Công văn 14514-CV/VPTW năm 2025 hướng dẫn nội dung thực hiện Công văn 64-CV/TW do Văn phòng Ban Chấp hành Trung ương ban hành

Kính gửi: Các tỉnh uỷ, thành uỷ,

Văn phòng Trung ương Đảng hướng dẫn một số nội dung thực hiện Công văn số 64-CV/TW, ngày 10/4/2025 của Ban Bí thư về việc lưu trữ và quản lý tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị và đơn vị hành chính ở địa phương như sau:

1. Đối với văn phòng tỉnh uỷ, thành uỷ

1.1. Tham mưu ban thường vụ tỉnh uỷ, thành uỷ:

a) Ban hành văn bản chỉ đạo lưu trữ và quản lý tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của các cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức chính trị - xã hội (gọi chung là các cơ quan, tổ chức) thực hiện sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị và đơn vị hành chính ở địa phương (gọi chung là thực hiện sắp xếp tổ chức bộ máy).

b) Phương án kiện toàn lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh, định hướng kiện toàn lưu trữ cơ quan của các cơ quan, tổ chức thuộc diện thực hiện sắp xếp đơn vị hành chính và tổ chức bộ máy mới.

c) Bố trí đủ nguồn lực để lưu trữ và quản lý an toàn tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của các cơ quan, tổ chức trước, trong và sau khi thực hiện sắp xếp tổ chức bộ máy; phê duyệt đề án xử lý nghiệp vụ đối với các khối tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu thuộc phạm vi quản lý.

d) Báo cáo Ban Bí thư (qua Văn phòng Trung ương Đảng) kết quả lưu trữ và quản lý tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của các cơ quan, tổ chức thực hiện sắp xếp tổ chức bộ máy.

1.2. Hướng dẫn lưu trữ và quản lý tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của các cơ quan, tổ chức thực hiện sắp xếp tổ chức bộ máy theo các quy định, hướng dẫn hiện hành, trong đó:

a) Việc quản lý tài liệu thực hiện theo Hướng dẫn số 64-HD/VPTW, ngày 04/11/2020 của Văn phòng Trung ương Đảng về quản lý tài liệu của các cơ quan, tổ chức đảng, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức chính trị - xã hội khi giải thể, chia tách, sáp nhập.

b) Việc đóng gói, sao lưu dữ liệu tài liệu trên các phương tiện lưu trữ điện tử và giao nộp vào lưu trữ thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục kèm theo.

c) Căn cứ tình hình thực tiễn ở địa phương, định hướng các cơ quan, tổ chức kết thúc hoạt động giao nộp tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu như sau:

(1) Các cơ quan, tổ chức ở cấp xã giao nộp tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu về văn phòng đảng uỷ cấp xã để bàn giao cho văn phòng đảng uỷ cấp xã mới. Văn phòng đảng uỷ cấp xã mới giao nộp toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh, hoàn thành trước ngày 15/8/2025.

Trường hợp các cơ quan, tổ chức ở cấp xã mới đề nghị giữ lại tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của các cơ quan, tổ chức ở cấp xã kết thúc hoạt động để nghiên cứu, phục vụ công tác thì trao đổi, thống nhất với văn phòng tỉnh uỷ, thành uỷ về thời gian giao nộp tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh.

(2) Các cơ quan, tổ chức ở cấp huyện giao nộp tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu vào lưu trữ cơ quan cấp uỷ huyện để lưu trữ cơ quan cấp uỷ huyện giao nộp toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh, hoàn thành trước ngày 01/7/2025.

(3) Các cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh giao nộp tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh, hoàn thành trước ngày 15/9/2025.

Lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh kết thúc hoạt động bàn giao toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu cho lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh mới theo chỉ đạo của ban thường vụ tỉnh uỷ, thành uỷ.

1.3. Chỉ đạo lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh phối hợp với bộ phận công nghệ thông tin:

a) Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức kết thúc hoạt động giao nộp tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh.

b) Thu thập toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của các cơ quan, tổ chức kết thúc hoạt động.

c) Sắp xếp, thống kê, chuẩn bị tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu (thống kê riêng tài liệu mật, cơ sở dữ liệu tài liệu mật), các loại sổ sách, cơ sở vật chất, trang thiết bị tại lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh để bàn giao cho lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh mới (đối với tỉnh, thành phố hợp nhất, sáp nhập).

1.4. Ban hành và tổ chức thực hiện kế hoạch thu thập tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của các cơ quan, tổ chức kết thúc hoạt động, trong đó cần chỉ rõ:

a) Thành phần, số lượng tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu, thời gian của tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu hiện đang bảo quản tại các cơ quan, tổ chức kết thúc hoạt động.

b) Mức độ xử lý nghiệp vụ của từng khối tài liệu, cơ sở dữ liệu.

c) Việc bố trí phòng kho, cơ sở vật chất, trang thiết bị cần thiết để bảo quản an toàn tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu tại lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh.

d) Thời gian, địa điểm tiếp nhận tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của các cơ quan, tổ chức kết thúc hoạt động giao nộp vào lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh.

đ) Trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức liên quan.

2. Đối với cơ quan, tổ chức kết thúc hoạt động

Kính gửi: Các tỉnh uỷ, thành uỷ,

Văn phòng Trung ương Đảng hướng dẫn một số nội dung thực hiện Công văn số 64-CV/TW, ngày 10/4/2025 của Ban Bí thư về việc lưu trữ và quản lý tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị và đơn vị hành chính ở địa phương như sau:

1. Đối với văn phòng tỉnh uỷ, thành uỷ

1.1. Tham mưu ban thường vụ tỉnh uỷ, thành uỷ:

a) Ban hành văn bản chỉ đạo lưu trữ và quản lý tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của các cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức chính trị - xã hội (gọi chung là các cơ quan, tổ chức) thực hiện sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị và đơn vị hành chính ở địa phương (gọi chung là thực hiện sắp xếp tổ chức bộ máy).

b) Phương án kiện toàn lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh, định hướng kiện toàn lưu trữ cơ quan của các cơ quan, tổ chức thuộc diện thực hiện sắp xếp đơn vị hành chính và tổ chức bộ máy mới.

c) Bố trí đủ nguồn lực để lưu trữ và quản lý an toàn tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của các cơ quan, tổ chức trước, trong và sau khi thực hiện sắp xếp tổ chức bộ máy; phê duyệt đề án xử lý nghiệp vụ đối với các khối tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu thuộc phạm vi quản lý.

d) Báo cáo Ban Bí thư (qua Văn phòng Trung ương Đảng) kết quả lưu trữ và quản lý tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của các cơ quan, tổ chức thực hiện sắp xếp tổ chức bộ máy.

1.2. Hướng dẫn lưu trữ và quản lý tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của các cơ quan, tổ chức thực hiện sắp xếp tổ chức bộ máy theo các quy định, hướng dẫn hiện hành, trong đó:

a) Việc quản lý tài liệu thực hiện theo Hướng dẫn số 64-HD/VPTW, ngày 04/11/2020 của Văn phòng Trung ương Đảng về quản lý tài liệu của các cơ quan, tổ chức đảng, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức chính trị - xã hội khi giải thể, chia tách, sáp nhập.

b) Việc đóng gói, sao lưu dữ liệu tài liệu trên các phương tiện lưu trữ điện tử và giao nộp vào lưu trữ thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục kèm theo.

c) Căn cứ tình hình thực tiễn ở địa phương, định hướng các cơ quan, tổ chức kết thúc hoạt động giao nộp tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu như sau:

(1) Các cơ quan, tổ chức ở cấp xã giao nộp tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu về văn phòng đảng uỷ cấp xã để bàn giao cho văn phòng đảng uỷ cấp xã mới. Văn phòng đảng uỷ cấp xã mới giao nộp toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh, hoàn thành trước ngày 15/8/2025.

Trường hợp các cơ quan, tổ chức ở cấp xã mới đề nghị giữ lại tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của các cơ quan, tổ chức ở cấp xã kết thúc hoạt động để nghiên cứu, phục vụ công tác thì trao đổi, thống nhất với văn phòng tỉnh uỷ, thành uỷ về thời gian giao nộp tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh.

(2) Các cơ quan, tổ chức ở cấp huyện giao nộp tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu vào lưu trữ cơ quan cấp uỷ huyện để lưu trữ cơ quan cấp uỷ huyện giao nộp toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh, hoàn thành trước ngày 01/7/2025.

(3) Các cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh giao nộp tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh, hoàn thành trước ngày 15/9/2025.

Lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh kết thúc hoạt động bàn giao toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu cho lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh mới theo chỉ đạo của ban thường vụ tỉnh uỷ, thành uỷ.

1.3. Chỉ đạo lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh phối hợp với bộ phận công nghệ thông tin:

a) Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức kết thúc hoạt động giao nộp tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh.

b) Thu thập toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của các cơ quan, tổ chức kết thúc hoạt động.

c) Sắp xếp, thống kê, chuẩn bị tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu (thống kê riêng tài liệu mật, cơ sở dữ liệu tài liệu mật), các loại sổ sách, cơ sở vật chất, trang thiết bị tại lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh để bàn giao cho lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh mới (đối với tỉnh, thành phố hợp nhất, sáp nhập).

1.4. Ban hành và tổ chức thực hiện kế hoạch thu thập tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của các cơ quan, tổ chức kết thúc hoạt động, trong đó cần chỉ rõ:

a) Thành phần, số lượng tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu, thời gian của tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu hiện đang bảo quản tại các cơ quan, tổ chức kết thúc hoạt động.

b) Mức độ xử lý nghiệp vụ của từng khối tài liệu, cơ sở dữ liệu.

c) Việc bố trí phòng kho, cơ sở vật chất, trang thiết bị cần thiết để bảo quản an toàn tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu tại lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh.

d) Thời gian, địa điểm tiếp nhận tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của các cơ quan, tổ chức kết thúc hoạt động giao nộp vào lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh.

đ) Trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức liên quan.

2. Đối với cơ quan, tổ chức kết thúc hoạt động

2.1. Đóng phông lưu trữ kể từ ngày cơ quan, tổ chức kết thúc hoạt động.

2.2. Chỉ đạo các đơn vị, tổ chức, cá nhân trong cơ quan, tổ chức hoàn thiện hồ sơ, thống kê tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu (thống kê riêng tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu mật), giao nộp đầy đủ vào lưu trữ cơ quan.

Đối với tài liệu, dữ liệu của công việc chưa giải quyết xong thì đơn vị, tổ chức, cá nhân được giao giải quyết công việc phải hoàn thiện hồ sơ, thống kê tài liệu, dữ liệu và giao nộp vào lưu trữ cơ quan hoặc bàn giao cho cơ quan, tổ chức được giao nhiệm vụ tiếp tục theo dõi giải quyết theo quyết định của cấp có thẩm quyền.

2.3. Chuẩn bị tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của cơ quan, tổ chức theo hướng dẫn của văn phòng tỉnh uỷ, thành uỷ, trong đó:

a) Kiểm tra, sắp xếp, thống kê toàn bộ hồ sơ, tài liệu (thống kê riêng hồ sơ, tài liệu mật), các loại sổ sách tại lưu trữ cơ quan; nếu còn tài liệu chưa chỉnh lý thì phải tổ chức chỉnh lý theo Hướng dẫn số 50-HD/VPTW, ngày 10/10/2019 của Văn phòng Trung ương Đảng về chỉnh lý tài liệu.

b) Rà soát, kiểm tra, đối chiếu, bổ sung, hoàn thiện, đóng gói, sao lưu dữ liệu tài liệu trên các phương tiện lưu trữ điện tử và giao nộp vào lưu trữ (đóng gói, sao lưu riêng dữ liệu tài liệu mật).

c) Hồ sơ của đảng viên giao nộp theo quy định, hướng dẫn thi hành Điều lệ Đảng.

3. Đối với cơ quan, tổ chức thành lập mới

3.1. Khẩn trương kiện toàn lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức, lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh theo đề án sắp xếp đơn vị hành chính và tổ chức bộ máy mới của hệ thống chính trị được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

3.2. Mở phông lưu trữ kể từ ngày cơ quan, tổ chức được thành lập; phân công cán bộ, bố trí phòng kho, cơ sở vật chất, trang thiết bị để bảo quản tài liệu tại lưu trữ cơ quan theo quy định.

3.3. Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, dữ liệu của những công việc chưa giải quyết xong do cơ quan lưu trữ hoặc cơ quan, tổ chức kết thúc hoạt động bàn giao để tiếp tục theo dõi, giải quyết theo quy định.

3.4. Phối hợp với lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh xử lý nghiệp vụ đối với các khối tài liệu của các cơ quan, tổ chức kết thúc hoạt động giao nộp.

Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc thì đề nghị các đồng chí trao đổi với Cục Lưu trữ, Văn phòng Trung ương Đảng, điện thoại 080.43248, 080.43504.

PHỤ LỤC

HƯỚNG DẪN ĐÓNG GÓI, SAO LƯU DỮ LIỆU TÀI LIỆU TRÊN CÁC PHƯƠNG TIỆN LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ VÀ GIAO NỘP VÀO LƯU TRỮ

1. Giải pháp đóng gói dữ liệu tài liệu và giao nộp vào lưu trữ

1.1. Chuyển giao dữ liệu

- Giải pháp chuyển giao dữ liệu: Sử dụng hình thức gói dữ liệu làm phương tiện trung gian để chuyển đổi, chuyển giao, tích hợp, đồng bộ dữ liệu và thống kê bàn giao dữ liệu giữa các cơ sở dữ liệu của các cơ quan, tổ chức.

- Mô hình chuyển giao dữ liệu để đồng bộ với cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ:

+ Trường hợp cơ sở dữ liệu tài liệu (ứng dụng phần mềm) hệ điều hành tác nghiệp của cơ quan, tổ chức hoặc cơ sở dữ liệu tài liệu tại văn thư, lưu trữ cơ quan khác mạng và khác cấu trúc cơ sở dữ liệu với cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh (viết tắt là lưu trữ lịch sử), sử dụng hình thức ngoại tuyến offline để chuyển giao gói dữ liệu và đồng bộ dữ liệu vào cơ sở dữ liệu tài liệu của lưu trữ lịch sử. Mô hình ngoại tuyến để chuyển giao dữ liệu vào cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử như sau:

+ Trường hợp cơ sở dữ liệu tài liệu tại văn thư, lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức có cùng cấu trúc phần mềm với cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử, sử dụng hình thức trực tuyến online để chuyển giao, đồng bộ dữ liệu vào cơ sở dữ liệu tài liệu của lưu trữ lịch sử và đồng thời xuất dữ liệu ra gói dữ liệu để bàn giao (bản sao dữ liệu và thống kê bàn giao). Mô hình trực tuyến để chuyển giao dữ liệu vào cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử như sau:

1.2. Quy trình chuyển giao dữ liệu

1.2.1. Quy trình xuất dữ liệu ra và đóng gói dữ liệu

Cơ sở dữ liệu tài liệu (ứng dụng (phần mềm) hệ điều hành tác nghiệp của cơ quan, tổ chức hoặc cơ sở dữ liệu tài liệu tại lưu trữ cơ quan...) có chức năng cho phép xuất ra các loại dữ liệu bao gồm tệp tin bảng dữ liệu có cấu trúc theo định dạng excel (.xls) và các tệp tin nội dung của văn bản, tài liệu (.pdf, .doc…). Quy trình xuất dữ liệu ra như sau:

- Cơ sở dữ liệu tài liệu kết xuất các bản ghi văn bản, tài liệu cần giao nộp vào lưu trữ lịch sử ra dưới dạng gói dữ liệu bao gồm tệp tin bảng dữ liệu (.xls) và các tệp tin nội dung của văn bản, tài liệu (.pdf, .doc...) gắn kèm với bản ghi đó (cấu trúc bảng dữ liệu excel và các trường thông tin cần kết xuất trong mẫu bảng số 01 và 02).

- Chuyển gói dữ liệu gồm tệp tin bảng dữ liệu (.xls) và các tệp tin nội dung của văn bản, tài liệu (.pdf, .doc...) ra phương tiện lưu trữ (usb, ổ cứng, đĩa quang...).

- Trường hợp cơ sở dữ liệu tài liệu có cùng cấu trúc dữ liệu với cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ thì có thể sao chép cơ sở dữ liệu tài liệu ra phương tiện lưu trữ.

- Bàn giao phương tiện lưu trữ thực hiện đầy đủ các bước như tài liệu giấy và có biên bản bàn giao kèm bảng thống kê dữ liệu.

1.2.2. Quy trình nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

a) Quy trình nhập dữ liệu vào bằng hình thức ngoại tuyến offline

- Lưu trữ lịch sử kiểm tra số lượng dữ liệu căn cứ bảng thống kê dữ liệu của biên bản bàn giao và gói dữ liệu trong phương tiện lưu trữ.

- Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ thực hiện nhập dữ liệu vào từ gói dữ liệu (tệp tin bảng dữ liệu (.xls) và các tệp tin nội dung của văn bản, tài liệu (.pdf, .doc...) trong phương tiện lưu trữ.

- Kiểm tra số lượng và chất lượng dữ liệu đã nhập vào; đánh giá kết quả thu nộp trong biên bản bàn giao.

- Tổ chức phân quyền truy cập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ theo đúng đối tượng và thành phần tài liệu của quy định hiện hành.

b) Quy trình nhập dự liệu vào bằng hình thức trực tuyến online

- Lưu trữ lịch sử kiểm tra số lượng dữ liệu căn cứ bảng thống kê và gói dữ liệu trong phương tiện lưu trữ.

- Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ thực hiện nhập dữ liệu vào bằng việc sao chép dữ liệu (copy bản ghi) từ cơ sở dữ liệu tài liệu bàn giao trực tuyến qua mạng.

- Kiểm tra số lượng và chất lượng dữ liệu đã nhập vào. Đánh giá kết quả thu nộp trong biên bản bàn giao.

- Tổ chức phân quyền truy cập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ theo đúng đối tượng và thành phần tài liệu của quy định hiện hành.

2. Cấu trúc gói dữ liệu cho chuyển giao dữ liệu

2.1. Cấu trúc dữ liệu

- Dữ liệu đặc tả của hồ sơ lưu trữ gồm các trường thông tin cơ bản: Mã hồ sơ; tiêu đề nhóm hồ sơ, tên hồ sơ (đơn vị bảo quản); thời hạn lưu trữ; ngôn ngữ; thời gian bắt đầu; thời gian kết thúc; từ khoá (nếu có); tổng số tài liệu trong hồ sơ; tổng số lượng trang trong hồ sơ; tình trạng vật lý (nếu có); chú giải (chú thích); cặp số; ghi chú.

- Dữ liệu đặc tả của tài liệu (văn bản) gồm của các trường thông tin cơ bản: Mã định danh tài liệu; mã hồ sơ (mã cơ quan lưu trữ lịch sử, mã (số) phông lưu trữ, mục lục số, hồ sơ số (đơn vị bảo quản số)); tên hồ sơ; số thứ tự tài liệu trong hồ sơ; tên loại tài liệu; số của tài liệu (nếu có); ký hiệu của tài liệu (nếu có); ngày tháng năm ban hành tài liệu; tên cơ quan, tổ chức ban hành tài liệu; tên người ký ban hành văn bản; trích yếu nội dung; ngôn ngữ; số lượng trang của tài liệu; ký hiệu thông tin (nếu có); từ khoá (nếu có); tình trạng vật lý (nếu có); tên tệp tin tài liệu (nếu có); ghi chú; chữ ký số (nếu có); tên tệp tin đính kèm văn bản.

2.2. Cấu trúc gói dữ liệu hồ sơ

- Gói dữ liệu (gói tin): Gói dữ liệu chứa thông tin dữ liệu của tài liệu số hoá (tài liệu điện tử) gồm các thông tin nội dung của tài liệu số hoá và dữ liệu đặc tả của tài liệu số hoá được phân loại, sắp xếp theo thông tin hồ sơ lưu trữ (được gọi là gói dữ liệu hồ sơ). Mỗi gói dữ liệu hồ sơ có thể bao gồm dữ liệu của nhiều hồ sơ, tài liệu lưu trữ được tổ chức gọn trong một khối tài liệu (theo từng phông hoặc từng mục lục, từng nhiệm kỳ hoặc từng năm).

- Cấu trúc gói dữ liệu hồ sơ

+ Gói dữ liệu hồ sơ là một thư mục gói dữ liệu (folder) gồm: (1) Một tệp tin dữ liệu đặc tả có cấu trúc dạng bảng theo định dạng excel (.xls), và (2) Các thư mục hồ sơ (folder); mỗi thư mục hồ sơ chứa các tệp tin nội dung của tài liệu số hoá (.pdf, …) được phân loại, sắp xếp theo thông tin hồ sơ.

Đặt tên gói dữ liệu:

* Thư mục gói dữ liệu: Tên thư mục gói dữ liệu được đặt theo thông tin về mã định danh và ký hiệu để có khả năng tham chiếu, nhận diện đến địa chỉ bảo quản của khối tài liệu (theo từng phông hoặc từng mục lục, từng nhiệm kỳ hoặc từng năm). Ví dụ: Khối tài liệu được phân loại theo mã định danh cơ quan, phông số, mục lục số A38-020-01.

* Tệp tin dữ liệu đặc tả có cấu trúc dạng bảng theo định dạng excel (.xls): Tên tệp trùng với tên thư mục gói dữ liệu. Ví dụ: A38-020-01.xls

* Thư mục hồ sơ: Tên thư mục hồ sơ được đặt theo thông tin về mã định danh cơ quan quản lý tài liệu và địa chỉ bảo quản của hồ sơ lưu trữ. Ví dụ: Tên hồ sơ gồm các thông tin mã định danh cơ quan, phông số, mục lục số, đơn vị bảo quản số A38-020-01-0001.

+ Nội dung thông tin của tệp tin dữ liệu đặc tả có cấu trúc dạng bảng theo định dạng excel (.xls) gồm: Một bảng kê (sheet) mục lục hồ sơ (tên bảng kê là mục lục hồ sơ) và các bảng kê (sheets) mục lục tài liệu trong hồ sơ (tên bảng kê đặt theo thông tin về hồ sơ số (đơn vị bảo quản số hoặc mã hồ sơ).

Mẫu bảng kê (sheet) mục lục hồ sơ:

Khối tài liệu: … (1) …

Hướng dẫn cách ghi:

(1) Ghi địa chỉ bảo quản của khối tài liệu (theo từng phông hoặc từng mục lục hoặc từng nhiệm kỳ). Ví dụ: Khối tài liệu là mục lục: 011-07.

(2) Ghi số cặp (hộp).

(3) Ghi phông số.

(4) Ghi mục lục số.

(5) Ghi hồ sơ số (đơn vị bảo quản số).

(6) Ghi tên các nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ theo phương án phân loại tài liệu; tên hồ sơ (đơn vị bảo quản).

(7) Ghi ngày tháng năm bắt đầu và kết thúc của tài liệu trong hồ sơ (đơn vị bảo quản). Thông tin giữa ngày tháng năm bắt đầu và ngày tháng năm kết thúc được nối với nhau bởi dấu gạch ngang không cách (-).

(8) Ghi tổng số trang tài liệu của hồ sơ (đơn vị bảo quản).

(9) Ghi tổng số tài liệu của hồ sơ (đơn vị bảo quản).

(10) Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ (đơn vị bảo quản).

(11) Ghi độ mật của hồ sơ.

(12) Ghi chú thích làm rõ thêm thông tin quan trọng mà tên hồ sơ chưa thể hiện đầy đủ.

(13) Ghi chuyên đề, từ khoá.

(14) Ghi chú thông tin về mối liên hệ giữa các hồ sơ (đơn vị bảo quản). (15) Ghi chú về tên của thư mục hồ sơ chứa tài liệu số hoá.

Mẫu bảng kê mục lục tài liệu trong hồ sơ:

Mã hồ sơ: … (1) …

Tên hồ sơ: … (2) …

Hướng dẫn cách ghi:

(1) Ghi mã hồ sơ gồm các thông tin: Mã lưu trữ lịch sử, phông lưu trữ số, mục lục số, hồ sơ số (đơn vị bảo quản số).

(2) Ghi tên hồ sơ (đơn vị bảo quản).

(3) Ghi số thứ tự văn bản, tài liệu theo trình tự có trong hồ sơ (đơn vị bảo quản).

(4) Ghi số và ký hiệu của văn bản, tài liệu.

(5) Ghi ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tài liệu. Nếu văn bản, tài liệu không có ngày, tháng và phải xác minh thì cho vào dấu [ ].

(6) Ghi tên gọi và trích yếu nội dung văn bản, tài liệu.

(7) Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, tài liệu. Nếu văn bản, tài liệu không có tác giả và phải xác minh thì cho vào dấu [ ].

(8) Ghi tên người ký ban hành văn bản, tài liệu.

(9) Ghi độ mật của tài liệu.

(10) Ghi thông tin về bản chính, bản sao của tài liệu lưu trữ giấy.

(11) Ghi văn bản, tài liệu đó bắt đầu từ trang số mấy trong hồ sơ (đơn vị bảo quản).

(12) Ghi tổng số trang của văn bản, tài liệu.

(13) Ghi chuyên đề, từ khoá.

(14) Ghi những đặc điểm cần thiết: Ngôn ngữ, không dấu, không có chữ ký, bút tích, dự thảo, quyển sách...

(15) Ghi số lượng tệp tin (.pdf) của tài liệu.

(16) Ghi tên tệp tin của tài liệu số hoá và tạo siêu dữ liệu liên kết, kết nối với tệp tin (.pdf) của tài liệu số hoá.

3. Bàn giao dữ liệu

Trong quá trình giao nộp và tiếp nhận gói dữ liệu, các cơ quan, tổ chức phải kiểm tra, đối chiếu, lập biên bản, bảo quản an toàn, giữ bí mật thông tin tài liệu (như đối với hồ sơ, tài liệu giấy).

BIÊN BẢN

giao, nhận cơ sở dữ liệu

- Căn cứ …..

Hôm nay, ngày … tháng.. năm 20…, chúng tôi gồm:

Bên giao: ……………………………….., đại diện là:

- Đồng chí: …………………..…………………………………………….....

- Chức vụ công tác/chức danh: ………………………………………………

Bên nhận: ……………………………….., đại diện là:

- Đồng chí: …………………………………………………………………….

- Chức vụ công tác/chức danh: ………………………………………………

Thống nhất lập biên bản giao nhận cơ sở dữ liệu với những nội dung như sau:

1. Tên khối tài liệu giao nộp: ………………………………………

2. Thời gian của khối tài liệu:

3. Số lượng bàn giao: …………………………….....................

Biên bản này được lập thành … bản; …………………………