Bàn giao công việc khi nghỉ việc và mẫu biên bản chuẩn 2025

Khi nghỉ việc, ngoài việc thông báo với công ty và chốt các thủ tục liên quan, bước khiến nhiều người bối rối nhất chính là bàn giao công việc. Nếu chuẩn bị không đầy đủ, quá trình nghỉ việc dễ phát sinh tranh cãi về trách nhiệm hoặc khiến bộ phận mới phải xử lý lại từ đầu. Bài viết tổng hợp những điểm cốt lõi cần nắm để bàn giao rõ ràng và thuận lợi.

Bàn giao công việc khi nghỉ việc và mẫu biên bản chuẩn 2025 (Hình từ Internet)

Bàn giao công việc có bắt buộc theo luật không?

Theo quy định khoản 2 Điều 5 Bộ luật Lao động 2019 quy định về nghĩa vụ của người lao động như sau:

Quyền và nghĩa vụ của người lao động

....

2. Người lao động có các nghĩa vụ sau đây:

a) Thực hiện hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể và thỏa thuận hợp pháp khác;

b) Chấp hành kỷ luật lao động, nội quy lao động; tuân theo sự quản lý, điều hành, giám sát của người sử dụng lao động;

c) Thực hiện quy định của pháp luật về lao động, việc làm, giáo dục nghề nghiệp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và an toàn, vệ sinh lao động.

Ngoài ra căn cứ tại khoản 1 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 quy định về trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng lao động:

Trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng lao động

1. Trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản tiền có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên, trừ trường hợp sau đây có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày:

a) Người sử dụng lao động không phải là cá nhân chấm dứt hoạt động;

b) Người sử dụng lao động thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế;

c) Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập; bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp; chuyển nhượng quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp, hợp tác xã;

d) Do thiên tai, hỏa hoạn, địch họa hoặc dịch bệnh nguy hiểm.

Pháp luật lao động hiện hành không quy định nghĩa vụ bắt buộc phải bàn giao công việc khi nghỉ việc. Bộ luật Lao động 2019 chỉ yêu cầu người lao động tuân thủ hợp đồng, nội quy và hoàn tất các khoản liên quan trong thời hạn luật định. Vì vậy, việc bàn giao chỉ trở thành nghĩa vụ khi được ghi trong hợp đồng lao động, nội quy hoặc quy chế riêng của doanh nghiệp.

Dù vậy, hầu hết công ty vẫn yêu cầu bước này vì liên quan trực tiếp đến hồ sơ, tài sản, dữ liệu và tiến độ công việc chung. Với người nghỉ việc, bàn giao rõ ràng cũng giúp tránh bị quy trách nhiệm nếu xảy ra thất thoát hoặc sai lệch sau thời điểm rời vị trí.

Nội dung cần có trong buổi bàn giao công việc

Một buổi bàn giao đầy đủ thường xoay quanh ba phần chính.

Thứ nhất là công việc: những nhiệm vụ đã hoàn thành, phần đang xử lý dở và các đầu việc cần theo dõi tiếp. Việc ghi rõ tình trạng từng nhiệm vụ giúp người nhận không phải “lần mò” lại từ đầu.

Thứ hai là tài liệu và dữ liệu: vị trí lưu trữ, cách truy cập, các file liên quan và những số liệu đã được đối chiếu. Đây là phần quan trọng nhất vì chỉ cần thiếu một tài liệu, người kế nhiệm có thể mất nhiều thời gian để dựng lại thông tin.

Thứ ba là tài sản được cấp: thiết bị, thẻ, sim, công cụ làm việc và tình trạng thực tế tại thời điểm bàn giao. Việc ghi nhận rõ giúp tránh tranh cãi khi chốt tài sản với bộ phận hành chính.

Chuẩn bị trước ba nhóm nội dung trên giúp buổi bàn giao diễn ra nhanh, tránh phải bổ sung nhiều lần.

Mẫu biên bản bàn giao công việc chuẩn 2025

Có thể in ra và điền trực tiếp hoặc chỉnh sửa lại theo quy định nội bộ của từng đơn vị.

Trong nhiều doanh nghiệp, biên bản bàn giao công việc là căn cứ để ghi nhận rõ những gì người lao động đã thực hiện, những đầu việc còn lại và tình trạng tài sản được giao. Mẫu dưới đây được thiết kế với các phần thông tin hai bên, lý do bàn giao, danh sách công việc, tài liệu liên quan và tài sản cần bàn giao. Cấu trúc đơn giản, dễ điền, có thể áp dụng cho hầu hết vị trí và loại hình doanh nghiệp, đồng thời giúp hạn chế tranh chấp và làm rõ trách nhiệm của các bên tại thời điểm chấm dứt hợp đồng.

Dưới đây là đường dẫn tải mẫu để sử dụng trực tiếp: Tải mẫu biên bản bàn giao công việc (Word)

Khi công việc, tài liệu và tài sản được bàn giao đầy đủ, quá trình nghỉ việc diễn ra trật tự và không phát sinh trách nhiệm về sau. Có thể tham khảo thêm cách chấm dứt hợp đồng lao động đúng luật và những lưu ý khi nghỉ việc để tránh thiếu sót trong bước cuối cùng.