Cách viết email gửi CV chuyên nghiệp để hồ sơ không bị bỏ qua

Gửi CV qua email nghe thì đơn giản… nhưng rất nhiều người tới lúc bấm “Send” vẫn lăn tăn: ghi gì ở tiêu đề, viết gì trong nội dung, có cần giới thiệu dài không, có bị “vô duyên” không. Đặc biệt với sinh viên, người mới đi làm hoặc đang nhảy việc, một email thiếu chỉnh chu đủ để hồ sơ bị trôi đi mất.

Thật ra, email gửi CV chính là “lời chào” đầu tiên với nhà tuyển dụng. Và lời chào đó có thể khiến HR muốn mở CV ngay, hoặc lặng lẽ bỏ qua.

Vì sao email gửi CV lại quan trọng hơn bạn nghĩ?

Đặt mình vào vị trí người phụ trách tuyển dụng: mỗi ngày họ nhận hàng chục, thậm chí hàng trăm email. Điều đầu tiên họ nhìn thấy không phải CV của bạn, mà là:

- Địa chỉ email của bạn là gì.

- Tiêu đề email ghi như thế nào.

- 2-3 dòng đầu trong nội dung email.

Nếu tiêu đề mơ hồ kiểu “xin việc”, “em gửi CV ạ”, hoặc email trống trơn chỉ có file đính kèm, rất dễ bị đánh giá là thiếu chuyên nghiệp. Đôi khi không phải vì bạn kém, mà vì cách thể hiện chưa đúng “ngôn ngữ” công sở.

Nghe hơi… khắt khe, nhưng đúng là vậy. Một email rõ ràng, lịch sự cho thấy:

- Bạn biết mình đang ứng tuyển vị trí nào.

- Bạn tôn trọng thời gian của HR.

- Bạn có quan sát, để ý chi tiết - thứ mà rất nhiều công việc đều cần.

Khi đã có sẵn CV tốt, chỉ cần thêm một email chỉnh chu là trọn bộ. Nếu đang chưa tự tin, đây là phần rất đáng đầu tư vài chục phút.

Cách viết email gửi CV chuyên nghiệp để hồ sơ không bị bỏ qua (Hình từ Internet)

Cách viết email gửi CV ngắn gọn mà vẫn đủ ý

Phần lớn nhà tuyển dụng đều thích email ngắn, rõ, đúng trọng tâm. Không cần văn vẻ, không cần “văn mẫu cảm động”, chỉ cần đầy đủ các phần sau.

1. Tiêu đề email

Tiêu đề nên có đủ 3 ý:

- Vị trí ứng tuyển

- Họ tên

- (Nếu có) Nguồn tin tuyển dụng

Ví dụ:

Ứng tuyển Nhân viên Hành chính – Nguyễn Thảo

Ứng tuyển Thực tập sinh Kế toán – Trần Minh – NhanSu.vn

Tiêu đề rõ ràng giúp HR lọc email dễ hơn, nhất là khi một công ty đang tuyển nhiều vị trí cùng lúc.

2. Nội dung email

Một email cơ bản có thể theo cấu trúc:

2.1. Lời chào

- “Kính gửi Anh/Chị Phụ trách tuyển dụng Công ty ABC,”

- Nếu không biết tên người nhận, có thể dùng: “Kính gửi Anh/Chị bộ phận Nhân sự,”

2.2. Giới thiệu ngắn gọn về bản thân

- Họ tên, chuyên ngành hoặc vị trí hiện tại.

- Ví dụ: “Em là Nguyễn Thảo, sinh viên năm 4 ngành Quản trị Nhân lực, trường …”

2.3. Nói rõ mục đích email

- Ứng tuyển vị trí gì, thấy tin tuyển dụng ở đâu.

- Ví dụ: “Qua thông tin tuyển dụng trên cổng thông tin việc làm NhanSu.vn, em được biết công ty đang tuyển vị trí Thực tập sinh Nhân sự…”

2.4. Tóm tắt 1-2 điểm mạnh phù hợp

- Không cần liệt kê hết kinh nghiệm, chỉ chọn vài ý liên quan nhất.

- Ví dụ: đã từng hỗ trợ sự kiện, biết sử dụng Excel, đã tham gia câu lạc bộ có liên quan…

2.5. Thông tin file đính kèm + lời cảm ơn

- “Em có đính kèm CV và bảng điểm để Anh/Chị tham khảo.”

- “Rất mong có cơ hội trao đổi thêm trong buổi phỏng vấn.”

2.6. Ký tên rõ ràng

- Họ tên

- Số điện thoại

- Email liên hệ

Nghe thì có vẻ nhiều bước, nhưng khi viết vài lần sẽ quen. Về sau chỉ cần chỉnh lại 1-2 chi tiết cho từng vị trí là xong.

3. File CV đính kèm

Một số nguyên tắc nhỏ nhưng ảnh hưởng khá lớn:

- Ưu tiên định dạng PDF để tránh lỗi font khi mở trên máy khác.

- Tên file rõ ràng: CV_Nguyen_Thao_NhanSu.pdf, đừng để CVfinal.docx, cv-moi-sua-lan-cuoi.pdf…

- Hạn chế gửi quá nhiều file linh tinh. Nếu cần gửi thêm Portfolio, bảng điểm, hãy ghi rõ trong nội dung email để HR đỡ bị rối.

Khá nhiều người bị mất điểm chỉ vì… quên đính kèm file sau khi viết một email rất hay. Nên trước khi gửi, chịu khó nhìn lại một chút.

Tham khảo thêm tại: Những lưu ý khi đặt tên CV mà người tìm việc cần biết

Cách viết email gửi CV cho sinh viên mới ra trường / ít kinh nghiệm

Sinh viên mới ra trường, người trái ngành, người chưa có nhiều kinh nghiệm thường lo nhất câu: “Không có gì để ghi thì viết sao đây?”.

Thật ra nhà tuyển dụng không chỉ nhìn vào “số năm kinh nghiệm”, mà còn nhìn vào thái độ, sự chủ động và khả năng học. Email gửi CV là nơi bạn cho họ thấy điều đó.

Một vài gợi ý:

- Nhấn mạnh vào quá trình học: chuyên ngành, môn học liên quan, đề tài tốt nghiệp.

- Nhắc tới hoạt động ngoại khóa: CLB, chương trình tình nguyện, cuộc thi đã tham gia.

- Nếu từng thực tập, làm part-time, hãy nói ngắn gọn mình đã làm gì, học được gì.

Ví dụ đoạn giới thiệu phù hợp với sinh viên mới:

“Em là Nguyễn Thảo, sinh viên năm 4 ngành Quản trị Nhân lực, đã hoàn thành kỳ thực tập 3 tháng tại phòng Hành chính - Nhân sự của một công ty dịch vụ. Trong thời gian đó, em phụ trách hỗ trợ sắp xếp hồ sơ nhân sự, đăng tin tuyển dụng và lọc CV theo hướng dẫn của anh/chị trong phòng. Em mong muốn được tiếp tục học hỏi và làm việc lâu dài trong lĩnh vực Nhân sự tại môi trường chuyên nghiệp hơn như công ty mình.”

Không cần “nói quá”, chỉ cần thành thật nhưng có chọn lọc. Lặp lại thêm một chút những từ như “học hỏi”, “muốn gắn bó”, nghe có vẻ đơn giản, nhưng thường tạo cảm giác dễ chịu hơn cho người đọc.

Mẫu email xin việc tham khảo

Dưới đây là hai mẫu email cơ bản, bạn có thể chỉnh lại cho phù hợp với ngành và vị trí.

1. Mẫu cho sinh viên / người ít kinh nghiệm

Tiêu đề: Ứng tuyển Thực tập sinh Nhân sự - Nguyễn Thảo - NhanSu.vn

Kính gửi Anh/Chị bộ phận Nhân sự Công ty ABC,

Em là Nguyễn Thảo, sinh viên năm 4 ngành Quản trị Nhân lực tại trường XYZ. Qua thông tin tuyển dụng trên website tuyển dụng NhanSu.vn, em được biết công ty đang tìm Thực tập sinh Nhân sự và em rất quan tâm đến vị trí này.

Trong kỳ thực tập vừa qua, em đã hỗ trợ các công việc như sắp xếp và lưu trữ hồ sơ nhân viên, đăng tin tuyển dụng trên các kênh online, lọc CV theo tiêu chí được giao. Em cũng quen thuộc với Excel và một số công cụ văn phòng cơ bản.

Em có đính kèm CV để Anh/Chị tham khảo. Rất mong có cơ hội trao đổi thêm với Anh/Chị trong buổi phỏng vấn.

Em cảm ơn Anh/Chị đã dành thời gian đọc email này.

Trân trọng,

Nguyễn Thảo

SĐT: 09xx xxx xxx

Email: nguyenthao…@gmail.com

2. Mẫu cho người đã đi làm 1-3 năm

Tiêu đề: Ứng tuyển Nhân viên Hành chính Nhân sự - Trần Minh

Kính gửi Anh/Chị Phụ trách tuyển dụng Công ty ABC,

Em là Trần Minh, hiện đang làm Nhân viên Hành chính tại Công ty DEF với gần 2 năm kinh nghiệm trong công tác văn phòng, quản lý hồ sơ và hỗ trợ một phần công việc Nhân sự. Em viết email này để ứng tuyển vị trí Nhân viên Hành chính Nhân sự tại công ty.

Công việc hiện tại giúp em quen với các đầu việc như quản lý hồ sơ nhân viên, soạn thảo biểu mẫu nội bộ, hỗ trợ đăng tin - sàng lọc hồ sơ ứng viên và phối hợp các bộ phận trong những chương trình nội bộ. Em mong muốn tìm môi trường có hệ thống Nhân sự bài bản hơn để học hỏi và phát triển lâu dài.

Em có đính kèm CV để Anh/Chị xem xét. Rất mong nhận được phản hồi từ Anh/Chị trong thời gian sắp tới.

Trân trọng,

Trần Minh

SĐT: 09xx xxx xxx

Email: tranminh…@gmail.com

Đọc qua vài mẫu, rồi thử viết lại theo giọng của riêng mình. Không cần giống 100%.

Một vài lưu ý khi gửi CV qua email (kể cả trên điện thoại)

Ngày nay rất nhiều người gửi CV trực tiếp trên điện thoại: thấy tin tuyển dụng trên nền tảng tìm việc NhanSu.vn, trên Facebook, Zalo… là bấm gửi ngay. Nhanh thì nhanh thật, nhưng dễ sai.

Một số điểm nên để ý:

- Tránh gửi email lúc quá khuya, nếu được hãy gửi trong giờ hành chính hoặc đầu buổi sáng.

- Trước khi bấm gửi, kiểm tra lại 3 thứ: tiêu đề - nội dung - file đính kèm. Thiếu cái nào cũng dở.

- Địa chỉ email nên nghiêm túc: tốt nhất là dạng tên thật, tránh những nickname trẻ con hoặc gây hiểu nhầm.

Gửi CV qua email bằng điện thoại cho gọn mà vẫn chỉnh chu

Khi gửi email qua điện thoại:

- Soạn nội dung sẵn trong ghi chú, sau đó copy qua email. Đỡ gõ lại nhiều lần, đỡ sai.

- Đảm bảo file CV đã được lưu trên máy hoặc trên cloud (Google Drive, OneDrive…) ở dạng PDF.

- Sau khi đính kèm file, chờ vài giây xem file đã upload xong chưa rồi hãy gửi.

Trên các trang như trang tuyển dụng NhanSu.vn, nhiều tin đăng cho phép nộp hồ sơ trực tiếp qua nút “Ứng tuyển” mà không cần mở email, nhưng vẫn có rất nhiều nhà tuyển dụng để lại địa chỉ email riêng. Biết cách gửi email cho đúng sẽ giúp bạn tận dụng được cả hai dạng cơ hội này.

Email chỉ là một bước, nhưng là bước rất quan trọng

“Cách viết email gửi CV” không phải là bí kíp cao siêu, nhưng lại là thứ phân biệt người chuẩn bị kỹ và người làm cho xong. Một email gọn gàng, rõ ý, tôn trọng người đọc cho thấy bạn nghiêm túc với cơ hội đó như thế nào.

Thử nhìn lại cách gửi CV của bản thân một chút xem: tiêu đề đã rõ chưa, nội dung có đang quá sơ sài không, file đã đặt tên cho dễ nhớ chưa? Nếu thấy còn vướng, hoàn toàn có thể dành một buổi tối chỉnh lại, xem thêm vài tin tuyển dụng thật trên các kênh như website tuyển dụng NhanSu.vn để cảm nhận cách nhà tuyển dụng giao tiếp, cách họ mô tả yêu cầu.

Cuối cùng, giữa rất nhiều hồ sơ, đôi khi sự khác biệt bắt đầu từ một email tưởng chừng nhỏ xíu. Câu trả lời vẫn nằm ở chỗ mỗi người chọn chuẩn bị đến mức nào trước khi bấm nút “Gửi”…