Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhanh cho kế toán mới ra trường?

Cách tra cứu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhanh và chính xác nhất?

Căn cứ theo khoản 1, khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được bổ sung bởi điểm d khoản 2 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/06/2025 có quy định cụ thể như sau:

Giải thích từ ngữ

Trong Nghị định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

2. Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:

a) Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

b) Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

....

Như vậy, thông qua quy định trên thì hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ lập ra để ghi nhận thông tin về việc bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn có thể được thể hiện dưới hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn giấy do cơ quan thuế đặt in.

Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán và pháp luật về thuế. Hóa đơn điện tử có thể có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế. Trong đó:

- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ gửi hóa đơn cho người mua. Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử gồm hai phần:

+ Số giao dịch: một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra.

+ Chuỗi ký tự mã hóa: được cơ quan thuế tạo ra dựa trên thông tin của người bán được ghi trên hóa đơn.

- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ lập và gửi cho người mua mà không cần cơ quan thuế cấp mã.

Dưới đây là hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế một cách nhanh chóng và chính xác nhất:

Bước 1: Truy cập vào trang web Hệ thống hóa đơn điện tử tại địa chỉ: https://hoadondientu.gdt.gov.vn

Bước 2: Nhập đầy đủ các thông tin theo yêu cầu bao gồm: mã số thuế, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, tổng tiền thuế, tổng tiền thanh toán và mã xác thực (captcha), sau đó chọn mục "Tìm kiếm".

Bước 3: Kiểm tra kết quả hiển thị thông tin về hóa đơn.

- Nếu hóa đơn hợp lệ, hệ thống sẽ hiển thị trạng thái xử lý là "Đã cấp mã hóa đơn".

- Nếu hệ thống hiển thị thông báo "Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm", điều đó có nghĩa là hóa đơn không tồn tại hoặc có thể do thông tin nhập chưa chính xác. Trong trường hợp này, cần kiểm tra lại các thông tin đã nhập và thực hiện thao tác tìm kiếm lại.

Trên đây là cách tra cứu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhanh và chính xác nhất?

Cách tra cứu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhanh và chính xác nhất?

Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, chứng từ đặt in, tự in phải bảo quản, lưu trữ như thế nào?

Căn cứ theo khoản 3 Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định cụ thể về bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ như sau:

Bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ

1. Hóa đơn, chứng từ được bảo quản, lưu trữ đảm bảo:

a) Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;

b) Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.

2. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

3. Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, chứng từ đặt in, tự in phải bảo quản, lưu trữ đúng với yêu cầu sau:

a) Hóa đơn, chứng từ chưa lập được lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá.

b) Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các đơn vị kế toán được lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.

c) Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các tổ chức, hộ, cá nhân không phải là đơn vị kế toán được lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của tổ chức, hộ, cá nhân đó.

Như vậy, hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, chứng từ đặt in, tự in phải bảo quản, lưu trữ đúng với yêu cầu sau:

- Hóa đơn, chứng từ chưa lập được lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá.

- Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các đơn vị kế toán được lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.

- Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các tổ chức, hộ, cá nhân không phải là đơn vị kế toán được lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của tổ chức, hộ, cá nhân đó.