Kỹ năng chuyên môn và kỹ năng mềm khác nhau thế nào khi xin việc?

“Giao tiếp tốt”, “thành thạo Excel” hay “có kỹ năng làm việc nhóm” thường xuất hiện trong CV. Tuy nhiên, những cách ghi này chưa cho nhà tuyển dụng biết ứng viên đã sử dụng kỹ năng đó vào công việc nào.

Trước khi điền mục kỹ năng, ứng viên cần phân biệt kỹ năng chuyên môn và kỹ năng mềm. Từ đó, có thể chọn đúng nội dung theo vị trí ứng tuyển và đưa ra dẫn chứng phù hợp.

Kỹ năng chuyên môn và kỹ năng mềm khác nhau thế nào khi xin việc? (Hình từ Internet)

Kỹ năng chuyên môn và kỹ năng mềm khác nhau thế nào?

Kỹ năng chuyên môn là khả năng thực hiện những nghiệp vụ cụ thể của một công việc. Nhóm kỹ năng này thường hình thành qua quá trình học tập, đào tạo và thực hành. Chẳng hạn, kế toán cần biết hạch toán và đối chiếu công nợ. Nhân viên pháp chế cần có khả năng rà soát hợp đồng. Chuyên viên tuyển dụng phải biết sàng lọc CV và thực hiện phỏng vấn.

>> Kỹ năng chuyên môn là gì? Làm thế nào để cải thiện kỹ năng chuyên môn?

Kỹ năng mềm thể hiện cách một người giao tiếp, phối hợp và xử lý công việc. Một số kỹ năng thường gặp gồm: quản lý thời gian, đặt câu hỏi, thuyết phục và giải quyết tình huống.

>> Kỹ năng mềm là gì? Trong công việc, người lao động cần trang bị những kỹ năng mềm nào là cần thiết?

Điểm khác nhau giữa hai nhóm có thể phân biệt nhanh qua bảng sau:

Kỹ năng cũng cần được phân biệt với kiến thức và phẩm chất. Đây là ba nội dung dễ bị ghi lẫn trong CV.

Ví dụ, “nắm quy định về hợp đồng lao động” là kiến thức. “Có thể rà soát hợp đồng lao động” là kỹ năng chuyên môn. Trong khi đó, “cẩn thận” là phẩm chất cá nhân.

Cùng một vị trí thường cần cả kỹ năng chuyên môn và kỹ năng mềm:

Không có nhóm kỹ năng nào quan trọng hơn trong mọi công việc.

Kế toán và pháp chế thường yêu cầu nền tảng chuyên môn ngay từ đầu.

Tuyển dụng và chăm sóc khách hàng cần nhiều khả năng giao tiếp, đặt câu hỏi và xử lý tình huống.

Với Hành chính - Nhân sự, hai nhóm thường được sử dụng song song. Nhân viên vừa xử lý hồ sơ, chấm công, vừa làm việc với người lao động và các phòng ban.

Nên chọn kỹ năng nào để đưa vào CV?

Mỗi vị trí có yêu cầu riêng. Vì vậy, ứng viên không nên lấy một danh sách kỹ năng có sẵn rồi dùng cho tất cả CV.

Căn cứ dễ tìm nhất nằm ngay trong mô tả công việc. Khi đọc tin tuyển dụng, nên chú ý ba nhóm thông tin:

- Nghiệp vụ phải thực hiện.

- Công cụ hoặc phần mềm cần sử dụng.

- Bộ phận, khách hàng hoặc đối tượng cần phối hợp.

Ví dụ, tin tuyển dụng chăm sóc khách hàng yêu cầu tiếp nhận phản hồi qua điện thoại, cập nhật thông tin lên hệ thống và chuyển yêu cầu đến bộ phận liên quan. Ứng viên có thể chọn các kỹ năng như sử dụng CRM, xử lý phản hồi và phối hợp giữa các bộ phận.

Số lượng không quyết định chất lượng của mục kỹ năng. Một CV có năm kỹ năng sát với công việc thường rõ ràng hơn danh sách dài nhưng thiếu trọng tâm.

Trước khi đưa một kỹ năng vào CV, có thể tự kiểm tra bằng hai câu hỏi:

- Kỹ năng này có liên quan trực tiếp đến vị trí ứng tuyển không?

- Nếu nhà tuyển dụng hỏi lại, mình có nêu được công việc hoặc tình huống cụ thể không?

Nếu không trả lời được một trong hai câu hỏi, ứng viên nên cân nhắc chọn nội dung khác. Kỹ năng trong CV cần phù hợp với yêu cầu tuyển dụng và đúng với kinh nghiệm thực tế.

>> Chưa có nhiều kinh nghiệm công việc? Đây là cách CV vẫn ghi điểm với nhà tuyển dụng

Trình bày kỹ năng trong CV thế nào để có căn cứ?

Mục kỹ năng trong CV cần ngắn, nhưng không nên chỉ có tên kỹ năng. Cách viết rõ hơn là gắn kỹ năng với công việc đã thực hiện.

Có thể áp dụng cấu trúc:

Kỹ năng + việc đã thực hiện + phạm vi hoặc kết quả.

Phạm vi có thể là số lượng hồ sơ, nhân viên hoặc bộ phận phối hợp. Nếu chưa có số liệu, ứng viên có thể nêu công việc mình đã trực tiếp thực hiện.

Không nhất thiết đưa toàn bộ dẫn chứng vào riêng mục “Kỹ năng”. Nếu CV cần trình bày gọn, ứng viên có thể ghi tên kỹ năng tại đây và đặt dẫn chứng trong phần kinh nghiệm làm việc.

Chẳng hạn, mục kỹ năng ghi “Đối chiếu dữ liệu chấm công”. Phần kinh nghiệm có thể nêu: “Tổng hợp và đối chiếu bảng chấm công hằng tháng cho 80 nhân viên trước khi chuyển bộ phận kế toán”.

Người mới ra trường chưa có nhiều kinh nghiệm vẫn có thể tìm dẫn chứng từ:

- Công việc thực tập hoặc làm thêm.

- Bài tập, đồ án hoặc sản phẩm học tập.

- Hoạt động ngoài giờ có nhiệm vụ cụ thể.

Một sinh viên từng phụ trách danh sách thành viên câu lạc bộ có thể ghi: “Quản lý thông tin và theo dõi lịch tham gia của 40 thành viên bằng Google Sheets”. Cách trình bày này rõ hơn câu “có kỹ năng quản lý”.

Nhà tuyển dụng có thể hỏi lại bất kỳ kỹ năng nào xuất hiện trong CV. Với mỗi nội dung đã ghi, ứng viên nên chuẩn bị một tình huống mình trực tiếp tham gia. Khi trả lời, chỉ cần nói rõ công việc, cách xử lý và kết quả.

Không nên tự nhận “thành thạo” nếu mới sử dụng công cụ vài lần. Cách ghi đúng với kinh nghiệm thực tế sẽ dễ giải thích hơn khi phỏng vấn và tránh tạo kỳ vọng sai cho nhà tuyển dụng.