Cách viết mail xin nghỉ việc ngắn gọn, chuẩn chỉnh? Người lao động xin nghỉ việc thì phải báo trước bao nhiêu ngày?

Cách viết mail xin nghỉ việc ngắn gọn, chuẩn chỉnh?

Khi quyết định xin nghỉ việc, ai cũng muốn sẽ thôi việc một cách êm đẹp và giữ mối quan hệ với sếp và đồng nghiệp mình đã từng gắn bó. Do vậy, việc viết mail xin nghỉ việc ngắn gọn, chuyên nghiệp là điều rất quan trọng. 

Theo đó, mail xin nghỉ việc cần ngắn gọn nhưng không được sơ sài, và không nên dài dòng. Tham khảo cách viết mail xin nghỉ việc ngắn gọn dưới đây:

(1) Đặt tiêu đề cho email.

- Tiêu đề cần phải phù hợp với nội dung bạn đề cập tới trong mail, cụ thể là vấn đề "xin nghỉ việc".

- Cấu trúc thường thấy cho phần tiêu đề là: “ [Họ tên] - Đơn xin nghỉ việc”. Ngoài ra bạn có thể thêm chức vụ, vị trí của mình vào nếu cần thiết nhưng bên trên là hai yếu tố bắt buộc cần có.

- Tiêu đề cần được viết rõ ràng, ngắn gọn và dễ hiểu. Không nên sử dụng những từ ngữ quá chung chung, không rõ nghĩa hay có ý nghĩa tiêu cực.

- Tiêu đề cũng nên thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng của bạn với người nhận mail. Bạn có thể sử dụng những từ lịch sự như “xin”, “kính” hay “thưa” để bày tỏ thái độ của mình.

Ví dụ một số tiêu đề cho email xin nghỉ việc:

- Phạm Thanh Trung - Đơn xin nghỉ việc vị trí nhân viên SEO Marketing

- Thư xin nghỉ việc của Phạm Thanh Trung - Nhân viên SEO Marketing.

+ Kính gửi: Anh/Chị [tên người nhận] - Đơn xin nghỉ việc của Phạm Thanh Trung.

Thưa anh/chị [tên người nhận] - Xin thông báo về việc nghỉ việc của Phạm Thanh Trung.

(2) Phần mở đầu mail xin nghỉ việc

Phần này bao gồm tên người nhận, hoặc nơi nhận thư xin nghỉ việc. Thông thường, thư xin nghỉ việc được gửi đến sếp, người quản lý trực tiếp, phòng nhân sự hoặc ban lãnh đạo. Ví dụ:

- Kính gửi [tên sếp bạn],

- Em gửi email này để thông báo chính thức về việc em sẽ nghỉ việc tại công ty với vị trí [chức danh].

(3) Lý do xin nghỉ việc

- Đưa ra lý do khi xin nghỉ việc qua email là một việc làm cần thiết và chuyên nghiệp. Lý do xin nghỉ việc sẽ giúp bạn thể hiện sự trân trọng và tôn trọng với công ty và cấp trên, cũng như giải thích cho họ vì sao bạn muốn chấm dứt hợp đồng lao động.

- Lý do xin nghỉ việc cũng sẽ ảnh hưởng đến quyết định của người nhận đơn, có chấp nhận hay không, có yêu cầu bạn làm việc thêm một thời gian hay không, có giữ mối quan hệ tốt đẹp hay không.

Chẳng hạn như, bạn mong muốn thử thách bản thân trong một môi trường làm việc mới, hoặc do chuyển nhà mới quá xa chỗ làm việc, do hoàn cảnh gia đình phải về quê, do phải đi du học để tiếp tục việc học của mình…

- Tuy nhiên, không phải lý do nào cũng thích hợp để đưa ra khi xin nghỉ việc. Bạn nên tránh những lý do tiêu cực, chỉ trích hay phê phán công ty, sếp hay đồng nghiệp. Bạn cũng nên tránh những lý do quá chung chung, không rõ ràng hay không có căn cứ. Bạn nên chọn những lý do mang tính tích cực, khách quan và hợp lý, có thể dựa vào những hoàn cảnh cá nhân hay công việc.

Bạn nên tìm hiểu về sếp của mình, chính sách nghỉ việc của công ty để tìm lý do hợp lý nhất viết vào email xin nghỉ việc. Tuy nhiên, sự chân thành chắc chắn sẽ được đánh giá cao, sếp bạn sẽ thông cảm với lý do thực sự bạn muốn nghỉ việc. Do đó, hãy thành thật. 

(4) Thông báo về thời gian nghỉ việc. 

Trong mail xin nghỉ việc, cần nêu rõ thời gian bạn dự kiến nghỉ là khi nào để người của lý của bạn sắp xếp công việc, tìm kiếm nhân sự thay thế phù hợp. 

Bên cạnh đó, với những công việc phức tạp, cần nhiều thời gian để bàn giao, hỗ trợ nhân viên mới thay thế vị trí của mình, bạn có thể chủ động đề nghị kéo dài thời gian ở lại hỗ trợ. Điều này có thể hỗ trợ bạn để lại ấn tượng tốt hơn trong mắt sếp và đồng nghiệp. 

(5) Báo cáo tình hình công việc hiện tại

Khi quyết định nghỉ việc, chắc chắn bạn sẽ để lại một số đầu mục công việc còn dang dở. Do đó, hãy báo cáo chi tiết tình trạng công việc đang thực hiện trong email xin nghỉ để sếp nắm bắt tình hình, chọn người nhận bàn giao công việc dễ dàng hơn.

Ngoài ra, bạn cũng nên cố gắng hoàn tất công việc trong khả năng, giữ liên lạc với người nhận bàn giao để hỗ trợ nếu có công việc phát sinh. Điều này không chỉ thể hiện tinh thần trách nhiệm và thái độ làm việc chuyên nghiệp của bạn mà còn thể hiện sự nhiệt tình với đồng nghiệp. 

(6) Gửi lời chào và cảm ơn

Quá trình làm việc tại công ty chắc chắn sẽ mang lại cho bạn những kinh nghiệm nhất định. Do đó, bạn nên gửi lời cảm ơn đến sếp, ban lãnh đạo, công ty và đồng nghiệp vì đã hỗ trợ, tạo điều kiện để bạn phát huy năng lực của mình trong thời gian làm việc.

Bạn có thể kết thúc mail xin nghỉ việc ngắn gọn bằng một lời chúc gửi đến công ty, và ký tên bên dưới như những email thông thường.

Cách viết mail xin nghỉ việc ngắn gọn, chuẩn chỉnh? Người lao động xin nghỉ việc thì phải báo trước bao nhiêu ngày? (Hình từ Internet)

Người lao động xin nghỉ việc thì phải báo trước bao nhiêu ngày?

Căn cứ theo Điều 35 Bộ luật Lao động 2019 quy định về quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động của người lao động như sau 

Quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động của người lao động

1. Người lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động nhưng phải báo trước cho người sử dụng lao động như sau:

a) Ít nhất 45 ngày nếu làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn;

b) Ít nhất 30 ngày nếu làm việc theo hợp đồng lao động xác định thời hạn có thời hạn từ 12 tháng đến 36 tháng;

c) Ít nhất 03 ngày làm việc nếu làm việc theo hợp đồng lao động xác định thời hạn có thời hạn dưới 12 tháng;

d) Đối với một số ngành, nghề, công việc đặc thù thì thời hạn báo trước được thực hiện theo quy định của Chính phủ.

...

Như vậy, người lao động xin nghỉ việc thì phải báo trước:

- Ít nhất 45 ngày nếu làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn;

- Ít nhất 30 ngày nếu làm việc theo hợp đồng lao động xác định thời hạn có thời hạn từ 12 tháng đến 36 tháng;

- Ít nhất 03 ngày làm việc nếu làm việc theo hợp đồng lao động xác định thời hạn có thời hạn dưới 12 tháng;

- Đối với một số ngành, nghề, công việc đặc thù thì thời hạn báo trước được thực hiện theo quy định của Chính phủ.

Lưu ý: Cũng theo khoản 2 Điều 35 Bộ luật Lao động 2019 thì người lao động xin nghỉ việc không cần báo trước trong trường hợp sau đây:

- Không được bố trí theo đúng công việc, địa điểm làm việc hoặc không được bảo đảm điều kiện làm việc theo thỏa thuận, trừ trường hợp quy định tại Điều 29 Bộ luật Lao động 2019;

- Không được trả đủ lương hoặc trả lương không đúng thời hạn, trừ trường hợp quy định tại khoản 4 Điều 97 Bộ luật Lao động 2019;

- Bị người sử dụng lao động ngược đãi, đánh đập hoặc có lời nói, hành vi nhục mạ, hành vi làm ảnh hưởng đến sức khỏe, nhân phẩm, danh dự; bị cưỡng bức lao động;

- Bị quấy rối tình dục tại nơi làm việc;

- Lao động nữ mang thai phải nghỉ việc theo quy định tại khoản 1 Điều 138 của Bộ luật này;

- Đủ tuổi nghỉ hưu theo quy định tại Điều 169 Bộ luật Lao động 2019, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác;

- Người sử dụng lao động cung cấp thông tin không trung thực theo quy định tại khoản 1 Điều 16 Bộ luật Lao động 2019 làm ảnh hưởng đến việc thực hiện hợp đồng lao động.

Người lao động có được rút lại yêu cầu xin nghỉ việc không?

Căn cứ tại Điều 38 Bộ luật Lao động 2019 quy định về việc hủy bỏ việc đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động như sau:

Hủy bỏ việc đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động

Mỗi bên đều có quyền hủy bỏ việc đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trước khi hết thời hạn báo trước nhưng phải thông báo bằng văn bản và phải được bên kia đồng ý.

Như vậy, người lao động được rút lại yêu cầu xin nghỉ việc. Tuy nhiên phải:

- Trước khi hết thời hạn báo trước;

- Thông báo bằng văn bản và phải được người sử dụng lao động đồng ý.