Trưởng bộ phận Hành chính

Mức lương

20 - 30 triệu

Kinh nghiệm

3 năm

Hạn nộp hồ sơ

07/11/2026

Địa điểm

Quảng Ninh

Mô tả công việc

1. Quản lý nhà cung cấp dịch vụ hành chính (NCCDV) - bếp ăn, vận hành tòa nhà

• Quản lý, theo dõi hợp đồng dịch vụ hành chính: suất ăn / bếp ăn, bảo vệ, vệ sinh, thu gom rác thải, vận hành tòa nhà, xe đưa đón và dịch vụ mua ngoài khác.
• Xây dựng / theo dõi SLA - KPI NCC; tổ chức kiểm tra định kỳ và đột xuất hiện trường; lập biên bản, yêu cầu khắc phục (CAPA) và theo dõi đóng điểm.
• Chủ động đánh giá chất lượng - chi phí; đề xuất gia hạn, điều chỉnh phạm vi hoặc thanh lý trước hạn khi SLA không đạt / không còn phù hợp.
• Phối hợp Kế toán - Mua hàng đối chiếu khối lượng thực nhận, xác nhận khối lượng nghiệm thu trước khi đề nghị thanh toán.
• Kiểm soát chi phí dịch vụ; phát hiện bất thường về khối lượng, đơn giá, phát sinh ngoài hợp đồng; đảm bảo hồ sơ sẵn sàng phục vụ kiểm toán nội bộ, thanh tra, khách hàng OEM / audit nhà máy.
• Chăm lo đời sống CBNV qua chất lượng suất ăn, điều kiện nhà ăn, canteen; tiếp nhận và xử lý phản ánh liên quan bếp ăn - vận hành tòa nhà.

2. Quản lý vệ sinh, cảnh quan và môi trường nhà máy (phạm vi hành chính)

• Quản lý nhân sự / NCC thực hiện vệ sinh, cảnh quan, cây xanh toàn nhà máy; giám sát thực hiện nội quy cảnh quan - vệ sinh.
• Phối hợp Đội An ninh / Bảo vệ kiểm soát ra vào cổng: CBNV, nhà thầu, khách, xe hàng; đối chiếu danh sách đăng ký, thẻ ra vào, camera.
• Giám sát việc thực hiện nội quy an ninh và cảnh quan nhà máy; phối hợp xử lý vi phạm thuộc phạm vi hành chính.
• Hỗ trợ diễn tập PCCC, sơ tán, sự cố an ninh theo kế hoạch nhà máy; cập nhật danh sách liên hệ khẩn cấp NCC bảo vệ.
• Báo cáo định kỳ tình trạng an ninh - vệ sinh - cảnh quan - cây xanh cho Trưởng phòng NSHC và Ban Giám đốc.

3. Quản lý và điều phối xe đưa đón CBNV

• Xây dựng / cập nhật sơ đồ tuyến xe, điểm đón, thời gian xuất phát; điều phối số xe, sức chứa theo biến động headcount, tăng ca, ngày làm bù, nghỉ lễ / Tết.
• Quản lý hợp đồng và chi phí xe: bảo hiểm trách nhiệm dân sự và bảo hiểm khác (nếu có), cầu đường, lịch sửa chữa - bảo dưỡng, đăng kiểm.
• Kiểm soát chất lượng dịch vụ xe: đúng giờ, thái độ tài xế, vệ sinh xe, điều hòa, an toàn; theo dõi điểm GPLX và lỗi vi phạm (nếu có).
• Tiếp nhận và xử lý phản ánh CBNV (trễ xe, quá tải, đổi tuyến, CBNV mới nhập tuyến); phối hợp Sản xuất / HR cập nhật danh sách đi xe theo ca.
• Theo dõi chi phí nhiên liệu; đối chiếu km và số chuyến với hóa đơn thanh toán.
• Xây dựng phương án dự phòng khi xe hỏng, tắc đường, thời tiết xấu; xử lý sự cố phát sinh.
• Báo cáo tỷ lệ đầy xe, tỷ lệ đúng giờ, sự cố an toàn giao thông theo tháng.

4. Quản lý công tác văn thư - lưu trữ - con dấu

• Tổ chức công tác văn thư: nhận - phát hành, trình ký, theo dõi luân chuyển văn bản theo quy định nội bộ.
• Quản lý con dấu theo phân cấp; kiểm soát việc sử dụng, lưu giữ, bàn giao; không để sử dụng con dấu ngoài thẩm quyền.
• Tổ chức lưu trữ hồ sơ hành chính, hồ sơ hợp đồng dịch vụ, hồ sơ sự kiện, hồ sơ bàn giao tài sản hành chính theo thời hạn lưu trữ.
• Bảo đảm bảo mật, tra cứu và xuất hồ sơ khi có yêu cầu hợp pháp của kiểm toán, thanh tra, Ban lãnh đạo.

5. Quản lý tài sản, hạ tầng trong phạm vi hành chính và khu vực sử dụng chung

• Bố trí đầu mối / chuyên viên quản lý tài sản, hạ tầng trong phạm vi hành chính và sử dụng chung của TCVH.
• Tiếp nhận, theo dõi, cập nhật danh mục tài sản / hạ tầng được bàn giao; quản lý hồ sơ bàn giao, hồ sơ hoàn công bản sao hoặc hồ sơ khai thác sử dụng.
• Theo dõi tình trạng sử dụng, bảo hành sau bàn giao; điều phối yêu cầu sửa chữa, cải tạo nhỏ, dịch vụ hạ tầng với đơn vị QLDA Tập đoàn, Bảo trì và Tiện ích, Phòng An toàn - Chất lượng, Phòng Tài chính - Kế toán và các đơn vị sử dụng.

6. Quan hệ cơ quan ban ngành địa phương

• Làm đầu mối hành chính làm việc với cơ quan ban ngành địa phương (UBND, Công an, PCCC, y tế dự phòng, Ban quản lý KCN và các đoàn kiểm tra đến nhà máy) trong phạm vi chức năng hành chính được phân công.
• Phối hợp chuẩn bị hồ sơ, lịch làm việc, bố trí đón tiếp, hậu cần khi có đoàn thanh tra / kiểm tra / làm việc tại nhà máy thuộc phạm vi hành chính.
• Theo dõi, đôn đốc các đầu việc hành chính phát sinh sau làm việc với cơ quan nhà nước; bàn giao chuyên môn cho HSE / Pháp chế / đơn vị chuyên trách khi vượt phạm vi hành chính.
• Duy trì danh mục đầu mối liên hệ và hồ sơ làm việc với cơ quan địa phương thuộc phạm vi bộ phận.

7. Truyền thông nội bộ, văn hóa nhà máy và sự kiện

• Chủ trì hoặc phối hợp tổ chức chương trình, hoạt động, sự kiện nội bộ của nhà máy (lễ, phát động, tháng công nhân, đón đoàn / audit…).
• Tổ chức cải tiến 5S khu vực hành chính - cổng - nhà xe - nhà ăn - khu vực sử dụng chung.
• Tham gia tổ chức các chương trình hoạt động văn hoá nội bộ: sinh nhật; 20/10….

8. Nhiệm vụ khác

• Xây dựng, rà soát, ban hành nội bộ (trình cấp có thẩm quyền) quy trình - quy định - biểu mẫu hành chính; tổ chức thực hiện và kiểm tra tuân thủ.
• Quản lý, phân công, hướng dẫn, kèm cặp và đánh giá nhân sự thuộc bộ phận Hành chính.
• Tổng hợp báo cáo định kỳ: tình trạng dịch vụ, chi phí hành chính, sự cố, tiến độ khắc phục NCC cho Trưởng phòng NSHC và Ban Giám đốc khi được yêu cầu.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo chỉ đạo của Trưởng phòng NSHC / Ban Giám đốc, phù hợp chức năng hành chính nhà máy.

Yêu cầu ứng viên

• Tốt nghiệp Đại học trở lên các ngành Hành chính văn phòng, Quản trị, Luật, Kinh tế hoặc tương đương.
• Ưu tiên từ 03 năm kinh nghiệm hành chính tại nhà máy / khu công nghiệp, trong đó có thời gian phụ trách mảng dịch vụ hoặc quản lý nhóm.
• Năng lực quản lý chi phí hành chính hiệu quả trong các doanh nghiệp sản xuất là một lợi thế
• Có kinh nghiệm phối hợp đa bộ phận (Sản xuất, Bảo trì, An toàn, Tài chính – Kế toán, Mua hàng, Văn phòng điều hành); chịu được áp lực khi tăng ca, sự cố, đoàn kiểm tra / audit.
• Sử dụng thành thạo tin học văn phòng (Excel, Word)
• Trung thực, cẩn thận với hồ sơ và chi phí dịch vụ; tác phong đúng giờ, kỷ luật nhà máy.

Quyền lợi/Phúc lợi

• Thu nhập: Up to 30trđ (gross, theo năng lực) + thưởng theo quy chế.
• BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ theo Luật; khám sức khỏe định kỳ; bảo hiểm sức khỏe (theo chính sách Công ty).
• Đào tạo nội quy nhà máy, ATVSLĐ, 5S, kỹ năng quản lý NCC và kỹ năng quản lý bộ phận.
• Cơ hội phát triển lên Phó trưởng phòng NSHC hoặc vị trí quản lý hành chính cấp cao hơn theo lộ trình Công ty.

Thời gian làm việc

Địa điểm làm việc

• Nhà máy Ô tô Thành Công Việt Hưng, Phường Việt Hưng (thuộc Thành phố Hạ Long cũ), Tỉnh Quảng Ninh