Đăng xuất
Việc làm Hồ Chí Minh
Quyết định 27/2025/QĐ-UBND về Quy chế quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng, chia sẻ cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn thành phố Cần Thơ
| Số hiệu | 27/2025/QĐ-UBND |
| Ngày ban hành | 31/10/2025 |
| Ngày có hiệu lực | 31/10/2025 |
| Loại văn bản | Quyết định |
| Cơ quan ban hành | Thành phố Cần Thơ |
| Người ký | Trần Chí Hùng |
| Lĩnh vực | Công nghệ thông tin,Dịch vụ pháp lý |
|
ỦY BAN NHÂN DÂN |
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
|
Số: 27/2025/QĐ-UBND |
Cần Thơ, ngày 31 tháng 10 năm 2025 |
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương số 72/2025/QH15;
Căn cứ Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ;
Căn cứ Luật An toàn thông tin mạng số 86/2015/QH13;
Căn cứ Luật An ninh mạng số 24/2018/QH14;
Căn cứ Luật Bảo vệ bí mật nhà nước số 29/2018/QH14;
Căn cứ Luật Công chứng số 46/2024/QH15;
Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
Căn cứ Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;
Căn cứ Nghị định số 85/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về bảo đảm an toàn thông tin theo cấp độ;
Căn cứ Nghị định số 278/2025/NĐ-CP ngày 22 tháng 10 năm 2025 của Chính phủ quy định về kết nối, chia sẻ dữ liệu bắt buộc giữa các cơ quan thuộc hệ thống chính trị;
Căn cứ Nghị định số 104/2025/NĐ-CP ngày 15 tháng 5 năm 2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng;
Căn cứ Nghị định số 280/2025/NĐ-CP ngày 27 tháng 10 năm 2025 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 07/2025/NĐ-CP;
Căn cứ Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03 tháng 3 năm 2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;
Căn cứ Thông tư số 05/2025/TT-BTP ngày 15 tháng 5 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp;
Ủy ban nhân dân ban hành Quyết định ban hành Quy chế quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng, chia sẻ cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn thành phố Cần Thơ.
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng, chia sẻ cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn thành phố Cần Thơ.
1. Quyết định này có hiệu lực thi hành từ ngày 31 tháng 10 năm 2025.
2. Quyết định này bãi bỏ Quyết định số 33/2022/QĐ-UBND ngày 17 tháng 10 năm 2022 của Ủy ban nhân dân thành phố Cần Thơ quy định quản lý, khai thác hệ thống cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực; Quyết định số 1058/QĐ-UBND ngày 14 tháng 6 năm 2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh Hậu Giang ban hành Quy chế quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng hệ thống cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh Hậu Giang; Quyết định số 720/QĐ-UBND ngày 24 tháng 3 năm 2016 của Ủy ban nhân dân tỉnh Sóc Trăng về việc ban hành quy chế khai thác, sử dụng hệ thống cơ sở dữ liệu quản lý thông tin ngăn chặn và hợp đồng, giao dịch đã được công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Sóc Trăng.
Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố; Giám đốc Sở Tư pháp; Giám đốc Sở, Thủ trưởng cơ quan, ban, ngành thành phố; Chủ tịch Hội công chứng viên thành phố, các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn thành phố và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.
|
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN |
|
ỦY BAN NHÂN DÂN |
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
|
Số: 27/2025/QĐ-UBND |
Cần Thơ, ngày 31 tháng 10 năm 2025 |
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương số 72/2025/QH15;
Căn cứ Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ;
Căn cứ Luật An toàn thông tin mạng số 86/2015/QH13;
Căn cứ Luật An ninh mạng số 24/2018/QH14;
Căn cứ Luật Bảo vệ bí mật nhà nước số 29/2018/QH14;
Căn cứ Luật Công chứng số 46/2024/QH15;
Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
Căn cứ Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;
Căn cứ Nghị định số 85/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về bảo đảm an toàn thông tin theo cấp độ;
Căn cứ Nghị định số 278/2025/NĐ-CP ngày 22 tháng 10 năm 2025 của Chính phủ quy định về kết nối, chia sẻ dữ liệu bắt buộc giữa các cơ quan thuộc hệ thống chính trị;
Căn cứ Nghị định số 104/2025/NĐ-CP ngày 15 tháng 5 năm 2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng;
Căn cứ Nghị định số 280/2025/NĐ-CP ngày 27 tháng 10 năm 2025 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 07/2025/NĐ-CP;
Căn cứ Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03 tháng 3 năm 2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;
Căn cứ Thông tư số 05/2025/TT-BTP ngày 15 tháng 5 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp;
Ủy ban nhân dân ban hành Quyết định ban hành Quy chế quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng, chia sẻ cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn thành phố Cần Thơ.
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng, chia sẻ cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn thành phố Cần Thơ.
1. Quyết định này có hiệu lực thi hành từ ngày 31 tháng 10 năm 2025.
2. Quyết định này bãi bỏ Quyết định số 33/2022/QĐ-UBND ngày 17 tháng 10 năm 2022 của Ủy ban nhân dân thành phố Cần Thơ quy định quản lý, khai thác hệ thống cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực; Quyết định số 1058/QĐ-UBND ngày 14 tháng 6 năm 2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh Hậu Giang ban hành Quy chế quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng hệ thống cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh Hậu Giang; Quyết định số 720/QĐ-UBND ngày 24 tháng 3 năm 2016 của Ủy ban nhân dân tỉnh Sóc Trăng về việc ban hành quy chế khai thác, sử dụng hệ thống cơ sở dữ liệu quản lý thông tin ngăn chặn và hợp đồng, giao dịch đã được công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Sóc Trăng.
Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố; Giám đốc Sở Tư pháp; Giám đốc Sở, Thủ trưởng cơ quan, ban, ngành thành phố; Chủ tịch Hội công chứng viên thành phố, các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn thành phố và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.
|
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN |
QUẢN LÝ, CẬP NHẬT, KHAI THÁC, SỬ DỤNG, CHIA SẺ CƠ SỞ DỮ LIỆU
CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ CẦN THƠ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 27/2025/QĐ-UBND)
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng
1. Phạm vi điều chỉnh
Quy chế này quy định việc quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng, chia sẻ cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực giao dịch khi thực hiện trên địa bàn thành phố Cần Thơ; trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan trong việc thực hiện Quy chế này.
2. Đối tượng áp dụng
Tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên; người có thẩm quyền thực hiện chứng thực; các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc khai thác, cập nhật, sử dụng, chia sẻ cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực; đơn vị xây dựng, gia công, bảo trì, nâng cấp phần mềm; bên cung cấp dịch vụ hỗ trợ khai thác, vận hành cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực của thành phố Cần Thơ.
Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. Hệ thống thông tin công chứng, chứng thực thành phố Cần Thơ (sau đây gọi tắt là hệ thống thông tin công chứng, chứng thực) là tập hợp các yếu tố phần cứng, phần mềm và cơ sở dữ liệu được thiết lập phục vụ mục đích tạo lập, cung cấp, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin trong hoạt động công chứng.
2. Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực thành phố Cần Thơ (sau đây gọi tắt là cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực) là cơ sở dữ liệu do Ủy ban nhân dân thành phố Cần Thơ xây dựng và quản lý. Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực là kết quả của hoạt động công chứng, chứng thực, bao gồm: thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản, các thông tin về biện pháp ngăn chặn và cảnh báo rủi ro trong hoạt động công chứng, chứng thực, thông tin về giao dịch đã được công chứng, chứng thực, văn bản công chứng, chứng thực, và tài liệu liên quan trong hồ sơ công chứng, chứng thực phù hợp với pháp luật về công chứng, chứng thực.
3. Quản lý nhà nước về hệ thống thông tin công chứng, chứng thực là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện việc quản lý hệ thống thông tin công chứng, chứng thực; quản lý quy trình khai thác, sử dụng, cập nhật, chia sẻ thông tin liên quan đến hoạt động công chứng, chứng thực; quản lý nhà nước về cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.
a) Bảo trì hệ thống thông tin công chứng, chứng thực là nhiệm vụ của bên xây dựng, gia công phần mềm nhằm đảm bảo cho quá trình duy trì, vận hành và sửa chữa, nâng cấp hệ thống thông tin công chứng, chứng thực, cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực theo thỏa thuận trong hợp đồng xây dựng, gia công phần mềm công chứng để đảm bảo chúng luôn hoạt động ở mức tối ưu.
b) Dịch vụ hỗ trợ cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực là việc do cơ quan quản lý nhà nước về cơ sở dữ liệu giao nhiệm vụ cho tổ chức, cá nhân có năng lực về công nghệ thông tin thực hiện nhằm đảm bảo cho quá trình quản lý, duy trì và tối ưu hóa hoạt động của cơ sở dữ liệu, đáp ứng yêu cầu thường xuyên, kịp thời của người quản lý, sử dụng, khai thác cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.
4. Cập nhật cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực là việc cập nhật các thông tin về cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực và các thông tin khác trong hoạt động công chứng, chứng thực vào cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.
5. Khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực là việc các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan được phép khai thác, sử dụng các thông tin từ cơ sở dữ liệu để thực hiện chức năng, nhiệm vụ theo quy định pháp luật.
6. Thông tin về biện pháp ngăn chặn là thông tin bằng văn bản do các cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật ban hành yêu cầu không thực hiện hoặc tạm dừng thực hiện công chứng, chứng thực giao dịch đối với người hoặc tài sản.
7. Thông tin giải tỏa ngăn chặn là thông tin bằng văn bản do chính cơ quan đã có yêu cầu ngăn chặn trước đây phát hành văn bản hủy bỏ biện pháp ngăn chặn đó.
8. Thông tin cảnh báo rủi ro trong hoạt động công chứng, chứng thực là thông tin thu thập từ hoạt động công chứng, chứng thực hoặc thu thập từ nguồn hợp pháp khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền được cập nhật vào cơ sở dữ liệu, khi thực hiện công chứng, chứng thực có thể dẫn đến nguy cơ mất an toàn cho giao dịch được công chứng, chứng thực.
9. Tài khoản người dùng là một tập hợp thông tin đại diện duy nhất cho người sử dụng trên hệ thống, người dùng sử dụng để đăng nhập và truy cập các tài nguyên được cấp phép trên hệ thống. Tài khoản người dùng ít nhất phải bao gồm tên định danh và mật khẩu.
Điều 3. Điều kiện và nguyên tắc chung về cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực
1. Điều kiện chung
a) Hệ thống thông tin công chứng, chứng thực và phần mềm cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực đưa vào sử dụng phải được nghiệm thu đầy đủ yêu cầu kỹ thuật và tính năng sử dụng đảm bảo việc khai thác, sử dụng hiệu quả và an toàn.
b) Việc quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng và chia sẻ cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực phải tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành và quy định tại Quy chế này.
2. Điều kiện về kỹ thuật
a) Máy vi tính sử dụng, khai thác cơ sở dữ liệu phải được cài đặt chương trình phần mềm diệt virus có bản quyền, cập nhật thường xuyên và phải được cài đặt thường trú trên các thiết bị truy cập vào cơ sở dữ liệu.
b) Thông tin nhập vào hệ thống cơ sở dữ liệu phải sử dụng Phông chữ tiếng Việt, kiểu chữ Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen.
3. Nguyên tắc quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng, chia sẻ
a) Việc quản lý cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực phải tuân thủ theo quy định tại Luật Công chứng số 46/2024/QH15 và quy định pháp luật có liên quan, đảm bảo tính sẵn sàng, hiệu quả, bảo mật và minh bạch.
b) Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực phải được cập nhật đủ, chính xác, kịp thời và bảo đảm an ninh, an toàn theo quy định pháp luật.
c) Việc khai thác, sử dụng hoặc cung cấp thông tin cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực cho bên thứ ba phải tuân thủ các quy định của pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân, đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình, quy định của Luật Công chứng số 46/2024/QH15 và pháp luật có liên quan.
4. Các hoạt động cập nhật, khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực theo Quy chế này là một hoạt động hỗ trợ nghiệp vụ công chứng, chứng thực.
5. Mọi thay đổi hoặc can thiệp vào cơ sở dữ liệu đều được ghi nhận bằng nhật ký tự động đã được thiết kế sẵn trong hệ thống thông tin công chứng, chứng thực.
6. Việc kết nối, chia sẻ thông tin giữa cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực với các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu của Bộ, ngành, địa phương và các cơ sở dữ liệu khác phải bảo đảm hiệu quả, an toàn, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định của Luật Công chứng số 46/2024/QH15 và quy định khác của pháp luật có liên quan.
Điều 4. Những hành vi bị nghiêm cấm
1. Cấp tài khoản truy cập cho cá nhân, tổ chức không phải là đối tượng được cấp tài khoản; truy cập vào hệ thống thông tin bằng tài khoản của người khác hoặc cho người khác sử dụng tài khoản của mình để truy cập vào hệ thống thông tin khi chưa được sự đồng ý của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị, tổ chức được cấp tài khoản; tiết lộ tài khoản người dùng cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực cho người không có trách nhiệm, thẩm quyền.
2. Truy cập vào hệ thống thông tin công chứng, chứng thực để thực hiện các công việc không được giao nhiệm vụ; khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực vào những mục đích trái pháp luật, mục đích khác không phục vụ cho hoạt động công chứng, chứng thực hay hoạt động quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực.
3. Không cập nhật hoặc cập nhật thông tin không kịp thời, không chính xác hoặc có hành vi ngăn cản việc cập nhật thông tin vào cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.
4. Sửa đổi, xóa bỏ thông tin, làm sai lệch, thay đổi dữ liệu hoặc bất kỳ hành vi nào khác tác động đến hoạt động, thông tin có trong hệ thống thông tin công chứng, chứng thực và cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.
5. Sử dụng hoặc tiết lộ các thông tin về cá nhân, tổ chức, tài sản và các thông tin khác trái pháp luật mà mình biết trong quá trình quản lý, khai thác cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.
6. Những hành vi vi phạm pháp luật khác theo quy định của pháp luật.
QUẢN LÝ, CẬP NHẬT, KHAI THÁC, SỬ DỤNG, CHIA SẺ CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC
Điều 5. Hạ tầng kỹ thuật hệ thống thông tin công chứng, chứng thực
Hạ tầng kỹ thuật hệ thống thông tin và cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực được đặt tại thành phố Cần Thơ do Sở Khoa học và Công nghệ thành phố Cần Thơ đảm bảo điều kiện, tiêu chuẩn vận hành theo các tiêu chuẩn kỹ thuật và quy định về chuyên ngành công nghệ thông tin.
Điều 6. Quản lý cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực
Sở Tư pháp thực hiện các chức năng và nhiệm vụ quản lý nhà nước đối với cơ sở dữ liệu theo quy định của Luật Công chứng số 46/2024/QH15, pháp luật có liên quan và Quy chế này, cụ thể như sau:
1. Quản lý nhà nước về cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực; thực hiện và quản lý quy trình khai thác, sử dụng, cập nhật, chia sẻ thông tin cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực theo Quy chế này; phát triển cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực đáp ứng ngày càng tốt hơn yêu cầu quản lý và hoạt động chuyên môn công chứng, chứng thực và công chứng điện tử.
2. Trực tiếp thực hiện hoặc ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ hỗ trợ thực hiện cài đặt và cấp mới, xóa, tạm dừng, cấp lại hoặc thay đổi tài khoản cho đối tượng sử dụng cơ sở dữ liệu.
3. Giao nhiệm vụ cho tổ chức, cá nhân có năng lực về công nghệ thông tin thực hiện cung cấp dịch vụ hỗ trợ khai thác, vận hành cho người dùng cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.
4. Tổ chức tập huấn khai thác, sử dụng để hỗ trợ cho người dùng cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.
5. Quyết định kiểm tra, xác minh trên cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trong những trường hợp các thông tin công chứng, chứng thực, tài liệu có dấu hiệu không chính xác hoặc nghi ngờ có vi phạm pháp luật, vi phạm quy tắc đạo đức hành nghề công chứng.
6. Sẵn sàng thực hiện chia sẻ cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực với các nền tảng dữ liệu khác theo quy định pháp luật. Cho phép kết nối cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực với các phần mềm chức năng của các tổ chức hành nghề công chứng, phần mềm khác kết nối với cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật được quy định.
7. Cấp quyền truy cập vào hệ thống cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực cho các cơ quan, tổ chức: Thi hành án dân sự thành phố, Công an thành phố, Tòa án nhân dân thành phố, Thuế thành phố, Sở Nông nghiệp và Môi trường, các tổ chức hành nghề công chứng, Ủy ban nhân cấp xã và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan để phục vụ cho việc cập nhật, khai thác, sử dụng thông tin trong Hệ thống theo quy định của pháp luật.
Điều 7. Thông tin trên cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực
Thông tin trên cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực gồm có:
1. Thông tin nguồn gốc tài sản;
2. Thông tin tình trạng giao dịch của tài sản;
3. Thông tin về biện pháp ngăn chặn;
4. Thông tin cảnh báo rủi ro;
5. Thông tin về giao dịch đã được công chứng, chứng thực, văn bản công chứng, chứng thực và tài liệu liên quan trong hồ sơ công chứng;
6. Thông tin dữ liệu công chứng khác ở dạng điện tử theo quy định của pháp luật;
7. Thông tin khác.
Điều 8. Cập nhật thông tin và lưu trữ vào cơ sở dữ liệu
1. Cập nhật thông tin vào cơ sở dữ liệu
a) Người thực hiện công chứng, chứng thực phải cập nhật vào hệ thống cơ sở dữ liệu ngay sau khi các giao dịch đã được công chứng, chứng thực. Trường hợp cập nhật không đầy đủ, không kịp thời, không chính xác dẫn đến phát sinh hậu quả pháp lý thì phải chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật.
b) Các cơ quan: Thi hành án dân sự thành phố, Công an thành phố, Tòa án nhân dân thành phố, Thuế thành phố, Sở Nông nghiệp và Môi trường, Sở Tư pháp và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan có trách nhiệm cập nhật và chỉ đạo các đơn vị trực thuộc thực hiện cập nhật vào hệ thống cơ sở dữ liệu ngay sau khi có các thông tin theo quy định tại khoản 6, khoản 7, khoản 8 Điều 2 Quy chế này theo chức năng và nhiệm vụ được giao phù hợp với quy định của pháp luật.
Mọi sự thay đổi nội dung thông tin phải được cung cấp, cập nhật kịp thời, chính xác lên hệ thống.
2. Lưu trữ thông tin cơ sở dữ liệu
Thông tin cơ sở dữ liệu được lưu trữ trên môi trường điện tử theo quy định của Luật Công chứng số 46/2024/QH15 và pháp luật về lưu trữ điện tử.
Điều 9. Tra cứu thông tin trên cơ sở dữ liệu
1. Cách thức tra cứu thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và thông tin về giao dịch được thực hiện theo Quy chế này.
2. Trước khi ký công chứng, chứng thực giao dịch, người thực hiện công chứng, chứng thực phải trực tiếp kiểm tra thông tin trên cơ sở dữ liệu để xác định điều kiện giao dịch.
3. Kết quả tra cứu từ cơ sở dữ liệu là nguồn thông tin để công chứng viên, người thực hiện chứng thực kiểm tra, xem xét trước khi quyết định công chứng, chứng thực hoặc từ chối công chứng, chứng thực giao dịch, cụ thể:
a) Trường hợp kết quả tra cứu là thông tin ngăn chặn thì phải từ chối công chứng, chứng thực giao dịch.
b) Trường hợp kết quả tra cứu là thông tin cảnh báo rủi ro thì phải tiến hành kiểm tra hoặc xác minh thông tin. Việc quyết định thực hiện hoặc từ chối thực hiện công chứng, chứng thực giao dịch do người thực hiện công chứng, chứng thực quyết định và chịu trách nhiệm.
Điều 10. Quy tắc cập nhật và tra cứu, tìm kiếm thông tin
1. Quy tắc cập nhật thông tin
a) Cập nhật thông tin cá nhân gồm: Họ tên, ngày, tháng, năm sinh, thẻ căn cước hoặc hộ chiếu hoặc giấy tờ khác để xác định nhân thân của người yêu cầu công chứng theo quy định của pháp luật; địa chỉ cư trú.
b) Cập nhật thông tin tổ chức gồm: Tên gọi tổ chức, địa chỉ hoạt động, mã số doanh nghiệp, mã số thuế, số giấy đăng ký kinh doanh hoặc quyết định thành lập và người đại diện (nếu có).
c) Cập nhật thông tin tài sản là bất động sản gồm: Địa chỉ thửa đất, số Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất, số vào sổ cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất, nơi cấp, ngày tháng năm cấp, số thửa đất, tờ bản đồ, diện tích, mục đích sử dụng đất theo đúng nội dung thể hiện trên giấy Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất, giá chuyển nhượng và các nội dung có liên quan.
d) Cập nhật thông tin tài sản là động sản: có đăng ký và tài sản khác (gồm: Số đăng ký tài sản, số giấy chứng nhận, giấy đăng ký tài sản, mã số giấy tờ (seri), giá chuyển nhượng, ngày cấp và các thông tin mô tả về tài sản trên các giấy tờ chứng minh quyền tài sản (nếu có)).
đ) Cập nhật thông tin về giao dịch (gồm: Tên loại giao dịch, số giao dịch, ngày giao dịch và các thông tin có liên quan).
g) Các thông tin cần cập nhật khác do Sở Tư pháp hướng dẫn khi cần thiết.
2. Quy tắc tra cứu, tìm kiếm thông tin
a) Việc tra cứu, tìm kiếm thông tin được thực hiện theo quy tắc tìm kiếm
do đơn vị xây dựng, gia công phần mềm công chứng, chứng thực đề xuất. Sở Tư pháp căn cứ vào đề xuất đó để hướng dẫn người dùng quy tắc tra cứu, tìm kiếm thông tin trên cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.
b) Đơn vị xây dựng, gia công phần mềm công chứng, chứng thực phải đảm bảo kết quả của quy tắc tra cứu, tìm kiếm và chịu trách nhiệm pháp lý đối với quy tắc tra cứu, tìm kiếm do mình đề xuất.
c) Người dùng phải thực hiện việc tra cứu tìm kiếm thông tin theo quy tắc tìm kiếm được Sở Tư pháp hướng dẫn và chịu trách nhiệm trong trường hợp thực hiện không đúng quy tắc tra cứu, tìm kiếm đã được hướng dẫn.
Điều 11. Khai thác, sử dụng thông tin cơ sở dữ liệu
1. Các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên, Ủy ban nhân dân cấp xã, công chức cấp xã chỉ được phép được khai thác, sử dụng thông tin cơ sở dữ liệu để:
a) Phục vụ cho hoạt động công chứng, chứng thực.
b) Thực hiện thống kê, báo cáo tình hình công chứng, chứng thực định kỳ hoặc đột xuất theo quy định của cơ quan nhà nước và các thống kê, báo cáo khác có liên quan.
2. Cơ quan nhà nước được Sở Tư pháp cấp quyền quy định tại khoản 7 Điều 6 Quy chế này khai thác, sử dụng thông tin trên Cơ sở dữ liệu để phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định của pháp luật.
3. Thông tin trên Cơ sở dữ liệu được cung cấp theo yêu cầu của các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền phục vụ công tác điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án, thanh tra, kiểm tra, xử lý vi phạm.
4. Việc cung cấp tài khoản cho người dùng, phân quyền cho người dùng trong mỗi cơ quan, tổ chức do người đứng đầu, cơ quan, tổ chức đó quyết định và chịu trách nhiệm theo quy định pháp luật và Quy chế này.
5. Thông tin cập nhật vào Cơ sở dữ liệu là cơ sở để Sở Tư pháp thống kê, đối chiếu với báo cáo định kỳ hàng tháng, quý, 06 tháng, hàng năm.
NÂNG CẤP, PHÁT TRIỂN CƠ SỞ DỮ LIỆU VÀ DỊCH VỤ HỖ TRỢ KHAI THÁC, VẬN HÀNH CƠ SỞ DỮ LIỆU
Điều 12. Nâng cấp, phát triển cơ sở dữ liệu
1. Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực phải được thường xuyên nâng cấp để đảm bảo đáp ứng yêu cầu phát triển công nghệ và đáp ứng yêu cầu về thực hiện thủ tục công chứng theo quy định của pháp luật về công chứng, chứng thực.
2. Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực được thường xuyên quan tâm nghiên cứu để phát triển về các chức năng, kỹ thuật để ngày càng nâng cao hiệu quả, hiệu suất và tính an toàn pháp lý phục vụ cho khai thác, sử dụng, chia sẻ thông tin về công chứng.
3. Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực được phát triển để thực hiện công chứng điện tử.
Điều 13. Dịch vụ hỗ trợ khai thác, vận hành cơ sở dữ liệu
Tổ chức, cá nhân thực hiện dịch vụ hỗ trợ khai thác, vận hành cơ sở dữ liệu có trách nhiệm thường xuyên tiếp nhận thông tin từ người dùng, phối hợp với bên xây dựng, gia công phần mềm để hướng dẫn sử dụng hoặc đưa ra giải pháp tháo gỡ, khắc phục nhằm tối ưu hóa hoạt động của cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực. Báo cáo Sở Tư pháp về kết quả thực hiện và những vướng mắc, bất cập để tìm cách tháo gỡ kịp thời, nhanh chóng.
Điều 14. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức và cá nhân
1. Sở Tư pháp
a) Tham mưu Ủy ban nhân dân thành phố triển khai, thực hiện việc quản lý cơ sở dữ liệu theo quy định của Quy chế này và quy định của pháp luật có liên quan.
b) Phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ, các cơ quan, tổ chức có liên quan để đảm bảo việc vận hành, khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu; đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật, yêu cầu tính chất công việc và an toàn thông tin.
c) Phối hợp với các cơ quan có liên quan để thực hiện kết nối, chia sẻ cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực với các cơ sở dữ liệu về dân cư, hộ tịch, thuế, đăng ký đất đai, nhà ở, doanh nghiệp và cơ sở dữ liệu khác.
d) Trực tiếp thực hiện việc quản lý, khai thác cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực theo quy định của Quy chế này và các văn bản pháp luật có liên quan.
đ) Theo dõi, tổng hợp tình hình thực hiện Quy chế và báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố; tham mưu Ủy ban nhân dân thành phố việc sửa đổi, bổ sung Quy chế khi cần thiết.
2. Sở Khoa học và Công nghệ
Đảm bảo hạ tầng kỹ thuật để vận hành hệ thống thông tin công chứng, chứng thực của thành phố; phối hợp với Sở Tư pháp để thực hiện các phương thức kết nối, chia sẻ dữ liệu theo hướng dẫn của Chính phủ, Bộ, Ủy ban nhân dân thành phố và theo Quy chế này.
3. Sở Tài chính
Phối hợp với Sở Tư pháp tham mưu, trình Ủy ban nhân dân thành phố bố trí kinh phí theo quy định.
4. Hội Công chứng viên thành phố
Triển khai kịp thời các quy định của pháp luật về chia sẻ thông tin và nội dung Quy chế này đến các hội viên để thực hiện việc công chứng đảm bảo đúng quy định; kiến nghị xử lý đối với các hành vi cập nhật, cung cấp thông tin không kịp thời, không trung thực hoặc hành vi vi phạm khác liên quan đến Cơ sở dữ liệu làm ảnh hưởng đến hoạt động công chứng, chứng thực, quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức và thực hiện các công việc theo sự ủy quyền hoặc giao nhiệm vụ của cơ quan quản lý nhà nước về cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.
5. Các tổ chức hành nghề công chứng, Ủy ban nhân dân cấp xã và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan
a) Chịu trách nhiệm thực hiện các nội dung theo Quy chế này.
b) Phối hợp với các cơ quan, tổ chức trong việc quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng, chia sẻ các thông tin cơ sở dữ liệu.
6. Đơn vị xây dựng, gia công phần mềm và bên cung cấp dịch vụ hỗ trợ khai thác, vận hành cơ sở dữ liệu
a) Chịu trách nhiệm đối với công việc, nhiệm vụ được giao hoặc các thỏa thuận đã được ký kết.
b) Hướng dẫn người dùng khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu; phối hợp với các cá nhân, tổ chức và các bên liên quan trong quá trình bảo trì, nâng cấp, cập nhật, khai thác, sử dụng, cung cấp dịch vụ hỗ trợ khai thác, vận hành cơ sở dữ liệu để đảm bảo cho quá trình sử dụng hiệu quả, thông suốt.
Tổ chức, cá nhân vi phạm quy định tại Quy chế này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý theo quy định của pháp luật./.
