theo nội dung Đề án và quy định tại điểm b khoản 1 Điều 65 của Luật Lưu trữ năm 2024, chủ động việc xây dựng dự toán thực hiện trình cấp có thẩm quyền phê duyệt và tổ chức triển khai thực hiện.

Thời gian thực hiện: Từ năm 2026 đến hết năm 2030

b) Đối với tài liệu của các huyện, thành phố đã kết thúc hoạt động

Sở Nội vụ căn cứ khối lượng tài liệu tồn đọng, tích đống của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và các cơ quan, tổ chức cấp huyện đã kết thúc hoạt động (hiện nay đang được giao cho Trung tâm Lưu trữ lịch sử quản lý) chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử xây dựng dự toán hằng năm để tham mưu trình cấp có thẩm quyền bảo đảm thực hiện theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 65 của Luật Lưu trữ năm 2024.

Thời gian thực hiện: từ năm 2026 đến hết năm 2035.

c) Đối với tài liệu của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã

Ủy ban nhân dân các xã, phường căn cứ khối lượng tài liệu lưu trữ tồn đọng, tích đống hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn trước khi sắp xếp đơn vị hành chính thuộc phạm vi quản lý, các nguyên tắc ưu tiên theo nội dung Đề án và quy định tại điểm a khoản 1 Điều 65 của Luật Lưu trữ năm 2024, chủ động việc xây dựng dự toán thực hiện trình cấp có thẩm quyền phê duyệt và tổ chức triển khai thực hiện.

Thời gian thực hiện: từ năm 2026 đến hết năm 2035.

Phần V

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

I. CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC

1. Thu thập đầy đủ tài liệu đã đến hạn nộp lưu tại các phòng, ban chuyên môn vào lưu trữ cơ quan theo đúng quy định, thực hiện phân loại, thống kê số lượng tài liệu lưu trữ tồn đọng, tích đống trước khi đưa ra thực hiện chỉnh lý.

2. Trên cơ sở số lượng tài liệu tồn đọng, tích đống, xây dựng dự toán kinh phí chỉnh lý tài liệu hằng năm trình cấp có thẩm quyền xem xét, phê duyệt; các cơ quan, tổ chức chủ động xây dựng phương án, quy trình thủ tục thực hiện việc chỉnh lý tài liệu theo số kinh phí được phân bổ. Tổ chức lựa chọn nhà thầu có đủ năng lực, tư cách pháp nhân thực hiện nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu theo quy định; mua sắm, bố trí trang thiết bị được duyệt phục vụ chỉnh lý tài liệu, bố trí cơ sở vật chất, kho bảo quản và giá để tài liệu sau khi chỉnh lý hoàn chỉnh và tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị.

3. Tổ chức quản lý, bảo quản và khai thác, sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ sau khi chỉnh lý và thực hiện việc nộp lưu theo quy định.

4. Đối với những tài liệu hình thành từ 01 tháng 7 năm 2025 trở về sau, chỉ đạo công chức, viên chức trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc phải lập hồ sơ công việc bản giấy hoặc lập hồ sơ lưu trữ điện tử, đồng thời thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu về lưu trữ hiện hành theo đúng quy định.

5. Lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị vĩnh viễn nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định.

II. SỞ TÀI CHÍNH

Hằng năm, căn cứ khả năng cân đối ngân sách, Sở Tài chính phối hợp với Sở Nội vụ và các cơ quan, đơn vị có liên quan tham mưu cho Uỷ ban nhân dân tỉnh bố trí kinh phí cho các đơn vị để thực hiện Đề án theo quy định của Luật Ngân sách nhà nước và các văn bản hướng dẫn hiện hành.

III. SỞ NỘI VỤ

1. Tổ chức triển khai thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh 33.321 mét tài liệu và số hóa 11.506 mét giá liệu tài liệu của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và các cơ quan, tổ chức cấp huyện đã kết thúc hoạt động theo lộ trình cụ thể như sau:

 (Chi tiết tại Phụ lục VI đính kèm)

2. Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức xác định số lượng, thành phần tài liệu lưu trữ cần chỉnh lý, số hoá và tạo lập cơ sở dữ liệu, khối lượng công việc cần thực hiện, xác định định mức kinh phí và đề xuất phương án tổ chức thực hiện. Phối hợp với Sở Tài chính trong việc thẩm định dự toán kinh phí (bao gồm: nhân công; vật tư, văn phòng phẩm; máy móc thiết bị, công cụ dụng cụ, tiêu hao năng lượng…) để thực hiện chỉnh lý, số hoá và tạo lập cơ sở dữ liệu theo quy định hiện hành.

3. Tổ chức hướng dẫn, kiểm tra, giám sát các cơ quan, tổ chức trong việc thực hiện chỉnh lý, số hoá và tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ. Chủ trì tổ chức kiểm tra, đánh giá, tổng hợp kết quả thực hiện việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ; hướng dẫn việc lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành và Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định.

4. Tổng hợp tình hình, tiến độ thực hiện; báo cáo kết quả thực hiện và khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện Đề án. Tham mưu tổng kết đánh giá hiệu quả thực hiện và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả công tác chỉnh lý, số hoá và tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại địa phương./.