Trợ lý cá nhân (Pháp chế & Hành chính)

Mức lương

10 - 15 triệu

Kinh nghiệm

1 năm

Hạn nộp hồ sơ

31/12/2025

Địa điểm

Hà Nội

Mô tả công việc

A. Pháp chế doanh nghiệp - Hồ sơ cơ quan nhà nước (20% thời gian)

Hồ sơ thành lập công ty/chi nhánh/địa điểm kinh doanh

• Thực hiện hồ sơ thành lập công ty/chi nhánh/địa điểm kinh doanh
• Hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh: tên, địa chỉ, ngành nghề, vốn, người đại diện, thành viên/cổ đông…
• Theo dõi tiến độ, nhận kết quả, cập nhật và lưu trữ “hồ sơ pháp lý doanh nghiệp” đầy đủ

Mua bán - chuyển nhượng - giải thể (khi phát sinh)

• Chuẩn bị hồ sơ chuyển nhượng phần vốn/cổ phần, thay đổi chủ sở hữu
• Hỗ trợ hồ sơ tạm ngừng, giải thể, các thủ tục liên quan theo yêu cầu

Làm việc với cơ quan Thuế

• Chuẩn bị/đi nộp/nhận hồ sơ, công văn, giải trình khi cần
• Theo dõi các mốc thời hạn, thông báo, yêu cầu bổ sung từ cơ quan thuế

Làm việc với BHXH

• Hồ sơ tăng/giảm lao động, điều chỉnh thông tin, chốt sổ, các thủ tục liên quan

Làm việc với Ngân hàng

• Hỗ trợ mở/duy trì tài khoản doanh nghiệp, chuẩn bị hồ sơ giao dịch
• Theo dõi các yêu cầu chứng từ (ủy nhiệm chi, xác nhận, sao kê…) theo phân công

Làm việc với Công an / Tòa án / Viện kiểm sát… (khi phát sinh)

• Chuẩn bị - nộp - theo dõi hồ sơ theo hướng dẫn của Giám đốc/luật sư

Soạn thảo văn bản - đơn từ - hồ sơ vụ việc

• Soạn thảo đơn, công văn, thông báo, biên bản, bộ hồ sơ khởi kiện/giải trình (theo form/định hướng)
• Theo dõi vụ việc và cập nhật tình trạng, timeline, đầu mối liên hệ

Sở hữu trí tuệ - Thương hiệu - Bản quyền

• Làm việc với Cục Sở hữu trí tuệ (NOIP) và/hoặc đơn vị đại diện SHTT khi cần
• Tra cứu, đề xuất phương án bảo hộ: tên thương hiệu, logo, slogan, tên miền liên quan
• Chuẩn bị và nộp hồ sơ đăng ký nhãn hiệu: tờ khai, phân nhóm, mẫu nhãn, giấy ủy quyền, tài liệu kèm theo…
• Theo dõi tình trạng đơn, công văn/thông báo, thời hạn phản hồi; phối hợp soạn giải trình/sửa đổi/bổ sung theo yêu cầu
• Thực hiện hồ sơ đăng ký quyền tác giả/quyền liên quan: phần mềm, thiết kế, catalog, tài liệu, ấn phẩm truyền thông… (tùy phát sinh)
• Quản lý dữ liệu SHTT: hồ sơ gốc, số đơn, mốc thời gian, phí/lệ phí, lưu trữ bản mềm/bản cứng
• Hỗ trợ công tác bảo vệ thương hiệu: ghi nhận vi phạm, thu thập chứng cứ, phối hợp xử lý theo chỉ đạo

B. Hành chính vận hành - CSKH - Hồ sơ dự án (50% thời gian)

Tiếp nhận và xử lý thông tin khách hàng

• Nghe/nhận cuộc gọi, tin nhắn qua hotline - Zalo - Viber - WhatsApp
• Ghi nhận nhu cầu, lọc thông tin, phản hồi theo kịch bản và chuyển đúng người xử lý
• Cập nhật tình trạng “đã xử lý/chưa xử lý”, nhắc việc theo deadline

Báo giá - hồ sơ thầu - hồ sơ năng lực

• Soạn báo giá theo mẫu, kiểm tra thông tin đầu vào, trình ký
• Chuẩn bị hồ sơ thầu/hồ sơ chào giá: biểu mẫu, tài liệu, checklist, đóng gói hồ sơ
• Cập nhật/chuẩn hóa hồ sơ năng lực công ty (profile, năng lực, dự án tiêu biểu)

Slide giới thiệu dự án

• Làm PowerPoint/Google Slides: bố cục rõ ràng, hình ảnh, bảng so sánh, tiến độ, phạm vi công việc…
• Chuẩn hóa template, đảm bảo đúng nhận diện (theo file mẫu)

Sổ quỹ - thu chi hằng ngày

• Ghi nhận thu/chi, tổng hợp chứng từ, đối chiếu số liệu theo hướng dẫn
• Lập báo cáo quỹ theo ngày/tuần/tháng (Excel/Google Sheet)

Quản lý trang thiết bị - tài sản

• Theo dõi cấp phát/thu hồi, tình trạng sử dụng, bảo hành - sửa chữa
• Quản lý danh mục tài sản, đề xuất mua sắm, kiểm kê định kỳ

C. Trợ lý Giám đốc - Lịch trình - Hồ sơ cá nhân

Sắp xếp lịch làm việc

• Sắp xếp lịch làm việc, nhắc lịch, chuẩn bị tài liệu trước cuộc họp
• Điều phối lịch gặp đối tác, đặt xe/đặt vé/đặt khách sạn khi đi công tác

Quản lý giấy tờ & hồ sơ cá nhân Giám đốc (bảo mật)

• Quản lý, lưu trữ và cập nhật giấy tờ cá nhân, hồ sơ định danh, bằng cấp - chứng nhận - chứng chỉ, hồ sơ liên quan công việc (bản cứng/bản mềm)
• Chuẩn hóa hệ thống lưu trữ: đặt tên file, phân quyền, backup, danh mục tra cứu nhanh khi cần

Thủ tục cư trú (khi phát sinh)

• Thực hiện/chuẩn bị hồ sơ đăng ký tạm trú, tạm vắng cho Giám đốc theo quy định và hướng dẫn
• Theo dõi tình trạng xử lý, nhận kết quả, lưu hồ sơ

Khảo sát dự án / đi công tác

• Tham gia khảo sát dự án, ghi nhận thông tin, tổng hợp biên bản/ghi chú và báo cáo lại

D. Công việc phát sinh (15% thời gian) - “việc không tên”

• Hỗ trợ các đầu việc hành chính/đối ngoại theo chỉ đạo (liên hệ nhà cung cấp, chuyển phát, chuẩn bị giấy tờ…)
• Nguyên tắc: được giao việc = có deadline + đầu ra rõ ràng + báo cáo tiến độ.

Yêu cầu ứng viên

YÊU CẦU ỨNG VIÊN (BẮT BUỘC)

• Tốt nghiệp Đại học ngành Luật
• Xếp loại: Giỏi trở lên (ưu tiên có bảng điểm/giấy xác nhận)
• Chấp nhận sinh viên mới ra trường nếu thái độ tốt, chịu học, làm theo quy trình

Kỹ năng bắt buộc:

• Soạn thảo văn bản hành chính/pháp lý rõ ràng, đúng form
• Giao tiếp lịch sự; làm việc với cơ quan/đối tác tự tin
• Thành thạo Word/Excel/PowerPoint; làm slide gọn, dễ hiểu
• Biết lập checklist, theo dõi tiến độ, nhắc việc và báo cáo rõ

Phẩm chất:

• Bảo mật - trung thực - kỷ luật - trách nhiệm
• Chịu được áp lực, xử lý nhiều việc song song, phản hồi nhanh

Ưu tiên (không bắt buộc):

• Có kinh nghiệm hồ sơ đăng ký kinh doanh, thuế, BHXH, ngân hàng
• Từng thực tập/làm tại văn phòng luật, phòng pháp chế, dịch vụ doanh nghiệp
• Có thể đi công tác

Quyền lợi/Phúc lợi

• Tham gia BHXH, BHYT, BHTN theo quy định của pháp luật.
• Lương tháng 13, thưởng lễ Tết theo quy định của công ty.
• Cơ hội được đào tạo và phát triển trong lĩnh vực pháp chế và hành chính.

Địa điểm làm việc

• Số 31 Ven Hồ Hạ Đình, Phường Khương Đình, Thành phố Hà Nội