Quyết định 2254/QĐ-UBND năm 2023 phê duyệt Kế hoạch số hóa tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Bình, giai đoạn 2023-2028

QUYẾT ĐỊNH

PHÊ DUYỆT KẾ HOẠCH SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH QUẢNG BÌNH, GIAI ĐOẠN 2023 - 2028

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG BÌNH

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức Chính quyền địa phương ngày 22/11/2019;

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011;

Căn cứ Luật Ngân sách nhà nước ngày 25/6/2015;

Căn cứ Nghị định số 73/2019/NĐ-CP ngày 05/9/2019 của Chính phủ về quản lý đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước; Nghị định số 163/2016/NĐ-CP ngày 21/12/2016 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Ngân sách Nhà nước;

Căn cứ Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án "Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025";

Căn cứ Thông tư số 194/2012/TT-BTC ngày 15/11/2012 của Bộ trưởng Bộ Tài chính hướng dẫn mức chi tạo lập thông tin điện tử nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của các cơ quan, đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước;

Căn cứ các Thông tư của Bộ trưởng Bộ Nội vụ: số 04/2014/TT-BNV ngày 23/6/2014 quy định định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử;

Thực hiện Kế hoạch số 1314/KH-UBND ngày 29/7/2020 của UBND tỉnh về việc triển khai thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án "Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025".

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 1130/TTr-SNV ngày 23/6/2023.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Phê duyệt kèm theo Quyết định này Kế hoạch số hóa tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Bình, giai đoạn 2023 - 2028.

Điều 2. Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký ban hành.

Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc các sở: Nội vụ, Tài chính; Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử và Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

KẾ HOẠCH

SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH QUẢNG BÌNH, GIAI ĐOẠN 2023 - 2028
(Kèm theo Quyết định số 2254/QĐ-UBND ngày 14/8/2023 của Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Bình)

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

- Xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ lịch sử, từng bước ứng dụng công nghệ số hóa trong lĩnh vực lưu trữ theo hướng hiện đại; nâng cao chất lượng, hiệu quả và năng lực phục vụ hoạt động quản lý điều hành phát triển kinh tế, văn hóa - xã hội của tỉnh; cung cấp thông tin phục vụ tra cứu của tổ chức, cá nhân.

- Chuyển đổi việc khai thác tài liệu lưu trữ trực tiếp bản gốc bằng giấy sang khai thác dưới dạng tệp tin điện tử, giúp cho việc khai thác cung cấp thông tin được nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm thời gian; góp phần cải cách thủ tục hành chính, nâng cao hiệu quả hoạt động ứng dụng công nghệ số trong công tác lưu trữ.

- Giảm thiểu sự xuống cấp về mặt vật lý và hóa học của tài liệu gốc (bản giấy) do phải lưu thông thường xuyên trong quá trình khai thác sử dụng nhằm kéo dài tuổi thọ cho tài liệu lưu trữ, nâng cao việc tiếp cận và chia sẻ nhiều hơn các thông tin về hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

- Xây dựng hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin, hệ thống phần mềm phục vụ quản lý, điều hành, tác nghiệp và cung cấp thông tin phục vụ tra cứu của các tổ chức, cá nhân. Phục vụ nhanh chóng yêu cầu các cơ quan, tổ chức và cá nhân có nhu cầu cung cấp thông tin trong hồ sơ gốc đang lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh.

2. Yêu cầu

QUYẾT ĐỊNH

PHÊ DUYỆT KẾ HOẠCH SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH QUẢNG BÌNH, GIAI ĐOẠN 2023 - 2028

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG BÌNH

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức Chính quyền địa phương ngày 22/11/2019;

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011;

Căn cứ Luật Ngân sách nhà nước ngày 25/6/2015;

Căn cứ Nghị định số 73/2019/NĐ-CP ngày 05/9/2019 của Chính phủ về quản lý đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước; Nghị định số 163/2016/NĐ-CP ngày 21/12/2016 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Ngân sách Nhà nước;

Căn cứ Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án "Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025";

Căn cứ Thông tư số 194/2012/TT-BTC ngày 15/11/2012 của Bộ trưởng Bộ Tài chính hướng dẫn mức chi tạo lập thông tin điện tử nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của các cơ quan, đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước;

Căn cứ các Thông tư của Bộ trưởng Bộ Nội vụ: số 04/2014/TT-BNV ngày 23/6/2014 quy định định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử;

Thực hiện Kế hoạch số 1314/KH-UBND ngày 29/7/2020 của UBND tỉnh về việc triển khai thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án "Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025".

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 1130/TTr-SNV ngày 23/6/2023.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Phê duyệt kèm theo Quyết định này Kế hoạch số hóa tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Bình, giai đoạn 2023 - 2028.

Điều 2. Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký ban hành.

Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc các sở: Nội vụ, Tài chính; Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử và Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

KẾ HOẠCH

SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH QUẢNG BÌNH, GIAI ĐOẠN 2023 - 2028
(Kèm theo Quyết định số 2254/QĐ-UBND ngày 14/8/2023 của Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Bình)

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

- Xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ lịch sử, từng bước ứng dụng công nghệ số hóa trong lĩnh vực lưu trữ theo hướng hiện đại; nâng cao chất lượng, hiệu quả và năng lực phục vụ hoạt động quản lý điều hành phát triển kinh tế, văn hóa - xã hội của tỉnh; cung cấp thông tin phục vụ tra cứu của tổ chức, cá nhân.

- Chuyển đổi việc khai thác tài liệu lưu trữ trực tiếp bản gốc bằng giấy sang khai thác dưới dạng tệp tin điện tử, giúp cho việc khai thác cung cấp thông tin được nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm thời gian; góp phần cải cách thủ tục hành chính, nâng cao hiệu quả hoạt động ứng dụng công nghệ số trong công tác lưu trữ.

- Giảm thiểu sự xuống cấp về mặt vật lý và hóa học của tài liệu gốc (bản giấy) do phải lưu thông thường xuyên trong quá trình khai thác sử dụng nhằm kéo dài tuổi thọ cho tài liệu lưu trữ, nâng cao việc tiếp cận và chia sẻ nhiều hơn các thông tin về hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

- Xây dựng hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin, hệ thống phần mềm phục vụ quản lý, điều hành, tác nghiệp và cung cấp thông tin phục vụ tra cứu của các tổ chức, cá nhân. Phục vụ nhanh chóng yêu cầu các cơ quan, tổ chức và cá nhân có nhu cầu cung cấp thông tin trong hồ sơ gốc đang lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh.

2. Yêu cầu

- Việc số hóa tài liệu phải đúng quy trình, tiến độ thực hiện, các quy định của pháp luật và đảm bảo tiết kiệm.

- Tài liệu lưu trữ được số hóa phải đảm bảo chất lượng, sử dụng hiệu quả, có các bản sao lưu dự phòng tài liệu lưu trữ gốc và hỗ trợ việc thực hiện duy tu, bảo dưỡng, kiểm soát định kỳ đối với sự an toàn của tài liệu lưu trữ.

- Quá trình số hóa tài liệu lưu trữ phải đảm bảo tính pháp lý, trung thực và tuyệt đối an toàn, không làm thay đổi trật tự các tài liệu giấy bên trong hồ sơ; tuân thủ các quy trình kỹ thuật do phần mềm cung cấp, đảm bảo bí mật tài liệu.

II. NỘI DUNG

1. Khối lượng, thành phần tài liệu

a) Khối lượng tài liệu, cụ thể:

Số lượng tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc 34 Phông lưu trữ gồm: 8.747 hồ sơ, trong đó có: 202.283 văn bản, tương ứng với 1.267.835 trang (trong đó có 1.236.195 trang A4; 31.640 trang A3) số lượng tài liệu nói trên chưa bao gồm tài liệu có khổ giấy lớn từ A2 - A0.

b) Thành phần tài liệu: Gồm hồ sơ, tài liệu của 34/45 Phông lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Bình.

2. Kinh phí thực hiện

Tổng kinh phí thực hiện số hóa tài liệu là: 3.595.341.400 đồng (Ba tỷ, năm trăm chín mươi lăm triệu, ba trăm bốn mươi mốt nghìn, bốn trăm đồng). Trong đó:

- Chi phí nhân công: 3.262.675.800 đồng (Ba tỷ, hai trăm sáu mươi hai triệu, sáu trăm bảy mươi lăm nghìn, tám trăm đồng);

- Chi phí văn phòng phẩm: 332.665.600 đồng (Ba trăm ba mươi hai triệu, sáu trăm sáu mươi lăm nghìn, sáu trăm đồng).

3. Lộ trình thực hiện: Từ năm 2023 - 2028, cụ thể:

3. Nguồn kinh phí thực hiện: Do ngân sách nhà nước cấp.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Sở Nội vụ

- Chủ trì, phối hợp với Sở Tài chính và các cơ quan liên quan triển khai thực hiện các nội dung của Kế hoạch theo quy định của pháp luật, đảm bảo tiết kiệm và có hiệu quả.

- Căn cứ kinh phí được cấp hàng năm, chủ động xây dựng Kế hoạch số hóa tài liệu lưu trữ đảm bảo tính liên tục và hoàn chỉnh tài liệu của từng Phông theo hệ thống, đúng quy định về lưu trữ.

- Chịu trách nhiệm kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh; báo cáo UBND tỉnh kết quả thực hiện Kế hoạch.

- Giao nhiệm vụ Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực tiếp thực hiện số hóa tài liệu có hiệu quả; hàng năm lập dự toán, quyết toán theo quy định và chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện các nội dung công việc theo Kế hoạch.

2. Sở Tài chính

- Hàng năm căn cứ khả năng cân đối ngân sách tỉnh, Sở Tài chính tham mưu UBND tỉnh bố trí kinh phí thực hiện theo đúng quy định.

- Theo dõi, đôn đốc, hướng dẫn việc sử dụng, thanh quyết toán kinh phí theo đúng chế độ quy định.

Yêu cầu thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan tổ chức triển khai thực hiện nghiêm túc Kế hoạch đảm bảo theo đúng quy trình. Trong quá trình thực hiện nếu có phát sinh khó khăn, vướng mắc, các cơ quan, đơn vị báo cáo UBND tỉnh (qua Sở Nội vụ) để xem xét, giải quyết theo quy định./.