Phó Phòng Hành Chính Nhân Sự

Mức lương

Thương lượng

Kinh nghiệm

3 năm

Hạn nộp hồ sơ

11/12/2025

Địa điểm

Hưng Yên

Mô tả công việc

1. Văn thư – Lễ tân – Quản lý thông tin:

• Quản lý công văn đi/đến, vào sổ, phân phối và lưu trữ theo quy định.
• Quản lý sử dụng và bảo mật con dấu công ty.
• Quản lý, lưu trữ tài liệu, hồ sơ hành chính, giấy phép, hợp đồng hành chính.
• Điều phối công tác lễ tân: tiếp đón khách, đặt phòng họp, chuẩn bị nước uống.
• Quản lý lịch họp chung, hệ thống lịch sử dụng phòng họp.
• Tổ chức gửi thông báo nội bộ, email, truyền thông nội bộ hành chính.

2. Quản lý tài sản – thiết bị – cơ sở vật chất:

• Thiết lập danh mục tài sản cố định và công cụ dụng cụ hành chính.
• Kiểm kê tài sản định kỳ: hàng quý hoặc 6 tháng/lần.
• Quản lý nhà kho tài sản hành chính.

3. Công tác pháp lý hành chính – làm việc với cơ quan nhà nước:

• Soạn thảo, trình ký và lưu trữ các loại hồ sơ pháp lý, công văn đối ngoại gửi cơ quan nhà nước.
• Thực hiện các thủ tục hành chính: đăng ký doanh nghiệp, thay đổi đăng ký kinh doanh, xin cấp mã ngành, mở rộng ngành nghề hoạt động…
• Làm đầu mối xử lý các vấn đề liên quan đến thanh tra, kiểm tra của các cơ quan quản lý nhà nước.
• Theo dõi, tổ chức thực hiện và lưu trữ các loại giấy phép cần thiết: PCCC, VSATTP, giấy phép môi trường, công bố chất lượng sản phẩm, chứng nhận ISO, FSSC…
• Cập nhật các văn bản pháp luật mới có liên quan đến hoạt động vận hành của công ty và phổ biến nội bộ.
• Đầu mối quan hệ với các tổ chức chính trị - xã hội địa phương (hiệp hội doanh nghiệp, phòng thương mại, công đoàn, cơ quan công an địa phương…).

4. Công tác lễ tặng – đối ngoại – tặng quà cơ quan, đối tác:

• Xây dựng kế hoạch tặng quà cho cơ quan nhà nước, các sở ban ngành và đối tác nhân các dịp lễ, Tết, ngày truyền thống công ty hoặc các dịp đặc biệt.
• Lập danh sách cơ quan/đơn vị/đối tác cần tặng quà, chia nhóm theo cấp độ quan hệ (A, B, C).
• Đề xuất ngân sách, quà tặng cụ thể, mẫu mã quà (ưu tiên sản phẩm công ty hoặc quà tặng thương hiệu riêng).
• Truyền thông nội bộ (nếu phù hợp), giúp lan tỏa hình ảnh văn hóa doanh nghiệp lịch sự – chuyên nghiệp.

5. Công tác đào tạo hành chính – kết nối đào tạo nội bộ và bên ngoài:

Đào tạo hội nhập:

• Phối hợp Phòng Nhân sự tổ chức chương trình giới thiệu công ty, nội quy, quy trình làm việc, an toàn lao động cho nhân viên mới.
• Chuẩn bị tài liệu, phòng học, hậu cần, điểm danh và đánh giá phản hồi sau đào tạo.

Đào tạo định kỳ về hành chính & an toàn:

• Tổ chức các buổi đào tạo về PCCC, sơ cứu, an toàn lao động, nội quy vận hành, sử dụng thiết bị văn phòng, quy trình bảo mật thông tin.
• Mời giảng viên, chuyên gia hoặc cơ quan chức năng đến huấn luyện.

Kết nối đào tạo bên ngoài:

• Là đầu mối làm việc với các trung tâm đào tạo, tổ chức, viện nghiên cứu, nhà cung cấp dịch vụ đào tạo để ký hợp đồng, thanh toán, bố trí lịch học.
• Phối hợp với các phòng ban để đề xuất chương trình đào tạo phù hợp (chuyên môn, kỹ năng, quản trị).

Đào tạo nội bộ & lan tỏa văn hóa doanh nghiệp:

• Hỗ trợ tổ chức các buổi chia sẻ nội bộ.
• Phối hợp phòng Nhân sự và Marketing nội bộ để lan tỏa tinh thần học tập, văn hóa doanh nghiệp.

Yêu cầu ứng viên

• Tốt nghiệp đại học trở lên chuyên ngành quản trị nhân lực, kinh tế nguồn nhân lực, quản trị văn phòng,... hoặc 1 số chuyên ngành có liên quan tại các trường top đầu về kinh tế.
• Từ 3 năm trở lên ở vị trí tương đương
• Khả năng chịu áp lực cao trong công việc, làm việc nhóm, tư duy sáng tạo.
• Thành thạo vi tính văn phòng, excel.

Quyền lợi/Phúc lợi

• Thu nhập hấp dẫn: Thỏa thuận theo năng lực.
• Môi trường chuyên nghiệp & thăng tiến: Làm việc trong một môi trường năng động, cởi mở, trao quyền chủ động và nhiều cơ hội phát triển lên các vị trí quản lý.
• Đào tạo nâng cao năng lực: Được tham gia các chương trình đào tạo kỹ năng và chuyên môn thường xuyên, 100% chi phí do công ty tài trợ.
• Phụ cấp thâm niên: Hỗ trợ 100.000đ/tháng cho mỗi năm làm việc, tối đa lên đến 500.000đ/tháng
• Phụ cấp con nhỏ: Nhân viên có con dưới 6 tuổi sẽ được hỗ trợ 100.000đ/tháng cho mỗi bé.
• Bảo hiểm đầy đủ & mở rộng: Đóng đầy đủ BHXH, BHYT và bảo hiểm tai nạn 24/24. Đặc biệt, với nhân viên làm việc từ 1 năm trở lên, công ty tài trợ bảo hiểm tai nạn miễn phí cho bố mẹ hoặc con cái.
• Du lịch hàng năm: 1 lần/năm.
• Khám sức khỏe dành riêng cho Cấp quản lý
• Lương tháng 13: Theo chính sách công ty.
• Chế độ công đoàn: Hỗ trợ 500.000đ/lần khi gia đình có việc hiếu, hỷ, ốm đau.
• Chính sách cho bà bầu: Hỗ trợ tiền khám thai và bữa ăn dinh dưỡng
• Chăm lo ngày trọng đại: Hỗ trợ bánh kẹo đãi khách và xe 5–7 chỗ phục vụ ngày cưới.
• Bữa trưa miễn phí: Tại căng tin công ty.
• Quà tặng lễ, Tết: Nhận quà vào các dịp đặc biệt trong năm như Tết Dương Lịch, Nguyên đán, Trung thu, Quốc khánh, 30/4,...

Thời gian làm việc

• Thứ 2 - Thứ 7 (từ 07:30 đến 16:30)

Địa điểm làm việc

• CCN Tân Minh, Xã Tân Thuận, Tỉnh Hưng Yên