Trợ lý văn phòng là gì và bảng mô tả công việc chi tiết

Trợ lý văn phòng là gì?

Trợ lý văn phòng là vị trí nghề nghiệp mà bất kỳ ngành nghề nào cũng cần. Những người đảm nhận vị trí này sẽ thực hiện các công việc liên quan đến văn phòng như lập văn bản, lên lịch trình, thay mặt các nhân viên văn phòng xử lý nội bộ. Kiểm soát các nhu yếu phẩm cần thiết phục vụ môi trường văn phòng.

Công việc chính của một Trợ lý văn phòng

Các vị trí Trợ lý văn phòng thường sẽ đảm nhận công việc giống nhau tuy nhiên tùy từng ngành nghề hoạt động mà có đặc trưng riêng nhất định. Các công việc nhìn chung được cụ thể như sau:

• Trả lời điện thoại và chuyển tiếp đến phòng/ban được yêu cầu.
• Sắp xếp thời gian làm việc, lịch hẹn với đối tác, khách hàng, nhà cung cấp.
• Chuẩn bị phòng họp và in ấn tài liệu trước mỗi cuộc họp.
• Phổ biến và giám sát việc thực hiện nội quy công ty của nhân viên.
• Hỗ trợ nhân viên công ty hoàn thiện các thủ tục hành chính.
• Giải đáp thắc mắc của nhân viên trong quá trình làm việc.
• Đặt hàng trang thiết bị văn phòng.
• Quản lý cơ sở dữ liệu nhân viên, khách hàng, đối tác,...
• Đặt vé máy bay, khách sạn cho nhân viên được cử đi công tác.
• Lập báo cáo thu chi cho hoạt động hành chính và nộp lên cấp trên định kì.
• Tiếp đón, hỗ trợ khách hàng tới công ty.
• Đóng vai trò trung gian giữa khách hàng và công ty.
• Các công việc khác theo chỉ đạo của cấp trên.

Yêu cầu đối với vị trí Trợ lý văn phòng

• Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên tốt nghiệp các ngành quản trị nhân lực, hành chính nhân sự, luật,…
• Am hiểu quy trình quản lý và các thủ tục hành chính của công ty.
• Thành thạo tin học văn phòng
• Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả.
• Biết cách sắp xếp và lựa chọn công việc ưu tiên.
• Cẩn thận, tỉ mỉ, chính xác trong công việc.
• Phong thái chuyên nghiệp, điềm tĩnh khi giao tiếp với những người xung quanh.
• Kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề tốt.
• Kỹ năng giao tiếp tốt bằng cả lời nói và văn bản.
• Khả năng tổ chức, sắp xếp công việc một cách khoa học.
• Kỹ năng làm việc nhóm.

Mức lương đối với vị trí Trợ lý văn phòng

• Trợ lý văn phòng đa phần làm việc giờ hành chính trong các doanh nghiệp công ty, có mức lương giao động từ 7 – 9 triệu tùy vào kỹ năng, kinh nghiệm. Đây được xem là mức lương khá ổn so với các bạn sinh viên mới tốt nghiệp.
• Đảm nhận vị trí Trợ lý văn phòng sẽ giúp bạn tích lũy kinh nghiệm, rèn luyện kỹ năng và tạo tiền đề để bạn chinh phục những vị trí cao hơn trong lĩnh vực hành chính văn phòng.

Việc làm Trợ lý văn phòng