Cách điền tờ khai đăng ký, thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử chuẩn nhất?

Cách điền tờ khai đăng ký, thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử chuẩn nhất?

Mẫu tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử mới nhất hiện nay là Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT, được ban hành kèm theo Phụ lục IA của Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Tuy nhiên, từ ngày 1/6/2025,Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT đã được sửa đổi, bổ sung theo khoản 1 Điều 2 Nghị định 70/2025/NĐ-CP nhằm cập nhật và hoàn thiện thông tin phù hợp với thực tiễn triển khai hóa đơn điện tử.

Tải về Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách điền Mẫu số: 01ĐKTĐ/HĐĐT – Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo thực tiễn năm 2025:

PHẦN MỞ ĐẦU:

[1] Tên người nộp thuế: Ghi đầy đủ tên doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân như trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

Ví dụ: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI ABC

[2] Mã số thuế: Ghi chính xác mã số thuế được cấp.

Ví dụ: 0101234567

[3] Cơ quan thuế quản lý: Ghi rõ tên cơ quan thuế trực tiếp quản lý.

Ví dụ: Chi cục Thuế quận Cầu Giấy

[4] Người liên hệ: Họ và tên người đại diện hoặc phụ trách kê khai.

Ví dụ: Nguyễn Văn A

[5] Điện thoại liên hệ: Ghi số điện thoại dùng để liên lạc với cơ quan thuế.

Ví dụ: 0912345678

[5] Địa chỉ liên hệ: Địa chỉ của doanh nghiệp hoặc cá nhân nộp thuế.

Ví dụ: Số 1 Nguyễn Văn Cừ, phường Bồ Đề, quận Long Biên, Hà Nội

[6] Thư điện tử: Email thường dùng để nhận phản hồi và thông báo từ cơ quan thuế.

Ví dụ: [email protected]

PHẦN NỘI DUNG ĐĂNG KÝ/THAY ĐỔI:

[1] Hình thức hóa đơn:

- Chọn một trong hai phương án sau bằng cách đánh dấu:

>> Có mã của cơ quan thuế

>> Không có mã của cơ quan thuế

[2] Hình thức gửi dữ liệu hóa đơn điện tử:

(1) Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã và không phải trả phí:

- Doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ cá nhân kinh doanh tại địa bàn khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn

- Doanh nghiệp nhỏ và vừa khác theo đề nghị của UBND tỉnh, thành phố (trừ doanh nghiệp ở khu công nghiệp, khu kinh tế...)

(2)Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế:

- Chuyển dữ liệu trực tiếp đến cơ quan thuế

- Chuyển thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

(3) Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử:

Chọn một trong hai phương thức:

>> Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn

>> Chuyển theo bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử

(4) Loại hóa đơn sử dụng:

Chọn một hoặc nhiều loại hóa đơn phù hợp với hoạt động thực tế:

>> Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT)

>> Hóa đơn bán hàng

>> Hóa đơn bán tài sản công

>> Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia

>> Các loại hóa đơn khác

Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn

(5) Danh sách chứng thư số sử dụng:

Ghi thông tin chứng thư số (USB token hoặc chữ ký điện tử) theo bảng sau:

Nếu có nhiều chứng thư, ghi thêm vào các dòng tiếp theo. Ghi rõ hình thức là “Thêm mới”, “Gia hạn” hoặc “Ngừng sử dụng”.

(6) Đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn:

Chỉ ghi nếu có thực hiện ủy nhiệm lập hóa đơn cho tổ chức khác.

Cách điền tờ khai đăng ký, thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử chuẩn nhất?

Lập và lưu trữ chứng từ kế toán được quy định ra sao? 

Căn cứ Điều 18 Luật Kế toán 2015 quy định về việc lập và lưu trữ chứng từ kế toán như sau:

- Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính.

- Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải bảo đảm đầy đủ các nội dung quy định tại Điều 16 Luật Kế toán 2015.

- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo. Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.

- Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau.

- Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.

- Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy định tại Điều 17, khoản 1 và khoản 2 Điều 18 Luật Kế toán 2015. Chứng từ điện tử được in ra giấy và lưu trữ theo quy định tại Điều 41 Luật Kế toán 2015. Trường hợp không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.