Không để xảy ra thất lạc hoặc tiêu huỷ trái phép tài liệu trong sắp xếp bộ máy, cụ thể như thế nào?

Không để xảy ra thất lạc hoặc tiêu huỷ trái phép tài liệu trong sắp xếp bộ máy, cụ thể như thế nào?

Cụ thể, theo Công văn 64-CV/TW năm 2025, thường trực Ban Bí thư yêu cầu các tỉnh ủy, thành ủy chỉ đạo, triển khai một số nội dung về lưu trữ, quản lý tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu trong quá trình thực hiện sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị và đơn vị hành chính ở địa phương theo tinh thần Nghị quyết số 18-NQ/TW, ngày 25/10/2017 của Ban Chấp hành Trung ương Đảng khoá XII và các chỉ đạo, kết luận của Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư như sau:

[1] Toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu (gọi chung là tài liệu) của các cấp ủy, cơ quan, tổ chức đảng, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức chính trị - xã hội cấp tỉnh, cấp huyện và cấp xã (viết tắt là cơ quan, tổ chức) khi kết thúc hoạt động phải quản lý chặt chẽ, không để xảy ra hư hỏng, mất mát, thất lạc hoặc tiêu hủy trái phép.

Toàn bộ tài liệu phải được tập trung đủ, chỉnh lý và giao nộp vào Lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh.

[2] Trong quá trình giao nộp, tiếp nhận tài liệu, các cơ quan, tổ chức liên quan phải kiểm tra, đối chiếu, lập biên bản, bảo quản an toàn, giữ gìn bí mật, không làm xáo trộn tài liệu của các cơ quan, tổ chức.

[3] Các cơ quan, tổ chức bảo đảm các nguồn lực cần thiết (tổ chức, nhân sự, kho, trang thiết bị, kinh phí...) cho việc giao nộp, tiếp nhận, quản lý tài liệu; có phương án kiện toàn Lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh, lưu trữ của cơ quan, tổ chức ngay trong quá trình xây dựng đề án sắp xếp đơn vị hành chính và tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị ở địa phương.

Giao Văn phòng Trung ương Đảng chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan hướng dẫn, đôn đốc, theo dõi và báo cáo Thường trực Ban Bí thư kết quả thực hiện.

Đồng thời, theo Mục 1 Công văn 414/BNV-VTLTNN năm 2025 tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị theo Kết luận 127-KL/TW năm 2025 do Bộ Nội vụ ban hành quy định như sau:

YÊU CẦU

1. Thực hiện đúng, đầy đủ các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ, đáp ứng các yêu cầu sau đây:

...

d) Nghiêm cấm việc chiếm giữ, chuyển giao, hủy trái phép tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu; không được làm hỏng, thất lạc tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.

...

Như vậy, từ các quy định nêu trên thì nghiêm cấm chiếm giữ, chuyển giao, tiêu huỷ trái phép tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu; không được làm hỏng, thất lạc tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.

Trên đây là thông tin về "Không để xảy ra thất lạc hoặc tiêu huỷ trái phép tài liệu trong sắp xếp bộ máy, cụ thể như thế nào?"

Không để xảy ra thất lạc hoặc tiêu huỷ trái phép tài liệu trong sắp xếp bộ máy, cụ thể như thế nào? (Hình từ Internet)

Bộ phận Lưu trữ cơ quan thực hiện công việc gì về công tác văn thư theo Công văn 414?

Căn cứ theo Tiểu mục 5 Mục 2 Công văn 414/BNV-VTLTNN năm 2025 quy định về lưu trữ cơ quan như sau:

NHIỆM VỤ

...

5. Lưu trữ cơ quan

Bộ phận Lưu trữ cơ quan hoặc người được giao nhiệm vụ lưu trữ tại cơ quan, tổ chức, đơn vị thực hiện các công việc sau:

a) Hướng dẫn các đơn vị, cá nhân thống kê, đóng gói hồ sơ, tài liệu và bàn giao về phòng, kho bảo quản tập trung trước; chuẩn bị kho tàng và các điều kiện cần thiết để bảo quản an toàn tài liệu tiếp nhận từ các đơn vị, cá nhân.

b) Thống kê, niêm phong, bảo quản an toàn tài liệu tại phòng, kho lưu trữ của cơ quan, tổ chức cho đến khi tài liệu được bàn giao cho Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh hoặc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sau sắp xếp tổ chức bộ máy.

c) Phối hợp với đơn vị quản lý, vận hành Hệ thống thống kê, xác nhận số lượng tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của cơ quan, tổ chức trong Hệ thống.

d) Tiếp nhận, bảo quản riêng hồ sơ, tài liệu của công việc chưa hoàn thành theo danh mục.

đ) Nộp lưu hoặc thống kê, đóng gói riêng hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đã được chỉnh lý hoàn chỉnh trước đó để sẵn sàng nộp vào Lưu trữ lịch sử.

...

Như vậy, Bộ phận Lưu trữ cơ quan hoặc người được giao nhiệm vụ lưu trữ tại cơ quan, tổ chức, đơn vị thực hiện các công việc sau:

[1] Hướng dẫn các đơn vị, cá nhân thống kê, đóng gói hồ sơ, tài liệu và bàn giao về phòng, kho bảo quản tập trung trước; chuẩn bị kho tàng và các điều kiện cần thiết để bảo quản an toàn tài liệu tiếp nhận từ các đơn vị, cá nhân.

[2] Thống kê, niêm phong, bảo quản an toàn tài liệu tại phòng, kho lưu trữ của cơ quan, tổ chức cho đến khi tài liệu được bàn giao cho Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh hoặc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sau sắp xếp tổ chức bộ máy.

[3] Phối hợp với đơn vị quản lý, vận hành Hệ thống thống kê, xác nhận số lượng tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của cơ quan, tổ chức trong Hệ thống.

[4] Tiếp nhận, bảo quản riêng hồ sơ, tài liệu của công việc chưa hoàn thành theo danh mục.

[5] Nộp lưu hoặc thống kê, đóng gói riêng hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đã được chỉnh lý hoàn chỉnh trước đó để sẵn sàng nộp vào Lưu trữ lịch sử.

Xem thêm 

• Công văn 14514-CV/VPTW: Hướng dẫn lưu trữ tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy theo Công văn 64
• Thông tư 002/2025/TT-BNV sửa đổi chính sách sắp xếp tổ chức bộ máy của công chức viên chức
• Cập nhật mới về mô hình tổ chức chính quyền địa phương 02 cấp theo Công văn 43