Chi phí tuyển dụng là gì? Cách tính để biết doanh nghiệp đang tốn bao nhiêu cho mỗi ứng viên

Nhiều doanh nghiệp nghĩ chi phí tuyển dụng chỉ là tiền đăng tin hoặc chạy quảng cáo. Nhưng thực tế, có những đợt tuyển nhìn qua gần như không tốn bao nhiêu. Đến lúc cộng thời gian HR, quản lý, đào tạo và cả chi phí tuyển lại thì con số thực tế khác hẳn.

Có nơi đăng tin miễn phí nhưng mất hàng tuần vẫn chưa tuyển được người phù hợp. Cũng có nơi tuyển rất nhanh, nhưng nhân sự nghỉ chỉ sau 1-2 tháng rồi quy trình lại phải làm lại từ đầu.

Khoản tốn nhất trong tuyển dụng đôi khi không nằm ở ngân sách đăng tin. Mà nằm ở những phần doanh nghiệp rất ít khi đo lường được.

.Chi phí tuyển dụng không chỉ nằm ở tiền đăng tin (Hình từ Internet)

Chi phí tuyển dụng là gì và gồm những khoản nào?

Chi phí tuyển dụng là toàn bộ tiền bạc, thời gian và nguồn lực doanh nghiệp bỏ ra để tuyển được một nhân sự phù hợp.

Không chỉ là phí đăng tuyển. Chi phí thật thường bắt đầu tăng từ lúc doanh nghiệp phải xử lý quá nhiều CV không phù hợp, kéo dài thời gian tuyển hoặc tuyển sai người rồi phải làm lại từ đầu.

Chi phí trực tiếp

Đây là phần dễ nhìn thấy nhất.

Ví dụ: phí đăng tin tuyển dụng, quảng cáo tuyển dụng, phí dịch vụ tuyển dụng, phần mềm tuyển dụng, chi phí test ứng viên.

Nhưng đây thường mới chỉ là phần bề mặt.

Chi phí gián tiếp

Đây là phần dễ bị bỏ sót nhất. Một vị trí trống càng lâu, chi phí gián tiếp càng tăng.

Không chỉ là thời gian của HR. Quản lý phải tham gia phỏng vấn nhiều hơn, đội nhóm phải gánh thêm việc và onboarding có thể phải lặp lại nhiều lần nếu tuyển sai người.

Có những đợt tuyển, doanh nghiệp nhận rất nhiều CV nhưng gần như CV nào cũng phải gọi vì tiêu chí ban đầu chưa rõ. Chi phí lúc này không nằm ở tin đăng. Mà nằm ở hàng chục giờ xử lý phía sau.

Một JD quá chung chung sẽ kéo về nhiều hồ sơ không đúng nhu cầu. Khi đó, HR mất thêm thời gian lọc, quản lý mất thêm thời gian phỏng vấn, nhưng tỷ lệ chọn được người phù hợp lại thấp. Để giảm phần chi phí này ngay từ đầu, doanh nghiệp nên bắt đầu từ việc xây dựng JD rõ ràng, thu hút đúng ứng viên.

Chi phí ẩn khi tuyển sai người

Đây thường mới là phần tốn nhất. Một lần tuyển sai không chỉ làm doanh nghiệp mất tiền đăng tuyển.

Phần lớn chi phí xuất hiện sau khi ứng viên đã vào làm: thời gian đào tạo, thời gian sửa lỗi, thời gian quản lý theo sát, ảnh hưởng đến tiến độ đội nhóm, chi phí tuyển lại.

Tuyển rẻ nhưng phải tuyển lại liên tục thì không còn là rẻ. Có những doanh nghiệp tuyển được người rất nhanh vì cần lấp vị trí gấp. Nhưng chỉ vài tháng sau lại phải tuyển lại từ đầu vì nhân sự không phù hợp.

Lúc đó, toàn bộ thời gian trước đó gần như phải làm lại.

Tuyển sai người khiến quy trình phải làm lại (Hình từ Internet)

Cách tính chi phí tuyển dụng theo từng đợt tuyển

Nhiều doanh nghiệp có theo dõi chi phí tuyển dụng, nhưng thường chỉ dừng ở tiền đăng tin hoặc quảng cáo. Trong khi đó, phần chi phí thực tế thường rộng hơn khá nhiều.

Cách tính cơ bản nhất là:

Chi phí tuyển dụng mỗi nhân sự = Tổng chi phí tuyển dụng ÷ Số nhân sự tuyển thành công

Ví dụ: đăng tin và quảng cáo: 6 triệu, thời gian HR và quản lý quy đổi: 10 triệu, onboarding ban đầu: 4 triệu.

Tổng chi phí tuyển dụng là 20 triệu. Nếu tuyển thành công 2 người phù hợp, chi phí tuyển dụng trung bình sẽ là 10 triệu/người.

Nhưng trên thực tế, nhiều doanh nghiệp còn phải tính thêm: thời gian tuyển kéo dài, tỷ lệ nghỉ sớm, thời gian đào tạo lại, chi phí tuyển lại từ đầu.

Lúc này, tổng chi phí tuyển dụng thường gồm: chi phí trực tiếp, chi phí thời gian, chi phí onboarding, chi phí tuyển lại.

Không có một mức chi phí tuyển dụng cố định cho mọi doanh nghiệp.

Vị trí phổ thông thường có chi phí thấp hơn vì nguồn ứng viên nhiều và quy trình ngắn hơn. Ngược lại, các vị trí chuyên môn cao hoặc cần tuyển gấp thường làm chi phí tăng mạnh vì mất nhiều thời gian tìm kiếm và đánh giá ứng viên.

Vì sao tuyển mãi nhưng chi phí vẫn không giảm?

Nhiều doanh nghiệp tăng ngân sách tuyển dụng nhưng hiệu quả vẫn không thay đổi nhiều. Vấn đề thường không nằm ở một khoản chi lớn. Mà nằm ở nhiều phần nhỏ cộng dồn lại.

- JD chưa rõ khiến doanh nghiệp nhận sai hồ sơ.

- Tiêu chí đánh giá không thống nhất khiến CV nào cũng phải gọi thử.

- Quản lý đổi yêu cầu giữa chừng khiến quy trình phải làm lại.

- Phỏng vấn quá nhiều vòng khiến ứng viên tốt nhận việc ở nơi khác trước.

- Có những doanh nghiệp nhận CV khá đều nhưng vẫn mất nhiều tuần để chốt được người phù hợp.

- Không phải vì thiếu ứng viên. Mà vì mất ứng viên giữa quy trình mà không nhận ra.

Trong nhiều trường hợp, bước screen CV mới là phần quyết định phần lớn thời gian và chi phí của cả đợt tuyển dụng, chứ không phải vòng phỏng vấn phía sau.

Không phải doanh nghiệp nào mất ứng viên cũng vì lương thấp. Nhiều trường hợp, ứng viên rời khỏi quy trình chỉ vì chờ phản hồi quá lâu rồi nhận offer ở nơi khác trước. Đây cũng là một phần trong hành trình ứng viên mà nhiều doanh nghiệp thường bỏ sót.

Nhiều doanh nghiệp nghĩ tuyển dụng tốn kém vì phải tăng ngân sách. Nhưng trong thực tế, có những tin đăng gần như không tạo được hồ sơ phù hợp dù đã đăng khá lâu. Vấn đề thường nằm ở cách tin tuyển dụng được viết và phân phối, chứ không chỉ ở tiền quảng cáo. Đây cũng là lý do nhiều doanh nghiệp gặp tình trạng đăng tin tuyển dụng nhưng vẫn không có ứng viên phù hợp.

Không ít doanh nghiệp chỉ biết mình đang tuyển, nhưng không biết đang tốn bao nhiêu cho mỗi người tuyển được.

Đây cũng là lý do chi phí tuyển dụng thường khó kiểm soát hơn các chi phí vận hành khác.

Giảm chi phí tuyển dụng bắt đầu từ việc đo đúng chỗ

Nhiều doanh nghiệp cố giảm chi phí tuyển dụng bằng cách cắt ngân sách đăng tin.

Nhưng phần lãng phí lớn hơn thường nằm ở: đăng sai kênh, gọi sai ứng viên, phản hồi quá chậm, tuyển xong phải tuyển lại, mất ứng viên giữa quy trình.

Khi đo được chi phí tuyển dụng theo từng bước, doanh nghiệp sẽ dễ nhìn ra mình đang mất thời gian và nguồn lực ở đâu trước cả khi tuyển được người.

Có nơi chi nhiều tiền nhưng tuyển nhanh và giữ người tốt. Ngược lại, cũng có nơi tuyển rất “rẻ”, nhưng quy trình phải lặp lại liên tục vì nhân sự nghỉ sớm hoặc không phù hợp.

Chi phí tuyển dụng thấp chưa chắc là tuyển dụng hiệu quả. Khoản tốn nhất thường nằm ở những lần tuyển sai rồi phải làm lại từ đầu.

Khi đã nhìn rõ chi phí tuyển dụng đang phát sinh ở đâu, doanh nghiệp cũng dễ chọn đúng kênh để tiếp cận ứng viên phù hợp hơn.

Đăng tin tuyển dụng trên NhanSu.vn