Trưởng Bộ phận Hành chính

Mức lương

Thương lượng

Kinh nghiệm

5 năm

Hạn nộp hồ sơ

30/07/2021

Địa điểm

Hồ Chí Minh

Mô tả công việc

1. Xây dựng hệ thống
- Xây dựng định biên, chức năng nhiệm vụ, mô tả công việc các vị trí thuộc BP. Hành chính;
- Xây dựng chính sách, quy trình, quy định, hướng dẫn liên quan đến hoạt động quản lý hành chính;
- Thiết lập mục tiêu, kế hoạch hành động cho BP. Hành chính;
- Thiết lập ngân sách hoạt động phục vụ hoạt động vận hành văn phòng Công ty;
- Xây dựng hệ thống lưu trữ và quản lý thông tin;
- Xây dựng, rà soát, cải tiến hệ thống, quy trình vận hành, thủ tục hành chính.
2. Quản lý, giám sát các dịch vụ, tiện ích
- Quản lý tòa nhà, văn phòng (vận hành, bảo dưỡng, bảo trì, sửa chữa, …);
- Quản lý con dấu, văn thư lưu trữ;
- Quản lý hành chính: văn phòng phẩm, quà tặng, quản lý phòng họp, đặt hoa, vé máy bay/ tàu xe, tổ chức bếp ăn;
- Quản lý tài sản, trang thiết bị văn phòng, tòa nhà;
- Quản lý đội xe;
- Quản lý dịch vụ: lễ tân, vệ sinh, bảo vệ;
- Quản lý an ninh, an toàn PCCC;
- Tổ chức sự kiện nội bộ, hội họp, liên hoan, sinh nhật, dịch vụ hậu cần ăn uống cho các buổi đào tạo, …;
- Quản lý chất lượng, tiến độ, chi phí hoạt động hành chính;
- Lập và thực hiện kế hoạch kiểm tra, giám sát các dịch vụ hành chính.
3. Quản lý nhân sự
- Phỏng vấn, lựa chọn nhân viên cho BP. Hành chính;
- Đào tạo, hướng dẫn nhân viên các nghiệp vụ chuyên môn, phương pháp làm việc;
- Xây dựng chương trình đào tạo nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ vận hành;
- Phân bổ, giao việc, giám sát và hỗ trợ nhân viên hoàn thành công việc;
- Đánh giá, khen ngợi, nhắc nhở nhân viên làm việc hiệu quả và tuân thủ quy định, quy trình của Công ty;
- Hỗ trợ nhân viên xây dựng lộ trình phát triển nghề nghiệp, năng cao năng lực;
- Gắn kết, tạo động lực cho nhân viên.
4. Quản lý các mối quan hệ
- Đối ngoại: tiếp và phối hợp với các cơ quan ban ngành, chính quyền địa phương (Công an khu vực, PCCC, đơn vị kiểm định thang máy,…) các nội dung liên quan đến phạm vi công việc phụ trách;
- Đối nội: phối hợp với các phòng/ban để hỗ trợ, cung cấp kịp thời các tiện ích văn phòng.
5. Các nhiệm vụ khác
- Tham gia họp định kỳ theo quy định;
- Báo cáo công việc định kỳ và đột xuất theo yêu cầu;
- Soạn thảo công văn, thông báo hướng dẫn các phòng/ban trong phạm vi hoạt động hành chính;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu quản lý trực tiếp.

Yêu cầu ứng viên

- Bằng cấp: Đại học 
- Độ tuổi: 30 - 45
- Kinh nghiệm: Có ít nhất 07 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực liên quan, trong đó có 03 năm trở lên giữ vai trò quản lý
 - Giao tiếp hiệu quả ( nói + viết)
 - Có kỹ năng tổng hợp, phân tích
 - Có tinh thần dịch vụ, linh hoạt
 - Cẩn thận, chi tiết trong công việc
THÔNG TIN KHÁC
- Thời gian thử việc: 2 tháng
- Thời gian làm việc: Từ thứ Hai đến sáng Thứ Bảy (T7 không có sự kiện, hội họp được nghỉ)

Quyền lợi/Phúc lợi

Phụ cấp khác:
+ Trợ cấp: hiếu hỉ, cơm trưa, điện thoại, xăng xe, công tác phí
+ Quà sinh nhật , trung thu, Tết Âm lịch, thiếu nhi 01/06, phụ nữ 08/03, 20/10
- Cơ hội huấn luyện: Được đào tạo nội bộ và bên ngoài
- Đồng nghiệp: Thân thiện, hòa đồng
Phúc lợi:
- Thưởng hàng năm: Thưởng đầu năm , lễ 30/04 và 01/05, Lễ 02/09 , Tết dương lịch, thành lập công ty
+ xem xét thưởng hiệu quả công việc (OKRs) 1 lần vào giữa năm.
+ Thưởng tổng kết năm,
+ Khen thưởng khác: ý tưởng, hoạt động phong trào....
+ Vui chơi: tham quan, Team Building
- Ngày nghỉ: Theo quy định của Công ty

Địa điểm làm việc

• Thành phố Hồ Chí Minh