04 Bước hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp theo Thông tư 06/2025/TT-BNV, nhân viên HR cần nắm?

04 Bước hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp theo Thông tư 06/2025/TT-BNV, nhân viên HR cần nắm?

Ngày 15/5/2025, Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Thông tư 06/2025/TT-BNV (có hiệu lực từ ngày 1/7/2025) quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ 2024.

Căn cứ tại khoản 2 Điều 15 Thông tư 06/2025/TT-BNV (có hiệu lực từ ngày 1/7/2025) quy định các bước hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp như sau: 

Điều 15. Tổ chức hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp

...

2. Các bước hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp

a) Đóng gói tài liệu và vận chuyển tài liệu đến nơi thực hiện hủy tài liệu;

b) Lập biên bản bàn giao tài liệu giữa người quản lý kho lưu trữ và người thực hiện hủy tài liệu;

c) Hủy tài liệu;

d) Lập biên bản về việc hủy tài liệu. Biên bản có đủ chữ ký, đóng dấu của cơ quan, đơn vị có tài liệu hủy và cơ quan, đơn vị hủy tài liệu.

...

Như vậy, 4 bước hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp bao gồm:

(1) Đóng gói tài liệu và vận chuyển tài liệu đến nơi thực hiện hủy tài liệu;

(2) Lập biên bản bàn giao tài liệu giữa người quản lý kho lưu trữ và người thực hiện hủy tài liệu;

(3) Hủy tài liệu;

(4) Lập biên bản về việc hủy tài liệu. Biên bản có đủ chữ ký, đóng dấu của cơ quan, đơn vị có tài liệu hủy và cơ quan, đơn vị hủy tài liệu.

Thời hạn hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp chậm nhất là 15 ngày kể từ ngày có quyết định của người có thẩm quyền về hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp.

Ngoài ra, việc lập và lưu hồ sơ về việc hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp cũng được hướng dẫn như sau:

- Việc hủy tài liệu lưu trữ phải được lập thành hồ sơ, bao gồm:

+ Danh mục tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp; Bản thuyết minh tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp;

+ Quyết định thành lập Hội đồng xét hủy tài liệu lưu trữ (đối với lưu trữ hiện hành);

+ Biên bản họp Hội đồng xét hủy tài liệu lưu trữ (đối với lưu trữ hiện hành);

+ Văn bản của cơ quan có thẩm quyền về việc thẩm định, cho ý kiến đối với tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp;

+ Quyết định của người có thẩm quyền về hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp;

+ Biên bản bàn giao tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp;

+ Biên bản về việc hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp; các tài liệu có liên quan khác.

- Hồ sơ về việc hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp phải được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ hủy trong thời hạn ít nhất 20 năm kể từ ngày hủy tài liệu lưu trữ.

Việc hủy tài liệu lưu trữ số thực hiện theo quy định tại khoản 1, điểm c, d khoản 2, khoản 3, khoản 4 Điều 12 Thông tư 06/2025/TT-BNV (có hiệu lực từ ngày 1/7/2025) và Thông tư 05/2025/TT-BNV (có hiệu lực từ ngày 1/7/2025) quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số.

04 Bước hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp theo Thông tư 06/2025/TT-BNV, nhân viên HR cần nắm? (Hình từ Internet) 

Thủ tục đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ bao gồm mấy bước?

Căn cứ tại khoản 1 Điều 21 Thông tư 06/2025/TT-BNV (có hiệu lực từ ngày 1/7/2025) quy định thủ tục đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ như sau:

Thủ tục và trình tự phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử

1. Thủ tục đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ

a) Độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ phải xuất trình một trong các giấy tờ sau: thẻ căn cước, thẻ Căn cước công dân, căn cước điện tử, hộ chiếu hoặc giấy tờ có dán ảnh do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp; trường hợp sử dụng tài liệu để phục vụ công tác phải có giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác.

b) Đăng ký sử dụng tài liệu: Trường hợp đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ trực tiếp tại phòng đọc, độc giả điền các thông tin vào Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ và cung cấp các văn bản liên quan về mục đích sử dụng, đối tượng ưu tiên. Mẫu Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ tại Phụ lục V. Trường hợp đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến, độc giả truy cập vào hệ thống theo tài khoản đã được cấp, tạo Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ và cung cấp các văn bản liên quan về mục đích sử dụng, đối tượng ưu tiên.

c) Sau khi độc giả hoàn thành thủ tục đăng ký, lưu trữ lịch sử xem xét, phê duyệt Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ của độc giả và cập nhật thông tin vào hệ thống hoặc Sổ đăng ký độc giả theo mẫu tại Phụ lục VI.

...

Như vậy, thủ tục đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ bao gồm 

(1) Xuất trình một trong các giấy tờ sau:

- Thẻ căn cước,

- Thẻ Căn cước công dân,

- Căn cước điện tử,

- Hộ chiếu hoặc giấy tờ có dán ảnh do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp;

Trường hợp sử dụng tài liệu để phục vụ công tác phải có giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác.

(2) Đăng ký sử dụng tài liệu:

- Đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ trực tiếp tại phòng đọc, độc giả điền các thông tin vào Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ và cung cấp các văn bản liên quan về mục đích sử dụng, đối tượng ưu tiên. Mẫu Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ tại Phụ lục V Mẫu phiếu đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ kèm theo Thông tư 06/2025/TT-BNV (có hiệu lực từ ngày 1/7/2025).

- Đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến, độc giả truy cập vào hệ thống theo tài khoản đã được cấp, tạo Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ và cung cấp các văn bản liên quan về mục đích sử dụng, đối tượng ưu tiên.

(3)  Sau hoàn thành thủ tục đăng ký, lưu trữ lịch sử xem xét, phê duyệt Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ của độc giả và cập nhật thông tin vào hệ thống hoặc Sổ đăng ký độc giả theo mẫu tại Phụ lục VI Mẫu sổ đăng ký độc giả kèm theo Thông tư 06/2025/TT-BNV (có hiệu lực từ ngày 1/7/2025).