Trưởng phòng Hành chính (Setup)

Mức lương: Thương lượng

Kinh nghiệm: 3 năm

Hình thức làm việc: Toàn thời gian

Thành phố Hà Nội

Hạn nộp hồ sơ: 12/07/2023

Trình độ: Trung cấp

Mô tả công việc

1. Hành chính Hậu cần

- Tổ chức thực hiện kiểm soát công tác hậu cần như: Đặt phòng khách sạn, đặt vé máy bay, đi lại và các vấn đề liên quan cho CBNV, đồng phục, cơ sở vật chất tại khu vực văn phòng

- Kiểm soát chi phí chung của Khối văn phòng: Taxi, văn phòng phẩm, chuyển phát nhanh, thuê văn phòng, điện, nước, điện thoại, internet…

- Kiểm soát việc sử dụng, quản lý con dấu và lưu trữ hồ sơ theo quy định

- Tổ chức công tác dịch vụ trường học:

+ Tổ chức kiểm soát các trường vận hành mảng canteen, xe buýt, vệ sinh, kỹ thuật, an ninh, an toàn vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ theo đúng quy định.

+ Tổ chức cấp phát đồng phục tập trung đầu năm học, phát triển mẫu đồng phục hàng năm

+ Kiểm soát dịch vụ xe bus.

+ Kiểm soát dịch vụ bếp ăn.

2. Cung ứng

- Tổ chức thực hiện mua sắm tập trung các loại hàng hóa, dịch vụ cả hệ thống như: Thực phẩm, Văn phòng phẩm, học phẩm, tài khoản học online, phần thưởng/quà tặng HS và CBNV, các dịch vụ thuê ngoài...

- Phối hợp với TTMS chọn nhà cung cấp sản phẩm/dịch vụ học sinh: Đồng phục, xe buýt, sách vở...

- Tổ chức thực hiện việc mua sắm trang thiết bị và đồ dùng mở rộng quy mô cho phòng học, phòng chức năng.

- Trực tiếp đàm phán với các NCC và tổ chức rà soát/tìm kiếm/khảo sát/thẩm định để hoàn thiện danh sách NCC và ngân hàng giá.

3. Tổ chức setup cơ sở mới

- Tổ chức triển khai công tác thủ tục pháp lý, bao gồm: thực hiện các thủ tục về hồ sơ, giấy phép cho các cơ sở kinh doanh đầy đủ và kịp thời theo yêu cầu của Pháp luật và của Tập đoàn.

- Kiểm soát thi công, xây dựng, nghiệm thu công trình:

+ Kiểm soát tiến độ các công trình của Vinschool.

+ Tổ chức nghiệm thu, bàn giao công trình và hồ sơ

- Cải tạo sửa chữa lớn, bảo hành đối với các cơ sở đã đi vào hoạt động:

+ Đưa ra yêu cầu để tư vấn thiết kế thực hiện bản vẽ cải tạo.

+ Kiểm soát việc bảo hành của nhà thầu đối với các hạng mục công trình.

- Tổ chức triển khai sắp xếp, mua sắm, thay thế trang thiết bị trường học, văn phòng cho cơ sở mới.

Yêu cầu ứng viên

- Tốt nghiệp đại học trở lên chuyên ngành Quản trị nhân lực, Luật, Kế toán, quản trị kinh doanh, hành chính…..

- Có ít nhất 5 năm kinh nghiệm tại vị trí tương đương (trưởng phòng hành chính tổng hợp) và đặc biệt cần có kinh nghiệm phụ trách mảng mua sắm, setup cơ sở mới.

- Kỹ năng quản lý, điều hành, giao tiếp, đàm phán, đào tạo, huấn luyện tốt.

- Tiếng Anh giao tiếp tốt là một lợi thế.