Văn bản thông tin là gì? Nhân viên Data Analyst bảo quản văn bản thông tin trong kho lưu trữ số luôn phải đáp ứng điều kiện gì?

Văn bản thông tin là gì?

Văn bản thông tin là một hình thức lưu trữ thông tin dựa vào văn bản nhằm thuyền đạt các thông tin cần thiết của người tạo văn bản để lý giải, giải thích hoặc lưu lại một vấn đề, sự kiện, hoặc hiện tượng xã hội nào đó.

Một số hình thức văn bản thông tin như:

- Thông tin tài liệu hướng dẫn có các sản phẩm hoặc công nghệ: Đây là tài liệu lưu trữ những nội dung hữu ích được dùng cho ít nhất 01 hoặc nhiều sản phẩm có cùng chơ chế hoạt động, cùng cách thức hoặc cùng nhãn hiệu. Văn bản thông tin này giúp người đọc nhận biết và hiểu rõ hơn về sản phẩm, dịch vụ họ đang có hoặc đang sử dụng hoặc có mong muốn sử dụng.

- Văn bản thông tin xin việc: Đây là loại văn bản có chứa nhiều yếu tố khác nhau như CV, đơn xin việc, sơ yếu lý lịch. Văn bản này giúp người đọc (thực tế là nhà tuyển dụng) nhận biết được các thông tin người người soạn thảo nên văn bản thông tin đó, nhằm mục đích chọn lọc, hoặc tìm hiểu thêm thông tin về người cung cấp văn bản.

- Văn bản thông tin là sách: Văn bản này có nhiều lĩnh vực, hàm ý khác nhau nhưng tùy mỗi mục đích của người soạn thảo văn bản mà văn bản đó sẽ có những nội dung khác nhau như văn bản truyền tải thông điệp, văn bản kể về một sự vật, sự việc, hiện tượng, văn bản nhằm phát triển khả năng và nhận thức của người đọc,...

- Báo cáo nghiên cứu: Văn bản này là một trong những hình thức chứa nhiều thông tin quan trọng và cấp thiết nhất, do văn bản này được xây dựng một cách khoa học và được thực hiện qua quá trình nghiên cứu chuyên sâu nhằm giải quyết các vấn đề, các tồn đọng hoặc đưa ra các hướng đi phát triển mới.

Tóm lại, văn bản thông tin phải đảm bảo được tính ngôn ngữ, tính thông dụng, tính khách quan trong nghiên cứu, tính rõ ràng và chính xác trong nội dung và sự phù hợp của nội dung với mối quan hệ xã hội.

Trên là thông tin văn bản thông tin là gì và hình thức văn bản thông tin.

>> Database là gì? Cơ sở dữ liệu công nghệ thông tin

>> Thuật toán tìm kiếm tuần tự thực hiện công việc gì? Nhân viên Data Analyst phải thực hiện bảo quản tài liệu lưu trữ số ra sao?

Văn bản thông tin là gì? (Hình từ Internet)

Nhân viên Data Analyst bảo quản văn bản thông tin trong kho lưu trữ số luôn phải đáp ứng điều kiện gì?

Căn cứ Điều 36 Luật Lưu trữ 2024 quy định như sau:

Thu nộp, bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ số và hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị

1. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ số được thu nộp theo quy trình, tiêu chuẩn, cấu trúc dữ liệu hồ sơ, tài liệu nộp, được kiểm tra xác thực và truyền nhận trong môi trường điện tử an toàn.

Trường hợp hồ sơ có tài liệu giấy thì tài liệu giấy phải được số hóa; việc thu nộp được thực hiện theo quy định tại các điều 17, 18 và 19 của Luật này.

2. Việc bảo quản tài liệu lưu trữ số được quy định như sau:

a) Tài liệu lưu trữ số phải đáp ứng các tiêu chuẩn, cấu trúc dữ liệu hồ sơ, tài liệu lưu trữ số; bảo đảm tính toàn vẹn, thống nhất, độ xác thực, an toàn và khả năng truy cập; được bảo quản và sử dụng theo phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt;

b) Tài liệu lưu trữ số phải bảo quản an toàn, toàn vẹn về nội dung và khuôn dạng, bảo đảm được xác thực lâu dài, khả năng truy cập và được chuyển đổi phù hợp với sự thay đổi của công nghệ, đáp ứng các yêu cầu của pháp luật về an toàn thông tin mạng;

c) Thời hạn lưu trữ dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ số như thời hạn lưu trữ của tài liệu lưu trữ số;

d) Tài liệu lưu trữ số được bảo quản trong kho lưu trữ số theo đơn vị là hồ sơ hoặc tài liệu.

...

Như vậy, nhân viên Data Analyst bảo quản văn bản thông tin trong kho lưu trữ số luôn phải đáp ứng điều kiện

- Đáp ứng các tiêu chuẩn, cấu trúc dữ liệu hồ sơ, tài liệu lưu trữ số; bảo đảm tính toàn vẹn, thống nhất, độ xác thực, an toàn và khả năng truy cập; được bảo quản và sử dụng theo phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt

- Điều kiện về sự an toàn, toàn vẹn về nội dung và khuôn dạng, bảo đảm được xác thực lâu dài, khả năng truy cập và được chuyển đổi phù hợp với sự thay đổi của công nghệ, đáp ứng các yêu cầu của pháp luật về an toàn thông tin mạng.

- Thời hạn lưu trữ dữ liệu.

- Lưu trữ theo đơn vị là hồ sơ hoặc tài liệu.

Lưu ý: Luật Lưu trữ 2024 có hiệu lực từ ngày 01/07/2025.