Nghị định 104: Chuyển đổi hồ sơ công chứng giấy sang lưu trữ điện tử khi nào?

Nghị định 104: Chuyển đổi hồ sơ công chứng giấy sang lưu trữ điện tử khi nào?

Vừa qua, ngày 15/5/2025, Chính phủ ban hành Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng 2024. Cụ thể:

Căn cứ theo Điều 59 Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định về chuyển đổi hồ sơ công chứng giấy sang lưu trữ điện tử

[1] Tổ chức hành nghề công chứng phải thực hiện chuyển đổi hồ sơ công chứng giấy thành thông điệp dữ liệu để lưu trữ điện tử đối với các giao dịch công chứng được thực hiện từ ngày 01/7/2025.

Các hồ sơ công chứng thực hiện trước ngày 01/7/2025 được chuyển đổi và lưu trữ điện tử theo yêu cầu hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng đang quản lý hồ sơ đó.

[2] Hồ sơ công chứng sau khi chuyển đổi thành thông điệp dữ liệu phải bảo đảm tính chính xác về nội dung so với hồ sơ công chứng giấy và phải được tổ chức hành nghề công chứng xác nhận bằng chữ ký số trước khi lưu trữ; thời hạn lưu trữ được thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 68 Luật Công chứng 2024.

[3] Hồ sơ công chứng giấy đã được chuyển đổi thành thông điệp dữ liệu để lưu trữ điện tử thì thời gian lưu trữ quy định tại khoản 2 Điều 68 Luật Công chứng 2024 áp dụng đối với văn bản công chứng giấy và các thành phần hồ sơ giấy khác là bản gốc hoặc bản chính; các thành phần hồ sơ giấy không phải là bản gốc, bản chính thì thời hạn lưu trữ ít nhất là 05 năm.

Như vậy, theo quy định nêu trên thì tổ chức hành nghề công chứng phải thực hiện chuyển đổi hồ sơ công chứng giấy thành thông điệp dữ liệu để lưu trữ điện tử đối với các giao dịch công chứng được thực hiện từ ngày 01/7/2025 theo quy định.

Trên đây là thông tin về "Nghị định 104: Chuyển đổi hồ sơ công chứng giấy sang lưu trữ điện tử khi nào?"

Nghị định 104: Chuyển đổi hồ sơ công chứng giấy sang lưu trữ điện tử khi nào? (Hình từ Internet)

Hồ sơ công chứng điện tử được quy định như thế nào?

Căn cứ theo Điều 60 Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định về hồ sơ công chứng điện tử như sau:

[1] Hồ sơ công chứng điện tử bao gồm văn bản công chứng điện tử và các tài liệu khác theo quy định tại khoản 1 Điều 67 Luật Công chứng 2024.

[2] Hồ sơ công chứng điện tử được đánh số thứ tự theo thứ tự thời gian phù hợp với việc thực hiện văn bản công chứng điện tử.

[3] Hồ sơ công chứng điện tử phải được đồng bộ lên cơ sở dữ liệu công chứng theo thời gian thực để phục vụ lưu trữ lâu dài, phục vụ công tác kiểm tra, giám sát và chia sẻ liên thông với cơ quan có thẩm quyền, bảo đảm an toàn thông tin cấp độ 3 trở lên.

Quy định lưu trữ hồ sơ công chứng điện tử và xác minh văn bản công chứng điện tử ra sao?

Căn cứ theo Điều 61 Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định về lưu trữ hồ sơ công chứng điện tử và xác minh văn bản công chứng điện tử như sau:

[1] Hồ sơ công chứng điện tử được lưu trữ ở dạng thông điệp dữ liệu.

[2] Trách nhiệm lưu trữ hồ sơ công chứng điện tử thực hiện theo quy định tại Điều 68 Luật Công chứng 2024.

Trường hợp công chứng điện tử trực tuyến thì tổ chức hành nghề công chứng nơi khởi tạo giao dịch có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ công chứng điện tử, thực hiện sửa lỗi kỹ thuật, sửa đổi, bổ sung, chấm dứt, hủy bỏ giao dịch, cung cấp bản sao văn bản công chứng và hồ sơ công chứng.

[3] Tổ chức hành nghề công chứng phải bảo đảm văn bản công chứng điện tử có thể tham chiếu được theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, công chứng viên đã thực hiện việc công chứng, người tham gia giao dịch hoặc người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan khi có sự đồng ý của người tham gia giao dịch.

Xem thêm

• Luật công chứng 2024 quy định những hành vi nào bị nghiêm cấm?
• Không yêu cầu sao y, công chứng đối với giấy tờ đã tích hợp trên VNeID theo Thông báo 171?