Làm nhiều việc cùng lúc: Khi nào nên, khi nào không?

Có những ngày không phải vì việc quá khó mà mọi thứ bắt đầu rối. Chỉ là thứ nào cũng chen vào một chút. Đang viết dở thì có tin nhắn. Đang xử lý file thì bị gọi sang xem gấp một việc khác. Quay lại bàn làm việc, mắt vẫn nhìn màn hình nhưng đầu óc đã chạy sang chỗ khác.

Nhiều người gọi đó là đa nhiệm. Nghe cũng có vẻ năng suất. Nhưng cảm giác làm được nhiều việc cùng lúc nhiều khi chỉ là cảm giác đang mở ra nhiều thứ cùng lúc. Còn việc thật sự xong được bao nhiêu, lại là chuyện khác.

Nhiều đầu việc cùng xuất hiện dễ làm ngày làm việc trở nên rối hơn (Hình từ Internet)

Dấu hiệu cho thấy cách làm hiện tại đang có vấn đề

Không khó để nhận ra.

Mở rất nhiều tab nhưng việc chính vẫn nằm đó từ sáng đến chiều. Vừa làm vừa sợ sót nên cái gì cũng chạm vào một chút. Cuối ngày rất mệt, nhưng nếu phải nói rõ hôm nay đã xong gì, lại thấy không dễ trả lời.

Kiểu bận này không xa lạ ở dân văn phòng. Nhìn lúc nào cũng thấy đang làm. Nhưng càng làm, đầu việc càng loang ra.

Có người không thiếu năng lực. Họ chỉ để cả ngày làm việc trôi qua trong trạng thái bị chen ngang liên tục.

Làm nhiều việc cùng lúc thực ra không phải làm song song

Ít ai thật sự vừa làm tốt hai việc đều cần suy nghĩ trong cùng một lúc. Thường là đang làm việc này thì nhảy sang việc kia, rồi lại quay về. Đổi rất nhanh. Và vì đổi nhanh nên dễ tưởng là mình đang xử lý tốt.

Rắc rối nằm ở chỗ mỗi lần đổi việc là một lần mất đà.

Có những việc đang làm khá trơn tru. Chỉ cần dừng vài phút để trả lời một tin nhắn công việc hoặc mở sang một file khác, quay lại là phải mất thêm thời gian nhớ xem mình đang ở đoạn nào. Không phải việc khó hơn. Chỉ là mạch suy nghĩ đã gãy.

Ngày làm việc không hẳn nặng hơn. Nó chỉ bị cắt vụn hơn.

Nếu tình trạng này lặp lại thường xuyên, rất nên nhìn lại cách tập trung vào công việc hiệu quả hơn thay vì cố gắng ôm thêm đầu việc.

Vì sao càng cố làm nhiều việc cùng lúc, hiệu quả lại càng dễ đi xuống?

Không phải lúc nào hậu quả cũng đến ngay.

Nó thường bắt đầu bằng những lỗi nhỏ. Gửi nhầm file trong lúc vừa họp vừa soạn email. Quên mất đầu việc vừa được giao vì đầu óc còn mắc ở việc trước. Đến sát giờ nộp mới nhận ra mình đang sửa trên bản cũ. Những lỗi này nhìn riêng lẻ thì nhỏ, nhưng lặp lại nhiều sẽ làm hao đi rất nhiều thời gian và sự tỉnh táo.

Một chuyện khác cũng rất dễ gặp là cảm giác bận đánh lừa kết quả thật. Có những ngày làm không ngừng tay, nhưng hết ngày vẫn thấy cái gì cũng dang dở. Lý do không phải vì làm ít, mà vì việc nào cũng bị ngắt giữa chừng.

Cảm giác đa nhiệm giỏi thực ra nhiều khi chỉ là giỏi bắt đầu nhiều thứ.

Trong khi đó, hiệu quả công việc không chỉ nằm ở chuyện đã chạm vào bao nhiêu đầu việc trong ngày. Muốn nhìn vấn đề rõ hơn, có thể xem lại cách nhìn đúng hơn về hiệu suất làm việc, vì hiệu suất còn nằm ở độ chính xác, mức độ hoàn tất và cách dùng thời gian.

Không phải việc nào cũng nên làm cùng lúc (Hình từ Internet)

Khi nào nên làm nhiều việc cùng lúc?

Chỉ nên xử lý song song khi có một việc chính và một việc phụ thật nhẹ. Việc phụ không cần suy nghĩ nhiều, không đòi hỏi phải ra quyết định, và quan trọng nhất là không làm đứt mạch của việc chính.

Ví dụ, chờ file tải trong lúc dọn vài email ngắn. In tài liệu trong lúc rà lại danh sách việc cần mang theo. Hoặc nghe nhạc nền khi đang làm một việc quen tay, không cần phân tích quá sâu.

Điểm mấu chốt không nằm ở số lượng việc, mà ở mức độ chú ý mà mỗi việc đòi hỏi.

Chỉ cần việc thứ hai bắt đầu buộc mình đọc kỹ, so sánh, trả lời qua lại hoặc lựa chọn giữa nhiều phương án, nó không còn là việc nhẹ nữa.

Khi nào thì tốt nhất nên dừng kiểu làm này lại?

Gần như mọi công việc cần suy nghĩ nghiêm túc đều không hợp để làm cùng lúc.

Đang viết báo cáo mà vẫn trả lời tin nhắn công việc liên tục. Đang họp mà mắt vẫn liếc email vì sợ sót việc. Đang làm số liệu mà có người nhờ xem gấp một file khác rồi tiện tay nhảy sang luôn. Mấy tình huống này quen đến mức nhiều nơi coi là bình thường.

Nhưng đó cũng là lúc chất lượng công việc bắt đầu tụt xuống.

Có những việc không khó. Chỉ là không chịu nổi chuyện bị chen ngang liên tục.

Những việc cần viết, phân tích, tính toán, rà soát chi tiết hoặc trao đổi quan trọng thường nên làm riêng. Tách hẳn ra. Làm cho xong. Xong rồi mới chuyển.

Cách này nghe có vẻ chậm hơn, nhưng thực tế lại đỡ mất thời gian sửa sai và quay đầu hơn rất nhiều.

Khi có quá nhiều đầu việc, nên làm gì?

Có những lúc vừa mở máy đã thấy một loạt việc chờ sẵn. Email chưa trả lời. Nhóm chat đang nhắc. File từ hôm qua còn dang dở. Lại thêm một việc mới được giao và ai cũng nói là gấp. Cảm giác lúc đó cái gì cũng phải làm ngay.

Nhưng thường không phải vậy.

Lúc việc dồn lên, đầu óc rất dễ bị lừa. Thứ nào vừa xuất hiện cũng có vẻ quan trọng. Thứ nào chen ngang cũng mang cảm giác cần xử lý trước. Nếu cứ phản ứng theo nhịp đó, cả buổi sẽ trôi qua trong trạng thái chữa cháy, còn việc quan trọng nhất vẫn nằm yên ở đó.

Chỉ cần ngồi xuống, viết hết ra một chỗ, nhiều người sẽ thấy có những việc làm mình mệt cả buổi thực ra chưa phải việc cần xử lý đầu tiên. Có việc nghe gấp nhưng có thể lùi. Có việc không ồn ào nhưng mới là thứ đang chặn phần còn lại.

Một kiểu rối rất quen là email chen vào giữa lúc đang viết, cuộc gọi chen vào giữa lúc đang rà số liệu, một việc nhỏ kéo hỏng nhịp của một việc lớn. Nhiều khi không cần giỏi hơn. Chỉ cần đừng để mọi thứ trộn vào nhau.

Vì thế, thay vì để đầu việc rải khắp ngày, thường nên gom những thứ giống nhau lại. Email trả lời theo một khung giờ. Điện thoại gọi trong một lượt. Giấy tờ để xử lý cùng nhau. Cách này không mới, nhưng chỉ khi làm thật mới thấy nó đỡ rối đến mức nào.

Cũng có những hôm không phải thiếu thời gian. Chỉ là cả ngày không có nổi một khoảng đủ yên tĩnh để làm xong một việc. Ngồi rất lâu, nhưng cứ vài phút lại bị kéo sang chỗ khác. Kiểu làm đó nhìn bên ngoài có vẻ chăm, nhưng đầu óc gần như không vào được guồng.

Một khoảng ngắn mà không bị chen ngang thường có ích hơn nhiều so với ngồi rất lâu trong trạng thái chạm đâu dở đó.

Nếu đã thử sắp xếp lại mà công việc vẫn tiếp tục tràn ra ngoài khả năng xử lý, lúc đó vấn đề không còn chỉ nằm ở thói quen cá nhân nữa. Khi ấy nên xem lại cách xử lý khi công việc rơi vào trạng thái quá tải để tránh kéo dài tình trạng làm mãi mà không thoát việc.

Kết luận

Làm nhiều việc cùng lúc không phải lúc nào cũng sai. Sai ở chỗ dùng nó cho những việc vốn cần sự chú ý trọn vẹn.

Nếu việc phụ thật nhẹ, không làm gãy mạch việc chính, vẫn có thể xử lý song song. Nhưng nếu cả hai việc đều cần suy nghĩ, cần trả lời, cần rà chi tiết hoặc cần ra quyết định, tách ra làm riêng gần như vẫn là cách đỡ rối hơn.

Đôi khi thứ cần sửa không phải là khối lượng công việc. Chỉ là cách mình để cả ngày làm việc trôi đi trong sự ngắt quãng liên tục.