Kế hoạch 139/KH-UBND năm 2026 thực hiện thử nghiệm các giải pháp ứng dụng công nghệ (bao gồm trí tuệ nhân tạo - AI) kết hợp với phương thức thủ công, truyền thống trong công tác chỉnh lý, số hóa tài liệu lưu trữ trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa

KẾ HOẠCH

THỰC HIỆN THỬ NGHIỆM CÁC GIẢI PHÁP ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ (BAO GỒM TRÍ TUỆ NHÂN TẠO - AI) KẾT HỢP VỚI PHƯƠNG THỨC THỦ CÔNG, TRUYỀN THỐNG TRONG CÔNG TÁC CHỈNH LÝ, SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH THANH HÓA

Thực hiện Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22/12/2024 của Bộ Chính trị về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia; Nghị quyết số 214/NQ-CP ngày 23/7/2025 của Chính phủ ban hành Kế hoạch hành động thúc đẩy tạo lập dữ liệu phục vụ chuyển đổi số toàn diện; Nghị định số 45/2026/NĐ-CP ngày 26/01/2026 của Chính phủ quy định quản lý đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước ; Kế hoạch số 204/KH-UBND ngày 23/9/2025 của UBND tỉnh về thúc đẩy tạo lập dữ liệu phục vụ chuyển đổi số toàn diện trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa. Theo đề nghị của Tổ công tác liên ngành (Quyết định số 1299/QĐ -UBND ngày 03/5/2026 của UBND tỉnh), Chủ tịch UBND tỉnh Thanh Hóa ban hành Kế hoạch thực hiện thử nghiệm các giải pháp ứng dụng công nghệ (bao gồm trí tuệ nhân tạo - AI) kết hợp với phương thức thủ công, truyền thống trong công tác chỉnh lý, số hóa tài liệu lưu trữ trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa với các nội dung cụ thể như sau:

I. CƠ SỞ PHÁP LÝ

- Luật Lưu trữ ngày 21/6/2024;

- Luật Công nghệ thông tin ngày 29/6/2006;

- Luật An ninh mạng ngày 12/6/2018;

- Luật Bảo vệ bí mật nhà nước ngày 10/12/2025;

- Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22/12/2024 của Bộ Chính trị về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia;

- Nghị quyết số 214/NQ-CP ngày 23/7/2025 của Chính phủ về ban hành Kế hoạch hành động thúc đẩy tạo lập dữ liệu phục vụ chuyển đổi số toàn diện;

- Nghị định số 113/2025/NĐ-CP ngày 03/6/2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ;

- Nghị định số 45/2026/NĐ-CP ngày 26/01/2026 của Chính phủ về Quy định quản lý đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước;

- Nghị quyết số 06-NQ/TU ngày 10/11/2021 của Ban Thường vụ Tỉnh ủy về chuyển đổi số tỉnh Thanh Hóa đến năm 2025, định hướng đến năm 2030;

- Kế hoạch hành động số 266-KH/TU ngày 26/4/2025 của Ban Thường vụ Tỉnh ủy thực hiện Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22/12/2024 của Bộ Chính trị về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia;

- Kế hoạch số 101/KH-UBND ngày 25/5/2025 của UBND tỉnh thực hiện Nghị quyết số 71/NQ-CP ngày 01/4/2025 của Chính phủ và Kế hoạch hành động số 266-KH/TU ngày 26/4/2025 của Ban Thường vụ Tỉnh ủy thực hiện Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22/12/2024 của Bộ Chính trị về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia; Kế hoạch số 203/KH-UBND ngày 18/9/2025 của UBND tỉnh Thanh Hóa sửa đổi, bổ sung một số nhiệm vụ tại Kế hoạch số 101/KH-UBND ngày 25/5/2025.

II. SỰ CẦN THIẾT, MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Sự cần thiết

1.1. Sau khi sắp xếp tổ chức theo mô hình chính quyền địa phương 02 cấp, khối lượng tài liệu tồn đọng trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa cần chỉnh lý rất lớn, khoảng 64.341,16 mét tài liệu, gồm: tài liệu của sở, ngành cấp tỉnh 10.909,12 mét; UBND cấp huyện cũ 20.258,38 mét; UBND cấp xã 33.173,66 mét. Hiện nay, phần lớn cơ quan, đơn vị, địa phương chưa bố trí được kinh phí để chỉnh lý, số hóa tài liệu; điều kiện kho tàng, trang thiết bị bảo quản còn hạn chế, gây khó khăn cho việc quản lý, tra cứu, khai thác và sử dụng tài liệu. Một số hồ sơ, tài liệu đã xuất hiện tình trạng xuống cấp, ố vàng, mục nát; đồng thời chịu tác động của mối, mọt, nấm mốc và điều kiện khí hậu nồm ẩm, mưa bão, làm gia tăng nguy cơ hư hỏng tài liệu nếu không được xử lý kịp thời.

1.2. Việc chỉnh lý, số hóa khối tài liệu tồn đọng là yêu cầu cấp thiết nhằm bảo đảm an toàn, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ và phục vụ chuyển đổi số theo Nghị quyết số 214/NQ-CP của Chính phủ, Nghị quyết số 06-NQ/TU của Tỉnh ủy, Quyết định số 176/QĐ-UBND và Kế hoạch số 204/KH-UBND của UBND tỉnh. Tuy nhiên, với khối lượng tài liệu rất lớn, việc triển khai theo phương pháp thủ công, truyền thống gặp nhiều khó khăn về kinh phí, nhân lực và thời gian thực hiện (ít nhất 5 năm). Vì vậy, việc thử nghiệm các giải pháp ứng dụng công nghệ (bao gồm trí tuệ nhân tạo - AI), kết hợp với phương thức thủ công trong công tác chỉnh lý, số hóa tài liệu lưu trữ là cần thiết nhằm nâng cao hiệu quả xử lý, giảm thời gian, chi phí thực hiện và làm cơ sở đánh giá, nhân rộng triển khai Đề án “Chỉnh lý, lưu trữ tài liệu của các cơ quan nhà nước tỉnh Thanh Hóa” trong thời gian tới.

2. Mục đích

Triển khai thử nghiệm các giải pháp ứng dụng công nghệ (bao gồm trí tuệ nhân tạo - AI), kết hợp với phương thức thủ công, truyền thống trong công tác chỉnh lý, số hóa tài liệu lưu trữ đối với 205,8 mét tài liệu của UBND huyện Lang Chánh cũ nhằm đánh giá hiệu quả, tính phù hợp và khả năng áp dụng trong điều kiện thực tế của tỉnh.

Thông qua kết quả thử nghiệm, UBND tỉnh có cơ sở đánh giá, lựa chọn các giải pháp, phương án kỹ thuật khả thi, bảo đảm nâng cao chất lượng, rút ngắn thời gian, tiết kiệm kinh phí thực hiện; đồng thời làm cơ sở xây dựng yêu cầu kỹ thuật để triển khai trên diện rộng công tác chỉnh lý, số hóa tài liệu tại các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa.

3. Yêu cầu

Sản phẩm thử nghiệm chỉnh lý, số hóa tài liệu lưu trữ phải bảo đảm yêu cầu quy định của pháp luật về lưu trữ, công nghệ thông tin, an toàn thông tin và các quy định pháp luật có liên quan[1].

Xác định rõ nội dung công việc, cơ quan chủ trì, cơ quan phối hợp và tiến độ thực hiện từng nhiệm vụ trong quá trình triển khai thử nghiệm.

Phương án thử nghiệm phải áp dụng các giải pháp kỹ thuật nhằm nâng cao hiệu quả công tác chỉnh lý, số hóa tài liệu; rút ngắn thời gian, tiết kiệm kinh phí và giảm nhân lực thực hiện so với phương pháp thủ công, truyền thống.

Kết quả thử nghiệm phải được đánh giá toàn diện về hiệu quả, tính khả thi, làm cơ sở nghiên cứu, nhân rộng và triển khai Đề án “Chỉnh lý, lưu trữ tài liệu của các cơ quan nhà nước tỉnh Thanh Hóa”.

Quá trình triển khai thử nghiệm phải bảo đảm an toàn tuyệt đối đối với tài liệu lưu trữ gốc; tuân thủ nghiêm các quy định về an toàn thông tin, bảo mật dữ liệu và bảo vệ bí mật nhà nước theo quy định hiện hành.

KẾ HOẠCH

THỰC HIỆN THỬ NGHIỆM CÁC GIẢI PHÁP ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ (BAO GỒM TRÍ TUỆ NHÂN TẠO - AI) KẾT HỢP VỚI PHƯƠNG THỨC THỦ CÔNG, TRUYỀN THỐNG TRONG CÔNG TÁC CHỈNH LÝ, SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH THANH HÓA

Thực hiện Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22/12/2024 của Bộ Chính trị về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia; Nghị quyết số 214/NQ-CP ngày 23/7/2025 của Chính phủ ban hành Kế hoạch hành động thúc đẩy tạo lập dữ liệu phục vụ chuyển đổi số toàn diện; Nghị định số 45/2026/NĐ-CP ngày 26/01/2026 của Chính phủ quy định quản lý đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước ; Kế hoạch số 204/KH-UBND ngày 23/9/2025 của UBND tỉnh về thúc đẩy tạo lập dữ liệu phục vụ chuyển đổi số toàn diện trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa. Theo đề nghị của Tổ công tác liên ngành (Quyết định số 1299/QĐ -UBND ngày 03/5/2026 của UBND tỉnh), Chủ tịch UBND tỉnh Thanh Hóa ban hành Kế hoạch thực hiện thử nghiệm các giải pháp ứng dụng công nghệ (bao gồm trí tuệ nhân tạo - AI) kết hợp với phương thức thủ công, truyền thống trong công tác chỉnh lý, số hóa tài liệu lưu trữ trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa với các nội dung cụ thể như sau:

I. CƠ SỞ PHÁP LÝ

- Luật Lưu trữ ngày 21/6/2024;

- Luật Công nghệ thông tin ngày 29/6/2006;

- Luật An ninh mạng ngày 12/6/2018;

- Luật Bảo vệ bí mật nhà nước ngày 10/12/2025;

- Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22/12/2024 của Bộ Chính trị về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia;

- Nghị quyết số 214/NQ-CP ngày 23/7/2025 của Chính phủ về ban hành Kế hoạch hành động thúc đẩy tạo lập dữ liệu phục vụ chuyển đổi số toàn diện;

- Nghị định số 113/2025/NĐ-CP ngày 03/6/2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ;

- Nghị định số 45/2026/NĐ-CP ngày 26/01/2026 của Chính phủ về Quy định quản lý đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước;

- Nghị quyết số 06-NQ/TU ngày 10/11/2021 của Ban Thường vụ Tỉnh ủy về chuyển đổi số tỉnh Thanh Hóa đến năm 2025, định hướng đến năm 2030;

- Kế hoạch hành động số 266-KH/TU ngày 26/4/2025 của Ban Thường vụ Tỉnh ủy thực hiện Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22/12/2024 của Bộ Chính trị về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia;

- Kế hoạch số 101/KH-UBND ngày 25/5/2025 của UBND tỉnh thực hiện Nghị quyết số 71/NQ-CP ngày 01/4/2025 của Chính phủ và Kế hoạch hành động số 266-KH/TU ngày 26/4/2025 của Ban Thường vụ Tỉnh ủy thực hiện Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22/12/2024 của Bộ Chính trị về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia; Kế hoạch số 203/KH-UBND ngày 18/9/2025 của UBND tỉnh Thanh Hóa sửa đổi, bổ sung một số nhiệm vụ tại Kế hoạch số 101/KH-UBND ngày 25/5/2025.

II. SỰ CẦN THIẾT, MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Sự cần thiết

1.1. Sau khi sắp xếp tổ chức theo mô hình chính quyền địa phương 02 cấp, khối lượng tài liệu tồn đọng trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa cần chỉnh lý rất lớn, khoảng 64.341,16 mét tài liệu, gồm: tài liệu của sở, ngành cấp tỉnh 10.909,12 mét; UBND cấp huyện cũ 20.258,38 mét; UBND cấp xã 33.173,66 mét. Hiện nay, phần lớn cơ quan, đơn vị, địa phương chưa bố trí được kinh phí để chỉnh lý, số hóa tài liệu; điều kiện kho tàng, trang thiết bị bảo quản còn hạn chế, gây khó khăn cho việc quản lý, tra cứu, khai thác và sử dụng tài liệu. Một số hồ sơ, tài liệu đã xuất hiện tình trạng xuống cấp, ố vàng, mục nát; đồng thời chịu tác động của mối, mọt, nấm mốc và điều kiện khí hậu nồm ẩm, mưa bão, làm gia tăng nguy cơ hư hỏng tài liệu nếu không được xử lý kịp thời.

1.2. Việc chỉnh lý, số hóa khối tài liệu tồn đọng là yêu cầu cấp thiết nhằm bảo đảm an toàn, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ và phục vụ chuyển đổi số theo Nghị quyết số 214/NQ-CP của Chính phủ, Nghị quyết số 06-NQ/TU của Tỉnh ủy, Quyết định số 176/QĐ-UBND và Kế hoạch số 204/KH-UBND của UBND tỉnh. Tuy nhiên, với khối lượng tài liệu rất lớn, việc triển khai theo phương pháp thủ công, truyền thống gặp nhiều khó khăn về kinh phí, nhân lực và thời gian thực hiện (ít nhất 5 năm). Vì vậy, việc thử nghiệm các giải pháp ứng dụng công nghệ (bao gồm trí tuệ nhân tạo - AI), kết hợp với phương thức thủ công trong công tác chỉnh lý, số hóa tài liệu lưu trữ là cần thiết nhằm nâng cao hiệu quả xử lý, giảm thời gian, chi phí thực hiện và làm cơ sở đánh giá, nhân rộng triển khai Đề án “Chỉnh lý, lưu trữ tài liệu của các cơ quan nhà nước tỉnh Thanh Hóa” trong thời gian tới.

2. Mục đích

Triển khai thử nghiệm các giải pháp ứng dụng công nghệ (bao gồm trí tuệ nhân tạo - AI), kết hợp với phương thức thủ công, truyền thống trong công tác chỉnh lý, số hóa tài liệu lưu trữ đối với 205,8 mét tài liệu của UBND huyện Lang Chánh cũ nhằm đánh giá hiệu quả, tính phù hợp và khả năng áp dụng trong điều kiện thực tế của tỉnh.

Thông qua kết quả thử nghiệm, UBND tỉnh có cơ sở đánh giá, lựa chọn các giải pháp, phương án kỹ thuật khả thi, bảo đảm nâng cao chất lượng, rút ngắn thời gian, tiết kiệm kinh phí thực hiện; đồng thời làm cơ sở xây dựng yêu cầu kỹ thuật để triển khai trên diện rộng công tác chỉnh lý, số hóa tài liệu tại các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa.

3. Yêu cầu

Sản phẩm thử nghiệm chỉnh lý, số hóa tài liệu lưu trữ phải bảo đảm yêu cầu quy định của pháp luật về lưu trữ, công nghệ thông tin, an toàn thông tin và các quy định pháp luật có liên quan[1].

Xác định rõ nội dung công việc, cơ quan chủ trì, cơ quan phối hợp và tiến độ thực hiện từng nhiệm vụ trong quá trình triển khai thử nghiệm.

Phương án thử nghiệm phải áp dụng các giải pháp kỹ thuật nhằm nâng cao hiệu quả công tác chỉnh lý, số hóa tài liệu; rút ngắn thời gian, tiết kiệm kinh phí và giảm nhân lực thực hiện so với phương pháp thủ công, truyền thống.

Kết quả thử nghiệm phải được đánh giá toàn diện về hiệu quả, tính khả thi, làm cơ sở nghiên cứu, nhân rộng và triển khai Đề án “Chỉnh lý, lưu trữ tài liệu của các cơ quan nhà nước tỉnh Thanh Hóa”.

Quá trình triển khai thử nghiệm phải bảo đảm an toàn tuyệt đối đối với tài liệu lưu trữ gốc; tuân thủ nghiêm các quy định về an toàn thông tin, bảo mật dữ liệu và bảo vệ bí mật nhà nước theo quy định hiện hành.

III. NỘI DUNG, ĐỐI TƯỢNG, THỜI GIAN, ĐỊA ĐIỂM THỰC HIỆN

1. Nội dung thử nghiệm

Thực hiện thử nghiệm sản phẩm công nghệ thông tin chưa sẵn có trên thị trường bằng các giải pháp ứng dụng công nghệ (bao gồm trí tuệ nhân tạo - AI) kết hợp với phương thức thủ công, truyền thống trong công tác chỉnh lý, số hóa tài liệu lưu trữ.

2. Đối tượng thực hiện

- Lựa chọn thực hiện thử nghiệm đối với tài liệu giấy tồn đọng, tích đống của UBND huyện Lang Chánh cũ.

- Khối lượng tài liệu dự kiến thực hiện thử nghiệm: 205,8 mét.

3. Thời gian thử nghiệm:

- Thời gian thử nghiệm: 01 tháng (từ 12/5/2026 đến 12/6/2026).

- Thời gian đánh giá kết quả thử nghiệm: Trong vòng 05 ngày sau khi kết thúc thời gian thử nghiệm.

4. Địa điểm thực hiện thử nghiệm: Tại Tòa nhà Trung tâm Công nghệ thông tin, Sở Khoa học và Công nghệ; địa chỉ: Phố Ái Sơn 2, Đại lộ Nam Sông Mã, phường Hạc Thành, tỉnh Thanh Hóa.

IV. MỤC TIÊU VÀ TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN

1. Mục tiêu

1.1. Mục tiêu tổng quát

Phương án thử nghiệm xác định được các giải pháp kỹ thuật, công nghệ nhằm rút ngắn thời gian, tiết kiệm kinh phí, giảm nhân công thực hiện so với phương pháp thủ công, truyền thống.

1.2. Mục tiêu cụ thể

- Về chi phí chỉnh lý, số hóa: Giúp tối ưu nguồn lực, tiết kiệm chi phí, nhân công dự kiến tiết kiệm tối thiểu 25% so với phương thức thủ công, truyền thống[2].

- Về thời gian: Dự kiến giảm 70% thời gian thực hiện so với phương thức thủ công, truyền thống.

- Về quản lý: Nâng cao hiệu quả quản lý, đồng thời vẫn đảm bảo khả năng tra cứu, khai thác và sử dụng tài liệu.

- Về xã hội: Góp phần thúc đẩy chuyển đổi số thông qua việc áp dụng các giải pháp tiên tiến, hướng tới xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu tập trung.

- Về chất lượng sản phẩm: Kết quả đầu ra của sản phẩm thử nghiệm phải đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật hiện hành.

2. Tiến độ thực hiện

2.1. Giai đoạn chuẩn bị

a) Chuẩn bị cơ sở vật chất, địa điểm thực hiện: Bố trí phòng làm việc, kho lưu trữ, khu vực chỉnh lý, số hóa tài liệu đảm bảo điều kiện kỹ thuật theo yêu cầu của đơn vị thực hiện thử nghiệm như: diện tích mặt sàn, điện, nước và các điều kiện khác đảm bảo an toàn cho tài liệu (các chi phí phát sinh phục vụ quá trình thử nghiệm như sử dụng điện, nước , bảo vệ...do công ty TECAPRO chịu trách nhiệm thanh quyết toán theo quy định).

- Đơn vị chủ trì: Sở Khoa học và Công nghệ.

- Đơn vị phối hợp: Sở Nội vụ, Sở Tài chính, Công ty TECAPRO các đơn vị có liên quan.

- Thời gian dự kiến hoàn thành: Trước ngày 12/5/2026.

b) Vận chuyển, bàn giao khối tài liệu của UBND huyện Lang Chánh cũ về địa điểm thực hiện thử nghiệm.

- Đơn vị chủ trì: Sở Nội vụ.

- Đơn vị phối hợp: Sở Tài chính, Sở Khoa học và Công nghệ, Công ty TECAPRO và các đơn vị có liên quan.

- Thời gian dự kiến hoàn thành: Trước ngày 12/5/2026.

c) Chuẩn bị nguồn nhân lực: Xác định rõ số lượng, thành phần nhân lực tham gia thực hiện thử nghiệm (nhân lực hướng dẫn, giám sát quá trình thực hiện; nhân lực đảm bảo an ninh, an toàn; nhân lực thực hiện; nhân lực phối hợp…).

- Đơn vị chủ trì: Công ty TECAPRO.

- Đơn vị phối hợp: Công an tỉnh, Sở Nội vụ, Sở Khoa học và Công nghệ, Trường Đại học Hồng Đức.

- Thời gian dự kiến hoàn thành: Trước ngày 12/5/2026.

d) Chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ, Sở Khoa học và Công nghệ và các cơ quan liên quan căn cứ khả năng cân đối của ngân sách nhà nước, tham mưu cho cấp có thẩm quyền bố trí kinh phí vận chuyển tài liệu của UBND huyện Lang Chánh (cũ); kinh phí tổ chức Hội nghị; kinh phí phục vụ công tác kiểm tra giám sát của Tổ công tác liên ngành và Bộ phận giúp việc và các điều kiện cần thiết, đáp ứng yêu cầu để triển khai thực hiện thử nghiệm theo đề xuất của Sở Nội vụ.

- Đơn vị chủ trì: Sở Tài chính.

- Đơn vị phối hợp: Sở Nội vụ.

- Thời gian dự kiến hoàn thành: Trước ngày 12/5/2026.

2.2. Giai đoạn thực hiện thử nghiệm

a) Tổ chức triển khai chỉnh lý, số hóa tài liệu theo phương án áp dụng các giải pháp ứng dụng công nghệ (bao gồm trí tuệ nhân tạo - AI) kết hợp với phương thức thủ công, truyền thống trong công tác chỉnh lý, số hóa tài liệu đã phê duyệt.

- Đơn vị chủ trì: Công ty TECAPRO

- Đơn vị phối hợp: Sở Nội vụ và các cơ quan, đơn vị có liên quan.

- Thời gian thực hiện: 01 tháng (kể từ ngày 12/5 đến ngày 12/6/2026).

b) Kiểm tra, giám sát tiến độ, chất lượng và độ chính xác của quá trình thực hiện thử nghiệm.

- Đơn vị chủ trì: Tổ công tác liên ngành.

- Đơn vị phối hợp: Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh.

- Thời gian thực hiện: Thường xuyên.

c) Đảm bảo yêu cầu về bảo mật, an ninh, an toàn thông tin

- Đơn vị chủ trì: Công an tỉnh.

- Đơn vị phối hợp: Sở Khoa học và Công nghệ, Công ty TECAPRO và các đơn vị có liên quan.

- Thời gian thực hiện: Trong suốt quá trình thử nghiệm

d) Đảm bảo yêu cầu về an toàn, an ninh khu vực thử nghiệm

- Đơn vị chủ trì: Công ty TECAPRO.

- Đơn vị phối hợp: Sở Khoa học và Công nghệ và các đơn vị có liên quan.

- Thời gian thực hiện: Trong suốt quá trình thực hiện.

2.3. Giai đoạn kết thúc thử nghiệm

a) Báo cáo kết quả và kết thúc thử nghiệm.

- Đơn vị chủ trì: Công ty TECAPRO.

- Đơn vị phối hợp: Sở Nội vụ và các đơn vị có liên quan.

- Thời gian dự kiến hoàn thành: Trước ngày 14/6/2026.

b) Bàn giao nguyên trạng cơ sở vật chất sau khi hoàn thành thử nghiệm.

- Đơn vị chủ trì: Công ty TECAPRO.

- Đơn vị phối hợp: Sở Khoa học và Công nghệ và các đơn vị có liên quan.

- Thời gian dự kiến hoàn thành: Trước ngày 15/6/2026.

c) Quản lý toàn bộ dữ liệu số hóa và tài liệu giấy theo đúng quy định sau khi hoàn thành thử nghiệm.

- Đơn vị chủ trì: Sở Nội vụ.

- Đơn vị phối hợp: Công ty TECAPRO và các đơn vị có liên quan.

- Thời gian thực hiện: Sau khi kết thúc thời gian thử nghiệm.

d) Tổng hợp kết quả thực hiện, đánh giá toàn diện về hiệu quả, tính khả thi của phương án thử nghiệm; so sánh với phương pháp truyền thống về thời gian, chi phí, chất lượng, nguồn nhân lực thực hiện.

- Đơn vị chủ trì: Tổ công tác liên ngành.

- Đơn vị phối hợp: Sở Nội vụ, Công ty TECAPRO; Trường Đại học Hồng Đức và các đơn vị có liên quan.

- Thời gian dự kiến hoàn thành: Trước ngày 15/6/2026.

đ) Tham mưu, báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh về kết quả thử nghiệm và đề xuất phương án triển khai trong thời gian tới.

- Đơn vị chủ trì: Tổ công tác liên ngành.

- Đơn vị phối hợp: Sở Nội vụ, Công an tỉnh, Trường Đại học Hồng Đức và các đơn vị có liên quan.

- Thời gian dự kiến hoàn thành: Trước ngày 15/6/2026.

e) UBND tỉnh báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét, thống nhất chủ trương triển khai, nhân rộng mô hình áp dụng các giải pháp ứng dụng công nghệ (bao gồm trí tuệ nhân tạo - AI) kết hợp với phương thức thủ công, truyền thống trong công tác chỉnh lý, số hóa tài liệu lưu trữ trên địa bàn toàn tỉnh.

- Đơn vị chủ trì: UBND tỉnh Thanh Hóa.

- Thời gian dự kiến hoàn thành: Trước ngày 18/6/2026.

g) Hoàn thiện dự thảo Đề án “Chỉnh lý, lưu trữ tài liệu của các cơ quan nhà nước tỉnh Thanh Hóa” trình UBND tỉnh xem xét.

- Đơn vị chủ trì: Sở Nội vụ.

- Đơn vị phối hợp: Công an tỉnh và các đơn vị có liên quan.

- Thời gian dự kiến hoàn thành: Trước ngày 20/6/2026.

V. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Hình thức triển khai

Công ty TECAPRO tổ chức triển khai lắp đặt thiết bị, thực hiện các giải pháp, phương án kỹ thuật, công nghệ để thực hiện thử nghiệm ứng dụng công nghệ (bao gồm trí tuệ nhân tạo - AI) kết hợp với phương thức thủ công, truyền thống trong công tác chỉnh lý, số hóa tài liệu lưu trữ trên địa bàn tỉnh đảm bảo tuân thủ các quy định tại Nghị định số 45/2026/NĐ-CP ngày 26/01/2026 của Chính phủ về Quy định quản lý đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước.

2. Kinh phí thực hiện

- Toàn bộ kinh phí trong quá trình thực hiện thử nghiệm và các khoản phát sinh trong quá trình thử nghiệm do Công ty TECAPRO chịu trách nhiệm, cam kết không sử dụng ngân sách nhà nước theo quy định tại Khoản 1, Điều 6, Nghị định số 45/2026/NĐ-CP ngày 26/01/2026 của Chính phủ.

- Đối với các loại kinh phí khác để đáp ứng các điều kiện, yêu cầu cần thiết thực hiện thử nghiệm, kinh phí vận chuyển khối lượng tài liệu của UBND huyện Lang Chánh cũ về địa điểm thử nghiệm; kinh phí tổ chức Hội nghị; kinh phí phục vụ công tác kiểm tra giám sát của Tổ công tác liên ngành và Bộ phận giúp việc.... giao Sở Nội vụ chủ trì phối hợp với Sở Tài chính, các sở, ngành liên quan tham mưu, báo cáo UBND tỉnh bố trí kinh phí theo quy định.

3. Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị

3.1. Sở Nội vụ

- Chủ trì, phối hợp với Công an tỉnh và các cơ quan, đơn vị có liên quan tổ chức triển khai thực hiện các nội dung của Kế hoạch, bảo đảm tiết kiệm, hiệu quả, đúng quy định hiện hành của pháp luật.

- Chủ trì ký kết thỏa thuận thử nghiệm và các biên bản có liên quan về phạm vi, nội dung triển khai thực hiện với Công ty TECAPRO đảm bảo quy định chặt chẽ trách nhiệm pháp lý, yêu cầu bảo mật, quản lý dữ liệu và các điều khoản ràng buộc liên quan.

- Chủ trì xây dựng dự toán kinh phí vận chuyển khối lượng tài liệu của UBND huyện Lang Chánh (cũ); kinh phí tổ chức Hội nghị; kinh phí phục vụ công tác kiểm tra giám sát của Tổ công tác liên ngành và Bộ phận giúp việc và các điều kiện cần thiết, đáp ứng yêu cầu để triển khai thực hiện thử nghiệm báo cáo UBND tỉnh xem xét, quyết định (không bao gồm các chi phí thuộc phạm vi của đơn vị được lựa chọn thực hiện thử nghiệm ).

- Quản lý toàn bộ dữ liệu số hóa và tài liệu giấy sau khi kết thúc thử nghiệm theo đúng quy định.

3.2. Sở Khoa học và Công nghệ

- Chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ và các cơ quan, đơn vị có liên quan xem xét, đánh giá, hướng dẫn các trình tự, thủ tục thực hiện thử nghiệm sản phẩm công nghệ thông tin chưa sẵn có trên thị trường đảm bảo quy định hiện hành của pháp luật.

- Chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ và các đơn vị có liên quan chuẩn bị địa điểm tập kết tài liệu giấy, cơ sở vật chất và các điều kiện cần thiết; hạ tầng kỹ thuật tại Tòa nhà Trung tâm Công nghệ thông tin tỉnh Thanh Hóa để phục vụ triển khai thử nghiệm.

3.3. Sở Tài chính

- Chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ, Sở Khoa học và Công nghệ và các cơ quan liên quan căn cứ khả năng cân đối của ngân sách nhà nước, tham mưu cho cấp có thẩm quyền bố trí kinh phí vận chuyển tài liệu để thực hiện theo quy định hiện hành.

- Chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ thẩm định dự toán kinh phí cần thiết, đáp ứng yêu cầu để triển khai thực hiện thử nghiệm theo đề xuất của Sở Nội vụ, báo cáo UBND tỉnh xem xét, quyết định (không bao gồm các chi phí thuộc phạm vi của đơn vị được lựa chọn thực hiện thử nghiệm).

- Chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ và các đơn vị liên quan tham mưu xác định định mức kinh tế - kỹ thuật (nếu cần), hướng dẫn xây dựng dự toán, quản lý, sử dụng và quyết toán kinh phí thử nghiệm theo quy định.

3.4. Công an tỉnh

- Chủ trì xây dựng phương án, giải pháp đảm bảo an ninh, an toàn hệ thống, trang thiết bị trong quá trình thử nghiệm.

- Phối hợp với các đơn vị liên quan thực hiện hỗ trợ, đánh giá việc đảm bảo an ninh mạng, bảo mật thông tin, an ninh dữ liệu và hỗ trợ công tác ứng cứu nếu có sự cố an ninh mạng xảy ra.

3.5. Sở Tư pháp

Phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan thực hiện chỉ đạo, điều phối việc triển khai thử nghiệm và thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định.

3.6. Công ty TECAPRO

- Thực hiện theo đúng cam kết, đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn yêu cầu; trang bị đầy đủ hệ thống thiết bị để đảm bảo điều kiện thực hiện; bố trí nhân lực đảm bảo kỹ thuật, năng lực chuyên môn trong suốt quá trình thử nghiệm.

- Đảm bảo công tác bảo mật thông tin trong quá trình thử nghiệm. Tuyệt đối không được sử dụng, khai thác các tài liệu đã số hóa, không được kết nối, truyền dữ liệu ra bên ngoài.

- Chuẩn bị đầy đủ các nguồn lực về nhân lực và vật lực cần thiết gồm trang thiết bị công nghệ (phần cứng, phần mềm), vật tư lưu trữ hồ sơ, điện, nước, camera… theo hình thức trọn gói trong suốt thời gian triển khai thử nghiệm.

- Phối hợp với Trường Đại học Hồng Đức trong việc đào tạo hướng dẫn cán bộ thực hiện công tác chuyên môn chỉnh lý và số hóa trước và trong quá trình triển khai thử nghiệm, đảm bảo hình thành đội ngũ nhân sự nòng cốt vững chuyên môn tại địa phương sau khi kết thúc thử nghiệm (dự kiến từ 20 đến 30 cán bộ).

- Sau khi kết thúc thử nghiệm, tiến hành tổng kết, đánh giá, báo cáo Sở Nội vụ kết quả thử nghiệm và đề xuất các nội dung tiếp tục triển khai trong giai đoạn tiếp theo.

- Phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ xây dựng phương án sử dụng, vận hành đảm bảo an ninh, an toàn khu vực thử nghiệm tại tầng 2, Tòa nhà Trung tâm Công nghệ thông tin tỉnh (sau khi kết thúc thử nghiệm, bàn giao nguyên trạng, phối hợp thanh quyết toán kinh phí theo quy định).

3.7. Trường Đại học Hồng Đức

- Chủ trì, phối hợp công ty TECAPRO xây dựng phương án về nguồn lực đảm bảo khi triển khai thực hiện thử nghiệm.

- Cung cấp nhân lực tham gia thực hiện thử nghiệm đảm bảo yêu cầu theo phương án đã được phê duyệt.

- Tham gia trực tiếp vào công tác thử nghiệm, tiếp nhận kỹ năng, kiến thức và phương pháp thực hiện, tạo tiền đề để xây dựng đội ngũ nhân lực đáp ứng yêu cầu cung cấp nguồn nhân lực khi triển khai Đề án trên diện rộng.

3.8. Các cơ quan, đơn vị địa phương

Căn cứ chức năng, nhiệm vụ được giao, phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan triển khai thực hiện Kế hoạch đảm bảo yêu cầu về tiến độ, chất lượng, hiệu quả.

Trên đây là Kế hoạch thực hiện thử nghiệm các giải pháp ứng dụng công nghệ (bao gồm trí tuệ nhân tạo - AI) kết hợp với phương thức thủ công, truyền thống trong công tác chỉnh lý, số hóa tài liệu lưu trữ trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa. Chủ tịch UBND tỉnh yêu cầu các Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị tập trung chỉ đạo, nghiêm túc triển khai thực hiện các nội dung, yêu cầu, nhiệm vụ được giao trong Kế hoạch này đảm bảo đúng tiến độ . Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, phát sinh đề nghị kịp thời phản ánh về UBND tỉnh (qua Sở Nội vụ) để xem xét, chỉ đạo giải quyết kịp thời./.