Đề án 07/ĐA-UBND năm 2026 thực hiện thủ tục hành chính về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự tại thành phố Đà Nẵng

ĐỀ ÁN

TRIỂN KHAI THỰC HIỆN THỦ TỤC HÀNH CHÍNH VỀ CHỨNG NHẬN LÃNH SỰ, HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ TẠI THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

Thực hiện Thông tư số 03/2026/TT-BNG ngày 06 tháng 5 năm 2026 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao về quy định về phân cấp thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự cho UBND cấp tỉnh, trên cơ sở Tờ trình số 3232/TTr- SNG ngày 28/7/2026 của Sở Ngoại vụ về Đề án triển khai thực hiện thủ tục hành chính thực hiện thủ tục hành chính về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự tại thành phố Đà Nẵng (Đề án), UBND thành phố Đà Nẵng ban hành Đề án cụ thể như sau:

I. SỰ CẦN THIẾT TRIỂN KHAI THỦ TỤC CHỨNG NHẬN LÃNH SỰ, HỢP PHÁP LÃNH SỰ THEO PHÂN CẤP CỦA BỘ NGOẠI GIAO

1. Căn cứ pháp lý

a) Luật Tổ chức Chính phủ năm 2025

Tại khoản 2 Điều 8 Luật Tổ chức Chính phủ quy định Bộ Trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ được phân cấp nhiệm vụ, quyền hạn thuộc phạm vi quản lý nhà nước của bộ, ngành cho Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch UBND nhân dân và các tổ chức, đơn vị trực thuộc theo quy định của pháp luật.

b) Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2025

Tại khoản 1 Điều 14 Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2025 quy định UBND ủy quyền cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân, người đứng đầu cơ quan chuyên môn, tổ chức hành chính khác, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc UBND cấp mình ho c UBND, Chủ tịch UBND cấp dưới thực hiện một hoặc một số nhiệm vụ, quyền hạn mà mình được giao theo quy định của pháp luật trong khoảng thời gian xác định kèm theo các điều kiện cụ thể, trừ trường hợp pháp luật quy định không được ủy quyền.

c) Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 05/12/2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự; Nghị định số 196/52025/NĐ-CP ngày 04/7/2025 của Chính phủ sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 05/12/2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự

Tại khoản 3 Điều 1 Nghị định số 196/52025/NĐ-CP quy định Bộ Ngoại giao có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở trong nước và thực hiện việc phân cấp thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật.

d) Quyết định số 629/QĐ-BNG ngày 16/3/2026 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao về việc phê duyệt Đề án phân cấp thẩm quyền thực hiện thủ tục hành chính về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

đ) Thông tư số 03/2026/TT-BNG ngày 06/5/2026 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quy định về phân cấp thực hiện chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh

Tại khoản 1 Điều 4 Thông tư số 03/2026/TT-BNG quy định thẩm quyền thực hiện toàn bộ quy trình giải quyết thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được phân cấp cho UBND các thành phố trực thuộc trung ương gồm: Hải Phòng, Đà Nẵng và Cần Thơ.

e) Thông tư số 09/2025/TT-BNG ngày 30/6/2025 của Bộ Ngoại giao về hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn về công tác đối ngoại của cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và UBND xã, phường, đặc khu thuộc tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương

Tại điểm c Khoản 9 Điều 2 Thông tư số 09/2025/TT-BNG quy định Sở Ngoại vụ có nhiệm vụ tham mưu thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật.

g) Quyết định số 16/2025/QĐ-UBND ngày 01/7/2025 của UBND thành phố ban hành quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Ngoại vụ thành phố Đà Nẵng

Tại điểm c Khoản 11 Điều 2 Quyết định số 16/2025/QĐ-UBND quy định Sở Ngoại vụ thành phố Đà Nẵng có nhiệm vụ tham mưu thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật.

h) Các quy trình, thủ tục, hồ sơ giấy tờ triển khai theo văn bản pháp lý sau

- Nghị định số 118/2025/NĐ-CP ngày 09/6/2025 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Bộ phận Một cửa và Cổng Dịch vụ công quốc gia;

- Nghị định 367/2025/NĐ-CP ngày 31/12/2025 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 118/2025/NĐ-CP ngày 09/6/2025 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Bộ phận Một cửa và Cổng Dịch vụ công quốc gia;

- Thông tư số 11/2025/TT-BNG ngày 31/7/2025 của Bộ Ngoại giao về biểu mẫu giấy tờ và hướng dẫn chi tiết một số quy định về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự;

- Quyết định số 1128/QĐ-BNG ngày 06/4/2026 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao công bố danh mục thủ tục hành chính thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ Ngoại giao triển khai thực hiện trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tập trung của Bộ Ngoại giao.

2. Cơ sở thực tiễn

a) Năm 2012, Bộ Ngoại giao đã ủy quyền cho Sở Ngoại vụ thành phố Đà Nẵng thực hiện tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự tại địa phương. Theo đó Sở Ngoại vụ đã giao cho Trung tâm Phục vụ đối ngoại nay là Phát triển Hợp tác quốc tế và Dịch vụ đối ngoại thuộc Sở tham mưu tiếp nhận và trả hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự cho công dân. Trung bình hằng năm, thực hiện tiếp nhận và trả kết quả khoản 1.500 hồ sơ với hơn 2.500 văn bản.

b) Hiện nay, trên cơ sở chỉ đạo của Trung ương, thành phố về thực hiện phân cấp, phân quyền, phân định thẩm quyền theo yêu cầu của tình hình thực tiễn, việc Bộ Ngoại giao phân cấp cho thành phố Đà Nẵng thực hiện thủ tục hành chính về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự là yêu cầu khách quan và rất cần thiết, phù hợp với xu hướng hội nhập quốc tế của thành phố, việc triển khai nhiệm vụ trên có ý nghĩa quan trọng để phát huy vai trò, năng lực quản lý nhà nước về đối ngoại của thành phố; đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của tổ chức, cá nhân trong quá trình hội nhập quốc tế, học tập, lao động, đầu tư, thương mại và giao lưu dân sự có yếu tố nước ngoài, góp phần thúc đẩy hội nhập quốc tế và phát triển kinh tế - xã hội của Đà Nẵng; đẩy mạnh lợi thế cạnh tranh của Trung tâm tài chính quốc tế Việt Nam tại Đà Nẵng, Khu thương mại tự do tại Đà Nẵng và môi trường đầu tư của thành phố; đáp ứng tiêu chuẩn xây dựng đô thị thông minh trung tâm của miền Trung - Tây Nguyên; thành phố đạt đẳng cấp khu vực châu Á trong tương lai, giúp người dân, doanh nghiệp giảm chi phí, dễ dàng tiếp cận, sử dụng dịch vụ công về CNLS, HPHLS^[1].

II. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

ĐỀ ÁN

TRIỂN KHAI THỰC HIỆN THỦ TỤC HÀNH CHÍNH VỀ CHỨNG NHẬN LÃNH SỰ, HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ TẠI THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

Thực hiện Thông tư số 03/2026/TT-BNG ngày 06 tháng 5 năm 2026 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao về quy định về phân cấp thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự cho UBND cấp tỉnh, trên cơ sở Tờ trình số 3232/TTr- SNG ngày 28/7/2026 của Sở Ngoại vụ về Đề án triển khai thực hiện thủ tục hành chính thực hiện thủ tục hành chính về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự tại thành phố Đà Nẵng (Đề án), UBND thành phố Đà Nẵng ban hành Đề án cụ thể như sau:

I. SỰ CẦN THIẾT TRIỂN KHAI THỦ TỤC CHỨNG NHẬN LÃNH SỰ, HỢP PHÁP LÃNH SỰ THEO PHÂN CẤP CỦA BỘ NGOẠI GIAO

1. Căn cứ pháp lý

a) Luật Tổ chức Chính phủ năm 2025

Tại khoản 2 Điều 8 Luật Tổ chức Chính phủ quy định Bộ Trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ được phân cấp nhiệm vụ, quyền hạn thuộc phạm vi quản lý nhà nước của bộ, ngành cho Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch UBND nhân dân và các tổ chức, đơn vị trực thuộc theo quy định của pháp luật.

b) Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2025

Tại khoản 1 Điều 14 Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2025 quy định UBND ủy quyền cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân, người đứng đầu cơ quan chuyên môn, tổ chức hành chính khác, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc UBND cấp mình ho c UBND, Chủ tịch UBND cấp dưới thực hiện một hoặc một số nhiệm vụ, quyền hạn mà mình được giao theo quy định của pháp luật trong khoảng thời gian xác định kèm theo các điều kiện cụ thể, trừ trường hợp pháp luật quy định không được ủy quyền.

c) Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 05/12/2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự; Nghị định số 196/52025/NĐ-CP ngày 04/7/2025 của Chính phủ sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 05/12/2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự

Tại khoản 3 Điều 1 Nghị định số 196/52025/NĐ-CP quy định Bộ Ngoại giao có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở trong nước và thực hiện việc phân cấp thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật.

d) Quyết định số 629/QĐ-BNG ngày 16/3/2026 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao về việc phê duyệt Đề án phân cấp thẩm quyền thực hiện thủ tục hành chính về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

đ) Thông tư số 03/2026/TT-BNG ngày 06/5/2026 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quy định về phân cấp thực hiện chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh

Tại khoản 1 Điều 4 Thông tư số 03/2026/TT-BNG quy định thẩm quyền thực hiện toàn bộ quy trình giải quyết thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được phân cấp cho UBND các thành phố trực thuộc trung ương gồm: Hải Phòng, Đà Nẵng và Cần Thơ.

e) Thông tư số 09/2025/TT-BNG ngày 30/6/2025 của Bộ Ngoại giao về hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn về công tác đối ngoại của cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và UBND xã, phường, đặc khu thuộc tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương

Tại điểm c Khoản 9 Điều 2 Thông tư số 09/2025/TT-BNG quy định Sở Ngoại vụ có nhiệm vụ tham mưu thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật.

g) Quyết định số 16/2025/QĐ-UBND ngày 01/7/2025 của UBND thành phố ban hành quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Ngoại vụ thành phố Đà Nẵng

Tại điểm c Khoản 11 Điều 2 Quyết định số 16/2025/QĐ-UBND quy định Sở Ngoại vụ thành phố Đà Nẵng có nhiệm vụ tham mưu thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật.

h) Các quy trình, thủ tục, hồ sơ giấy tờ triển khai theo văn bản pháp lý sau

- Nghị định số 118/2025/NĐ-CP ngày 09/6/2025 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Bộ phận Một cửa và Cổng Dịch vụ công quốc gia;

- Nghị định 367/2025/NĐ-CP ngày 31/12/2025 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 118/2025/NĐ-CP ngày 09/6/2025 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Bộ phận Một cửa và Cổng Dịch vụ công quốc gia;

- Thông tư số 11/2025/TT-BNG ngày 31/7/2025 của Bộ Ngoại giao về biểu mẫu giấy tờ và hướng dẫn chi tiết một số quy định về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự;

- Quyết định số 1128/QĐ-BNG ngày 06/4/2026 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao công bố danh mục thủ tục hành chính thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ Ngoại giao triển khai thực hiện trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tập trung của Bộ Ngoại giao.

2. Cơ sở thực tiễn

a) Năm 2012, Bộ Ngoại giao đã ủy quyền cho Sở Ngoại vụ thành phố Đà Nẵng thực hiện tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự tại địa phương. Theo đó Sở Ngoại vụ đã giao cho Trung tâm Phục vụ đối ngoại nay là Phát triển Hợp tác quốc tế và Dịch vụ đối ngoại thuộc Sở tham mưu tiếp nhận và trả hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự cho công dân. Trung bình hằng năm, thực hiện tiếp nhận và trả kết quả khoản 1.500 hồ sơ với hơn 2.500 văn bản.

b) Hiện nay, trên cơ sở chỉ đạo của Trung ương, thành phố về thực hiện phân cấp, phân quyền, phân định thẩm quyền theo yêu cầu của tình hình thực tiễn, việc Bộ Ngoại giao phân cấp cho thành phố Đà Nẵng thực hiện thủ tục hành chính về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự là yêu cầu khách quan và rất cần thiết, phù hợp với xu hướng hội nhập quốc tế của thành phố, việc triển khai nhiệm vụ trên có ý nghĩa quan trọng để phát huy vai trò, năng lực quản lý nhà nước về đối ngoại của thành phố; đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của tổ chức, cá nhân trong quá trình hội nhập quốc tế, học tập, lao động, đầu tư, thương mại và giao lưu dân sự có yếu tố nước ngoài, góp phần thúc đẩy hội nhập quốc tế và phát triển kinh tế - xã hội của Đà Nẵng; đẩy mạnh lợi thế cạnh tranh của Trung tâm tài chính quốc tế Việt Nam tại Đà Nẵng, Khu thương mại tự do tại Đà Nẵng và môi trường đầu tư của thành phố; đáp ứng tiêu chuẩn xây dựng đô thị thông minh trung tâm của miền Trung - Tây Nguyên; thành phố đạt đẳng cấp khu vực châu Á trong tương lai, giúp người dân, doanh nghiệp giảm chi phí, dễ dàng tiếp cận, sử dụng dịch vụ công về CNLS, HPHLS^[1].

II. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

Triển khai Thông tư số 03/2026/TT-BNG ngày 06/5/2026 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quy định về phân cấp thực hiện chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (Thông tư số 03/2026/TT-BNG) và Quyết định số 629/QĐ-BNG ngày 16/3/2026 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao về việc phê duyệt Đề án phân cấp thẩm quyền thực hiện thủ tục hành chính về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự (Quyết định số 629/QĐ-BNG).

2. Yêu cầu

a) Đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật về phân cấp, ủy quyền; không làm gián đoạn dịch vụ công; lấy người dân và doanh nghiệp làm trung tâm phục vụ; kết hợp ch t chẽ giữa phân cấp và đẩy mạnh chuyển đổi số.

b) Bảo đảm tính thống nhất trong quản lý nhà nước đối với hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự, an toàn pháp lý và uy tín quốc gia; triển khai theo đúng lộ trình, tuân thủ ch t chẽ quy trình nghiệp vụ; bảo đảm kiểm soát, đánh giá và phòng chống tiêu cực.

c) Đảm bảo sự phối hợp ch t chẽ giữa Bộ Ngoại giao và thành phố Đà Nẵng trong quá trình triển khai phân cấp phù hợp với năng lực tổ chức thực hiện của địa phương, gắn với tăng cường trách nhiệm của các cơ quan chức năng có liên quan.

III. PHẠM VI, ĐỐI TƯỢNG

1. Phạm vi

a) Triển khai, thực hiện toàn bộ thẩm quyền giải quyết thủ tục hành chính chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự tại thành phố Đà Nẵng theo phân cấp của Bộ Ngoại giao tại Thông tư số 03/2026/TT-BNG.

b) Phạm vi tiếp nhận hồ sơ: Tiếp nhận, giải quyết hồ sơ cho tổ chức, công dân trong phạm vi cả nước, không phụ thuộc vào địa giới hành chính.

2. Đối tượng

a) Cơ quan chỉ đạo: Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng.

b) Cơ quan thực hiện: Sở Ngoại vụ thành phố Đà Nẵng.

c) Đơn vị phối hợp

- Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao;

- Các cơ quan, đơn vị trong nước và nước ngoài có liên quan (phối hợp cung cấp mẫu con dấu, chữ ký, xác minh, điều tra).

d) Các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân trong và ngoài nước có nhu cầu thực hiện thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật.

đ) Các doanh nghiệp dịch vụ bưu chính công ích chuyển phát hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính.

IV. NỘI DUNG TRIỂN KHAI

1. Xác định cấp độ quy mô triển khai

Trên cơ sở đánh giá tình hình thực tế triển khai ủy quyền của Bộ Ngoại giao về việc hướng dẫn, tiếp nhận và gửi các hồ sơ, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự thời gian qua và dự báo nhu cầu tăng cao về giao dịch, hợp tác quốc tế, du học, lao động, đầu tư, kết hôn có yếu tố nước ngoài, giao thương quốc tế… kết hợp các yếu tố thuận tiện tạo ra khi tiếp nhận phân cấp từ Bộ Ngoại giao, thành phố Đà Nẵng xác định triển khai phân cấp giải quyết thủ tục hành chính chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo lộ trình cụ thể như sau:

a) Giai đoạn 1 (từ tháng 11/2026): cấp độ quy mô trung bình (dưới 150 bộ hồ sơ/ngày, dưới 800 tem/ngày).

b) Giai đoạn 2 (dự kiến từ năm 2030 hoặc sớm hơn tùy theo nhu cầu thực tế của tổ chức, công dân): cấp độ quy mô lớn, từ 150-350 bộ hồ sơ/ngày, từ 800-2.000 tem/ngày.

2. Cơ quan thực hiện

a) Giao Sở Ngoại vụ thành phố Đà Nẵng là cơ quan đầu mối, tổ chức thực hiện nhiệm vụ trên cơ sở ủy quyền của Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng cho Giám đốc Sở Ngoại vụ thành phố.

b) Người có thẩm quyền ký duyệt kết quả: Lãnh đạo Sở Ngoại vụ theo phân công.

3. Quy trình tiếp nhận, xử lý hồ sơ điện tử

a) Một số định nghĩa

- HPH: Hợp pháp hóa lãnh sự.

- CNLS: Chứng nhận lãnh sự.

- BPMC: Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả của Sở Ngoại vụ thành phố Đà Nẵng.

- BPCM: Phòng Lãnh sự Sở Ngoại vụ thành phố Đà Nẵng.

- PMMC: Hệ thống thông tin một cửa điện tử.

- PMNV: Phần mềm nội bộ phục vụ cấp và quản lý chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

- NĐN: người nộp hồ sơ đề nghị HPH, CNLS.

- CBTN: Cán bộ làm nhiệm vụ tiếp nhận hồ sơ tại BPMC.

- CBXL: Cán bộ làm nhiệm vụ xử lý hồ sơ tại BPCM.

- CBKD: Cán bộ làm nhiệm vụ ký duyệt hồ sơ.

- CBIN: Cán bộ làm nhiệm vụ in tem HPH, CNLS tại BPCM.

- CBTR: Cán bộ làm nhiệm vụ trả kết quả tại BPMC.

- CDVC: Cổng dịch vụ công của Bộ Ngoại giao (tại địa chỉ http://dichvucong.mofa.gov.vn) ho c Cổng dịch vụ công quốc gia (tại địa chỉ http://dichvucong.gov.vn).

- BCCY: Dịch vụ bưu chính công ích.

b) Quy trình

- Bước 1: NĐN kê khai hồ sơ trực tuyến (truy cập CDVC, đăng nhập bằng tài khoản VneID/hộ chiếu; tạo hồ sơ; lựa chọn cơ quan giải quyết; NĐN nộp hồ sơ tới BPMC hoặc qua dịch vụ BCCY).

- Bước 2: CBTN tiếp nhận, kiểm tra, đối chiếu giấy tờ, tài liệu

+ Trường hợp hồ sơ hợp lệ, đủ điều kiện tiếp nhận: cấp Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả dạng điện tử - ký số;

+ Trường hợp hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết, không hợp lệ: Cấp Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ dạng điện tử - ký số;

+ Trường hợp cần bổ sung, hoàn thiện hồ sơ: Cấp Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ dạng điện tử - ký số.

- Bước 3: CBTN xác nhận bàn giao hồ sơ điện tử cho BPCM trên PMMC.

- Bước 4: CBXL xử lý hồ sơ, tham mưu cho CBKD

+ Trường hợp hồ sơ hợp lệ, đủ điều kiện giải quyết: Duyệt ký số tem HPH, CNLS cho từng giấy tờ, tài liệu của hồ sơ;

+ Trường hợp hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết, không hợp lệ: Duyệt ký số Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ; Xác nhận việc từ chối giải quyết;

+ Trường hợp giấy tờ, tài liệu có yếu tố giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền hoặc có nội dung xâm phạm lợi ích Nhà nước Việt Nam: Sau khi từ chối giải quyết, CBXL làm công văn thông báo và chuyển giấy tờ, tài liệu đó cho các cơ quan chức năng liên quan để xử lý;

+ Trường hợp hồ sơ cần bổ sung: Duyệt ký Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ; Xác nhận yêu cầu bổ sung hồ sơ;

+ Trường hợp hồ sơ cần xác minh: Duyệt ký Văn bản xin lỗi và đề nghị gia hạn thời gian giải quyết.

- Bước 5: CBIN in tem.

- Bước 6: Văn thư đóng dấu.

- Bước 7: CBTR trả kết quả.

(Trường hợp hồ sơ bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung, sau khi được bàn giao về BPMC, PMMC tự động gửi trả cho NĐN trên CVDC gồm hồ sơ điện tử và Phiếu từ chối/yêu cầu bổ sung).

- Bước 8: Lưu trữ hồ sơ (sau khi hoàn tất việc trả kết quả trực tuyến, hệ thống tự động lưu trữ hồ sơ điện tử trên PMMC và PMNV).

4. Bố trí nhân sự

a) Số lượng biên chế cần thiết để triển khai nhiệm vụ theo Đề án phân cấp thẩm quyền thực hiện thủ tục hành chính về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự tại Quyết định số 629/QĐ-BNG ngày 16/3/2026 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao

(Công chức có thẩm quyền ký và công chức đóng dấu thực hiện kiêm nhiệm, sử dụng biên chế hiện có)

b) Mô tả công việc

c) Tiêu chuẩn và điều kiện đối với nhân sự

- Trình độ và kinh nghiệm: 100% công chức làm công tác xử lý hồ sơ phải có thâm niên công tác tối thiểu 02 năm trong lĩnh vực đối ngoại hoặc lĩnh vực tư pháp, hành chính liên quan; có trình độ chuyên môn phù hợp, ưu tiên công chức có trình độ cử nhân Luật hoặc cử nhân ngành Quan hệ quốc tế, ngoại ngữ.

- Yêu cầu về kỹ năng nghiệp vụ: Hoàn thành chương trình tập huấn nghiệp vụ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự và kỹ năng sử dụng phần mềm dùng chung do Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự) tổ chức; có năng lực ngoại ngữ để xử lý hồ sơ có yếu tố nước ngoài và kỹ năng nhận diện con dấu, chữ ký, bảo mật ấn chỉ lãnh sự.

- Thái độ và tác phong: Có phẩm chất đạo đức tốt, tinh thần trách nhiệm cao; thực hiện nghiêm túc quy chế văn hóa công sở (lịch sự, hòa nhã, chuẩn mực).

- Đối với nhân sự từ các đơn vị cung ứng dịch vụ hỗ trợ (nếu có): Phải đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn về hợp đồng lao động theo quy định của Chính phủ và chỉ được đảm nhận các khâu hướng dẫn, hỗ trợ thủ tục, không được tham gia vào khâu xử lý, ký duyệt kết quả.

5. Trang bị hạ tầng kỹ thuật

a) Bảo đảm bố trí không gian làm việc và tiếp dân đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ; Bảo đảm đầu tư, trang bị đầy đủ hạ tầng kỹ thuật, bao gồm máy tính, máy in tem, máy scan và hệ thống công nghệ thông tin.

b) Giao Sở Ngoại vụ xây dựng phương án quản lý, bảo quản phôi tem, trang bị két/tủ sắt và thiết bị an ninh (camera, hệ thống bảo mật dữ liệu), bảo đảm an toàn, bảo mật và kết nối thông suốt với phần mềm nghiệp vụ dùng chung của Bộ Ngoại giao.

c) Bảng yêu cầu trang thiết bị tối thiểu

6. Kinh phí triển khai

a) Kinh phí thực hiện Đề án được đảm bảo từ nguồn ngân sách nhà nước theo phân cấp và các nguồn kinh phí hợp pháp khác theo quy định (nếu có). Hằng năm, vào thời điểm xây dựng dự toán, trên cơ sở đề nghị Sở Ngoại vụ và căn cứ khả năng cân đối, Sở Tài chính tổng hợp, tham mưu cấp có thẩm quyền bố trí kinh phí thực hiện Đề án đảm bảo theo quy định của pháp luật về ngân sách nhà nước và các quy định hiện hành khác có liên quan.

b) Thành phố bố trí ngân sách để bảo đảm các điều kiện cần thiết cho việc vận hành trực tiếp, liên tục và an toàn quy trình nghiệp vụ giải quyết thủ tục chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự là: 600.000.000 đồng.

Dự toán kinh phí đầu tư ban đầu (trên cơ sở Quyết định số 629/QĐ-BNG ngày 16/3/2026 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao và tình hình triển khai thực tế Sở Ngoại vụ được tập huấn tại Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao)

7. Chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự: Thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.

8. Lộ trình triển khai

a) Từ tháng 9/2026 - 10/2026: Bố trí nhân sự, cơ sở vật chất, trang thiết bị; tham mưu Ủy ban nhân dân thành phố thực hiện việc ủy quyền cho Giám đốc Sở Ngoại vụ tổ chức thực hiện nhiệm vụ tiếp nhận và giải quyết hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

b) Từ tháng 11/2026 - 2030: Triển khai tiếp nhận và giải quyết hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự với cấp độ quy mô trung bình.

c) Dự kiến từ năm 2030: Triển khai tiếp nhận và giải quyết hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự với cấp độ quy mô lớn.

V. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Sở Ngoại vụ

a) Là cơ quan đầu mối phối hợp với Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao triển khai phân cấp trong lĩnh vực chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự đúng phạm vi, nội dung theo quy định, bảo đảm tính thống nhất và an toàn trong toàn hệ thống.

b) Sở Ngoại vụ có trách nhiệm tuân thủ quy trình, hướng dẫn nghiệp vụ của Bộ Ngoại giao; thực hiện chế độ thống kê, báo cáo định kỳ hoặc đột xuất; phản ánh kịp thời các khó khăn, vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện gửi Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao.

c) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan tham mưu triển khai Đề án triển khai phân cấp thẩm quyền thực hiện thủ tục hành chính về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự tại thành phố Đà Nẵng.

d) Tham mưu Ủy ban nhân dân thành phố thực hiện việc ủy quyền cho Giám đốc Sở Ngoại vụ trực tiếp tổ chức thực hiện nhiệm vụ tiếp nhận và giải quyết hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự; chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân thành phố và trước pháp luật về việc thực hiện nhiệm vụ được ủy quyền; thông báo các nội dung được ủy quyền đến các cơ quan, tổ chức, cá nhân.

đ) Đề xuất Ủy ban nhân dân thành phố phê duyệt bổ sung ngân sách năm 2026 để triển khai nhiệm vụ.

2. Công an thành phố

a) Tiếp nhận thông tin, nhận bàn giao và xử lý đối với các trường hợp có dấu hiệu sử dụng giấy tờ, tài liệu giả mạo theo quy định.

b) Phối hợp xác minh giấy tờ, tài liệu của tổ chức, công dân đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

3. Sở Nội vụ

Tham mưu UBND thành phố bố trí biên chế công chức theo yêu cầu của Đề án.

4. Sở Khoa học và Công nghệ

Hỗ trợ Sở Ngoại vụ kết nối, sử dụng, triển khai các phần mềm thực hiện thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo hướng dẫn của Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao.

5. Trung tâm phục vụ hành chính công thành phố

a) Chủ trì, phối hợp Sở Ngoại vụ bố trí khu vực tiếp nhận hồ sơ thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự và các trang thiết bị, cơ sở vật chất tại Trung tâm Hành chính thành phố.

b) Phối hợp Sở Ngoại vụ cập nhật, quản lý cơ sở dữ liệu và công khai đầy đủ, kịp thời thủ tục hành chính CNLS, HPHLS trên cổng thông tin điện tử.

c) Hỗ trợ Sở Ngoại vụ kết nối, sử dụng, triển khai các phần mềm thực hiện thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo hướng dẫn của Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao.

6. Các sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND thành phố; UBND các xã, phường, đặc khu

a) Giới thiệu mẫu con dấu, chữ ký tươi của cán bộ có thẩm quyền ký giấy tờ, tài liệu đến Cục Lãnh sự (Bộ Ngoại giao) khi có thay đổi ho c khi có đề nghị của Sở Ngoại vụ và các cơ quan chức năng của Bộ Ngoại giao.

b) Phối hợp xác minh giấy tờ, tài liệu của tổ chức, công dân đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

Ủy ban nhân dân thành phố giao các cơ quan, đơn vị liên quan triển khai thực hiện./.