Quyết định 479/QĐ-HQKV18 năm 2025 về Quy chế tiếp công dân tại trụ sở Chi cục Hải quan khu vực XVIII và các đơn vị thuộc Chi cục

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ TIẾP CÔNG DÂN TẠI TRỤ SỞ CHI CỤC HẢI QUAN KHU VỰC XVIII VÀ CÁC ĐƠN VỊ THUỘC CHI CỤC.

CHI CỤC TRƯỞNG CHI CỤC HẢI QUAN KHU VỰC XVIII

Căn cứ Luật Hải quan ngày 23/06/2014;

Căn cứ Luật Tiếp công dân ngày 25/11/2013;

Căn cứ Luật Khiếu nại ngày 11/11/2011;

Căn cứ Luật Tố cáo ngày 12/06/2018;

Căn cứ Nghị định số 64/2014/NĐ-CP ngày 26/06/2014 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Tiếp công dân;

Căn cứ Nghị định số 124/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp tổ chức thi hành Luật Khiếu nại;

Căn cứ Nghị định số 31/2019/NĐ-CP ngày 10/04/2019 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Tố cáo;

Căn cứ Thông tư số 04/2021/TT-TTCP ngày 01/10/2021 của Tổng Thanh tra Chính phủ quy định quy trình tiếp công dân;

Căn cứ Thông tư 05/2021/TT-TTCP ngày 01/10/2021 của Tổng Thanh tra Chính phủ quy định quy trình xử lý đơn khiếu nại, đơn tố cáo, đơn kiến nghị, phản ánh;

Căn cứ Quyết định số 819/QĐ-CHQ ngày 30/06/2025 của Cục Hải quan về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Hải quan khu vực thuộc Cục Hải quan;

Căn cứ Quyết định số 1528/QĐ-BTC ngày 28/04/2025 của Bộ Tài chính ban hành Quy định về phân công, phân cấp công tác tổ chức, cán bộ tại Bộ Tài chính;

Căn cứ Quyết định số 2737/QĐ-TCHQ ngày 29/11/2022 của Tổng cục Hải quan về việc ban hành quy chế tiếp công dân tại các đơn vị trong ngành Hải quan;

Xét đề nghị của Trưởng Phòng Tổ chức cán bộ.

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế tiếp công dân tại Trụ sở Chi cục Hải quan khu vực XVIII và các đơn vị thuộc Chi cục.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 13/QĐ-HQĐNa ngày 12/01/2023 của Cục Hải quan tỉnh Đồng Nai v/v ban hành Quy chế tiếp công dân tại trụ sở Cục Hải quan tỉnh Đồng Nai và các đơn vị thuộc, trực thuộc.

Điều 3. Các đơn vị thuộc Chi cục Hải quan khu vực XVIII và tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

TIẾP CÔNG DÂN TẠI TRỤ SỞ CHI CỤC HẢI QUAN KHU VỰC XVIII VÀ CÁC ĐƠN VỊ THUỘC CHI CỤC HẢI QUAN KHU VỰC XVIII.
(Ban hành kèm theo Quyết định số    /QĐ-HQKV18 ngày   /  /   của Chi cục trưởng Chi cục Hải quan khu vực XVIII)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ TIẾP CÔNG DÂN TẠI TRỤ SỞ CHI CỤC HẢI QUAN KHU VỰC XVIII VÀ CÁC ĐƠN VỊ THUỘC CHI CỤC.

CHI CỤC TRƯỞNG CHI CỤC HẢI QUAN KHU VỰC XVIII

Căn cứ Luật Hải quan ngày 23/06/2014;

Căn cứ Luật Tiếp công dân ngày 25/11/2013;

Căn cứ Luật Khiếu nại ngày 11/11/2011;

Căn cứ Luật Tố cáo ngày 12/06/2018;

Căn cứ Nghị định số 64/2014/NĐ-CP ngày 26/06/2014 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Tiếp công dân;

Căn cứ Nghị định số 124/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp tổ chức thi hành Luật Khiếu nại;

Căn cứ Nghị định số 31/2019/NĐ-CP ngày 10/04/2019 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Tố cáo;

Căn cứ Thông tư số 04/2021/TT-TTCP ngày 01/10/2021 của Tổng Thanh tra Chính phủ quy định quy trình tiếp công dân;

Căn cứ Thông tư 05/2021/TT-TTCP ngày 01/10/2021 của Tổng Thanh tra Chính phủ quy định quy trình xử lý đơn khiếu nại, đơn tố cáo, đơn kiến nghị, phản ánh;

Căn cứ Quyết định số 819/QĐ-CHQ ngày 30/06/2025 của Cục Hải quan về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Hải quan khu vực thuộc Cục Hải quan;

Căn cứ Quyết định số 1528/QĐ-BTC ngày 28/04/2025 của Bộ Tài chính ban hành Quy định về phân công, phân cấp công tác tổ chức, cán bộ tại Bộ Tài chính;

Căn cứ Quyết định số 2737/QĐ-TCHQ ngày 29/11/2022 của Tổng cục Hải quan về việc ban hành quy chế tiếp công dân tại các đơn vị trong ngành Hải quan;

Xét đề nghị của Trưởng Phòng Tổ chức cán bộ.

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế tiếp công dân tại Trụ sở Chi cục Hải quan khu vực XVIII và các đơn vị thuộc Chi cục.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 13/QĐ-HQĐNa ngày 12/01/2023 của Cục Hải quan tỉnh Đồng Nai v/v ban hành Quy chế tiếp công dân tại trụ sở Cục Hải quan tỉnh Đồng Nai và các đơn vị thuộc, trực thuộc.

Điều 3. Các đơn vị thuộc Chi cục Hải quan khu vực XVIII và tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

TIẾP CÔNG DÂN TẠI TRỤ SỞ CHI CỤC HẢI QUAN KHU VỰC XVIII VÀ CÁC ĐƠN VỊ THUỘC CHI CỤC HẢI QUAN KHU VỰC XVIII.
(Ban hành kèm theo Quyết định số    /QĐ-HQKV18 ngày   /  /   của Chi cục trưởng Chi cục Hải quan khu vực XVIII)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định trách nhiệm tiếp công dân và việc tổ chức tiếp công dân đến khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh tại nơi tiếp công dân của Chi cục Hải quan khu vực XVIII và đơn vị thuộc Chi cục Hải quan khu vực XVIII.

Việc tiếp đại diện của cơ quan, tổ chức; tiếp người nước ngoài đến khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh tại nơi tiếp công dân của cơ quan Hải quan các cấp được thực hiện như đối với tiếp công dân.

2. Quy chế này áp dụng đối với các đơn vị thuộc Chi cục, công chức, nhân viên, người lao động thuộc Chi cục Hải quan khu vực XVIII (sau đây gọi chung là “công chức”); người khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh đến trình bày trực tiếp tại nơi tiếp công dân của Chi cục Hải quan khu vực XVIII, các đơn vị thuộc Chi cục và các cá nhân, tổ chức có liên quan.

Điều 2. Mục đích của việc tiếp công dân

1. Hướng dẫn công dân thực hiện quyền khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh đúng quy định pháp luật; góp phần tuyên truyền, phổ biến pháp luật cho công dân.

2. Tiếp nhận khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan Hải quan để xem xét, giải quyết theo quy định của pháp luật.

Điều 3. Nguyên tắc tiếp công dân

1. Việc tiếp công dân phải được tiến hành tại nơi tiếp công dân của cơ quan Hải quan.

2. Việc tiếp công dân tại cơ quan Hải quan phải đảm bảo công khai, dân chủ, kịp thời, đảm bảo an ninh, trật tự; thủ tục đơn giản, thuận tiện; giữ bí mật và đảm bảo an toàn cho người tố cáo theo quy định của pháp luật; thực hiện khách quan, bình đẳng, không phân biệt đối xử trong khi tiếp công dân.

3. Tôn trọng, tạo điều kiện thuận lợi cho công dân thực hiện việc khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh theo quy định của pháp luật.

Điều 4. Việc từ chối tiếp công dân

1. Người tiếp công dân được quyền từ chối tiếp công dân trong các trường hợp sau:

a. Người trong tình trạng say do dùng chất kích thích, người mắc bệnh tâm thần hoặc một bệnh khác làm mất hoặc hạn chế khả năng nhận thức hoặc khả năng điều khiển hành vi của mình.

b. Người có hành vi đe dọa, xúc phạm cơ quan, tổ chức, đơn vị, người tiếp công dân, người thi hành công vụ hoặc có hành vi khác vi phạm nội quy nơi tiếp công dân.

c. Người khiếu nại, tố cáo về vụ việc đã giải quyết đúng chính sách, pháp luật, được cơ quan nhà nước có thẩm quyền kiểm tra, rà soát, thông báo bằng văn bản và đã được tiếp, giải thích, hướng dẫn nhưng vẫn cố tình khiếu nại, tố cáo kéo dài.

d. Những trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

2. Trường hợp từ chối tiếp công dân theo quy định tại điểm a, b khoản 1 Điều này thì người tiếp công dân phải giải thích cho công dân được biết lý do từ chối tiếp đồng thời báo cáo người phụ trách tiếp công dân.

Trường hợp từ chối tiếp công dân theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều này thì người đứng đầu đơn vị phụ trách tiếp công dân ra Thông báo từ chối tiếp công dân (thông báo từ chối ban hành theo Mẫu số 01 quy định tại Quy chế này).

Điều 5. Quyền và nghĩa vụ của người đến khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh

1. Khi đến nơi tiếp công dân của cơ quan Hải quan, người khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh có các quyền sau đây:

a) Trình bày về nội dung khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh.

b) Được hướng dẫn, giải thích về nội dung liên quan đến khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh của mình.

c) Khiếu nại, tố cáo về hành vi vi phạm pháp luật của người tiếp công dân.

d) Nhận thông báo về việc tiếp nhận, kết quả xử lý khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh.

đ) Trường hợp người khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh không sử dụng thông thạo tiếng Việt thì có quyền sử dụng người phiên dịch.

e) Các quyền khác theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.

2. Khi đến nơi tiếp công dân của cơ quan Hải quan, người khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh có các nghĩa vụ sau đây:

a) Nêu rõ họ tên, địa chỉ, xuất trình giấy tờ tùy thân do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp, giấy ủy quyền (nếu có).

b) Có thái độ đúng mực, tôn trọng đối với người tiếp công dân.

c) Trình bày trung thực sự việc, cung cấp thông tin, tài liệu liên quan đến nội dung khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh; ký hoặc điểm chỉ xác nhận những nội dung trình bày đã được người tiếp công dân ghi chép lại.

d) Nghiêm chỉnh chấp hành nội quy tiếp công dân và hướng dẫn của người tiếp công dân.

đ) Trường hợp nhiều người cùng khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh về một nội dung thì phải cử người đại diện để trình bày nội dung khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh.

e) Chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung khiếu nại, tố cáo của mình.

Chương II

NƠI TIẾP CÔNG DÂN, THỜI GIAN, NỘI DUNG TIẾP CÔNG DÂN

Điều 6. Nơi tiếp công dân

a) Địa điểm tiếp công dân của Chi cục Hải quan khu vực XVIII: Địa chỉ: Số 9A, đường Đồng Khởi, phường Tam Hiệp, tỉnh Đồng Nai.

b) Địa điểm tiếp công dân của các Hải quan cửa khẩu/ngoài cửa khẩu; Đội Kiểm soát Hải quan; Đội Phúc tập và Kiểm tra sau thông quan:

- Hải quan Biên Hòa: Số 28, đường 2A, KCN Biên Hòa 2, phường Trấn Biên, tỉnh Đồng Nai.

- Hải quan Khu chế xuất Long Bình: Đường số 6, KCX Long Bình, phường Long Bình, tỉnh Đồng Nai.

- Hải quan Long Bình Tân: Số 10, đường Phan Đăng Lưu, phường Long Bình, tỉnh Đồng Nai.

- Hải quan cửa khẩu cảng Đồng Nai: KCN Gò Dầu, xã Phước Thái, tỉnh Đồng Nai.

- Hải quan cửa khẩu cảng Nhơn Trạch: Số 319B, Đường Trần Phú, KCN Nhơn Trạch 2, xã Nhơn Trạch, tỉnh Đồng Nai.

- Hải quan Thống Nhất: Số 801, đường 767, xã Bình Minh, tỉnh Đồng Nai.

- Hải quan cửa khẩu quốc tế Hoa Lư: Quốc lộ 13, xã Lộc Thạnh, tỉnh Đồng Nai.

- Hải quan cửa khẩu Hoàng Diệu: Xã Hưng Phước, tỉnh Đồng Nai.

- Hải quan cửa khẩu Lộc Thịnh: Xã Lộc Thành, tỉnh Đồng Nai.

- Hải quan Chơn Thành: Quốc lộ 13, phường Chơn Thành, tỉnh Đồng Nai.

- Đội Kiểm soát hải quan: Số 9A, đường Đồng Khởi, phường Tam Hiệp, tỉnh Đồng Nai.

- Đội Phúc tập và Kiểm tra sau thông quan: Số 9A, đường Đồng Khởi, phường Tam Hiệp, tỉnh Đồng Nai.

Điều 7. Thời gian tiếp công dân

1. Tiếp công dân thường xuyên:

a/ Cơ quan Hải quan tổ chức tiếp công dân tại nơi tiếp công dân vào các ngày làm việc trong tuần; cụ thể là:

- Sáng: Từ 7 giờ 30 đến 11 giờ 30 phút.

- Chiều: Từ 13 giờ đến 17 giờ.

b/ Các ngày Thứ bảy, Chủ nhật và ngày lễ: nghỉ theo quy định.

2. Tiếp công dân theo định kỳ:

Người đứng đầu cơ quan Hải quan các cấp trực tiếp tiếp công dân định kỳ ngày 15 hàng tháng.

Trường hợp người đứng đầu cơ quan Hải quan các cấp không thể tiếp công dân đúng ngày vì lý do khách quan hoặc ngày tiếp công dân trùng với ngày lễ, ngày nghỉ thì sẽ tiếp công dân vào ngày làm việc liền kề tiếp theo.

3. Tiếp công dân đột xuất:

Người đứng đầu cơ quan Hải quan các cấp tiếp công dân đột xuất trong các trường hợp sau đây:

- Vụ việc phức tạp; có nhiều người tham gia; liên quan đến trách nhiệm của nhiều đơn vị hoặc ý kiến của các đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý của mình còn khác nhau;

- Vụ việc nếu không chỉ đạo, xem xét kịp thời có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng hoặc có thể dẫn đến hủy hoại tài sản của Nhà nước, của tập thể hoặc xâm hại đến tính mạng, tài sản của nhân dân, ảnh hưởng đến an ninh, chính trị, trật tự, an toàn xã hội.

Điều 8. Công bố thông tin về việc tiếp công dân

1. Các đơn vị được giao tiếp công dân có trách nhiệm niêm yết công khai thông tin về việc tiếp công dân của đơn vị mình tại trụ sở cơ quan. Văn phòng Chi cục có trách nhiệm công bố trên trang website của Chi cục.

2. Nội dung thông tin cần công bố bao gồm:

a) Nơi tiếp công dân;

b) Thời gian tiếp công dân thường xuyên;

c) Lịch tiếp công dân của người đứng đầu cơ quan; thành phần tham dự và dự kiến nội dung tiếp công dân của các buổi tiếp công dân định kỳ.

Chương III

TIẾP NHẬN, PHÂN LOẠI, XỬ LÝ NỘI DUNG KHIẾU NẠI, TỐ CÁO, KIẾN NGHỊ, PHẢN ÁNH TRONG CÔNG TÁC TIẾP CÔNG DÂN

Điều 9. Xác định nhân thân của người khiếu nại, người tố cáo, người kiến nghị, phản ánh

1. Khi tiếp người khiếu nại, người tiếp công dân phải yêu cầu người khiếu nại nêu rõ họ tên, địa chỉ và xuất trình giấy tờ tùy thân, giấy giới thiệu, giấy ủy quyền (nếu có).

2. Khi tiếp người tố cáo, người kiến nghị, phản ánh, người tiếp công dân phải yêu cầu người tố cáo, người kiến nghị, phản ánh nêu rõ họ tên, địa chỉ và xuất trình giấy tờ tùy thân.

Trong quá tình tiếp người tố cáo, người tiếp công dân phải giữ bí mật họ tên, địa chỉ, bút tích người tố cáo theo quy định của pháp luật về tố cáo.

Điều 10. Xác định tính hợp pháp của người đại diện, người được ủy quyền, luật sư hoặc trợ giúp viên pháp lý

1. Trường hợp cơ quan, tổ chức thực hiện việc khiếu nại thông qua người đại diện là người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì người tiếp công dân yêu cầu người đại diện xuất trình giấy giới thiệu, giấy tờ tùy thân.

Trong trường hợp người đứng đầu cơ quan, tổ chức ủy quyền cho người đại diện theo quy định của pháp luật để thực hiện việc khiếu nại thì người tiếp công dân đề nghị người ủy quyền xuất trình giấy tờ tùy thân, giấy ủy quyền của người ủy quyền.

2. Trường hợp người đến trình bày việc khiếu nại là người đại diện, người được ủy quyền của người khiếu nại được quy định tại điểm a khoản 1 điều 12 Luật Khiếu nại thì người tiếp công dân yêu cầu xuất trình giấy tờ chứng minh việc đại diện, ủy quyền hợp pháp hoặc giấy tờ khác có liên quan.

Trường hợp người đến trình bày là người đại diện, người được ủy quyền hợp pháp thì người tiếp công dân tiến hành các thủ tục tiếp như đối với người khiếu nại.

3. Trường hợp người khiếu nại ủy quyền cho luật sư hoặc trợ giúp viên pháp lý thực hiện việc khiếu nại thì người tiếp công dân yêu cầu luật sư hoặc trợ giúp viên pháp lý xuất trình Thẻ luật sư, Thẻ trợ giúp viên pháp lý và Giấy ủy quyền khiếu nại.

4. Trường hợp công dân không có giấy ủy quyền hoặc ủy quyền không theo đúng quy định tại điểm a, điểm b khoản 1 Điều 12 Luật Khiếu nại thì người tiếp công dân không tiếp nhận hồ sơ vụ việc và giải thích rõ lý do, hướng dẫn công dân làm các thủ tục cần thiết để thực hiện việc khiếu nại theo đúng quy định.

Điều 11. Tiếp nhận khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh

1. Khi công dân đến trình bày trực tiếp tại trụ sở tiếp công dân của cơ quan Hải quan và không có đơn thì người tiếp công dân hướng dẫn công dân viết đơn khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh hoặc ghi chép đầy đủ, trung thực, chính xác nội dung trình bày của công dân; nội dung nào chưa rõ thì đề nghị công dân trình bày thêm, sau đó đọc lại cho công dân nghe và đề nghị họ ký tên hoặc điểm chỉ xác nhận vào văn bản.

2. Trường hợp công dân đến trình bày và có đơn với nội dung cụ thể, rõ ràng, có thể xác định được rõ tính chất vụ việc và cơ quan có thẩm quyền giải quyết thì người tiếp công dân hướng dẫn công dân gửi đơn đến cơ quan có thẩm quyền để được xem xét, giải quyết theo đúng quy định của pháp luật.

3. Trường hợp nhiều người đến khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh về cùng một nội dung thì người tiếp công dân hướng dẫn họ cử người đại diện để trình bày; ghi lại nội dung trình bày và đề nghị người đại diện ký tên hoặc điểm chỉ xác nhận vào văn bản.

4. Trường hợp công dân trình bày nhiều nội dung, vừa có nội dung khiếu nại, vừa có nội dung tố cáo, kiến nghị, phản ánh thì người tiếp công dân hướng dẫn công dân thực hiện việc khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh theo quy định tại Thông tư số 05/2021/TT-TTCP ngày 01/10/2021 của Thanh tra Chính phủ quy định quy trình xử lý đơn khiếu nại, tố cáo, đơn kiến nghị, phản ánh.

5. Khi tiếp công dân, người tiếp công dân phải ghi nhận nội dung trình bày khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh. Nếu các tài liệu, chứng cứ chưa rõ ràng thì yêu cầu công dân cung cấp bổ sung.

Khi nhận những tài liệu, hồ sơ do công dân cung cấp, người tiếp công dân phải lập “Giấy biên nhận” theo Mẫu số 03 quy định tại Quy chế này. Giấy biên nhận được lập thành 03 bản, ghi lại tên các thông tin, tài liệu, bằng chứng đã nhận, tình trạng thông tin, tài liệu, bằng chứng và đề nghị công dân ký vào “Giấy biên nhận”, giao 01 bản cho công dân, 01 bản chuyển cho bộ phận thụ lý cùng các thông tin, tài liệu, bằng chứng đã nhận, 01 bản lưu tại bộ phận tiếp công dân.

6. Việc tiếp nhận, ghi chép nội dung khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh và việc hướng dẫn công dân viết đơn phải được ghi vào Sổ tiếp công dân theo Mẫu số 05 quy định tại Quy chế này hoặc được nhập vào phần mềm cơ sở dữ liệu về tiếp công dân.

Điều 12. Phân loại, xử lý khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh

1. Việc phân loại, xử lý nội dung khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh được căn cứ vào bản ghi nội dung trình bày hoặc đơn của công dân và thực hiện theo Thông tư số 05/2021/TT-TTCP ngày 01/10/2021 của Thanh tra Chính phủ.

2. Ý kiến trình bày nội dung khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh không thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan, đơn vị tiếp công dân thì người tiếp công dân hướng dẫn công dân viết đơn gửi đến cơ quan, tổ chức có thẩm quyền giải quyết.

Trường hợp nội dung thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan, đơn vị mình thì người tiếp công dân tiếp nhận các thông tin, tài liệu để báo cáo người có thẩm quyền giải quyết. Nếu công dân cung cấp các thông tin, tài liệu, chứng cứ có liên quan đến khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh thì người tiếp công dân xem xét để tiếp nhận các thông tin, tài liệu, chứng cứ đó. Việc tiếp nhận thông tin, tài liệu, chứng cứ được thực hiện bằng giấy biên nhận theo Mẫu số 03 quy định tại Quy chế này.

Chương IV

TRÁCH NHIỆM CỦA CƠ QUAN HẢI QUAN TRONG CÔNG TÁC TIẾP CÔNG DÂN

Điều 13. Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan Hải quan các cấp

1. Trực tiếp tiếp công dân để lắng nghe, xem xét, giải quyết và chỉ đạo việc giải quyết các khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh thuộc thẩm quyền của mình hoặc thuộc thẩm quyền của người đứng đầu cơ quan, đơn vị cấp dưới trong công tác tiếp công dân, xử lý đơn và giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh.

2. Tiếp công dân định kỳ hoặc đột xuất theo quy định của Luật Tiếp công dân, Quyết định số 2737/QĐ-TCHQ ngày 29/11/2022 của Tổng cục Hải quan (nay là Cục Hải quan), văn bản hướng dẫn và Quy chế này.

3. Lãnh đạo, chỉ đạo, tổ chức công tác tiếp công dân tại đơn vị mình.

4. Bố trí địa điểm tiếp công dân, trang bị các điều kiện vật chất cần thiết để phục vụ tiếp công dân được thuận lợi.

5. Đối với những phản ánh, kiến nghị thuộc thẩm quyền mà vụ việc rõ ràng, cụ thể, có cơ sở giải quyết thì khi tiếp công dân, người đứng đầu cơ quan hải quan phải trả lời ngay cho công dân biết; nếu vụ việc phức tạp cần nghiên cứu, xem xét thì phải nói rõ thời hạn giải quyết, người cần liên hệ tiếp để biết kết quả giải quyết.

6. Kết thúc việc tiếp công dân, người đứng đầu cơ quan, đơn vị ban hành thông báo kết luận việc tiếp công dân theo Mẫu số 02 quy định tại Quy chế này.

7. Kiểm tra, đôn đốc việc xử lý sau tiếp công dân của cơ quan, đơn vị, người có trách nhiệm thuộc thẩm quyền quản lý trong việc thực hiện các quy định của pháp luật về tiếp công dân.

Điều 14. Trách nhiệm của người đứng đầu đơn vị được giao chủ trì tiếp công dân thường xuyên

1. Chủ trì, phối hợp với đại diện các đơn vị có liên quan tổ chức tiếp công dân tại địa điểm tiếp công dân của cơ quan Hải quan; đảm bảo an toàn, trật tự cho hoạt động tiếp công dân.

2. Yêu cầu đơn vị được giao nhiệm vụ phối hợp cử công chức tham gia tiếp công dân; kiểm tra, xác minh nội dung khiếu nại, tố cáo.

3. Yêu cầu hoặc đề nghị cơ quan, đơn vị, người có thẩm quyền xử lý đối với người có hành vi vi phạm pháp luật, nội quy, quy chế tiếp công dân.

4. Phân công công chức có phẩm chất, đạo đức tốt, có năng lực chuyên môn, trung thực, am hiểu thực tế, có trách nhiệm đối với nhiệm vụ được giao, thường xuyên trực, tiếp công dân tại địa điểm tiếp công dân.

Điều 15. Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, đơn vị có liên quan đến nội dung khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh

1. Cử lãnh đạo cơ quan, đơn vị cùng tiếp công dân để thực hiện những yêu cầu do người đứng đầu cơ quan, đơn vị giao hoặc theo yêu cầu của đơn vị chủ trì tiếp công dân.

2. Cử công chức để ghi chép nội dung việc tiếp công dân, nhận các thông tin, tài liệu do công dân cung cấp;

3. Chuẩn bị đầy đủ những thông tin, tài liệu liên quan đến nội dung vụ việc khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh mà người đứng đầu cơ quan, đơn vị sẽ tiếp công dân.

4. Tham mưu, giúp người đứng đầu cơ quan, đơn vị chuẩn bị thông báo kết luận việc tiếp công dân

Trường hợp vụ việc liên quan đến trách nhiệm của nhiều cơ quan, đơn vị thì đơn vị chủ trì tiếp công dân có trách nhiệm phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan để tham mưu, giải quyết đồng thời chuẩn bị văn bản để người đứng đầu cơ quan, đơn vị trả lời công dân.

Điều 16. Trách nhiệm của đơn vị được giao chủ trì trực và tiếp công dân tại cơ quan Hải quan các cấp

1. Phòng Tổ chức cán bộ có trách nhiệm tham mưu cho Chi cục trưởng quản lý về công tác tiếp công dân; chủ trì trực và tiếp công dân thường xuyên tại địa điểm tiếp công dân của Chi cục Hải quan.

Khi phát sinh công dân đến địa điểm tiếp công dân của Chi cục Hải quan để khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh, bộ phận tiếp tân tại Văn phòng Chi cục có trách nhiệm thông báo ngay cho Phòng Tổ chức cán bộ. Nội dung vụ việc liên quan đến cơ quan, đơn vị, tổ chức thuộc Chi cục và thuộc thẩm quyền giải quyết của Chi cục trưởng thì Phòng Tổ chức cán bộ tiếp, xác định nội dung vụ việc, yêu cầu của công dân đồng thời tiếp nhận thông tin, tài liệu, bằng chứng do công dân cung cấp và báo cáo Chi cục trưởng để chỉ đạo đơn vị liên quan tham mưu cho Chi cục trưởng giải quyết.

2. Các đơn vị thuộc Chi cục có trách nhiệm phối hợp với phòng Tổ chức cán bộ tiếp công dân tại địa điểm tiếp công dân của Chi cục trong các trường hợp:

a) Công dân đến địa điểm tiếp công dân của Chi cục để kiến nghị, phản ánh liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, lĩnh vực quản lý của đơn vị nào thì Phòng Tổ chức cán bộ thông báo cho người đứng đầu đơn vị đó cử người có thẩm quyền đến địa điểm tiếp công dân của Chi cục phối hợp tiếp công dân.

Việc thông báo cử người phối hợp tiếp công dân được thực hiện bằng văn bản (khi có lịch hẹn); trường hợp đột xuất hoặc cần thiết thông báo trực tiếp hoặc thông qua phương tiện thông tin liên lạc. Phiếu hẹn được thực hiện theo Mẫu số 04 quy định tại Quy chế này.

b) Khi công dân yêu cầu gặp trực tiếp Lãnh đạo Chi cục, người đứng đầu đơn vị thuộc Chi cục thì công chức làm nhiệm vụ tiếp công dân yêu cầu công dân nêu rõ nội dung công dân cần phản ánh, kiến nghị, khiếu nại, tố cáo; kiểm tra sơ bộ, đánh giá sơ bộ tính chất vụ việc, đề xuất Lãnh đạo phòng Tổ chức cán bộ trình xin ý kiến Lãnh đạo Chi cục.

Sau khi được Lãnh đạo Chi cục phê duyệt thì thông báo cho đơn vị liên quan và công dân biết, thực hiện.

b1) Khi Lãnh đạo Chi cục tiếp công dân, lãnh đạo các đơn vị thuộc Chi cục có liên quan đến nội dung khiếu nại, tố cáo, phản ánh, kiến nghị của công dân có trách nhiệm cùng tham dự theo chỉ đạo của Lãnh đạo Chi cục.

Trường hợp Lãnh đạo Chi cục không thể tiếp công dân theo lịch hẹn vì lý do khách quan thì Trưởng phòng Tổ chức cán bộ thông báo cho công dân biết và hẹn lịch, ngày giờ tiếp công dân lần sau.

b2) Lãnh đạo các đơn vị thuộc Chi cục trực tiếp tiếp công dân khi có thông báo của Phòng Tổ chức cán bộ.

3. Tiếp công dân tại Chi cục do Phòng Tổ chức cán bộ chủ trì trực và tiếp công dân thường xuyên tại địa điểm tiếp công dân của Chi cục.

4. Việc tiếp công dân tại các Hải quan cửa khẩu/ngoài cửa khẩu có trụ sở nằm ngoài trụ sở Chi cục do người đứng đầu đơn vị bố trí, phân công thực hiện.

Điều 17. Trách nhiệm của người tiếp công dân khi thực hiện tiếp công dân tại cơ quan Hải quan các cấp

1. Công chức tiếp công dân tại cơ quan Hải quan các cấp có trách nhiệm tiếp công dân khi được cấp có thẩm quyền giao nhiệm vụ.

2. Khi tiếp công dân, người tiếp công dân phải mặc trang chế phục theo quy định của cơ quan Hải quan.

3. Có thái độ đúng mực, tôn trọng công dân, lắng nghe và tuân thủ nghiêm túc nội quy, quy chế tiếp công dân. Không gây phiền hà sách nhiễu, thiếu trách nhiệm hoặc cản trở, trì hoãn việc khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh của công dân.

4. Tiếp nhận, phân loại nội dung khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh của công dân để kịp thời tham mưu người đứng đầu cơ quan hải quan các cấp chỉ đạo, giải quyết vụ việc theo quy định tại Chương III Quy chế này.

Chương V

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 18. Chế độ báo cáo

Báo cáo công tác tiếp công dân thực hiện theo quy định tại Thông tư số 02/2021/QĐ-TTCP ngày 22/3/2021 của Thanh tra Chính phủ, hướng dẫn của Tổng cục Hải quan (nay là Cục Hải quan) về chế độ báo cáo công tác, tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng, chống tham nhũng trong ngành Hải quan và công văn của Cục Hải quan tỉnh Đồng Nai (nay là Chi cục Hải quan khu vực XVIII).

Điều 19. Theo dõi, quản lý việc tiếp công dân

Sau khi kiểm tra, đối chiếu các giấy tờ cần thiết và căn cứ vào đơn khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh hoặc nội dung trình bày của người khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh những thông tin, tài liệu, bằng chứng mà công dân cung cấp, người tiếp công dân phải ghi vào Sổ tiếp công dân hoặc nhập vào phần mềm quản lý công tác tiếp công dân.

Sổ tiếp công dân hoặc phần mềm quản lý công tác tiếp công dân phải có các nội dung theo những tiêu chí như: số thứ tự, ngày tiếp, họ tên, địa chỉ người khiếu nại, số lượng người khiếu nại, số lượng người tố cáo, kiến nghị, phản ánh nội dung sự việc, quá trình xem xét, giải quyết của cơ quan có thẩm quyền (nếu có) và những yêu cầu, đề nghị của công dân, tóm tắt kết quả tiếp và việc xử lý. Sổ tiếp công dân được thực hiện theo Mẫu số 05 quy định tại Quy chế này.

Các đơn vị lưu ý sử dụng đúng Sổ tiếp công dân để theo dõi, quản lý các trường hợp tiếp công dân theo Quy chế này và báo cáo định kỳ phù hợp thực tế phát sinh. Các trường hợp khác như mời doanh nghiệp đến làm việc về nghiệp vụ… thì theo dõi, quản lý bằng các Sổ tương ứng.

Điều 20. Khen thưởng

Cơ quan Hải quan các cấp, công chức hải quan các cấp có thành tích trong công tác tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo thì được khen thưởng theo quy định của pháp luật.

Điều 21. Kỷ luật

Người đứng đầu cơ quan Hải quan, công chức hải quan các cấp để xảy ra vi phạm trong công tác tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo thì bị xử lý theo quy định của pháp luật và quy định của ngành Hải quan.

Điều 22. Chế độ bồi dưỡng đối với người tiếp công dân

Người tiếp công dân được hưởng chế độ bồi dưỡng tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo theo quy định của pháp luật.

Điều 23. Tổ chức thực hiện

Trưởng các đơn vị thuộc Chi cục Hải quan khu vực XVIII có trách nhiệm hướng dẫn, triển khai thực hiện Quy chế này trong phạm vi trách nhiệm của mình.

Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, các đơn vị báo cáo kịp thời về Chi cục Hải quan khu vực XVIII (qua Phòng Tổ chức cán bộ) để nghiên cứu bổ sung, sửa đổi.

Phụ lục

MẪU TRÌNH BÀY VĂN BẢN
(Ban hành kèm theo Quyết định số    /QĐ-HQKV18 ngày  /09/2025)

Mẫu số 01- Thông báo về việc từ chối tiếp công dân

THÔNG BÁO

Kính gửi: ............................................. (3)

Ngày ... tháng ... năm ..., ông (bà) ............................................(3)

Số CMND/Hộ chiếu (hoặc giấy tờ tùy thân): ..., ngày cấp: .../..../...., nơi cấp...

Địa chỉ: ............... đến ............ (2) để khiếu nại (tố cáo) về việc ...................(4)

Vụ việc đã được giải quyết đúng chính sách, pháp luật, được cơ quan nhà nước có thẩm quyền kiểm tra, rà soát và thông báo trả lời bằng văn bản theo đúng quy định của pháp luật.

Căn cứ khoản 3 Điều 9 Luật Tiếp công dân, ................ (2) từ chối tiếp nhận nội dung khiếu nại (tố cáo) của ông (bà) .............. (3) và thông báo để ông (bà) được biết./.

Ghi chú:

(1) Tên cơ quan, tổ chức, đơn vị cấp trên trực tiếp (nếu có).

(2) Tên cơ quan, tổ chức, đơn vị tiếp công dân.

(3) Họ tên người khiếu nại (tố cáo).

(4) Tóm tắt nội dung khiếu nại (tố cáo).

(5) Tên cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có liên quan.

Mẫu số 02- Thông báo kết luận tiếp công dân

THÔNG BÁO

Kết luận việc tiếp công dân

Kính gửi: ............................................. (3)

Ngày ... tháng ... năm ..., ông (bà) ............................................(3)

Số CMND/Hộ chiếu (hoặc giấy tờ tùy thân): ..., ngày cấp: .../..../...., nơi cấp...

Địa chỉ: ............... đến ............ (2) để khiếu nại (tố cáo, kiến nghị, phản ánh) về việc ...................(4)

Vụ việc đã được ……………………tiếp nhận/ xem xét/giải quyết

Kết quả:………………………………………………………………………...

…………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………

…………………………………………………….(2) và thông báo kết quả việc tiếp công dân để ông (bà) được biết./.

Ghi chú:

(1) Tên cơ quan, tổ chức, đơn vị cấp trên trực tiếp (nếu có).

(2) Tên cơ quan, tổ chức, đơn vị tiếp công dân.

(3) Họ tên người khiếu nại (tố cáo).

(4) Tóm tắt nội dung khiếu nại (tố cáo).

(5) Tên cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có liên quan.

Mẫu số 03- Giấy biên nhận thông tin tài liệu

GIẤY BIÊN NHẬN

Thông tin, tài liệu

Vào ... giờ ... ngày ... tháng ... năm ..tại: ..................................................................(2)

Tôi là .............................................. (3) Chức vụ: ......................................................

Đã nhận của ông (bà) ................................................................................................ (4)

Số CMND/Hộ chiếu (hoặc giấy tờ tùy thân): ....., ngày cấp: .../..../.... nơi cấp ..........

Địa chỉ: .......................................................................................................................

các thông tin, tài liệu sau:

1 ............................................................................................................................... (5)

2 ....................................................................................................................................

3 ....................................................................................................................................

Giấy biên nhận thông tin, tài liệu, được lập thành ... bản, giao cho người cung cấp thông tin, tài liệu 01 bản./.

Ghi chú:

 (1) Tên cơ quan, tổ chức, đơn vị cấp trên (nếu có).

(2) Tên cơ quan, tổ chức, đơn vị tiếp công dân.

(3) Họ tên cán bộ nhận thông tin, tài liệu, bằng chứng.

(4) Người khiếu nại (tố cáo, kiến nghị, phản ánh); người có liên quan đến vụ việc khiếu nại (tố cáo, kiến nghị, phản ánh).

(5) Ghi rõ tên, số trang, tình trạng của thông tin, tài liệu, bằng chứng (tài liệu, bằng chứng là bản phô tô hoặc bản sao công chứng).

Mẫu số 04- Phiếu hẹn tiếp công dân

PHIẾU HẸN

Thời gian, địa điểm tiếp công dân

Cơ quan, đơn vị: ..................................................................(2)………………………

Hẹn ông (bà): …………………………………………………………………………

Số CCCD/Hộ chiếu (hoặc giấy tờ tùy thân):…………………………………………

Ngày cấp:…………../……………/……….., nơi cấp:……………………………….

Địa chỉ:……………………………………………………………………………….

Có mặt tại ………………(4)…………………… vào hồi....ngày…../…………

Khi đi đề nghị ông (bà) mang theo thông tin, tài liệu, bằng chứng có liên quan đến nội dung tiếp./.

Ghi chú:

(1) Tên cơ quan, tổ chức, đơn vị cấp trên trực tiếp (nếu có). (2) Tên cơ quan, tổ chức, đơn vị tiếp công dân.

(3) Họ tên người khiếu nại (tố cáo, kiến nghị, phản ánh). (4) Địa điểm hẹn tiếp công dân.

(5) Tóm tắt nội dung khiếu nại (tố cáo, kiến nghị, phản ánh).

Mẫu số 03- Sổ tiếp công dân

SỔ TIẾP CÔNG DÂN

Ghi chú:

(1) Số thứ tự.

(2) Ngày tiếp.

(3) Họ tên, địa chỉ.

(4) CMND/Hộ chiếu của công dân (nếu công dân không có CMND/CCCD/Hộ chiếu thì ghi các thông tin theo giấy tờ tùy thân)

(5) Tóm tắt nội dung vụ việc.

(6) Phân loại đơn của công dân (khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh), số công dân có đơn cùng một nội dung.

(7) Ghi rõ cơ quan, tổ chức, đơn vị đã giải quyết hết thẩm quyền.

(8) Đánh dấu (x) nếu thuộc thẩm quyền giải quyết.

(9) Ghi rõ hướng dẫn công dân đến cơ quan, tổ chức, đơn vị nào, số văn bản hướng dẫn.

(10) Ghi rõ tên cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền thụ lý giải quyết, số văn bản chuyển đơn.

(11) Người tiếp dân ghi chép, theo dõi quá trình, kết quả giải quyết đơn của công dân.