Quyết định 2163/QĐ-BTP năm 2026 phê duyệt Phương án tái thiết kế quy trình thủ tục hành chính trong lĩnh vực Hộ tịch thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Tư pháp

QUYẾT ĐỊNH

PHÊ DUYỆT PHƯƠNG ÁN TÁI THIẾT KẾ QUY TRÌNH MỘT SỐ THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TRONG LĨNH VỰC HỘ TỊCH THUỘC PHẠM VI CHỨC NĂNG QUẢN LÝ CỦA BỘ TƯ PHÁP

BỘ TRƯỞNG BỘ TƯ PHÁP

Căn cứ Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22 tháng 12 năm 2024 của Bộ Chính trị về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia;

Căn cứ Kế hoạch số 05-KH/BCĐTW ngày 11 tháng 7 năm 2026 của Ban Chỉ đạo Trung ương về phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số ban hành Kế hoạch hành động 100 ngày xử lý các điểm nghẽn về chuyển đổi số trong hệ thống chính trị;

Căn cứ Thông báo số 24-TB/CQTTBCĐ ngày 07 tháng 7 năm 2026 của Cơ quan Thường trực Ban Chỉ đạo Trung ương về phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số Thông báo kết luận của Đồng chí Tổng Bí thư, Chủ tịch nước Tô Lâm, Trưởng Ban Chỉ đạo Trung ương về phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số tại Hội nghị toàn quốc sơ kết 1 năm 6 tháng triển khai thực hiện Nghị quyết số 57-NQ/TW;

Căn cứ Thông báo số 25-TB/CQTTBCĐ ngày 11 tháng 7 năm 2026 của Cơ quan Thường trực Ban Chỉ đạo Trung ương về phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số Thông báo kết luận của đồng chí Tổng Bí thư, Chủ tịch nước Tô Lâm, Trưởng Ban Chỉ đạo Trung ương về phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số tại Phiên họp chuyên đề về chuyển đổi số trong hệ thống chính trị;

Căn cứ Nghị định số 09/2026/NĐ-CP ngày 10 tháng 01 năm 2026 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp;

Căn cứ Quyết định số 1738/QĐ-BCĐ ngày 17 tháng 7 năm 2026 của Trưởng Ban Chỉ đạo về phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số và đề án 06 của Bộ Tư pháp về ban hành Kế hoạch hành động 100 ngày triển khai thực hiện Nghị quyết số 57-NQ/TW của Bộ Chính trị về phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số;

Căn cứ Quyết định số 1775/QĐ-BTP ngày 29 tháng 07 năm 2026 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về việc ban hành Danh mục thủ tục hành chính thuộc phạm vi quản lý của Bộ Tư pháp ưu tiên thực hiện tái thiết kế quy trình;

Theo đề nghị của Cục trưởng Cục Hành chính tư pháp.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Phê duyệt kèm theo Quyết định này Phương án tái thiết kế một số thủ tục hành chính trong lĩnh vực hộ tịch thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Tư pháp (Chi tiết tại các Phụ lục kèm theo).

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Điều 3. Cục trưởng Cục Kiểm soát thủ tục hành chính, Cục trưởng Cục Hành chính tư pháp, Cục trưởng Cục Công nghệ thông tin, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

PHƯƠNG ÁN TÁI THIẾT KẾ QUY TRÌNH

Thủ tục hành chính Đăng ký khai tử (Mã TTHC 1.000656)

(Kèm theo Quyết định số 2163/QĐ-BTP ngày 30 tháng 9 năm 2026 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp)

A. CƠ SỞ TÁI THIẾT KẾ QUY TRÌNH

1. Phân tích, đánh giá hiện trạng

Thủ tục Đăng ký khai tử (Mã TTHC 1.000656) là một trong những thủ tục trọng điểm thuộc lĩnh vực Hộ tịch tại cấp xã cần ưu tiên tái thiết kế vì có số lượng hồ sơ phát sinh cao.

2. Căn cứ tái thiết kế

- Căn cứ Nghị quyết số 66.7/2025/NQ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2025 của Chính phủ Quy định cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính dựa trên dữ liệu;

- Căn cứ Nghị định số 118/2025/NĐ-CP ngày 09 tháng 6 năm 2025 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Bộ phận Một cửa và Cổng Dịch vụ công quốc gia, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2025, được sửa đổi, bổ sung bởi: 1. Nghị định số 367/2025/NĐ-CP ngày 31 tháng 12 năm 2025 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 118/2025/NĐ-CP ngày 09 tháng 6 năm 2025 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Bộ phận Một cửa và Cổng Dịch vụ công quốc gia, có hiệu lực kể từ ngày 31 tháng 12 năm 2025. 2. Nghị định số 224/2026/NĐ-CP ngày 24 tháng 6 năm 2026 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Chuyển đổi số, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2026. 3. Nghị định số 309/2026/NĐ-CP ngày 05 tháng 8 năm 2026 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 118/2025/NĐ-CP của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Bộ phận Một cửa và Cổng Dịch vụ công quốc gia được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định số 367/2025/NĐ-CP, có hiệu lực kể từ ngày 05 tháng 8 năm 2026.

- Căn cứ Quyết định số 163/QĐ - BTP ngày 16 tháng 01 năm 2026 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về việc công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung trong lĩnh vực hộ tịch thực hiện tại cơ quan đăng ký hộ tịch trong nước thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Tư pháp.

QUYẾT ĐỊNH

PHÊ DUYỆT PHƯƠNG ÁN TÁI THIẾT KẾ QUY TRÌNH MỘT SỐ THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TRONG LĨNH VỰC HỘ TỊCH THUỘC PHẠM VI CHỨC NĂNG QUẢN LÝ CỦA BỘ TƯ PHÁP

BỘ TRƯỞNG BỘ TƯ PHÁP

Căn cứ Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22 tháng 12 năm 2024 của Bộ Chính trị về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia;

Căn cứ Kế hoạch số 05-KH/BCĐTW ngày 11 tháng 7 năm 2026 của Ban Chỉ đạo Trung ương về phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số ban hành Kế hoạch hành động 100 ngày xử lý các điểm nghẽn về chuyển đổi số trong hệ thống chính trị;

Căn cứ Thông báo số 24-TB/CQTTBCĐ ngày 07 tháng 7 năm 2026 của Cơ quan Thường trực Ban Chỉ đạo Trung ương về phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số Thông báo kết luận của Đồng chí Tổng Bí thư, Chủ tịch nước Tô Lâm, Trưởng Ban Chỉ đạo Trung ương về phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số tại Hội nghị toàn quốc sơ kết 1 năm 6 tháng triển khai thực hiện Nghị quyết số 57-NQ/TW;

Căn cứ Thông báo số 25-TB/CQTTBCĐ ngày 11 tháng 7 năm 2026 của Cơ quan Thường trực Ban Chỉ đạo Trung ương về phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số Thông báo kết luận của đồng chí Tổng Bí thư, Chủ tịch nước Tô Lâm, Trưởng Ban Chỉ đạo Trung ương về phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số tại Phiên họp chuyên đề về chuyển đổi số trong hệ thống chính trị;

Căn cứ Nghị định số 09/2026/NĐ-CP ngày 10 tháng 01 năm 2026 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp;

Căn cứ Quyết định số 1738/QĐ-BCĐ ngày 17 tháng 7 năm 2026 của Trưởng Ban Chỉ đạo về phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số và đề án 06 của Bộ Tư pháp về ban hành Kế hoạch hành động 100 ngày triển khai thực hiện Nghị quyết số 57-NQ/TW của Bộ Chính trị về phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số;

Căn cứ Quyết định số 1775/QĐ-BTP ngày 29 tháng 07 năm 2026 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về việc ban hành Danh mục thủ tục hành chính thuộc phạm vi quản lý của Bộ Tư pháp ưu tiên thực hiện tái thiết kế quy trình;

Theo đề nghị của Cục trưởng Cục Hành chính tư pháp.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Phê duyệt kèm theo Quyết định này Phương án tái thiết kế một số thủ tục hành chính trong lĩnh vực hộ tịch thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Tư pháp (Chi tiết tại các Phụ lục kèm theo).

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Điều 3. Cục trưởng Cục Kiểm soát thủ tục hành chính, Cục trưởng Cục Hành chính tư pháp, Cục trưởng Cục Công nghệ thông tin, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

PHƯƠNG ÁN TÁI THIẾT KẾ QUY TRÌNH

Thủ tục hành chính Đăng ký khai tử (Mã TTHC 1.000656)

(Kèm theo Quyết định số 2163/QĐ-BTP ngày 30 tháng 9 năm 2026 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp)

A. CƠ SỞ TÁI THIẾT KẾ QUY TRÌNH

1. Phân tích, đánh giá hiện trạng

Thủ tục Đăng ký khai tử (Mã TTHC 1.000656) là một trong những thủ tục trọng điểm thuộc lĩnh vực Hộ tịch tại cấp xã cần ưu tiên tái thiết kế vì có số lượng hồ sơ phát sinh cao.

2. Căn cứ tái thiết kế

- Căn cứ Nghị quyết số 66.7/2025/NQ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2025 của Chính phủ Quy định cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính dựa trên dữ liệu;

- Căn cứ Nghị định số 118/2025/NĐ-CP ngày 09 tháng 6 năm 2025 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Bộ phận Một cửa và Cổng Dịch vụ công quốc gia, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2025, được sửa đổi, bổ sung bởi: 1. Nghị định số 367/2025/NĐ-CP ngày 31 tháng 12 năm 2025 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 118/2025/NĐ-CP ngày 09 tháng 6 năm 2025 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Bộ phận Một cửa và Cổng Dịch vụ công quốc gia, có hiệu lực kể từ ngày 31 tháng 12 năm 2025. 2. Nghị định số 224/2026/NĐ-CP ngày 24 tháng 6 năm 2026 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Chuyển đổi số, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2026. 3. Nghị định số 309/2026/NĐ-CP ngày 05 tháng 8 năm 2026 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 118/2025/NĐ-CP của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Bộ phận Một cửa và Cổng Dịch vụ công quốc gia được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định số 367/2025/NĐ-CP, có hiệu lực kể từ ngày 05 tháng 8 năm 2026.

- Căn cứ Quyết định số 163/QĐ - BTP ngày 16 tháng 01 năm 2026 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về việc công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung trong lĩnh vực hộ tịch thực hiện tại cơ quan đăng ký hộ tịch trong nước thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Tư pháp.

- Căn cứ Quyết định số 1775/QĐ-BTP ngày 29 tháng 07 năm 2026 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về việc ban hành Danh mục thủ tục hành chính thuộc phạm vi quản lý của Bộ Tư pháp ưu tiên thực hiện tái thiết kế quy trình.

B. PHƯƠNG ÁN TÁI THIẾT KẾ QUY TRÌNH

1. Tên thủ tục hành chính

Thủ tục Đăng ký khai tử (Mã TTHC 1.000656)

2. Hình thức tiếp nhận và trả kết quả

- Tiếp nhận theo hình thức trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia/Ứng dụng định danh quốc gia (VNeID).

- Bản điện tử của kết quả giải quyết TTHC sẽ được tự động gửi về Kho quản lý dữ liệu điện tử của cá nhân/địa chỉ thư điện tử/thiết bị số/điện thoại của người yêu cầu sau khi thủ tục hoàn tất, bản điện tử có giá trị như bản giấy khi được tạo lập, ký số theo quy định của pháp luật; nội dung của bản điện tử phải đầy đủ, chính xác và không bị thay đổi trong quá trình lưu trữ, truyền gửi.

- Bản giấy được trả theo hình thức do công dân lựa chọn.

3. Thời gian giải quyết

Thời gian giải quyết: Ngay trong ngày tiếp nhận yêu cầu; trường hợp nhận hồ sơ sau 15 giờ mà không giải quyết được ngay thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo.

4. Biểu mẫu điện tử tương tác

TỜ KHAI ĐIỆN TỬ ĐĂNG KÝ KHAI TỬ

I. Thông tin về người đăng ký khai tử

(1) Họ, chữ đệm, tên* (tách biệt riêng 03 trường thông tin họ, chữ đệm, tên);

(2) Ngày, tháng, năm sinh* (tách biệt riêng 03 trường thông tin ngày, tháng, năm);

(3) Số định danh cá nhân*;

(4) Giấy tờ tùy thân*: Loại giấy tờ sử dụng; số, ngày, tháng, năm cấp, cơ quan cấp;

(Chỉ khai thông tin và đính kèm bản chụp giấy tờ trong trường hợp không có Số định danh cá nhân tại Mục 3);

(5) Quan hệ với người được đăng ký khai tử;

II. Thông tin về người được đăng ký khai tử

(6) Họ, chữ đệm, tên (tách biệt riêng 03 trường thông tin họ, chữ đệm, tên);

(7) Ngày, tháng, năm sinh (tách biệt riêng 03 trường thông tin ngày, tháng, năm);

(8) Dân tộc;

(9) Quốc tịch;

(10) Số định danh cá nhân;

(11) Giấy tờ tùy thân: Loại giấy tờ sử dụng; số, ngày, tháng, năm cấp, cơ quan cấp;

(Chỉ khai thông tin và đính kèm bản chụp giấy tờ trong trường hợp không có Số định danh cá nhân tại Mục 10)

(12) Nơi cư trú cuối cùng (nơi thường trú/nơi tạm trú/nơi ở hiện tại/nơi đang thực tế sinh sống);

(13) Thời gian chết: giờ, phút, ngày, tháng, năm (tách biệt riêng các trường thông tin giờ, phút, ngày, tháng, năm);

(14) Nơi chết;

(15) Nguyên nhân chết (có chú thích: nếu chưa xác định được/chưa rõ thì để trống);

(16) Giấy báo tử hoặc Giấy tờ thay thế giấy báo tử: số, ngày, tháng, năm cấp, cơ quan cấp

(Tách biệt riêng các trường thông tin số, ngày, tháng, năm, cơ quan cấp; có chú thích nếu không có thì để trống);

(17) Đề nghị cấp bản sao:

□ Có

Số lượng bản sao yêu cầu: ...

□ Không

(18) Hồ sơ đính kèm theo quy định.

- Người đăng ký hộ tịch cam đoan các thông tin cung cấp là đúng sự thật và chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật về nội dung cam đoan của mình.

- Mẫu điện tử tương tác ghi nhận thời gian (giờ, phút, giây, ngày, tháng, năm) hoàn tất việc cung cấp thông tin; người đăng ký hộ tịch trước đó đã đăng nhập vào hệ thống, thực hiện xác thực điện tử theo quy định.

- Các mục (*) công dân không phải nhập thông tin, hệ thống điền tự động nếu đã được khai thác từ CSDLQGVDC.

Đánh giá biểu mẫu:

- Các mục (*) công dân không phải nhập thông tin, hệ thống điền tự động nếu đã được khai thác từ CSDLQGVDC.

- Đã cắt giảm hẳn nội dung về thông tin cư trú, số điện thoại, email của người yêu cầu trong biểu mẫu.

- Mục “Giấy tờ tùy thân” chỉ phải khai khi công dân không có Mã định danh cá nhân.

5. Thành phần hồ sơ

*Đánh giá thành phần hồ sơ:

- Thủ tục này không yêu cầu đính kèm thành phần hồ sơ nếu cơ quan đăng ký hộ tịch đã khai thác được dữ liệu điện tử có ký số của Giấy báo tử, trừ trường hợp đăng ký khai tử cho người chết đã lâu, không có Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay thế Giấy báo tử và người thực hiện yêu cầu là người được ủy quyền thì phải đính kèm giấy tờ, tài liệu theo quy định.

6. Quy trình thực hiện

QUY TRÌNH THỰC HIỆN THỦ TỤC HÀNH CHÍNH HỘ TỊCH

(1) Chỉ nhập các thông tin không khai thác được và các thông tin phục vụ việc khai thác dữ liệu.

(2) Bỏ qua bước này nếu cơ quan đăng ký hộ tịch đã khai thác được dữ liệu điện tử có ký số của Giấy báo tử, chỉ xuất hiện giao diện yêu cầu đính kèm hồ sơ là: văn bản ủy quyền đối với trường hợp người yêu cầu là người được ủy quyền; Giấy tờ, tài liệu, chứng cứ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận hợp lệ chứng minh sự kiện chết đối với trường hợp đăng ký khai tử cho người chết đã lâu, không có Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay thế Giấy báo tử.

* Mô tả chi tiết:

Bước 1: Nộp hồ sơ

- Công dân truy cập vào Cổng Dịch vụ công Quốc gia, đăng nhập bằng tài khoản VNeID và chọn thủ tục hành chính, chọn cơ quan, đơn vị thực hiện.

- Hệ thống tự động kết nối, chia sẻ dữ liệu với cơ sở dữ liệu dân cư và điền các thông tin cá nhân/tổ chức đã được xác thực vào E-form điện tử tương ứng với TTHC được chọn.

- Công dân thực hiện tái sử dụng dữ liệu đã có sẵn hoặc đính kèm các tài liệu từ Kho quản lý dữ liệu cá nhân.

- Công dân đóng phí/lệ phí (nếu có).

Bước 2: Tiếp nhận và chuyển hồ sơ về cơ quan giải quyết

- Cổng Dịch vụ công quốc gia/VNeID nhận thông tin thanh toán thành công từ nền tảng thanh toán và tiến hành bóc tách thành phần hồ sơ, thực hiện chuyển hồ sơ (bao gồm biểu mẫu điện tử tương tác, các giấy tờ đính kèm) sang Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của Bộ Tư pháp qua Nền tảng chia sẻ và điều phối dữ liệu. Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của Bộ Tư pháp đồng bộ hồ sơ về Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử của Bộ Tư pháp. Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử của Bộ Tư pháp tiếp nhận hồ sơ và phản hồi trạng thái cho Cổng Dịch vụ công quốc gia/ VNeID qua Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của Bộ Tư pháp.

- Công chức tiếp nhận kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của thành phần hồ sơ. Thông báo qua email, tin nhắn điện thoại hoặc gửi thông báo đến tài khoản của cá nhân trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia/VNeID các trường hợp sau:

+ Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện giải quyết: lập Giấy tiếp nhận hồ sơ, thông báo và hướng dẫn thanh toán phí, lệ phí trực tuyến, chuyển hồ sơ điện tử đến cơ quan chuyên môn để giải quyết theo quy định.

+ Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc không hợp lệ: hướng dẫn, bổ sung hoàn thiện hồ sơ vào Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ gửi cá nhân, tổ chức.

+ Trường hợp không thuộc thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ: lập Phiếu từ chối tiếp nhận hồ sơ, nêu rõ lý do theo quy định.

Bước 3: Thẩm định hồ sơ

- Cơ quan chuyên môn tiến hành thẩm định hồ sơ điện tử theo quy định.

- Hệ thống cung cấp các biểu mẫu điện tử chuẩn hóa để cán bộ sử dụng cho các trường hợp: Thông báo không đủ điều kiện giải quyết; Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ; Phiếu từ chối tiếp nhận hồ sơ.

- Lãnh đạo cơ quan, đơn vị ký bản chính và ký số kết quả giải quyết TTHC. Hệ thống tự động chuyển kết quả đã ký số đến Bộ phận Văn thư điện tử để thực hiện lấy số, vào sổ và đóng dấu điện tử.

- Cán bộ xác nhận kết thúc quy trình giải quyết trên Hệ thống (trạng thái “Đã xử lý xong”).

Bước 4: Nhận kết quả

- Sau khi Cán bộ xác nhận kết thúc quy trình giải quyết, Hệ thống tự động chuyển kết quả giải quyết TTHC bản điện tử đến Kho cơ sở dữ liệu chuyên ngành để phục vụ quản lý, đồng thời chuyển Kết quả giải quyết bản điện tử đến Kho cơ sở dữ liệu điện tử của tổ chức/cá nhân trên Cổng dịch vụ công quốc gia/Hệ thống thông tin giải quyết TTHC, VNeID.

- Cán bộ Trung tâm Phục vụ hành chính công/ Một cửa xác nhận trả kết quả trên Hệ thống (trạng thái “Đã trả kết quả”).

- Kết quả bản giấy sẽ được trả theo phương thức công dân đăng ký.

C. ĐÁNH GIÁ TÁC ĐỘNG

1. Tác động đối với người dân

- Giảm thiểu giấy tờ và thời gian: Giảm các trường thông tin trên E-Form và không cần xuất trình giấy tờ tùy thân (CCCD/Hộ chiếu) nếu dữ liệu đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư (CSDLQGVDC); bỏ bước đính kèm hồ sơ, công dân chỉ đính kèm văn bản ủy quyền trong trường hợp người yêu cầu là người được ủy quyền.

- Thuận tiện, dễ theo dõi hồ sơ: Theo dõi được tiến trình xử lý hồ sơ trực tuyến. Nhận thông báo tự động qua tin nhắn điện thoại hoặc email.

- Việc trả kết quả điện tử (đến Kho cơ sở dữ liệu điện tử của tổ chức/cá nhân trên Cổng dịch vụ công quốc gia/Hệ thống thông tin giải quyết TTHC, VNeID) giúp cá nhân được sở hữu kết quả giải quyết TTHC dưới dạng dữ liệu số có giá trị pháp lý, phục vụ cho các giao dịch điện tử tiếp theo.

2. Tác động đối với cơ quan có thẩm quyền giải quyết

Việc tái thiết kế quy trình giúp nâng cao hiệu năng đáp ứng của hệ thống và giảm tải công việc thủ công nhờ việc số hóa hồ sơ, giấy tờ và tăng cường kết nối, chia sẻ dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu dùng chung (CSDLQGVDC, CSDLHTĐT).

D. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

- Căn cứ kết quả tái thiết kế quy trình, Cục Công nghệ thông tin chủ trì, phối hợp với Cục Hành chính tư pháp, Cục Kiểm soát thủ tục hành chính thực hiện kiểm thử thủ tục hành chính trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tập trung của Bộ Tư pháp, Cổng Dịch vụ công quốc gia và đánh giá hiệu quả, thực hiện theo tiến độ yêu cầu tại Quyết định số 1775/QĐ-BTP ngày 29/07/2026 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp.

- Cục Công nghệ thông tin chủ trì, phối hợp với Cục Hành chính tư pháp và Trung tâm Dữ liệu quốc gia – Bộ Công an thực hiện việc tích hợp, kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tập trung của Bộ Tư pháp với Cơ sở dữ liệu hộ tịch và các cơ sở dữ liệu quốc gia, chuyên ngành có liên quan theo phương án tái thiết kế đã được phê duyệt.

PHƯƠNG ÁN TÁI THIẾT KẾ QUY TRÌNH

Thủ tục hành chính Cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (Mã TTHC: 1.004873)

(Kèm theo Quyết định số 2163/QĐ-BTP ngày 30 tháng 9 năm 2026 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp)

A. CƠ SỞ TÁI THIẾT KẾ QUY TRÌNH

1. Phân tích, đánh giá hiện trạng

Thủ tục hành chính cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (Mã TTHC: 1.004873) là một trong những thủ tục cần ưu tiên tái thiết kế quy trình do có số lượng hồ sơ phát sinh nhiều trong số các thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực hộ tịch.

2. Căn cứ tái thiết kế

- Căn cứ Nghị quyết số 66.7/2025/NQ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2025 của Chính phủ Quy định cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính dựa trên dữ liệu;

- Căn cứ Nghị định số 118/2025/NĐ-CP ngày 09 tháng 6 năm 2025 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Bộ phận Một cửa và Cổng Dịch vụ công quốc gia, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2025, được sửa đổi, bổ sung bởi: 1. Nghị định số 367/2025/NĐ-CP ngày 31 tháng 12 năm 2025 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 118/2025/NĐ-CP ngày 09 tháng 6 năm 2025 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Bộ phận Một cửa và Cổng Dịch vụ công quốc gia, có hiệu lực kể từ ngày 31 tháng 12 năm 2025. 2. Nghị định số 224/2026/NĐ-CP ngày 24 tháng 6 năm 2026 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Chuyển đổi số, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2026. 3. Nghị định số 309/2026/NĐ-CP ngày 05 tháng 8 năm 2026 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 118/2025/NĐ-CP của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Bộ phận Một cửa và Cổng Dịch vụ công quốc gia được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định số 367/2025/NĐ-CP, có hiệu lực kể từ ngày 05 tháng 8 năm 2026.

- Căn cứ Quyết định số 163/QĐ - BTP ngày 16 tháng 01 năm 2026 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về việc công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung trong lĩnh vực hộ tịch thực hiện tại cơ quan đăng ký hộ tịch trong nước thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Tư pháp.

- Căn cứ Quyết định số 1775/QĐ-BTP ngày 29 tháng 07 năm 2026 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về việc ban hành Danh mục thủ tục hành chính thuộc phạm vi quản lý của Bộ Tư pháp ưu tiên thực hiện tái thiết kế quy trình.

B. PHƯƠNG ÁN TÁI THIẾT KẾ QUY TRÌNH

1. Tên thủ tục hành chính

Thủ tục hành chính cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (Mã TTHC: 1.004873).

2. Hình thức tiếp nhận và trả kết quả

- Tiếp nhận theo hình thức trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia/Ứng dụng định danh quốc gia (VNeID).

- Bản điện tử của kết quả giải quyết TTHC sẽ được tự động gửi về Kho quản lý dữ liệu điện tử của cá nhân/địa chỉ thư điện tử/thiết bị số/điện thoại của người yêu cầu sau khi thủ tục hoàn tất, bản điện tử có giá trị như bản giấy khi được tạo lập, ký số theo quy định của pháp luật; nội dung của bản điện tử phải đầy đủ, chính xác và không bị thay đổi trong quá trình lưu trữ, truyền gửi.

- Bản giấy được trả theo hình thức do công dân lựa chọn.

3. Thời gian giải quyết

Thời gian giải quyết: 03 ngày làm việc; 23 ngày trong trường hợp phải xác minh.

4. Biểu mẫu điện tử tương tác

TỜ KHAI ĐIỆN TỬ

CẤP GIẤY XÁC NHẬN TÌNH TRẠNG HÔN NHÂN

I. Thông tin về người yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân

(1) Họ, chữ đệm, tên* (tách biệt riêng 03 trường thông tin họ, chữ đệm, tên);

(2) Ngày, tháng, năm sinh* (tách biệt riêng 03 trường thông tin ngày, tháng, năm);

(3) Số định danh cá nhân*;

(4) Giấy tờ tùy thân*: Loại giấy tờ sử dụng; số, ngày, tháng, năm cấp, cơ quan cấp;

(Chỉ khai thông tin và đính kèm bản chụp trong trường hợp không có Số định danh cá nhân tại Mục 3);

(5) Quan hệ với người được cấp văn bản xác nhận tình trạng hôn nhân;

II. Thông tin về người được cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân

(6) Họ, chữ đệm, tên* (tách biệt riêng 03 trường thông tin họ, chữ đệm, tên);

(7) Ngày, tháng, năm sinh* (tách biệt riêng 03 trường thông tin ngày, tháng, năm);

(8) Giới tính*;

(9) Dân tộc*;

(10) Quốc tịch*;

(11) Số định danh cá nhân*;

(12) Giấy tờ tùy thân*: Loại giấy tờ sử dụng; số, ngày, tháng, năm cấp, cơ quan cấp;

(Chỉ khai thông tin và đính kèm bản chụp giấy tờ trong trường hợp không có Số định danh cá nhân tại Mục 11);

(13) Nơi cư trú* (nơi thường trú/nơi tạm trú/nơi ở hiện tại/nơi đang thực tế sinh sống);

(14) Tình trạng hôn nhân;

(Trường hợp người yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân đã có vợ/đã có chồng nhưng đã ly hôn tại Tòa án nhân dân có thẩm quyền hoặc vợ/chồng đã chết và đã đăng ký khai tử tại cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền thì người yêu cầu có trách nhiệm cung cấp thông tin về giấy tờ, cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm tra cứu, khai thác thông tin của các giấy tờ này thông qua kết nối với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư).

(15) Mục đích sử dụng Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân: Ghi rõ mục đích sử dụng văn bản xác nhận tình trạng hôn nhân. Trường hợp sử dụng văn bản xác nhận tình trạng hôn nhân để kết hôn, thì phải ghi rõ kết hôn với ai (họ, chữ đệm (nếu có), tên; ngày, tháng, năm sinh; quốc tịch; giấy tờ tùy thân); nơi dự định đăng ký kết hôn.

(16) Phương thức nhận kết quả:

□ Trực tiếp

□ Trực tuyến (Bản điện tử sẽ tự động gửi về Kho quản lý dữ liệu điện tử cá nhân trên Cổng dịch vụ công quốc gia, thư điện tử hoặc trên Ứng dụng định danh quốc gia VNeID của người đăng ký hộ tịch sau khi đã hoàn tất thủ tục đăng ký khai sinh tại cơ quan đăng ký hộ tịch)

□ Bưu chính (cung cấp địa chỉ nơi nhận).

(17) Hồ sơ đính kèm theo quy định.

- Người đăng ký hộ tịch cam đoan các thông tin cung cấp là đúng sự thật và chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật về nội dung cam đoan của mình.

- Mẫu điện tử tương tác ghi nhận thời gian (giờ, phút, giây, ngày, tháng, năm) hoàn tất việc cung cấp thông tin; người đăng ký hộ tịch trước đó đã đăng nhập vào hệ thống, thực hiện xác thực điện tử theo quy định.

- Các mục (*) công dân không phải nhập thông tin, hệ thống điền tự động nếu đã được khai thác từ CSDLQGVDC hoặc chỉ nhập trong trường hợp người yêu cầu không phải là người được cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, thông tin không khai thác được từ CSDLQGVDC.

Đánh giá biểu mẫu:

- Các mục (*) công dân không phải nhập thông tin, hệ thống điền tự động nếu đã được khai thác từ CSDLQGVDC.

- Đã cắt giảm hẳn nội dung về thông tin cư trú, số điện thoại, email của người yêu cầu trong biểu mẫu.

- Mục “Giấy tờ tùy thân” chỉ phải khai khi công dân không có Mã định danh cá nhân.

5. Thành phần hồ sơ đính kèm

6. Quy trình thực hiện

QUY TRÌNH THỰC HIỆN THỦ TỤC HÀNH CHÍNH HỘ TỊCH

(1) Chỉ nhập các thông tin không khai thác được và các thông tin phục vụ việc khai thác dữ liệu.

(2) Bỏ qua bước này, chỉ xuất hiện giao diện yêu cầu đính kèm hồ sơ (là văn bản ủy quyền) đối với trường hợp người yêu cầu là người được ủy quyền hoặc công dân lựa chọn đính kèm hồ sơ thay vì tra cứu dữ liệu.

* Mô tả chi tiết:

Bước 1: Nộp hồ sơ

- Công dân truy cập vào Cổng Dịch vụ công Quốc gia, đăng nhập bằng tài khoản VneID và chọn thủ tục hành chính, chọn cơ quan, đơn vị thực hiện.

- Hệ thống tự động kết nối, chia sẻ dữ liệu với cơ sở dữ liệu dân cư và điền các thông tin cá nhân/tổ chức đã được xác thực vào E-form điện tử tương ứng với TTHC được chọn.

- Công dân thực hiện tái sử dụng dữ liệu đã có sẵn hoặc đính kèm các tài liệu từ Kho quản lý dữ liệu cá nhân.

- Công dân đóng phí/lệ phí (nếu có).

Bước 2: Tiếp nhận và chuyển hồ sơ về cơ quan giải quyết

- Cổng Dịch vụ công quốc gia/VNeID nhận thông tin thanh toán thành công từ nền tảng thanh toán và tiến hành bóc tách thành phần hồ sơ, thực hiện chuyển hồ sơ (bao gồm biểu mẫu điện tử tương tác, các giấy tờ đính kèm) sang Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của Bộ Tư pháp qua Nền tảng chia sẻ và điều phối dữ liệu. Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của Bộ Tư pháp đồng bộ hồ sơ về Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử. Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử tiếp nhận hồ sơ và phản hồi trạng thái cho Cổng Dịch vụ công quốc gia/VNeID qua Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của Bộ Tư pháp.

- Công chức tiếp nhận kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của thành phần hồ sơ. Thông báo qua email, tin nhắn điện thoại hoặc gửi thông báo đến tài khoản của cá nhân trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia các trường hợp sau:

+ Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện giải quyết: lập Giấy tiếp nhận hồ sơ, thông báo và hướng dẫn thanh toán phí, lệ phí trực tuyến, chuyển hồ sơ điện tử đến cơ quan chuyên môn để giải quyết theo quy định.

+ Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc không hợp lệ: hướng dẫn, bổ sung hoàn thiện hồ sơ vào Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ gửi cá nhân, tổ chức.

+ Trường hợp không thuộc thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ: lập Phiếu từ chối tiếp nhận hồ sơ, nêu rõ lý do theo quy định.

Bước 3: Thẩm định hồ sơ

- Cơ quan chuyên môn giải quyết tiến hành thẩm định hồ sơ điện tử theo quy định.

- Hệ thống cung cấp các biểu mẫu điện tử chuẩn hóa để cán bộ sử dụng cho các trường hợp: Thông báo không đủ điều kiện giải quyết; Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ; Phiếu từ chối tiếp nhận hồ sơ.

- Lãnh đạo cơ quan, đơn vị ký bản giấy (nếu có) và ký số kết quả giải quyết TTHC. Hệ thống tự động chuyển kết quả đã ký số đến Bộ phận Văn thư điện tử để thực hiện lấy số, vào sổ và đóng dấu điện tử.

- Cán bộ xác nhận kết thúc quy trình giải quyết trên Hệ thống (trạng thái “Đã xử lý xong”).

Bước 4: Nhận kết quả

- Sau khi Cán bộ xác nhận kết thúc quy trình giải quyết, Hệ thống tự động chuyển kết quả giải quyết TTHC bản điện tử đến Kho cơ sở dữ liệu chuyên ngành để phục vụ quản lý, đồng thời chuyển Kết quả giải quyết bản điện tử đến Kho cơ sở dữ liệu điện tử của tổ chức/cá nhân trên Cổng dịch vụ công quốc gia/Hệ thống thông tin giải quyết TTHC, VNeID.

- Cán bộ Trung tâm Phục vụ hành chính công/Một cửa xác nhận trả kết quả trên Hệ thống (trạng thái “Đã trả kết quả”).

- Kết quả bản giấy sẽ được trả theo phương thức công dân đăng ký.

C. ĐÁNH GIÁ TÁC ĐỘNG

1. Tác động đối với người dân

- Giảm thiểu giấy tờ và thời gian: Giảm các trường thông tin trên E-Form và không cần xuất trình giấy tờ tùy thân (CCCD/Hộ chiếu) nếu dữ liệu đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư (CSDLQGVDC); bỏ bước đính kèm hồ sơ, công dân chỉ đính kèm văn bản ủy quyền trong trường hợp người yêu cầu là người được ủy quyền.

- Thuận tiện, dễ theo dõi hồ sơ: Theo dõi được tiến trình xử lý hồ sơ trực tuyến; nhận thông báo tự động qua tin nhắn điện thoại hoặc email.

- Việc trả kết quả điện tử (đến Kho cơ sở dữ liệu điện tử của tổ chức/cá nhân trên Cổng dịch vụ công quốc gia/Hệ thống thông tin giải quyết TTHC, VNeID) giúp cá nhân được sở hữu kết quả giải quyết TTHC dưới dạng dữ liệu số có giá trị pháp lý, phục vụ cho các giao dịch điện tử tiếp theo.

2. Tác động đối với cơ quan có thẩm quyền giải quyết

Việc tái thiết kế quy trình giúp nâng cao hiệu năng đáp ứng của hệ thống và giảm tải công việc thủ công nhờ việc số hóa hồ sơ, giấy tờ và tăng cường kết nối, chia sẻ dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu dùng chung (CSDLQGVDC, CSDLHTĐT).

D. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

- Căn cứ kết quả tái thiết kế quy trình, Cục Công nghệ thông tin chủ trì, phối hợp với Cục Hành chính tư pháp, Cục Kiểm soát thủ tục hành chính thực hiện kiểm thử thủ tục hành chính trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tập trung của Bộ Tư pháp, Cổng Dịch vụ công quốc gia và đánh giá hiệu quả, thực hiện theo tiến độ yêu cầu tại Quyết định số 1775/QĐ-BTP ngày 29/07/2026 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp.

- Cục Công nghệ thông tin chủ trì, phối hợp với Cục Hành chính tư pháp và Trung tâm Dữ liệu quốc gia – Bộ Công an thực hiện việc tích hợp, kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tập trung của Bộ Tư pháp với Cơ sở dữ liệu hộ tịch và các cơ sở dữ liệu quốc gia, chuyên ngành có liên quan theo phương án tái thiết kế đã được phê duyệt.

PHƯƠNG ÁN TÁI THIẾT KẾ QUY TRÌNH

Thủ tục hành chính Cấp bản sao trích lục hộ tịch, bản sao Giấy khai sinh (Mã TTHC: 2.000635)

(Kèm theo Quyết định số 2163/QĐ-BTP ngày 30 tháng 9 năm 2026 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp)

A. CƠ SỞ TÁI THIẾT KẾ QUY TRÌNH

1. Phân tích, đánh giá hiện trạng

Thủ tục Cấp bản sao trích lục hộ tịch, bản sao Giấy khai sinh (Mã TTHC: 2.000635) là một trong những thủ tục hành chính trọng điểm cần ưu tiên tái thiết kế quy trình do có số lượng hồ sơ phát sinh lớn nhất trong các thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực hộ tịch.

2. Căn cứ tái thiết kế

- Căn cứ Nghị quyết số 66.7/2025/NQ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2025 của Chính phủ Quy định cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính dựa trên dữ liệu;

- Căn cứ Nghị định số 118/2025/NĐ-CP ngày 09 tháng 6 năm 2025 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Bộ phận Một cửa và Cổng Dịch vụ công quốc gia, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2025, được sửa đổi, bổ sung bởi: 1. Nghị định số 367/2025/NĐ-CP ngày 31 tháng 12 năm 2025 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 118/2025/NĐ-CP ngày 09 tháng 6 năm 2025 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Bộ phận Một cửa và Cổng Dịch vụ công quốc gia, có hiệu lực kể từ ngày 31 tháng 12 năm 2025. 2. Nghị định số 224/2026/NĐ-CP ngày 24 tháng 6 năm 2026 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Chuyển đổi số, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2026. 3. Nghị định số 309/2026/NĐ-CP ngày 05 tháng 8 năm 2026 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 118/2025/NĐ-CP của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Bộ phận Một cửa và Cổng Dịch vụ công quốc gia được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định số 367/2025/NĐ-CP, có hiệu lực kể từ ngày 05 tháng 8 năm 2026.

- Căn cứ Quyết định số 163/QĐ-BTP ngày 16 tháng 01 năm 2026 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về việc công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung trong lĩnh vực hộ tịch thực hiện tại cơ quan đăng ký hộ tịch trong nước thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Tư pháp.

- Căn cứ Quyết định số 1775/QĐ-BTP ngày 29 tháng 07 năm 2026 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về việc ban hành Danh mục thủ tục hành chính thuộc phạm vi quản lý của Bộ Tư pháp ưu tiên thực hiện tái thiết kế quy trình.

B. PHƯƠNG ÁN TÁI THIẾT KẾ QUY TRÌNH

1. Tên thủ tục hành chính

Thủ tục Cấp bản sao Trích lục hộ tịch, bản sao Giấy khai sinh (Mã: 2.000635).

2. Hình thức tiếp nhận và trả kết quả

- Tiếp nhận theo hình thức trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia/Ứng dụng định danh quốc gia (VNeID).

- Bản điện tử của kết quả giải quyết TTHC sẽ được tự động gửi về Kho quản lý dữ liệu điện tử của cá nhân/địa chỉ thư điện tử/thiết bị số/điện thoại của người yêu cầu sau khi thủ tục hoàn tất, bản điện tử có giá trị như bản giấy khi được tạo lập, ký số theo quy định của pháp luật; nội dung của bản điện tử phải đầy đủ, chính xác và không bị thay đổi trong quá trình lưu trữ, truyền gửi.

- Bản giấy được trả theo hình thức do công dân lựa chọn.

3. Thời gian giải quyết

Thời gian giải quyết: Trong ngày tiếp nhận hồ sơ; trường hợp nhận hồ sơ sau 15 giờ mà không giải quyết được ngay thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo.

4. Biểu mẫu điện tử tương tác

TỜ KHAI ĐIỆN TỬ

CẤP BẢN SAO TRÍCH LỤC HỘ TỊCH, BẢN SAO GIẤY KHAI SINH

I. Thông tin về người yêu cầu cấp bản sao giấy tờ hộ tịch

(1) Họ, chữ đệm, tên* (tách biệt riêng 03 trường thông tin họ, chữ đệm, tên);

(2) Ngày, tháng, năm sinh* (tách biệt riêng 03 trường thông tin ngày, tháng, năm);

(3) Số định danh cá nhân*;

(4) Giấy tờ tùy thân*: Loại giấy tờ sử dụng; số, ngày, tháng, năm cấp, cơ quan cấp;

Chỉ khai thông tin và đính kèm bản chụp giấy tờ trong trường hợp không có Số định danh cá nhân tại Mục (3);

(5) Quan hệ với người được cấp bản sao giấy tờ hộ tịch;

II. Thông tin về giấy tờ hộ tịch đã đăng ký

(6) Họ, chữ đệm, tên người được đăng ký*(tách biệt riêng 03 trường thông tin họ, chữ đệm, tên);

(7) Ngày, tháng, năm sinh* (tách biệt riêng 03 trường thông tin ngày, tháng, năm);

(8) Số định danh cá nhân*;

(9) Giấy tờ tùy thân*: Loại giấy tờ sử dụng; số, ngày, tháng, năm cấp, cơ quan cấp;

Chỉ khai thông tin và đính kèm bản chụp trong trường hợp không có Số định danh cá nhân tại Mục (10)

(10) Loại việc yêu cầu cấp bản sao giấy tờ hộ tịch;

(11) Cơ quan đã đăng ký sự kiện hộ tịch trước đây;

(12) Tên giấy tờ hộ tịch, số, quyển số, ngày, tháng, năm đăng ký;

Thông tin bổ sung: (trường hợp công dân không có đầy đủ thông tin tại Mục 12):

Họ, tên Cha; Họ, tên Mẹ (trong trường hợp đề nghị cấp bản sao Giấy khai sinh).

Họ, tên Vợ hoặc Họ, tên Chồng; ngày sinh (trong trường hợp đề nghị cấp Trích lục kết hôn bản sao).

(13) Số lượng bản sao;

(14) Phương thức nhận kết quả:

□ Trực tiếp;

□ Trực tuyến (Bản điện tử sẽ tự động gửi về Kho quản lý dữ liệu điện tử cá nhân trên Cổng dịch vụ công quốc gia, thư điện tử hoặc trên Ứng dụng định danh quốc gia VNeID của người đăng ký hộ tịch sau khi đã hoàn tất thủ tục tại cơ quan đăng ký hộ tịch);

□ Bưu chính (cung cấp địa chỉ nơi nhận).

(15) Hồ sơ đính kèm theo quy định

- Người đăng ký hộ tịch cam đoan các thông tin cung cấp là đúng sự thật và chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật về nội dung cam đoan của mình.

- Mẫu điện tử tương tác ghi nhận thời gian (giờ, phút, giây, ngày, tháng, năm) hoàn tất việc cung cấp thông tin; người đăng ký hộ tịch trước đó đã đăng nhập vào hệ thống, thực hiện xác thực điện tử theo quy định.

- Các mục (*) công dân không phải nhập thông tin, hệ thống điền tự động nếu đã được khai thác từ CSDLQGVDC.

Đánh giá biểu mẫu:

- Các mục (*) công dân không phải nhập thông tin, hệ thống điền tự động nếu đã được khai thác từ CSDLQGVDC.

- Đã cắt giảm hẳn mục khai về thông tin cư trú, số điện thoại, email của người yêu cầu, thông tin về giới tính, dân tộc, quốc tịch, nơi cư trú của người được cấp trích lục trong biểu mẫu;

- Mục “Giấy tờ tùy thân” chỉ phải khai khi công dân không có Mã định danh cá nhân.

5. Thành phần hồ sơ

Đánh giá thành phần hồ sơ trực tuyến:

- Thủ tục này không yêu cầu đính kèm thành phần hồ sơ, trừ trường hợp người thực hiện yêu cầu là người được ủy quyền thì phải đính kèm giấy ủy quyền theo quy định.

6. Quy trình thực hiện

QUY TRÌNH THỰC HIỆN THỦ TỤC HÀNH CHÍNH HỘ TỊCH

(1) Chỉ nhập các thông tin không khai thác được và các thông tin phục vụ việc khai thác dữ liệu.

(2) Bỏ qua bước này, chỉ xuất hiện giao diện yêu cầu đính kèm hồ sơ (là văn bản ủy quyền) đối với trường hợp người yêu cầu là người được ủy quyền;

* Mô tả chi tiết:

Bước 1: Nộp hồ sơ

- Công dân truy cập vào Cổng Dịch vụ công Quốc gia, đăng nhập bằng tài khoản VNeID và chọn thủ tục hành chính, chọn cơ quan, đơn vị thực hiện.

- Hệ thống tự động kết nối, chia sẻ dữ liệu với cơ sở dữ liệu dân cư và điền các thông tin cá nhân/tổ chức đã được xác thực vào E-form điện tử tương ứng với TTHC được chọn.

- Công dân thực hiện tái sử dụng dữ liệu đã có sẵn hoặc đính kèm các tài liệu từ Kho quản lý dữ liệu cá nhân.

- Công dân đóng phí/lệ phí (nếu có).

Bước 2: Tiếp nhận và chuyển hồ sơ về cơ quan giải quyết

- Cổng Dịch vụ công quốc gia/VNeID nhận thông tin thanh toán thành công từ nền tảng thanh toán và tiến hành bóc tách thành phần hồ sơ, thực hiện chuyển hồ sơ (bao gồm biểu mẫu điện tử tương tác, các giấy tờ đính kèm) sang Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của Bộ Tư pháp qua Nền tảng chia sẻ và điều phối dữ liệu. Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của Bộ Tư pháp đồng bộ hồ sơ về Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử của Bộ Tư pháp. Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử của Bộ Tư pháp tiếp nhận hồ sơ và phản hồi trạng thái cho Cổng Dịch vụ công quốc gia Cổng Dịch vụ công quốc gia/VNeID qua Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của Bộ Tư pháp.

- Công chức tiếp nhận kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của thành phần hồ sơ. Thông báo qua email, tin nhắn điện thoại hoặc gửi thông báo đến tài khoản của cá nhân trên Cổng Dịch vụ công quốc gia/VNeID, các trường hợp sau:

+ Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện giải quyết: lập Giấy tiếp nhận hồ sơ, thông báo và hướng dẫn thanh toán phí, lệ phí trực tuyến, chuyển hồ sơ điện tử đến cơ quan chuyên môn để giải quyết theo quy định.

+ Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc không hợp lệ: hướng dẫn, bổ sung hoàn thiện hồ sơ vào Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ gửi cá nhân, tổ chức.

+ Trường hợp không thuộc thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ: lập Phiếu từ chối tiếp nhận hồ sơ, nêu rõ lý do theo quy định.

Bước 3: Thẩm định hồ sơ

- Cơ quan chuyên môn tiến hành thẩm định hồ sơ điện tử theo quy định.

- Hệ thống cung cấp các biểu mẫu điện tử chuẩn hóa để cán bộ sử dụng cho các trường hợp: Thông báo không đủ điều kiện giải quyết; Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ; Phiếu từ chối tiếp nhận hồ sơ.

- Lãnh đạo cơ quan, đơn vị ký bản giấy (nếu có) và ký số kết quả giải quyết TTHC. Hệ thống tự động chuyển kết

quả đã ký số đến Bộ phận Văn thư điện tử để thực hiện lấy số, vào sổ và đóng dấu điện tử.

- Cán bộ xác nhận kết thúc quy trình giải quyết trên Hệ thống (trạng thái “Đã xử lý xong”).

Bước 4: Nhận kết quả

- Sau khi Cán bộ xác nhận kết thúc quy trình giải quyết, Hệ thống tự động chuyển kết quả giải quyết TTHC bản điện tử đến Kho cơ sở dữ liệu chuyên ngành để phục vụ quản lý, đồng thời chuyển Kết quả giải quyết bản điện tử đến Kho cơ sở dữ liệu điện tử của tổ chức/cá nhân trên Cổng dịch vụ công quốc gia/Hệ thống thông tin giải quyết TTHC, VNeID.

- Cán bộ Trung tâm Phục vụ hành chính công/Một cửa xác nhận trả kết quả trên Hệ thống (trạng thái “Đã trả kết quả”).

- Kết quả bản giấy sẽ được trả theo phương thức công dân đăng ký.

C. ĐÁNH GIÁ TÁC ĐỘNG

1. Tác động đối với người dân

- Giảm thiểu giấy tờ và thời gian: Giảm các trường thông tin trên E-Form và không cần xuất trình giấy tờ tùy thân (CCCD/Hộ chiếu) nếu dữ liệu đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư (CSDLQGVDC); bỏ bước đính kèm hồ sơ, công dân chỉ đính kèm văn bản ủy quyền trong trường hợp người yêu cầu là người được ủy quyền.

- Thuận tiện, dễ theo dõi hồ sơ: Theo dõi được tiến trình xử lý hồ sơ trực tuyến. Nhận thông báo tự động qua tin nhắn điện thoại hoặc email.

- Việc trả kết quả điện tử (đến Kho cơ sở dữ liệu điện tử của tổ chức/cá nhân trên Cổng dịch vụ công quốc gia/Hệ thống thông tin giải quyết TTHC, VNeID) giúp cá nhân được sở hữu kết quả giải quyết TTHC dưới dạng dữ liệu số có giá trị pháp lý, phục vụ cho các giao dịch điện tử tiếp theo.

2. Tác động đối với cơ quan có thẩm quyền giải quyết

Việc tái thiết kế quy trình giúp nâng cao hiệu năng đáp ứng của hệ thống và giảm tải công việc thủ công nhờ việc số hóa hồ sơ, giấy tờ và tăng cường kết nối, chia sẻ dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu dùng chung (CSDLQGVDC, CSDLHTĐT).

D. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

- Căn cứ kết quả tái thiết kế quy trình, Cục Công nghệ thông tin chủ trì, phối hợp với Cục Hành chính tư pháp, Cục Kiểm soát thủ tục hành chính thực hiện kiểm thử thủ tục hành chính trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tập trung của Bộ Tư pháp, Cổng Dịch vụ công quốc gia và đánh giá hiệu quả, thực hiện theo tiến độ yêu cầu tại Quyết định số 1775/QĐ-BTP ngày 29/07/2026 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp.

- Cục Công nghệ thông tin chủ trì, phối hợp với Cục Hành chính tư pháp và Trung tâm Dữ liệu quốc gia – Bộ Công an thực hiện việc tích hợp, kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tập trung của Bộ Tư pháp với Cơ sở dữ liệu hộ tịch và các cơ sở dữ liệu quốc gia, chuyên ngành có liên quan theo phương án tái thiết kế đã được phê duyệt.