Từ 01 7 2025, trường hợp nào không được áp dụng công chứng điện tử trực tuyến? Quy trình công chứng điện tử trực tuyến như thế nào?

Từ 01 7 2025, trường hợp nào không được áp dụng công chứng điện tử trực tuyến?

Theo Điều 48 Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định phạm vi áp dụng công chứng điện tử như sau:

Phạm vi giao dịch được áp dụng công chứng điện tử

1. Công chứng điện tử trực tiếp được áp dụng đối với tất cả các giao dịch dân sự.

2. Công chứng điện tử trực tuyến được áp dụng với các giao dịch dân sự, trừ di chúc và giao dịch dân sự là hành vi pháp lý đơn phương khác.

3. Cơ quan đại diện ngoại giao thực hiện công chứng điện tử đối với các giao dịch theo quy định tại khoản 1 Điều 73 của Luật Công chứng.

Như vậy, công chứng điện tử trực tuyến được áp dụng đối với tất cả các giao dịch dân sự trừ 02 trường hợp:

+ Di chúc;

+ Giao dịch dân sự là hành vi pháp lý đơn phương khác.

Từ 01 7 2025, trường hợp nào không được áp dụng công chứng điện tử trực tuyến?(Hình internet)

Quy trình công chứng điện tử trực tuyến được quy định như thế nào?

Căn cứ Điều 52 Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định quy trình công chứng trực tuyến như sau:

[1] Người yêu cầu công chứng, công chứng viên thực hiện các công việc sau:

* Người yêu cầu công chứng:

Nộp 01 bộ hồ sơ yêu cầu công chứng trực tuyến, trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu chính đến tổ chức hành nghề công chứng. Hồ sơ yêu cầu công chứng bao gồm các giấy tờ sau đây:

- Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng, gồm: thẻ căn cước hoặc hộ chiếu hoặc giấy tờ khác để xác định nhân thân của người yêu cầu công chứng theo quy định của pháp luật;

- Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản hoặc bản án, quyết định của Tòa án hoặc quyết định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc xử lý tài sản hoặc giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp giao dịch liên quan đến tài sản đó;

- Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến giao dịch mà pháp luật quy định phải có.

Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng đã khai thác được các thông tin quy định tại các điểm b, c và d khoản 1 Điều 42 Luật Công chứng 2024 trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, cơ sở dữ liệu khác theo quy định của pháp luật thì người yêu cầu công chứng không phải nộp các giấy tờ này nhưng phải nộp phí khai thác dữ liệu theo quy định của pháp luật để tổ chức hành nghề công chứng khai thác dữ liệu.

* Công chứng viên:

- Công chứng viên kiểm tra các giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng, nếu hồ sơ đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì tiếp nhận giải quyết; trường hợp từ chối tiếp nhận thì trực tiếp giải thích rõ lý do hoặc trả lời bằng văn bản có nêu rõ lý do cho người yêu cầu công chứng.

- Công chứng viên hướng dẫn, giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc tham gia giao dịch.

- Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc tham gia giao dịch có dấu hiệu bị đe dọa, bị cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc đối tượng của giao dịch chưa được mô tả cụ thể thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc công chứng viên tiến hành xác minh, yêu cầu giám định theo đề nghị của người yêu cầu công chứng; trường hợp người yêu cầu công chứng không làm rõ được và từ chối việc xác minh, yêu cầu giám định hoặc đã xác minh, giám định nhưng vẫn không làm rõ được thì công chứng viên từ chối công chứng.

[2] Công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng đáp ứng quy định tại Điều 44 Luật Công chứng 2024 tiến hành khởi tạo giao dịch công chứng điện tử trực tuyến gồm tài khoản của các công chứng viên và tài khoản của những người tham gia giao dịch công chứng (nếu có), thiết lập cầu truyền hình trực tuyến giữa các công chứng viên tại các điểm cầu.

[3] Công chứng viên khởi tạo giao dịch tải lên nền tảng công chứng điện tử văn bản giao dịch đã được soạn thảo ở dạng thông điệp dữ liệu hoặc văn bản giao dịch đã được ký số bởi người có thẩm quyền giao kết giao dịch theo quy định tại khoản 2 Điều 50 Luật Công chứng 2024.

[4] Người yêu cầu công chứng tự đọc lại văn bản giao dịch trên nền tảng công chứng điện tử hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị của người yêu cầu công chứng.

[5] Người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo giao dịch thì xuất trình giấy tờ theo quy định tại khoản 7 Điều 42 Luật Công chứng 2024 để công chứng viên đối chiếu.

Công chứng viên kiểm tra giấy tờ do người yêu cầu công chứng xuất trình, đối chiếu thông tin giấy tờ với cơ sở dữ liệu (nếu có). Sau khi đối chiếu, nếu giấy tờ bảo đảm tính xác thực, công chứng viên chuyển đổi toàn bộ giấy tờ do người yêu cầu công chứng xuất trình thành thông điệp dữ liệu và tải lên nền tảng công chứng điện tử để các công chứng viên, người tham gia giao dịch tại các điểm cầu cùng đối chiếu.

[6] Công chứng viên nhận diện, xác thực nhân thân người tham gia giao dịch và tính hợp pháp, xác thực của giao dịch, sau đó chứng kiến người tham gia giao dịch ký số vào văn bản giao dịch.

[7] Công chứng viên tại các điểm cầu kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số mà người tham gia giao dịch đã ký trước sự chứng kiến của mình, ký xác nhận vào văn bản giao dịch bằng chữ ký số. Công chứng viên đã khởi tạo giao dịch công chứng điện tử kiểm tra tính hợp lệ đối với chữ ký số của toàn bộ người tham gia giao dịch và công chứng viên tại các điểm cầu đã ký, sau đó ký số, gắn dấu thời gian vào lời chứng.

[8] Tổ chức hành nghề công chứng nơi khởi tạo giao dịch ghi số văn bản công chứng, ký số, gắn dấu thời gian; thu phí công chứng, thu giá dịch vụ và các chi phí khác có liên quan; gửi văn bản công chứng điện tử cho người yêu cầu công chứng theo địa chỉ email hoặc phương thức lưu trữ mà người yêu cầu công chứng đăng ký.

[9] Tổ chức hành nghề công chứng thực hiện vào sổ công chứng, lập và lưu trữ hồ sơ công chứng điện tử, chia sẻ quyền truy cập văn bản công chứng cho công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng ở các điểm cầu còn lại đã tham gia chứng nhận giao dịch.

* Nghị định 104/2025/NĐ-CP  và Luật Công chứng 2024 có hiệu lực từ 01/7/2025

Xem thêm 

• Không yêu cầu sao y, công chứng đối với giấy tờ đã tích hợp trên VNeID theo Thông báo 171?
• Từ ngày 1/7/2025 tiêu chuẩn xem xét bổ nhiệm công chứng viên là gì?