Quyết định 4377/QĐ-UBND năm 2024 công bố thủ tục hành chính nội bộ thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Nội vụ trên địa bàn thành phố Hải Phòng

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC CÔNG BỐ THỦ TỤC HÀNH CHÍNH NỘI BỘ THUỘC PHẠM VI CHỨC NĂNG QUẢN LÝ CỦA SỞ NỘI VỤ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22/11/2019;

Căn cứ Quyết định số 1085/QĐ-TTg ngày 15/9/2022 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Kế hoạch rà soát, đơn giản hoá thủ tục hành chính nội bộ trong hệ thống hành chính nhà nước giai đoạn 2022-2025;

Căn cứ Kế hoạch số 112/KH-UBND ngày 25/4/2024 của Ủy ban nhân dân thành phố về rà soát, đánh giá thủ tục hành chính, thủ tục hành chính nội bộ trên địa bàn thành phố Hải Phòng năm 2024;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 2934/TTr-SNV ngày 15/11/2024.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Công bố kèm theo Quyết định này các thủ tục hành chính nội bộ thuộc phạm vi chức năng quản lý nhà nước của Sở Nội vụ trên địa bàn thành phố Hải Phòng (Phụ lục kèm theo).

Điều 2. Quyết định có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố, Giám đốc Sở Nội vụ, Thủ trưởng các Sở, ban, ngành, các đơn vị sự nghiệp trực thuộc Ủy ban nhân dân thành phố; Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các quận, huyện và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

PHỤ LỤC

THỦ TỤC HÀNH CHÍNH NỘI BỘ THUỘC PHẠM VI QUẢN LÝ CỦA SỞ NỘI VỤ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG
(Kèm theo Quyết định số   /QĐ-UBND ngày   tháng   năm 2024 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng)

PHẦN I. DANH MỤC THỦ TỤC HÀNH CHÍNH

PHẦN II. NỘI DUNG CỦA THỦ TỤC HÀNH CHÍNH

1. Thủ tục Đề nghị hủy bỏ quyết định tặng danh hiệu thi đua hoặc hình thức khen thưởng, thu hồi hiện vật khen thưởng và tiền thưởng

- Trình tự thực hiện:

Bước 1: Các cơ quan, đơn vị gửi hồ sơ đề nghị hủy bỏ quyết định tặng danh hiệu thi đua hoặc hình thức khen thưởng, thu hồi hiện vật khen thưởng và tiền thưởng đến Ban Thi đua - Khen thưởng, Sở Nội vụ;

Bước 2: Ban Thi đua - Khen thưởng, Sở Nội vụ tiếp nhận hồ sơ, thẩm định;

Bước 3: Ban Thi đua - Khen thưởng, Sở Nội vụ trình Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, quyết định, ký, ban hành văn bản, trả kết quả đến cơ quan, đơn vị đề nghị khen thưởng.

- Cách thức thực hiện: Trực tuyến qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành; trực tiếp.

- Thành phần hồ sơ:

(1). Tờ trình đề nghị đề nghị thu hồi đối với từng danh hiệu thi đua, loại hình khen thưởng của cá nhân, tập thể, hộ gia đình;

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC CÔNG BỐ THỦ TỤC HÀNH CHÍNH NỘI BỘ THUỘC PHẠM VI CHỨC NĂNG QUẢN LÝ CỦA SỞ NỘI VỤ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22/11/2019;

Căn cứ Quyết định số 1085/QĐ-TTg ngày 15/9/2022 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Kế hoạch rà soát, đơn giản hoá thủ tục hành chính nội bộ trong hệ thống hành chính nhà nước giai đoạn 2022-2025;

Căn cứ Kế hoạch số 112/KH-UBND ngày 25/4/2024 của Ủy ban nhân dân thành phố về rà soát, đánh giá thủ tục hành chính, thủ tục hành chính nội bộ trên địa bàn thành phố Hải Phòng năm 2024;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 2934/TTr-SNV ngày 15/11/2024.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Công bố kèm theo Quyết định này các thủ tục hành chính nội bộ thuộc phạm vi chức năng quản lý nhà nước của Sở Nội vụ trên địa bàn thành phố Hải Phòng (Phụ lục kèm theo).

Điều 2. Quyết định có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố, Giám đốc Sở Nội vụ, Thủ trưởng các Sở, ban, ngành, các đơn vị sự nghiệp trực thuộc Ủy ban nhân dân thành phố; Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các quận, huyện và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

PHỤ LỤC

THỦ TỤC HÀNH CHÍNH NỘI BỘ THUỘC PHẠM VI QUẢN LÝ CỦA SỞ NỘI VỤ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG
(Kèm theo Quyết định số   /QĐ-UBND ngày   tháng   năm 2024 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng)

PHẦN I. DANH MỤC THỦ TỤC HÀNH CHÍNH

PHẦN II. NỘI DUNG CỦA THỦ TỤC HÀNH CHÍNH

1. Thủ tục Đề nghị hủy bỏ quyết định tặng danh hiệu thi đua hoặc hình thức khen thưởng, thu hồi hiện vật khen thưởng và tiền thưởng

- Trình tự thực hiện:

Bước 1: Các cơ quan, đơn vị gửi hồ sơ đề nghị hủy bỏ quyết định tặng danh hiệu thi đua hoặc hình thức khen thưởng, thu hồi hiện vật khen thưởng và tiền thưởng đến Ban Thi đua - Khen thưởng, Sở Nội vụ;

Bước 2: Ban Thi đua - Khen thưởng, Sở Nội vụ tiếp nhận hồ sơ, thẩm định;

Bước 3: Ban Thi đua - Khen thưởng, Sở Nội vụ trình Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, quyết định, ký, ban hành văn bản, trả kết quả đến cơ quan, đơn vị đề nghị khen thưởng.

- Cách thức thực hiện: Trực tuyến qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành; trực tiếp.

- Thành phần hồ sơ:

(1). Tờ trình đề nghị đề nghị thu hồi đối với từng danh hiệu thi đua, loại hình khen thưởng của cá nhân, tập thể, hộ gia đình;

(2). Báo cáo tóm tắt của cơ quan trực tiếp trình khen thưởng về lý do trình cấp có thẩm quyền hủy bỏ quyết định tặng danh hiệu thi đua, hình thức khen thưởng (kèm theo Quyết định khen thưởng).

- Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

- Thời hạn giải quyết: 25 ngày làm việc.

- Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Cơ quan, đơn vị

- Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính:

+ Cơ quan trực tiếp thực hiện: Ban Thi đua - Khen thưởng, Sở Nội vụ.

+ Cơ quan phối hợp thực hiện: Văn phòng UBND thành phố.

+ Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Chủ tịch UBND thành phố.

- Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Quyết định thu hồi đối với từng danh hiệu thi đua, loại hình khen thưởng cho tổ chức, cá nhân.

- Phí, lệ phí: Không có.

- Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Mẫu số 01, phụ lục I, kèm theo Nghị định số 98/2023/NĐ-CP ngày 31/12/2023 của Chính phủ; Bản danh sách trích ngang có tóm tắt thành tích.

- Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính: Không.

- Căn cứ pháp lý của của thủ tục hành chính: Nghị định số 98/2023/NĐ-CP ngày 31/12/2023 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Thi đua, khen thưởng.

2. Thủ tục Đề nghị tước, phục hồi và trao lại danh hiệu vinh dự nhà nước

- Trình tự thực hiện:

Bước 1: Các cơ quan, đơn vị gửi hồ sơ đề nghị tước, phục hồi và trao lại danh hiệu vinh dự nhà nước đến Ban Thi đua - Khen thưởng, Sở Nội vụ;

Bước 2: Ban Thi đua - Khen thưởng, Sở Nội vụ tiếp nhận hồ sơ, thẩm định;

Bước 3: Ban Thi đua - Khen thưởng, Sở Nội vụ trình Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, quyết định, ký, ban hành văn bản, trả kết quả đến cơ quan, đơn vị đề nghị khen thưởng.

20.2 Cách thức thực hiện:

Trực tuyến qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành; trực tiếp.

20.3 Thành phần hồ sơ:

(1). Tờ trình đề nghị đề nghị tước, phục hồi, trao lại danh hiệu vinh dự Nhà nước của cá nhân, tập thể, hộ gia đình;

(2). Báo cáo tóm tắt của cơ quan trực tiếp trình khen thưởng về lý do trình cấp có thẩm quyền tước, phục hồi, trao lại quyết định tặng danh hiệu vinh dự Nhà nước.

20.4 Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

- Thời hạn giải quyết: 25 ngày làm việc.

- Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Cơ quan, đơn vị

- Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính:

+ Cơ quan trực tiếp thực hiện: Ban Thi đua - Khen thưởng, Sở Nội vụ.

+ Cơ quan phối hợp thực hiện: Văn phòng UBND thành phố.

+ Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Chủ tịch UBND thành phố.

- Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Quyết định tước, phục hồi, trao lại danh hiệu vinh dự Nhà nước cho tổ chức, cá nhân.

- Phí, lệ phí: Không có.

- Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Mẫu số 01, phụ lục I, kèm theo Nghị định số 98/2023/NĐ-CP ngày 31/12/2023 của Chính phủ; Báo cáo tóm tắt của cơ quan trực tiếp trình khen thưởng.

- Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính: Không.

- Căn cứ pháp lý của của thủ tục hành chính: Nghị định số 98/2023/NĐ-CP ngày 31/12/2023 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Thi đua, khen thưởng.

3. Thủ tục Trình Đề án thành lập, giải thể, nhập chia, điều chỉnh địa giới đơn vị hành chính thuộc thẩm quyền UBND tỉnh

- Trình tự thực hiện

- Bước 1: Cơ quan chủ trì UBND cấp tỉnh xây dựng Đề án thành lập, giải thể, nhập, chia, điều chỉnh địa giới đơn vị hành chính, lấy ý kiến của Nhân dân là cử tri ở đơn vị hành chính cấp xã chịu ảnh hưởng trực tiếp của việc thành lập, giải thể, nhập, chia, điều chỉnh địa giới đơn vị hành chính.

- Bước 2: Sau khi lấy ý kiến cử tri về việc thành lập, giải thể, nhập, chia, điều chỉnh địa giới đơn vị hành chính, nếu có trên năm mươi phần trăm tổng số cử tri trên địa bàn tán thành thì cơ quan xây dựng đề án có trách nhiệm hoàn thiện đề án và gửi Hội đồng nhân dân ở các đơn vị hành chính, có liên quan để lấy ý kiến.

- Bước 3: Trên cơ sở ý kiến của cử tri địa phương, dự thảo đề án thành lập, giải thể, nhập, chia, điều chỉnh địa giới đơn vị hành chính, UBND cấp xã có liên quan hoàn thiện hồ sơ trình HĐND cùng cấp. Hội đồng nhân dân cấp xã có liên quan thảo luận, biểu quyết về việc tán thành hoặc không tán thành việc thành lập, giải thể, nhập, chia, điều chỉnh địa giới đơn vị hành chính.

- Bước 4: Trên cơ sở ý kiến của cử tri địa phương, dự thảo đề án thành lập, giải thể, nhập, chia, điều chỉnh địa giới đơn vị hành chính, Nghị quyết của HĐND cấp xã có liên quan, UBND cấp huyện (Phòng Nội vụ có trách nhiệm tham mưu cho UBND cấp huyện) tổng hợp, hoàn thiện hồ sơ trình HĐND cùng cấp. Hội đồng nhân dân cấp huyện thảo luận, biểu quyết về việc tán thành hoặc không tán thành việc thành lập, giải thể, nhập, chia, điều chỉnh địa giới đơn vị hành chính.

- Bước 5: Trên cơ sở ý kiến của cử tri địa phương, dự thảo đề án thành lập, giải thể, nhập, chia, điều chỉnh địa giới đơn vị hành chính, Nghị quyết của HĐND cấp xã, cấp huyện có liên quan, UBND tỉnh (Sở Nội vụ có trách nhiệm tham mưu cho UBND tỉnh) tổng hợp, hoàn thiện hồ sơ trình HĐND cùng cấp. Hội đồng nhân dân tỉnh thảo luận, biểu quyết về việc tán thành hoặc không tán thành việc thành lập, giải thể, nhập, chia, điều chỉnh địa giới đơn vị hành chính.

- Bước 6: Trên cơ sở ý kiến của cử tri địa phương, dự thảo đề án thành lập, giải thể, nhập, chia, điều chỉnh địa giới đơn vị hành chính, Nghị quyết của HĐND cấp xã, cấp huyện có liên quan, Nghị quyết của HĐND cấp tỉnh , UBND tỉnh (Sở Nội vụ có trách nhiệm tham mưu cho UBND tỉnh) tổng hợp, hoàn thiện hồ sơ trình Bộ Nội vụ để tổng hợp chung, báo cáo Chính phủ và cấp có thẩm quyền quyết định.

- Cách thức thực hiện:

+ Qua dịch vụ bưu chính;

+ Trực tuyến;

+ Trực tiếp.

Thành phần hồ sơ:

+ Dự thảo Tờ trình của UBND tỉnh;

+ Dự thảo nghị quyết của HĐND tỉnh;

Đề án thành lập, giải thể, nhập, chia, điều chỉnh địa giới đơn vị hành chính;

+ Báo cáo đánh giá tác động của việc thành lập, giải thể, nhập, chia, điều chỉnh địa giới đơn vị hành chính;

+ Báo cáo tổng hợp ý kiến của cử tri, của Hội đồng nhân dân các cấp và các cơ quan, tổ chức có liên quan;

+ Các hồ sơ, tài liệu, bảng biểu, bản đồ có liên quan khác.

- Số lượng hồ sơ: 02 bộ hồ sơ.

- Thời hạn giải quyết: Không quy định

- Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Đơn vị thành lập, giải thể, nhập, chia, điều chỉnh địa giới đơn vị hành chính.

- Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính:

+ Cơ quan trực tiếp thực hiện: UBND cấp huyện, UBND thành phố.

+ Cơ quan có thẩm quyền quyết định: HĐND thành phố.

- Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Nghị quyết của HĐND tỉnh.

- Phí, lệ phí: Không có.

- Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không có.

- Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính:

- Khuyến khích việc nhập các đơn vị hành chính cùng cấp. Thực hiện việc sắp xếp, tổ chức lại các đơn vị hành chính không đạt tiêu chuẩn theo quy định của pháp luật.

- Việc thành lập, nhập, chia, điều chỉnh địa giới đơn vị hành chính chỉ thực hiện trong các trường hợp cần thiết và phải bảo đảm các điều kiện sau đây:

+ Phù hợp với quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế - xã hội, quy hoạch tổng thể đơn vị hành chính, các định hướng quy hoạch, chương trình phát triển đô thị và quy hoạch ngành, lĩnh vực có liên quan đã được cấp có thẩm quyền;

+ Bảo đảm lợi ích chung của quốc gia, hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước của chính quyền địa phương các cấp; phát huy tiềm năng, lợi thế nhằm thúc đẩy sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nước và của từng địa phương;

+ Bảo đảm yêu cầu về quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội;

+ Bảo đảm đoàn kết dân tộc, phù hợp với các yếu tố lịch sử, truyền thống, văn hóa của địa phương; tạo sự thuận tiện cho Nhân dân;

+ Việc thành lập, nhập, chia, điều chỉnh địa giới đơn vị hành chính phải căn cứ vào tiêu chuẩn của các đơn vị hành chính quy định tại các khoản 1, 2 và 3 Điều 2 của Luật Tổ chức chính quyền địa phương phù hợp với đặc điểm nông thôn, đô thị.

- Việc giải thể đơn vị hành chính chỉ thực hiện trong các trường hợp sau đây:

+ Do yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội, bảo đảm quốc phòng, an ninh của địa phương hoặc của quốc gia.

+ Do thay đổi các yếu tố địa lý, địa hình tác động đến sự tồn tại của đơn vị hành chính đó.

+ Chính phủ trình Ủy ban thường vụ, Quốc hội quy định cụ thể tiêu chuẩn của các đơn vị hành chính quy định tại điểm đ khoản 2 Điều này.

- Căn cứ pháp lý của của thủ tục hành chính:

+ Luật Tổ chức chính quyền địa phương và các văn bản hướng dẫn;

+ Nghị quyết 27/2022/UBTVQH15 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị quyết số 1211/2016/UBTVQH13 ngày 25 tháng 5 năm 2016 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội về tiêu chuẩn của đơn vị hành chính và phân loại đơn vị hành chính.

4. Thủ tục Cử cán bộ, công chức, viên chức đi đào tạo, bồi dưỡng ngoài nước

- Trình tự thực hiện:

+ Bước 1: Sở Nội vụ triển khai các Thông báo tuyển sinh, chiêu sinh đi đào tạo, bồi dưỡng ở ngoài nước tới các cơ quan, đơn vị, địa phương.

+ Bước 2: Các cơ quan, đơn vị, địa phương có cán bộ, công chức, viên chức có nguyện vọng tham gia đào tạo, bồi dưỡng gửi văn bản đăng ký, hồ sơ về Sở Nội vụ.

+ Bước 3: Sở Nội vụ thẩm định, trình cấp có thẩm quyền ban hành quyết định cử đi đào tạo, bồi dưỡng theo quy định.

- Cách thức thực hiện: Trực tuyến qua hệ thống Hệ thống phần mềm Văn phòng điện tử.

- Thành phần hồ sơ:

+ Đơn xin đi học đào tạo, bồi dưỡng (hoặc phiếu học viên theo yêu cầu của cơ sở đào tạo, bồi dưỡng).

+ Công văn đề nghị của cơ quan, đơn vị, địa phương nơi cán bộ, công chức, viên chức công tác;

+ Các giấy tờ khác liên quan (theo chương trình, kế hoạch bồi dưỡng của cơ sở đào tạo, bồi dưỡng).

+ Riêng đối với đào tạo sau đại học, ngoài những thành phần hồ sơ trên có thêm: Bản sao thông báo tuyển sinh của cơ sở đào tạo; sơ yếu lý lịch mẫu 2C- BNV/2008 của Bộ Nội vụ có xác nhận của cơ quan, đơn vị có thẩm quyền; bản sao quyết định tuyển dụng, tiếp nhận hoặc quyết định bổ nhiệm vào ngạch, chức danh; bản cam kết thực hiện nhiệm vụ tại cơ quan, đơn vị, địa phương sau khi hoàn thành chương trình đào tạo trong thời gian ít nhất gấp 02 lần thời gian đào tạo; bản sao đánh giá, xếp loại 02 năm gần nhất; bản sao công chứng thông báo trúng tuyển hoặc quyết định triệu tập đối tượng trúng tuyển đi học của cơ sở đào tạo; bản sao căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có liên quan.

- Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

- Thời hạn giải quyết: Không quy định.

- Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Các cơ quan, đơn vị, địa phương; cán bộ, công chức, viên chức được cử đi học, đào tạo, bồi dưỡng.

- Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính:

+ Cơ quan trực tiếp thực hiện: Sở Nội vụ và các cơ quan, đơn vị, địa phương có cán bộ, công chức được cử đi học, đào tạo, bồi dưỡng.

+ Cơ quan có thẩm quyền quyết định: UBND thành phố và theo phân cấp.

- Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Quyết định cử cán bộ, công chức, viên chức đi đào tạo, bồi dưỡng ngoài nước.

- Phí, lệ phí: Không có.

- Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Đơn xin đi học, đào tạo, bồi dưỡng; Phiếu học viên

- Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính: Không.

- Căn cứ pháp lý của của thủ tục hành chính:

+ Nghị định số 101/2017/NĐ-CP ngày 01/9/2017 của Chính phủ về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức;

+ Nghị định số 89/2021/NĐ-CP ngày 01 tháng 9 năm 2017 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 101/2017/NĐ-CP của Chính phủ về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức

+ Thông tư số 03/2023/TT-BNV ngày 30/4/2023 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn một số quy định của Nghị định số 101/2017/NĐ-CP ngày 01/9/2017 của Chính phủ về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức và Nghị định số 89/2021/NĐ-CP của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 101/2017/NĐ-CP của Chính phủ về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức;

+ Quyết định số 06/2024/QĐ-UBND ngày 04/3/2024 của UBND thành phố ban hành Quy chế đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức thành phố Hải Phòng.

5. Thủ tục Đền bù chi phí đào tạo của cán bộ, công chức, viên chức

- Trình tự thực hiện:

+ Bước 1: Các cơ quan, đơn vị, địa phương có cán bộ, công chức, viên chức thuộc diện phải đền bù chi phí đào tạo làm văn bản báo cáo chi tiết về cơ quan có thẩm quyền.

+ Bước 2: Tham mưu thành lập Hội đồng xét đền bù.

+ Bước 3: Họp Hội đồng xét đền bù. Cuộc họp của Hội đồng chỉ được thực hiện khi có đầy đủ các thành viên (gồm Chủ tịch Hội đồng; Thư ký Hội đồng; đại diện lãnh đạo đơn vị sử dụng cán bộ, công chức, viên chức; đại diện tổ chức công đoàn của đơn vị sử dụng cán bộ, công chức, viên chức; đại diện bộ phận tài chính - kế toán của cơ quan chi trả). Hội đồng thảo luận về trường hợp đền bù và chi phí đền bù.

Bước 4: Hoàn thiện Biên bản cuộc họp kiến nghị chi phí đền bù gửi người đứng đầu cơ quan quản lý cán bộ, công chức, viên chức hoặc các cơ quan, đơn vị được phân cấp quản lý cán bộ, công chức, viên chức chậm nhất 3 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc cuộc họp.

Bước 5: Căn cứ kiến nghị của Hội đồng xét đền bù, người đứng đầu cơ quan quản lý cán bộ, công chức, viên chức hoặc các cơ quan, đơn vị được phân cấp quản lý cán bộ, công chức, viên chức ban hành quyết định đền bù chi phí đào tạo.

Bước 6: Đối tượng đền bù chi phí đào tạo nộp trả đầy đủ chi phí đền bù chậm nhất trong thời hạn 120 ngày cho cơ quan, đơn vị đã chi trả cho khóa học.

- Cách thức thực hiện: Trực tuyến qua hệ thống Hệ thống phần mềm Văn phòng điện tử.

- Thành phần hồ sơ:

+ Toàn bộ hồ sơ gốc khi cán bộ, công chức, viên chức được cử đi đào tạo;

+ Công văn đề nghị của đơn vị nơi cán bộ, công chức, viên chức công tác;

+ Quyết định thành lập Hội đồng xét đền bù;

+ Biên bản họp Hội đồng xét đền bù;

+ Quyết định đền bù chi phí đào tạo.

- Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

- Thời hạn giải quyết: Không quy định.

- Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Các cơ quan, đơn vị, địa phương; cán bộ, công chức, viên chức được cử đi đào tạo trong diện phải đền bù.

- Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính:

+ Cơ quan trực tiếp thực hiện: Sở Nội vụ và các cơ quan, đơn vị, địa phương có cán bộ, công chức được cử đi học, đào tạo, bồi dưỡng.

+ Cơ quan có thẩm quyền quyết định: UBND thành phố và theo phân cấp.

- Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Quyết định đền bù chi phí đào tạo

- Phí, lệ phí: Không có.

- Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không quy định.

- Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính: Không.

- Căn cứ pháp lý của của thủ tục hành chính:

+ Nghị định số 101/2017/NĐ-CP ngày 01/9/2017 của Chính phủ về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức;

+ Nghị định số 89/2021/NĐ-CP ngày 01 tháng 9 năm 2017 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 101/2017/NĐ-CP của Chính phủ về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức

+ Thông tư số 03/2023/TT-BNV ngày 30/4/2023 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn một số quy định của Nghị định số 101/2017/NĐ-CP ngày 01/9/2017 của Chính phủ về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức và Nghị định số 89/2021/NĐ-CP của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 101/2017/NĐ-CP của Chính phủ về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức;

+ Quyết định số 06/2024/QĐ-UBND ngày 04/3/2024 của UBND thành phố ban hành Quy chế đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức thành phố Hải Phòng.

6. Thủ tục nộp lưu hồ sơ, tài liệu (tài liệu giấy và tài liệu điện tử) vào Lưu trữ cơ quan

6.1. Trình tự thực hiện:

a) Bộ phận Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ tại cơ quan, tổ chức:

- Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu hàng năm của cơ quan, tổ chức.

- Phối hợp với các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức thuộc cơ quan, tổ chức xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.

- Hướng dẫn các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức thuộc cơ quan, tổ chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.

b) Đơn vị, cá nhân giao hồ sơ tài liệu có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ của công việc đã kết thúc, thống kê Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và giao nộp vào Lưu trữ cơ quan.

- Người lập hồ sơ có trách nhiệm: Rà soát lại toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ; loại khỏi hồ sơ bản trùng, bản nháp; xác định lại thời hạn bảo quản của hồ sơ; chỉnh sửa tiêu đề, số và ký hiệu hồ sơ cho phù hợp; hoàn thiện, kết thúc hồ sơ. Tiến hành nộp lưu những hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên vào Lưu trữ cơ quan.

- Đối với hồ sơ giấy: Người lập hồ sơ thực hiện đánh số tờ đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên và viết Mục lục văn bản đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ.

- Đối với hồ sơ điện tử: Người lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống các thông tin còn thiếu. Việc biên mục văn bản hồ sơ được thực hiện theo các chức năng của hệ thống phần mềm quản lý văn bản.

- Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan:

+ Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản: Trong thời hạn 3 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán.

+ Đối với hồ sơ, tài liệu khác: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc.

+ Trường hợp cá nhân, đơn vị có nhu cầu cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu quy định để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan. Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.

c) Bộ phận Lưu trữ cơ quan tiến hành kiểm tra, hướng dẫn các cá nhân, đơn vị hoàn thiện hồ sơ, tài liệu giao nộp; tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu.

- Đối với hồ sơ giấy: Kiểm tra hồ sơ, tài liệu thực tế, đối chiếu với Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu, nếu đạt yêu cầu thì lập Biên bản giao nhận tài liệu và chuẩn bị kho, các điều kiện để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan để thực hiện các hoạt động lưu trữ tiếp theo đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

- Đối với hồ sơ điện tử: Sau khi cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc và lập hồ sơ thực hiện nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên hệ thống. Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận và đưa hồ sơ về chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử trên hệ thống.

- Nếu kiểm tra chưa đạt yêu cầu, bộ phận lưu trữ cơ quan tiến hành trả lại để đơn vị, cá nhân hoàn thiện. Sau đó tiến hành các bước tiếp nhận tiếp theo như trên.

6.2. Cách thức thực hiện: Trực tiếp và qua hệ thống phần mềm quản lý văn bản.

6.3. Thành phần hồ sơ

- Kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu hàng năm của cơ quan, tổ chức.

- Danh mục hồ sơ công việc hàng năm của cơ quan, tổ chức.

- Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.

- Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu.

- Số lượng hồ sơ: 02 bộ (đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu giữ 01 bộ, Lưu trữ cơ quan giữ 01 bản).

6.4. Thời hạn giải quyết: 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.

- Thời hạn kiểm tra và hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ, tài liệu đề nghị nộp lưu của Bộ phận Lưu trữ cơ quan: 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.

- Thời gian ký Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu và bàn giao tài liệu vào Lưu trữ cơ quan: 05 ngày kể từ ngày ký biên bản (đối với hồ sơ giấy); 02 ngày (đối với hồ sơ điện tử).

6.5. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Cán bộ, công chức, viên chức thuộc các cơ quan, tổ chức.

6.6. Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính: Các cơ quan hành chính thuộc UBND thành phố.

6.7. Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu tài liệu lưu trữ giữa bộ phận Lưu trữ cơ quan và cá nhân, đơn vị giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

6.8. Phí, lệ phí: Không.

6.9. Yêu cầu, điều kiện thực hiện TTHC: Không quy định.

6.10. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai

Mẫu Danh mục hồ sơ; mẫu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; mẫu Biên bản giao: Theo quy định tại Phụ lục V, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ.

6.11. Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính

- Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011.

- Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ Quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ.

- Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.

- Quyết định số 28/2021/QĐ-UBND ngày 22/9/2021 của UBND thành phố Hải Phòng về việc ban hành Quy định về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố Hải Phòng.

I. MẪU DANH MỤC HỒ SƠ

DANH MỤC HỒ SƠ

Năm...

(Kèm theo Quyết định số... ngày... tháng... năm ............ của....... )

Danh mục hồ sơ này có........................ hồ sơ, bao gồm:

......................... hồ sơ bảo quản vĩnh viễn;

......................... hồ sơ bảo quản có thời hạn.

II. MẪU MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU

MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU

.....................².....................

Năm...

Mục lục này gồm:.............................................. hồ sơ (đơn vị bảo quản).

Viết bằng chữ: .................................................. hồ sơ (đơn vị bảo quản).

_____________________

¹ Tên đơn vị nộp lưu hồ sơ, tài liệu.

² Thời hạn bảo quản: Bảo quản vĩnh viễn hoặc bảo quản có thời hạn. Mục lục hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn và Mục lục hồ sơ, tài liệu bảo quản có thời hạn được lập riêng thành 02 Mục lục khác nhau. Đối với Mục lục hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn bỏ cột thời hạn bảo quản.

³ Áp dụng đối với văn bản giấy.

⁴ Áp dụng đối với văn bản điện tử.

III. MẪU MỤC LỤC VĂN BẢN, TÀI LIỆU TRONG HỒ SƠ ⁵

MỤC LỤC VĂN BẢN, TÀI LIỆU

Số, ký hiệu hồ sơ:...............

Năm...

_____________________

⁵ Áp dụng cho hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn.

IV. MẪU BIÊN BẢN GIAO NHẬN HỒ SƠ, TÀI LIỆU

BIÊN BẢN

Giao nhận hồ sơ, tài liệu

Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ ........ (Danh mục hồ sơ năm..., Kế hoạch thu thập tài liệu...),

Chúng tôi gồm:

BÊN GIAO: (tên cá nhân, đơn vị giao nộp hồ sơ, tài liệu)

Ông (bà):..................................................................................................

Chức vụ công tác:........................................................................................

BÊN NHẬN: (Lưu trữ cơ quan)

Ông (bà):......................................................................................................

Chức vụ công tác:........................................................................................

Thống nhất lập biên bản giao nhận tài liệu với những nội dung như sau:

1. Tên khối tài liệu giao nộp:...................................................................

2. Thời gian của hồ sơ, tài liệu: ...................................................................

3. Số lượng tài liệu:

a) Đối với hồ sơ, tài liệu giấy

- Tổng số hộp (cặp):.................................................................................

- Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản):................ Quy ra mét giá:................. mét.

b) Đối với hồ sơ, tài liệu điện tử

- Tổng số hồ sơ:....................................................................................

- Tổng số tệp tin trong hồ sơ:.......................................................................

4. Tình trạng tài liệu giao nộp:..................................................................

5. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo.

Biên bản này được lập thành hai bản; bên giao giữ một bản, bên nhận giữ một bản./.

7. Tiếp nhận, đăng ký và chuyển giao văn bản đến

7.1. Trình tự thực hiện:

7.1.1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

a) Đối với văn bản giấy

- Khi tiếp nhận văn bản giấy đến: Văn thư cơ quan hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi; đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì. Trường hợp phát hiện có sai sót, bì thư không có văn bản, văn bản bị rách, thiếu, tình trạng bì thư không còn nguyên vẹn hoặc dấu hiệu bất thường, người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay với người phụ trách trực tiếp xử lý; trường hợp cần thiết, phải lập biên bản và có chữ ký của người nhận và người chuyển văn bản.

- Tất cả bì thư, văn bản giấy đến (trừ văn bản mật) gửi cơ quan, đơn vị được đăng ký tại Văn thư cơ quan, thực hiện theo quy trình: bóc bì, đóng dấu “ĐẾN”, số hóa văn bản (Scan), cập nhật vào Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản các trường thông tin đầu vào (số, ký hiệu, trích yếu, thời hạn…); đính kèm văn bản điện tử vào Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản.

- Đối với văn bản đến, bì thư ghi cụ thể tên cá nhân, đơn vị trực thuộc cơ quan. Văn thư cơ quan có trách nhiệm đăng ký vào Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản theo thông tin ghi ngoài bì và chuyển nguyên cả bì cho đơn vị, cá nhân có tên ghi trên bì.

b) Đối với văn bản điện tử

- Văn thư cơ quan phải kiểm tra tính xác thực, toàn vẹn của văn bản điện tử và thực hiện tiếp nhận trên Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản.

- Trường hợp văn bản điện tử không đáp ứng các quy định về tính xác thực, toàn vẹn của văn bản điện tử hoặc gửi sai nơi nhận thì phải trả lại cho cơ quan, tổ chức gửi văn bản trên hệ thống phần mềm Quản lý văn bản. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường thì Văn thư cơ quan báo cáo ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản.

c) Văn bản giấy có mức độ khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, ngày tết, nhân viên bảo vệ của cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận và báo ngay với Văn thư cơ quan để kịp thời báo cáo lãnh đạo phụ trách xử lý.

d) Văn bản mật, bì thư có dấu chỉ mức độ mật được tiếp nhận, đăng ký theo quy định của Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của Bộ và các quy định khác về bảo vệ bí mật nhà nước.

đ) Số đến của văn bản được lấy liên tiếp theo thứ tự và trình tự thời gian tiếp nhận văn bản trong năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử. Văn bản đến được đăng ký vào Hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến, ký nhận và đóng sổ để quản lý.

7.1.2. Trình và chuyển giao văn bản đến

a) Đối với văn bản điện tử

Văn thư cơ quan có trách nhiệm cập nhật văn bản đến trong hệ thống phần mềm Quản lý văn bản, chuyển người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết và chuyển giao cho đơn vị hoặc cá nhân được giao xử lý phân phối văn bản. Trường hợp văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy, Văn thư cơ quan thực hiện quy trình chuyển văn bản điện tử trên Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và chuyển văn bản giấy đến đơn vị hoặc cá nhân được người có thẩm quyền giao chủ trì giải quyết.

b) Đối với văn bản giấy

Sau khi số hóa (Scan) văn bản đến giấy lên hệ thống văn bản điện tử theo quy định, Văn thư cơ quan có trách nhiệm chuyển người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết và chuyển giao cho đơn vị hoặc cá nhân được giao xử lý phân phối văn bản. Căn cứ ý kiến giao việc trên hệ thống, Văn thư cơ quan điền thông tin đơn vị nhận văn bản trong phần đầu “Đến” chuyển bản giấy về đơn vị nhận văn bản.

7.2. Cách thức thực hiện: Trực tiếp qua hệ thống phần mềm Quản lý văn bản hoặc nhận bản giấy qua đường công văn.

7.3. Thành phần hồ sơ

Theo quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP và Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, đơn vị.

7.4. Thời hạn giải quyết:

- Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn: phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.

- Văn bản đến khác: Phải trình trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết và chuyển giao cho đơn vị hoặc cá nhân được giao xử lý.

7.5. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Văn thư cơ quan, người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết và đơn vị hoặc cá nhân được giao xử lý phân phối văn bản tại các cơ quan, tổ chức.

7.6. Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính: Các cơ quan hành chính thuộc UBND thành phố.

7.7. Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Văn bản đến được tiếp nhận và được giao đơn vị hoặc cá nhân xử lý công việc.

7.8. Phí, lệ phí: Không.

7.9. Các biểu mẫu

- Theo mẫu dấu đến, mẫu sổ đăng ký văn bản đến, mẫu phiếu giải quyết văn bản đến, mẫu sổ theo dõi giải quyết văn bản đến tại Phụ lục IV, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ.

7.10. Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính: Không quy định.

7.11. Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính

- Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN

1. Bìa và trang đầu

2. Nội dung đăng ký văn bản đến

Tối thiểu gồm 10 nội dung:

8. Phát hành văn bản đi

- Trình tự thực hiện

Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản đi

Trước khi thực hiện các thủ tục để phát hành văn bản, Văn thư cơ quan có nhiệm vụ kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định; nếu phát hiện có sai sót thì trả lại ngay cho đơn vị soạn thảo và báo cáo Lãnh đạo Văn phòng (hoặc Phòng Hành chính) của cơ quan. Chỉ thực hiện quy trình lấy số, ngày, tháng, năm và đóng dấu phát hành đối với văn bản soạn thảo đúng quy định.

Cấp số, thời gian ban hành văn bản

- Số và thời gian ban hành văn bản được lấy theo thứ tự và trình tự thời gian ban hành văn bản trong năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm), số và ký hiệu văn bản là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.

- Đối với văn bản giấy, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, chậm nhất là trong ngày làm việc hành chính tiếp theo.

- Đối với văn bản điện tử, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và theo quy định của pháp luật.

- Văn bản mật đi được đánh số riêng và đăng ký riêng từng độ mật của văn bản theo Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của cơ quan và các quy định khác của pháp luật.

Đăng ký văn bản đi

- Việc đăng ký văn bản đi bảo đảm đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết của văn bản giấy hoặc điện tử.

- Văn bản đi tại cơ quan được đăng ký bằng hệ thống phần mềm Quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức. Văn bản được đăng ký bằng Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đi, đóng sổ để quản lý.

- Văn bản mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của cơ quan.

Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

- Nhân bản, đóng dấu của cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn đối với văn bản giấy.

- Văn bản giấy đi được nhân bản theo số lượng được xác định ở phần “Nơi nhận” của văn bản, trường hợp văn bản gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không liệt kê đủ danh sách, thì đơn vị soạn thảo phải có Phụ lục nơi nhận kèm theo làm căn cứ nhân bản để phát hành.

- Nơi nhận văn bản phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến cơ quan, tổ chức và cá nhân có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều bản cho một đối

tượng, không gửi đến các đối tượng không liên quan.

- Việc nhân bản văn bản mật phải bảo đảm đúng quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của cơ quan, đơn vị.

- Việc đóng dấu cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ.

Ký số của cơ quan, tổ chức đối với văn bản điện tử

- Ký số của cơ quan, tổ chức được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ.

- Đối với văn bản kèm theo trong cùng một tệp tin của văn bản điện tử: Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số cơ quan, tổ chức lên văn bản điện tử và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo có trong tệp tin đó (lý do: văn bản kèm theo đã được chữ ký số xác thực);

- Đối với văn bản kèm theo không trong cùng tệp tin của văn bản điện tử: Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức lên văn bản điện tử và ký số trên văn bản kèm theo không trong cùng một tệp tin.

Phát hành, theo dõi chuyển phát văn bản đi

a) Phát hành văn bản tại Văn thư cơ quan:

+ Lựa chọn bì, viết bì, cho văn bản vào bì, dán bì và đóng dấu chỉ mức độ khẩn, mật và dấu khác lên bì (nếu có) khi phát hành văn bản giấy.

+ In văn bản đã được ký số của người có thẩm quyền ra giấy, phát hành văn bản điện tử đi theo quy định. Bên cạnh đó đóng dấu của cơ quan, tổ chức để tạo bản chính văn bản giấy và thực hiện phát hành văn bản giấy từ văn bản được ký số của người có thẩm quyền (để lưu văn bản).

+ Số hóa văn bản giấy đã cấp số và đóng dấu, ký số xác thực văn bản đi, đính kèm File văn bản điện tử vào số đã cấp trên Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản khi phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy.

+ Việc phát hành, chuyển phát văn bản mật phải đảm bảo theo các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước và Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của cơ quan.

b) Theo dõi việc phát hành văn bản đi

- Văn bản đi phải hoàn thành thủ tục tại Văn thư cơ quan và phát hành trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc hành chính tiếp theo. Văn bản khẩn phải được phát hành và gửi ngay sau khi ký văn bản.

- Việc phát hành văn bản mật đi phải bảo đảm bí mật nội dung của văn bản theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, đúng số lượng, thời gian và nơi nhận.

- Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng công văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

c) Lưu văn bản đi

- Lưu văn bản giấy: Bản gốc văn bản được lưu tại Văn thư cơ quan và phải được đóng dấu ngay sau khi phát hành, sắp xếp theo thứ tự đăng ký. Bản chính văn thư chuyển cho đơn vị soạn thảo để lưu tại hồ sơ công việc.

- Lưu văn bản điện tử: Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

Cách thức thực hiện: Trực tiếp qua hệ thống phần mềm Quản lý văn bản của thành phố; trực tiếp phát hành Văn bản đi bản giấy theo quy định.

Thành phần hồ sơ

Theo quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ.

Thời hạn giải quyết: Văn bản đi phải phát hành trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc hành chính tiếp theo. Văn bản khẩn phải được phát hành và gửi ngay sau khi ký văn bản.

Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Văn thư cơ quan và đơn vị hoặc cá nhân được giao xử lý phân phối văn bản tại các cơ quan, tổ chức.

Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính: Các cơ quan hành chính thuộc UBND thành phố.

Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Văn bản đi của cơ quan đơn vị.

Phí, lệ phí: Không.

Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính: Không quy định.

Các biểu mẫu

- Theo mẫu sổ đăng ký văn bản đi tại Phụ lục IV, Nghị định số 30/2020/NĐ- CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ.

Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính

- Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư;

- Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị.

I. MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN

1. Bìa và trang đầu

2. Nội dung đăng ký văn bản đến

Tối thiểu gồm 10 nội dung:

II. MẪU SỔ GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN

1. Bìa và trang đầu

2. Nội dung đăng ký gửi văn bản đi bưu điện

Tối thiểu gồm 06 nội dung:

9. Thủ tục đính chính văn bản đã phát hành

9.1. Trình tự thực hiện:

- Văn bản của cơ quan, đơn vị đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành và nội dung văn bản. Cơ quan, đơn vị phải ban hành văn bản có hình thức tương đương để sửa đổi, thay thế cho nội dung bị sai sót.

- Văn thư cơ quan thực hiện phát hành và chuyển văn bản theo nơi nhận tới đầy đủ các cơ quan, đơn vị cần được đính chính nội dung bị sai sót.

- Đính chính văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản hướng dẫn thi hành.

9.2. Cách thức thực hiện: Trực tiếp qua hệ thống phần mềm Quản lý văn bản; trực tiếp phát hành Văn bản đi bản giấy theo quy định.

9.3. Thành phần hồ sơ

Văn bản đính chính của cơ quan, đơn vị.

9.4. Thời hạn giải quyết: Thực hiện trong ngày sau khi phát hiện sai sót hoặc chậm nhất là trong ngày làm việc hành chính tiếp theo.

9.5. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Văn thư cơ quan, đơn vị; cá nhân được giao xử lý văn bản tại các cơ quan, tổ chức.

9.6. Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính: Các cơ quan hành chính thuộc UBND thành phố.

9.7. Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Văn bản đính chính.

9.8. Phí, lệ phí: Không.

9.9. Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính: Không quy định.

9.10. Các biểu mẫu: Không

9.11. Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính

- Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

10. Thủ tục thu hồi văn bản đã phát hành

10.1. Trình tự thực hiện:

a) Đối với văn bản giấy, trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận. Chuyên viên có trách nhiệm phối hợp với văn thư đơn vị và Văn thư cơ quan theo dõi để thu hồi văn bản.

b) Đối với văn bản điện tử, trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn bản điện tử bị thu hồi trên Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản, đồng thời thông báo qua Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản để bên gửi biết.

10.2. Cách thức thực hiện: Trực tiếp qua hệ thống phần mềm Quản lý văn bản; trực tiếp phát hành Văn bản đi bản giấy theo quy định.

10.3. Thành phần hồ sơ

- Văn bản yêu cầu thu hồi của cơ quan, đơn vị hoặc chức năng đã được lập trình trên hệ thống phần mềm Quản lý văn bản.

10.4. Thời hạn giải quyết: Thực hiện trong ngày sau khi nhận được văn bản yêu cầu thu hồi/ đề nghị thu hồi trên tính năng được lập trình trên hệ thống phần mềm Quản lý văn bản hoặc chậm nhất là trong ngày làm việc hành chính tiếp theo.

10.5. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Văn thư cơ quan, đơn vị; cá nhân được giao xử lý văn bản tại các cơ quan, tổ chức.

10.6. Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính: Các cơ quan hành chính thuộc UBND thành phố.

10.7. Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Văn bản thu hồi hoặc văn bản đính chính.

10.8. Phí, lệ phí: Không.

10.9. Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính: Không quy định.

10.10. Các biểu mẫu: Không

10.11. Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính

- Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

11. Sao y, sao lục, trích sao văn bản

11.1. Trình tự thực hiện:

11.1.1. Văn thư cơ quan xác định yêu cầu của công chức, viên chức trong cơ quan, đơn vị và cá nhân, tổ chức để thực hiện các thủ tục Sao y, sao lục, trích văn bản như sau:

a) Sao y gồm: Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy, sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.

- Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc chụp từ bản gốc hoặc bản chính văn bản giấy sang giấy.

- Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy.

- Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức.

b) Sao lục gồm: Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.

- Sao lục được thực hiện bằng việc in, chụp từ bản sao y.

c) Trích sao gồm: Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy, trích sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.

- Bản trích sao được thực hiện bằng việc tạo lập lại đầy đủ thể thức, phần nội dung văn bản cần trích sao.

d) Bản sao y, bản sao lục và bản trích sao được thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định này có giá trị pháp lý như bản chính.

đ) Việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

11.1.2. Văn thư cơ quan báo cáo và xin ý kiến lãnh đạo cơ quan quyết định việc thực hiện các thủ tục sao văn bản. Sau đó thực hiện các bước về thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao y, sao lục, trích sao được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

11.1.3. Trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức ký sao văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành, văn bản do các cơ quan, tổ chức khác gửi đến và quy định thẩm quyền ký các bản sao văn bản.

11.1.4. Văn thư vào số văn bản và trả kết quả cho cá nhân, tổ chức có yêu cầu.

11.2. Cách thức thực hiện: Trực tiếp tại cơ quan, đơn vị.

11.3. Thành phần hồ sơ: Không quy định.

11.4. Thời hạn giải quyết: 4 ngày làm việc

11.5. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Văn thư cơ quan, công chức, viên chức thuộc cơ quan, đơn vị; công chức, viên chức thuộc các cơ quan, đơn vị khác và công dân, tổ chức có nhu cầu (đối với văn bản do chính cơ quan, tổ chức ban hành).

11.6. Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính: Các cơ quan hành chính thuộc UBND thành phố.

11.7. Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Văn bản sao

11.8. Phí, lệ phí: Không.

11.9. Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính: Không quy định.

11.10. Các biểu mẫu: Không

11.11. Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính

- Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

12. Thủ tục cho phép đọc, sao, chứng thực lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị

12.1. Cho phép đọc tại Phòng đọc cơ quan

12.1.1. Trình tự thực hiện

- Bước 1: Cá nhân có nhu cầu sử dụng tài liệu đến trực tiếp tại Phòng đọc của cơ quan, đơn vị, ghi các thông tin vào Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu. Độc giả đến sử dụng tài liệu tại Lưu trữ cơ quan nếu không phải người trong cơ quan, đơn vị phải có Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu; trường hợp sử dụng tài liệu để phục vụ công tác thì phải có Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác.

- Bước 2: Sau khi độc giả hoàn thành thủ tục đăng ký, công chức, viên chức được giao nhiệm vụ phục vụ Phòng đọc đăng ký độc giả vào sổ; công chức, viên chức Phòng đọc hướng dẫn độc giả tra tìm tài liệu và viết Phiếu yêu cầu đọc tài liệu.

- Bước 3: Công chức, viên chức Phòng đọc báo cáo người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

- Bước 4: Sau khi hồ sơ đề nghị sử dụng tài liệu của độc giả được duyệt, công chức, viên chức Phòng đọc giao tài liệu cho độc giả sử dụng. Độc giả kiểm tra tài liệu và ký nhận vào Sổ giao nhận tài liệu.

12.1.2. Cách thức thực hiện

Cá nhân, tổ chức có nhu cầu thực hiện trực tiếp tại Lưu trữ cơ quan.

12.1.3. Thành phần, số lượng hồ sơ

a) Thành phần hồ sơ:

- Một trong 02 giấy tờ tuỳ thân: Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu;

- Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác (trường hợp sử dụng vì mục đích công tác);

- Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu;

- Phiếu yêu cầu đọc tài liệu;

b) Số lượng: 01 bộ

12.1.4. Thời hạn giải quyết

- Thời hạn phê duyệt và cung cấp tài liệu thuộc diện sử dụng rộng rãi chậm nhất là 0,5 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận Phiếu yêu cầu.

- Thời hạn phê duyệt và cung cấp tài liệu thuộc diện hạn chế sử dụng, tài liệu đặc biệt quý, hiếm, chậm nhất là 03 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận Phiếu yêu cầu.

12.1.5. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Các cá nhân, cơ quan, tổ chức trong nước và người nước ngoài có nhu cầu sử dụng tài liệu có liên quan tại Phòng đọc của Lưu trữ cơ quan.

12.1.6. Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính: Các cơ quan hành chính thuộc UBND thành phố.

12.1.7. Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Các hồ sơ, văn bản, tài liệu độc giả yêu cầu.

12.1.8. Lệ phí: Lưu trữ cơ quan không thuộc đối tượng được thu phí.

12.1.9. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không có

12.1.10. Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính

- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011;

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

- Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử;

- Quy chế văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị.

12.1.11. Biểu mẫu: Kèm theo

TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN
TÊN CƠ QUAN, ĐƠN VỊ
___________

PHIẾU ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG TÀI LIỆU

Kính gửi: ……………………………………………………

Họ và tên độc giả:............................................................................................

Ngày, tháng, năm sinh:.....................................................................................

Quốc tịch:..........................................................................................................

Số Chứng minh nhân dân /Số Hộ chiếu:...........................................................

Cơ quan công tác:.............................................................................................

Địa chỉ liên hệ:..................................................................................................

Số điện thoại:.....................................................................................................

Mục đích khai thác, sử dụng tài liệu:................................................................

Chủ đề nghiên cứu:............................................................................................

Thời gian nghiên cứu: .......................................................................................

Tôi xin thực hiện nghiêm túc nội quy, quy chế của cơ quan lưu trữ và những quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ./.

TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN
TÊN CƠ QUAN, ĐƠN VỊ
___________

PHIẾU YÊU CẦU ĐỌC TÀI LIỆU

Số: ………………

Họ và tên độc giả: ..............................................................................................

Số CMND/Hộ chiếu: ......................................................................................

Chủ đề nghiên cứu: ..........................................................................................

13. Thẩm định tài liệu hết giá trị của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thành phố

13.1. Trình tự thực hiện:

- Công chức, viên chức thực hiện công tác Lưu trữ cơ quan tại cơ quan, đơn vị lập danh mục hồ sơ tài liệu hết giá trị, tham mưu cho Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị ban hành Quyết định thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ.

- Hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ của cơ quan tiến hành họp xác định giá trị tài liệu lưu trữ, lập biên bản xác định nội dung, thành phần, khối lượng, thời gian của hồ sơ, tài liệu.

- Các cơ quan, đơn vị có tài liệu hết giá trị ban hành văn bản đề nghị thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy gửi hồ sơ thẩm định về Sở Nội vụ.

- Sở Nội vụ tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ, tài liệu cần hủy và ban hành văn bản thẩm định:

+ Trường hợp hồ sơ đầy đủ và đảm bảo theo quy định thì tiến hành thẩm định.

+ Trường hợp hồ sơ không đầy đủ hoặc không đảm bảo theo quy định, trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày nhận được hồ sơ Sở Nội vụ ban hành văn bản yêu cầu bổ sung. Trong thời hạn 10 ngày làm việc các cơ quan, đơn vị đề nghị thẩm định có trách nhiệm hoàn thiện, bổ sung đầy đủ hồ sơ theo yêu cầu. Sau khi các cơ quan, đơn vị bổ sung, hoàn thiện đầy đủ hồ sơ Sở Nội vụ tiếp tục thẩm định theo quy định.

- Hội đồng xác định giá trị tài liệu báo cáo thủ trưởng cơ quan, đơn vị danh mục tài liệu hết giá trị đã được Sở Nội vụ thẩm định, đề xuất thủ trưởng cơ quan, đơn vị quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định.

13.2. Cách thức thực hiện: Trực tiếp qua hệ thống quản lý văn bản của thành phố hoặc nhận bản giấy qua đường công văn.

13.3. Thành phần hồ sơ:

- Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến của cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị;

- Bản thuyết minh và danh mục tài liệu hết giá trị.

- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu.

- Quyết định thành lập Hội đồng.

- Các tài liệu có liên quan khác (nếu có).

- Số lượng hồ sơ: 01 bộ hồ sơ.

13.4. Thời hạn giải quyết: 30 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ.

13.5. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử thành phố.

13.6. Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính: Sở Nội vụ.

13.7. Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Văn bản của Sở Nội vụ về việc thẩm định tài liệu hết giá trị.

13.8. Phí, lệ phí: Không.

13.9. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không quy định

13.10. Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính: Không quy định.

13.11. Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính:

- Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011.

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.

- Thông tư 10/2012/TT-BNV ngày 14/12/2012 của Bộ Nội vụ về Quy định định mức kinh tế - kỹ thuật xử lý tài liệu hết giá trị.

- Thông tư số 17/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử các cấp.

- Quyết định số 1692/QĐ-UBND ngày 20/06/2023 Ban hành danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử thành phố Hải Phòng.

- Quyết định số 28/2021/QĐ-UBND ngày 22/9/2021 của UBND thành phố Hải Phòng về việc ban hành Quy định về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố Hải Phòng.

14. Tiêu huỷ tài liệu lưu trữ hết giá trị

14.1. Trình tự thực hiện

- Sau khi nhận được văn bản thẩm định tài liệu hết giá trị của Sở Nội vụ, Hội đồng xác định giá trị tài liệu báo cáo thủ trưởng cơ quan, đơn vị danh mục tài liệu hết giá trị đã được thẩm định, đề xuất thủ trưởng cơ quan, đơn vị quyết định tiêu hủy tài liệu.

- Thủ trưởng cơ quan, đơn vị ban hành Quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị (đã được thẩm định).

- Tiến hành tiêu hủy tài liệu hết giá trị, đảm bảo phải huỷ hết thông tin trong tài liệu và phải được lập thành biên bản.

14.2. Cách thức thực hiện: Trực tiếp tại cơ quan, đơn vị

14.3. Thành phần hồ sơ:

- Văn bản thẩm định tài liệu hết giá trị của Sở Nội vụ.

- Quyết định thành lập Hội đồng.

- Bản thuyết minh và danh mục tài liệu hết giá trị.

- Quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị.

- Biên bản bàn giao tài liệu huỷ.

- Biên bản huỷ tài liệu hết giá trị.

- Số lượng hồ sơ: 01 bộ hồ sơ.

14.4. Thời hạn giải quyết: 30 ngày kể từ ngày nhận văn bản thẩm định của cơ quan có thẩm quyền.

14.5. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Công chức, viên chức và các cơ quan, đơn vị.

14.6. Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính: Các cơ quan hành chính

thuộc UBND thành phố.

14.7. Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: báo cáo thống kê số lượng hồ sơ, tài liệu hết giá trị đã tiêu hủy tại lưu trữ cơ quan

14.8. Phí, lệ phí: Không.

14.9. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không quy định

14.10. Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính: Không quy định.

14.11. Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính:

- Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011;

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.

- Quyết định số 1692/QĐ-UBND ngày 20/06/2023 Ban hành danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử thành phố Hải Phòng.

- Quyết định số 28/2021/QĐ-UBND ngày 22/9/2021 của UBND thành phố Hải Phòng về việc ban hành Quy định về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố Hải Phòng.

15. Đánh giá, xếp loại chất lượng cán bộ, công chức, viên chức.

- Trình tự thực hiện:

+ Các cơ quan, đơn vị gửi hồ sơ đề nghị đánh giá, xếp loại đối với công chức, viên chức giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý diện Chủ tịch UBND thành phố quyết định.

+ Sở Nội vụ tổng hợp hồ sơ đề nghị của các cơ quan, đơn vị và gửi lấy ý kiến của các cơ quan, đơn vị có liên quan.

+ Sau khi nhận được ý kiến của các cơ quan đơn vị liên quan, Sở Nội vụ tổng hợp kết quả, đề xuất xếp loại thực hiện nhiệm vụ, gửi các cơ quan, đơn vị có đối tượng được đánh giá về dự kiến đánh giá, xếp loại để xem xét, bổ sung tài liệu, giải trình (nếu có) và tổng hợp, trình Chủ tịch UBND thành phố.

+ Sau khi có ý kiến của Chủ tịch UBND thành phố, Sở Nội vụ có trách nhiệm giải trình các ý kiến tham gia (nếu có) và hoàn thiện, dự thảo Quyết định xếp loại đối với công chức, viên chức giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý trình Chủ tịch UBND thành phố xem xét, quyết định.

+ Chủ tịch UBND thành phố Quyết định việc xếp loại đối với công chức, viên chức giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý diện Chủ tịch UBND thành phố đánh giá, xếp loại hàng năm.

- Cách thức thực hiện: Trực tuyến qua Hệ thống quản lý văn bản và trực tiếp.

- Thành phần hồ sơ:

(1) Văn bản đề nghị đánh giá, xếp loại của cơ quan, đơn vị.

(2) Báo cáo tự đánh giá, nhận mức xếp loại kết quả công tác theo chức trách, nhiệm vụ được giao của công chức, viên chức giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý diện Chủ tịch UBND thành phố quyết định.

(3) Biên bản họp đối với công chức, viên chức giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý diện Chủ tịch UBND thành phố quyết định.

(4) Biên bản họp của cấp ủy, tổ chức đảng.

(5) Các tài liệu khác có liên quan.

- Số lượng hồ sơ: 03 bộ

- Thời hạn giải quyết: Trước ngày 15/12 hàng năm, các cơ quan, đơn vị gửi hồ sơ về Sở Nội vụ để tổng hợp, trình Chủ tịch UBND thành phố xem xét, quyết định.

- Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Các Sở, ban, ngành và tương đương; đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc UBND thành phố.

- Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính:

+ Cơ quan tổng hợp: Sở Nội vụ.

+ Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Chủ tịch UBND thành phố.

- Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Quyết định của Chủ tịch UBND thành phố về kết quả đánh giá, xếp loại chất lượng cán bộ, công chức, viên chức.

- Phí, lệ phí (nếu có): không quy định.

- Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: không quy định.

- Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính (nếu có): không quy định.

- Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính:

+ Luật Cán bộ, công chức; Luật Viên chức; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Cán bộ, công chức và Luật Viên chức.

+ Nghị định số 90/2020/NĐ-CP ngày 13/8/2020 của Chính phủ về đánh giá, xếp loại chất lượng cán bộ, công chức, viên chức.

+ Nghị định số 48/2023/NĐ-CP ngày 17/7/2023 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 90/2020/NĐ-CP ngày 13/8/2020 của Chính phủ.

16. Thôi giữ chức vụ lãnh đạo quản lý, xin thôi việc đối với công chức, viên chức

- Trình tự thực hiện:

Bước 1: Công chức, viên chức lãnh đạo, quản lý có đơn từ chức gửi đến cơ quan, đơn vị nơi đang công tác.

Bước 2: Chậm nhất là 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đơn từ chức, Sở Nội vụ hoặc người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị nơi công chức đang công tác có trách nhiệm trao đổi với công chức và báo cáo cấp có thẩm quyền bổ nhiệm xem xét, quyết định.

Bước 3: Chậm nhất là 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề xuất của Sở Nội vụ, cấp có thẩm quyền bổ nhiệm xem xét, quyết định việc cho công chức từ chức; trường hợp cần thiết vì lý do khách quan thì có thể kéo dài nhưng không quá 15 ngày làm việc.

- Cách thức thực hiện: Trực tuyến qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành của UBND thành phố và trực tiếp.

- Thành phần hồ sơ:

+ Đơn từ chức;

+ Tờ trình của cơ quan, bộ phận tham mưu về tổ chức, cán bộ;

+ Các tài liệu khác có liên quan.

- Số lượng hồ sơ: 02 bộ.

- Thời hạn giải quyết: Không quy định.

- Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Công chức, viên chức lãnh đạo quản lý.

- Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính:

+ Cơ quan tổng hợp: Sở Nội vụ.

+ Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Ban Thường vụ Thành ủy, Ban Cán sự đảng UBND thành phố.

- Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Quyết định của Chủ tịch UBND thành phố.

- Phí, lệ phí: Không có.

- Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không có.

- Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính: Không.

- Căn cứ pháp lý của của thủ tục hành chính:

+ Luật Cán bộ, công chức năm 2008; Luật Viên chức năm 2010; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Cán bộ, công chức và Luật Viên chức.

+ Nghị định số 138/2020/NĐ-CP ngày 27/11/2020 của Chính phủ quy định về tuyển dụng, sử dụng và quản lý công chức; Nghị định số 116/2024/NĐ-CP ngày 17/9/2024 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 138/2020/NĐ-CP.

+ Nghị định số 115/2020/NĐ-CP ngày 25/9/2020 của Chính phủ về tuyển dụng, sử dụng và quản lý viên chức; Nghị định số 85/2023/NĐ-CP ngày 07/12/2023 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 115/2020/NĐ-CP ngày 25/9/2020 của Chính phủ về tuyển dụng, sử dụng và quản lý viên chức.

+ Quy định 438-QĐ/TU ngày 26/11/2021 của Ban Thường vụ Thành ủy về khung tiêu chuẩn chức danh cán bộ lãnh đạo, quản lý diện Thành ủy quản lý; Quy định số 979-QĐ/TU ngày 19/4/2023 của Ban Thường vụ Thành ủy về phân cấp quản lý cán bộ và bổ nhiệm, giới thiệu cán bộ ứng cử.

+ Quyết định số 08/2022/QĐ-UBND ngày 22/02/2022 của UBND thành phố ban hành Quy định một số nội dung về quản lý tổ chức bộ máy, quản lý công chức tại các cơ quan hành chính nhà nước của thành phố Hải Phòng; Quyết định số 71/2022/QĐ-UBND ngày 06/12/2022 của UBND thành phố sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy định một số nội dung về quản lý tổ chức bộ máy, quản lý công chức tại các cơ quan hành chính nhà nước của thành phố Hải Phòng.

+ Quyết định số 62/2022/QĐ-UBND ngày 02/11/2022 của UBND thành phố ban hành Quy định một số nội dung về quản lý tổ chức bộ máy, quản lý viên chức và lao động hợp đồng trong các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc thành phố Hải Phòng; Quyết định số 36/2024/QĐ-UBND ngày 31/10/2024 của UBND thành phố sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy định một số nội dung về quản lý tổ chức bộ máy, quản lý viên chức và lao động hợp đồng trong các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc thành phố Hải Phòng ban hành kèm theo Quyết định số 62/2022/QĐ-UBND ngày 02/11/2022 của UBND thành phố.

+ Quy định số 991-QĐ/BCSĐ ngày 06/12/2023 của Ban Cán sự đảng Ủy ban nhân dân thành phố về phân cấp quản lý cán bộ và bổ nhiệm, giới thiệu cán bộ ứng cử trong cơ quan, đơn vị thuộc thành phố.

17. Bổ nhiệm lãnh đạo cấp sở và tương đương

- Trình tự thực hiện:

+ Các cơ quan, đơn vị: Đề xuất nhân sự khuyết thiếu, cần kiện toàn, trong đó nêu rõ số lượng, ngành/chuyên ngành đào tạo, lĩnh vực phụ trách.

+ Sở Nội vụ: Căn cứ Thông báo của Ban Thường vụ Thành ủy về nhân sự bổ nhiệm giữ chức vụ lãnh đạo cấp sở và tương đương, trình Chủ tịch UBND thành phố ban hành Quyết định bổ nhiệm theo quy định.

- Cách thức thực hiện: Trực tiếp.

- Thành phần hồ sơ:

(1) Tờ trình;

(2) Biên bản hội nghị, bản tổng hợp kết quả kiểm phiếu kèm theo biên bản kiểm phiếu ở các bước trong quy trình bổ nhiệm;

(3) Sơ yếu lý lịch do cá nhân tự khai theo mẫu quy định có dán ảnh màu khổ 4x6, được cơ quan trực tiếp quản lý xác nhận và đóng dấu; ảnh chụp trong thời hạn 06 tháng trước ngày nộp hồ sơ;

(4) Bản tự kiểm điểm 03 năm công tác gần nhất;

(5) Đánh giá, nhận xét của chi bộ, đảng ủy cơ quan nơi công tác; đánh giá, nhận xét trong 03 năm gần nhất của tập thể lãnh đạo cơ quan, tổ chức, đơn vị về phẩm chất đạo đức, lối sống, ý thức tổ chức kỷ luật, đoàn kết nội bộ, năng lực công tác, kết quả thực hiện chức trách, nhiệm vụ được giao (trong đó phải xác định rõ sản phẩm cụ thể, thành tích trong công tác), hạn chế, khuyết điểm, vi phạm (nếu có), uy tín và triển vọng phát triển;

(6) Nhận xét của chi ủy nơi cư trú đối với bản thân và gia đình. Trường hợp nơi cư trú của bản thân khác với nơi cư trú của gia đình thì phải lấy nhận xét của chi ủy nơi bản thân cư trú và nơi gia đình cư trú;

(7) Kết luận về tiêu chuẩn chính trị của cấp ủy có thẩm quyền theo quy định của Bộ Chính trị về bảo vệ chính trị nội bộ Đảng;

(8) Bản kê khai tài sản, thu nhập theo quy định;

(9) Bản sao các văn bằng, chứng chỉ theo yêu cầu của tiêu chuẩn chức danh bổ nhiệm. Trường hợp nhân sự có văn bằng do cơ sở giáo dục nước ngoài hoặc cơ sở giáo dục trong nước liên kết với nước ngoài cấp thì thực hiện việc công nhận theo quy định của pháp luật;

(10) Giấy chứng nhận sức khỏe của cơ sở y tế có thẩm quyền cấp trong thời hạn 06 tháng trước ngày nộp hồ sơ

- Số lượng hồ sơ: 02 bộ.

- Thời hạn giải quyết: Không quy định.

- Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính:

+ Giám đốc, Phó Giám đốc các sở, ban ngành và tương đương.

- Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính:

+ Cơ quan tổng hợp: Sở Nội vụ.

+ Cơ quan thẩm quyền quyết định: Ban Thường vụ Thành ủy, Ban Cán sự đảng UBND thành phố.

- Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Quyết định của Chủ tịch UBND thành phố bổ nhiệm giữ chức vụ lãnh đạo cấp sở và tương đương theo quy định.

- Phí, lệ phí: Không có.

- Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không có.

- Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính: Không.

- Căn cứ pháp lý của của thủ tục hành chính:

+ Luật Cán bộ, công chức; Luật Viên chức; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Cán bộ, công chức và Luật Viên chức.

+ Nghị định số 138/2020/NĐ-CP ngày 27/11/2020 của Chính phủ quy định về tuyển dụng, sử dụng và quản lý công chức; Nghị định số 116/2024/NĐ-CP ngày 17/9/2024 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 138/2020/NĐ-CP.

+ Quy định 438-QĐ/TU ngày 26/11/2021 của Ban Thường vụ Thành ủy về khung tiêu chuẩn chức danh cán bộ lãnh đạo, quản lý diện Thành ủy quản lý; Quy định số 979-QĐ/TU ngày 19/4/2023 của Ban Thường vụ Thành ủy về phân cấp quản lý cán bộ và bổ nhiệm, giới thiệu cán bộ ứng cử.

+ Quyết định số 08/2022/QĐ-UBND ngày 22/02/2022 của UBND thành phố ban hành Quy định một số nội dung về quản lý tổ chức bộ máy, quản lý công chức tại các cơ quan hành chính nhà nước của thành phố Hải Phòng; Quyết định số 71/2022/QĐ-UBND ngày 06/12/2022 của UBND thành phố sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy định một số nội dung về quản lý tổ chức bộ máy, quản lý công chức tại các cơ quan hành chính nhà nước của thành phố Hải Phòng.

+ Quy định số 991-QĐ/BCSĐ ngày 06/12/2023 của Ban Cán sự đảng Ủy ban nhân dân thành phố về phân cấp quản lý cán bộ và bổ nhiệm, giới thiệu cán bộ ứng cử trong cơ quan, đơn vị thuộc thành phố.

18. Thủ tục Quy hoạch cán bộ

- Trình tự thực hiện:

+ Các cơ quan, đơn vị; các Công ty TNHH MTV 100% vốn nhà nước thuộc thành phố; Hội được Đảng và nhà nước giao nhiệm vụ có chức danh diện Ban Cán sự đảng UBND thành phố quản lý đề nghị phê duyệt quy hoạch.

+ Sở Nội vụ thẩm định, trình Ban Cán sự đảng UBND thành phố ban hành Quyết định phê duyệt quy hoạch.

- Cách thức thực hiện: Trực tiếp.

- Thành phần hồ sơ:

+ Hồ sơ quy hoạch đối với nhân sự trong cơ quan, đơn vị sự nghiệp công lập, Hội được Đảng và nhà nước giao nhiệm vụ:

(1) Tờ trình và danh sách báo cáo nhân sự quy hoạch..

(2) Sơ yếu lý lịch quy định hiện hành do cá nhân tự khai và cơ quan trực tiếp quản lý cán bộ xác nhận; có dán ảnh màu khổ 4x6.

(3) Nhận xét, đánh giá của các cấp ủy, tổ chức đảng, tập thể lãnh đạo cơ quan, đơn vị của cấp có thẩm quyền theo phân cấp quản lý cán bộ về: (i) Phẩm chất đạo đức, lối sống, ý thức tổ chức kỷ luật, đoàn kết nội bộ và thực hiện các quy định về trách nhiệm nêu gương của cán bộ, đảng viên; (ii) Năng lực công tác và kết quả thực hiện chức trách, nhiệm vụ được giao; (iii) Uy tín và triển vọng phát triển.

(4) Kết luận về tiêu chuẩn chính trị của cấp có thẩm quyền theo Quy định của Bộ Chính trị về bảo vệ chính trị nội bộ Đảng.

(5) Bản kê khai tài sản, thu nhập theo mẫu ban hành kèm theo quy định hiện hành (có ký xác nhận của người kê khai và người nhận bản kê khai theo quy định).

(6) Bản sao có giá trị pháp lý các văn bằng, chứng chỉ về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, lý luận chính trị... (có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền).

(7) Quyết định tuyển dụng công chức, viên chức (nếu có).

+ Hồ sơ quy hoạch đối với nhân sự tại doanh nghiệp:

(1) Tờ trình.

(2) Danh sách trích ngang người được quy hoạch và kết quả phiếu giới thiệu tại các hội nghị trong quy trình quy hoạch, có xác nhận của đơn vị.

(3) Sơ yếu lý lịch quy định hiện hành do cá nhân tự khai và được cấp có thẩm quyền xác nhận; có dán ảnh màu khổ 4x6.

(4) Nhận xét, đánh giá của Chủ tịch công ty. (5) Nhận xét, đánh giá của cấp ủy cùng cấp.

(6) Nhận xét của chi ủy nơi cư trú đối với bản thân và gia đình. Trường hợp nơi cư trú của bản thân khác với nơi cư trú gia đình thì phải nhận xét chi ủy nơi bản thân cư trú và nơi gia đình cư trú.

(7) Bản kê khai tài sản, thu nhập theo mẫu quy định.

(8) Bản sao có giá trị pháp lý các văn bằng, chứng chỉ theo yêu cầu của tiêu chuẩn chức vụ, chức danh bổ nhiệm. Trường hợp nhân sự có bằng tốt nghiệp do cơ sở giáo dục nước ngoài cấp thì phải được công nhận tại Việt Nam theo quy định

- Số lượng hồ sơ: 02 bộ

- Thời hạn giải quyết: 15 ngày làm việc

- Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Các Sở, ban, ngành và tương đương; Đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND thành phố; Các Công ty TNHH MTV 100% vốn nhà nước thuộc thành phố; Hội được Đảng và nhà nước giao nhiệm vụ

- Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính:

+ Cơ quan tổng hợp: Sở Nội vụ.

+ Cơ quan thẩm quyền quyết định: Ban Cán sự đảng UBND thành phố.

- Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Quyết định phê duyệt quy hoạch của Ban Cán sự đảng UBND thành phố.

- Phí, lệ phí: Không quy định.

- Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không quy định.

- Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính: Không quy định.

- Căn cứ pháp lý của của thủ tục hành chính:

+ Luật Cán bộ, công chức; Luật Viên chức; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Cán bộ, công chức và Luật Viên chức.

+ Quy định số 50-QĐ/TW ngày 27/12/2021 của Bộ Chính trị về công tác quy hoạch cán bộ.

+ Hướng dẫn số 16-HD/BTCTW ngày 15/02/2022 của Ban Tổ chức Trung ương hướng dẫn một số nội dung cụ thể về công tác quy hoạch cán bộ.

+ Nghị định số 159/2020/NĐ-CP ngày 31/12/2020 của Chính phủ về quản lý người giữ chức danh, chức vụ và người đại diện phần vốn nhà nước tại doanh nghiệp; Nghị định số 69/2023/NĐ-CP ngày 14/9/2020 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 159/2020/NĐ-CP ngày 31/12/2020 của Chính phủ.

+ Hướng dẫn số 253-HD/BCSĐ ngày 20/5/2022 của Ban Cán sự đảng UBND thành phố về một số nội dung cụ thể về công tác quy hoạch chức danh lãnh đạo, quản lý diện Ban Cán sự đảng UBND thành phố quản lý; Công văn số 414/CV-BCSĐ ngày 22/7/2022 của Ban Cán sự đảng UBND thành phố về việc hướng dẫn bổ sung triển khai quy hoạch chức danh lãnh đạo, quản lý diện Ban Cán sự đảng UBND thành phố quản lý nhiệm kỳ 2020-2025, 2026-2031

19. Luân chuyển công chức lãnh đạo, quản lý

- Trình tự thực hiện:

+ Các cơ quan, đơn vị: Văn bản đề xuất nhân sự luân chuyển căn cứ vào chủ trương của cấp có thẩm quyền.

+ Sở Nội vụ: Tổng hợp đề xuất của các cơ quan, đơn vị báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định luân chuyển cán bộ.

- Cách thức thực hiện: Trực tiếp.

- Thành phần hồ sơ:

(1) Tờ trình;

(2) Biên bản hội nghị, bản tổng hợp kết quả kiểm phiếu kèm theo biên bản kiểm phiếu ở các bước trong quy trình bổ nhiệm;

(3) Sơ yếu lý lịch do cá nhân tự khai theo mẫu quy định có dán ảnh màu khổ 4x6, được cơ quan trực tiếp quản lý xác nhận và đóng dấu; ảnh chụp trong thời hạn 06 tháng trước ngày nộp hồ sơ;

(4) Bản tự kiểm điểm 03 năm công tác gần nhất;

(5) Đánh giá, nhận xét của chi bộ, đảng ủy cơ quan nơi công tác; đánh giá, nhận xét trong 03 năm gần nhất của tập thể lãnh đạo cơ quan, tổ chức, đơn vị về phẩm chất đạo đức, lối sống, ý thức tổ chức kỷ luật, đoàn kết nội bộ, năng lực công tác, kết quả thực hiện chức trách, nhiệm vụ được giao (trong đó phải xác định rõ sản phẩm cụ thể, thành tích trong công tác), hạn chế, khuyết điểm, vi phạm (nếu có), uy tín và triển vọng phát triển;

(6) Nhận xét của chi ủy nơi cư trú đối với bản thân và gia đình. Trường hợp nơi cư trú của bản thân khác với nơi cư trú của gia đình thì phải lấy nhận xét của chi ủy nơi bản thân cư trú và nơi gia đình cư trú;

(7) Kết luận về tiêu chuẩn chính trị của cấp ủy có thẩm quyền theo quy định của Bộ Chính trị về bảo vệ chính trị nội bộ Đảng;

(8) Bản kê khai tài sản, thu nhập theo quy định;

(9) Bản sao các văn bằng, chứng chỉ theo yêu cầu của tiêu chuẩn chức danh bổ nhiệm. Trường hợp nhân sự có văn bằng do cơ sở giáo dục nước ngoài hoặc cơ sở giáo dục trong nước liên kết với nước ngoài cấp thì thực hiện việc công nhận theo quy định của pháp luật;

(10) Giấy chứng nhận sức khỏe của cơ sở y tế có thẩm quyền cấp trong thời hạn 06 tháng trước ngày nộp hồ sơ

- Số lượng hồ sơ: 02 bộ.

- Thời hạn giải quyết: Không quy định.

- Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Công chức lãnh đạo, quản lý luân chuyển.

- Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính:

+ Cơ quan tổng hợp: Sở Nội vụ.

+ Cơ quan thẩm quyền quyết định: Ban Thường vụ Thành ủy; Ban Cán sự đảng UBND thành phố.

- Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Quyết định của Chủ tịch UBND thành phố.

- Phí, lệ phí: Không có.

- Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không có.

- Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính: Không.

- Căn cứ pháp lý của của thủ tục hành chính:

+ Luật Cán bộ, công chức; Luật Viên chức; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Cán bộ, công chức và Luật Viên chức.

+ Nghị định số 138/2020/NĐ-CP ngày 27/11/2020 của Chính phủ quy định về tuyển dụng, sử dụng và quản lý công chức; Nghị định số 116/2024/NĐ-CP ngày 17/9/2024 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 138/2020/NĐ-CP.

+ Quy định 438-QĐ/TU ngày 26/11/2021 của Ban Thường vụ Thành ủy về khung tiêu chuẩn chức danh cán bộ lãnh đạo, quản lý diện Thành ủy quản lý; Quy định số 979-QĐ/TU ngày 19/4/2023 của Ban Thường vụ Thành ủy về phân cấp quản lý cán bộ và bổ nhiệm, giới thiệu cán bộ ứng cử.

+ Quyết định số 08/2022/QĐ-UBND ngày 22/02/2022 của UBND thành phố ban hành Quy định một số nội dung về quản lý tổ chức bộ máy, quản lý công chức tại các cơ quan hành chính nhà nước của thành phố Hải Phòng; Quyết định số 71/2022/QĐ-UBND ngày 06/12/2022 của UBND thành phố sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy định một số nội dung về quản lý tổ chức bộ máy, quản lý công chức tại các cơ quan hành chính nhà nước của thành phố Hải Phòng.

+ Quy định số 991-QĐ/BCSĐ ngày 06/12/2023 của Ban Cán sự đảng Ủy ban nhân dân thành phố về phân cấp quản lý cán bộ và bổ nhiệm, giới thiệu cán bộ ứng cử trong cơ quan, đơn vị thuộc thành phố.

20. Thủ tục Quyết định nghỉ hưu đối với công chức, viên chức.

- Trình tự thực hiện:

+ Căn cứ thông báo của cấp có thẩm quyền về việc nghỉ hưu đối với cán bộ, công chức, viên chức, Sở Nội vụ trình Chủ tịch UBND tỉnh ban hành quyết định nghỉ hưu trước 03 tháng đến thời điểm nghỉ hưu.

+ Cơ quan, tổ chức tiếp nhận chuyển hồ sơ đến đơn vị xử lý.

+ Đơn vị thẩm định hồ sơ: trường hợp hồ sơ không đáp ứng yêu cầu, thông báo cho cơ quan, đơn vị đề nghị, có nêu rõ lý do; trường hợp hồ sơ cần giải trình và bổ sung thêm, thông báo cho cơ quan, đơn vị đề nghị để bổ sung, giải trình; trường hợp hồ sơ đáp ứng yêu cầu, tham mưu trình cấp có thẩm quyền ký quyết định.

+ Chuyển văn thư ban hành theo quy định.

- Cách thức thực hiện: Trực tuyến qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành.

- Thành phần, số lượng hồ sơ:

- Thành phần hồ sơ:

+ Lý lịch công chức, viên chức;

+ Bản sao sổ bảo hiểm xã hội.

- Số lượng hồ sơ: không quy định.

- Thời hạn giải quyết:

+ Trước 06 tháng tính đến thời điểm nghỉ hưu theo quy định, cơ quan, tổ chức, đơn vị quản lý công chức, viên chức phải ra thông báo bằng văn bản về thời điểm nghỉ hưu để công chức biết;

+ Trước 03 tháng tính đến thời điểm nghỉ hưu theo quy định, cơ quan, tổ chức, đơn vị quản lý công chức, viên chức phải ra quyết định nghỉ hưu.

- Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Cán bộ, công chức, viên chức diện Ban Thường vụ Tỉnh ủy, Thường trực Tỉnh ủy quản lý, Ban cán sự đảng Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý.

- Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính:

+ Cơ quan thẩm định: Sở Nội vụ.

+ Cơ quan thẩm quyền quyết định: UBND thành phố.

- Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Thông báo, Quyết định của UBND thành phố.

- Phí, lệ phí (nếu có): không có.

- Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai:

Tên mẫu thông báo, quyết định: được quy định tại Phụ lục I, Phục lục II ban hành kèm theo Nghị định số 46/2010/NĐ-CP ngày 27/4/2010 của Chính phủ quy định về thôi việc và nghỉ hưu đối với công chức.

- Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính (nếu có): Cán bộ, công chức, viên chức được nghỉ hưu theo quy định của Bộ Luật lao động.

- Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính:

+ Luật Cán bộ, công chức; Luật Viên chức;

+ Luật Bảo hiểm xã hội ngày 20 tháng 11 năm 2014;

+ Nghị định số 46/2010/NĐ-CP ngày 27/4/2010 của Chính phủ quy định về thôi việc và nghỉ hưu đối với công chức;

+ Nghị định số 115/2020/NĐ-CP ngày 25/9/2020 của Chính phủ quy định về tuyển dụng, sử dụng và quản lý viên chức;

+ Nghị định số 135/2020/NĐ-CP ngày 18/11/2020 của Chính phủ quy định về tuổi nghỉ hưu;

21. Chuyển công chức ra khỏi cơ quan hành chính nhà nước của thành phố đối với trường hợp chuyển đi cơ quan Trung ương và địa phương khác

21.1. Trình tự thực hiện:

Bước 1: Cơ quan nơi công chức có nguyện vọng chuyển công tác gửi văn bản đề nghị kèm hồ sơ của công chức về Sở Nội vụ.

Bước 2: Sở Nội vụ tiến hành thẩm định hồ sơ công chức. Trường hợp hồ sơ được chấp thuận, Sở Nội vụ ban hành Quyết định chuyển công tác. Nếu không được chấp thuận, Sở Nội vụ gửi văn bản phúc đáp nêu rõ lý do cho cơ quan đề nghị.

Bước 3: Trả kết quả cho tổ chức, cá nhân.

21.2. Cách thức thực hiện: Trực tuyến qua hệ thống quản lý văn bản.

21.3. Thành phần hồ sơ và số lượng hồ sơ:

a) Thành phần hồ sơ

+ Đơn xin chuyển công tác của công chức;

+ Văn bản đồng ý cho thuyên chuyển công tác (hoặc cho đi liên hệ công tác) của cơ quan có thẩm quyền nơi công chức đang công tác;

+ Văn bản đồng ý tiếp nhận của cơ quan, đơn vị có thẩm quyền tiếp nhận;

+ Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức theo mẫu 2c ban hành kèm theo Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV ngày 06/10/2008 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc ban hành biểu mẫu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức có dán ảnh và được xác nhận của cơ quan, đơn vị nơi cá nhân hiện đang công tác (có giá trị trong thời hạn 06 tháng);

+ Quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm vào ngạch công chức;

+ Các văn bằng, chứng chỉ về trình độ chuyên môn nghiệp vụ;

+ Bản nhận xét, đánh giá quá trình công tác có xác nhận của cơ quan sử dụng công chức.

b) Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

21.4. Thời hạn giải quyết: Không quy định

21.5. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Công chức thuộc các cơ quan thuộc UBND thành phố Hải Phòng có nguyện vọng thuyên chuyển công tác ra ngoài cơ quan, đơn vị của thành phố.

21.6. Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính: Sở Nội vụ, Cơ quan sử dụng công chức.

21.7. Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Quyết định chuyển công tác đối với công chức; văn bản phúc đáp nêu rõ lý do.

21.8. Phí, lệ phí: Không quy định.

21.9. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: : Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức (mẫu 2C ban hành kèm theo Quyết định 02/2008/QĐ-BNV về việc ban hành biểu mẫu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức).

21.10. Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính:

Công chức không trong thời hạn xử lý kỷ luật, đang bị điều tra, truy tố, xét xử theo quy định.

21.11. Căn cứ pháp lý của của thủ tục hành chính:

- Luật Cán bộ, công chức ngày 13 tháng 11 năm 2008.

- Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Cán bộ, công chức và Luật viên chức ngày 25 tháng 11 năm 2019.

- Nghị định số 138/2020/NĐ-CP ngày 27 tháng 11 năm 2020 của Chính phủ quy định về tuyển dụng, sử dụng và quản lý công chức; Nghị định số 116/2024/NĐ-CP ngày 17 tháng 9 năm 2024 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 138/2020/NĐ-CP ngày 27 tháng 11 năm 2020 quy định về tuyển dụng, sử dụng và quản lý công chức.

- Quyết định số 08/2022/QĐ-UBND ngày 22/02/2022 của Uỷ ban nhân dân thành phố ban hành Quy định một số nội dung về quản lý tổ chức bộ máy, quản lý công chức tại các cơ quan hành chính nhà nước của thành phố Hải Phòng; Quyết định số 71/2022/QĐ-UBND ngày 06/12/2022 sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy định một số nội dung về quản lý tổ chức bộ máy, quản lý công chức tại các cơ quan hành chính nhà nước của thành phố Hải Phòng ban hành kèm theo quyết định số 08/2022/QĐ-UBND ngày 22/02/2022.

22. Chuyển ngạch công chức

22.1. Trình tự thực hiện:

Bước 1: Cơ quan nơi có công chức cần chuyển ngạch gửi văn bản đề nghị kèm hồ sơ về Sở Nội vụ.

Bước 2: Sở Nội vụ tiến hành thẩm định hồ sơ công chức.

Bước 3: Sở Nội vụ ban hành Quyết định chuyển ngạch công chức theo quy định.

Bước 4: Trả kết quả cho tổ chức, cá nhân

22.2. Cách thức thực hiện: Trực tuyến qua hệ thống quản lý văn bản.

22.3. Thành phần hồ sơ và số lượng hồ sơ:

a) Thành phần hồ sơ

+ Quyết định về việc phân công, bố trí hoặc thay đổi vị trí việc làm của công chức.

+ Quyết định bổ nhiệm ngạch công chức hiện tại;

+ Quyết định nâng bậc lương gần nhất;

+ Các văn bằng, chứng chỉ về trình độ chuyên môn nghiệp vụ đáp ứng tiêu chuẩn, điều kiện của ngạch công chức được chuyển;

b) Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

22.4. Thời hạn giải quyết: Không quy định

22.5. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Công chức thuộc các cơ quan thuộc UBND thành phố Hải Phòng.

22.6. Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính: Sở Nội vụ, Cơ quan sử dụng công chức.

22.7. Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Quyết định chuyển ngạch công chức.

22.8. Phí, lệ phí: Không quy định.

22.9. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không quy định.

22.10. Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính: Công chức phải đáp ứng các điều kiện, tiêu chuẩn của ngạch được chuyển.

22.11. Căn cứ pháp lý của của thủ tục hành chính:

- Luật Cán bộ, công chức ngày 13 tháng 11 năm 2008;

- Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Cán bộ, công chức và Luật viên chức ngày 25 tháng 11 năm 2019;

- Nghị định số 138/2020/NĐ-CP ngày 27 tháng 11 năm 2020 của Chính phủ quy định về tuyển dụng, sử dụng và quản lý công chức; Nghị định số 116/2024/NĐ-CP ngày 17 tháng 9 năm 2024 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 138/2020/NĐ-CP ngày 27 tháng 11 năm 2020 quy định về tuyển dụng, sử dụng và quản lý công chức.

- Thông tư hướng dẫn của Bộ quản lý ngành, lĩnh vực về mã số, tiêu chuẩn ngạch công chức có liên quan.

- Quyết định số 08/2022/QĐ-UBND ngày 22/02/2022 của Uỷ ban nhân dân thành phố ban hành Quy định một số nội dung về quản lý tổ chức bộ máy, quản lý công chức tại các cơ quan hành chính nhà nước của thành phố Hải Phòng; Quyết định số 71/2022/QĐ-UBND ngày 06/12/2022 sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy định một số nội dung về quản lý tổ chức bộ máy, quản lý công chức tại các cơ quan hành chính nhà nước của thành phố Hải Phòng ban hành kèm theo quyết định số 08/2022/QĐ-UBND ngày 22/02/2022.

23. Thi nâng ngạch công chức (từ ngạch nhân viên, cán sự, chuyên viên hoặc tương đương lên ngạch cao hơn liền kề)

23.1. Trình tự thực hiện

Bước 1: Căn cứ nguyên tắc, tiêu chuẩn, điều kiện dự thi nâng ngạch công chức (Điều 30 Nghị định số 138/2020/NĐ-CP ngày 27/11/2020), cơ quan sử dụng công chức thực hiện công tác rà soát, xác định và lập danh sách công chức có đủ tiêu chuẩn, điều kiện dự thi nâng ngạch.

Bước 2: Ban hành Đề án:

Cơ quan quản lý công chức chủ trì tổ chức hoặc phân cấp tổ chức thi nâng ngạch công chức trên cơ sở danh mục vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức của cơ quan sử dụng công chức đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

Cơ quan có thẩm quyền tổ chức thi nâng ngạch công chức phải xây dựng Đề án thi nâng ngạch công chức. Nội dung của Đề án gồm:

1. Xác định các vị trí việc làm có nhu cầu bố trí công chức tương ứng với ngạch công chức dự thi nâng ngạch;

2. Số lượng, cơ cấu ngạch công chức chuyên ngành hiện có theo ngạch dự thi tương ứng với vị trí việc làm tại từng cơ quan, tổ chức, đơn vị sử dụng công chức đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt; số lượng công chức còn thiếu so với cơ cấu ngạch công chức theo yêu cầu của vị trí việc làm và xác định cụ thể chỉ tiêu nâng ngạch (theo Mẫu số 02 ban hành kèm theo Nghị định 116/2024/NĐ-CP ngày 17/9/2024 của Chính phủ);

3. Danh sách công chức đủ tiêu chuẩn, điều kiện được cử dự thi nâng ngạch ứng với vị trí việc làm có nhu cầu bố trí công chức ở ngạch cao hơn ngạch hiện giữ (theo Mẫu số 03 ban hành kèm theo Nghị định này);

4. Dự kiến thành viên tham gia Hội đồng thi nâng ngạch;

5. Tiêu chuẩn, điều kiện, nội dung, hình thức thi nâng ngạch;

6. Dự kiến thời gian, địa điểm và các nội dung khác để tổ chức kỳ thi nâng ngạch.

Bước 3: Cơ quan có thẩm quyền tổ chức thi nâng ngạch ban hành thông báo và tiếp nhận hồ sơ của các cơ quan, địa phương.

Bước 4: Người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền tổ chức thi nâng ngạch xem xét quyết định: Thành lập Hội đồng thi nâng ngạch công chức, Ban Giám sát.

Bước 5: Hội đồng thi nâng ngạch báo cáo cơ quan có thẩm quyền tổ chức thi nâng ngạch quyết định danh sách thí sinh có đủ điều kiện, tiêu chuẩn tham dự kỳ thi.

Bước 6: Cơ quan có thẩm quyền tổ chức thi nâng ngạch Quyết định danh sách thí sinh có đủ điều kiện, tiêu chuẩn tham dự kỳ thi; Thông báo thí sinh có đủ điều kiện, tiêu chuẩn tham dự kỳ thi và hướng dẫn ôn tập (nếu có)

Bước 7: Chủ tịch Hội đồng thi thành lập các Ban, Tổ giúp việc Hội đồng thi gồm: Ban Coi thi, Ban Phách, Tổ in sao đề thi, Ban Chấm thi.

Bước 8: Tổ chức thi nâng ngạch, chấm thi và thông báo kết quả thi

(1) Tổ chức thi

(2). Tổ chức làm phách và chấm thi

(3). Thông báo kết quả thi và nhận đơn phúc khảo

(4). Tổ chức chấm phúc khảo

(5) Thông báo kết quả chấm phúc khảo

Bước 9: Người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền tổ chức thi nâng ngạch phê duyệt kết quả thi và danh sách thí sinh đạt kỳ thi nâng ngạch

Bước 10: Người đứng đầu cơ quan quản lý công chức (hoặc phân cấp cho cơ quan có thẩm quyền) ra Quyết định bổ nhiệm ngạch và xếp lương đối với công chức trúng tuyển theo quy định

Bước 11: Trả kết quả cho tổ chức, cá nhân.

23.2. Cách thức thực hiện: Trực tiếp và trực tuyến qua hệ thống quản lý văn bản.

22.3. Thành phần hồ sơ và số lượng hồ sơ:

a) Thành phần hồ sơ

- Sơ yếu lý lịch công chức theo quy định hiện hành được lập chậm nhất là 30 ngày trước thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ dự thi nâng ngạch, có xác nhận của cơ quan quản lý, sử dụng công chức;

- Bản nhận xét, đánh giá của người đứng đầu cơ quan, tổ chức sử dụng công chức về các tiêu chuẩn, điều kiện đăng ký dự thi theo quy định;

- Bản sao văn bằng, chứng chỉ theo yêu cầu của ngạch dự thi; Trường hợp công chức có bằng tốt nghiệp chuyên môn đã chuẩn đầu ra về ngoại ngữ hoặc tin học theo quy định mà tương ứng với yêu cầu của ngạch dự thi thì không phải nộp chứng chỉ ngoại ngữ, tin học. Trường hợp công chức được miễn thi môn ngoại ngữ hoặc môn tin học quy định tại khoản 6, khoản 7 Điều 37 Nghị định này thì không phải nộp chứng chỉ ngoại ngữ, tin học.

- Các yêu cầu khác theo quy định về tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức dự thi.

b) Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

23.4. Thời hạn giải quyết:

- Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày hoàn thành việc chấm thi, Hội đồng thi nâng ngạch công chức phải báo cáo người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền tổ chức thi nâng ngạch công chức về kết quả chấm thi; đồng thời công khai trên trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan có thẩm quyền tổ chức thi nâng ngạch công chức và gửi thông báo bằng văn bản tới cơ quan quản lý công chức về điểm thi của công chức dự thi nâng ngạch để thông báo cho công chức dự thi được biết.

- Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày thông báo kết quả điểm thi, công chức dự thi có quyền gửi đơn đề nghị phúc khảo kết quả điểm thi môn chuyên môn, nghiệp vụ. Hội đồng thi nâng ngạch công chức có trách nhiệm thành lập Ban chấm phúc khảo và tổ chức chấm phúc khảo, công bố kết quả chấm phúc khảo chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày hết thời hạn nhận đơn phúc khảo theo quy định tại khoản này

- Chậm nhất 05 ngày làm việc kể từ ngày công bố kết quả chấm phúc khảo, Hội đồng thi nâng ngạch báo cáo người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền tổ chức thi nâng ngạch công chức phê duyệt kết quả kỳ thi nâng ngạch công chức và danh sách công chức trúng tuyển.

- Chậm nhất 05 ngày làm việc kể từ ngày có quyết định phê duyệt kết quả kỳ thi nâng ngạch, Hội đồng thi nâng ngạch công chức có trách nhiệm thông báo kết quả thi và danh sách công chức trúng tuyển bằng văn bản tới cơ quan quản lý công chức có công chức tham dự kỳ thi.

- Chậm nhất 15 ngày kể từ ngày nhận được danh sách công chức trúng tuyển trong kỳ thi nâng ngạch, người đứng đầu cơ quan quản lý công chức ra quyết định bổ nhiệm ngạch và xếp lương đối với công chức trúng tuyển theo quy định

23.5. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Cán bộ, công chức khối chính quyền thuộc các cơ quan, địa phương trên địa bàn thành phố Hải Phòng.

23.6. Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính: Ủy ban nhân dân thành phố, Sở Nội vụ, Cơ quan sử dụng công chức.

23.7. Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Quyết định bổ nhiệm ngạch và xếp lương công chức.

23.8. Phí, lệ phí:

- Dưới 100 thí sinh: 700.000đ/thí sinh/lần.

- Từ 100 đến dưới 500 thí tính: 600.000đ/thí sinh/lần.

- Từ 500 thí sinh trở lên: 500.000đ/thí sinh/lần.

- Phúc khảo: 150.000đ/bài thi.

23.9. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức (mẫu 2C ban hành kèm theo Quyết định 02/2008/QĐ-BNV về việc ban hành biểu mẫu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức)

23.10. Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính: Cán bộ, công chức phải đáp ứng các điều kiện, tiêu chuẩn của ngạch dự thi.

23.11. Căn cứ pháp lý của của thủ tục hành chính:

- Luật Cán bộ, công chức ngày 13 tháng 11 năm 2008;

- Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Cán bộ, công chức và Luật viên chức ngày 25 tháng 11 năm 2019;

- Nghị định số 138/2020/NĐ-CP ngày 27 tháng 11 năm 2020 của Chính phủ quy định về tuyển dụng, sử dụng và quản lý công chức;

- Nghị định số 116/2024/NĐ-CP ngày 17 tháng 9 năm 2024 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 138/2020/NĐ-CP ngày 27 tháng 11 năm 2020 quy định về tuyển dụng, sử dụng và quản lý công chức và Nghị định số 06/2023/NĐ-CP ngày 21 tháng 02 năm 2023 quy định về kiểm định chất lượng đầu vào công chức.

- Thông tư số 02/2021/TT-BNV của Bộ Nội vụ ngày 11 tháng 6 năm 2021 quy định mã số, tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ và xếp lương đối với các ngạch công chức chuyên ngành hành chính và công chức chuyên ngành văn thư; Thông tư số 06/2022/TT-BNV của Bộ Nội vụ ngày 28/6/2022 sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 02/2021/TT-BNV ngày 11 tháng 6 năm 2021 quy định mã số, tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ và xếp lương đối với các ngạch công chức chuyên ngành hành chính và công chức chuyên ngành văn thư.

- Thông tư số 92/2021/TT-BTC ngày 28/10/2021 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí tuyển dụng, dự thi nâng ngạch, thăng hạng công chức, viên chức.

- Quyết định số 08/2022/QĐ-UBND ngày 22/02/2022 của Uỷ ban nhân dân thành phố ban hành Quy định một số nội dung về quản lý tổ chức bộ máy, quản lý công chức tại các cơ quan hành chính nhà nước của thành phố Hải Phòng; Quyết định số 71/2022/QĐ-UBND ngày 06/12/2022 sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy định một số nội dung về quản lý tổ chức bộ máy, quản lý công chức tại các cơ quan hành chính nhà nước của thành phố Hải Phòng ban hành kèm theo quyết định số 08/2022/QĐ-UBND ngày 22/02/2022.

24. Bổ nhiệm vào ngạch công chức, xếp lương đối với người hoàn thành chế độ tập sự

24.1. Trình tự thực hiện:

Bước 1: Cơ quan nơi có cá nhân hoàn thành chế độ tập sự gửi văn bản đề nghị bổ nhiệm ngạch và xếp lương kèm hồ sơ cá nhân về Sở Nội vụ.

Bước 2: Sở Nội vụ quyết định bổ nhiệm ngạch và xếp lương đối với công chức đạt yêu cầu sau thời gian tập sự. Trường hợp công chức tập sự không đạt yêu cầu sau thời gian tập sự hoặc có hành vi vi phạm đến mức phải xem xét xử lý kỷ luật theo quy định của pháp luật, Sở Nội vụ tham mưu, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố ban hành Quyết định huỷ bỏ quyết định tuyển dụng đối với công chức theo quy định.

Bước 3: Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố ban hành Quyết định hủy bỏ quyết định tuyển dụng công chức theo quy định.

Bước 4: Trả kết quả cho tổ chức, cá nhân.

24.2. Cách thức thực hiện: Trực tuyến qua hệ thống quản lý văn bản

24.3. Thành phần, số lượng hồ sơ:

a) Thành phần hồ sơ:

+ Văn bản đề nghị của cơ quan, đơn vị;

+ Quyết định tuyển dụng công chức;

+ Các văn bằng, chứng chỉ về trình độ chuyên môn nghiệp vụ đáp ứng tiêu chuẩn của ngạch;

+ Báo cáo kết quả tập sự, bản nhận xét, đánh giá kết quả tập sự của người đứng đầu cơ quan sử dụng công chức và người hướng dẫn tập sự.

b) Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

24.4. Thời hạn giải quyết: Không quy định.

24.5. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Người đã trúng tuyển, hoàn thành chế độ tập sự thuộc các cơ quan thuộc UBND thành phố Hải Phòng.

24.6. Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính: Ủy ban nhân dân thành phố, Sở Nội vụ, Cơ quan sử dụng công chức.

24.7. Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Quyết định bổ nhiệm ngạch và xếp lương; Quyết định hủy bỏ quyết định tuyển dụng.

24.8. Phí, lệ phí: Không.

24.9. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không quy định.

24.10. Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính:

- Hoàn thành thời gian tập sự theo quy định (Điều 20 Nghị định số 138/2020/NĐ-CP):

+ 12 tháng đối với trường hợp tuyển dụng vào công chức loại C.

+ 06 tháng đối với trường hợp tuyển dụng vào công chức loại D.

+ Thời gian nghỉ sinh con theo chế độ bảo hiểm xã hội, thời gian nghỉ ốm đau từ 14 ngày trở lên, thời gian nghỉ không hưởng lương, thời gian bị tạm giam, tạm giữ, tạm đình chỉ công tác theo quy định của pháp luật không được tính vào thời gian tập sự.

+ Trường hợp người tập sự nghỉ ốm đau hoặc có lý do chính đáng dưới 14 ngày mà được người đứng đầu cơ quan, đơn vị nơi người được tuyển dụng vào công chức đang thực hiện chế độ tập sự đồng ý thì thời gian này được tính vào thời gian tập sự.

- Đáp ứng các tiêu chuẩn của ngạch công chức theo quy định.

24.11. Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính:

- Luật Cán bộ, công chức năm 2008; Luật viên chức năm 2010; Luật cán bộ, công chức và Luật viên chức sửa đổi năm 2019;

- Nghị định số 138/2020/NĐ-CP ngày 17/11/2020 quy định về tuyển dụng, sử dụng và quản lý công chức; Nghị định số 116/2024/NĐ-CP ngày 17 tháng 9 năm 2024 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 138/2020/NĐ-CP ngày 27 tháng 11 năm 2020 quy định về tuyển dụng, sử dụng và quản lý công chức;

- Thông tư hướng dẫn của Bộ quản lý ngành, lĩnh vực về mã số, tiêu chuẩn ngạch công chức có liên quan;

- Quyết định số 08/2022/QĐ-UBND ngày 22/02/2022 của Ủy ban nhân dân thành phố ban hành Quy định một số nội dung về quản lý tổ chức bộ máy, quản lý công chức tại các cơ quan hành chính nhà nước của thành phố Hải Phòng; Quyết định số 71/2022/QĐ-UBND ngày 06/12/2022 sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy định một số nội dung về quản lý tổ chức bộ máy, quản lý công chức tại các cơ quan hành chính nhà nước của thành phố Hải Phòng ban hành kèm theo quyết định số 08/2022/QĐ-UBND ngày 22/02/2022.