Quyết định 3255/QĐ-UBND năm 2026 điều chỉnh Đề án “Xử lý nghiệp vụ đối với tài liệu lưu trữ cấp huyện trước sáp nhập” do tỉnh Khánh Hòa ban hành

QUYẾT ĐỊNH

ĐIỀU CHỈNH ĐỀ ÁN “XỬ LÝ NGHIỆP VỤ ĐỐI VỚI TÀI LIỆU LƯU TRỮ CẤP HUYỆN TRƯỚC SÁP NHẬP”

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KHÁNH HÒA

Căn cứ Luật Tổ chức Chính quyền địa phương ngày 16 tháng 6 năm 2025;

Cần cứ Luật Lưu trữ ngày 21 tháng 6 năm 2024;

Căn cứ Nghị định số 113/2025/NĐ-CP ngày 03 tháng 6 năm 2025 của Chính phủ Quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Quyết định số 765/QĐ-TTg ngày 23 tháng 6 năm 2022 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Danh mục dịch vụ sự nghiệp công cơ bản, thiết yếu sử dụng ngân sách nhà nước thuộc ngành, lĩnh vực Nội vụ;

Căn cứ Thông tư số 05/2025/TT-BNV ngày 14 tháng 5 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ Quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu số;

Căn cứ Thông tư số 06/2025/TT-BNV ngày 15 tháng 5 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Nghị quyết số 128/NQ-HĐND ngày 14 tháng 12 năm 2023 của Hội đồng nhân dân tỉnh ban hành Danh mục dịch vụ sự nghiệp công sử dụng ngân sách nhà nước thuộc ngành, lĩnh vực Nội vụ trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa;

Căn cứ Kế hoạch số 5881/KH-UBND ngày 30 tháng 4 năm 2026 của Ủy ban nhân dân tỉnh về chuyển đổi số tỉnh Khánh Hòa giai đoạn 2026 - 2030;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 8413/TTr-SNV ngày 25 tháng 8 năm 2026 và ý kiến của Sở Tài chính tại Văn bản số 11635/STC-TCHSN ngày 20 tháng 8 năm 2026.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Điều chỉnh Mục II, III Phần III của Đề án “Xử lý nghiệp vụ đối với tài liệu lưu trữ cấp huyện trước sáp nhập” ban hành kèm theo Quyết định số 177/QĐ- UBND ngày 19/01/2026, như sau:

“II. THỜI GIAN VÀ TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN

1. Giai đoạn 1: (từ tháng 10/2025 đến tháng 7/2026)

- Tiến hành kiểm kê, lựa chọn các phông tài liệu cấp huyện trước sáp nhập, thường xuyên phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu... với số lượng 8.552,65 mét tương đương 42.763.250 trang văn bản để đưa ra số hóa trong giai đoạn 2 và các năm tiếp theo, trong đó giai đoạn 2 (năm 2026) số hóa 238 mét tương đương 1.190.000 trang văn bản tại Phụ lục I, II kèm theo; số lượng còn lại (8.314,65 mét tài liệu đã chỉnh lý tương đương 41.573.250 trang) sẽ được đưa vào kế hoạch số hóa của các năm tiếp theo trên cơ sở tình hình thực tế và đề xuất của Sở Nội vụ.

- Thống kê toàn bộ tài liệu cấp huyện chưa chỉnh lý với số lượng 19.140,6 mét tại Phụ lục I kèm theo và hoàn thiện công tác chuẩn bị để đưa tài liệu ra chỉnh lý đúng quy định về nghiệp vụ lưu trữ.

2. Giai đoạn 2: (từ tháng 8/2026 đến tháng 12/2026)

- Ưu tiên cấp kinh phí chỉnh lý 378,1 mét tài liệu thanh tra để cung cấp hồ sơ thực hiện dự án “Xây dựng nền tảng, dữ liệu số của ngành Thanh tra” và số hóa 238 mét tương đương 1.190.000 trang tài liệu đã chỉnh lý của thành phố Phan Rang - Tháp Chàm, huyện Ninh Hải (trước sáp nhập) tại Phụ lục II, III kèm theo.

- Xây dựng kế hoạch chỉnh lý, số hóa tài liệu cho năm tiếp theo (từ năm 2027 trở đi), trong đó xác định thời gian, thứ tự ưu tiên chỉnh lý, trình UBND tỉnh xem xét, quyết định trên cơ sở tình hình thực tế và đề xuất của Sở Nội vụ.

3. Giai đoạn 3: (Từ năm 2027 trở đi)

Trên cơ sở kết quả thực hiện giai đoạn 1, giai đoạn 2, tình hình thực tế và đề xuất của Sở Nội vụ, UBND tỉnh xem xét, quyết định cụ thể khối lượng, thời gian, tiến độ và kinh phí thực hiện chỉnh lý, số hóa tài liệu cho từng năm, trong đó ưu tiên lựa chọn tài liệu đã chỉnh lý có thời hạn bảo quản vĩnh viễn hoặc hồ sơ, tài liệu thường xuyên phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng (như tài liệu về lĩnh vực đất đai, tư pháp - hộ tịch, đầu tư xây dựng...) để đưa vào kế hoạch số hóa, bảo đảm kịp thời phục vụ nhu cầu khai thác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.

III. DỰ TOÁN, TIẾN ĐỘ CẤP KINH PHÍ THỰC HIỆN

1. Dự toán kinh phí thực hiện năm 2026

Tổng kinh phí thực hiện năm 2026 của Đề án là 10.265.111.319 đồng (Bằng chữ: Mười tỷ hai trăm sáu mươi lăm triệu một trăm mười một nghìn ba trăm mười chín đồng), trong đó:

a) Dự toán kinh phí thực hiện chỉnh lý tài liệu năm 2026

Kinh phí thực hiện chỉnh lý tài liệu năm 2026 là 3.695.986.054 đồng (Bằng chữ: Ba tỷ sáu trăm chín mươi lăm triệu chín trăm tám mươi sáu nghìn không trăm năm mươi tư đồng).

(Dự toán chi tiết tại Phụ lục III, IV kèm theo)

b) Dự toán kinh phí thực hiện số hóa tài liệu năm 2026

Kinh phí thực hiện số hóa tài liệu năm 2026 là 6.569.125.265 đồng (Bằng chữ: Sáu tỷ năm trăm sáu mươi chín triệu một trăm hai mươi lăm nghìn hai trăm sáu mươi lăm đồng).

(Dự toán chi tiết tại Phụ lục II, V kèm theo)

2. Kinh phí thực hiện từ năm 2027 trở đi

Kinh phí thực hiện chỉnh lý, số hóa tài liệu từ năm 2027 trở đi sẽ được tính toán, rà soát, xác định cụ thể hằng năm trên cơ sở tình hình thực tế triển khai và đề xuất của Sở Nội vụ, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt theo quy định.

3. Nguồn kinh phí thực hiện

Nguồn kinh phí để thực hiện việc chỉnh lý, số hóa gồm:

- Ngân sách Trung ương hỗ trợ cho địa phương 50% tổng kinh phí thực hiện chỉnh lý, số hóa của Đề án;

- Ngân sách tỉnh, ngân sách địa phương (dự phòng, quỹ dự trữ tài chính...) và các nguồn vốn hợp pháp khác.”

Điều 2. Điều chỉnh điểm b, điểm d Khoản 1 Mục VI Phần III của Đề án “Xử lý nghiệp vụ đối với tài liệu lưu trữ cấp huyện trước sáp nhập” ban hành kèm theo Quyết định số 177/QĐ-UBND ngày 19/01/2026, như sau:

“b) Chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Tiến hành lựa chọn, thống kê một số phông tài liệu của cấp huyện đã chỉnh lý có thời hạn bảo quản vĩnh viễn hoặc thường xuyên được sử dụng để phục vụ tổ chức, công dân (tài liệu về đất đai, tư pháp - hộ tịch, thủ tục hành chính công...) để ưu tiên thực hiện số hóa theo giai đoạn;

- Từ năm 2027 trở đi, tham mưu xây dựng các kế hoạch chỉnh lý, số hóa tài liệu hàng năm và mức độ ưu tiên để trình UBND tỉnh phê duyệt hàng năm. Trong đó, kế hoạch chỉnh lý, số hóa tài liệu trình trước ngày 31/12 của năm trước liền kề và xác định cụ thể hình thức giao nhiệm vụ, đặt hàng hoặc đấu thầu để lựa chọn đơn vị cung ứng dịch vụ sự nghiệp công có năng lực thực hiện nhiệm vụ theo quy định;

- Theo dõi, giám sát hoạt động chỉnh lý, số hóa tài liệu của cấp huyện theo đúng quy định về nghiệp vụ lưu trữ.”

“d) Lựa chọn đơn vị cung ứng dịch vụ sự nghiệp công trong lĩnh vực lưu trữ để thực hiện chỉnh lý, số hóa tài liệu thông qua chỉ định hoặc đấu thầu, bảo đảm tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật hiện hành, đồng thời lựa chọn đơn vị có đủ năng lực, uy tín và chuyên môn để chỉnh lý, số hóa tài liệu.”

Điều 3. Tổ chức thực hiện

1. Sở Tài chính có trách nhiệm bố trí, cấp kinh phí thực hiện công tác chỉnh lý, số hóa tài liệu năm 2026 theo dự toán được phê duyệt tại Quyết định này và theo quy định của pháp luật về ngân sách nhà nước. Từ năm 2027 trở đi, căn cứ Kế hoạch thực hiện Đề án do Sở Nội vụ xây dựng, Sở Tài chính phối hợp rà soát, tham mưu bố trí kinh phí theo khả năng cân đối ngân sách và quy định hiện hành, bảo đảm kinh phí được sử dụng đúng mục đích, tiết kiệm, hiệu quả, tránh trùng lặp với các nhiệm vụ đã được phê duyệt.

2. Sở Nội vụ chịu trách nhiệm chủ trì tổ chức triển khai thực hiện Đề án theo nội dung được điều chỉnh tại Quyết định này; hằng năm chủ trì rà soát kết quả thực hiện, nhu cầu và sự cần thiết của từng nhiệm vụ, phối hợp với Sở Tài chính và các cơ quan, đơn vị liên quan xây dựng Kế hoạch và dự toán kinh phí, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định. Chịu trách nhiệm rà soát, xác định chính xác phạm vi, khối lượng tài liệu đưa vào chỉnh lý, số hóa, bảo đảm không trùng lặp với tài liệu, nhiệm vụ đã thực hiện, đang thực hiện hoặc được bố trí kinh phí từ các nguồn khác; thực hiện đúng quy định về quản lý ngân sách nhà nước, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí.

Điều 4. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký và bãi bỏ các Phụ lục kèm theo Đề án “Xử lý nghiệp vụ đối với tài liệu lưu trữ cấp huyện trước sáp nhập” ban hành kèm theo Quyết định số 177/QĐ-UBND ngày 19/01/2026.

Các nội dung còn lại thực hiện theo Đề án xử lý nghiệp vụ đối với tài liệu lưu trữ cấp huyện trước sáp nhập ban hành kèm theo Quyết định số 177/QĐ-UBND ngày 19/01/2026 của UBND tỉnh.

Điều 5. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc các Sở: Nội vụ, Tài chính, Khoa học và Công nghệ; Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.