Quyết định 366/QĐ-BHXH năm 2026 về Quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp; cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế do Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY TRÌNH THU BẢO HIỂM XÃ HỘI, BẢO HIỂM Y TẾ, BẢO HIỂM THẤT NGHIỆP; CẤP SỔ BẢO HIỂM XÃ HỘI, THẺ BẢO HIỂM Y TẾ

GIÁM ĐỐC BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM

Căn cứ Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15;

Căn cứ Luật Bảo hiểm y tế số 25/2008/QH12 được sửa đổi, bổ sung bởi Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Bảo hiểm y tế số 46/2014/QH13 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Bảo hiểm y tế số 51/2024/QH15;

Căn cứ Luật Việc làm số 74/2025/QH15;

Căn cứ Luật An toàn, Vệ sinh lao động số 84/2015/QH13;

Căn cứ Nghị định số 188/2025/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Bảo hiểm y tế;

Căn cứ Nghị định số 164/2025/NĐ-CP của Chính phủ quy định về giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội và Cơ sở dữ liệu quốc gia về bảo hiểm;

Căn cứ Thông tư số 09/2026/TT-BTC ngày 03/02/2026 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định về việc tạo lập sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế bản điện tử;

Căn cứ Quyết định số 3179/QĐ-BTC ngày 12/9/2025 của Bộ Tài chính quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bảo hiểm xã hội Việt Nam thuộc Bộ Tài chính;

Theo đề nghị của Trưởng Ban Quản lý thu và phát triển người tham gia.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này: Quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp; cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành từ ngày 01/5/2026, thay thế Quyết định số 595/QD-BHXH ngày 14/4/2017 ban hành Quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; quản lý sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế. Các Quyết định số 888/QĐ-BHXH ngày 16/7/2018, Quyết định số 505/QĐ-BHXH ngày 27/3/2020, Quyết định số 1040/QĐ-BHXH ngày 18/8/2020, Quyết định số 811/QĐ-BHXH ngày 16/8/2021, Quyết định số 490/QĐ-BHXH ngày 28/3/2023, Quyết định 948/QĐ-BHXH ngày 05/6/2023 và các văn bản do Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành trước ngày Quyết định này có hiệu lực thi hành trái với Quyết định này đều hết hiệu lực.

Điều 3. Trưởng Ban Quản lý thu và phát triển người tham gia, Chánh Văn phòng Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bảo hiểm xã hội Việt Nam; Giám đốc Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố trực thuộc Bảo hiểm xã hội Việt Nam chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY TRÌNH

THU BẢO HIỂM XÃ HỘI, BẢO HIỂM Y TẾ, BẢO HIỂM THẤT NGHIỆP; CẤP SỔ BẢO HIỂM XÃ HỘI, THẺ BẢO HIỂM Y TẾ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 366/QĐ-BHXH ngày 29 tháng 4 năm 2026 của Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam)

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh

Quy trình này điều chỉnh việc phân cấp, phân quyền đối với tổ chức, cá nhân thuộc hệ thống của Bảo hiểm xã hội Việt Nam đảm bảo nguyên tắc: rõ người, rõ việc, rõ trách nhiệm, rõ thời gian, rõ kết quả trong thực hiện quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế nhằm mục đích tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức, người tham gia, trên cơ sở tổ chức, cá nhân tự kê khai, tự chịu trách nhiệm.

2. Đối tượng áp dụng

a) Quy trình này áp dụng đối với viên chức cơ quan Bảo hiểm xã hội các cấp được phân công nhiệm vụ trong việc thực hiện quản lý thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp; cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế.

b) Quy trình này không áp dụng đối với tổ chức, cá nhân không thuộc hệ thống tổ chức bộ máy của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

Điều 2. Các từ viết tắt và giải thích từ ngữ

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY TRÌNH THU BẢO HIỂM XÃ HỘI, BẢO HIỂM Y TẾ, BẢO HIỂM THẤT NGHIỆP; CẤP SỔ BẢO HIỂM XÃ HỘI, THẺ BẢO HIỂM Y TẾ

GIÁM ĐỐC BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM

Căn cứ Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15;

Căn cứ Luật Bảo hiểm y tế số 25/2008/QH12 được sửa đổi, bổ sung bởi Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Bảo hiểm y tế số 46/2014/QH13 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Bảo hiểm y tế số 51/2024/QH15;

Căn cứ Luật Việc làm số 74/2025/QH15;

Căn cứ Luật An toàn, Vệ sinh lao động số 84/2015/QH13;

Căn cứ Nghị định số 188/2025/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Bảo hiểm y tế;

Căn cứ Nghị định số 164/2025/NĐ-CP của Chính phủ quy định về giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội và Cơ sở dữ liệu quốc gia về bảo hiểm;

Căn cứ Thông tư số 09/2026/TT-BTC ngày 03/02/2026 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định về việc tạo lập sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế bản điện tử;

Căn cứ Quyết định số 3179/QĐ-BTC ngày 12/9/2025 của Bộ Tài chính quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bảo hiểm xã hội Việt Nam thuộc Bộ Tài chính;

Theo đề nghị của Trưởng Ban Quản lý thu và phát triển người tham gia.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này: Quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp; cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành từ ngày 01/5/2026, thay thế Quyết định số 595/QD-BHXH ngày 14/4/2017 ban hành Quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; quản lý sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế. Các Quyết định số 888/QĐ-BHXH ngày 16/7/2018, Quyết định số 505/QĐ-BHXH ngày 27/3/2020, Quyết định số 1040/QĐ-BHXH ngày 18/8/2020, Quyết định số 811/QĐ-BHXH ngày 16/8/2021, Quyết định số 490/QĐ-BHXH ngày 28/3/2023, Quyết định 948/QĐ-BHXH ngày 05/6/2023 và các văn bản do Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành trước ngày Quyết định này có hiệu lực thi hành trái với Quyết định này đều hết hiệu lực.

Điều 3. Trưởng Ban Quản lý thu và phát triển người tham gia, Chánh Văn phòng Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bảo hiểm xã hội Việt Nam; Giám đốc Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố trực thuộc Bảo hiểm xã hội Việt Nam chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY TRÌNH

THU BẢO HIỂM XÃ HỘI, BẢO HIỂM Y TẾ, BẢO HIỂM THẤT NGHIỆP; CẤP SỔ BẢO HIỂM XÃ HỘI, THẺ BẢO HIỂM Y TẾ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 366/QĐ-BHXH ngày 29 tháng 4 năm 2026 của Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam)

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh

Quy trình này điều chỉnh việc phân cấp, phân quyền đối với tổ chức, cá nhân thuộc hệ thống của Bảo hiểm xã hội Việt Nam đảm bảo nguyên tắc: rõ người, rõ việc, rõ trách nhiệm, rõ thời gian, rõ kết quả trong thực hiện quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế nhằm mục đích tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức, người tham gia, trên cơ sở tổ chức, cá nhân tự kê khai, tự chịu trách nhiệm.

2. Đối tượng áp dụng

a) Quy trình này áp dụng đối với viên chức cơ quan Bảo hiểm xã hội các cấp được phân công nhiệm vụ trong việc thực hiện quản lý thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp; cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế.

b) Quy trình này không áp dụng đối với tổ chức, cá nhân không thuộc hệ thống tổ chức bộ máy của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

Điều 2. Các từ viết tắt và giải thích từ ngữ

1. Các từ viết tắt

a) BHXH, BHTN, BHYT, BHTNLĐ, BNN: là chữ viết tắt của cụm từ “bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp”.

b) CNTT: là chữ viết tắt của cụm từ “công nghệ thông tin”.

c) CSDL: là chữ viết tắt của cụm từ “cơ sở dữ liệu”.

d) KH-TC: là chữ viết tắt của cụm từ “Kế hoạch - Tài chính”.

2. Giải thích từ ngữ

Trong Văn bản này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

a) Quản lý thu: là quản lý người tham gia, tiền thu BHXH, BHYT, BHTN của tổ chức, cá nhân; xác nhận số tiền đã thu, số tiền chậm đóng, trốn đóng của tổ chức và đôn đốc thực hiện trách nhiệm đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN.

b) Đơn vị sử dụng lao động: là tên gọi chung cho cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp, tổ chức có sử dụng lao động.

c) Cơ quan quản lý người chỉ tham gia BHYT: là cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập danh sách tham gia BHYT theo quy định (gồm: UBND cấp xã; cơ quan công an; cơ quan BHXH; cơ sở giáo dục đào tạo; cơ sở nuôi dưỡng, điều dưỡng thương binh và người có công với cách mạng; cơ sở trợ giúp xã hội,...).

d) Tổ chức hỗ trợ phát triển đối tượng theo quy định tại Nghị định số 233/2025/NĐ-CP, Thông tư số 116/2025/TT-BTC gồm:

- Tổ chức hỗ trợ phát triển đối tượng dịch vụ: là tổ chức ký hợp đồng làm dịch vụ để thực hiện xác định, theo dõi đối tượng tham gia BHXH bắt buộc, phát triển đối tượng tham gia BHXH tự nguyện, BHYT, BHTNLĐ theo hình thức tự nguyện, duy trì thu các khoản đóng BHXH, BHTN, BHYT của các cơ quan, đơn vị, tổ chức, người sử dụng lao động và trả cá nhân theo quy định của pháp luật.

- Tổ chức hỗ trợ phát triển đối tượng phối hợp: là tổ chức có ký hợp đồng thu tiền đóng của người chỉ tham gia BHYT.

đ) Người tham gia: là tên gọi chung cho người lao động tham gia BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN; người tham gia BHXH tự nguyện, người lao động tham gia BHTNLĐ theo hình thức tự nguyện, người chỉ tham gia BHYT; trừ trường hợp nêu cụ thể.

e) Hoàn trả: là việc cơ quan BHXH trả lại số tiền được xác định không phải tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN hoặc đóng thừa khi ngừng giao dịch với cơ quan BHXH; đóng trùng cho tổ chức, cá nhân đã nộp cho cơ quan BHXH.

g) Xác nhận sổ BHXH: là việc cơ quan BHXH xác nhận thời gian đã đóng BHXH, BHTN của người tham gia khi chấm dứt Hợp đồng lao động, Hợp đồng làm việc, di chuyển, hưởng chế độ BHXH, BHTN.

h) BHXH tỉnh: là tên gọi chung BHXH tỉnh, thành phố trực thuộc BHXH Việt Nam được tổ chức theo đơn vị hành chính cấp tỉnh.

i) Các biểu mẫu đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành được BHXH Việt Nam dẫn chiếu, hướng dẫn tại quy trình này. Các biểu mẫu báo cáo thống kê được BHXH Việt Nam ban hành tại quy trình này để quản lý nội bộ.

k) Các văn bản được trích dẫn trong quy trình này được hiểu là các văn bản đang có hiệu lực thi hành.

Điều 3. Phân cấp quản lý

1. BHXH cơ sở

a) Hướng dẫn Đơn vị sử dụng lao động/Cơ quan quản lý người chỉ tham gia BHYT/Tổ chức hỗ trợ phát triển đối tượng, người tham gia trên địa bàn được phân cấp: kê khai và nộp hồ sơ; thu tiền đóng, hoàn trả tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN; ghi thu tiền đóng BHYT của đối tượng do quỹ BHXH, quỹ BHTN đảm bảo, ngân sách trung ương hỗ trợ học sinh, sinh viên đang theo học tại cơ sở giáo dục do Bộ, cơ quan Trung ương quản lý; tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí và tử tuất; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT, xác nhận sổ BHXH, gộp sổ BHXH tại Đơn vị sử dụng lao động đang tham gia hoặc nơi cư trú; điều chỉnh thông tin người tham gia BHXH, BHYT; cấp lại, đổi thẻ BHYT không thay đổi thông tin ở cơ sở, tỉnh khác; trả kết quả thủ tục hành chính.

b) Tiếp nhận hồ sơ để chuyển BHXH tỉnh xem xét giải quyết việc tính thời gian công tác đối với người tham gia trước ngày 01/01/1995; cán bộ xã có thời gian đảm nhiệm chức danh theo Nghị định số 09/1998/NĐ-CP trước ngày 01/01/1998.

2. BHXH tỉnh

a) Hướng dẫn Đơn vị sử dụng lao động/Cơ quan quản lý người chỉ tham gia BHYT/Tổ chức hỗ trợ phát triển đối tượng, người tham gia trên địa bàn được phân cấp: kê khai và nộp hồ sơ; thu tiền đóng, hoàn trả tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN; ghi thu tiền đóng BHYT của đối tượng do quỹ BHXH, quỹ BHTN đảm bảo, ngân sách trung ương hỗ trợ học sinh, sinh viên đang theo học tại cơ sở giáo dục do Bộ, cơ quan Trung ương quản lý; tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí và tử tuất; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT, xác nhận sổ BHXH, gộp sổ BHXH tại Đơn vị sử dụng lao động đang tham gia hoặc nơi cư trú; điều chỉnh thông tin người tham gia BHXH, BHYT; cấp lại, đổi thẻ BHYT không thay đổi thông tin ở cơ sở, tỉnh khác; trả kết quả thủ tục hành chính.

b) Giải quyết hồ sơ, cấp sổ BHXH đối với trường hợp tính thời gian công tác đối với người tham gia trước ngày 01/01/1995; cán bộ xã có thời gian đảm nhiệm chức danh theo Nghị định số 09/1998/NĐ-CP trước ngày 01/01/1998.

c) Tiếp nhận, hỗ trợ xử lý các hồ sơ, dữ liệu vướng mắc do BHXH cơ sở đề nghị; báo cáo và kiến nghị BHXH Việt Nam giải quyết nếu quá thẩm quyền.

3. BHXH Việt Nam

a) Thu tiền của ngân sách trung ương đóng, hỗ trợ đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ và các khoản tiền thu khác theo quy định.

b) Giải quyết hồ sơ Đơn vị sử dụng lao động/Cơ quan quản lý người chỉ tham gia BHYT/Tổ chức hỗ trợ phát triển đối tượng, người tham gia đối với trường hợp BHXH cơ sở không kịp thời giải quyết và thông báo cho BHXH tỉnh.

Điều 4. Hướng dẫn kê khai, nộp hồ sơ đăng ký, đóng tiền; điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHYT, BHTN và cấp sổ BHXH, thẻ BHYT

1. Người tham gia

a) Đối với người tham gia BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN; người tham gia BHXH tự nguyện; người tham gia BHTNLĐ theo hình thức tự nguyện: Kê khai Tờ khai đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS) kèm theo bản sao giấy tờ liên quan (nếu có); nộp cho Đơn vị sử dụng lao động/Tổ chức hỗ trợ phát triển đối tượng/Cơ quan BHXH.

b) Đối với người chỉ tham gia BHYT: Kê khai Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHYT (Mẫu số 2 ban hành kèm theo Nghị định số 188/2025/NĐ-CP) kèm theo bản sao giấy tờ liên quan (nếu có); nộp cho Cơ quan quản lý người chỉ tham gia BHYT/Tổ chức hỗ trợ phát triển đối tượng/Cơ quan BHXH.

c) Trường hợp điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHYT; cấp lại sổ BHXH, thẻ BHYT; xác nhận thời gian đóng BHXH trong trường hợp Đơn vị sử dụng lao động không còn khả năng đóng BHXH trước ngày 01/7/2024 để làm căn cứ giải quyết, điều chỉnh chế độ hưu trí, tử tuất; tính thời gian công tác đối với người tham gia trước ngày 01/01/1995; tính thời gian công tác đối với cán bộ xã có thời gian đảm nhiệm chức danh theo Nghị định số 09/1998/NĐ-CP trước ngày 01/01/1998; điều chỉnh chức danh làm nghề hoặc công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm trước năm 1995; đóng BHXH bắt buộc cho thời gian còn thiếu không quá 06 tháng để đủ điều kiện hưởng lương hưu hoặc trợ cấp tuất hàng tháng; gộp sổ BHXH; hoàn trả BHXH, BHTN,...: kê khai hồ sơ kèm theo bản sao giấy tờ liên quan (nếu có) nộp cho Đơn vị sử dụng lao động hoặc cơ quan BHXH.

d) Đóng tiền thuộc phần trách nhiệm đóng theo quy định.

đ) Người tham gia truy cập ứng dụng Định danh điện tử quốc gia (VNeID) mức độ 2 hoặc ứng dụng Bảo hiểm xã hội số (VssID) hoặc hòm thư điện tử (Email) nhận và sử dụng sổ BHXH bản điện tử để giải quyết các chế độ BHXH, BHTN; sử dụng thẻ BHYT bản điện tử để khám bệnh, chữa bệnh tại các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh BHYT và thanh toán chi phí khám, chữa bệnh BHYT.

2. Đơn vị sử dụng lao động

a) Kê khai Tờ khai đơn vị đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu TK3-TS); Lập Danh sách tham gia, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-LT) kèm theo hồ sơ của đơn vị, người tham gia (nếu có); nộp cho cơ quan BHXH kịp thời theo quy định. Trường hợp chậm đóng, trốn đóng BHYT cho người lao động phải hoàn trả toàn bộ chi phí khám bệnh, chữa bệnh trong phạm vi quyền lợi, mức hưởng BHYT mà người lao động đã chi trả trong thời gian chưa có thẻ BHYT do chậm đóng, trốn đóng BHYT theo quy định tại Điều 49 Luật BHYT

b) Đóng tiền theo quy định tại Điều 33, Điều 34 Luật BHXH; Điều 13, Điều 15 Luật BHYT.

3. Cơ quan quản lý người chỉ tham gia BHYT

a) Kê khai Mẫu TK3-TS; Lập Danh sách đối tượng tham gia BHYT (Mẫu số 3 ban hành kèm theo Nghị định số 188/2025/NĐ-CP) kèm theo hồ sơ của người tham gia (nếu có); nộp cho cơ quan BHXH. Trường hợp chậm đóng, trốn đóng BHYT cho người lao động phải hoàn trả toàn bộ chi phí khám bệnh, chữa bệnh trong phạm vi quyền lợi, mức hưởng BHYT mà người lao động đã chi trả trong thời gian chưa có thẻ BHYT do chậm đóng, trốn đóng BHYT theo quy định tại Điều 49 Luật BHYT.

b) Chuyển kinh phí đóng BHYT theo quy định cho cơ quan BHXH hoặc phối hợp với cơ quan BHXH đề nghị cơ quan quản lý, cơ quan tài chính chuyển kinh phí đóng BHYT theo phân cấp.

4. Tổ chức hỗ trợ phát triển đối tượng

4.1. Tổ chức hỗ trợ phát triển đối tượng dịch vụ

a) Kê khai Mẫu TK3-TS; Lập Danh sách tham gia BHXH tự nguyện (Mẫu D05-TS) đối với người tham gia BHXH tự nguyện/ Lập Danh sách tham gia BHTNLĐ theo hình thức tự nguyện (Mẫu D06-TS) đối với người tham gia BHTNLĐ theo hình thức tự nguyện/ Lập Mẫu số 4 ban hành kèm theo Nghị định số 188/2025/NĐ-CP đối với người tham gia BHYT theo hộ gia đình.

b) Thu tiền đóng theo phương thức đăng ký của người tham gia; nộp hồ sơ điện tử và tiền đóng của người tham gia cho cơ quan BHXH. Trường hợp chậm đóng, trốn đóng BHYT cho người lao động phải hoàn trả toàn bộ chi phí khám bệnh, chữa bệnh trong phạm vi quyền lợi, mức hưởng BHYT mà người lao động đã chi trả trong thời gian chưa có thẻ BHYT do chậm đóng, trốn đóng BHYT theo quy định tại Điều 49 Luật BHYT.

4.2. Tổ chức hỗ trợ phát triển đối tượng phối hợp

a) Kê khai Mẫu TK3-TS; Lập Danh sách đối tượng tham gia BHYT (Mẫu số 3 ban hành kèm theo Nghị định số 188/2025/NĐ-CP).

b) Thu tiền đóng theo phương thức đăng ký của người tham gia; nộp hồ sơ điện tử và tiền đóng của người tham gia cho cơ quan BHXH. Trường hợp chậm đóng, trốn đóng BHYT cho người lao động phải hoàn trả toàn bộ chi phí khám bệnh, chữa bệnh trong phạm vi quyền lợi, mức hưởng BHYT mà người lao động đã chi trả trong thời gian chưa có thẻ BHYT do chậm đóng, trốn đóng BHYT theo quy định tại Điều 49 Luật BHYT.

Điều 5. Cập nhật dữ liệu và giải quyết hồ sơ

1. Nguyên tắc xử lý hồ sơ

1.1. Trường hợp hồ sơ tiếp nhận và dữ liệu chưa đầy đủ, chính xác: hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hồ sơ hoặc trả lại hồ sơ kèm lý do trên phần mềm tiếp nhận hồ sơ. Thời gian thông báo trả lại hồ sơ, hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ.

1.2. Đối với hồ sơ giấy: Viên chức Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả cập nhật hồ sơ để thực hiện giao dịch điện tử.

1.3. Đối với hồ sơ thực hiện giao dịch điện tử:

1.3.1. Hệ thống phần mềm

a) Xác thực toàn bộ các thông tin của Đơn vị sử dụng lao động/Cơ quan quản lý người chỉ tham gia BHYT/Tổ chức hỗ trợ phát triển đối tượng theo mã số định danh điện tử (bao gồm: tên đơn vị, mã định danh đơn vị) đảm bảo khớp đúng với CSDL quốc gia về bảo hiểm.

b) Xác thực toàn bộ các thông tin của người tham gia kê khai theo mã số định danh điện tử (bao gồm: mã số BHXH; họ và tên; ngày, tháng, năm sinh; số CCCD/ĐDCN/hộ chiếu) đảm bảo khớp đúng với CSDL quốc gia dân cư, CSDL quốc gia về bảo hiểm và CSDL về cư trú.

1.3.2. Đối với các trường hợp kê khai tăng người tham gia mà mã số BHXH đó đang tham gia ở các nhóm đối tượng khác, như sau:

a) Đang tham gia BHXH bắt buộc tại Đơn vị sử dụng lao động khác (trừ đối tượng chỉ tham gia BHTNLĐ, BNN) hoặc đang hưởng trợ cấp thất nghiệp hoặc đang hưởng chế độ hưu trí: Hệ thống phần mềm tự động trả lại kèm theo lý do và đề nghị liên hệ cơ quan BHXH để hoàn thiện hồ sơ.

b) Đang tham gia BHYT theo nhóm được ngân sách nhà nước hỗ trợ một phần mức đóng, tự đóng, tham gia BHXH tự nguyện: hướng dẫn Đơn vị sử dụng lao động/Cơ quan quản lý người chỉ tham gia BHYT/Tổ chức hỗ trợ phát triển đối tượng kê khai thông tin tài khoản nhận tiền hoàn trả của người tham gia vào (cột ghi chú) Mẫu D02-LT, Mẫu số 3 ban hành kèm theo Nghị định số 188/2025/NĐ-CP để cơ quan BHXH cập nhật báo tăng kịp thời và hoàn trả tiền đóng cho người tham gia. Sau khi cập nhật báo tăng, hệ thống phần mềm tự động gửi thông báo về việc hoàn trả tiền đóng cho người tham gia trên ứng dụng VssID và dữ liệu hoàn trả đến viên chức KH-TC.

c) Đang tham gia BHYT theo nhóm tổ chức BHXH đóng, ngân sách nhà nước đóng, hệ thống phần mềm tự động giảm số phải thu, người tham gia và cắt giá trị sử dụng thẻ BHYT tại Cơ quan quản lý người chỉ tham gia BHYT.

2. Cập nhật hồ sơ vào CSDL

2.1. Đối với hồ sơ đầy đủ, chính xác mà phần mềm tự động tạo lập phát sinh: phần mềm tự động cập nhật vào CSDL.

2.2. Đối với hồ sơ đầy đủ, chính xác mà phần mềm không tự động tạo lập phát sinh: căn cứ hồ sơ đề nghị của đơn vị, người tham gia gửi đến, viên chức quản lý thu cập nhật vào phần mềm, trình Giám đốc duyệt đối với các trường hợp sau:

a) Truy thu cộng nối thời gian tham gia BHXH.

b) Đơn vị không bị coi là trốn đóng; tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất: cập nhật tình trạng pháp lý của đơn vị theo quy định tại khoản 1 Điều 37, khoản 4 Điều 38 Luật BHXH và Khoản 3 điều 48a Luật BHYT.

c) Đơn vị không còn khả năng đóng: căn cứ tình trạng pháp lý của đơn vị trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn); cập nhật tình trạng pháp lý theo hồ sơ của đơn vị đính kèm bản scan hồ sơ vào phần mềm quản lý. Đối với các đơn vị ngừng hoạt động; tạm dừng phát sinh số phải thu, xác nhận sổ BHXH cho người tham gia tại đơn vị đến thời điểm đóng.

Trường hợp đơn vị hoạt động trở lại sau khi ngừng hoạt động; đơn vị đóng tiền BHXH, BHYT, BHTN cho người lao động: lập đề nghị đính kèm bản scan hồ sơ trên phần mềm quản lý; xác nhận bổ sung quá trình đóng BHXH, BHYT, BHTN; trình Giám đốc BHXH phê duyệt.

d) Điều chỉnh do thay đổi họ, tên, chữ đệm; dân tộc; quốc tịch; ngày, tháng, năm sinh; số định danh cá nhân/hộ chiếu, hưởng quyền lợi BHYT cao hơn theo Phiếu điều chỉnh (Mẫu C02-TS).

đ) Bảng điều chỉnh thời gian công tác không phải đóng BHXH; điều chỉnh chức danh làm nghề hoặc công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm (Mẫu C09-TS); quá trình đóng BHXH, BHTN trên sổ BHXH bảo lưu trước năm 2009 của người tham gia (bao gồm cả trường hợp sổ BHXH do BHXH Bộ Quốc phòng, Bộ Công an quản lý).

e) Gộp sổ theo Phiếu đề nghị gộp sổ BHXH (Mẫu C18-TS); trường hợp có thời gian đóng trùng thực hiện hoàn trả thời gian đóng trùng.

g) Xác nhận thời gian đóng BHXH cho người lao động khi đơn vị không còn khả năng đóng BHXH trước ngày 01/7/2024.

h) Phê duyệt dữ liệu Danh sách hoàn trả tiền thu BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu C16-TS) chuyển viên chức KH-TC để hoàn trả cho người tham gia và thu hồi thù lao đã chi cho tổ chức hỗ trợ phát triển đối tượng.

2.3. Viên chức quản lý thu Duyệt dữ liệu Mẫu C69a-HD, Mẫu C83a-HD, dữ liệu sổ BHXH, thẻ BHYT, xác nhận quá trình đóng BHXH, BHTN theo kết quả đã đóng:

2.3.1. Phần mềm tự động cấp sổ BHXH, thẻ BHYT, xác nhận quá trình đóng BHXH, BHTN đối với trường hợp đăng ký bản điện tử. Trả sổ BHXH, thẻ BHYT bản điện tử vào kho quản lý dữ liệu điện tử, ứng dụng VssID và Email của người tham gia. Tổng hợp Bảng chi tiết số phải trả thù lao BHXH, BHTNLĐ, BHYT (Mẫu D11-TS) theo đợt phát sinh, mã đơn vị.

2.3.2. In sổ BHXH, thẻ BHYT bản giấy (đối với trường hợp đăng ký nhận bản giấy), chuyển Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả để trả cho người tham gia ngay trong ngày và lưu trữ hồ sơ theo quy định.

2.3.4. Hằng tháng

a) Thực hiện duyệt: Mẫu C12-TS, Mẫu C09-TS, Mẫu 01-ĐĐ, Mẫu B10a-TS.

b) Chuyển thông tin đơn vị trốn đóng lên cổng thông tin điện tử BHXH theo Mẫu D15-TS.

c) Nghiệm thu, đánh giá kết quả thực hiện chỉ tiêu, nhiệm vụ được giao (Mẫu B15a/b/c-UQ và Mẫu B16a/b/c-TS).

d) Hệ thống phần mềm tự động:

- Xác định trạng thái đơn vị chậm đóng, trốn đóng theo kết quả đóng của đơn vị tháng trước liền kề; cập nhật trạng thái vào Mẫu B10a-TS trên phần mềm TST.

- Cung cấp thông tin cho người tham gia trên ứng dụng VssID về kết quả đơn vị đã đóng BHXH, BHYT, BHTN, thời gian chậm đóng theo từng đơn vị.

- Gửi Thông báo kết quả đóng (Mẫu C12-TS) kèm theo Văn bản đôn đốc (Mẫu 01-ĐĐ) theo quy định tại Nghị định số 274/2025/NĐ-CP của Chính phủ đối với đơn vị chậm đóng, trốn đóng theo khoản 1 Điều 38 Luật BHXH và Danh sách tham gia (Mẫu D09-TS) vào kho quản lý dữ liệu điện tử của đơn vị.

- Gửi Mẫu C12-TS, Mẫu D09-TS vào kho quản lý dữ liệu điện tử của Cơ quan quản lý người chỉ tham gia BHYT.

đ) Phối hợp với viên chức Phòng/Bộ phận KH-TC đối chiếu số tiền phải thu của đơn vị, người tham gia; số tiền thù lao cho tổ chức hỗ trợ phát triển đối tượng phải chi, phải thu hồi tháng trước liền kề.

2.3.5. Hằng quý:

a) Tổng hợp Bảng tổng hợp đối tượng tham gia BHXH, BHTNLĐ tự nguyện, ngân sách nhà nước hỗ trợ (Mẫu B09a-TS); ký, gửi BHXH tỉnh; Bảng tổng hợp đối tượng và kinh phí do ngân sách nhà nước đóng, hỗ trợ đóng BHYT (Mẫu số 1 ban hành kèm theo Nghị định số 188/2025/NĐ-CP); Bảng tổng hợp đối tượng tham gia BHXH, BHTNLĐ tự nguyện, ngân sách nhà nước hỗ trợ (Mẫu B09b-TS); trình ký Giám đốc BHXH tỉnh; gửi Sở Nội Vụ, Sở Y Tế, Sở Tài Chính để chuyển kinh phí vào quỹ BHYT, quỹ BHXH, quỹ BHTNLĐ theo quy định.

b) Hệ thống phần mềm tự động tổng hợp số thẻ BHYT và số phải thu theo nơi đăng ký khám chữa bệnh ban đầu (Mẫu B05-TS).

2.4. Viên chức phòng/Bộ phận KH-TC

2.4.1. Hằng ngày:

a) Cập nhật số tiền đóng của Đơn vị/Cơ quan quản lý người chỉ tham gia BHYT/Tổ chức hỗ trợ phát triển đối tượng vào hệ thống phần mềm quản lý.

b) Chi thù lao và thu hồi thù lao cho tổ chức hỗ trợ phát triển đối tượng theo Mẫu D11-TS.

c) Hoàn trả tiền đóng cho người tham gia theo quy định theo dữ liệu Mẫu C16-TS do viên chức quản lý thu chuyển.

2.4.2. Hằng tháng: Phối hợp với viên chức Phòng/Bộ phận Quản lý thu và phát triển người tham gia đối chiếu theo tiết đ, điểm 2.3.4, khoản 2 Điều này.

2.5. Viên chức phòng/Bộ phận chế độ BHXH:

a) Ngay sau khi giải quyết chế độ BHXH, BHTN cho người tham gia, thực hiện cập nhật thông tin hưởng các chế độ BHXH, BHTN vào dữ liệu sổ BHXH bản điện tử.

b) Lập danh sách và hồ sơ người lao động giải quyết BHXH một lần còn thời gian BHTN chưa hưởng; chấm dứt hưởng, hủy hưởng trợ cấp thất nghiệp (Mẫu D16-TS) gửi Phòng/Tổ Quản lý thu và phát triển người tham gia để đối chiếu và xác nhận lại dữ liệu tổng thời gian đóng BHTN chưa hưởng trên cơ sở dữ liệu thu toàn quốc.

3. Hệ thống biểu mẫu và thời hạn lập

3.1. Biểu mẫu được lập trên hệ thống phần mềm liên thông để tổng hợp và báo cáo theo phụ lục 01 ban hành kèm theo quy trình này.

3.2. Thời hạn lập báo cáo

a) Thời hạn chốt số liệu vào ngày cuối của tháng/quý/năm.

b) Báo cáo tháng, quý: ngày 05 của tháng/quý sau liền kề.

c) Báo cáo năm: trước ngày 10/01 năm sau liền kề.

3.3. Trưởng phòng Quản lý thu và phát triển người tham gia/KH-TC/Giám đốc BHXH cơ sở/Giám đốc BHXH tỉnh ký biểu mẫu báo cáo theo quy định tại Phụ lục II ban hành kèm theo quy trình này.

Điều 6. Tổ chức thực hiện

1. Trách nhiệm của Giám đốc BHXH cơ sở

a) Phân công nhiệm vụ và phân quyền sử dụng trong phần mềm đối với từng viên chức theo thẩm quyền quản lý bằng văn bản cụ thể.

b) Hướng dẫn, triển khai, phân công nhiệm vụ cho viên chức thuộc thẩm quyền quản lý; đôn đốc, kiểm tra viên chức thực hiện quy trình này.

c) Hướng dẫn người tham gia cài đặt ứng dụng để sử dụng sổ BHXH, thẻ BHYT bản điện tử trên các phương tiện điện tử.

2. Trách nhiệm của BHXH tỉnh

2.1. Phòng Quản lý thu và phát triển người tham gia

a) Thực hiện nhiệm vụ tại khoản 1 Điều này.

b) Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về công tác thu, cấp sổ BHXH, thẻ BHYT; sử dụng dữ liệu quản lý thu, sổ BHXH, thẻ BHYT cho viên chức được phân công nhiệm vụ.

c) Phối hợp với phòng Kiểm tra đôn đốc, hướng dẫn, kiểm tra BHXH cơ sở thực hiện các giải pháp nhằm hạn chế chậm đóng, trốn đóng.

2.2. Phòng Kiểm tra

a) Căn cứ Mẫu B03b-TS trên phần mềm TST; tham mưu Giám đốc BHXH tỉnh tiến hành kiểm tra, xử lý vi phạm theo quy định đối với các đơn vị trốn đóng BHXH, BHTN, BHYT. Cập nhật kết quả kiểm tra, xử lý đơn vị vào phần mềm TST trước ngày 05 tháng sau.

b) Chịu trách nhiệm trong việc đôn đốc, kiểm tra đơn vị trốn đóng BHXH, BHTN, BHYT và thu hồi số tiền trốn đóng, xử lý vi phạm đối với đơn vị theo quy định.

2.3. Phòng CNTT và Chuyển đổi số: chủ trì, phối hợp với các phòng liên quan hướng dẫn người tham gia sử dụng sổ BHXH, thẻ BHYT bản điện tử trên các phương tiện điện tử.

2.4. Các phòng nghiệp vụ khác: căn cứ chức năng, nhiệm vụ được giao, phối hợp với phòng Quản lý thu và phát triển người tham gia thực hiện quy trình này.

3. Trách nhiệm của thủ trưởng các đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam

3.1. Ban Quản lý thu và phát triển người tham gia

a) Hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra BHXH tỉnh trong việc thực hiện các nội dung tại quy trình này.

b) Phân công cán bộ chuyên quản giám sát BHXH tỉnh/cơ sở tổ chức thực hiện. Kịp thời giải quyết khó khăn, vướng mắc phát sinh tại BHXH các địa phương.

3.2. Ban Kiểm tra

a) Căn cứ Mẫu B03C-TS trên phần mềm quản lý TST; đôn đốc, hướng dẫn BHXH tỉnh thực hiện kiểm tra, xử lý vi phạm đối với đơn vị chậm đóng, trốn đóng theo quy định hoặc đề xuất Giám đốc BHXH Việt Nam quyết định kiểm tra. Cập nhật kết quả kiểm tra, xử lý đơn vị vào phần mềm TST trước ngày 05 tháng sau.

b) Phối hợp với Ban Quản lý thu và phát triển người tham gia đôn đốc, kiểm tra và xử lý những đơn vị chậm đóng, trốn đóng kéo dài mà BHXH tỉnh không thực hiện.

3.3. Trung tâm CNTT và Chuyển đổi số: xây dựng Hệ thống phần mềm, cơ sở hạ tầng CNTT đáp ứng yêu cầu tại quy trình này. Hướng dẫn, triển khai và kịp thời giải quyết vướng mắc trong quá trình sử dụng phần mềm.

3.4. Ban Quản lý đầu tư quỹ: Trong thời hạn 10 ngày đầu của tháng 01 hằng năm, công bố mức lãi suất đầu tư quỹ BHXH bình quân tháng của năm trước liền kề theo quy định.

3.5. Các đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam: căn cứ chức năng, nhiệm vụ được giao tại các quy trình nghiệp vụ chuyên môn theo lĩnh vực có liên quan đến số liệu kế hoạch, thu, đối tượng tham gia BHXH, BHTN, BHYT, BHTNLĐ, BNN, gửi mẫu biểu đề nghị Ban Quản lý thu và phát triển người tham gia phối hợp với Trung tâm CNTT và Chuyển đổi số tích hợp lên phần mềm quản lý để phân quyền khai thác, sử dụng.

Trong quá trình tổ chức thực hiện nếu có vướng mắc; các đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam, BHXH tỉnh báo cáo BHXH Việt Nam xem xét, giải quyết./.

PHỤ LỤC

DANH MỤC BIỂU MẪU QUẢN LÝ THU BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN; CẤP SỔ BHXH, THẺ BHYT
(Ban hành kèm theo Quyết định số 366/QĐ-BHXH ngày 29/4/2026 của BHXH Việt Nam)