Thông báo 5858/TB-BHXH năm 2026 về Quy trình theo cơ chế Một cửa (Lĩnh vực thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp; cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế) do Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh ban hành

THÔNG BÁO

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY TRÌNH THEO CƠ CHẾ MỘT CỬA
(Lĩnh vực thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp; cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế)

Căn cứ Nghị định số 118/2025/NĐ-CP ngày 09/6/2025 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại bộ phận Một cửa và Cổng dịch vụ công quốc gia (được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định số 367/2025/NĐ-CP ngày 31/12/2025);

Căn cứ Quyết định số 475/QĐ-BHXH ngày 27/3/2023 của Bảo hiểm xã hội (BHXH) Việt Nam ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong ngành BHXH Việt Nam;

Căn cứ Quyết định số 366/QĐ-BHXH ngày 29/4/2026 của Giám đốc BHXH Việt Nam ban hành Quy trình thu BHXH, bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN); cấp sổ BHXH, thẻ BHYT;

Căn cứ Quyết định số 32/QĐ-BHXH ngày 23/6/2025 của Giám đốc BHXH khu vực XXVII ban hành Quy định về tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết quả TTHC theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại BHXH khu vực XXVII;

Theo đề nghị của Trưởng phòng Quản lý thu và Phát triển người tham gia; Giám đốc BHXH Thành phố Hồ Chí Minh ban hành 35 quy trình, mẫu giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả lĩnh vực thu BHXH, BHYT, BHTN; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT; cụ thể như sau:

1. Nội dung quy trình

- Phụ lục A: Danh mục Quy trình

- Phụ lục B: Nội dung Quy trình Thu (18 quy trình)

- Phụ lục C: Nội dung Quy trình Sổ - Thẻ (17 quy trình)

- Phụ lục D: Nội dung Nghiệp vụ Quản lý thu và phát triển người tham gia

- Phụ lục E: Mẫu Phiếu giao nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả.

- Phụ lục F: Biểu mẫu quản lý thu BHXH, BHYT, BHTN, TNLĐBNN; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT.

2. Tổ chức thực hiện

Các quy trình ban hành kèm theo Thông báo này áp dụng kể từ ngày 01/8/2026, thay thế toàn bộ các Quy trình BHXH Thành phố đã ban hành kèm theo các Thông báo: số 761/TB-BHXH ngày 27/6/2025, số 1192/TB-BHXH ngày 10/7/2025 và số 3249/TB-BHXH ngày 06/11/2025.

Trưởng phòng Công nghệ thông tin và Chuyển đổi số chịu trách nhiệm phối hợp với nhà cung cấp Phần mềm Tiếp nhận hồ sơ cập nhật các quy trình và mẫu giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả ban hành kèm theo Thông báo này.

Chánh Văn phòng, Trưởng các Phòng nghiệp vụ có liên quan và Giám đốc BHXH các cơ sở thuộc BHXH Thành phố Hồ Chí Minh chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các quy trình ban hành kèm theo Thông báo này.

Trưởng Ban Biên tập Cổng Thông tin điện tử BHXH Thành phố Hồ Chí Minh cập nhật quy trình theo quy định./.

PHỤ LỤC A

DANH MỤC QUY TRÌNH LĨNH VỰC QUẢN LÝ THU VÀ PHÁT TRIỂN NGƯỜI THAM GIA
(Ban hành kèm Thông báo số 5858/TB-BHXH, ngày 24 /7/2026 của Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh)

PHỤ LỤC B

NỘI DUNG QUY TRÌNH THU
(Ban hành kèm Thông báo số 5858/TB-BHXH, ngày 24 /7/2026 của Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh)

THÔNG BÁO

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY TRÌNH THEO CƠ CHẾ MỘT CỬA
(Lĩnh vực thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp; cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế)

Căn cứ Nghị định số 118/2025/NĐ-CP ngày 09/6/2025 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại bộ phận Một cửa và Cổng dịch vụ công quốc gia (được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định số 367/2025/NĐ-CP ngày 31/12/2025);

Căn cứ Quyết định số 475/QĐ-BHXH ngày 27/3/2023 của Bảo hiểm xã hội (BHXH) Việt Nam ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong ngành BHXH Việt Nam;

Căn cứ Quyết định số 366/QĐ-BHXH ngày 29/4/2026 của Giám đốc BHXH Việt Nam ban hành Quy trình thu BHXH, bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN); cấp sổ BHXH, thẻ BHYT;

Căn cứ Quyết định số 32/QĐ-BHXH ngày 23/6/2025 của Giám đốc BHXH khu vực XXVII ban hành Quy định về tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết quả TTHC theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại BHXH khu vực XXVII;

Theo đề nghị của Trưởng phòng Quản lý thu và Phát triển người tham gia; Giám đốc BHXH Thành phố Hồ Chí Minh ban hành 35 quy trình, mẫu giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả lĩnh vực thu BHXH, BHYT, BHTN; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT; cụ thể như sau:

1. Nội dung quy trình

- Phụ lục A: Danh mục Quy trình

- Phụ lục B: Nội dung Quy trình Thu (18 quy trình)

- Phụ lục C: Nội dung Quy trình Sổ - Thẻ (17 quy trình)

- Phụ lục D: Nội dung Nghiệp vụ Quản lý thu và phát triển người tham gia

- Phụ lục E: Mẫu Phiếu giao nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả.

- Phụ lục F: Biểu mẫu quản lý thu BHXH, BHYT, BHTN, TNLĐBNN; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT.

2. Tổ chức thực hiện

Các quy trình ban hành kèm theo Thông báo này áp dụng kể từ ngày 01/8/2026, thay thế toàn bộ các Quy trình BHXH Thành phố đã ban hành kèm theo các Thông báo: số 761/TB-BHXH ngày 27/6/2025, số 1192/TB-BHXH ngày 10/7/2025 và số 3249/TB-BHXH ngày 06/11/2025.

Trưởng phòng Công nghệ thông tin và Chuyển đổi số chịu trách nhiệm phối hợp với nhà cung cấp Phần mềm Tiếp nhận hồ sơ cập nhật các quy trình và mẫu giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả ban hành kèm theo Thông báo này.

Chánh Văn phòng, Trưởng các Phòng nghiệp vụ có liên quan và Giám đốc BHXH các cơ sở thuộc BHXH Thành phố Hồ Chí Minh chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các quy trình ban hành kèm theo Thông báo này.

Trưởng Ban Biên tập Cổng Thông tin điện tử BHXH Thành phố Hồ Chí Minh cập nhật quy trình theo quy định./.

PHỤ LỤC A

DANH MỤC QUY TRÌNH LĨNH VỰC QUẢN LÝ THU VÀ PHÁT TRIỂN NGƯỜI THAM GIA
(Ban hành kèm Thông báo số 5858/TB-BHXH, ngày 24 /7/2026 của Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh)

PHỤ LỤC B

NỘI DUNG QUY TRÌNH THU
(Ban hành kèm Thông báo số 5858/TB-BHXH, ngày 24 /7/2026 của Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh)

I. Quy trình Báo tăng, báo giảm lao động, điều chỉnh mức đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (Mã DVC 600)

1. Mục đích:

Tiếp nhận và giải quyết hồ sơ của tổ chức:

- Báo tăng mới lao động; tăng lại sau khi nghỉ ốm/thai sản/không lương…; tăng lao động đóng quỹ hưu trí, tử tuất sau khi hết hạn được tạm dừng.

- Báo giảm lao động do di chuyển; nghỉ việc, chấm dứt hợp đồng lao động; nghỉ hưởng chế độ BHXH; tạm hoãn hợp đồng lao động; tạm giam; ngừng việc; nghỉ không hưởng lương; … cấp sổ BHXH.

- Điều chỉnh mức lương đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN; điều chỉnh chức danh công việc đối với lao động đang tham gia.

2. Thành phần hồ sơ:

3. Phương thức lập, nộp hồ sơ và kết quả giải quyết TTHC

a) Lập hồ sơ

- Người tham gia: kê khai thông tin và bổ sung hồ sơ theo hướng dẫn lập Mẫu TK1-TS, cung cấp bản sao thẻ CCCD; scan code thẻ CCCD/Giấy tờ liên quan có số CMND (trường hợp hoàn thiện mã số) và nộp cho đơn vị nơi đang làm việc.

- Đơn vị: lập hồ sơ gồm các thành phần theo quy định tại Mục 2 Quy trình này, nộp cho cơ quan BHXH đang quản lý.

b) Hình thức nộp hồ sơ: qua Cổng dịch vụ công quốc gia /Cổng giao dịch điện tử của BHXH Việt Nam /Dịch vụ I-Van, trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính

c) Kết quả giải quyết TTHC:

- Hồ sơ hợp lệ: giao sổ BHXH (nếu có), thẻ BHYT (nếu có) cho người tham gia lưu giữ và kiểm tra giá trị sử dụng thẻ BHYT trên ứng dụng VSSID (nếu có).

- Hồ sơ không hợp lệ: thực hiện điều chỉnh, bổ sung hồ sơ theo nội dung hướng dẫn của Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02)/Phiếu Từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Mẫu số 03)

4. Sơ đồ:

5. Thời hạn giải quyết hồ sơ và trả kết quả: 05 ngày, trong đó:

- Bước 1: Văn phòng/Bộ phận TN&TKQ: 0,5 ngày

- Bước 2: Phòng/Bộ phận QLT: 04 ngày

- Bước 3: Văn phòng/Bộ phận TN&TKQ: 0,5 ngày.

6. Quy trình chi tiết:

6.1. Văn phòng/Bộ phận TN&TKQ:

a) Đối với hồ sơ giấy: Tiếp nhận hồ sơ của đơn vị nộp theo đúng thành phần hồ sơ và phương thức tại quy trình này, kiểm đếm số lượng, kiểm tra, đối chiếu hồ sơ với dữ liệu TST, TCS theo Phụ lục D đính kèm.

- Hồ sơ đầy đủ, khớp đúng: Số hóa hồ sơ, giấy tờ theo Danh mục hồ sơ, giấy tờ TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của BHXH Việt Nam cần thực hiện số hóa (ban hành kèm theo Quyết định số 2939/QĐ-BHXH ngày 11/10/2022 của BHXH Việt Nam) và cập nhật vào cơ sở dữ liệu của Hệ thống thông tin một cửa điện tử; Lập 02 bản Phiếu Tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (Mẫu số 01) để gửi cho đơn vị và 01 bản chuyển cho Phòng/Bộ phận QLT.

- Hồ sơ chưa đúng, chưa đủ: Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02), ghi rõ nội dung bổ sung, số điện thoại liên hệ, ký tên, trả hồ sơ cho đơn vị.

- Hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết: Lập Phiếu Từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Mẫu số 03), ghi rõ lý do từ chối, số điện thoại liên hệ, ký tên, trả hồ sơ cho đơn vị.

Lưu ý: Đơn vị nộp bản sao không hợp lệ thì đề nghị người nộp hồ sơ cung cấp bản chính để đối chiếu, đồng thời xác nhận "đã đối chiếu với bản chính" ký, ghi rõ họ tên và ngày-tháng-năm xác nhận sau đó trả lại bản chính cho người nộp.

b) Đối với hồ sơ điện tử:

Truy cập phần mềm TNHS: tiếp nhận hồ sơ điện tử của đơn vị, chuyển đến Phòng/Bộ phận QLT.

6.2. Phòng/Bộ phận QLT:

6.2.1. Giải quyết hồ sơ:

Kiểm tra dữ liệu trước khi cập nhật Mẫu D02-LT:

a) Báo tăng lao động:

- Trường hợp đơn vị báo tăng lao động sau thời hạn chậm nhất quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 28 Luật BHXH năm 2024: không giải quyết, chuyển trả hồ sơ cho đơn vị kèm Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02) trong đó ghi rõ đề nghị đơn vị nộp hồ sơ Truy thu BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (Mã DVC 601).

- Trường hợp chưa có hoặc chưa hoàn thiện mã số BHXH: Tìm kiếm mã số hoặc rà soát, hoàn thiện mã số, hủy GT hoặc cấp mã số BHXH, … theo hướng dẫn tại Phụ lục D đính kèm. Ghi mã số vào Mẫu D02-LT.

- Trường hợp đang có thẻ BHYT đối tượng hưởng TCTN (mã khối BO): yêu cầu đơn vị bổ sung Hợp đồng lao động và Quyết định hưởng/chấm dứt/thu hồi TCTN để rà soát, đối chiếu với dữ liệu hưởng TCTN trên phần mềm TCS:

+ Nếu hồ sơ và dữ liệu không trùng khớp hoặc vi phạm điều kiện hưởng TCTN hoặc đơn vị không cung cấp hồ sơ: KHÔNG cập nhật tăng lao động và đề nghị đơn vị rà soát, thông báo cho người lao động được biết để hoàn tất thủ tục chấm dứt/thu hồi TCTN, nộp lại hồ sơ báo tăng lao động đính kèm Hợp đồng lao động và Quyết định hưởng/chấm dứt/thu hồi TCTN.

+ Nếu hồ sơ và dữ liệu trùng khớp, không vi phạm điều kiện hưởng: cập nhật tăng lao động, xử lý giảm trùng thẻ BHYT (BO)(nếu có).

Lưu ý: Trường hợp đơn vị đã bổ sung Hợp đồng lao động và Quyết định hưởng/chấm dứt/thu hồi TCTN nhưng dữ liệu hưởng TCTN chưa cập nhật trên phần mềm TCS thì lập Mẫu C02-TS gửi Phòng/Bộ phận Chế độ BHXH để rà soát, cập nhật trước khi thực hiện tăng mới lao động.

+ Định kỳ hàng tháng, tiếp nhận các trường hợp tăng mới vi phạm điều kiện hưởng BHXH 1 lần từ Phòng Chế độ BHXH rà soát, yêu cầu đơn vị lập hồ sơ điều chỉnh hoặc phối hợp thu hồi (nếu có).

Sau khi hoàn chỉnh dữ liệu, cập nhật Mẫu D02-LT, Xuất Mẫu D02a-TS.

- Trường hợp đơn vị báo tăng lao động (phương án ON) sau nghỉ TS/KL/OF: kiểm tra thông tin cấp thẻ BHYT, cập nhật bổ sung giá trị thẻ BHYT (nếu chưa có); đối chiếu kiểm tra thời gian nghỉ thai sản/ốm đau/không lương trên phần mềm TST và TCS để hướng dẫn đơn vị thủ tục, hồ sơ điều chỉnh kịp thời (nếu có).

- Cập nhật, bổ sung mã bệnh viện, quyền lợi BHYT cao hơn (nếu có).

Trường hợp đơn vị đăng ký sai mã bệnh viện: cấp thẻ BHYT theo mã nơi KCB trước đó hoặc mã nơi KCB theo địa chỉ trụ sở đơn vị, thông báo cho đơn vị biết để làm hồ sơ điều chỉnh nơi KCB ban đầu từ ngày 01 đến ngày 15 của tháng đầu quý.

- Cấp thẻ BHYT; Xuất Mẫu D10a-TS. Trường hợp không in thẻ "Khóa in".

- Đối với lao động chưa được cấp sổ: Cấp mới dữ liệu tờ bìa sổ BHXH; Xuất Danh sách cấp tờ bìa sổ (không in).

b) Báo giảm lao động:

- Cập nhật Mẫu D02-LT vào dữ liệu thu. Xuất Mẫu D02a-TS.

Không giảm quá trình BHXH đã được xác nhận bảo lưu BL, BA, HT,… đề nghị đơn vị nộp hồ sơ 609 qua dịch vụ bưu chính.

- Kiểm tra, hoàn chỉnh dữ liệu Mẫu D02a-TS trước khi chốt sổ theo hướng dẫn tại Phụ lục D đính kèm.

- Đối với trường hợp sổ đã được rà soát theo Công văn 4027: Cấp tờ rời sổ BHXH các trường hợp nghỉ việc (GH), chỉ chốt sổ đến thời điểm đóng đủ tiền; Xuất Danh sách cấp tờ rời sổ; in tờ rời sổ.

- Trường hợp sổ chưa rà soát theo Công văn 4027: không cấp tờ rời, hướng dẫnđơn vị nộp hồ sơ rà soát và chốt sổ theo phiếu giao nhận 626.

- Đối với đơn vị chậm đóng: ghi vào Mẫu số 02 đề nghị đơn vị sau khi chuyển nộp đủ tiền đóng thì nộp hồ sơ 620 để chốt bổ sung (không cần nộp sổ BHXH).

c) Điều chỉnh chức danh công việc, mức lương đóng:

- Trường hợp đơn vị nộp hồ sơ sau ngày cuối cùng của tháng tiếp theo sau tháng có quyết định điều chỉnh tăng tiền lương: không giải quyết, chuyển trả hồ sơ cho đơn vị kèm Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02) trong đó ghi rõ đề nghị đơn vị nộp hồ sơ Truy thu BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (Mã DVC 601).

- Cập nhật Mẫu D02-LT vào dữ liệu thu. Xuất Mẫu D02a-TS.

Không cập nhật điều chỉnh mức đóng đối với quá trình BHXH đã được xác nhận bảo lưu BL, BA, HT, … đề nghị đơn vị nộp hồ sơ 609 qua dịch vụ bưu chính.

Không cập nhật điều chỉnh giảm mức đóng đối với quá trình BHXH đã tính hưởng các chế độ ốm đau và thai sản,… (phần mềm TST có cảnh báo và yêu cầu phê duyệt phát sinh), lập Mẫu C02-TS chuyển Phòng/Bộ phận Chế độ BHXH cung cấp số tiền chênh lệch phải thu hồi để thông báo (Mẫu số 02) cho đơn vị yêu cầu người lao động chuyển nộp tiền trước khi nộp lại hồ sơ (kèm UNC).

6.2.2. Lưu hồ sơ và trả kết quả:

- Trên phần mềm TNHS: Đính kèm Mẫu D02a-TS, D02b-TS, Danh sách cấp tờ bìa, tờ rời (nếu có). Ghi thông báo và hướng dẫn cụ thể các trường hợp không giải quyết vào Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02).

- Chuyển hồ sơ, kết quả cho Bộ phận TN&TKQ theo đúng quy định tại khoản 1 Điều 17 Quyết định số 475/QĐ-BHXH ngày 27/3/2023 của BHXH Việt Nam.

- Lưu trữ hồ sơ theo quy định.

6.3. Văn Phòng/Bộ phận TN&TKQ

Tiếp nhận kết quả giải quyết TTHC từ Phòng/Bộ phận QLT để chuyển trả kết quả cho cá nhân hoặc tổ chức theo hình thức đã đăng ký theo đúng quy định tại khoản 2, 3, 4 Điều 17 Quyết định số 475/QĐ-BHXH ngày 27/3/2023 của BHXH Việt Nam (Đối với kết quả giải quyết TTHC là kết quả điện tử thì hệ thống phần mềm tự động trả theo quy định)./.

II. Quy trình Tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí và tử tuất theo quy định tại Điều 37 Luật BHXH năm 2024 (Mã DVC 600c)

1. Mục đích:

Tiếp nhận và giải quyết hồ sơ của tổ chức:

- Báo tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí và tử tuất theo quy định tại Điều 37 Luật BHXH năm 2024.

- Báo hết thời hạn tạm dừng đóng và đóng bù cho thời gian tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí và tử tuất.

- Điều chỉnh chức danh, mức lương trong thời gian tạm dừng đóng.

- Đóng bù cho thời gian tạm dừng đóng để xác nhận thời gian đóng BHXH đối với người lao động đủ điều kiện hưởng chế độ hưu trí, tử tuất hoặc chấm dứt hợp đồng lao động.

2. Thành phần hồ sơ:

3. Phương thức lập, nộp hồ sơ và kết quả giải quyết TTHC

a) Lập hồ sơ

Đơn vị lập hồ sơ gồm các thành phần theo quy định tại Mục 2 Quy trình này, nộp cho cơ quan BHXH đang quản lý.

b) Hình thức nộp hồ sơ: qua Cổng dịch vụ công quốc gia /Cổng giao dịch điện tử của BHXH Việt Nam /Dịch vụ I-Van, trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính

c) Kết quả giải quyết TTHC:

- Hồ sơ hợp lệ:

+ Đơn vị được tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất: trong thời gian tối đa 12 tháng nhưng vẫn phải đóng vào quỹ ốm đau và thai sản, quỹ tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, quỹ BHYT, quỹ BHTN cho người lao động.

+ Đơn vị hết thời hạn được tạm dừng đóng: tiếp tục đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN theo phương thức đã đăng ký và đóng bù cho thời gian tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí và tử tuất.

+ Đơn vị đóng bù cho người lao động đủ điều kiện hưởng chế độ hưu trí, tử tuất hoặc chấm dứt hợp đồng lao động: sau khi chuyển nộp số tiền đóng bù thời gian tạm dừng đóng, đơn vị lập hồ sơ 620 gửi qua dịch vụ bưu chính để xác nhận thời gian đóng BHXH, BHTN, cấp sổ BHXH.

- Hồ sơ không hợp lệ: thực hiện điều chỉnh, bổ sung hồ sơ theo nội dung hướng dẫn của Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02)/Phiếu Từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Mẫu số 03).

4. Sơ đồ:

5. Thời hạn giải quyết hồ sơ: 05 ngày, trong đó:

- Bước 1: Văn phòng/Bộ phận TN&TKQ: 0,5 ngày

- Bước 2: Phòng/Bộ phận QLT: 04 ngày

- Bước 3: Văn phòng/Bộ phận TN&TKQ: 0,5 ngày.

6. Quy trình tiếp nhận, giải quyết hồ sơ và trả kết quả:

6.1. Văn phòng/Bộ phận TN&TKQ:

a) Đối với hồ sơ giấy: kiểm đếm số lượng, thành phần hồ sơ theo Mục 2 Quy trình này và đối chiếu thông tin theo Phụ lục D đính kèm.

- Hồ sơ đầy đủ, khớp đúng: Số hóa hồ sơ, giấy tờ theo Danh mục hồ sơ, giấy tờ TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của BHXH Việt Nam cần thực hiện số hóa (Ban hành kèm theo Quyết định số 2939/QĐ-BHXH ngày 11/10/2022 của BHXH Việt Nam); Lập 02 bản Phiếu Tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (Mẫu số 01) để gửi cho đơn vị và 01 bản chuyển cho Phòng/Bộ phận QLT.

- Hồ sơ chưa đúng, chưa đủ: Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02), ghi rõ nội dung bổ sung, số điện thoại, ký tên, trả hồ sơ cho đơn vị.

- Hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết: Lập Phiếu Từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Mẫu số 03), ghi rõ lý do từ chối, số điện thoại, ký tên, trả hồ sơ cho đơn vị.

Lưu ý: Đơn vị nộp bản sao không hợp lệ thì đề nghị người nộp hồ sơ cung cấp bản chính để đối chiếu, đồng thời xác nhận "đã đối chiếu với bản chính" ký, ghi rõ họ tên và ngày tháng năm xác nhận sau đó trả lại bản chính cho người nộp.

b) Đối với hồ sơ điện tử:

Truy cập phần mềm TNHS: tiếp nhận hồ sơ điện tử của đơn vị, chuyển cho Phòng/Bộ phận QLT.

6.2. Phòng/Bộ phận QLT

Kiểm tra hồ sơ và dữ liệu thu:

a) Hồ sơ, dữ liệu không khớp đúng:

Ghi thông báo và hướng dẫn cụ thể vào Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02) vào phần mềm TNHS. Chuyển trả hồ sơ đến Văn Phòng/Bộ phận TN&TKQ.

b) Hồ sơ, dữ liệu khớp đúng:

- Cập nhật vào dữ liệu thu Mẫu D02-LT tăng/giảm/điều chỉnh/đóng bù/tăng- giảm do hết hạn tạm dừng đóng. Xuất Mẫu D02a-TS.

- Đơn vị được tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất: thông báo cho đơn vị nội dung: "Đơn vị được tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất kể từ tháng năm trong thời gian tối đa 12 tháng nhưng vẫn phải đóng vào quỹ ốm đau và thai sản, quỹ tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, quỹ BHYT, quỹ BHTN cho người lao động. Trường hợp người lao động đủ điều kiện hưởng chế độ hưu trí, tử tuất hoặc chấm dứt hợp đồng lao động thì đơn vị đóng bù cho thời gian tạm dừng đóng để xác nhận thời gian đóng BHXH, cấp sổ BHXH đúng quy định."

- Đơn vị hết thời hạn được tạm dừng đóng: thông báo cho đơn vị nội dung: "Đơn vị đã hết thời hạn được tạm dừng đóng kể từ tháng năm. Đề nghị đơn vị tiếp tục đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN theo phương thức đã đăng ký và đóng bù cho thời gian tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí và tử tuất đúng quy định".

- Đơn vị đóng bù cho người lao động đủ điều kiện hưởng chế độ hưu trí, tử tuất hoặc chấm dứt hợp đồng lao động: thông báo cho đơn vị "số tiền đóng bù , sau khi chuyển nộp tiền, đơn vị lập hồ sơ 620 gửi qua dịch vụ bưu chính để xác nhận thời gian đóng BHXH, BHTN, cấp sổ BHXH".

- Đính kèm Mẫu D02a-TS. Ghi thông báo và hướng dẫn cụ thể các trường hợp không giải quyết vào Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02) vào phần mềm TNHS.

- Chuyển hồ sơ, kết quả cho Bộ phận TN&TKQ theo đúng quy định tại khoản 1 Điều 17 Quyết định số 475/QĐ-BHXH ngày 27/3/2023 của BHXH Việt Nam.

- Lưu trữ hồ sơ theo quy định.

6.3. Văn Phòng/Bộ phận TN&TKQ

Tiếp nhận kết quả giải quyết TTHC từ Phòng/Bộ phận QLT để chuyển trả kết quả cho cá nhân hoặc tổ chức theo hình thức đã đăng ký theo đúng quy định tại khoản 2, 3, 4 Điều 17 Quyết định số 475/QĐ-BHXH ngày 27/3/2023 của BHXH Việt Nam (Đối với kết quả giải quyết TTHC là kết quả điện tử thì hệ thống phần mềm tự động trả theo quy định)./.

III. Quy trình Truy đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (Mã DVC 601)

1. Mục đích:

Tiếp nhận và giải quyết hồ sơ của tổ chức:

- Truy thu cộng nối tổng thời gian tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày người lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc (Quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 28 và khoản 4 Điều 34 Luật BHXH năm 2024).

- Truy thu do điều chỉnh tăng tiền lương đã đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN cho người lao động (Quy định tại Điều 8 Nghị định 158/2025/NĐ- CP ngày 25/6/2025).

2. Thành phần hồ sơ:

3. Phương thức lập, nộp hồ sơ và kết quả giải quyết TTHC

a) Lập hồ sơ

- Người tham gia: kê khai thông tin và bổ sung hồ sơ theo hướng dẫn lập Mẫu TK1-TS, cung cấp bản sao thẻ CCCD; scan code thẻ CCCD/Giấy tờ liên quan có số CMND (trường hợp hoàn thiện mã số) và nộp hồ sơ cho đơn vị nơi đang làm việc.

- Đơn vị: lập hồ sơ gồm các thành phần theo quy định tại Mục 2 Quy trình này, nộp cho cơ quan BHXH đang quản lý.

b) Hình thức nộp hồ sơ: qua Cổng dịch vụ công quốc gia /Cổng giao dịch điện tử của BHXH Việt Nam /Dịch vụ I-Van, trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính

c) Kết quả giải quyết TTHC:

- Hồ sơ hợp lệ: giao sổ BHXH (nếu có), thẻ BHYT (nếu có) cho người tham gia lưu giữ và kiểm tra giá trị sử dụng thẻ BHYT trên ứng dụng VSSID (nếu có).

- Hồ sơ không hợp lệ: thực hiện điều chỉnh, bổ sung hồ sơ theo nội dung hướng dẫn của Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02)/Phiếu Từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Mẫu số 03).

4. Sơ đồ:

5. Thời hạn giải quyết hồ sơ: 05 ngày, trong đó:

- Bước 1: Văn Phòng/Bộ phận TN&TKQ: 0,5 ngày

- Bước 2: Phòng/Bộ phận QLT: 04 ngày

- Bước 3: Văn Phòng/Bộ phận TN&TKQ: 0,5 ngày.

6. Quy trình tiếp nhận, giải quyết hồ sơ và trả kết quả:

6.1. Văn Phòng/Bộ phận TN&TKQ:

a) Đối với hồ sơ giấy: kiểm đếm số lượng, thành phần hồ sơ theo Mục 2 Quytrình này và đối chiếu thông tin theo Phụ lục D đính kèm.

- Hồ sơ đầy đủ, khớp đúng: Số hóa hồ sơ, giấy tờ theo Danh mục hồ sơ, giấy tờ TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của BHXH Việt Nam cần thực hiện số hóa (Ban hành kèm theo Quyết định số 2939/QĐ-BHXH ngày 11 tháng 10 năm 2022 của BHXH Việt Nam); Lập 02 bản Phiếu Tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (Mẫu số  01) để gửi cho đơn vị và 01 bản chuyển cho Phòng/Bộ phận QLT.

- Hồ sơ chưa đúng, chưa đủ: Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02), ghi rõ nội dung bổ sung, số điện thoại, ký tên, trả hồ sơ cho đơn vị.

- Hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết: Lập Phiếu Từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Mẫu số 03), ghi rõ lý do từ chối, số điện thoại, ký tên, trả hồ sơ cho đơn vị.

Lưu ý: Đơn vị nộp bản sao không hợp lệ thì đề nghị người nộp hồ sơ cung cấp bản chính để đối chiếu, đồng thời xác nhận "đã đối chiếu với bản chính" ký, ghi rõ họ tên và ngày tháng năm xác nhận sau đó trả lại bản chính cho người nộp.

b) Đối với hồ sơ điện tử:

Truy cập phần mềm TNHS: tiếp nhận hồ sơ điện tử của đơn vị, chuyển cho Phòng/Bộ phận QLT.

6.2. Phòng/Bộ phận QLT

6.2.1. Truy thu cộng nối tổng thời gian:

Đối chiếu dữ liệu hưởng TCTN và BHXH 1 lần trên phần mềm TST, TCS trước khi thực hiện phát sinh truy thu BHXH, BHTN:

a) Trường hợp truy thu vi phạm điều kiện hưởng TCTN, BHXH 1 lần hoặc trùng quá trình BHXH, BHTN đã tham gia: không giải quyết, chuyển trả hồ sơ cho đơn vị kèm Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02) trong đó ghi rõ lý do từ chối truy thu và hướng dẫn cụ thể nội dung thực hiện, hồ sơ bổ sung để đơn vị, người lao động điều chỉnh, hoàn thiện và nộp lại hồ sơ kịp thời.

b) Trường hợp truy thu không vi phạm điều kiện hưởng TCTN, BHXH 1 lần và không trùng với quá trình BHXH, BHTN đã tham gia:

- Trường hợp chưa có hoặc chưa hoàn thiện mã số BHXH: Tìm kiếm mã số hoặc rà soát, hoàn thiện mã số, hủy GT hoặc cấp mã số BHXH,… theo hướng dẫn tại Phụ lục D đính kèm. Ghi mã số vào Mẫu D02-LT.

- Cập nhật Mẫu D02-LT có tính lãi, Xuất Mẫu D02a-TS, D02b-TS.

- Đối với lao động chưa được cấp sổ: Cấp mới dữ liệu tờ bìa sổ BHXH; Xuất Danh sách cấp tờ bìa sổ (không in).

- Đối với lao động đã nghỉ việc:

+ Trường hợp sổ đã được rà soát theo Công văn 4027: Cấp tờ rời sổ BHXH các trường hợp nghỉ việc (GH), chỉ chốt sổ đến thời điểm đóng đủ tiền; Xuất Danh sách cấp tờ rời sổ; in tờ rời sổ.

+ Trường hợp sổ chưa rà soát theo Công văn 4027: không cấp tờ rời, hướng dẫn đơn vị nộp hồ sơ rà soát và chốt sổ theo phiếu giao nhận 626.

- Đối với đơn vị chậm đóng: thông báo đề nghị đơn vị sau khi chuyển nộp đủ số tiền chậm đóng thì nộp hồ sơ 620 để chốt bổ sung (không cần nộp sổ BHXH).

6.2.2. Truy thu do điều chỉnh tiền lương đã đóng:

- Cập nhật Mẫu D02-LT có tính lãi. Xuất Mẫu D02a-TS, D02b-TS.

Không cập nhật điều chỉnh mức đóng đối với quá trình BHXH đã được xác nhận BL, BA, HT, …, đề nghị đơn vị nộp hồ sơ 609 qua dịch vụ bưu chính.

Không cập nhật điều chỉnh giảm mức đóng đối với quá trình BHXH đã tính hưởng các chế độ ốm đau và thai sản,… (phần mềm TST có cảnh báo và yêu cầu phê duyệt phát sinh), lập Mẫu C02-TS chuyển Phòng/Bộ phận Chế độ BHXH cung cấp số tiền chênh lệch phải thu hồi để thông báo (Mẫu số 02) cho đơn vị yêu cầu người lao động chuyển nộp tiền trước khi nộp lại hồ sơ (kèm UNC).

6.2.3. Lưu hồ sơ và trả kết quả:

- Trên phần mềm TNHS: Đính kèm Mẫu D02a-TS, D02b-TS, D10a-TS, Danh sách cấp sổ BHXH (nếu có).

- Chuyển hồ sơ, kết quả cho Bộ phận TN&TKQ theo đúng quy định tại khoản 1 Điều 17 Quyết định số 475/QĐ-BHXH ngày 27/3/2023 của BHXH Việt Nam.

- Lưu trữ hồ sơ theo quy định.

6.3. Văn Phòng/Bộ phận TN&TKQ

Tiếp nhận kết quả giải quyết TTHC từ Phòng/Bộ phận QLT để chuyển trả kết quả cho cá nhân hoặc tổ chức theo hình thức đã đăng ký theo đúng quy định tại khoản 2, 3, 4 Điều 17 Quyết định số 475/QĐ-BHXH ngày 27/3/2023 của BHXH Việt Nam (Đối với kết quả giải quyết TTHC là kết quả điện tử thì hệ thống phần mềm tự động trả theo quy định)./.

IV. Quy trình Đăng ký, điều chỉnh phương thức đóng, căn cứ đóng BHXH tự nguyện (Mã DVC 602)

1. Mục đích:

Tiếp nhận và giải quyết hồ sơ của tổ chức: Đăng ký, điều chỉnh phương thức đóng, căn cứ đóng BHXH tự nguyện

2. Thành phần hồ sơ:

3. Phương thức lập, nộp hồ sơ và kết quả giải quyết TTHC

a) Lập hồ sơ

- Người tham gia: kê khai thông tin và bổ sung hồ sơ theo hướng dẫn lập Mẫu TK1-TS, cung cấp bản sao thẻ CCCD; scan code thẻ CCCD/Giấy tờ liên quan có số CMND (trường hợp hoàn thiện mã số) và nộp hồ sơ cho tổ chức nơi tham gia.

- Tổ chức: lập hồ sơ gồm các thành phần theo quy định tại Mục 2 Quy trình này, nộp cho cơ quan BHXH đang quản lý.

b) Hình thức nộp hồ sơ: qua Cổng dịch vụ công quốc gia /Cổng giao dịch điện tử của BHXH Việt Nam /Dịch vụ I-Van, trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính

c) Kết quả giải quyết TTHC:

- Hồ sơ hợp lệ: giao sổ BHXH (nếu có) cho người tham gia lưu giữ.

- Hồ sơ không hợp lệ: thực hiện điều chỉnh, bổ sung hồ sơ theo nội dung hướng dẫn của Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02)/Phiếu Từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Mẫu số 03).

4. Sơ đồ:

5. Thời hạn giải quyết hồ sơ: 05 ngày, trong đó:

- Bước 1: Văn Phòng/Bộ phận TN&TKQ: 0,5 ngày

- Bước 2: Phòng/Bộ phận QLT: 01 ngày

- Bước 3: Phòng/Bộ phận KHTC: 01 ngày

- Bước 4: Phòng/Bộ phận QLT: 02 ngày

- Bước 5: Văn Phòng/Bộ phận TN&TKQ: 0,5 ngày.

6. Quy trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ:

6.1. Văn Phòng/Bộ phận TN&TKQ:

a) Đối với hồ sơ giấy: kiểm đếm số lượng, thành phần hồ sơ theo Mục 2 Quy trình này và đối chiếu thông tin theo Phụ lục D đính kèm.

- Hồ sơ đầy đủ, khớp đúng: Số hóa hồ sơ, giấy tờ theo Danh mục hồ sơ, giấy tờ TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của BHXH Việt Nam cần thực hiện số hóa (Ban hành kèm theo Quyết định số 2939/QĐ-BHXH ngày 11 tháng 10 năm 2022 của BHXH Việt Nam); Lập 02 bản Phiếu Tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (Mẫu số 01) để gửi cho đơn vị và 01 bản chuyển cho Phòng/Bộ phận QLT.

- Hồ sơ chưa đúng, chưa đủ: Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02), ghi rõ nội dung bổ sung, số điện thoại, ký tên, trả hồ sơ cho đơn vị.

- Hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết: Lập Phiếu Từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Mẫu số 03), ghi rõ lý do từ chối, số điện thoại, ký tên, trả hồ sơ cho đơn vị.

Lưu ý: Đơn vị nộp bản sao không hợp lệ thì đề nghị người nộp hồ sơ cung cấp bản chính để đối chiếu, đồng thời xác nhận "đã đối chiếu với bản chính" ký, ghi rõ họ tên và ngày tháng năm xác nhận sau đó trả lại bản chính cho người nộp.

b) Đối với hồ sơ điện tử:

Truy cập phần mềm TNHS: tiếp nhận hồ sơ điện tử của đơn vị, chuyển cho Phòng/Bộ phận QLT.

6.2. Phòng/Bộ phận QLT

Tiếp nhận hồ sơ từ Văn Phòng/Bộ phận TN&TKQ. Kiểm tra dữ liệu, hồ sơ:

a) Nếu không khớp đúng dữ liệu, hồ sơ hoặc chưa nộp đủ tiền:

Ghi thông báo và hướng dẫn cụ thể vào Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02) trên phần mềm TNHS. Chuyển trả hồ sơ không hợp lệ đến Văn Phòng/Bộ phận TN&TKQ.

b) Nếu dữ liệu, hồ sơ, số tiền khớp đúng:

Lập Mẫu C02-TS đề nghị tách tiền UNC kèm Mẫu D05-TS gửi kèm hồ sơ đến Phòng/bộ phận KHTC.

6.3. Phòng/bộ phận KHTC:

- Tiếp nhận Mẫu C02-TS và hồ sơ từ Phòng/Bộ phận QLT.Kiểm tra số tiền thu:

+ Nếu số tiền UNC đúng, đủ: tách tiền theo Mẫu D05-TS; ghi nhận ngày đã tách tiền vào Mẫu C02-TS.

+ Nếu chưa nhận được số tiền hoặc số tiền nộp không trùng khớp: không tách tiền, ghi rõ nội dung báo lỗi, đề nghị điều chỉnh vào Mẫu C02-TS.

- Chuyển kết quả xác nhận, tách tiền và hồ sơ đến Phòng/Bộ phận QLT.

6.4. Phòng/Bộ phận QLT

Tiếp nhận kết quả tách tiền và hồ sơ từ Phòng/bộ phận KHTC. Kiểm tra dữ liệu, hồ sơ:

a) Nếu không khớp đúng số tiền, hoặc chưa nộp đủ tiền:

Ghi thông báo và hướng dẫn cụ thể vào Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02) trên phần mềm TNHS. Chuyển trả hồ sơ không hợp lệ đến Văn Phòng/Bộ phận TN&TKQ.

b) Nếu đã tách đúng, đủ số tiền:

- Trường hợp chưa có hoặc chưa hoàn thiện mã số BHXH: Tìm kiếm, rà soát, hoàn thiện mã số, hủy GT hoặc cấp mã số theo hướng dẫn tại Phụ lục D đính kèm; Ghi mã số vào Mẫu D05-TS.

- Tạo mới hoặc cập nhật hồ sơ Đăng ký tham gia BHXH tự nguyện với người mới tham gia lần đầu hoặc trường hợp đã tham gia nhưng có thay đổi mức đóng, phương thức đóng, NSNN hỗ trợ.

- Cập nhật Mẫu D05-TS vào dữ liệu thu, Xuất Mẫu D05a-TS.

- Cấp tờ rời sổ; Xuất Danh sách cấp tờ rời sổ; in tờ rời sổ (nếu có).

- Trường hợp chưa được cấp tờ bìa sổ: Cấp mới dữ liệu tờ bìa sổ BHXH; Xuất Danh sách cấp tờ bìa sổ (không in).

- Trên phần mềm TNHS: Ghi thông báo và hướng dẫn các trường hợp không giải quyết vào Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02). Đính kèm Mẫu D05a-TS, Danh sách cấp sổ BHXH (nếu có)

- Chuyển hồ sơ, kết quả cho Bộ phận TN&TKQ theo đúng quy định tại khoản 1 Điều 17 Quyết định số 475/QĐ-BHXH ngày 27/3/2023 của BHXH Việt Nam.

- Lưu trữ hồ sơ theo quy định.

6.5. Văn Phòng/Bộ phận TN&TKQ

Tiếp nhận kết quả giải quyết TTHC từ Phòng/Bộ phận QLT để chuyển trả kết quả cho cá nhân hoặc tổ chức theo hình thức đã đăng ký theo đúng quy định tại khoản 2, 3, 4 Điều 17 Quyết định số 475/QĐ-BHXH ngày 27/3/2023 của BHXH Việt Nam (Đối với kết quả giải quyết TTHC là kết quả điện tử thì hệ thống phần mềm tự động trả theo quy định)./.

V. Quy trình Hoàn trả tiền đã đóng đối với người tham gia BHXH tự nguyện (Mã DVC 602a)

1. Mục đích:

Tiếp nhận và giải quyết hồ sơ của tổ chức: Hoàn trả tiền đã đóng đối với người tham gia BHXH tự nguyện

2. Thành phần hồ sơ:

3. Phương thức lập, nộp hồ sơ và kết quả giải quyết TTHC

a) Lập hồ sơ

- Người tham gia: kê khai thông tin và bổ sung hồ sơ theo hướng dẫn lập Mẫu TK1-TS, cung cấp bản sao thẻ CCCD; scan code thẻ CCCD/Giấy tờ liên quan có số CMND (trường hợp hoàn thiện mã số) và nộp hồ sơ cho tổ chức nơi tham gia.

- Đơn vị: lập hồ sơ gồm các thành phần theo quy định tại Mục 2 Quy trình này, nộp cho cơ quan BHXH đang quản lý.

b) Hình thức nộp hồ sơ: qua Cổng dịch vụ công quốc gia /Cổng giao dịch điện tử của BHXH Việt Nam /Dịch vụ I-Van, trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính

c) Kết quả giải quyết TTHC:

- Hồ sơ hợp lệ: giao sổ BHXH (nếu có) cho người tham gia lưu giữ.

- Hồ sơ không hợp lệ: thực hiện điều chỉnh, bổ sung hồ sơ theo nội dung hướng dẫn của Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02)/Phiếu Từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Mẫu số 03).

4. Sơ đồ:

5. Thời hạn giải quyết hồ sơ: 05 ngày, trong đó:

- Bước 1: Văn Phòng/Bộ phận TN&TKQ: 0,5 ngày

- Bước 2: Phòng/Bộ phận QLT: 04 ngày

- Bước 3: Phòng/Bộ phận KHTC: 01 ngày

- Bước 4: Văn Phòng/Bộ phận TN&TKQ: 0,5 ngày.

6. Quy trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ:

6.1. Văn Phòng/Bộ phận TN&TKQ:

a) Đối với hồ sơ giấy: kiểm đếm số lượng, thành phần hồ sơ theo Mục 2 Quy trình này và đối chiếu thông tin theo Phụ lục D đính kèm.

- Hồ sơ đầy đủ, khớp đúng: Số hóa hồ sơ, giấy tờ theo Danh mục hồ sơ, giấy tờ TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của BHXH Việt Nam cần thực hiện số hóa (Ban hành kèm theo Quyết định số 2939/QĐ-BHXH ngày 11 tháng 10 năm 2022 của BHXH Việt Nam); Lập 02 bản Phiếu Tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (Mẫu số 01) để gửi cho đơn vị và 01 bản chuyển cho Phòng/Bộ phận QLT.

- Hồ sơ chưa đúng, chưa đủ: Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02), ghi rõ nội dung bổ sung, số điện thoại, ký tên, trả hồ sơ cho đơn vị.

- Hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết: Lập Phiếu Từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Mẫu số 03), ghi rõ lý do từ chối, số điện thoại, ký tên, trả hồ sơ cho đơn vị.

Lưu ý: Đơn vị nộp bản sao không hợp lệ thì đề nghị người nộp hồ sơ cung cấp bản chính để đối chiếu, đồng thời xác nhận "đã đối chiếu với bản chính" ký, ghi rõ họ tên và ngày tháng năm xác nhận sau đó trả lại bản chính cho người nộp.

b) Đối với hồ sơ điện tử:

Truy cập phần mềm TNHS: tiếp nhận hồ sơ điện tử của Tổ chức hỗ trợ phát triển đối tượng, chuyển cho Phòng/Bộ phận QLT.

6.2. Phòng/Bộ phận QLT:

Kiểm tra đối chiếu hồ sơ với dữ liệu đang quản lý:

a) Nếu hồ sơ, dữ liệu không khớp đúng:

Ghi thông báo và hướng dẫn cụ thể vào Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02) trên phần mềm TNHS. Chuyển trả hồ sơ không hợp lệ đến Văn Phòng/Bộ phận TN&TKQ.

b) Nếu hồ sơ, dữ liệu khớp đúng:

- Lập đề nghị hoàn trả trên phần mềm TST và Phiếu trình giải quyết công việc trình Ban Giám đốc để ra Quyết định về việc hoàn trả tiền thu BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (Mẫu C16-TS).

+ Căn cứ Mẫu C16-TS đã được phê duyệt: Cập nhật Mẫu D05-TS vào dữ liệu thu, giảm quá trình BHXH tự nguyện trên mã đơn vị Tổ chức hỗ trợ phát triển đối tượng. Xuất Mẫu D05a-TS.

Lưu ý: Trường hợp phức tạp hoặc khác các trường hợp trên thì cán bộ QLT đang xử lý hồ sơ phải lập Phiếu trình giải quyết công việc xin ý kiến Ban Giám đốc để thực hiện.

- Thu hồi/Cấp tờ rời sổ; Xuất Danh sách cấp tờ rời sổ; in tờ rời sổ (nếu có).

- Chuyển Mẫu C16-TS, Mẫu D05a-TS đến Phòng/Bộ phận KHTC.

- Trên phần mềm TNHS: Đính kèm Mẫu C16-TS, Mẫu D05a-TS, Danh sách cấp tờ rời sổ. Ghi thông báo và hướng dẫn vào Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02) các trường hợp điều chỉnh, bổ sung … (nếu có).

- Chuyển hồ sơ, kết quả cho Phòng/Bộ phận KHTC.

- Lưu trữ hồ sơ theo quy định.

6.3. Phòng/Bộ phận KHTC:

- Tiếp nhận Mẫu C16-TS, Mẫu D05a-TS từ Phòng/Bộ phận QLT. Kiểm tra, rà soát hồ sơ:

a) Trường hợp dữ liệu và hồ sơ khớp đúng: Căn cứ Mẫu C16-TS, thực hiện hoàn trả tiền đóng BHXH tự nguyện theo quy định.

b) Trường hợp dữ liệu và hồ sơ không khớp đúng: Lập Mẫu C02-TS chuyển cho Phòng/Bộ phận QLT rà soát, điều chỉnh, nộp lại (nếu có).

- Chuyển hồ sơ, kết quả cho Bộ phận TN&TKQ theo đúng quy định tại khoản 1 Điều 17 Quyết định số 475/QĐ-BHXH ngày 27/3/2023 của BHXH Việt Nam

- Lưu trữ hồ sơ theo quy định.

6.4. Văn Phòng/Bộ phận TN&TKQ

Tiếp nhận kết quả giải quyết TTHC từ Phòng/Bộ phận KHTC để chuyển trả kết quả cho cá nhân hoặc tổ chức theo hình thức đã đăng ký theo đúng quy định tại khoản 2, 3, 4 Điều 17 Quyết định số 475/QĐ-BHXH ngày 27/3/2023 của BHXH Việt Nam (Đối với kết quả giải quyết TTHC là kết quả điện tử thì hệ thống phần mềm tự động trả theo quy định)./.

VI. Quy trình Đăng ký, điều chỉnh phương thức đóng, căn cứ đóng BHXH tự nguyện (Mã DVC 602b)

1. Mục đích:

Tiếp nhận và giải quyết hồ sơ của cá nhân: Đăng ký, điều chỉnh phương thức đóng, căn cứ đóng BHXH tự nguyện

2. Thành phần hồ sơ:

3. Phương thức lập, nộp hồ sơ và kết quả giải quyết TTHC

a) Lập hồ sơ

Người tham gia: kê khai thông tin và bổ sung hồ sơ theo hướng dẫn lập Mẫu TK1-TS, cung cấp bản sao thẻ CCCD; scan code thẻ CCCD/Giấy tờ liên quan có số CMND (trường hợp hoàn thiện mã số) và nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH.

b) Hình thức nộp hồ sơ: qua Cổng dịch vụ công quốc gia /Cổng giao dịch điện tử của BHXH Việt Nam /Dịch vụ I-Van, trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính

c) Kết quả giải quyết TTHC:

- Hồ sơ hợp lệ: lưu giữ sổ BHXH (nếu có).

- Hồ sơ không hợp lệ: thực hiện điều chỉnh, bổ sung hồ sơ theo nội dung hướng dẫn của Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02)/Phiếu Từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Mẫu số 03)

4. Sơ đồ:

5. Thời hạn giải quyết hồ sơ: 05 ngày, trong đó:

- Bước 1: Văn Phòng/Bộ phận TN&TKQ: 0,5 ngày

- Bước 2: Phòng/Bộ phận QLT: 04 ngày

- Bước 3:Văn Phòng/Bộ phận TN&TKQ: 0,5 ngày.

6. Quy trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ:

6.1. Văn Phòng/Bộ phận TN&TKQ:

a) Đối với hồ sơ giấy: kiểm đếm số lượng, thành phần hồ sơ theo Mục 2 Quy trình này và đối chiếu thông tin theo Phụ lục D đính kèm.

- Hồ sơ đầy đủ, khớp đúng: Số hóa hồ sơ, giấy tờ theo Danh mục hồ sơ, giấy tờ TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của BHXH Việt Nam cần thực hiện số hóa (Ban hành kèm theo Quyết định số 2939/QĐ-BHXH ngày 11/10/2022 của BHXH Việt Nam); Lập 02 bản Phiếu Tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (Mẫu số 01) để gửi cho người tham gia và 01 bản chuyển cho Phòng/Bộ phận QLT.

- Hồ sơ chưa đúng, chưa đủ: Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02), ghi rõ nội dung bổ sung, số điện thoại, ký tên, trả hồ sơ cho người nộp hồ sơ.

- Hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết: Lập Phiếu Từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Mẫu số 03), ghi rõ lý do từ chối, số điện thoại, ký tên, trả hồ sơ cho người nộp hồ sơ.

Lưu ý: Đơn vị nộp bản sao không hợp lệ thì đề nghị người nộp hồ sơ cung cấp bản chính để đối chiếu, đồng thời xác nhận "đã đối chiếu với bản chính" ký, ghi rõ họ tên và ngày tháng năm xác nhận sau đó trả lại bản chính cho người nộp hồ sơ.

b) Đối với hồ sơ điện tử:

Truy cập phần mềm TNHS: tiếp nhận hồ sơ điện tử của người tham gia, chuyển cho Phòng/Bộ phận QLT.

6.2. Phòng/Bộ phận QLT

Kiểm tra dữ liệu ủy nhiệm chi với số tiền do người tham gia tự đóng.

a) Nếu số tiền nộp không đủ hoặc chưa nộp tiền:

Ghi thông báo và hướng dẫn cụ thể vào Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02) trên phần mềm TNHS. Chuyển trả hồ sơ không hợp lệ đến Văn Phòng/Bộ phận TN&TKQ.

b) Nếu số tiền nộp đủ, khớp đúng:

- Trường hợp chưa có hoặc chưa hoàn thiện mã số BHXH: Tìm kiếm mã số hoặc rà soát, hoàn thiện mã số, hủy GT hoặc cấp mã số BHXH, … theo hướng dẫn tại Phụ lục D đính kèm.

- Tạo mới hoặc cập nhật hồ sơ Đăng ký tham gia BHXH tự nguyện với người mới tham gia lần đầu hoặc trường hợp đã tham gia nhưng có thay đổi mức đóng, NSNN hỗ trợ đóng.

- Cập nhật phát sinh thu BHXH tự nguyện vào dữ liệu thu (Mẫu D05-TS), Xuất Mẫu D05a-TS.

- Cấp tờ rời sổ; Xuất Danh sách cấp tờ rời sổ; in tờ rời sổ (nếu có).

- Trường hợp chưa được cấp sổ: Cấp mới dữ liệu tờ bìa sổ BHXH; Xuất Danh sách cấp tờ bìa sổ (không in).

- Trên phần mềm TNHS: Ghi thông báo và hướng dẫn vào Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02) các trường hợp: Không tìm thấy, không cấp mã số; Không cập nhật vào dữ liệu thu; Không cấp sổ do thiếu thông tin…. Đính kèm Mẫu D05a-TS, Danh sách cấp tờ rời sổ, Danh sách cấp tờ bìa sổ (nếu có).

- Chuyển hồ sơ, kết quả cho Bộ phận TN&TKQ theo đúng quy định tại khoản 1 Điều 17 Quyết định số 475/QĐ-BHXH ngày 27/3/2023 của BHXH Việt Nam.

- Lưu trữ hồ sơ theo quy định.

6.3. Văn Phòng/Bộ phận TN&TKQ

Tiếp nhận kết quả giải quyết TTHC từ Phòng/Bộ phận QLT để chuyển trả kết quả cho cá nhân hoặc tổ chức theo hình thức đã đăng ký theo đúng quy định tại khoản 2, 3, 4 Điều 17 Quyết định số 475/QĐ-BHXH ngày 27/3/2023 của BHXH Việt Nam (Đối với kết quả giải quyết TTHC là kết quả điện tử thì hệ thống phần mềm tự động trả theo quy định)./.

VII. Quy trình Hoàn trả tiền đã đóng đối với người tham gia BHXH tự nguyện (Mã DVC 602c)

1. Mục đích:

Tiếp nhận và giải quyết hồ sơ của cá nhân: Hoàn trả tiền đã đóng đối với người tham gia BHXH tự nguyện

2. Thành phần hồ sơ:

3. Phương thức lập, nộp hồ sơ và kết quả giải quyết TTHC

a) Lập hồ sơ

Người tham gia: kê khai thông tin và bổ sung hồ sơ theo hướng dẫn lập Mẫu TK1-TS, cung cấp bản sao thẻ CCCD; scan code thẻ CCCD/Giấy tờ liên quan có số CMND (trường hợp hoàn thiện mã số) và nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH.

b) Hình thức nộp hồ sơ: qua Cổng dịch vụ công quốc gia /Cổng giao dịch điện tử của BHXH Việt Nam /Dịch vụ I-Van, trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính

c) Kết quả giải quyết TTHC:

- Hồ sơ hợp lệ: lưu giữ sổ BHXH (nếu có).

- Hồ sơ không hợp lệ: thực hiện điều chỉnh, bổ sung hồ sơ theo nội dung hướng dẫn của Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02)/Phiếu Từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Mẫu số 03)

4. Sơ đồ:

5. Thời hạn giải quyết hồ sơ: 05 ngày, trong đó:

- Bước 1: Văn Phòng/Bộ phận TN&TKQ: 0,5 ngày

- Bước 2: Phòng/Bộ phận QLT: 03 ngày

- Bước 3: Phòng/Bộ phận KHTC: 01 ngày

- Bước 4: Văn Phòng/Bộ phận TN&TKQ: 0,5 ngày.

6. Quy trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ:

6.1. Văn Phòng/Bộ phận TN&TKQ:

a) Đối với hồ sơ giấy: kiểm đếm số lượng, thành phần hồ sơ theo Mục 2 Quy trình này và đối chiếu thông tin theo Phụ lục D đính kèm.

- Hồ sơ đầy đủ, khớp đúng: Số hóa hồ sơ, giấy tờ theo Danh mục hồ sơ, giấy tờ TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của BHXH Việt Nam cần thực hiện số hóa (Ban hành kèm theo Quyết định số 2939/QĐ-BHXH ngày 11 tháng 10 năm 2022 của BHXH Việt Nam); Lập 02 bản Phiếu Tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (Mẫu số 01) để gửi cho người tham gia và 01 bản chuyển cho Phòng/Bộ phận QLT.

- Hồ sơ chưa đúng, chưa đủ: Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02), ghi rõ nội dung bổ sung, số điện thoại, ký tên, trả hồ sơ cho người nộp hồ sơ.

- Hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết: Lập Phiếu Từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Mẫu số 03), ghi rõ lý do từ chối, số điện thoại, ký tên, trả hồ sơ cho người nộp hồ sơ.

Lưu ý: người tham gia nộp bản sao không hợp lệ thì đề nghị người nộp hồ sơ cung cấp bản chính để đối chiếu, đồng thời xác nhận "đã đối chiếu với bản chính" ký, ghi rõ họ tên và ngày tháng năm xác nhận sau đó trả lại bản chính cho người nộp hồ sơ.

b) Đối với hồ sơ điện tử:

Truy cập phần mềm TNHS: tiếp nhận hồ sơ điện tử của người tham gia, chuyển cho Phòng/Bộ phận QLT.

6.2. Phòng/Bộ phận QLT

Kiểm tra dữ liệu đang quản lý với hồ sơ:

a) Nếu hồ sơ, dữ liệu không khớp đúng:

Ghi thông báo và hướng dẫn cụ thể vào Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02) trên phần mềm TNHS. Chuyển trả hồ sơ không hợp lệ đến Văn Phòng/Bộ phận TN&TKQ.

b) Nếu hồ sơ, dữ liệu khớp đúng:

- Lập đề nghị hoàn trả trên phần mềm TST và Phiếu trình giải quyết công việc trình Ban Giám đốc để ra Quyết định về việc hoàn trả tiền thu BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (Mẫu C16-TS).

+ Căn cứ Mẫu C16-TS đã được phê duyệt: Cập nhật vào dữ liệu thu phát sinh giảm quá trình BHXH tự nguyện trên mã đơn vị khối GT. Xuất Mẫu D05a-TS.

Lưu ý: Trường hợp phức tạp hoặc khác các trường hợp trên thì cán bộ QLT đang xử lý hồ sơ phải lập Phiếu trình giải quyết công việc xin ý kiến Ban Giám đốc để thực hiện.

- Cấp tờ rời sổ; Xuất Danh sách cấp tờ rời sổ; in tờ rời sổ (nếu có).

- Chuyển Mẫu C16-TS, Mẫu D05a-TS đến Phòng/Bộ phận KHTC.

- Trên phần mềm TNHS: Đính kèm Mẫu C16-TS, Mẫu D05a-TS, Danh sách cấp tờ rời sổ (nếu có).

- Chuyển hồ sơ, kết quả cho Phòng/Bộ phận KHTC

- Lưu trữ hồ sơ theo quy định.

6.3. Phòng/Bộ phận KHTC:

- Tiếp nhận Mẫu C16-TS, Mẫu D05a-TS từ Phòng/Bộ phận QLT. Kiểm tra, rà soát dữ liệu và hồ sơ:

a) Trường hợp dữ liệu và hồ sơ khớp đúng: Căn cứ Mẫu C16-TS, thực hiện hoàn trả tiền đóng BHXH tự nguyện theo quy định.

b) Trường hợp dữ liệu và hồ sơ không khớp đúng: Lập Mẫu C02-TS chuyển cho Phòng/Bộ phận QLT rà soát, điều chỉnh.

- Chuyển hồ sơ, kết quả cho Bộ phận TN&TKQ theo đúng quy định tại khoản 1 Điều 17 Quyết định số 475/QĐ-BHXH ngày 27/3/2023 của BHXH Việt Nam.

- Lưu trữ hồ sơ theo quy định.

6.4. Văn Phòng/Bộ phận TN&TKQ

Tiếp nhận kết quả giải quyết TTHC từ Phòng/Bộ phận KHTC để chuyển trả kết quả cho cá nhân hoặc tổ chức theo hình thức đã đăng ký theo đúng quy định tại khoản 2, 3, 4 Điều 17 Quyết định số 475/QĐ-BHXH ngày 27/3/2023 của BHXH Việt Nam (Đối với kết quả giải quyết TTHC là kết quả điện tử thì hệ thống phần mềm tự động trả theo quy định)./.

VIII. Quy trình Đăng ký đóng, cấp thẻ BHYT đối với người chỉ tham gia BHYT (Mã DVC 603)

1. Mục đích:

Tiếp nhận và giải quyết hồ sơ của tổ chức: Báo tăng mới; cấp thẻ BHYT đối với người chỉ tham gia BHYT.

2. Thành phần hồ sơ:

3. Phương thức lập, nộp hồ sơ và kết quả giải quyết TTHC

a) Lập hồ sơ

- Người tham gia: kê khai thông tin theo hướng dẫn lập Mẫu số 2, cung cấp bản sao thẻ CCCD; scan code thẻ CCCD/Giấy tờ liên quan có số CMND (trường hợp hoàn thiện mã số) và nộp hồ sơ cho đơn vị nơi đang làm việc hoặc cơ quan/tổ chức đăng ký, tham gia BHYT.

- Cơ quan quản lý người chỉ tham gia BHYT/ Tổ chức hỗ trợ phát triển đối tượng: lập hồ sơ gồm các thành phần theo quy định tại Mục 2 Quy trình này, nộp cho cơ quan BHXH đang quản lý.

b) Hình thức nộp hồ sơ: qua Cổng dịch vụ công quốc gia /Cổng giao dịch điện tử của BHXH Việt Nam /Dịch vụ I-Van, trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính

c) Kết quả giải quyết TTHC:

- Hồ sơ hợp lệ: nhận thẻ BHYT (nếu có) giao cho người tham gia lưu giữ; thông báo kết quả cho người tham gia được biết để kiểm tra giá trị sử dụng thẻ BHYT trên ứng dụng BHXH số - VSSID.

- Hồ sơ không hợp lệ: thực hiện điều chỉnh, bổ sung hồ sơ theo nội dung hướng dẫn của Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02)/Phiếu Từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Mẫu số 03).

4. Sơ đồ:

5. Thời hạn giải quyết hồ sơ: 05 ngày, trong đó:

- Bước 1: Văn Phòng/Bộ phận TN&TKQ: 0,5 ngày

- Bước 2: Phòng/Bộ phận QLT: 04 ngày (trong đó Phòng/Bộ phận KHTC: 01 ngày nếu là hồ sơ của Tổ chức hỗ trợ phát triển đối tượng hoặc Cơ sở giáo dục)

- Bước 3: Văn Phòng/Bộ phận TN&TKQ: 0,5 ngày.

6. Quy trình tiếp nhận, giải quyết hồ sơ và trả kết quả:

6.1. Văn Phòng/Bộ phận TN&TKQ:

a) Đối với hồ sơ giấy: kiểm đếm số lượng, thành phần hồ sơ theo Mục 2 Quy trình này và đối chiếu thông tin theo Phụ lục D đính kèm.

- Hồ sơ đầy đủ, khớp đúng: Số hóa hồ sơ, giấy tờ theo Danh mục hồ sơ, giấy tờ TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của BHXH Việt Nam cần thực hiện số hóa (Ban hành kèm theo Quyết định số 2939/QĐ-BHXH ngày 11 tháng 10 năm 2022 của BHXH Việt Nam); Lập 02 bản Phiếu Tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (Mẫu số 01) để gửi cho đơn vị và 01 bản chuyển cho Phòng/Bộ phận QLT.

- Hồ sơ chưa đúng, chưa đủ: Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02), ghi rõ nội dung bổ sung, số điện thoại, ký tên, trả hồ sơ cho đơn vị.

- Hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết: Lập Phiếu Từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Mẫu số 03), ghi rõ lý do từ chối, số điện thoại, ký tên, trả hồ sơ cho đơn vị.

Lưu ý: Đơn vị nộp bản sao không hợp lệ thì đề nghị người nộp hồ sơ cung cấp bản chính để đối chiếu, đồng thời xác nhận "đã đối chiếu với bản chính" ký, ghi rõ họ tên và ngày tháng năm xác nhận sau đó trả lại bản chính cho Đơn vị.

b) Đối với hồ sơ điện tử:

Truy cập phần mềm TNHS: tiếp nhận hồ sơ điện tử của đơn vị, chuyển cho Phòng/Bộ phận QLT.

6.2. Phòng/Bộ phận QLT

6.2.1. Đối với hồ sơ báo tăng của Tổ chức hỗ trợ phát triển đối tượng hoặc Cơ sở giáo dục:

Bước 1: Cán bộ QLT:

Lập Bảng tổng hợp danh sách đề nghị cấp thẻ BHYT (Mẫu đính kèm theo Công văn số 1675/BHXH-QLT ngày 14/7/2020) theo từng đợt phát sinh, kèm hồ sơ chuyển Phòng/bộ phận KHTC để xác nhận số tiền thu trước khi cập nhật phát sinh thu – cấp thẻ BHYT.

Bước 2: Phòng/bộ phận KHTC: (thời hạn 01 ngày)

Khi tiếp nhận Bảng tổng hợp danh sách đề nghị cấp thẻ BHYT, phải kiểm tra đối chiếu số tiền thu:

+ Nếu khớp đúng số tiền: ký xác nhận số tiền đã thu vào Bảng tổng hợp danh sách đề nghị cấp thẻ BHYT;

+ Nếu chưa nhận được số tiền hoặc số tiền nộp không trùng khớp: ghi rõ nội dung và không ký xác nhận.

Chuyển Phòng/Bộ phận QLT kết quả xác nhận số tiền.

Bước 3: Cán bộ QLT nhận kết quả xác nhận số tiền, kiểm tra dữ liệu và thực hiện tiếp Mục 6.2.2.

6.2.2. Giải quyết hồ sơ tăng/ giảm/điều chỉnh: Kiểm tra hồ sơ, đối chiếu dữ liệu trên phần mềm:

a) Hồ sơ, dữ liệu không khớp đúng:

Ghi thông báo và hướng dẫn cụ thể vào Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02) trên phần mềm TNHS. Chuyển trả hồ sơ không hợp lệ đến Văn Phòng/Bộ phận TN&TKQ.

b) Hồ sơ, dữ liệu khớp đúng:

- Trường hợp chưa có hoặc chưa hoàn thiện mã số BHXH: Tìm kiếm mã số hoặc rà soát, hoàn thiện mã số, hủy GT hoặc cấp mã số BHXH, … theo hướng dẫn tại Phụ lục D đính kèm; Ghi mã số vào Mẫu số 3/Mẫu số 4.

- Trường hợp đơn vị nộp hồ sơ báo tăng lao động tại mã đơn vị ốm đau dài ngày (mã khối AD): kiểm tra hồ sơ và dữ liệu, đảm bảo người lao động nghỉ hưởng chế độ ốm đau dài ngày có tổng số ngày nghỉ từ 14 ngày làm việc trở lên trong 01 tháng thì cập nhật phát sinh. Đồng thời, theo dõi, hàng tháng nhắc nhở đơn vị nộp hồ sơ báo cáo phát sinh tăng/giảm/điều chỉnh kịp thời.

- Cập nhật Mẫu số 3/Mẫu số 4 vào dữ liệu thu, Xuất Mẫu D03a-TS.

- Cập nhật, bổ sung mã bệnh viện, quyền lợi BHYT cao hơn; người "đã hiến bộ phận cơ thể" (nếu có).

Trường hợp đơn vị đăng ký sai mã bệnh viện: cấp thẻ BHYT theo mã bệnh viện trước đó hoặc mã bệnh viện cùng địa bàn với mã bệnh viện đơn vị đăng ký, ghi vào Mẫu số 02 cho đơn vị biết để làm hồ sơ điều chỉnh nơi KCB ban đầu từ ngày 01 đến ngày 15 của tháng đầu quý.

- Cấp thẻ BHYT; Xuất Mẫu D10a-TS. Trường hợp không in thẻ "Khóa in".

- Trên phần mềm TNHS: Ghi thông báo và hướng dẫn cụ thể vào Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02). Đính kèm Mẫu D03a-TS, Mẫu D10a- TS, Bảng tổng hợp danh sách đề nghị cấp thẻ BHYT có xác nhận của Phòng/Bộ phận KHTC (nếu có).

- Chuyển hồ sơ, kết quả cho Bộ phận TN&TKQ theo đúng quy định tại khoản 1 Điều 17 Quyết định số 475/QĐ-BHXH ngày 27/3/2023 của BHXH Việt Nam.

- Lưu trữ hồ sơ theo quy định.

6.3. Văn Phòng/Bộ phận TN&TKQ

- Tiếp nhận kết quả giải quyết TTHC từ Phòng/Bộ phận QLT để chuyển trả kết quả cho cá nhân hoặc tổ chức theo hình thức đã đăng ký theo đúng quy định tại khoản 2, 3, 4 Điều 17 Quyết định số 475/QĐ-BHXH ngày 27/3/2023 của BHXH Việt Nam (Đối với kết quả giải quyết TTHC là kết quả điện tử thì hệ thống phần mềm tự động trả theo quy định)./.

IX. Quy trình Đăng ký cấp thẻ BHYT đối với trẻ em dưới 6 tuổi (Mã DVC 603a)

1. Mục đích:

Tiếp nhận và giải quyết hồ sơ của tổ chức: Đăng ký, tăng, giảm, điều chỉnh, cấp thẻ BHYT đối với trẻ em dưới 6 tuổi là công dân Việt Nam, đăng ký khai sinh tại Thành phố Hồ Chí Minh.

2. Thành phần hồ sơ:

3. Phương thức lập, nộp hồ sơ và kết quả giải quyết TTHC

a) Lập hồ sơ

- Cha, mẹ trẻ hoặc Người được ủy quyền làm khai sinh cho trẻ: kê khai thông tin theo hướng dẫn lập Mẫu số 2, cung cấp hồ sơ cho UBND phường, xã, đặc khu nơi cư trú của người cha hoặc người mẹ.

- Đơn vị:

+ Trường hợp có dữ liệu đăng ký khai sinh trên Trục NGSP: Hệ thống các phần mềm xử lý cấp mã số BHXH cho trẻ em dưới 6 tuổi và lập hồ sơ mã DVC 603a gửi tự động đến phần mềm TNHS.

+ Trường hợp chưa có dữ liệu đăng ký khai sinh trên Trục NGSP:

Lập hồ sơ gồm các thành phần theo quy định tại Mục 2 Quy trình này và đính kèm các giấy tờ liên quan nộp cho cơ quan BHXH đang quản lý.

b) Hình thức nộp hồ sơ: qua Cổng dịch vụ công quốc gia /Cổng giao dịch điện tử của BHXH Việt Nam /Dịch vụ I-Van, trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính

c) Kết quả giải quyết TTHC:

- Hồ sơ hợp lệ: thông báo kết quả và giao thẻ BHYT (nếu có) cho Cha, mẹ trẻ hoặc Người được ủy quyền làm khai sinh cho trẻ được biết để kiểm tra giá trị sử dụng thẻ BHYT trên ứng dụng BHXH số - VSSID.

- Hồ sơ không hợp lệ: thực hiện điều chỉnh, bổ sung hồ sơ theo nội dung hướng dẫn của Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02)/Phiếu Từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Mẫu số 03).

4. Sơ đồ:

5. Thời hạn giải quyết hồ sơ: 05 ngày, trong đó:

- Bước 1: Văn Phòng/Bộ phận TN&TKQ: 0,5 ngày

- Bước 2: Phòng/Bộ phận QLT: 04 ngày

- Bước 3: Văn Phòng/Bộ phận TN&TKQ: 0,5 ngày.

6. Quy trình tiếp nhận, giải quyết hồ sơ và trả kết quả:

6.1. Văn Phòng/Bộ phận TN&TKQ:

a) Đối với hồ sơ giấy: kiểm đếm số lượng, thành phần hồ sơ theo Mục 2 Quy trình này và đối chiếu thông tin theo Phụ lục D đính kèm.

- Hồ sơ đầy đủ, khớp đúng: Số hóa hồ sơ, giấy tờ theo Danh mục hồ sơ, giấy tờ TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của BHXH Việt Nam cần thực hiện số hóa (Ban hành kèm theo Quyết định số 2939/QĐ-BHXH ngày 11 tháng 10 năm 2022 của BHXH Việt Nam); Lập 02 bản Phiếu Tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (Mẫu số 01) để gửi cho đơn vị và 01 bản chuyển cho Phòng/Bộ phận QLT.

- Hồ sơ chưa đúng, chưa đủ: Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02), ghi rõ nội dung bổ sung, số điện thoại, ký tên, trả hồ sơ cho đơn vị.

- Hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết: Lập Phiếu Từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Mẫu số 03), ghi rõ lý do từ chối, số điện thoại, ký tên, trả hồ sơ cho đơn vị.

Lưu ý: Đơn vị nộp bản sao không hợp lệ thì đề nghị người nộp hồ sơ cung cấp bản chính để đối chiếu, đồng thời xác nhận "đã đối chiếu với bản chính" ký, ghi rõ họ tên và ngày tháng năm xác nhận sau đó trả lại bản chính cho đơn vị.

b) Đối với hồ sơ điện tử:

Truy cập phần mềm TNHS: tiếp nhận hồ sơ điện tử của đơn vị, chuyển cho Phòng/Bộ phận QLT.

6.2. Phòng/Bộ phận QLT

- Trường hợp chưa có hoặc chưa hoàn thiện mã số BHXH, chưa có dữ liệu đăng ký khai sinh trên Trục NGSP: Tìm kiếm mã số hoặc rà soát, hoàn thiện mã số, hủy GT hoặc cấp mã số BHXH, … theo hướng dẫn tại Phụ lục D đính kèm. Ghi mã số vào Mẫu số 3.

- Cập nhật Mẫu số 3, Xuất Mẫu D03a-TS.

- Cấp thẻ BHYT; Xuất Mẫu D10a-TS. Trường hợp không in thẻ "Khóa in".

- Trên phần mềm TNHS: Ghi thông báo và hướng dẫn cụ thể vào Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02). Đính kèm Mẫu D03a-TS, Mẫu D10a-TS (nếu có).

- Chuyển hồ sơ, kết quả cho Bộ phận TN&TKQ theo đúng quy định tại khoản 1 Điều 17 Quyết định số 475/QĐ-BHXH ngày 27/3/2023 của BHXH Việt Nam.

- Lưu trữ hồ sơ theo quy định.

6.3. Văn Phòng/Bộ phận TN&TKQ

Tiếp nhận kết quả giải quyết TTHC từ Phòng/Bộ phận QLT để chuyển trả kết quả cho cá nhân hoặc tổ chức theo hình thức đã đăng ký theo đúng quy định tại khoản 2, 3, 4 Điều 17 Quyết định số 475/QĐ-BHXH ngày 27/3/2023 của BHXH Việt Nam (Đối với kết quả giải quyết TTHC là kết quả điện tử thì hệ thống phần mềm tự động trả theo quy định)./.

X. Quy trình Đăng ký đóng, cấp thẻ BHYT đối với người chỉ tham gia BHYT (Mã DVC 603b)

1. Mục đích:

Tiếp nhận và giải quyết hồ sơ của cá nhân: Đăng ký, tăng, giảm, điều chỉnh thời gian, mức đóng BHYT; cấp thẻ BHYT đối với người chỉ tham gia BHYT hộ gia đình.

2. Thành phần hồ sơ:

3. Phương thức lập, nộp hồ sơ và kết quả giải quyết TTHC

a) Lập hồ sơ

Người tham gia: kê khai thông tin theo hướng dẫn lập Mẫu số 2, cung cấp bản sao thẻ CCCD; scan code thẻ CCCD/Giấy tờ liên quan có số CMND (trường hợp hoàn thiện mã số) và nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH.

b) Hình thức nộp hồ sơ: qua Cổng dịch vụ công quốc gia /Cổng giao dịch điện tử của BHXH Việt Nam /Dịch vụ I-Van, trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính

c) Kết quả giải quyết TTHC:

- Hồ sơ hợp lệ: nhận thẻ BHYT (nếu có); kiểm tra giá trị sử dụng thẻ BHYT trên ứng dụng BHXH số - VSSID

- Hồ sơ không hợp lệ: thực hiện điều chỉnh, bổ sung hồ sơ theo nội dung hướng dẫn của Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02)/Phiếu Từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Mẫu số 03).

4. Sơ đồ:

5. Thời hạn giải quyết hồ sơ: 05 ngày, trong đó:

- Bước 1: Văn Phòng/Bộ phận TN&TKQ: 0,5 ngày

- Bước 2: Phòng/Bộ phận QLT: 04 ngày

- Bước 3: Văn Phòng/Bộ phận TN&TKQ: 0,5 ngày.

6. Quy trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ:

6.1. Văn Phòng/Bộ phận TN&TKQ:

a) Đối với hồ sơ giấy: kiểm đếm số lượng, thành phần hồ sơ theo Mục 2 Quy trình này và đối chiếu thông tin theo Phụ lục D đính kèm.

- Hồ sơ đầy đủ, khớp đúng: Số hóa hồ sơ, giấy tờ theo Danh mục hồ sơ, giấy tờ TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của BHXH Việt Nam cần thực hiện số hóa (Ban hành kèm theo Quyết định số 2939/QĐ-BHXH ngày 11 tháng 10 năm 2022 của BHXH Việt Nam); Lập 02 bản Phiếu Tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (Mẫu số 01) để gửi cho người tham gia và 01 bản chuyển cho Phòng/Bộ phận QLT.

- Hồ sơ chưa đúng, chưa đủ: Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02), ghi rõ nội dung bổ sung, số điện thoại, ký tên, trả hồ sơ cho người nộp hồ sơ.

- Hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết: Lập Phiếu Từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Mẫu số 03), ghi rõ lý do từ chối, số điện thoại, ký tên, trả hồ sơ cho người nộp hồ sơ.

Lưu ý: Người tham gia nộp bản sao không hợp lệ thì đề nghị người nộp hồ sơ cung cấp bản chính để đối chiếu, đồng thời xác nhận "đã đối chiếu với bản chính" ký, ghi rõ họ tên và ngày tháng năm xác nhận sau đó trả lại bản chính cho người nộp hồ sơ.

b) Đối với hồ sơ điện tử:

Truy cập phần mềm TNHS: tiếp nhận hồ sơ điện tử của người tham gia, chuyển cho Phòng/Bộ phận QLT.

6.2. Phòng/Bộ phận QLT

Kiểm tra số tiền do người tham gia tự đóng theo ủy nhiệm chi.

a) Nếu số tiền nộp không đủ hoặc chưa nộp tiền:

Ghi thông báo và hướng dẫn cụ thể vào Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02) trên phần mềm TNHS. Chuyển trả hồ sơ không hợp lệ đến Văn Phòng/Bộ phận TN&TKQ.

b) Nếu số tiền nộp đủ:

- Trường hợp chưa có hoặc chưa hoàn thiện mã số BHXH: Tìm kiếm mã số hoặc rà soát, hoàn thiện mã số, hủy GT hoặc cấp mã số BHXH, … theo hướng dẫn tại Phụ lục D đính kèm.

- Cập nhật, bổ sung hồ sơ cá nhân: số CCCD/ĐDCN, mã bệnh viện, quyền lợi BHYT cao hơn hoặc đối tượng hưởng "đã hiến bộ phận cơ thể" (nếu có).

- Cập nhật phát sinh thu BHYT vào dữ liệu. Xuất Mẫu D03a-TS.

Trường hợp người tham gia đăng ký sai mã bệnh viện: cấp thẻ BHYT theo mã bệnh viện trước đó hoặc mã bệnh viện cùng địa bàn với mã bệnh viện đơn vị đăng ký, ghi vào Mẫu số 02 cho người tham gia biết để làm hồ sơ điều chỉnh nơi KCB ban đầu từ ngày 01 đến ngày 15 của tháng đầu quý.

- Cấp thẻ BHYT; Xuất Mẫu D10a-TS. Trường hợp không in thẻ "Khóa in"

- Trên phần mềm TNHS: Ghi thông báo và hướng dẫn cụ thể vào Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02). Đính kèm Mẫu D03a-TS, Mẫu D10a-TS (nếu có).

- Chuyển hồ sơ, kết quả cho Bộ phận TN&TKQ theo đúng quy định tại khoản 1 Điều 17 Quyết định số 475/QĐ-BHXH ngày 27/3/2023 của BHXH Việt Nam.

- Lưu trữ hồ sơ theo quy định.

6.3. Văn Phòng/Bộ phận TN&TKQ

Tiếp nhận kết quả giải quyết TTHC từ Phòng/Bộ phận QLT để chuyển trả kết quả cho cá nhân hoặc tổ chức theo hình thức đã đăng ký theo đúng quy định tại khoản 2, 3, 4 Điều 17 Quyết định số 475/QĐ-BHXH ngày 27/3/2023 của BHXH Việt Nam (Đối với kết quả giải quyết TTHC là kết quả điện tử thì hệ thống phần mềm tự động trả theo quy định)./.

XI. Quy trình Đăng ký, thay đổi thông tin đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (Mã DVC 604)

1. Mục đích:

Tiếp nhận và giải quyết hồ sơ của tổ chức:

- Đăng ký, thay đổi thông tin của đơn vị.

- Hoàn trả tiền thừa đối với đơn vị phá sản, giải thể, chấm dứt hoạt động theo quy định của pháp luật hoặc di chuyển nơi đăng ký tham gia đã đóng thừa tiền BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN.

2. Thành phần hồ sơ:

a) Lập hồ sơ

Đơn vị lập hồ sơ gồm các thành phần theo quy định tại Mục 2 Quy trình này, nộp cho cơ quan BHXH đang quản lý.

b) Hình thức nộp hồ sơ: qua Cổng dịch vụ công quốc gia /Cổng giao dịch điện tử của BHXH Việt Nam /Dịch vụ I-Van, trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính

c) Kết quả giải quyết TTHC:

- Hồ sơ hợp lệ: lưu giữ hồ sơ

- Hồ sơ không hợp lệ: thực hiện điều chỉnh, bổ sung hồ sơ theo nội dung hướng dẫn của Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02)/Phiếu Từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Mẫu số 03).

Lưu ý: Đơn vị chưa được cấp mã định danh BHXH thì nộp hồ sơ giấy qua dịch vụ bưu chính đến cơ quan BHXH theo phân cấp quản lý.

4. Sơ đồ:

5. Thời hạn giải quyết hồ sơ: 05 ngày, trong đó:

- Bước 1: Văn Phòng/Bộ phận TN&TKQ: 0,5 ngày

- Bước 2: Phòng/Bộ phận QLT: 04 ngày (trong đó Phòng/Bộ phận KHTC: 01 ngày nếu có hoàn trả)

- Bước 3: Văn Phòng/Bộ phận TN&TKQ: 0,5 ngày.

6. Quy trình tiếp nhận, giải quyết hồ sơ và trả kết quả:

6.1. Văn Phòng/Bộ phận TN&TKQ:

a) Đối với hồ sơ giấy: kiểm đếm số lượng, thành phần hồ sơ theo Mục 2 Quy trình này và đối chiếu thông tin theo Phụ lục D đính kèm.

- Hồ sơ đầy đủ, khớp đúng: Số hóa hồ sơ, giấy tờ theo Danh mục hồ sơ, giấy tờ TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của BHXH Việt Nam cần thực hiện số hóa (Ban hành kèm theo Quyết định số 2939/QĐ-BHXH ngày 11 tháng 10 năm 2022 của BHXH Việt Nam); Lập 02 bản Phiếu Tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (Mẫu số 01) để gửi cho đơn vị và 01 bản chuyển cho Phòng/Bộ phận QLT.

- Hồ sơ chưa đúng, chưa đủ: Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02), ghi rõ nội dung bổ sung, số điện thoại, ký tên, trả hồ sơ cho đơn vị.

- Hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết: Lập Phiếu Từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Mẫu số 03), ghi rõ lý do từ chối, số điện thoại, ký tên, trả hồ sơ cho đơn vị.

Lưu ý: Đơn vị nộp bản sao không hợp lệ thì đề nghị người nộp hồ sơ cung cấp bản chính để đối chiếu, đồng thời xác nhận "đã đối chiếu với bản chính" ký, ghi rõ họ tên và ngày tháng năm xác nhận sau đó trả lại bản chính cho đơn vị.

b) Đối với hồ sơ điện tử:

Truy cập phần mềm TNHS: tiếp nhận hồ sơ điện tử của đơn vị, chuyển cho Phòng/Bộ phận QLT.

6.2. Phòng/Bộ phận QLT

Kiểm tra hồ sơ với dữ liệu:

a) Nếu không khớp đúng thông tin: Lập phiếu yêu cầu (Mẫu số 02) đề nghị người tham gia nộp đúng, đủ số tiền. Sau khi nộp đúng số tiền, nộp lại hồ sơ 603b kịp thời. Chuyển "hồ sơ không hợp lệ" trên phần mềm TNHS.

b) Nếu khớp đúng thông tin:

- Cập nhật, bổ sung thông tin trên Mẫu TK3-TS vào dữ liệu danh mục đơn vị.

- Cập nhật thông tin, tình trạng đơn vị phá sản/giải thể/chấm dứt hoạt động theo quy định của pháp luật hoặc di chuyển nơi đăng ký tham gia đã đóng thừa tiền BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN vào phần mềm TST, đính kèm hồ sơ trình phê duyệt theo quy định.

- Hoàn trả tiền thừa đối với đơn vị phá sản/giải thể/chấm dứt hoạt động theo quy định của pháp luật hoặc di chuyển nơi đăng ký tham gia đã đóng thừa tiền BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN:

* Trường hợp chưa xác nhận đủ quá trình BHXH, BHTN cho tất cả người lao động: Trả lại hồ sơ và yêu cầu đơn vị lập thủ tục xác nhận quá trình BHXH, BHTN bổ sung đầy đủ trước khi nộp hồ sơ hoàn trả tiền thừa.

* Trường hợp đã xác nhận đủ quá trình BHXH, BHTN cho tất cả người lao động mà còn thừa tiền:

+ Lập đề nghị hoàn trả cho đơn vị trên phần mềm TST trình Lãnh đạo phòng phê duyệt;

+ Lập Phiếu trình giải quyết công việc trình Ban Giám đốc để ra Quyết định về việc hoàn trả tiền thu BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (Mẫu C16-TS). Chuyển Mẫu C16-TS đã ban hành đến Phòng/Bộ phận KHTC.

- Chuyển "hồ sơ hợp lệ" trên phần mềm TNHS: Ghi thông báo và hướng dẫn vào Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02) các trường hợp còn thiếu thông tin (nếu có) để đơn vị được biết, bổ sung, nộp lại kịp thời.

- Chuyển hồ sơ, kết quả cho Bộ phận TN&TKQ theo đúng quy định tại khoản 1 Điều 17 Quyết định số 475/QĐ-BHXH ngày 27/3/2023 của BHXH Việt Nam.

- Lưu trữ hồ sơ theo quy định.

6.3. Phòng/Bộ phận KHTC:

- Tiếp nhận Mẫu C16-TS từ Phòng/Bộ phận QLT.

- Kiểm tra, rà soát hồ sơ:

a) Trường hợp dữ liệu và hồ sơ khớp đúng:

Căn cứ Mẫu C16-TS đã được Ban Giám đốc phê duyệt, thực hiện hoàn trả tiền thừa cho đơn vị giải thể/phá sản/chấm dứt hoạt động theo quy định của pháp luật hoặc di chuyển nơi đăng ký tham gia đã đóng thừa tiền BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN theo quy định.

b) Trường hợp dữ liệu và hồ sơ không khớp đúng:

Chuyển trả Mẫu C16-TS, ghi lý do cụ thể để Phòng/Bộ phận QLT rà soát, điều chỉnh, nộp lại.

6.4. Văn Phòng/Bộ phận TN&TKQ

Tiếp nhận kết quả giải quyết TTHC từ Phòng/Bộ phận QLT để chuyển trả kết quả cho cá nhân hoặc tổ chức theo hình thức đã đăng ký theo đúng quy định tại khoản 2, 3, 4 Điều 17 Quyết định số 475/QĐ-BHXH ngày 27/3/2023 của BHXH Việt Nam (Đối với kết quả giải quyết TTHC là kết quả điện tử thì hệ thống phần mềm tự động trả theo quy định)./.

XII. Quy trình Đăng ký, truy đóng BHXH bắt buộc đối với người lao động làm việc có thời hạn ở nước ngoài sau khi về nước (Mã DVC 605)

1. Mục đích:

Tiếp nhận và giải quyết hồ sơ của tổ chức: Đăng ký, truy đóng BHXH bắt buộc đối với người lao động làm việc có thời hạn ở nước ngoài sau khi về nước.

2. Thành phần hồ sơ:

3. Phương thức lập, nộp hồ sơ và kết quả giải quyết TTHC

a) Lập hồ sơ

- Người tham gia: kê khai thông tin và bổ sung hồ sơ và bổ sung hồ sơ theo hướng dẫn lập Mẫu TK1-TS, cung cấp bản sao thẻ CCCD; scan code thẻ CCCD/Giấy tờ liên quan có số CMND (trường hợp hoàn thiện mã số) và nộp hồ sơ cho đơn vị nơi đang làm việc.

- Đơn vị: lập hồ sơ gồm các thành phần theo quy định tại Mục 2 Quy trình này, nộp cho cơ quan BHXH đang quản lý.

b) Hình thức nộp hồ sơ: qua Cổng dịch vụ công quốc gia /Cổng giao dịch điện tử của BHXH Việt Nam /Dịch vụ I-Van, trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính

c) Kết quả giải quyết TTHC:

- Hồ sơ hợp lệ: giao sổ BHXH (nếu có) cho người tham gia lưu giữ

- Hồ sơ không hợp lệ: thực hiện điều chỉnh, bổ sung hồ sơ theo nội dung hướng dẫn của Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02)/Phiếu Từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Mẫu số 03).

4. Sơ đồ:

5. Thời hạn giải quyết hồ sơ: 05 ngày, trong đó:

- Bước 1: Văn Phòng/Bộ phận TN&TKQ: 0,5 ngày

- Bước 2: Phòng/Bộ phận QLT: 04 ngày

- Bước 3: Văn Phòng/Bộ phận TN&TKQ: 0,5 ngày.

6. Quy trình tiếp nhận, giải quyết hồ sơ và trả kết quả:

6.1. Văn Phòng/Bộ phận TN&TKQ:

a) Đối với hồ sơ giấy: kiểm đếm số lượng, thành phần hồ sơ theo Mục 2 Quy trình này và đối chiếu thông tin theo Phụ lục D đính kèm.

- Hồ sơ đầy đủ, khớp đúng: Số hóa hồ sơ, giấy tờ theo Danh mục hồ sơ, giấy tờ TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của BHXH Việt Nam cần thực hiện số hóa (Ban hành kèm theo Quyết định số 2939/QĐ-BHXH ngày 11 tháng 10 năm 2022 của BHXH Việt Nam); Lập 02 bản Phiếu Tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (Mẫu số 01) để gửi cho đơn vị và 01 bản chuyển cho Phòng/Bộ phận QLT.

- Hồ sơ chưa đúng, chưa đủ: Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02), ghi rõ nội dung bổ sung, số điện thoại, ký tên, trả hồ sơ cho đơn vị.

- Hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết: Lập Phiếu Từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Mẫu số 03), ghi rõ lý do từ chối, số điện thoại, ký tên, trả hồ sơ cho đơn vị.

Lưu ý: Đơn vị nộp bản sao không hợp lệ thì đề nghị người nộp hồ sơ cung cấp bản chính để đối chiếu, đồng thời xác nhận "đã đối chiếu với bản chính" ký, ghi rõ họ tên và ngày tháng năm xác nhận sau đó trả lại bản chính cho đơn vị.

b) Đối với hồ sơ điện tử:

Truy cập phần mềm TNHS: tiếp nhận hồ sơ điện tử của đơn vị, chuyển cho Phòng/Bộ phận QLT.

6.2. Phòng/Bộ phận QLT

6.2.1. Truy thu cộng nối tổng thời gian:

Đối chiếu dữ liệu hưởng TCTN và BHXH 1 lần trên phần mềm TST, TCS trước khi thực hiện phát sinh truy thu BHXH, BHTN:

a) Trường hợp truy thu vi phạm điều kiện hưởng TCTN, BHXH 1 lần hoặc trùng quá trình BHXH, BHTN đã tham gia: không giải quyết, chuyển trả hồ sơ cho đơn vị kèm Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02) trong đó ghi rõ lý do từ chối truy thu và hướng dẫn cụ thể nội dung thực hiện, hồ sơ bổ sung để đơn vị, người lao động điều chỉnh, hoàn thiện và nộp lại hồ sơ kịp thời.

b) Trường hợp truy thu không vi phạm điều kiện hưởng TCTN, BHXH 1 lần và không trùng với quá trình BHXH, BHTN đã tham gia:

- Trường hợp chưa có hoặc chưa hoàn thiện mã số BHXH: Tìm kiếm mã số hoặc rà soát, hoàn thiện mã số, hủy GT hoặc cấp mã số BHXH, … theo hướng dẫn tại Phụ lục D đính kèm. Ghi mã số vào Mẫu D02-LT.

- Cập nhật Mẫu D02-LT có tính lãi, Xuất Mẫu D02a-TS, D02b-TS.

- Đối với lao động chưa được cấp sổ: Cấp mới dữ liệu tờ bìa sổ BHXH; XuấtDanh sách cấp tờ bìa sổ (không in).

- Đối với lao động đã nghỉ việc:

+ Trường hợp sổ đã được rà soát theo Công văn 4027: Cấp tờ rời sổ BHXH các trường hợp nghỉ việc (GH), chỉ chốt sổ đến thời điểm đóng đủ tiền; Xuất Danh sách cấp tờ rời sổ; in tờ rời sổ.

+ Trường hợp sổ chưa rà soát theo Công văn 4027: không cấp tờ rời, hướng dẫn đơn vị nộp hồ sơ rà soát và chốt sổ theo phiếu giao nhận 626.

- Đối với đơn vị chậm đóng: thông báo đề nghị đơn vị sau khi chuyển nộp đủ số tiền chậm đóng thì nộp hồ sơ 620 để chốt bổ sung (không cần nộp sổ BHXH).

6.2.2. Truy thu do điều chỉnh tiền lương đã đóng:

- Cập nhật Mẫu D02-LT có tính lãi. Xuất Mẫu D02a-TS, D02b-TS.

Không cập nhật điều chỉnh mức đóng đối với quá trình BHXH đã được xác nhận BL, BA, HT, …, đề nghị đơn vị nộp hồ sơ 609 qua dịch vụ bưu chính.

Không cập nhật điều chỉnh giảm mức đóng đối với quá trình BHXH đã tính hưởng các chế độ ốm đau và thai sản,… (phần mềm TST có cảnh báo và yêu cầu phê duyệt phát sinh), lập Mẫu C02-TS chuyển Phòng/Bộ phận Chế độ BHXH cung cấp số tiền chênh lệch phải thu hồi để thông báo (Mẫu số 02) cho đơn vị yêu cầu người lao động chuyển nộp tiền trước khi nộp lại hồ sơ (kèm UNC).

6.2.3. Lưu hồ sơ và trả kết quả:

- Trên phần mềm TNHS: Đính kèm Mẫu D02a-TS, D02b-TS, Danh sách cấp tờ bìa, tờ rời (nếu có). Ghi thông báo và hướng dẫn cụ thể các trường hợp không giải quyết vào Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02).

- Chuyển hồ sơ, kết quả cho Bộ phận TN&TKQ theo đúng quy định tại khoản 1 Điều 17 Quyết định số 475/QĐ-BHXH ngày 27/3/2023 của BHXH Việt Nam.

- Lưu trữ hồ sơ theo quy định.

6.3. Văn Phòng/Bộ phận TN&TKQ

- Tiếp nhận kết quả giải quyết TTHC từ Phòng/Bộ phận QLT để chuyển trả kết quả cho cá nhân hoặc tổ chức theo hình thức đã đăng ký theo đúng quy định tại khoản 2, 3, 4 Điều 17 Quyết định số 475/QĐ-BHXH ngày 27/3/2023 của BHXH Việt Nam (Đối với kết quả giải quyết TTHC là kết quả điện tử thì hệ thống phần mềm tự động trả theo quy định)./.

XIII. Quy trình Đăng ký, truy đóng BHXH bắt buộc đối với người lao động làm việc có thời hạn ở nước ngoài sau khi về nước (Mã DVC 605a)

1. Mục đích:

Tiếp nhận và giải quyết hồ sơ của cá nhân: Đăng ký, truy đóng BHXH bắt buộc; báo giảm, điều chỉnh mức đóng đối với người lao động làm việc có thời hạn ở nước ngoài sau khi về nước.

2. Thành phần hồ sơ:

3. Phương thức lập, nộp hồ sơ và kết quả giải quyết TTHC

a) Lập hồ sơ

Người tham gia: kê khai thông tin và bổ sung hồ sơ theo hướng dẫn lập Mẫu TK1-TS, cung cấp bản sao thẻ CCCD; scan code thẻ CCCD/Giấy tờ liên quan có số CMND (trường hợp hoàn thiện mã số) và nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH.

b) Hình thức nộp hồ sơ: qua Cổng dịch vụ công quốc gia /Cổng giao dịch điện tử của BHXH Việt Nam /Dịch vụ I-Van, trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính

c) Kết quả giải quyết TTHC:

- Hồ sơ hợp lệ: lưu giữ sổ BHXH (nếu có)

- Hồ sơ không hợp lệ: thực hiện điều chỉnh, bổ sung hồ sơ theo nội dung hướng dẫn của Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02)/Phiếu Từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Mẫu số 03).

4. Sơ đồ:

5. Thời hạn giải quyết hồ sơ: 05 ngày, trong đó:

- Bước 1: Văn Phòng/Bộ phận TN&TKQ: 0,5 ngày

- Bước 2: Phòng/Bộ phận QLT: 04 ngày

- Bước 3: Văn Phòng/Bộ phận TN&TKQ: 0,5 ngày.

6. Quy trình tiếp nhận, giải quyết hồ sơ và trả kết quả:

6.1. Văn Phòng/Bộ phận TN&TKQ:

a) Đối với hồ sơ giấy: kiểm đếm số lượng, thành phần hồ sơ theo Mục 2 Quy trình này và đối chiếu thông tin theo Phụ lục D đính kèm.

- Hồ sơ đầy đủ, khớp đúng: Số hóa hồ sơ, giấy tờ theo Danh mục hồ sơ, giấy tờ TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của BHXH Việt Nam cần thực hiện số hóa (Ban hành kèm theo Quyết định số 2939/QĐ-BHXH ngày 11/10/2022 của BHXH Việt Nam); Lập 02 bản Phiếu Tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (Mẫu số 01) để gửi cho người tham gia và 01 bản chuyển cho Phòng/Bộ phận QLT.

- Hồ sơ chưa đúng, chưa đủ: Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02), ghi rõ nội dung bổ sung, số điện thoại liên hệ, ký tên, trả hồ sơ cho người nộp hồ sơ.

- Hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết: Lập Phiếu Từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Mẫu số 03), ghi rõ lý do từ chối, số điện thoại liên hệ, ký tên, trả hồ sơ cho người nộp hồ sơ.

Lưu ý: Đơn vị nộp bản sao không hợp lệ thì đề nghị người nộp hồ sơ cung cấp bản chính để đối chiếu, đồng thời xác nhận "đã đối chiếu với bản chính" ký, ghi rõ họ tên và ngày tháng năm xác nhận sau đó trả lại bản chính cho người nộp hồ sơ.

b) Đối với hồ sơ điện tử:

Truy cập phần mềm TNHS: tiếp nhận hồ sơ điện tử của đơn vị, chuyển cho Phòng/Bộ phận QLT.

6.2. Phòng/Bộ phận QLT

6.2.1. Truy thu cộng nối tổng thời gian:

Đối chiếu dữ liệu hưởng TCTN và BHXH 1 lần trên phần mềm TST, TCS trước khi thực hiện phát sinh truy thu BHXH, BHTN:

a) Trường hợp truy thu vi phạm điều kiện hưởng TCTN, BHXH 1 lần hoặc trùng quá trình BHXH, BHTN đã tham gia: không giải quyết, chuyển trả hồ sơ cho đơn vị kèm Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02) trong đó ghi rõ lý do từ chối truy thu và hướng dẫn cụ thể nội dung thực hiện, hồ sơ bổ sung để đơn vị, người lao động điều chỉnh, hoàn thiện và nộp lại hồ sơ kịp thời.

b) Trường hợp truy thu không vi phạm điều kiện hưởng TCTN, BHXH 1 lần và không trùng với quá trình BHXH, BHTN đã tham gia:

- Trường hợp chưa có hoặc chưa hoàn thiện mã số BHXH: Tìm kiếm mã số hoặc rà soát, hoàn thiện mã số, hủy GT hoặc cấp mã số BHXH, … theo hướng dẫn tại Phụ lục D đính kèm.

- Cập nhật phát sinh truy đóng vào dữ liệu thu (Mẫu D02-LT) và tính lãi theo quy định, Xuất Mẫu D02a-TS, D02b-TS.

- Đối với lao động chưa được cấp sổ: Cấp mới dữ liệu tờ bìa sổ BHXH; Xuất Danh sách cấp tờ bìa sổ (không in).

- Đối với lao động đã nghỉ việc:

+ Trường hợp sổ đã được rà soát theo Công văn 4027: Cấp tờ rời sổ BHXH các trường hợp nghỉ việc (GH), chỉ chốt sổ đến thời điểm đóng đủ tiền; Xuất Danh sách cấp tờ rời sổ; in tờ rời sổ.

+ Trường hợp sổ chưa rà soát theo Công văn 4027: không cấp tờ rời, hướng dẫn đơn vị nộp hồ sơ rà soát và chốt sổ theo phiếu giao nhận 626.

6.2.2. Truy thu do điều chỉnh tiền lương đã đóng:

- Cập nhật Mẫu D02-LT có tính lãi. Xuất Mẫu D02a-TS, D02b-TS.

Không cập nhật điều chỉnh mức đóng đối với quá trình BHXH đã được xác nhận BL, BA, HT, …, đề nghị đơn vị nộp hồ sơ 609 qua dịch vụ bưu chính.

Không cập nhật điều chỉnh giảm mức đóng đối với quá trình BHXH đã tính hưởng các chế độ ốm đau và thai sản,… (phần mềm TST có cảnh báo và yêu cầu phê duyệt phát sinh), lập Mẫu C02-TS chuyển Phòng/Bộ phận Chế độ BHXH cung cấp số tiền chênh lệch phải thu hồi để thông báo (Mẫu số 02) cho đơn vị yêu cầu người lao động chuyển nộp tiền trước khi nộp lại hồ sơ (kèm UNC).

6.2.3. Lưu hồ sơ và trả kết quả:

- Trên phần mềm TNHS: Đính kèm Mẫu D02a-TS, D02b-TS, Danh sách cấp tờ bìa, tờ rời (nếu có). Ghi thông báo và hướng dẫn cụ thể các trường hợp không giải quyết vào Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02).

- Chuyển hồ sơ, kết quả cho Bộ phận TN&TKQ theo đúng quy định tại khoản 1 Điều 17 Quyết định số 475/QĐ-BHXH ngày 27/3/2023 của BHXH Việt Nam.

- Lưu trữ hồ sơ theo quy định.

6.3. Văn Phòng/Bộ phận TN&TKQ

- Tiếp nhận kết quả giải quyết TTHC từ Phòng/Bộ phận QLT để chuyển trả kết quả cho cá nhân hoặc tổ chức theo hình thức đã đăng ký theo đúng quy định tại khoản 2, 3, 4 Điều 17 Quyết định số 475/QĐ-BHXH ngày 27/3/2023 của BHXH Việt Nam (Đối với kết quả giải quyết TTHC là kết quả điện tử thì hệ thống phần mềm tự động trả theo quy định)./.

XIV. Quy trình Hoàn trả tiền đã đóng đối với người tham gia BHYT theo hộ gia đình, người tham gia BHYT được ngân sách nhà nước hỗ trợ một phần mức đóng do đóng trùng hoặc do bị chết (Mã DVC 606a / 606b)

1. Mục đích:

Tiếp nhận và giải quyết hồ sơ của tổ chức: Hoàn trả tiền đã đóng đối với người tham gia BHYT theo hộ gia đình, người tham gia BHYT được ngân sách nhà nước hỗ trợ một phần mức đóng do đóng trùng (606a) hoặc do bị chết (606b).

2. Thành phần hồ sơ:

3. Phương thức lập, nộp hồ sơ và kết quả giải quyết TTHC

a) Lập hồ sơ

- Người tham gia/Thân nhân của người tham gia BHYT: kê khai thông tin theo hướng dẫn lập Mẫu số 2 (có số tài khoản cá nhân, tên ngân hàng), cung cấp bản sao thẻ CCCD; scan code thẻ CCCD/Giấy tờ liên quan có số CMND (trường hợp hoàn thiện mã số) và nộp hồ sơ cho Đơn vị/Tổ chức nơi người tham gia đã đóng BHYT.

- Tổ chức: lập Mẫu số 4 (tại cột ghi chú: nhập số tài khoản cá nhân, tên ngân hàng của người tham gia) và các hồ sơ theo thành phần quy định tại Mục 2 Quy trình này, nộp cho cơ quan BHXH đang quản lý.

b) Hình thức nộp hồ sơ: qua Cổng dịch vụ công quốc gia /Cổng giao dịch điện tử của BHXH Việt Nam /Dịch vụ I-Van, trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính

c) Kết quả giải quyết TTHC:

- Hồ sơ hợp lệ: thông báo cho người tham gia/thân nhân của người tham gia BHYT về số tiền hoàn trả.

- Hồ sơ không hợp lệ: thực hiện điều chỉnh, bổ sung hồ sơ theo nội dung hướng dẫn của Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02)/Phiếu Từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Mẫu số 03).

4. Sơ đồ:

5. Thời hạn giải quyết hồ sơ: 10 ngày, trong đó:

- Văn Phòng/Bộ phận TN&TKQ: 0,5 ngày

- Phòng/Bộ phận QLT: 08 ngày

- Phòng/Bộ phận KHTC: 01 ngày

- Văn Phòng/Bộ phận TN&TKQ: 0,5 ngày

6. Quy trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ:

6.1. Văn Phòng/Bộ phận TN&TKQ:

a) Đối với hồ sơ giấy: kiểm đếm số lượng, thành phần hồ sơ theo Mục 2 Quy trình này và đối chiếu thông tin theo Phụ lục D đính kèm.

- Hồ sơ đầy đủ, khớp đúng: Số hóa hồ sơ, giấy tờ theo Danh mục hồ sơ, giấy tờ TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của BHXH Việt Nam cần thực hiện số hóa (Ban hành kèm theo Quyết định số 2939/QĐ-BHXH ngày 11/10/2022 của BHXH Việt Nam); Lập 02 bản Phiếu Tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (Mẫu số 01) để gửi cho đơn vị và 01 bản chuyển đến Phòng/Bộ phận QLT.

- Hồ sơ chưa đúng, chưa đủ: Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02), ghi rõ nội dung bổ sung, số điện thoại, ký tên, trả hồ sơ cho đơn vị.

- Hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết: Lập Phiếu Từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Mẫu số 03), ghi rõ lý do từ chối, số điện thoại, ký tên, trả hồ sơ cho đơn vị.

Lưu ý: Trường hợp bản sao không hợp lệ thì đề nghị người nộp hồ sơ cung cấp bản chính để đối chiếu, đồng thời xác nhận "đã đối chiếu với bản chính" ký, ghi rõ họ tên và ngày tháng năm xác nhận sau đó trả lại bản chính cho đơn vị.

b) Đối với hồ sơ điện tử:

Truy cập phần mềm TNHS: tiếp nhận hồ sơ điện tử của đơn vị, chuyển đến Phòng/Bộ phận QLT.

6.2. Phòng/Bộ phận QLT

Kiểm tra dữ liệu đang quản lý với hồ sơ:

a) Nếu hồ sơ, dữ liệu không khớp đúng:

Ghi thông báo và hướng dẫn cụ thể vào Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02) trên phần mềm TNHS. Chuyển trả hồ sơ đến Văn Phòng/Bộ phận TN&TKQ.

b) Nếu hồ sơ, dữ liệu khớp đúng:

- Lập đề nghị hoàn trả và Phiếu trình giải quyết công việc trình Ban Giám đốc để ra Quyết định về việc hoàn trả tiền thu BHYT (Mẫu C16-TS) kèm Danh sách người tham gia được hoàn trả tiền BHYT (Mẫu D03a-TS).

- Căn cứ Mẫu C16-TS đã được phê duyệt: Cập nhật vào dữ liệu thu phát sinh giảm quá trình BHYT do đóng trùng hoặc do bị chết.

- Chuyển Mẫu C16-TS (bản chính có dấu đỏ), Mẫu số 4, Mẫu D03a-TS, Mẫu 3a-CBH (nếu có) đến Phòng/ Bộ phận KHTC đồng thời chuyển dữ liệu hoàn trả tiền thu từ phần mềm TST sang phần mềm KTTT để hoàn trả tiền BHYT do đóng trùng cho người tham gia hoặc do bị chết cho thân nhân người tham gia.

- Trên phần mềm TNHS: Đính kèm Mẫu C16-TS, Mẫu D03a-TS (nếu có). Ghi thông báo và hướng dẫn cụ thể các trường hợp không giải quyết vào Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02).

- Chuyển hồ sơ, kết quả cho Bộ phận TN&TKQ theo đúng quy định tại khoản 1 Điều 17 Quyết định số 475/QĐ-BHXH ngày 27/3/2023 của BHXH Việt Nam.

- Lưu trữ hồ sơ theo quy định.

Lưu ý: Hàng tháng, thực hiện đối chiếu, rà soát, lập bảng chi tiết số tiền thù lao phải thu hồi của người tham gia (Mẫu D11a-HT) gửi cho Tổ chức HTPTĐT và Phòng/Bộ phận KHTC để kịp thời thu hồi khi Tổ chức HTPTĐT thanh toán thù lao của lần thanh toán kế tiếp.

6.3. Phòng/Bộ phận KHTC:

Tiếp nhận Mẫu C16-TS (bản chính có dấu đỏ), Mẫu số 4, Mẫu D03a-TS, Mẫu 3a-CBH (nếu có) và dữ liệu từ phần mềm TST do Phòng/Bộ phận QLT chuyển đến. Kiểm tra, đối chiếu thông tin chuyển khoản của người hưởng, số tiền phải hoàn trả trên Mẫu C16-TS với Mẫu số 4, Mẫu D03a-TS, Mẫu 3a-CBH (nếu có) và dữ liệu hoàn trả tiền thu trên phần mềm KTTT:

a) Trường hợp dữ liệu và hồ sơ khớp đúng: Căn cứ mẫu C16-TS hoàn trả tiền BHYT do đóng trùng cho người tham gia hoặc do bị chết cho thân nhân người tham gia theo quy định.

b) Trường hợp dữ liệu và hồ sơ không khớp đúng: từ chối dữ liệu hoàn trả trên phần mềm KTTT, chuyển trả hồ sơ về Phòng/ Bộ phận QLT rà soát, điều chỉnh.

6.4. Văn Phòng/Bộ phận TN&TKQ

- Tiếp nhận kết quả giải quyết TTHC từ Phòng/Bộ phận QLT để chuyển trả kết quả cho cá nhân hoặc tổ chức theo hình thức đã đăng ký theo đúng quy định tại khoản 2, 3, 4 Điều 17 Quyết định số 475/QĐ-BHXH ngày 27/3/2023 của BHXH Việt Nam (Đối với kết quả giải quyết TTHC là kết quả điện tử thì hệ thống phần mềm tự động trả theo quy định)./.

XV. Quy trình Hoàn trả tiền đã đóng đối với người tham gia BHYT theo hộ gia đình, người tham gia BHYT được ngân sách nhà nước hỗ trợ một phần mức đóng do đóng trùng hoặc do bị chết (Mã DVC 606c / 606d)

1. Mục đích:

Tiếp nhận và giải quyết hồ sơ của cá nhân: Hoàn trả tiền đã đóng đối với người tham gia BHYT theo hộ gia đình, người tham gia BHYT được ngân sách nhà nước hỗ trợ một phần mức đóng do đóng trùng (606c) hoặc do bị chết (606d).

2. Thành phần hồ sơ:

3. Phương thức lập, nộp hồ sơ và kết quả giải quyết TTHC

a) Lập hồ sơ

Người tham gia/Thân nhân của người tham gia BHYT: kê khai thông tin theo hướng dẫn lập Mẫu số 2 (có số tài khoản cá nhân, tên ngân hàng), lập hồ sơ theo thành phần quy định tại Mục 2 Quy trình này, nộp cho cơ quan BHXH nơi giảm BHYT do đóng trùng hoặc do bị chết.

b) Hình thức nộp hồ sơ: qua Cổng dịch vụ công quốc gia /Cổng giao dịch điện tử của BHXH Việt Nam /Dịch vụ I-Van, trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính

c) Kết quả giải quyết TTHC:

- Hồ sơ hợp lệ: nhận số tiền hoàn trả qua tài khoản (nếu có).

- Hồ sơ không hợp lệ: thực hiện điều chỉnh, bổ sung hồ sơ theo nội dung hướng dẫn của Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02)/Phiếu Từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Mẫu số 03).

4. Sơ đồ:

5. Thời hạn giải quyết hồ sơ: 10 ngày, trong đó:

- Văn Phòng/Bộ phận TN&TKQ: 0,5 ngày

- Phòng/Bộ phận QLT: 08 ngày

- Phòng/Bộ phận KHTC: 01 ngày

- Văn Phòng/Bộ phận TN&TKQ: 0,5 ngày

6. Quy trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ:

6.1. Văn Phòng/Bộ phận TN&TKQ:

a) Đối với hồ sơ giấy: kiểm đếm số lượng, thành phần hồ sơ theo Mục 2 Quy trình này và đối chiếu thông tin theo Phụ lục D đính kèm.

- Hồ sơ đầy đủ, khớp đúng: Số hóa hồ sơ, giấy tờ theo Danh mục hồ sơ, giấy tờ TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của BHXH Việt Nam cần thực hiện số hóa (Ban hành kèm theo Quyết định số 2939/QĐ-BHXH ngày 11/10/2022 của BHXH Việt Nam); Lập 02 bản Phiếu Tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (Mẫu số 01) để gửi cho người tham gia và 01 bản chuyển đến Phòng/Bộ phận QLT.

- Hồ sơ chưa đúng, chưa đủ: Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02), ghi rõ nội dung bổ sung, số điện thoại, ký tên, trả hồ sơ cho người nộp hồ sơ.

- Hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết: Lập Phiếu Từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Mẫu số 03), ghi rõ lý do từ chối, số điện thoại, ký tên, trả hồ sơ cho người nộp hồ sơ.

Lưu ý: Trường hợp bản sao không hợp lệ thì đề nghị người nộp hồ sơ cung cấp bản chính để đối chiếu, đồng thời xác nhận "đã đối chiếu với bản chính" ký, ghi rõ họ tên và ngày tháng năm xác nhận sau đó trả lại bản chính cho người nộp.

b) Đối với hồ sơ điện tử:

Truy cập phần mềm TNHS: tiếp nhận hồ sơ điện tử của thân nhân người tham gia BHYT, chuyển đến Phòng/Bộ phận QLT.

6.2. Phòng/Bộ phận QLT

Kiểm tra dữ liệu đang quản lý với hồ sơ:

a) Nếu hồ sơ, dữ liệu không khớp đúng:

Ghi thông báo và hướng dẫn cụ thể vào Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02) trên phần mềm TNHS. Chuyển trả hồ sơ đến Văn Phòng/Bộ phận TN&TKQ.

b) Nếu hồ sơ, dữ liệu khớp đúng:

- Lập đề nghị hoàn trả và Phiếu trình giải quyết công việc trình Ban Giám đốc để ra Quyết định về việc hoàn trả tiền thu BHYT (Mẫu C16-TS) kèm Danh sách người tham gia được hoàn trả tiền BHYT (Mẫu D03a-TS).

- Căn cứ Mẫu C16-TS đã được phê duyệt: Cập nhật vào dữ liệu thu phát sinh giảm quá trình BHYT do đóng trùng hoặc do bị chết.

- Chuyển Mẫu C16-TS (bản chính có dấu đỏ), Mẫu D03a-TS, Mẫu 3a-CBH (nếu có) đến Phòng/ Bộ phận KHTC đồng thời chuyển dữ liệu hoàn trả tiền thu từ phần mềm TST sang phần mềm KTTT để hoàn trả tiền BHYT do đóng trùng cho người tham gia hoặc do bị chết cho thân nhân người tham gia.

- Trên phần mềm TNHS: Đính kèm Mẫu C16-TS, Mẫu D03a-TS (nếu có). Ghi thông báo và hướng dẫn cụ thể trường hợp không giải quyết vào Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02).

- Chuyển hồ sơ, kết quả cho Bộ phận TN&TKQ theo đúng quy định tại khoản 1 Điều 17 Quyết định số 475/QĐ-BHXH ngày 27/3/2023 của BHXH Việt Nam.

- Lưu trữ hồ sơ theo quy định.

Lưu ý: Hàng tháng, thực hiện đối chiếu, rà soát, lập bản chi tiết số tiền thù lao phải thu hồi của người tham gia (Mẫu D11a-HT) gửi cho Tổ chức HTPTĐT và Phòng/Bộ phận KHTC để kịp thời thu hồi khi Tổ chức HTPTĐT thanh toán thù lao của lần thanh toán kế tiếp.

6.3. Phòng/Bộ phận KHTC:

Tiếp nhận Mẫu 16-TS (bản chính có dấu đỏ), Mẫu D03a-TS, Mẫu 3a-CBH (nếu có) và dữ liệu từ phần mềm TST do Phòng/Bộ phận QLT chuyển đến. Kiểm tra, đối chiếu thông tin chuyển khoản của người hưởng, số tiền phải hoàn trả trên Mẫu 16- TS với Mẫu D03a-TS, Mẫu 3a-CBH (nếu có) và dữ liệu hoàn trả tiền thu trên phần mềm KTTT:

a) Trường hợp dữ liệu và hồ sơ khớp đúng: Căn cứ mẫu C16-TS hoàn trả tiền BHYT do đóng trùng cho người tham gia hoặc do bị chết cho thân nhân người tham gia theo quy định.

b) Trường hợp dữ liệu và hồ sơ không khớp đúng: Từ chối dữ liệu hoàn trả trên phần mềm KTTT, chuyển trả hồ sơ về Phòng/ Bộ phận QLT để rà soát, điều chỉnh.

6.4. Văn Phòng/Bộ phận TN&TKQ

- Tiếp nhận kết quả giải quyết TTHC từ Phòng/Bộ phận QLT để chuyển trả kết quả cho cá nhân hoặc tổ chức theo hình thức đã đăng ký theo đúng quy định tại khoản 2, 3, 4 Điều 17 Quyết định số 475/QĐ-BHXH ngày 27/3/2023 của BHXH Việt Nam (Đối với kết quả giải quyết TTHC là kết quả điện tử thì hệ thống phần mềm tự động trả theo quy định)./.

XVI. Quy trình Xác nhận thời gian đóng BHXH của người lao động trong trường hợp người sử dụng lao động không còn khả năng đóng để làm căn cứ giải quyết, điều chỉnh chế độ hưu trí, tử tuất (Mã DVC 620_HTTT)

1. Mục đích:

Tiếp nhận và giải quyết hồ sơ của người tham gia hoặc thân nhân người tham gia: Xác nhận thời gian đóng BHXH của người lao động trong trường hợp người sử dụng lao động không còn khả năng đóng BHXH cho người lao động trước ngày 01 tháng 7 năm 2024 để làm căn cứ giải quyết, điều chỉnh chế độ hưu trí, tử tuất (Quy định tại Điều 26, 27, 28, 29, 30, 31 Nghị định số 158/2025/NĐ-CP)

2. Thành phần hồ sơ:

3. Phương thức lập, nộp hồ sơ và kết quả giải quyết TTHC

a) Lập hồ sơ

Người tham gia hoặc thân nhân người tham gia (trường hợp người lao động đã chết): kê khai thông tin, bổ sung hồ sơ theo hướng dẫn lập Mẫu TK1-TS, cung cấp bản sao thẻ CCCD; scan code thẻ CCCD/Giấy tờ liên quan có số CMND (trường hợp hoàn thiện mã số) và nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH nơi cư trú.

b) Hình thức nộp hồ sơ: qua Cổng dịch vụ công quốc gia /Cổng giao dịch điện tử của BHXH Việt Nam /Dịch vụ I-Van, trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính

c) Kết quả giải quyết TTHC:

- Hồ sơ hợp lệ: lưu giữ sổ BHXH (nếu có).

- Hồ sơ không hợp lệ: thực hiện điều chỉnh, bổ sung hồ sơ theo nội dung hướng dẫn của Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02)/Phiếu Từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Mẫu số 03).

4. Sơ đồ:

5. Thời hạn giải quyết hồ sơ và trả kết quả: 15 ngày, trong đó:

- Văn phòng/Bộ phận TN&TKQ: 0,5 ngày

- Phòng/Bộ phận QLT: 14 ngày

- Văn phòng/Bộ phận TN&TKQ: 0,5 ngày.

6. Quy trình chi tiết:

6.1. Văn phòng/Bộ phận TN&TKQ:

a) Đối với hồ sơ giấy: Tiếp nhận hồ sơ của người tham gia hoặc thân nhân của người tham gia nộp theo đúng thành phần hồ sơ và phương thức tại quy trình này, kiểm đếm số lượng, kiểm tra, đối chiếu hồ sơ với dữ liệu TST, TCS theo Phụ lục D đính kèm.

Kiểm tra ngày-tháng-năm sinh và quá trình BHXH đã đóng trên sổ BHXH và dữ liệu, đảm bảo người tham gia đã hưởng hoặc đủ điều kiện hưởng chế độ hưu trí, tử tuất.

- Hồ sơ đầy đủ, khớp đúng: Số hóa hồ sơ, giấy tờ theo Danh mục hồ sơ, giấy tờ TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của BHXH Việt Nam cần thực hiện số hóa (ban hành kèm theo Quyết định số 2939/QĐ-BHXH ngày 11/10/2022 của BHXH Việt Nam) và cập nhật vào cơ sở dữ liệu của Hệ thống thông tin một cửa điện tử; Lập 02 bản Phiếu Tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (Mẫu số 01) để gửi cho người nộp hồ sơ và 01 bản chuyển cho Phòng/Bộ phận QLT.

- Hồ sơ chưa đúng, chưa đủ: Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02), ghi rõ nội dung bổ sung, số điện thoại liên hệ, ký tên, trả hồ sơ cho người nộp hồ sơ.

- Hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết: Lập Phiếu Từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Mẫu số 03), ghi rõ lý do từ chối, số điện thoại liên hệ, ký tên, trả hồ sơ cho người nộp hồ sơ.

Lưu ý: Trường hợp bản sao không hợp lệ thì đề nghị người nộp hồ sơ cung cấp bản chính để đối chiếu, đồng thời xác nhận "đã đối chiếu với bản chính" ký, ghi rõ họ tên và ngày-tháng-năm xác nhận sau đó trả lại bản chính cho người nộp.

b) Đối với hồ sơ điện tử:

Truy cập phần mềm TNHS: tiếp nhận hồ sơ điện tử của người nộp hồ sơ, chuyển đến Phòng/Bộ phận QLT.

6.2. Phòng/Bộ phận QLT:

6.2.1. Giải quyết hồ sơ:

Tiếp nhận hồ sơ từ Văn phòng/Bộ phận TN&TKQ, đối chiếu với dữ liệu đang quản lý và hồ sơ đang lưu tại cơ quan BHXH theo quy định:

Kiểm tra ngày-tháng-năm sinh và quá trình BHXH đã đóng trên sổ BHXH và dữ liệu, đảm bảo người tham gia đã hưởng hoặc đủ điều kiện hưởng chế độ hưu trí, tử tuất.

a) Trường hợp các thông tin trùng khớp:

Căn cứ vào dữ liệu đang quản lý, trạng thái của đơn vị sử dụng lao động và quá trình đóng BHXH của người lao động trên phần mềm nghiệp vụ, thực hiện xác nhận thời gian tham gia BHXH đến thời điểm người lao động nghỉ việc (khóa BHTN; chốt sổ phương án HT hoặc TU); trình Giám đốc ký, phê duyệt và in tờ rời, chuyển Văn phòng/Bộ phận TN&TKQ để trả kết quả cho người nộp hồ sơ; điều chỉnh giảm số tiền chậm đóng, trốn đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất của đơn vị, đồng thời gửi thông báo kết quả đã xử lý cho Phòng/bộ phận KHTC để hạch toán (Mẫu 03).

- Trường hợp cần phải xác minh lại quá trình đóng BHXH: gửi văn bản (hệ thống văn bản điện tử ngành BHXH) đến cơ quan BHXH nơi quản lý đơn vị để rà soát, cung cấp thông tin. Đồng thời, liên hệ điện thoại thông báo cho người nộp hồ sơ được biết, thời hạn xử lý hồ sơ không quá 45 ngày.

- Trường hợp không đủ điều kiện xác nhận: trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do từ chối hoặc hướng dẫn người tham gia thực hiện.

b) Trường hợp các thông tin không trùng khớp: chuyển lại hồ sơ cho Văn phòng/Bộ phận TN&TKQ để hướng dẫn người tham gia hoặc thân nhân người tham gia bổ sung (Mẫu số 02, ban hành kèm theo Quyết định số 475/QĐ-BHXH ngày 27/3/2023 của BHXH Việt Nam).

c) Trường hợp người lao động không có trong dữ liệu quản lý và không có hồ sơ lưu tại cơ quan BHXH: căn cứ hồ sơ do người tham gia hoặc thân nhân người tham gia cung cấp; lập danh sách (Mẫu 01) kèm theo hồ sơ gửi BHXH Thành phố (Phòng QLT) để tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân Thành phố chỉ đạo và thông báo kết quả xử lý để người nộp hồ sơ biết.

6.2.2. Lưu hồ sơ và trả kết quả:

- Trên phần mềm TNHS: Đính kèm Mẫu D02a-TS, D02b-TS, Danh sách cấp tờ bìa, tờ rời (nếu có). Ghi thông báo và hướng dẫn cụ thể các trường hợp không giải quyết vào Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02).

- Chuyển hồ sơ, kết quả cho Bộ phận TN&TKQ theo đúng quy định tại khoản 1 Điều 17 Quyết định số 475/QĐ-BHXH ngày 27/3/2023 của BHXH Việt Nam.

- Lưu trữ hồ sơ theo quy định.

6.3. Văn Phòng/Bộ phận TN&TKQ

- Tiếp nhận kết quả giải quyết TTHC từ Phòng/Bộ phận QLT để trả hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC theo đúng quy định tại khoản 2 Điều 17 Quyết định số 475/QĐ- BHXH ngày 27/3/2023 của BHXH Việt Nam, cụ thể:

+ Kết quả giải quyết TTHC là kết quả điện tử thì hệ thống phần mềm tự động trả theo quy định;

+ Kết quả giải quyết TTHC là bản giấy thì trả qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tiếp tại cơ quan BHXH theo hình thức đã đăng ký./.

XVII. Quy trình Cấp Chứng nhận đối tượng BHXH đối với người lao động Việt Nam; Tiếp nhận Chứng nhận đối tượng BHXH đối với người Hàn Quốc; Dừng đóng BHXH, xác nhận thời gian tham gia BHXH bắt buộc đối với người lao động Việt Nam đi làm việc tại Hàn Quốc theo hợp đồng (Mã DVC 622_HQ)

1. Mục đích:

Tiếp nhận và giải quyết hồ sơ của tổ chức/cá nhân:

- Cấp Chứng nhận đối tượng BHXH đối với người lao động Việt Nam;

- Tiếp nhận Chứng nhận đối tượng BHXH đối với người Hàn Quốc.

- Dừng đóng BHXH, xác nhận thời gian tham gia BHXH bắt buộc đối với người lao động Việt Nam đi làm việc tại Hàn Quốc theo hợp đồng.

2. Thành phần hồ sơ:

3. Phương thức lập, nộp hồ sơ và kết quả giải quyết TTHC

a) Lập hồ sơ

- Người tham gia: kê khai thông tin và bổ sung hồ sơ theo hướng dẫn lập Mẫu TK1-TS, cung cấp bản sao thẻ CCCD; scan code thẻ CCCD/Giấy tờ liên quan có số CMND (trường hợp hoàn thiện mã số) và nộp hồ sơ cho đơn vị nơi đang làm việc.

Trường hợp đóng trực tiếp cho cơ quan BHXH nơi thường trú của người lao động trước khi đi làm việc ở nước ngoài thì nộp hồ sơ theo thành phần quy định tại Mục 2 Quy trình này cho cơ quan BHXH.

- Đơn vị: lập hồ sơ gồm các thành phần theo quy định tại Mục 2 Quy trình này, nộp cho cơ quan BHXH đang quản lý.

b) Hình thức nộp hồ sơ: qua Cổng dịch vụ công quốc gia /Cổng giao dịch điện tử của BHXH Việt Nam /Dịch vụ I-Van, trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính

c) Kết quả giải quyết TTHC:

- Hồ sơ hợp lệ: giao sổ BHXH (nếu có) cho người tham gia lưu giữ.

- Hồ sơ không hợp lệ: thực hiện điều chỉnh, bổ sung hồ sơ theo nội dung hướng dẫn của Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02)/Phiếu Từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Mẫu số 03).

4. Sơ đồ:

5. Thời hạn giải quyết hồ sơ và trả kết quả: 05 ngày, trong đó:

- Văn phòng/Bộ phận TN&TKQ: 0,5 ngày

- Phòng/Bộ phận QLT: 04 ngày

- Văn phòng/Bộ phận TN&TKQ: 0,5 ngày.

6. Quy trình chi tiết:

6.1. Văn phòng/Bộ phận TN&TKQ:

a) Đối với hồ sơ giấy: Tiếp nhận hồ sơ của đơn vị nộp theo đúng thành phần hồ sơ và phương thức tại quy trình này, kiểm đếm số lượng, kiểm tra, đối chiếu hồ sơ với dữ liệu TST, TCS theo Phụ lục D đính kèm.

- Hồ sơ đầy đủ, khớp đúng: Số hóa hồ sơ, giấy tờ theo Danh mục hồ sơ, giấy tờ TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của BHXH Việt Nam cần thực hiện số hóa (ban hành kèm theo Quyết định số 2939/QĐ-BHXH ngày 11/10/2022 của BHXH Việt Nam) và cập nhật vào cơ sở dữ liệu của Hệ thống thông tin một cửa điện tử; Lập 02 bản Phiếu Tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (Mẫu số 01) để gửi cho đơn vị/người tham gia và 01 bản chuyển cho Phòng/Bộ phận QLT.

- Hồ sơ chưa đúng, chưa đủ: Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02), ghi rõ nội dung bổ sung, số điện thoại liên hệ, ký tên, trả hồ sơ cho đơn vị/người tham gia.

- Hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết: Lập Phiếu Từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Mẫu số 03), ghi rõ lý do từ chối, số điện thoại liên hệ, ký tên, trả hồ sơ cho đơn vị/người tham gia.

Lưu ý: Trường hợp bản sao không hợp lệ thì đề nghị đơn vị/người nộp hồ sơ cung cấp bản chính để đối chiếu, đồng thời xác nhận "đã đối chiếu với bản chính" ký, ghi rõ họ tên và ngày-tháng-năm xác nhận sau đó trả lại bản chính cho đơn vị/người nộp.

b) Đối với hồ sơ điện tử:

Truy cập phần mềm TNHS: tiếp nhận hồ sơ điện tử của đơn vị/người tham gia, chuyển đến Phòng/Bộ phận QLT.

6.2. Phòng/Bộ phận QLT:

6.2.1. Giải quyết hồ sơ:

a) Cấp Chứng nhận đối tượng BHXH đối với người lao động Việt Nam:

Kiểm tra, đối chiếu dữ liệu với hồ sơ trước khi xử lý:

- Trường hợp hồ sơ đúng, đủ: Cập nhật dữ liệu vào phần mềm quản lý; ký mẫu Chứng nhận đối tượng BHXH (mẫu VN/KR1), chuyển Giám đốc phê duyệt, ký, chuyển Phòng/bộ phận TN&TKQ để trả đơn vị.

- Trường hợp hồ sơ chưa đúng, đủ: Lập phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02 kèm theo Quyết định số 475/QĐ-BHXH ngày 27/3/2023 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong ngành BHXH Việt Nam) hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ theo quy định chuyển Phòng/bộ phận TN&TKQ để gửi lại đơn vị.

Lưu ý: Trường hợp người lao động được phái cử quá 60 tháng thì đơn vị nộp hồ sơ đề nghị cấp Chứng nhận đối tượng BHXH đối với thời gian tiếp theo (hồ sơ chứng minh người lao động được kéo dài thời gian phái cử (thời hạn tối đa là 36 tháng) hoặc hồ sơ chứng minh người lao động được gia hạn hợp đồng tại nước tiếp nhận cho cơ quan BHXH; Quy trình và hồ sơ cấp Chứng nhận đối tượng BHXH lần sau thực hiện như đối với trường hợp cấp Chứng nhận đối tượng BHXH lần đầu.

- Định kỳ, hàng quý/năm: Lập Biểu trao đổi dữ liệu về chứng nhận đối tượng BHXH để theo dõi, tổng hợp, quản lý (mẫu VN/KR2).

b) Tiếp nhận Chứng nhận đối tượng BHXH đối với người Hàn Quốc:

- Thực hiện kiểm tra, xác định đối tượng:

+ Trường hợp hồ sơ đầy đủ, chính xác: Cập nhật dữ liệu vào phần mềm quản lý để thực hiện miễn đóng BHXH bắt buộc đối với người lao động;

+ Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chính xác: Lập phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02 kèm theo Quyết định số 475/QĐ-BHXH ngày 27/3/2023 của BHXH Việt Nam ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong ngành BHXH Việt Nam) hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ theo quy định chuyển Bộ phận tiếp nhận hồ sơ để gửi lại đơn vị;

- Chuyển (hồ sơ) Chứng nhận đối tượng BHXH cho Phòng/bộ phận TN&TKQ;

- Định kỳ hàng quý, năm: Tổng hợp danh sách lao động Hàn Quốc nộp chứng nhận đối tượng theo mẫu Danh sách tiếp nhận chứng nhận đối tượng BHXH của người Hàn Quốc; dừng tham gia BHXH của người Việt Nam (Mẫu TNDT/HĐ) để theo dõi, quản lý

c) Dừng đóng BHXH, xác nhận thời gian tham gia BHXH bắt buộc đối với người lao động Việt Nam đi làm việc tại Hàn Quốc theo hợp đồng:

- Trường hợp người lao động tại điểm 1 Mục này đã đóng BHXH từ 01/01/2024 thì cơ quan BHXH thực hiện hoàn trả số tiền BHXH đã đóng từ ngày 01/01/2024 theo quy định.

- Cơ quan BHXH thực hiện dừng thu BHXH bắt buộc, xác nhận thời gian tham gia BHXH, trả tờ rời sổ BHXH, hoàn trả (nếu có) đối với người đi làm việc tại Hàn Quốc tại điểm 1, điểm 3 Mục này theo hướng dẫn tại Quyết định số 366/QĐ-BHXH ngày 29/4/2026 của BHXH Việt Nam.

- Định kỳ, hàng quý/năm: Tổng hợp danh sách người lao động đi làm việc tại Hàn Quốc dừng đóng BHXH theo mẫu Danh sách tiếp nhận chứng nhận đối tượng BHXH của người Hàn Quốc; dừng tham gia BHXH của người Việt Nam (Mẫu TNDT/HĐ) để theo dõi, quản lý.

6.2.2. Lưu hồ sơ và trả kết quả:

- Trên phần mềm TNHS: Đính kèm Mẫu D02a-TS, Danh sách cấp tờ rời (nếu có). Ghi thông báo và hướng dẫn cụ thể các trường hợp không giải quyết vào Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02).

- Chuyển hồ sơ, kết quả cho Bộ phận TN&TKQ theo đúng quy định tại khoản 1 Điều 17 Quyết định số 475/QĐ-BHXH ngày 27/3/2023 của BHXH Việt Nam.

- Lưu trữ hồ sơ theo quy định.

6.3. Văn Phòng/Bộ phận TN&TKQ

- Tiếp nhận kết quả giải quyết TTHC từ Phòng/Bộ phận QLT để chuyển trả kết quả cho cá nhân hoặc tổ chức theo hình thức đã đăng ký theo đúng quy định tại khoản 2, 3, 4 Điều 17 Quyết định số 475/QĐ-BHXH ngày 27/3/2023 của BHXH Việt Nam (Đối với kết quả giải quyết TTHC là kết quả điện tử thì hệ thống phần mềm tự động trả theo quy định)./.

XVIII. QUY TRÌNH

Cấp kinh phí chăm sóc sức khoẻ ban đầu (Mã hồ sơ 666)

1. Mục đích:

Tiếp nhận và giải quyết hồ sơ của tổ chức:

- Cấp kinh phí chăm sóc sức khoẻ ban đầu (CSSKBĐ)

2. Thành phần hồ sơ:

3. Phương thức lập, nộp hồ sơ và kết quả giải quyết TTHC

a) Lập hồ sơ

Các đơn vị/tổ chức lập hồ sơ gồm các thành phần theo quy định tại Mục 2 Quy trình này, nộp cho cơ quan BHXH đang quản lý đúng thời gian quy định, cụ thể:

- Cơ sở giáo dục: nộp trước ngày 31/10 hàng năm hoặc khi đủ điều kiện trích kinh phí CSSKBĐ. Trường hợp chưa tập hợp đầy đủ Mẫu số 02/BHYT trước ngày 31/10 thì nộp bổ sung khi nộp hồ sơ cấp thẻ BHYT.

- Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, Cơ quan, tổ chức được Chủ tịch UBND tỉnh giao mua tủ thuốc, thuốc, vật tư y tế cấp cho các chủ tàu đánh bắt xa bờ: nộp trước ngày 15/12 hàng năm.

Lưu ý: Việc trích, chuyển, quyết toán kinh phí CSSKBĐ theo năm tài chính, tính từ thời điểm đủ điều kiện nhận kinh phí CSSKBĐ.

b) Hình thức nộp hồ sơ: qua Cổng dịch vụ công quốc gia /Cổng giao dịch điện tử của BHXH Việt Nam /Dịch vụ I-Van, trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính

c) Kết quả giải quyết TTHC:

- Hồ sơ hợp lệ: nhận kinh phí CSSKBĐ (nếu có), sử dụng theo đúng quy định

- Hồ sơ không hợp lệ: thực hiện điều chỉnh, bổ sung hồ sơ theo nội dung hướng dẫn của Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02)/Phiếu Từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Mẫu số 03).

4. Sơ đồ:

5. Thời hạn giải quyết hồ sơ: 10 ngày, trong đó:

- Bước 1: Văn Phòng/Bộ phận TN&TKQ: 0,5 ngày

- Bước 2: Phòng/Bộ phận QLT: 04 ngày

- Bước 3: Phòng/Bộ phận KHTC: 05 ngày

- Bước 4: Văn Phòng/Bộ phận TN&TKQ: 0,5 ngày.

6. Quy trình tiếp nhận, giải quyết hồ sơ và trả kết quả:

6.1. Văn Phòng/Bộ phận TN&TKQ:

a) Đối với hồ sơ giấy: kiểm đếm số lượng, thành phần hồ sơ theo Mục 2 Quy trình này và đối chiếu thông tin theo Phụ lục D đính kèm.

- Hồ sơ đầy đủ, khớp đúng: Số hóa hồ sơ, giấy tờ theo Danh mục hồ sơ, giấy tờ TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của BHXH Việt Nam cần thực hiện số hóa (Ban hành kèm theo Quyết định số 2939/QĐ-BHXH ngày 11/10/2022 của BHXH Việt Nam); Lập 02 bản Phiếu Tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (Mẫu số 01) để gửi cho đơn vị và 01 bản chuyển cho Phòng/Bộ phận QLT.

- Hồ sơ chưa đúng, chưa đủ: Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02), ghi rõ nội dung bổ sung, số điện thoại, ký tên, trả hồ sơ cho đơn vị.

- Hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết: Lập Phiếu Từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Mẫu số 03), ghi rõ lý do từ chối, số điện thoại, ký tên, trả hồ sơ cho đơn vị.

Lưu ý: Đơn vị nộp bản sao không hợp lệ thì đề nghị người nộp hồ sơ cung cấp bản chính để đối chiếu, đồng thời xác nhận "đã đối chiếu với bản chính" ký, ghi rõ họ tên và ngày tháng năm xác nhận sau đó trả lại bản chính cho đơn vị.

b) Đối với hồ sơ điện tử:

Truy cập phần mềm TNHS: tiếp nhận hồ sơ điện tử của đơn vị, chuyển cho Phòng/Bộ phận QLT.

6.2. Phòng/Bộ phận QLT

6.2.1. Xử lý hồ sơ trích kinh phí CSSKBĐ:

Kiểm tra, đối chiếu hồ sơ với dữ liệu trên phần mềm TST, kiểm tra điều kiện trích chuyển kinh phí CSSKBĐ; kiểm tra số tiền đóng BHYT của đơn vị:

a) Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện trích chuyển kinh phí CSSKBĐ hoặc đơn vị chậm đóng tiền BHYT:

Lập phiếu Yêu cầu (Mẫu số 02) ghi rõ nội dung cần bổ sung chuyển "hồ sơ không hợp lệ" về Phòng/Bộ phận TN&TKQ để trả cho đơn vị.

b) Trường hợp hồ sơ, dữ liệu đầy đủ, đúng quy định:

+ Cập nhật dữ liệu Mẫu số 01a/BHYT hoặc 01b/BHYT; Mẫu số 02/BHYT vào phần mềm TST.

+ Lập Danh sách chi chăm sóc sức khỏe ban đầu - Mẫu số C77-HD.

Sau khi kiểm tra trùng khớp số liệu: Chuyển dữ liệu trích kinh phí CSSKBĐ từ phần mềm TST sang phần mềm KTTT đồng thời gửi toàn bộ hồ sơ cho Phòng/Bộ phận KHTC.

+ Lập Mẫu số 02 (trên phần mềm TNHS) thông báo nội dung: "Đơn vị …. đủ điều kiện trích kinh phí CSSKBĐ kể từ tháng …. năm …. BHXH Thành phố sẽ chuyển kinh phí CSSKBĐ chậm nhất ngày …. Đơn vị có trách nhiệm sử dụng kinh phí được cấp cho công tác CSSKBĐ theo đúng Điều 63 Nghị định số 188/2025/NĐ-CP quy định về điều kiện, nội dung chi, thanh quyết toán kinh phí khám bệnh, chữa bệnh BHYT trong công tác CSSK, không được sử dụng vào các mục đích khác, số kinh phí được cấp đến cuối năm chưa sử dụng hết, được chuyển nguồn sang năm sau tiếp tục sử dụng, không phải quyết toán với cơ quan BHXH". Trường hợp đơn vị nộp hồ sơ giấy thì in, trình lãnh đạo phụ trách ký.

+ Đính kèm vào phần mềm TNHS: Mẫu số 01a/BHYT; Mẫu số 01b/BHYT; Mẫu số 02/BHYT; Mẫu số C77-HD (nếu có).

+ Chuyển hồ sơ, kết quả cho Phòng/Bộ phận KHTC

+ Lưu trữ hồ sơ theo quy định.

6.2.2. Đối chiếu số liệu hằng quý, chậm nhất ngày 10 tháng đầu quý sau:

Chuyển dữ liệu trích kinh phí CSSKBD tương ứng với Danh sách chi chăm sóc sức khỏe ban đầu - Mẫu số C77-HD (bản giấy) của quý trước cho Phòng/Bộ phận KHTC để đối chiếu số liệu trích CSSKBĐ phát sinh trong quý trước với Phòng/Bộ phận KHTC theo từng đơn vị (Bao gồm cả đối tượng nội tỉnh và đối tượng ngoại tỉnh đến); đối chiếu số trích CSSKBĐ đối tượng ngoại tỉnh đến với Phòng/ Bộ phận Chế độ BHYT phát sinh trong quý theo từng mã thẻ phát sinh.

Riêng quý 4 hằng năm, chậm nhất ngày 25 tháng đầu năm sau chuyển toàn bộ dữ liệu đồng thời gửi Mẫu số C77-HD (bản giấy) Danh sách chi chăm sóc sức khỏe ban đầu trong năm cho Phòng/Bộ phận KHTC để đối chiếu số liệu trích CSSKBĐ phát sinh trong năm với Phòng/Bộ phận KHTC theo từng đơn vị (Bao gồm cả đối tượng nội tỉnh và đối tượng ngoại tỉnh đến); đối chiếu số trích CSSKBĐ đối tượng ngoại tỉnh đến với Phòng/ Bộ phận Chế độ BHYT phát sinh trong năm theo từng mã thẻ phát sinh.

a) Trường hợp phát hiện sai sót: phối hợp với Phòng/Bộ phận KHTC; Phòng/ Bộ phận Chế độ BHYT rà soát, điều chỉnh số liệu theo quy định.

b) Trường hợp số liệu khớp đúng: lưu trữ dữ liệu, hồ sơ đã trích chuyển kinh phí CSSKBĐ của đơn vị theo quy định.

6.3. Phòng/Bộ phận KHTC: (thời hạn 05 ngày)

Tiếp nhận dữ liệu trích CSSKBD đồng thời Mẫu số C77-HD (bản giấy) và hồ sơ liên quan do Phòng/Bộ phận QLT chuyển đến.

Kiểm tra, rà soát, đối chiếu số liệu trích chuyển kinh phí CSSKBĐ:

a) Trường hợp phát hiện sai sót:

Từ chối dữ liệu trích CSSKBD trên phần mềm KTTT. Chuyển trả hồ sơ cho Phòng/Bộ phận QLT.

b) Trường hợp hồ sơ, dữ liệu đầy đủ, khớp đúng:

Nhận dữ liệu hoàn trả, hạch toán nghiệp vụ hoàn trả trên PM KTTT theo quy định của Ngành. Thực hiện trích chuyển kinh phí CSSKBĐ cho đơn vị theo quy định

- Đối với cơ sở giáo dục:

+ Đăng ký 3 tháng: thời điểm trích chuyển là sau khi Phòng/Bộ phận QLT hoàn tất quyết toán thu hàng quý.

+ Đăng ký 6 tháng: Sau khi Phòng/Bộ phận QLT hoàn tất quyết toán thu quý 2 hoặc quý 4.

+ Đăng ký 12 tháng: Sau khi Phòng/Bộ phận QLT hoàn tất quyết toán thu năm.

- Đối với Cơ quan, tổ chức được Chủ tịch UBND tỉnh giao mua tủ thuốc, thuốc, vật tư y tế cấp cho các chủ tàu đánh bắt xa bờ và Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp: thời điểm cơ quan BHXH trích, chuyển kinh phí CSSKBĐ là sau khi Phòng/Bộ phận QLT hoàn tất quyết toán thu hàng quý.

Lưu ý:

- Phòng / Bộ phận KHTC phải chuyển kinh phí CSSKBĐ đầy đủ cho đơn vị. Chậm nhất ngày 31/01 năm sau chuyển hết kinh phí CSSKBĐ đối với các hồ sơ đã nhận từ Phòng/ Bộ phận QLT đã chuyển Phòng/Bộ phận KHTC trước ngày 25/01.

- Chậm nhất ngày 10 của tháng đầu quý sau, đối chiếu số trích CSSKBĐ phát sinh trong quý với Phòng/ Bộ phận QLT theo từng đơn vị (Bao gồm cả đối tượng nội tỉnh và đối tượng ngoại tỉnh đến). Riêng quý 4 hàng năm chậm nhất ngày trước 31/01 đầu năm sau.

- Chậm nhất ngày 31/01 tháng đầu năm sau, căn cứ số trích CSSKBĐ phát sinh trong năm đã đối chiếu giữa các phòng/ Bộ phận QLT, Phòng/Bộ phận KHTC, Phòng/Bộ phận Chế độ BHYT lập Bảng tổng hợp tình hình trích chuyển kinh phí CSSKBĐ để thực hiện quyết toán năm.

- Chuyển hồ sơ, kết quả cho Bộ phận TN&TKQ theo đúng quy định tại khoản 1 Điều 17 Quyết định số 475/QĐ-BHXH ngày 27/3/2023 của BHXH Việt Nam

- Lưu trữ hồ sơ theo quy định.

6.4. Văn Phòng/Bộ phận TN&TKQ

- Tiếp nhận kết quả giải quyết TTHC từ Phòng/Bộ phận KHTC để chuyển trả kết quả cho cá nhân hoặc tổ chức theo hình thức đã đăng ký theo đúng quy định tại khoản 2, 3, 4 Điều 17 Quyết định số 475/QĐ-BHXH ngày 27/3/2023 của BHXH Việt Nam (Đối với kết quả giải quyết TTHC là kết quả điện tử thì hệ thống phần mềm tự động trả theo quy định)./.

PHỤC LỤC C

NỘI DUNG QUY TRÌNH SỔ THẺ
(Ban hành kèm Thông báo số 5858/TB-BHXH, ngày 24/7/2026 của Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh)

1. Quy trình 607, 607a, 607b: Cấp lại sổ BHXH do mất, hỏng (không thay đổi thông tin)

1.1 Mục đích:

Tiếp nhận và giải quyết hồ sơ đề nghị cấp lại sổ BHXH do đơn vị/người tham gia làm mất, hỏng (không thay đổi thông tin).

1.2 Thành phần hồ sơ:

1.3 Phương thức lập và nộp hồ sơ:

- Đơn vị lập và gửi hồ sơ điện tử (mã hồ sơ 607) hoặc lập hồ sơ theo mục 1.2 quy trình này nộp cho cơ quan BHXH nơi quản lý.

- Người đang làm việc lập hồ sơ theo mục 1.2 quy trình này nộp cho cơ quan BHXH (mã hồ sơ 607a/607b) nơi đang tham gia.

- Người đang bảo lưu thời gian đóng BHXH, người chỉ đang tham gia BHYT nộp hồ sơ (mã hồ sơ 607a/607b) cho cơ quan BHXH (phi địa giới hành chính).

Lưu ý:

- Trường hợp toàn bộ quá trình tham gia BHXH, BHTN đề nghị cấp mất chưa được bảo lưu (BL, BA, BI) thì NLĐ liên hệ cơ quan BHXH nơi chưa xác nhận để nộp hồ sơ bảo lưu quá trình tham gia BHXH, BHTN.

- Trường hợp một phần quá trình tham gia BHXH, BHTN đề nghị cấp mất chưa được bảo lưu (BL, BA, BI), thực hiện:

● Quá trình chưa được bảo lưu thuộc BHXH TP. HCM quản lý: tiếp nhận hồ sơ 607a.

● Quá trình chưa được bảo lưu không thuộc BHXH TP. HCM quản lý, Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ & TKQ lập Mẫu số 02 đề nghị NLĐ lựa chọn theo các phương án sau:

+ Phương án 1: NLĐ liên hệ cơ quan BHXH nơi chưa xác nhận bảo lưu quá trình tham gia BHXH, BHTN để thực hiện xác nhận quá trình, đồng thời cấp mất tờ rời các quá trình tham gia BHXH, BHTN chưa hưởng đã được xác nhận bảo lưu.

+ Phương án 2: BHXH nơi tiếp nhận hồ sơ chỉ cấp lại tờ rời tham gia BHXH, BHTN các quá trình tham gia chưa hưởng đã được xác nhận bảo lưu, đề nghị NLĐ liên hệ cơ quan BHXH nơi chưa xác nhận bảo lưu để được xác nhận tiếp.

- Trường hợp toàn bộ quá trình đề nghị cấp mất tham gia BHXH, BHTN được xác nhận theo phương án Bảo lưu (không in) "Bi" chỉ tiếp nhận hồ sơ 607a đối với trường hợp sổ chưa được đồng bộ và có mã số BHXH khác đã đồng bộ, xác thực được với CSDLQG về DC; đối với sổ đã đồng bộ và xác thực với CSDLQG về DC nộp theo hồ sơ 620 để được in tờ rời.

- Đơn vị chỉ lập hồ sơ đề nghị cấp lại tờ rời chốt sổ nghỉ việc (BL) tại đơn vị do sổ BHXH và tờ rời hàng năm đã chuyển trả cho người lao động lưu giữ.

- Trường hợp ủy quyền nộp hồ sơ/nhận kết quả thì người được ủy quyền cung cấp giấy uỷ quyền hoặc hợp đồng ủy quyền theo đúng quy định và xuất trình Căn cước công dân/ Hộ chiếu của người được ủy quyền để đối chiếu.

- Người lao động phải kê khai rõ cấp lại tờ bìa, tờ rời có quá trình đóng cần cấp lại (thời gian, chức danh, tên đơn vị), quá trình chưa được bảo lưu (nếu có) vào Tờ khai TK1-TS, đồng thời cam kết chưa (hoặc đã) hưởng trợ cấp BHXH một lần, trợ cấp thất nghiệp vào mẫu TK1-TS.

1.4 Hình thức nộp hồ sơ:

● Đơn vị: nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH theo một trong các hình thức sau:

- Lập hồ sơ điện tử, ký số và gửi lên Cổng Dịch vụ công của BHXH Việt Nam hoặc qua tổ chức I-VAN hoặc qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia.

- Nộp hồ sơ giấy qua dịch vụ bưu chính hoặc nộp trực tiếp tại Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ & TKQ của cơ quan BHXH nơi đang quản lý.

● Người lao động: nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH theo một trong các hình thức sau:

- Qua giao dịch điện tử: người tham gia đăng ký nhận mã xác thực và gửi hồ sơ điện tử đến Cổng Dịch vụ công của BHXH Việt Nam hoặc qua Tổ chức I-VAN (nếu đã đăng ký sử dụng dịch vụ I-VAN). Người nộp hồ sơ đến nhận kết quả trực tiếp tại cơ quan BHXH.

- Nộp hồ sơ giấy trực tiếp tại Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ & TKQ của cơ quan BHXH theo mục 1.3 quy trình này. Người nộp hồ sơ đến nhận kết quả trực tiếp tại cơ quan BHXH hoặc nhận qua Bưu chính.

1.5 Thời hạn giải quyết hồ sơ và trả kết quả

* Hồ sơ 607, 607a: 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định

- Văn phòng/Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ & TKQ: 0,5 ngày;

- Phòng/Bộ phận Quản lý Thu và Phát triển người tham gia: 09 ngày;

- Văn Phòng/Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ & TKQ: 0,5 ngày.

* Hồ sơ 607b (hồ sơ cần phải thẩm tra, xác minh): 40 ngày làm việc

- Văn phòng/Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ & TKQ: 0,5 ngày;

- Phòng/Bộ phận Quản lý Thu và Phát triển người tham gia: 39 ngày;

- Văn Phòng/Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ & TKQ: 0,5 ngày.

♦ Sơ đồ:

1.6 Quy trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ:

1.6.1 Văn phòng/Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ & TKQ:

a. Đối với hồ sơ giấy: kiểm tra thành phần hồ sơ và đối chiếu thông tin theo phụ lục D đính kèm.

Trường hợp một phần quá trình đề nghị cấp mất chưa được bảo lưu (BL, BA, BI) không thuộc BHXH TP. HCM quản lý, đề nghị NLĐ ký xác nhận vào Mẫu số 02 theo các phương án tại mục 1.3 quy trình này:

+ NLĐ chọn phương án 1: không nộp hồ sơ

+ NLĐ chọn phương án 2: nộp hồ sơ.

+ Lưu Mẫu số 02 sau khi NLĐ đã chọn và ký xác nhận.

- Yêu cầu người lao động kê khai đầy đủ nội dung đề nghị cấp lại sổ (lý do cấp lại, cấp lại tờ bìa hay tờ rời sổ và quá trình đóng cần cấp lại). (Lưu ý: Không được cung cấp thông tin cho người lao động.)

- Tiếp nhận hồ sơ của người tham gia/đơn vị nộp theo đúng thành phần hồ sơ tại mục 1.2 và phương thức tại mục 1.3 quy trình này.

- Tiếp nhận toàn bộ hồ sơ do phòng QLT (trả sai nội bộ) chuyển trả đối với các hồ sơ 607a cần phải thẩm tra, xác minh. Tiếp nhận lại hồ sơ mới theo mã quy trình 607b (ghi số hồ cũ vào phần ghi chú, in và kẹp theo Giấy tiếp nhận hồ sơ 607a cũ).

Đồng thời liên hệ thông báo cho người lao động biết về tình trạng hồ sơ (thông báo qua điện thoại hoặc thư điện tử).

- Đề nghị người lao động cung cấp bản chính Thẻ căn cước/CCCD để đối chiếu với các thông tin trên Tờ khai TK1-TS (kể cả trường hợp người lao động nộp bản Thẻ căn cước/CCCD có sao y của UBND phường/xã hoặc Phòng Công chứng) để nhận diện đúng người nộp hồ sơ, nếu thông tin khớp đúng thì viên chức tiếp nhận hồ sơ đóng dấu "đã đối chiếu Thẻ căn cước/CCCD bản chính" trên Tờ khai TK1-TS, ghi ngày tháng năm, ký, ghi rõ họ tên và chịu trách nhiệm về việc đối chiếu này vào phần mềm TNHS. Thực hiện điểm chỉ trên mẫu TK1-TS trước mặt viên chức tiếp nhận hồ sơ, đồng thời chụp hình người nộp hồ sơ và yêu cầu người nộp ghi rõ nội dung "Tôi đồng ý cơ quan BHXH chụp chân dung" vào mục "[17]. Giấy tờ kèm theo".

- Thực hiện thông báo hoặc niêm yết công khai bằng hình thức phù hợp tại Bộ phận một cửa hoặc quầy tiếp nhận hồ sơ về việc chụp hình/ghi hình người lao động. Nội dung niêm yết phải nêu rõ: mục đích xử lý hình ảnh (phục vụ công tác tiếp nhận, giải quyết hồ sơ), phạm vi sử dụng và các quyền của người lao động đối với hình ảnh của mình, nhằm đảm bảo quyền được biết của chủ thể dữ liệu theo quy định pháp luật.

- Trường hợp sổ BHXH chưa đồng bộ (hoặc có nhiều sổ BHXH nhưng tất cả đều chưa đồng bộ) đề nghị người lao động kê khai bổ sung thông tin thành viên hộ gia đình trên Phụ lục TK1-TS.

- Hồ sơ đầy đủ, khớp đúng: Số hóa hồ sơ, giấy tờ theo Danh mục hồ sơ, giấy tờ TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của BHXH Việt Nam cần thực hiện số hóa (Ban hành kèm theo Quyết định số 2939/QĐ-BHXH ngày 11 tháng 10 năm 2022 của BHXH Việt Nam); đồng thời quét scan hình ảnh CCCD/Giấy xác nhận Mã định danh hoặc Hộ chiếu thực hiện ký số và cập nhật vào Hệ thống TNHS; Lập 02 bản Giấy Tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (Mẫu số 01) để gửi cho người tham gia/đơn vị và 01 bản chuyển cho Phòng/Bộ phận Quản lý Thu và Phát triển người tham gia.

- Hồ sơ chưa đúng, chưa đủ: Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02) trả hồ sơ cho đơn vị/người lao động.

- Hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết: Lập Phiếu Từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Mẫu số 03) trả hồ sơ cho đơn vị/người lao động.

Lưu ý: Trường hợp khi tiếp nhận hồ sơ phát hiện:

+ Thông tin nhân thân trên Tờ khai TK1-TS không khớp với dữ liệu trên toàn quốc, hướng dẫn người lao động nộp hồ sơ theo phiếu giao nhận 608 để điều chỉnh sau đó nộp hồ sơ cấp lại sổ do mất.

+ Tra cứu sổ đang có trên dữ liệu thu hồi sổ hoặc sổ đã hưởng BHXH một lần tham gia tiếp nhưng chưa được cấp lại, hướng dẫn người lao động nộp hồ sơ theo phiếu giao nhận 625 để được cấp lại sổ.

+ Trường hợp sổ đã hưởng BHXH một lần, trợ cấp thất nghiệp không đủ điều kiện cấp lại (sổ không còn quá trình và không tham gia tiếp): Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02) trên phần mềm TNHS ghi nội dung đề nghị bổ sung, hoàn chỉnh để thông báo cho cá nhân/đơn vị biết.

b. Đối với hồ sơ điện tử:

- Truy cập phần mềm TNHS: tiếp nhận hồ sơ điện tử của đơn vị/người tham gia, chuyển cho Phòng/Bộ phận QLT.

- Thông báo cho người nộp hồ sơ nhận kết quả trực tiếp tại cơ quan BHXH.

Lưu ý:

- Trường hợp ủy quyền nộp hồ sơ/nhận kết quả thì người được ủy quyền cung cấp giấy uỷ quyền hoặc hợp đồng ủy quyền theo đúng quy định và xuất trình Căn cước công dân/Hộ chiếu của người được ủy quyền để đối chiếu.

- Trường hợp sổ hư hỏng do lỗi cơ quan BHXH như in mờ, in nhoè mực… thì cán bộ TNHS hướng dẫn đơn vị hoặc người lao động nộp hồ sơ theo PGNHS 680 để giải quyết nhanh.

- Bộ phận TNHS để nhận diện hồ sơ cần phải thẩm tra, xác minh khi tiếp nhận cần lưu ý các trường hợp nếu có đồng thời vừa cấp mất quá trình dài, lương cao, tham gia tại nhiều đơn vị, nhiều tỉnh thành phố, ... thì khi tiếp nhận hồ sơ viên chức TNHS phải thông báo rõ cho người nộp hồ sơ biết về tình trạng hồ sơ có thể cần phải thẩm tra, xác minh nên tổng thời gian kéo dài đến 45 ngày làm việc (nếu có).

1.6.2 Phòng/Bộ phận Quản lý Thu và Phát triển người tham gia:

a) Tiếp nhận hồ sơ từ Văn phòng/ Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ & TKQ

b) Kiểm tra quá trình, đối chiếu thông tin theo Phụ lục D đính kèm.

- Đối với hồ sơ điện tử: Căn cứ số điện thoại trên Tờ khai TK1-TS để điện thoại cho người lao động xác minh lại thông tin đúng người nộp hồ sơ. Nếu người lao động xác định có nộp hồ sơ thì xác minh các thông tin như: quá trình đóng, các nơi đã làm việc, địa chỉ nơi làm việc, mức lương, nhân thân,….

* Trường hợp dữ liệu không khớp đúng, hồ sơ không đúng quy định:

- Đối với Hồ sơ giấy nhận chưa đúng theo mục 1.6.1 quy trình này: chọn xử lý hồ sơ sai nội bộ, ghi rõ lý do chưa đúng, chưa đủ vào Nội dung xử lý, đánh giá, chuyển giao, trình ký trên phần mềm TNHS, chuyển trả về Văn phòng/ Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ & TKQ.

- Đối với hồ sơ đã tiếp nhận theo mã quy trình 607a, nếu xác định hồ sơ cần phải thẩm tra, xác minh: trong thời gian 04 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ chọn xử lý hồ sơ sai nội bộ, ghi rõ lý do "Hồ sơ cần phải thẩm tra, xác minh, đề nghị Bộ phận TNTKQ tiếp nhận lại hồ sơ mới theo quy trình 607b" vào phần Nội dung xử lý, đánh giá, chuyển giao, trình ký trên phần mềm TNHS, chuyển trả toàn bộ hồ sơ về Văn phòng/Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ & TKQ.

- Đối với Hồ sơ điện tử: lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02); chuyển trả hồ sơ điện tử cho Văn phòng/ Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ & TKQ; Xác nhận "Hồ sơ không hợp lệ" trên phần mềm TNHS nếu:

+ Thông tin nhân thân trên Tờ khai TK1-TS không khớp với dữ liệu trên toàn quốc;

+ Tờ khai TK1-TS không kê khai rõ các nội dung đề nghị cấp mất; thiếu hình ảnh CCCD/ĐDCN; thiếu cam kết việc hưởng/chưa hưởng các chế độ BHXH, BHTN;

+ Trường hợp sổ đã hưởng BHXH một lần, trợ cấp thất nghiệp không đủ điều kiện cấp lại (sổ không còn quá trình và không tham gia tiếp);

+ Trường hợp tra cứu sổ đang có trên dữ liệu thu hồi sổ hoặc sổ đã hưởng BHXH một lần tham gia tiếp nhưng chưa được cấp lại;

+ Trường hợp sổ BHXH do cơ quan BHXH khác chưa xác nhận (BL, BA, BI) hoặc xác nhận bảo lưu trước đó nếu có sai sót: lập Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02) hướng dẫn người lao động liên hệ cơ quan BHXH trước đó kiểm tra, xác nhận quá trình.

+ Khi xác minh thông tin, người lao động xác định không nộp hồ sơ.

Lưu ý: Kiểm tra đầy đủ thông tin và hướng dẫn đầy đủ cho người lao động trên Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02), tránh trường hợp hồ sơ bị trả nhiều lần theo nhiều lỗi khác nhau.

* Trường hợp dữ liệu khớp đúng, hồ sơ đúng quy định:

- Hoàn chỉnh dữ liệu thu theo Phụ lục D đính kèm.

- Trường hợp một phần quá trình đề nghị cấp mất chưa được bảo lưu (BL, BA, BI) thuộc BHXH TP. HCM quản lý, thực hiện:

+ Lập Phiếu đề nghị (Mẫu C02-TS) đến Phòng QLT/BHXH cơ sở nơi chưa xác nhận bảo lưu/cần xác minh thông tin, quá trình đóng đề nghị trong vòng 02 ngày làm việc cơ quan BHXH nơi nhận Phiếu đề nghị (Mẫu C02-TS) phản hồi bằng một trong các phương thức sau:

● Xác nhận bằng văn bản đối với trường hợp sổ chưa đồng bộ;

● Xác nhận trên phần mềm TST theo phương án Bảo lưu (không in) "Bi";

+ Sau khi nhận được phản hồi từ Phòng QLT/BHXH cơ sở:

● Lưu văn bản trả lời đối với trường hợp sổ chưa đồng bộ;

● Chụp lại xác nhận trên phần mềm TST theo phương án Bảo lưu (không in) "Bi", lưu cùng hồ sơ.

- Trường hợp hồ sơ cần phải thẩm tra, xác minh và có văn bản gửi cơ quan BHXH khác đề nghị xác minh, phải đồng thời gửi văn bản đến người lao động được biết.

c) Cấp lại quá trình tham gia BHXH, BHTN do mất:

- Đối với sổ đã đồng bộ:

+ Cấp lại tờ bìa (nếu có),

+ Cấp lại tờ rời sổ BHXH có quá trình BHXH, BHTN, BHTNLĐ – BNN chưa hưởng đã được bảo lưu bao gồm cả quá trình BHXH, BHTN mới được xác nhận theo phương án Bảo lưu (không in) "Bi" (nếu có).

+ In danh sách cấp tờ bìa (nếu có), cấp tờ rời sổ BHXH cùng toàn bộ hồ sơ kèm các kết quả tra cứu hưởng BHXH một lần, BHTN, bản chụp xác nhận trên phần mềm TST theo phương án Bảo lưu (không in) "Bi" (nếu có) trình lãnh đạo phụ trách phê duyệt.

- Đối với sổ chưa được đồng bộ và có mã số BHXH khác đã đồng bộ và xác thực với CSDLQG về DC: lập công văn xác nhận quá trình bao gồm quá trình mới được xác nhận theo công văn từ Phòng QLT/BHXH cơ sở khác gửi (nếu có) theo Phụ lục D đính kèm.

- Đính kèm vào Hệ thống TNHS: các tra cứu về quá trình tham gia, danh sách cấp tờ bìa, cấp tờ rời sổ BHXH, công văn xác nhận (nếu có).

- Đối với hồ sơ điện tử: In Mẫu số 02 từ phần mềm TNHS có nội dung hướng dẫn người lao động nhận hồ sơ trực tiếp tại cơ quan BHXH theo đúng ngày trả kết quả để thực hiện xác minh thông tin.

- Lưu hồ sơ theo quy định.

- Chuyển hồ sơ, kết quả cho Bộ phận Một cửa theo đúng quy định tại khoản 1, Điều 17, Quyết định số 475/BHXH ngày 27/03/2023 của BHXH Việt Nam.

Lưu ý:

- Hồ sơ cấp lại sổ do mất phải giải quyết đúng thời hạn quy định, không được giải quyết trước hạn, trường hợp giải quyết trước hạn phải có phê duyệt của lãnh đạo.

- Kiểm tra quá trình nhập dữ liệu tham gia từ nơi khác chuyển đến "CQ" (nếu có) trường hợp có nghi vấn, liên hệ với nơi nhập dữ liệu để kiểm tra, đối chiếu.

- Trường hợp bị mất một hoặc một số tờ rời sổ BHXH của đơn vị nào thì cấp lại quá trình của đơn vị đó, không thực hiện cấp lại toàn bộ quá trình tham gia của NLĐ.

1.6.3 Văn phòng/ Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ & TKQ:

Tiếp nhận kết quả giải quyết TTHC từ Phòng/Bộ phận QLT để chuyển trả kết quả cho cá nhân hoặc tổ chức theo hình thức đã đăng ký theo đúng quy định tại khoản 2, 3, 4 Điều 17 Quyết định số 475/QĐ-BHXH ngày 27/3/2023 của BHXH Việt Nam (Đối với kết quả giải quyết TTHC là kết quả điện tử thì hệ thống phần mềm tự động trả theo quy định)./.

2. Quy trình 608, 608a, 608c: Cấp lại sổ BHXH do thay đổi thông tin (điều chỉnh họ, tên, chữ đệm; ngày tháng năm sinh; giới tính, dân tộc; quốc tịch, số căn cước công dân/số định danh cá nhân/hộ chiếu; cập nhật thông tin email, thời gian đóng BHXH, BHTN trên ứng dụng VssID)

2.1 Mục đích:

- Tiếp nhận và giải quyết hồ sơ đề nghị cấp lại sổ BHXH, thẻ BHYT (trường hợp thẻ còn giá trị và có thay đổi thông tin trên thẻ) do điều chỉnh họ, tên, chữ đệm; ngày tháng năm sinh; giới tính, dân tộc; quốc tịch, số căn cước công dân/số định danh cá nhân/hộ chiếu.

- Cập nhật bổ sung, điều chỉnh thông tin email; thời gian đóng BHXH, BHTN trên ứng dụng VSSID của người lao động.

2.2 Thành phần hồ sơ:

2.3 Phương thức lập và nộp hồ sơ:

● Người tham gia:

- Người đang làm việc trên địa bàn BHXH TP. HCM kê khai thông tin trên Mẫu TK1-TS và cung cấp hồ sơ theo mục 2.2 Quy trình này nộp thông qua đơn vị nơi đang làm việc (mã hồ sơ 608) hoặc nộp cho cơ quan BHXH (mã hồ sơ 608a) nơi đang tham gia BHXH hoặc chỉ tham gia BHYT, người đang bảo lưu thời gian đóng BHXH nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH (phi địa giới hành chính).

- Đối với người tham gia cần cập nhật bổ sung, điều chỉnh thông tin email; cập nhật thời gian đóng BHXH, BHTN trên ứng dụng VSSID chỉ cần nộp Tờ khai (Mẫu TK1-TS) nộp thông qua đơn vị nơi đang làm việc hoặc nộp cho cơ quan BHXH (mã hồ sơ 608c) nơi đang tham gia BHXH hoặc chỉ tham gia BHYT, người đang bảo lưu thời gian đóng BHXH nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH nơi quản lý sau cùng và không thực hiện trả kết quả hồ sơ giấy.

- Trường hợp người lao động bị mất sổ BHXH hoặc sổ do cơ quan BHXH thu hồi nhưng thông tin nhân thân không khớp với dữ liệu quản lý của cơ quan BHXH thì nộp hồ sơ điều chỉnh nhân thân, sau đó nộp hồ sơ cấp lại sổ BHXH.

- Trường hợp ủy quyền nộp hồ sơ/nhận kết quả thì người được ủy quyền cung cấp giấy uỷ quyền hoặc hợp đồng ủy quyền theo đúng quy định và xuất trình Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu của người được ủy quyền để đối chiếu.

● Đơn vị:

- Xác nhận trên Tờ khai (TK1-TS) đối với người lao động (đang làm việc) điều chỉnh thông tin nhân thân (họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh, giới tính,…) trên sổ BHXH ghi nội dung: xác nhận thông tin điều chỉnh của người tham gia là đúng với hồ sơ quản lý và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung xác nhận; Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên. Nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH nơi quản lý (mã hồ sơ 608).

2.4 Hình thức nộp hồ sơ:

● Đơn vị nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH theo một trong các hình thức sau:

- Lập hồ sơ điện tử, ký số và gửi lên Cổng Dịch vụ công của BHXH Việt Nam hoặc qua tổ chức I-VAN hoặc qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia.

- Gửi hồ sơ giấy qua dịch vụ Bưu chính;

- Nộp hồ sơ giấy trực tiếp tại Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ & TKQ của cơ quan BHXH nơi quản lý.

● Người tham gia nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH theo một trong các hình thức sau:

- Qua giao dịch điện tử: người tham gia đăng ký nhận mã xác thực và gửi hồ sơ điện tử đến Cổng Dịch vụ công của BHXH Việt Nam hoặc qua Tổ chức I-VAN (nếu đã đăng ký sử dụng dịch vụ I-VAN);

- Gửi hồ sơ giấy qua dịch vụ Bưu chính;

- Nộp hồ sơ giấy trực tiếp tại Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ & TKQ của cơ quan BHXH đã bảo lưu thời gian đóng.

2.5 Thời hạn giải quyết hồ sơ và trả kết quả:

- Đối với hồ sơ cập nhật bổ sung, điều chỉnh thông tin email; thời gian đóng BHXH, BHTN trên ứng dụng VSSID: 01 ngày làm việc và không trả kết quả giấy:

+ Văn phòng/ Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ & TKQ: 0,5 ngày

+ Phòng/Bộ phận Quản lý Thu và Phát triển người tham gia: 0,5 ngày

- Đối với hồ sơ cấp lại sổ BHXH do thay đổi thông tin: 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định, trong đó:

+ Văn phòng /Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ & TKQ: 0,5 ngày

+ Phòng/Bộ phận Quản lý Thu và Phát triển người tham gia: 09 ngày

+ Văn phòng/Bộ phận TN&TKQ: 0,5 ngày.

► Sơ đồ

2.6 Quy trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ:

2.6.1 Văn phòng/ Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ & TKQ:

a. Đối với hồ sơ giấy: kiểm tra thành phần hồ sơ và đối chiếu thông tin theo phụ lục D đính kèm.

- Hồ sơ đầy đủ, khớp đúng: Số hóa hồ sơ, giấy tờ theo Danh mục hồ sơ, giấy tờ TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của BHXH Việt Nam cần thực hiện số hóa (Ban hành kèm theo Quyết định số 2939/QĐ-BHXH ngày 11 tháng 10 năm 2022 của BHXH Việt Nam) và cập nhật vào cơ sở dữ liệu của Hệ thống TNHS; Lập 02 bản Giấy Tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (Mẫu số 01) để gửi cho người tham gia/đơn vị và 01 bản chuyển cho Phòng/Bộ phận QLT.

- Hồ sơ chưa đúng, chưa đủ: Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02) trả hồ sơ cho người tham gia/đơn vị.

Lưu ý: Trường hợp người lao động kê khai trên mẫu TK1-TS sổ đang được lưu giữ tại cơ quan BHXH trên địa bàn TP.HCM: tra cứu kho dữ liệu thu hồi sổ (http://serverpt/thuhoiso/) nếu có số sổ trên dữ liệu thu hồi sổ thì cán bộ tiếp nhận xác nhận vào mẫu TK1-TS và tiếp nhận hồ sơ. Trường hợp không có trên dữ liệu thì lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02) yêu cầu đơn vị sử dụng lao động có trách nhiệm giải quyết cho người lao động.

- Hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết: Lập Phiếu Từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Mẫu số 03) trả hồ sơ cho người tham gia/đơn vị.

b. Đối với hồ sơ điện tử:

Truy cập Hệ thống TNHS: tiếp nhận hồ sơ điện tử của người tham gia/đơn vị, chuyển cho Phòng/Bộ phận Quản lý Thu và Phát triển người tham gia.

2.6.2 Phòng/Bộ phận QLT

- Tiếp nhận hồ sơ từ Văn phòng/ Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ & TKQ chuyển đến

- Kiểm tra quá trình, đối chiếu thông tin theo tại Phụ lục D đính kèm.

Lưu ý: trường hợp là đảng viên thì căn cứ lý lịch đảng viên để giải quyết

♦ Trường hợp dữ liệu và hồ sơ chưa đủ điều kiện giải quyết:

Cán bộ QLT lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02); chuyển trả hồ sơ giấy, hồ sơ điện tử cho Văn phòng/ Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ & TKQ; Xác nhận "Hồ sơ không hợp lệ" trên phần mềm TNHS.

♦ Trường hợp dữ liệu quản lý và hồ sơ đủ điều kiện giải quyết:

a. Trường hợp cập nhật bổ sung, điều chỉnh thông tin email; thời gian đóng BHXH, BHTN trên ứng dụng VSSID:

- Thực hiện bổ sung hoặc điều chỉnh thông tin email; kéo quá đóng BHXH, BHTN tại "mục chốt sổ bảo lưu di chuyển" trên Hệ thống TST để thể hiện đầy đủ quá trình đã chốt trước đó của người lao động trên phần mềm VSSID.

- Chuyển hồ sơ cho Văn phòng/ Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ & TKQ. Xác nhận "Hồ sơ hợp lệ" trên phần mềm TNHS.

b. Trường hợp điều chỉnh họ, tên, chữ đệm; ngày tháng năm sinh; giới tính, dân tộc; quốc tịch, số căn cước công dân/số định danh cá nhân/hộ chiếu:

- Căn cứ đề nghị điều chỉnh trên Mẫu TK1-TS và các hồ sơ liên quan đến việc điều chỉnh: thực hiện điều chỉnh dữ liệu trên Hệ thống TST, lập Phiếu điều chỉnh (Mẫu C02-TS) trên phần mềm quản lý trình phê duyệt.

- Trường hợp sổ chưa đồng bộ bị sai thông tin cá nhân tại nhiều cơ quan BHXH thực hiện như sau:

+ Nội bộ BHXH TP. HCM: nơi tiếp nhận hồ sơ sau khi điều chỉnh, lập mẫu C02- TS có chữ ký của lãnh đạo gửi cho BHXH các cơ sở khác đang bị sai kiểm tra và thực hiện điều chỉnh để đồng nhất thông tin, dữ liệu (thời hạn 02 ngày làm việc).

+ Thông tin cá nhân tại cơ quan BHXH thuộc tỉnh/thành phố khác: nơi tiếp nhận hồ sơ sau khi điều chỉnh, lập Công văn đính kèm toàn bộ hồ sơ (bản scan) gửi cho BHXH tỉnh đang bị sai để kiểm tra và thực hiện điều chỉnh để đồng nhất thông tin (thời hạn 05 ngày làm việc).

b.1. Đối với trường hợp có tờ bìa sổ, tờ rời sổ:

- Hoàn chỉnh dữ liệu thu theo Phụ lục D đính kèm.

- Đối với sổ đã đồng bộ:

+ Cấp lại tờ bìa (nếu có), cấp lại tờ rời sổ BHXH có quá trình BHXH, BHTN chưa hưởng đã được chốt sổ và thẻ BHYT (trường hợp thẻ còn giá trị và có thay đổi thông tin trên thẻ) trình lãnh đạo phụ trách phê duyệt Danh sách cấp lại tờ bìa sổ (nếu có), tờ rời sổ, Mẫu D10a-TS (nếu có).

+ In danh sách cấp tờ bìa (nếu có), cấp tờ rời sổ BHXH cùng toàn bộ hồ sơ kèm các kết quả tra cứu hưởng BHXH một lần, BHTN trình lãnh đạo phụ trách phê duyệt.

+ Đính kèm vào Hệ thống TNHS: Danh sách cấp lại tờ bìa sổ (nếu có), tờ rời sổ, Mẫu D10a-TS (nếu có).

+ Thu hồi và cắt góc toàn bộ sổ BHXH cũ bị sai thông tin.

+ Lưu hồ sơ theo quy định.

Lưu ý: Chỉ thực hiện cấp lại quá trình theo đúng sổ BHXH/tờ rời người lao động nộp cho cơ quan BHXH.

- Đối với sổ chưa được đồng bộ và có mã số BHXH khác đã đồng bộ và xác thực với CSDLQG về DC: trả lại sổ BHXH gốc cho người lao động kèm Mẫu 02 xác nhận thông tin cá nhân đúng có chữ ký của lãnh đạo và hướng dẫn người lao động nộp hồ sơ gộp sổ theo đúng quy định.

- Chuyển hồ sơ, kết quả cho Bộ phận Một cửa theo đúng quy định tại khoản 1, Điều 17, Quyết định số 475/BHXH ngày 27/03/2023 của BHXH Việt Nam.

b.2. Đối với trường hợp không cung cấp được sổ BHXH: Thực hiện cập nhật vào dữ liệu thu nhưng không cấp lại sổ, lưu hồ sơ theo quy định.

2.6.3 Văn phòng/ Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ & TKQ:

- Tiếp nhận kết quả giải quyết TTHC từ Phòng/Bộ phận QLT để chuyển trả kết quả cho cá nhân hoặc tổ chức theo hình thức đã đăng ký theo đúng quy định tại khoản 2, 3, 4 Điều 17 Quyết định số 475/QĐ-BHXH ngày 27/3/2023 của BHXH Việt Nam (Đối với kết quả giải quyết TTHC là kết quả điện tử thì hệ thống phần mềm tự động trả theo quy định)./.

3. Quy trình 609: Cấp lại sổ BHXH do điều chỉnh nội dung đã ghi trên sổ BHXH

3.1 Mục đích: tiếp nhận và giải quyết hồ sơ đề nghị cấp lại sổ BHXH do điều chỉnh nội dung đã được ghi trên sổ đối với người đang bảo lưu thời gian đóng BHXH do đơn vị hoặc cá nhân tự nộp.

3.2 Thành phần hồ sơ:

3.3 Phương thức lập và nộp hồ sơ:

● Người tham gia:

- Người đang làm việc trên địa bàn BHXH TP. HCM lập hồ sơ theo mục 3.2 quy trình này (hồ sơ giấy), nộp thông qua đơn vị nơi đang làm việc hoặc nộp cho cơ quan BHXH nơi đang tham gia.

- Người đang bảo lưu thời gian đóng BHXH lập hồ sơ theo mục 3.2 quy trình này (hồ sơ giấy) nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH nơi đã bảo lưu thời gian đóng hoặc nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH trên toàn quốc nếu không liên quan đến mức lương tham gia đóng BHXH, BHTN của đơn vị.

● Đơn vị:

- Đơn vị căn cứ hồ sơ của người tham gia lập và gửi theo phiếu giao nhận hồ sơ 609 (hồ sơ giấy) theo mục 3.2 quy trình này nộp cho cơ quan BHXH nơi quản lý.

3.4 Hình thức nộp hồ sơ:

● Đơn vị nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH theo một trong các hình thức sau:

- Gửi hồ sơ giấy qua dịch vụ Bưu chính;

- Nộp hồ sơ giấy trực tiếp tại Bộ phận Một cửa của cơ quan BHXH nơi quản lý.

● Người tham gia nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH theo một trong các hình thức sau:

- Gửi hồ sơ giấy qua dịch vụ Bưu chính;

- Nộp hồ sơ giấy trực tiếp tại Bộ phận Một cửa của cơ quan BHXH

3.5 Thời hạn giải quyết hồ sơ và trả kết quả: 05 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định, trong đó

- Văn phòng/ Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ & TKQ: 0,5 ngày

- Phòng/Bộ phận Quản lý Thu và Phát triển người tham gia: 04 ngày

- Văn phòng/ Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ & TKQ: 0,5 ngày.

► Sơ đồ

3.6 Quy trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ:

3.6.1 Văn phòng// Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ & TKQ:

- Kiểm tra thành phần hồ sơ và đối chiếu thông tin theo phụ lục D đính kèm.

- Hồ sơ đầy đủ, khớp đúng: Số hóa hồ sơ, giấy tờ theo Danh mục hồ sơ, giấy tờ TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của BHXH Việt Nam cần thực hiện số hóa (Ban hành kèm theo Quyết định số 2939/QĐ-BHXH ngày 11 tháng 10 năm 2022 của BHXH Việt Nam) và cập nhật vào cơ sở dữ liệu của Hệ thống TNHS; Lập 02 bản Giấy Tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (Mẫu số 01) để gửi cho người tham gia/đơn vị và 01 bản chuyển cho Phòng/Bộ phận QLT.

- Hồ sơ chưa đúng, chưa đủ: Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02) trả hồ sơ cho người tham gia/đơn vị.

- Hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết: Lập Phiếu Từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Mẫu số 03) trả hồ sơ cho người tham gia/đơn vị.

3.6.2 Phòng/Bộ phận QLT:

- Tiếp nhận hồ sơ từ Văn phòng// Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ & TKQ chuyển đến

- Kiểm tra, đối chiếu các thông tin trên Tờ khai TK1-TS, hồ sơ kèm theo với dữ liệu quản lý trên Hệ thống TST:

♦ Trường hợp dữ liệu và hồ sơ chưa đủ điều kiện giải quyết:

Cán bộ Thu và Phát triển người tham gia lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02); chuyển trả hồ sơ cho Văn phòng/Bộ phận TN&TKQ; Xác nhận "Hồ sơ không hợp lệ" trên Hệ thống TNHS.

♦ Trường hợp dữ liệu quản lý và hồ sơ đủ điều kiện giải quyết:

- Cập nhật vào dữ liệu thu:

+ Trường hợp đơn vị nộp hồ sơ: Căn cứ vào thông tin đề nghị điều chỉnh trên Mẫu TK1-TS, Mẫu D02-LT, số CCCD/mã ĐDCN (đối với người tham gia đã có thẻ CCCD/mã ĐDCN) và các hồ sơ liên quan đến việc điều chỉnh.

+ Người tham gia: Căn cứ đề nghị điều chỉnh trên Mẫu TK1-TS và các hồ sơ liên quan đến việc điều chỉnh; Cán bộ thu tự lập Mẫu D02a-TS. Nếu có phát sinh truy đóng, cán bộ thu phải liên hệ với NLĐ để xác định đơn vị hay NLĐ nộp số tiền phải truy đóng trước khi giải quyết hồ sơ.

- Kiểm tra quá trình đóng, hưởng BHXH, BHTN theo Phụ lục D đính kèm.

- Nếu sổ chưa đồng bộ mã số BHXH: thực hiện các bước rà soát hoàn thiện mã số BHXH theo Phụ lục D đính kèm.

a. Trường hợp điều chỉnh quá trình đóng BHXH, BHTN phải thu hồi tiền TCTN

Bước 1:

- Chủ trì, phối hợp với phòng Chế độ BHXH xác định số tiền phải thu hồi; lập Thông báo nộp lại tiền TCTN hưởng sai quy định.

- Lập Mẫu 02 trả hồ sơ kèm Thông báo nộp lại tiền TCTN cho người lao động: hướng dẫn người lao động hoàn trả tiền TCTN, sau khi người lao động hoàn trả tiền hưởng TCTN sai quy định thì nộp lại hồ sơ điều chỉnh cho cơ quan BHXH, không giải quyết điều chỉnh.

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ điều chỉnh quá trình tham gia BHXH, BHTN (kèm Thông báo nộp lại tiền TCTN và Phiếu thu) sau khi người lao động đã nộp tiền thu hồi TCTN.

- Khôi phục lại toàn bộ quá trình tham gia BHTN đã hưởng, điều chỉnh quá trình tham gia BHXH, BHTN trên phần mềm TST.

- Cấp lại tờ rời quá trình tham gia BHXH, BHTN tới thời điểm hưởng TCTN cần điều chỉnh (chọn "Cấp lại do nguyên nhân khác").

- Scan hồ sơ gồm: Thông báo nộp lại tiền TCTN, Phiếu thu tiền, sổ BHXH đã được xác nhận lại chuyển:

+ Phòng KHTC: Thông báo nộp lại tiền TCTN, Phiếu thu tiền.

+ Phòng Chế độ BHXH: Thông báo nộp lại tiền TCTN, Phiếu thu tiền, sổ BHXH đã được xác nhận lại.

- Căn cứ dữ liệu điều chỉnh, thu hồi TCTN đã được cập nhật trên phần mềm TCS, cán bộ QLT thực hiện thu hồi tờ rời đã cấp trước đó, sau đó cấp lại quá trình tham gia BHXH, BHTN đã được hoàn thiện.

- Chuyển trả sổ BHXH cho Văn phòng/Tổ TNHS.

b. Trường hợp điều chỉnh quá trình đóng BHTN đã hưởng nhưng không phải thu hồi tiền hưởng TCTN: thực hiện như Bước 2 nêu trên nhưng không gửi hồ sơ cho Phòng KHTC.

c. Trường hợp điều chỉnh quá trình không ảnh hưởng quá trình BHTN đã hưởng:

- Cấp tờ rời có nội dung điều chỉnh trên Hệ thống TST theo dữ liệu đã được điều chỉnh.

- Đính kèm vào Hệ thống TNHS: Mẫu D02-LT đã cập nhật vào dữ liệu thu, Danh sách cấp tờ rời sổ BHXH.

- Lưu hồ sơ theo quy định.

- Chuyển hồ sơ, kết quả cho Bộ phận Một cửa theo đúng quy định tại khoản 1, Điều 17, Quyết định số 475/BHXH ngày 27/03/2023 của BHXH Việt Nam.

3.6.3 Văn phòng/ Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ & TKQ:

- - Tiếp nhận kết quả giải quyết TTHC từ Phòng/Bộ phận QLT để chuyển trả kết quả cho cá nhân hoặc tổ chức theo hình thức đã đăng ký theo đúng quy định tại khoản 2, 3, 4 Điều 17 Quyết định số 475/QĐ-BHXH ngày 27/3/2023 của BHXH Việt Nam (Đối với kết quả giải quyết TTHC là kết quả điện tử thì hệ thống phần mềm tự động trả theo quy định).

4. Quy trình 610, 612c: Cấp lại, đổi thẻ BHYT do thay đổi thông tin về nhân thân cho người chỉ tham gia BHYT; mã quyền lợi, mã nơi đối tượng sinh sống cho tất cả các nhóm đối tượng

4.1 Mục đích: tiếp nhận và giải quyết hồ sơ đề nghị cấp lại, đổi thẻ BHYT do thay đổi thông tin về nhân thân cho người chỉ tham gia BHYT; mã quyền lợi khám chữa bệnh, mã nơi đối tượng sinh sống cho tất cả các nhóm đối tượng.

 Lưu ý: Người cùng tham gia BHXH, BHYT nếu điều chỉnh nhân thân thì nộp hồ sơ theo phiếu giao nhận hồ sơ 608/608a để điều chỉnh và cấp lại sổ BHXH, thẻ BHYT.

4.2 Thành phần hồ sơ:

4.3 Phương thức lập và nộp hồ sơ:

● Người tham gia:

- Người cùng tham gia BHXH, BHYT lập hồ sơ theo mục 4.2. quy trình này nộp thông qua đơn vị nơi đang làm việc (Mã hồ sơ 610) hoặc nộp cho cơ quan BHXH nơi cấp thẻ (Mã hồ sơ 612c).

 Lưu ý: Người cùng tham gia BHXH, BHYT nếu điều chỉnh nhân thân thì nộp hồ sơ theo phiếu giao nhận hồ sơ 608/608a để điều chỉnh và cấp lại sổ BHXH, thẻ BHYT.

- Người chỉ tham gia BHYT lập hồ sơ theo mục 4.2 quy trình này nộp cho cơ quan BHXH nơi cấp thẻ (Mã hồ sơ 612c).

● Đơn vị: Đơn vị căn cứ hồ sơ của người tham gia lập và gửi hồ sơ điện tử theo mã hồ sơ 610 hoặc lập hồ sơ theo phiếu giao nhận hồ sơ 610 (hồ sơ giấy) theo mục 4.2 quy trình này nộp cho cơ quan BHXH nơi quản lý.

4.4 Hình thức nộp hồ sơ:

● Đơn vị nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH theo một trong các hình thức sau:

- Lập hồ sơ điện tử, ký số và gửi lên Cổng Dịch vụ công của BHXH Việt Nam hoặc qua tổ chức I-VAN hoặc qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia.

- Gửi hồ sơ giấy qua dịch vụ Bưu chính;

- Nộp hồ sơ giấy trực tiếp tại Bộ phận Một cửa của cơ quan BHXH nơi quản lý.

● Người tham gia nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH theo một trong các hình thức sau:

- Qua giao dịch điện tử: người tham gia đăng ký nhận mã xác thực và gửi hồ sơ điện tử đến Cổng Dịch vụ công của BHXH Việt Nam hoặc qua Tổ chức I-VAN (nếu đã đăng ký sử dụng dịch vụ I-VAN);

- Gửi hồ sơ giấy qua dịch vụ Bưu chính;

- Nộp hồ sơ giấy trực tiếp tại Bộ phận Một cửa của cơ quan BHXH theo mục 4.3 quy trình này.

4.5 Thời hạn giải quyết hồ sơ và trả kết quả: 03 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định, trong đó:

- Văn phòng/ Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ & TKQ: 0,5 ngày

- Phòng/Bộ phận Quản lý Thu và Phát triển người tham gia: 02 ngày

- Văn phòng/ Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ & TKQ: 0,5 ngày.

Sơ đồ:

4.6 Quy trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ:

4.6.1 Văn phòng/ Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ & TKQ:

a. Đối với hồ sơ giấy: kiểm tra thành phần hồ sơ và đối chiếu thông tin theo Phụ lục D đính kèm, ghi vào TK1-TS đã đối chiếu Thông tin cư trú trên VNEID.

- Hồ sơ đầy đủ, khớp đúng: Số hóa hồ sơ, giấy tờ theo Danh mục hồ sơ, giấy tờ TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của BHXH Việt Nam cần thực hiện số hóa (Ban hành kèm theo Quyết định số 2939/QĐ-BHXH ngày 11 tháng 10 năm 2022 của BHXH Việt Nam) và cập nhật vào cơ sở dữ liệu của Hệ thống TNHS; Lập 02 bản Giấy Tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (Mẫu số 01) để gửi cho người tham gia/đơn vị và 01 bản chuyển cho Phòng/Bộ phận QLT.

- Hồ sơ chưa đúng, chưa đủ: Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02) trả hồ sơ cho người tham gia/đơn vị.

- Hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết: Lập Phiếu Từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Mẫu số 03) trả hồ sơ cho người tham gia/đơn vị.

b. Đối với hồ sơ điện tử:

Truy cập Hệ thống TNHS: tiếp nhận hồ sơ điện tử của người tham gia/đơn vị, chuyển cho Phòng/Bộ phận QLT.

Lưu ý:

- Người cùng tham gia BHXH, BHYT nếu điều chỉnh nhân thân thì nộp hồ sơ theo phiếu giao nhận hồ sơ 608/608a để điều chỉnh và cấp lại sổ BHXH, thẻ BHYT.

- Trường hợp đang tham gia BHXH, BHYT tại nơi khác: đề nghị nộp hồ sơ điều chỉnh tại nơi đang tham gia BHXH, BHYT.

4.6.2 Phòng/Bộ phận QLT:

- Tiếp nhận hồ sơ từ Văn phòng/Bộ phận Một cửa chuyển đến

- Kiểm tra, đối chiếu các thông tin trên Tờ khai TK1-TS/Mẫu số 2 (NĐ 188/2025/NĐ-CP), hồ sơ kèm theo với dữ liệu quản lý trên Hệ thống TST.

- Đối với hồ sơ thay đổi mã quyền lợi BHYT: Kiểm tra tính pháp lý của các Giấy tờ chứng minh theo Phụ lục 03 ban hành kèm theo Quyết định số 948/QĐ-BHXH ngày 05/6/2023 của BHXH Việt Nam.

♦ Trường hợp dữ liệu không khớp đúng, hồ sơ không đúng quy định:

Cán bộ Thu lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02); chuyển trả hồ sơ giấy, hồ sơ điện tử cho Văn phòng/Bộ phận Một cửa; Xác nhận "Hồ sơ không hợp lệ" trên phần mềm TNHS.

♦ Trường hợp dữ liệu khớp đúng, hồ sơ đúng quy định:

- Cập nhật vào dữ liệu thu: quyền lợi KCB, mã nơi đối tượng sinh sống, thông tin đề nghị điều chỉnh trên Tờ khai TK1-TS/Mẫu số 2 (NĐ 188/2025/NĐ-CP) và số CCCD/mã ĐDCN (đối với người tham gia đã có thẻ CCCD/mã ĐDCN).

- Cấp lại thẻ BHYT (chọn lý do cấp lại tương ứng với hồ sơ đề nghị), Danh sách cấp thẻ BHYT (Mẫu D10a-TS) trên Hệ thống TST trình lãnh đạo phê duyệt.

- Đính kèm vào Hệ thống TNHS: Mẫu D10a-TS, Danh sách các trường hợp không cấp thẻ (nếu có).

- Lưu trữ hồ sơ theo quy định.

- Chuyển hồ sơ, kết quả cho Bộ phận Một cửa theo đúng quy định tại khoản 1, Điều 17, Quyết định số 475/BHXH ngày 27/03/2023 của BHXH Việt Nam.

 Lưu ý: Cơ quan BHXH hướng dẫn người tham gia BHYT sử dụng hình ảnh thẻ BHYT trên ứng dụng VssID hoặc thẻ căn cước công dân có gắn chíp để khám chữa bệnh BHYT, không thực hiện cấp đổi thẻ BHYT giấy (trừ trường hợp người tham gia không sử dụng điện thoại thông minh hoặc chưa có căn cước công dân có gắn chíp thì đề nghị cơ quan BHXH cấp thẻ BHYT giấy).

4.6.3. Văn phòng/ Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ & TKQ:

- Tiếp nhận kết quả giải quyết TTHC từ Phòng/Bộ phận QLT để chuyển trả kết quả cho cá nhân hoặc tổ chức theo hình thức đã đăng ký theo đúng quy định tại khoản 2, 3, 4 Điều 17 Quyết định số 475/QĐ-BHXH ngày 27/3/2023 của BHXH Việt Nam (Đối với kết quả giải quyết TTHC là kết quả điện tử thì hệ thống phần mềm tự động trả theo quy định)./.

5. Quy trình 612, 612a: Cấp lại, đổi thẻ BHYT do mất, hỏng không thay đổi thông tin.

5.1 Mục đích:

Cấp lại, đổi thẻ BHYT do người tham gia/đơn vị làm mất, hỏng và in thẻ BHYT cho người tham gia BHYT khi có yêu cầu.

Lưu ý: Cơ quan BHXH hướng dẫn người tham gia BHYT sử dụng hình ảnh thẻ BHYT trên ứng dụng VssID hoặc thẻ căn cước công dân có gắn chíp để khám chữa bệnh BHYT, không thực hiện cấp đổi thẻ BHYT giấy (trừ trường hợp người tham gia không sử dụng điện thoại thông minh hoặc chưa có căn cước công dân có gắn chíp thì đề nghị cơ quan BHXH cấp thẻ BHYT giấy).

5.2 Thành phần hồ sơ:

5.3. Phương thức lập và nộp hồ sơ:

● Người tham gia:

- Người cùng tham gia BHXH, BHYT lập hồ sơ theo mục 5.2. quy trình này nộp thông qua đơn vị nơi đang làm việc hoặc nộp cho cơ quan BHXH (phi địa giới hành chính).

- Người chỉ tham gia BHYT lập hồ sơ theo mục 5.2 quy trình này nộp cơ quan BHXH (phi địa giới hành chính).

● Đơn vị:

- Đơn vị nộp hồ sơ theo mục 5.2 quy trình này cho cơ quan BHXH nơi quản lý (mã hồ sơ 612).

5.4 Hình thức nộp hồ sơ:

● Đơn vị nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH nơi đang quản lý theo một trong các hình thức sau:

- Lập hồ sơ điện tử, ký số và gửi lên Cổng Dịch vụ công của BHXH Việt Nam hoặc qua tổ chức I-VAN hoặc qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia.

- Gửi hồ sơ giấy qua dịch vụ Bưu chính;

- Nộp hồ sơ giấy trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ của cơ quan BHXH theo mục 5.3 quy trình này.

● Người tham gia nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH (phi địa giới hành chính) theo một trong các hình thức sau:

- Qua giao dịch điện tử: người tham gia đăng ký nhận mã xác thực và gửi hồ sơ điện tử đến Cổng Dịch vụ công của BHXH Việt Nam hoặc qua Tổ chức I-VAN (nếu đã đăng ký sử dụng dịch vụ I-VAN);

- Gửi hồ sơ giấy qua dịch vụ Bưu chính;

- Nộp hồ sơ giấy trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ của cơ quan BHXH theo mục 5.3 quy trình này.

5.5 Thời hạn giải quyết hồ sơ và trả kết quả: 01 ngày (tối đa 08 giờ làm việc) khi nhận đủ hồ sơ theo quy định (nếu hồ sơ nhận trước 9 giờ thì trả trước 15 giờ cùng ngày, nếu hồ sơ nhận sau 9 giờ thì trả trước 9 giờ của ngày hôm sau).

► Sơ đồ

5.6 Quy trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ: Văn phòng/Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ & TKQ:

a) Hồ sơ điện tử:

- Hồ sơ 612 của đơn vị:

+ Tiếp nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS;

+ Bộ phận Một cửa thực hiện cấp lại thẻ BHYT và chuyển trả cho đơn vị/người tham gia theo hình thức đã đăng ký. Ghi nhận trả kết quả trên phần mềm TNHS.

+ Hồ sơ không hợp lệ: Lập Phiếu Từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Mẫu số 03) trả hồ sơ cho người tham gia/đơn vị.

- Hồ sơ 612a của người tham gia BHYT nộp qua giao dịch điện tử: lập Mẫu 02 trả hồ sơ "không hợp lệ" đề nghị sử dụng thẻ BHYT trên app VSSID.

b) Hồ sơ giấy:

- Tiếp nhận hồ sơ của người tham gia/đơn vị theo mục 5.2 và mục 5.3 quy trình này.

- Bộ phận Một cửa thực hiện cấp lại thẻ BHYT và chuyển trả cho đơn vị/người tham gia theo hình thức đã đăng ký. Ghi nhận trả kết quả trên phần mềm TNHS.

- Hồ sơ không hợp lệ: Lập Phiếu Từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Mẫu số 03) trả hồ sơ cho người tham gia/đơn vị./.

6. Quy trình 612b, 613: Cấp lại, đổi thẻ BHYT do thay đổi thời điểm đủ 05 năm liên tục, nơi KCB ban đầu

6.1 Mục đích: cấp lại, đổi thẻ BHYT do thay đổi thời điểm đủ 05 năm liên tục (do thẻ in không đúng thời điểm 5 năm liên tục) hoặc người tham gia đề nghị thay đổi nơi KCB ban đầu (người tham gia BHYT được thay đổi nơi đăng ký KCB BHYT ban đầu vào 15 ngày đầu của tháng đầu mỗi quý).

6.2 Thành phần hồ sơ:

6.3 Phương thức lập và nộp hồ sơ:

● Người tham gia:

- Người cùng tham gia BHXH, BHYT lập hồ sơ theo mục 6.2 quy trình này, nộp thông qua đơn vị nơi đang làm việc hoặc nộp cho cơ quan BHXH nơi cấp thẻ (mã hồ sơ 612b).

- Người chỉ tham gia BHYT lập hồ sơ theo mục 6.2 quy trình này, nộp cho đơn vị nơi quản lý đối tượng hoặc nộp cho cơ quan BHXH nơi cấp thẻ (mã hồ sơ 612b).

● Đơn vị:

- Đơn vị nộp hồ sơ theo mục 6.2 quy trình này cho cơ quan BHXH nơi quản lý (mã hồ sơ 613).

6.4 Hình thức nộp hồ sơ:

● Đơn vị nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH theo một trong các hình thức sau:

- Lập hồ sơ điện tử, ký số và gửi lên Cổng Dịch vụ công của BHXH Việt Nam hoặc qua tổ chức I-VAN hoặc qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia.

- Gửi hồ sơ giấy qua dịch vụ Bưu chính;

- Nộp hồ sơ giấy trực tiếp tại Bộ phận Một cửa của cơ quan BHXH nơi quản lý.

● Người tham gia nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH theo một trong các hình thức sau:

- Qua giao dịch điện tử: người tham gia đăng ký nhận mã xác thực và gửi hồ sơ điện tử đến Cổng Dịch vụ công của BHXH Việt Nam hoặc qua Tổ chức I-VAN (nếu đã đăng ký sử dụng dịch vụ I-VAN);

- Gửi hồ sơ giấy qua dịch vụ Bưu chính;

- Nộp hồ sơ giấy trực tiếp tại Bộ phận Một cửa của cơ quan BHXH theo mục 6.3 quy trình này.

6.5 Thời hạn giải quyết hồ sơ và trả kết quả: 03 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định. Trong đó:

- Văn phòng/Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ & TKQ: 0,5 ngày.

- Phòng/Bộ phận Quản lý Thu và Phát triển người tham gia: 02 ngày.

- Văn phòng/Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ & TKQ: 0,5 ngày.

► Sơ đồ

6.6 Quy trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ:

6.6.1. Văn phòng/Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ & TKQ:

a. Đối với hồ sơ giấy: kiểm tra thành phần hồ sơ và đối chiếu thông tin theo Phụ lục D đính kèm.

- Hồ sơ đầy đủ, khớp đúng: Số hóa hồ sơ, giấy tờ theo Danh mục hồ sơ, giấy tờ TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của BHXH Việt Nam cần thực hiện số hóa (Ban hành kèm theo Quyết định số 2939/QĐ-BHXH ngày 11 tháng 10 năm 2022 của BHXH Việt Nam) và cập nhật vào cơ sở dữ liệu của Hệ thống TNHS; Lập 02 bản Giấy Tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (Mẫu số 01) để gửi cho người tham gia/đơn vị và 01 bản chuyển cho Phòng/Bộ phận QLT.

- Hồ sơ chưa đúng, chưa đủ: Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02) trả hồ sơ cho người tham gia/đơn vị.

- Hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết: Lập Phiếu Từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Mẫu số 03) trả hồ sơ cho người tham gia/đơn vị.

Lưu ý:

- Đối với hồ sơ điều chỉnh nơi KCB ban đầu: Kiểm tra mã bệnh viện trên Tờ khai với danh mục các cơ sở nhận KCB ban đầu hàng quý trên địa bàn TP. HCM. Trường hợp đủ điều kiện thì tiếp nhận hồ sơ, trường hợp không đủ điều kiện trả cho đơn vị/người tham gia.

- Trường hợp người tham gia có nhiều mã số BHXH (số sổ BHXH, số thẻ BHYT, mã số BHXH): Hướng dẫn người tham gia nộp hồ sơ gộp sổ theo phiếu giao nhận hồ sơ 600o hoặc 605b trước khi nộp hồ sơ đề nghị thay đổi thời điểm đủ 05 năm liên tục.

b. Đối với hồ sơ điện tử:

Truy cập Hệ thống TNHS: tiếp nhận hồ sơ điện tử của người tham gia/đơn vị, chuyển cho Phòng/Bộ phận Quản lý Thu và Phát triển người tham gia.

6.6.2. Phòng/Bộ phận Quản lý Thu và Phát triển người tham gia:

- Tiếp nhận hồ sơ từ Văn phòng/Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ & TKQ

- Kiểm tra, đối chiếu các thông tin trên Tờ khai TK1-TS/Mẫu số 2 (NĐ 188/2025/NĐ-CP), hồ sơ kèm theo với dữ liệu quản lý trên Hệ thống TST:

♦ Trường hợp dữ liệu không khớp đúng, hồ sơ không đúng quy định:

Cán bộ QLT lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02); chuyển trả hồ sơ giấy, hồ sơ điện tử cho Văn phòng/Bộ phận Một cửa; Xác nhận "Hồ sơ không hợp lệ" trên phần mềm TNHS.

♦ Trường hợp dữ liệu khớp đúng, hồ sơ đúng quy định:

a. Đối với hồ sơ thay đổi nơi khám chữa bệnh BHYT ban đầu

- Cập nhật vào dữ liệu thu: nơi KCB ban đầu theo đề nghị và theo danh mục các cơ sở nhận đăng kí KCB ban đầu tại các tỉnh/Thành phố theo quy định.

- Cấp, đổi thẻ BHYT, Danh sách cấp thẻ BHYT (Mẫu D10a-TS) trên Hệ thống TST trình lãnh đạo phê duyệt.

- Đính kèm vào Hệ thống TNHS: Mẫu D10a-TS, Danh sách các trường hợp không cấp thẻ (nếu có).

- Chuyển hồ sơ, Mẫu D10a-TS hoặc thẻ BHYT (nếu người tham gia đề nghị in thẻ), Mẫu số 02, Danh sách các trường hợp không cấp thẻ (nếu có) cho Văn phòng/Bộ phận Một cửa. Xác nhận "Hồ sơ hợp lệ" trên phần mềm TNHS.

 Lưu ý: Cơ quan BHXH hướng dẫn người tham gia BHYT sử dụng hình ảnh thẻ BHYT trên ứng dụng VssID hoặc thẻ căn cước công dân có gắn chíp để khám chữa bệnh BHYT, không thực hiện cấp đổi thẻ BHYT giấy (trừ trường hợp người tham gia không sử dụng điện thoại thông minh hoặc chưa có căn cước công dân có gắn chíp thì đề nghị cơ quan BHXH cấp thẻ BHYT giấy).

b. Đối với hồ sơ đổi thẻ BHYT do thay đổi thời điểm đủ 05 năm liên tục. Nguyên tắc: Thời gian tham gia BHYT 5 năm liên tục là thời gian tham gia BHYT được tính từ ngày đủ 60 tháng, có thời gian sử dụng ghi trên thẻ BHYT lần sau nối tiếp (gián đoạn tối đa không quá 90 ngày) với ngày hết hạn sử dụng của thẻ lần trước.

- Căn cứ tờ khai TK1-TS/Mẫu số 2 (NĐ 188/2025/NĐ-CP) tra cứu mã số BHXH của người tham gia.

b.1. Trường hợp người tham gia có 1 mã số BHXH:

- Cập nhật toàn bộ quá trình đóng BHYT về cơ quan BHXH nơi tham gia BHYT sau cùng.

* Trường hợp thời điểm đủ 5 năm liên tục khác so với dữ liệu thẻ BHYT đã được cấp trước đó thì thực hiện:

- Cấp lại thẻ BHYT (chọn lý do cấp lại tương ứng với hồ sơ đề nghị), Danh sách cấp thẻ BHYT (Mẫu D10a-TS) trên Hệ thống TST trình lãnh đạo phê duyệt.

- Đính kèm vào Hệ thống TNHS: Mẫu D10a-TS.

- Lưu trữ hồ sơ theo quy định.

- Chuyển hồ sơ, kết quả cho Bộ phận Một cửa theo đúng quy định tại khoản 1, Điều 17, Quyết định số 475/BHXH ngày 27/03/2023 của BHXH Việt Nam.

* Trường hợp thời điểm đủ 5 năm liên tục không thay đổi so với dữ liệu trên thẻ BHYT đã được cấp trước đó thì lập Mẫu số 02 thông báo cho NLĐ. Xác nhận "Hồ sơ không hợp lệ" trên phần mềm TNHS.

b.2. Trường hợp người tham gia nộp hồ sơ điện tử có nhiều mã số BHXH (số sổ BHXH, số thẻ BHYT, mã số BHXH): lập Mẫu số 02 hướng dẫn người tham gia nộp hồ sơ gộp sổ theo phiếu giao nhận hồ sơ 600o hoặc 605b và cập nhật thời điểm đủ 05 năm liên tục trên thẻ BHYT theo hồ sơ gộp sổ. Xác nhận "Hồ sơ không hợp lệ" trên phần mềm TNHS.

6.6.3. Văn phòng/Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ & TKQ:

- Tiếp nhận kết quả giải quyết TTHC từ Phòng/Bộ phận QLT để chuyển trả kết quả cho cá nhân hoặc tổ chức theo hình thức đã đăng ký theo đúng quy định tại khoản 2, 3, 4 Điều 17 Quyết định số 475/QĐ-BHXH ngày 27/3/2023 của BHXH Việt Nam (Đối với kết quả giải quyết TTHC là kết quả điện tử thì hệ thống phần mềm tự động trả theo quy định)./.

7. Quy trình 620: Xác nhận quá trình đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ-BNN cho người tham gia đối với đơn vị đã nộp đủ số tiền chậm đóng; Xác nhận quá trình đóng cho người lao động đi làm theo hợp đồng có thời hạn ở nước ngoài tự đăng ký đóng BHXH bắt buộc

7.1 Mục đích: xác nhận và in tờ rời sổ BHXH bổ sung đối với đơn vị đã nộp đủ số tiền chậm đóng; xác nhận quá trình đóng cho người lao động đi làm theo hợp đồng có thời hạn ở nước ngoài tự đăng ký đóng BHXH bắt buộc.

7.2 Thành phần hồ sơ:

7.3 Phương thức lập và nộp hồ sơ:

● Người tham gia:

- Người lao động đã nghỉ việc nhưng chưa được xác nhận sổ do đơn vị chậm đóng, nay đơn vị đã đóng đủ tiền hoặc đơn vị đã giải thể, phá sản, chủ bỏ trốn thì lập hồ sơ (mã hồ sơ 620) theo mục 7.2 quy trình này, nộp cho cơ quan BHXH nơi đơn vị tham gia để xác nhận quá trình đóng BHXH, BHTN đến thời điểm đơn vị đóng đủ tiền.

- Người lao động đi làm theo hợp đồng có thời hạn ở nước ngoài tự đăng ký đóng BHXH bắt buộc lập hồ sơ (mã hồ sơ 620) theo mục 7.2 quy trình này nộp cho cơ quan BHXH nơi đóng tiền.

Lưu ý:

- Trường hợp ủy quyền nộp hồ sơ/nhận kết quả thì người được ủy quyền cung cấp giấy uỷ quyền hoặc hợp đồng ủy quyền theo đúng quy định và xuất trình Căn cước công dân/ Hộ chiếu của người được ủy quyền để đối chiếu.

- Trường hợp người lao động chỉ yêu cầu cấp tờ rời có quá trình đóng BHXH, BHTN ở đơn vị trước đã được xác nhận theo phương án Bảo lưu (không in) "Bi" và mã số BHXH đã đồng bộ, xác thực với CSDLQG về DC nộp theo hồ sơ này tại cơ quan BHXH gần nhất trực thuộc BHXH TP. HCM để được in tờ rời bảo lưu.

- Trường hợp sổ đã được xác nhận bảo lưu nhưng sai tổng quá trình tham gia nộp theo hồ sơ này tại cơ quan BHXH gần nhất trực thuộc BHXH TP. HCM .

● Đơn vị:

- Đơn vị lập hồ sơ (mã hồ sơ 620) theo mục 7.2 quy trình này, nộp cho cơ quan BHXH nơi đang tham gia để xác nhận và in tờ rời sổ BHXH bổ sung khi đơn vị đã nộp đủ số tiền chậm đóng.

7.4 Hình thức nộp hồ sơ:

● Đơn vị nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH theo một trong các hình thức sau:

- Gửi hồ sơ giấy qua dịch vụ Bưu chính;

- Nộp hồ sơ giấy trực tiếp tại Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ & TKQ của cơ quan BHXH nơi quản lý.

● Người tham gia nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH theo một trong các hình thức sau:

- Gửi hồ sơ giấy qua dịch vụ Bưu chính;

- Nộp hồ sơ giấy trực tiếp tại Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ & TKQ của cơ quan BHXH theo mục 7.3 quy trình này.

7.5 Thời hạn giải quyết hồ sơ và trả kết quả: 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ, đúng hồ sơ theo quy định, trong đó:

- Văn phòng/ Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ & TKQ: 0,5 ngày

- Phòng/Bộ phận Quản lý Thu và Phát triển người tham gia: 04 ngày

- Văn phòng/ Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ & TKQ: 0,5 ngày.

► Sơ đồ

7.6. Quy trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ:

7.6.1. Văn phòng/ Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ & TKQ:

- Kiểm tra thành phần hồ sơ và đối chiếu thông tin theo phụ lục D đính kèm.

- Hồ sơ đầy đủ, khớp đúng: Số hóa hồ sơ, giấy tờ theo Danh mục hồ sơ, giấy tờ TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của BHXH Việt Nam cần thực hiện số hóa (Ban hành kèm theo Quyết định số 2939/QĐ-BHXH ngày 11 tháng 10 năm 2022 của BHXH Việt Nam) và cập nhật vào cơ sở dữ liệu của Hệ thống TNHS; Lập 02 bản Giấy Tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (Mẫu số 01) để gửi cho người tham gia/đơn vị và 01 bản chuyển cho Phòng/Bộ phận Quản lý Thu và Phát triển người tham gia.

- Hồ sơ chưa đúng, chưa đủ: Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02) trả hồ sơ cho người tham gia/đơn vị.

- Hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết: Lập Phiếu Từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Mẫu số 03) trả hồ sơ cho người tham gia/đơn vị.

7.6.2. Phòng/Bộ phận Quản lý Thu và Phát triển người tham gia:

- Tiếp nhận hồ sơ từ Văn phòng/ Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ & TKQ chuyển đến

- Thực hiện kiểm tra, đối chiếu thông tin theo Phụ lục D đính kèm.

- Kiểm tra tình hình thanh toán, tình hình hoạt động, dữ liệu đã được báo giảm.

♦ Trường hợp dữ liệu và hồ sơ chưa đủ điều kiện giải quyết :

Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02); chuyển trả hồ sơ cho Văn phòng/ Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ & TKQ; Xác nhận "Hồ sơ không hợp lệ" trên

Hệ thống TNHS.

♦ Trường hợp dữ liệu quản lý và hồ sơ đủ điều kiện giải quyết:

- Hoàn chỉnh dữ liệu đóng theo Phụ lục D đính kèm.

- Trường hợp sổ đã đồng bộ: Cấp tờ rời sổ BHXH trên Hệ thống TST

+ Xác nhận bổ sung quá trình tham gia đối với đơn vị đã nộp đủ số tiền chậm đóng.

+ Xác nhận quá trình BHXH, BHTN chưa hưởng cho người lao động đối với đơn vị giải thể, phá sản, chủ bỏ trốn hoặc người lao động đã nghỉ việc nhưng chưa được xác nhận sổ do đơn vị chậm đóng, nay đơn vị đã đóng đủ tiền.

+ Xác nhận thời gian đóng BHXH bắt buộc đối với người lao động đi làm theo hợp đồng có thời hạn ở nước ngoài tự đăng ký đóng BHXH bắt buộc theo nguyên tắc in tờ rời có thời gian tương ứng với số tháng đã đóng tiền.

+ In danh sách cấp tờ rời sổ kèm toàn bộ hồ sơ trình lãnh đạo phê duyệt.

- Đối với sổ chưa được đồng bộ và có mã số BHXH khác đã đồng bộ và xác thực với CSDLQG về DC: lập công văn xác nhận quá trình theo Phụ lục D đính kèm.

- Đính kèm vào Hệ thống TNHS: Danh sách cấp tờ rời sổ BHXH, Công văn xác nhận (nếu có).

- Lưu trữ hồ sơ theo quy định.

- Chuyển hồ sơ, kết quả cho Bộ phận Một cửa theo đúng quy định tại khoản 1, Điều 17, Quyết định số 475/BHXH ngày 27/03/2023 của BHXH Việt Nam.

Lưu ý:

- Trường hợp người lao động chỉ yêu cầu cấp tờ rời có quá trình đóng BHXH, BHTN ở đơn vị trước đã được xác nhận theo phương án Bảo lưu (không in) "Bi"và mã số BHXH đã đồng bộ, xác thực với CSDLQG về DC, thực hiện cấp lại tờ rời sổ xác nhận quá trình theo "Lý do khác".

- Trường hợp người lao động có quá trình đóng BHXH, BHTN ở đơn vị sau đã được xác nhận quá trình, khi thực hiện chốt sổ phải chốt lại tổng quá trình tham gia cho người lao động.

- Trường hợp người lao động có quá trình đóng BHXH, BHTN ở đơn vị trước tại BHXH TP. HCM chưa được xác nhận sổ do đơn vị chậm đóng, nay đơn vị đã đóng đủ tiền và hiện nộp hồ sơ xác nhận tiếp quá trình đóng BHXH, BHTN tại đơn vị sau thì cơ quan BHXH nơi đơn vị sau đóng BHXH, lập Phiếu đề nghị (Mẫu C02-TS) gửi qua nhóm Zalo Thu và Phát triển người tham gia (TST-HCM) cho cơ quan BHXH nơi đơn vị trước đóng BHXH để kiểm tra, xác nhận quá trình đóng BHXH, BHTN theo phương án BI (thời hạn 0,5 ngày). Sau đó, cơ quan BHXH nơi giải quyết hồ sơ thực hiện nhận quá trình, cấp lại tờ rời sổ xác nhận quá trình đóng của đơn vị trước "Lý do khác" và xác nhận tiếp quá trình đóng BHXH, BHTN tại đơn vị sau (chỉ áp dụng cho các đơn vị quản lý trên địa bàn Thành phố).

 Ví dụ: người lao động có thời gian đóng BHXH, BHTN như sau:

- Từ tháng 05/2020 – 11/2020 tại đơn vị A đóng tại BHXH cơ sở Chợ Lớn. Người lao động đã được xác nhận sổ đến tháng 09/2020 do tại thời điểm chốt sổ đơn vị A chậm đóng 2 tháng 10, 11/2020 và nay đã đóng đủ tiền.

- Từ tháng 12/2020 – 07/2021 tại đơn vị B đóng tại BHXH cơ sở Chánh Hưng và đang nộp hồ sơ xác nhận sổ.

Quy trình thực hiện:

- BHXH cơ sở Chánh Hưng: lập Phiếu đề nghị (Mẫu C02-TS) gửi qua nhóm Zalo Thu và Phát triển người tham gia (TST-HCM) cho BHXH cơ sở Chợ Lớn.

- BHXH cơ sở Chợ Lớn: thực hiện kiểm tra, xác nhận quá trình đóng BHXH, BHTN từ tháng 10/2020 - 11/2020 theo phương án BI.

- BHXH cơ sở Chánh Hưng: thực hiện nhận quá trình, cấp lại tờ rời sổ xác nhận quá trình đóng BHXH, BHTN từ tháng 10/2020 - 11/2020 và xác nhận tiếp quá trình đóng BHXH, BHTN từ tháng 12/2020 – 07/2021 tại đơn vị B.

7.6.3. Văn phòng/Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ & TKQ:

- Tiếp nhận kết quả giải quyết TTHC từ Phòng/Bộ phận QLT để chuyển trả kết quả cho cá nhân hoặc tổ chức theo hình thức đã đăng ký theo đúng quy định tại khoản 2, 3, 4 Điều 17 Quyết định số 475/QĐ-BHXH ngày 27/3/2023 của BHXH Việt Nam (Đối với kết quả giải quyết TTHC là kết quả điện tử thì hệ thống phần mềm tự động trả theo quy định).

8. Quy trình 622, 622a: Xác nhận đang tham gia BHXH; xác nhận chi tiết thời gian đóng BHXH, BHTN; xác nhận không tham gia BHXH

8.1 Mục đích:

- Xác nhận đang tham gia BHXH hoặc xác nhận chi tiết thời gian đóng BHXH, BHTN cho người tham gia để bổ túc hồ sơ xin visa, du học, học bổng, nhập hộ khẩu,…. theo yêu cầu của các cơ quan, tổ chức.

- Xác nhận không tham gia BHXH.

8.2 Thành phần hồ sơ:

8.3 Phương thức lập và nộp hồ sơ:

● Người tham gia:

- Người đang làm việc lập hồ sơ theo mục 8.2 quy trình này (hồ sơ giấy), nộp thông qua đơn vị nơi đang làm việc hoặc nộp cho cơ quan BHXH nơi đang tham gia.

- Người đang bảo lưu thời gian đóng BHXH lập hồ sơ theo mục 8.2 quy trình này (hồ sơ giấy) nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH nơi bảo lưu thời gian đóng sau cùng.

- Trường hợp xác nhận không tham gia BHXH nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH gần nhất.

● Đơn vị:

- Đơn vị lập hồ sơ theo mục 8.2 quy trình này, nộp cho cơ quan BHXH nơi quản lý.

Lưu ý: Người tham gia cần ghi rõ lý do, nội dung đề nghị xác nhận: xác nhận đang tham gia BHXH; xác nhận chi tiết thời gian đóng BHXH, BHTN; xác nhận không tham gia BHXH.

8.4 Hình thức nộp hồ sơ:

● Đơn vị nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH theo một trong các hình thức sau:

- Gửi hồ sơ giấy qua dịch vụ Bưu chính;

- Nộp hồ sơ giấy trực tiếp tại Bộ phận Một cửa của cơ quan BHXH nơi quản lý.

● Người tham gia nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH theo một trong các hình thức sau:

- Gửi hồ sơ giấy qua dịch vụ Bưu chính;

- Nộp hồ sơ giấy trực tiếp tại Bộ phận Một cửa của cơ quan BHXH theo mục 8.3 quy trình này.

8.5 Thời hạn giải quyết hồ sơ và trả kết quả:

Quy trình 622: Xác nhận đang tham gia BHXH: 02 ngày làm việc, quy trình này thực hiện tại Văn phòng/Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ & TKQ.

Quy trình 622a: xác nhận chi tiết thời gian đóng BHXH, BHTN hoặc xác nhận không tham gia BHXH: 03 ngày làm việc. Trong đó:

- Bước 1: Văn phòng/Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ & TKQ. Thời hạn 0,5 ngày

- Bước 2: Phòng/Bộ phận Quản lý Thu và Phát triển người tham gia. Thời hạn 02 ngày làm việc.

- Bước 3: Văn phòng/Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ & TKQ. Thời hạn 0,5 ngày.

► Sơ đồ

8.6. Quy trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ:

8.6.1. Văn phòng/ Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ & TKQ:

● Quy trình A: xác nhận đang tham gia BHXH

- Tiếp nhận hồ sơ của người tham gia/đơn vị do dịch vụ Bưu điện chuyển đến hoặc nhận trực tiếp theo mục 8.2 quy trình này.

- Số hóa hồ sơ (scan) các loại giấy tờ theo mục 1.2 quy trình này, cập nhật vào cơ sở dữ liệu của Hệ thống TNHS; Lập 02 bản Giấy Tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (Mẫu số 01) để gửi cho đơn vị/người tham gia.

- Cán bộ TNHS căn cứ vào thông tin trên Tờ khai (mẫu TK1-TS), Danh sách đề nghị xác nhận đang tham gia BHXH (mẫu 01-DS/XNTG, cho nhiều người) kiểm tra, đối chiếu với dữ liệu trên Hệ thống TST, thực hiện xác nhận quá trình đang tham gia BHXH đến thời điểm đơn vị đóng đủ tiền vào Giấy xác nhận (mẫu GXN- BHXH/người) hoặc Danh sách xác nhận đang tham gia BHXH (Mẫu 02-DS/XNTG, cho nhiều người).

- Trình lãnh đạo ký, đóng dấu vào mẫu GXN-BHXH/mẫu 02-DS/XNTG.

- Cập nhật trả hồ sơ trên Hệ thống TNHS.

- Chuyển kết quả giải quyết hồ sơ gồm Giấy xác nhận (mẫu GXN-BHXH) hoặc Danh sách xác nhận đang tham gia BHXH (Mẫu 02-DS/XNTG) cho đơn vị/người tham gia theo các hình thức đã đăng ký.

- Lưu mẫu TK1-TS/mẫu 01-DS/XNTG cùng hồ sơ.

● Quy trình B: xác nhận chi tiết thời gian đóng BHXH, BHTN hoặc xác nhận không tham gia BHXH.

- Kiểm tra thành phần hồ sơ và đối chiếu thông tin theo Phụ lục D đính kèm.

- Hồ sơ đầy đủ, khớp đúng: Số hóa hồ sơ, giấy tờ theo Danh mục hồ sơ, giấy tờ TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của BHXH Việt Nam cần thực hiện số hóa (Ban hành kèm theo Quyết định số 2939/QĐ-BHXH ngày 11 tháng 10 năm 2022 của BHXH Việt Nam) và cập nhật vào cơ sở dữ liệu của Hệ thống TNHS; Lập 02 bản Giấy Tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (Mẫu số 01) để gửi cho người tham gia/đơn vị và 01 bản chuyển cho Phòng/Bộ phận Quản lý Thu và Phát triển người tham gia.

- Hồ sơ chưa đúng, chưa đủ: Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02) trả hồ sơ cho người tham gia/đơn vị.

- Hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết: Lập Phiếu Từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Mẫu số 03) trả hồ sơ cho người tham gia/đơn vị.

8.6.2. Phòng/Bộ phận Quản lý Thu và Phát triển người tham gia

Tiếp nhận hồ sơ từ Văn phòng/ Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ & TKQ chuyển đến.

● Xử lý hồ sơ:

Căn cứ thông tin trên Tờ khai TK1-TS thực hiện kiểm tra dữ liệu thời gian đóng BHXH, BHTN trên Hệ thống TST, TCS và SMS (nếu có):

a) Trường hợp xác nhận không tham gia BHXH:

- Lập 01 bản Giấy xác nhận không tham gia BHXH (theo mẫu đính kèm), trình lãnh đạo ký, đóng dấu.

- Lưu trữ hồ sơ theo quy định.

b) Trường hợp xác nhận chi tiết quá trình tham gia BHXH, BHTN:

- In Bản ghi quá trình đóng BHXH, BHTN chưa hưởng (đến thời điểm đơn vị đóng đủ tiền), trình lãnh đạo ký, đóng dấu.

- Trường hợp dữ liệu quá trình BHXH, BHTN chưa hưởng đã được xác nhận bảo lưu trên các phần mềm cũ (SMS, 3S, …) nhưng chưa được đồng bộ dữ liệu trên phần mềm TST thì bổ sung vào trang cuối Mẫu 07/HSB nội dung : "Quá trình trên đây đã được BHXH Thành phố/cơ sở … xác nhận bảo lưu ngày .../..../........... ", in, trình lãnh đạo ký, đóng dấu.

- Lưu trữ hồ sơ theo quy định.

● Chuyển hồ sơ:

- Đính kèm vào Hệ thống TNHS: Giấy xác nhận không tham gia BHXH hoặc Bản ghi quá trình đóng BHXH, BHTN đã ký, đóng dấu.

- Chuyển hồ sơ, kết quả cho Bộ phận Một cửa theo đúng quy định tại khoản 1, Điều 17, Quyết định số 475/BHXH ngày 27/03/2023 của BHXH Việt Nam.

8.6.3. Văn phòng/ Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ & TKQ:

- Tiếp nhận kết quả giải quyết TTHC từ Phòng/Bộ phận QLT để chuyển trả kết quả cho cá nhân hoặc tổ chức theo hình thức đã đăng ký theo đúng quy định tại khoản 2, 3, 4 Điều 17 Quyết định số 475/QĐ-BHXH ngày 27/3/2023 của BHXH Việt Nam (Đối với kết quả giải quyết TTHC là kết quả điện tử thì hệ thống phần mềm tự động trả theo quy định)./.

9. Quy trình 624: Ghi xác nhận thời gian đóng BHXH cho người tham gia được cộng nối thời gian nhưng không phải đóng BHXH; điều chỉnh chức danh làm nghề hoặc công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm trước năm 1995 hoặc thời gian đảm nhiệm chức danh trước tháng 01/1998 đối với cán bộ cấp xã

9.1 Mục đích:

Dùng để ghi xác nhận thời gian đóng BHXH cho người tham gia được cộng nối thời gian nhưng không phải đóng BHXH; điều chỉnh chức danh làm nghề hoặc công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm trước năm 1995; thời gian đảm nhiệm chức danh trước tháng 01/1998 đối với cán bộ cấp xã.

9.2 Thành phần hồ sơ:

9.3 Phương thức lập và nộp hồ sơ:

● Người tham gia:

- Người đang làm việc lập hồ sơ theo mục 9.2 quy trình này (hồ sơ giấy), nộp thông qua đơn vị nơi đang làm việc hoặc nộp cho cơ quan BHXH nơi đang tham gia.

- Người đang bảo lưu thời gian đóng BHXH lập hồ sơ theo mục 9.2 quy trình này (hồ sơ giấy) nộp cho cơ quan BHXH (phi địa giới hành chính).

● Đơn vị:

- Đơn vị căn cứ hồ sơ của người tham gia cung cấp, gửi hồ sơ theo phiếu giao nhận hồ sơ 624 (hồ sơ giấy) theo mục 9.2 quy trình này nộp cho cơ quan BHXH nơi quản lý.

9.4 Thời hạn giải quyết hồ sơ và trả kết quả: 10 ngày hoặc 45 ngày kể từ ngày nhận đủ, đúng hồ sơ theo quy định.

Sơ đồ:

- Các bước "a" áp dụng tại BHXH TP. HCM.

- Các bước "b" áp dụng tại BHXH cơ sở.

9.5 Quy trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ:

► Bước 1b: BHXH cơ sở (Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ & TKQ).

- Kiểm tra thành phần hồ sơ, tính pháp lý của các giấy tờ có liên quan gửi kèm.

- Hồ sơ đầy đủ, khớp đúng: Số hóa hồ sơ, giấy tờ theo Danh mục hồ sơ, giấy tờ TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của BHXH Việt Nam cần thực hiện số hóa (Ban hành kèm theo Quyết định số 2939/QĐ-BHXH ngày 11 tháng 10 năm 2022 của BHXH Việt Nam) và cập nhật vào cơ sở dữ liệu của Hệ thống TNHS; Lập 02 bản Giấy Tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (Mẫu số 01) để gửi cho người tham gia/đơn vị và 01 bản chuyển cho Phòng/Bộ phận QLT.

- Hồ sơ chưa đúng, chưa đủ: Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02) trả hồ sơ cho người tham gia/đơn vị.

- Hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết: Lập Phiếu Từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Mẫu số 03) trả hồ sơ cho người tham gia/đơn vị.

► Bước 1a: BHXH TP. HCM (Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ & TKQ)

- Thực hiện như bước 1b nêu trên.

- Tiếp nhận hồ sơ từ BHXH cơ sở chuyển đến, cập nhật vào cơ sở dữ liệu của Hệ thống TNHS.