Làm thế nào để quản lý hàng tồn kho hiệu quả?

Quản lý hàng tồn kho có quan trọng không?

Quản lý hàng tồn kho đóng vai trò thiết yếu trong hoạt động kinh doanh của bất kỳ doanh nghiệp nào, bất kể quy mô hay ngành nghề kinh doanh. Việc quản lý này không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực, giảm chi phí mà còn nâng cao hiệu quả bán hàng và gia tăng lợi nhuận.

Một hệ thống quản lý hàng tồn kho hiệu quả là chiếc chìa khóa giúp doanh nghiệp duy trì sự ổn định trong hoạt động, dễ dàng thích nghi với biến động thị trường và đảm bảo đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng. Tuy nhiên, việc quản lý hàng tồn kho (inventory) không chỉ đơn giản là kiểm kê số lượng hàng hóa trong kho mà còn bao gồm việc điều phối chu trình cung ứng, dự báo nhu cầu và tối ưu hóa quy trình vận hành.

Theo đó: Tại Điều 22 Thông tư 133/2016/TT-BTC có quy định:

Hàng tồn kho (inventory) của doanh nghiệp nhỏ và vừa là những tài sản được mua vào để sản xuất hoặc để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường, bao gồm:

- Hàng mua đang đi trên đường;

- Nguyên liệu, vật liệu;

- Công cụ, dụng cụ;

- Sản phẩm dở dang;

- Thành phẩm;

- Hàng hóa;

- Hàng gửi bán.

Lưu ý: Các loại sản phẩm, hàng hóa, vật tư, tài sản nhận giữ hộ, nhận ký gửi, nhận ủy thác xuất nhập khẩu, nhận gia công... không thuộc quyền sở hữu và kiểm soát của doanh nghiệp thì không được phản ánh là hàng tồn kho.

Làm thế nào để quản lý hàng tồn kho hiệu quả? (Hình từ internet)

Tại sao quản lý hàng tồn kho lại cần thiết?

1. Giảm thiểu lãng phí và thất thoát: Một hệ thống quản lý hàng tồn kho tốt sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu thất thoát hàng hóa, tránh mua dư thừa hoặc thiếu hụt gây lãng phí. Việc này đặc biệt quan trọng với những sản phẩm có hạn sử dụng ngắn hoặc dễ hư hỏng như thực phẩm tươi sống, dược phẩm, mỹ phẩm.

2. Tối ưu hóa dòng tiền: Bằng cách giữ lượng tồn kho ở mức hợp lý, doanh nghiệp có thể giải phóng dòng tiền để đầu tư vào các hoạt động kinh doanh khác như marketing, nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới.

3. Nâng cao dịch vụ khách hàng: Đảm bảo rằng sản phẩm luôn có sẵn để cung cấp cho khách hàng giúp tăng độ hài lòng và giữ chân khách hàng lâu dài.

4. Tăng cường khả năng cạnh tranh: Doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho hiệu quả sẽ có lợi thế cạnh tranh vượt trội so với các đối thủ không thể tối ưu hóa quy trình này. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng đưa sản phẩm ra thị trường với giá thành cạnh tranh hơn.

Xem thêm:

Hàng tồn kho là gì? Phương pháp nào xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ? 

Làm thế nào để quản lý hàng tồn kho hiệu quả?

1. Sử dụng phần mềm quản lý tồn kho: Công nghệ là công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho tốt hơn. Phần mềm quản lý tồn kho cho phép theo dõi chính xác lượng hàng hóa hiện có từ mọi nơi. Chúng cũng có thể cung cấp những báo cáo chi tiết về xu hướng bán hàng, thông tin về hàng hóa gần hết hạn, từ đó giúp doanh nghiệp ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn.

2. Xây dựng quy trình quản lý rõ ràng: Các quy trình quản lý hàng tồn kho cần được xây dựng rõ ràng và nhất quán. Từ quy trình nhập hàng, lưu trữ, kiểm kê đến phân phối cần được liên kết chặt chẽ nhằm tránh tình trạng thất thoát hàng hóa hay nhầm lẫn trong quá trình vận hành.

3. Đào tạo nhân viên: Nhân sự là yếu tố quan trọng trong quản lý hàng tồn kho. Doanh nghiệp cần thường xuyên tổ chức các buổi đào tạo để nâng cao kỹ năng của nhân viên, giúp họ hiểu rõ tầm quan trọng của việc quản lý hàng tồn kho và cách áp dụng những quy trình hiện hành một cách hiệu quả.

4. Đánh giá và điều chỉnh định kỳ: Quản lý hàng tồn kho là một quy trình động, cần thường xuyên được đánh giá và điều chỉnh phù hợp với nhu cầu thực tế của thị trường và doanh nghiệp. Điều này giúp doanh nghiệp nhận biết kịp thời những vấn đề, điểm nghẽn trong quá trình quản lý và tìm ra giải pháp khắc phục hiệu quả.

5. Dự báo nhu cầu chính xác: Một hệ thống quản lý hàng tồn kho hiệu quả cần có khả năng dự báo chính xác nhu cầu của thị trường. Điều này có thể đạt được qua việc phân tích dữ liệu bán hàng và thị trường, cho phép doanh nghiệp điều chỉnh chính sách nhập hàng, sản xuất kịp thời và tránh được tình trạng tồn kho quá mức.

Những thách thức trong quản lý hàng tồn kho?

Dù quản lý hàng tồn kho mang lại nhiều lợi ích, nhưng doanh nghiệp cũng phải đối mặt với nhiều thách thức. Đầu tiên phải kể đến là sự biến động khó lường của thị trường và nhu cầu khách hàng, điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải có sự linh hoạt và thích ứng nhanh chóng. Bên cạnh đó, việc tích hợp các hệ thống công nghệ và dữ liệu vào quản lý hàng tồn kho có thể gặp khó khăn nếu thiếu kinh nghiệm hoặc nguồn lực.

Những sản phẩm có vòng đời ngắn hoặc dễ bị hư hỏng đòi hỏi quy trình kiểm kê và phân phối hiệu quả để tránh thất thoát, lãng phí. Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần chú ý đến việc xây dựng kế hoạch quản lý rủi ro để đối phó với những tình huống bất ngờ có thể xảy ra như thiên tai, dịch bệnh ảnh hưởng đến nguồn cung ứng.

Quản lý hàng tồn kho thực sự là một yếu tố quan trọng quyết định sự thành bại của một doanh nghiệp. Việc triển khai một hệ thống quản lý hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn tối ưu hóa hoạt động kinh doanh, nâng cao khả năng cạnh tranh và tạo ra giá trị bền vững.