Trợ lý nhân sự cần giỏi gì? Kỹ năng nào thực sự quan trọng?

So với việc chỉ học trên trường, câu hỏi “trợ lý nhân sự cần giỏi gì” nghe qua có vẻ đơn giản nhưng đụng vào thực tế mới thấy không hề nhẹ. Có bạn hỏi rộng hơn: trợ lý nhân sự cần những kỹ năng gì, có bắt buộc phải giỏi Excel, có phải làm thêm giờ nhiều không, trợ lý nhân sự có vất vả không… Toàn những băn khoăn rất đời thường.

Nếu bạn vẫn đang lăn tăn trợ lý nhân sự làm những công việc gì, có thể đọc trước bài “Trợ lý nhân sự là gì và bảng mô tả công việc chi tiết”

Bài dưới này tập trung vào câu hỏi: trợ lý nhân sự cần giỏi gì, kỹ năng nào thực sự quan trọng để đi đường dài với nghề?

Trợ lý nhân sự cần giỏi gì? Kỹ năng nào thực sự quan trọng? (Hình từ Internet)

Kỹ năng mềm của trợ lý nhân sự

Nhìn từ bên ngoài, nhiều người nghĩ trợ lý chỉ lo giấy tờ. Nhưng đi làm rồi mới hiểu, kỹ năng mềm của trợ lý nhân sự quyết định rất nhiều đến việc mỗi ngày có xử lý trôi chảy được deadline, email và những câu hỏi dồn dập từ nhân viên hay không.

1. Kỹ năng giao tiếp của trợ lý nhân sự

Đây gần như là nền tảng. Kỹ năng giao tiếp của trợ lý nhân sự không phải nói thật hay, mà là nói cho rõ:

- Truyền đạt lại quy định, chính sách sao cho nhân viên hiểu được mình cần làm gì.

- Hỏi lại cho chắc khi nhận yêu cầu từ sếp, không đoán mò.

- Gọi điện cho ứng viên, cho nhà cung cấp mà vẫn giữ được sự lịch sự.

2. Lắng nghe và xử lý tình huống “nhạy cảm”

Phòng nhân sự là nơi người ta mang bức xúc tới. Về lương, về thưởng, về đồng nghiệp. Trợ lý là người nghe đầu tiên, ghi nhận rồi chuyển tiếp cho cấp trên xử lý. Biết lắng nghe, giữ thái độ bình tĩnh, không phán xét là một dạng “khiên bảo vệ” cho chính mình.

3. Quản lý thời gian và chịu áp lực

Cuối tháng chốt công, làm bảng lương. Đầu năm, cuối năm là mùa đánh giá, thưởng, điều chỉnh chính sách. Mùa tuyển dụng thì lịch phỏng vấn, lịch test dày đặc. Nếu không quen sắp xếp, dễ rơi vào cảm giác ngày nào cũng bận, mà chẳng việc gì xong. Đó cũng là một phần câu trả lời cho chuyện trợ lý nhân sự có vất vả không: vất vả ở chỗ nhiều việc nhỏ, gấp, chồng lên nhau.

Kỹ năng cứng của trợ lý nhân sự

Có người hỏi vui: “Trợ lý nhân sự cần giỏi gì ngoài nói chuyện?”. Câu trả lời là: cần một bộ kỹ năng cứng của trợ lý nhân sự đủ dùng, vì công việc gắn khá chặt với dữ liệu, giấy tờ, con số.

1. Tin học văn phòng và biểu mẫu

Word để soạn hợp đồng, quyết định, thông báo. Excel để tổng hợp công, tính lương, làm danh sách nhân viên. PowerPoint để hỗ trợ thuyết trình trong các buổi đào tạo nội bộ… Đó là những thứ ngày nào cũng đụng đến.

Nhiều bạn chỉ ghi trong CV “biết dùng Word, Excel”, nhưng khi bắt tay vào việc mới thấy, kỹ năng trợ lý nhân sự ở đây không chỉ là “biết mở file”, mà phải:

- Sử dụng được mẫu có sẵn, biết chỉnh sửa cho đúng quy định công ty.

- Định dạng văn bản gọn, dễ đọc, tránh lỗi chính tả cơ bản.

- Quản lý file theo thư mục, tên file rõ ràng, dễ tìm.

2. Hiểu các loại hồ sơ, giấy tờ nhân sự

Không cần thuộc lòng điều luật, nhưng ít nhất phải phân biệt được:

- Hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng.

- Quyết định bổ nhiệm, điều chuyển, tăng lương, chấm dứt hợp đồng.

- Hồ sơ bảo hiểm, hồ sơ nghỉ việc.

Hiểu đây là giấy tờ gì, dùng khi nào, lưu ở đâu. Đây cũng là phần “khô” nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp đến kinh nghiệm làm trợ lý nhân sự: càng làm, càng thấy mình “giàu trải nghiệm” vì đụng đủ tình huống.

3. Nắm logic cơ bản về lương, thưởng, phép

Thu nhập của trợ lý nhân sự thường ở mức ổn định, không quá thấp, cũng không phải mức “rất cao” ngay từ đầu. Đời sống tốt lên dần theo thời gian, theo lộ trình nghề trợ lý nhân sự, theo việc bạn có hiểu về lương thưởng, chế độ hay không. Biết cách tính công, hiểu nguyên tắc nghỉ phép, phụ cấp, sẽ hạn chế sai sót và tranh chấp.

Trợ lý nhân sự cần giỏi Excel không?

Đây là câu hỏi xuất hiện rất nhiều: trợ lý nhân sự cần giỏi excel không? Nếu trả lời thẳng thì: cần, nhưng không phải ai cũng phải thành “chuyên gia”.

Trong thực tế, Excel xuất hiện ở mọi ngóc ngách:

- Bảng chấm công theo ngày, theo ca.

- Bảng lương với nhiều loại phụ cấp.

- Danh sách ứng viên, lọc theo vị trí, theo trạng thái.

- Các bảng báo cáo gửi cho ban lãnh đạo.

Khi hỏi lại trợ lý nhân sự cần giỏi gì, đa số anh chị có kinh nghiệm làm trợ lý nhân sự đều đặt Excel vào nhóm ưu tiên. Không phải vì thích con số, mà vì:

- Giúp kiểm tra dữ liệu nhanh hơn.

- Tránh nhầm lẫn lương, phụ cấp.

- Tự mình hiểu được “bức tranh toàn cảnh” về nhân sự.

Tối thiểu, người mới nên nắm: SUM, IF, VLOOKUP/XLOOKUP, COUNTIF, định dạng ngày tháng, lọc dữ liệu. Giỏi đến đâu là tùy chọn, nhưng nếu muốn tăng thu nhập, muốn sau này lên chuyên viên C&B, thì việc đầu tư thời gian cho Excel không bao giờ là thừa.

Thu nhập, đời sống của một trợ lý nhân sự cũng chịu ảnh hưởng bởi chuyện này. Không chỉ là mức lương mỗi tháng, mà còn là cảm giác làm chủ công việc, ít bị la mắng, ít phải sửa đi sửa lại. Một dạng “giàu trải nghiệm” rất thực tế.

Sinh viên ngành nhân sự cần chuẩn bị gì trước khi ứng tuyển vị trí này?

Với sinh viên ngành nhân sự, hoặc người trái ngành muốn chuyển qua HR, câu hỏi “Làm trợ lý nhân sự cần chuẩn bị gì” rất đáng để tự hỏi sớm. Bởi vì nền tảng chuẩn bị tốt, sau này đi xin việc làm trợ lý nhân sự sẽ tự tin hơn rất nhiều.

1. Nắm rõ mình có hợp với nghề hay không

Nghề nhân sự nói chung, trợ lý nhân sự nói riêng, đều phải tiếp xúc với việc gấp, thông tin nhạy cảm, cảm xúc của người khác đặt lên mình. Thu nhập có thể ổn định, có lộ trình tăng dần, nhưng giá phải trả là thời gian, là áp lực. Thử nhìn lại mong muốn của bản thân một chút xem, có chấp nhận giai đoạn đầu thu nhập chưa thật sự dư dả nhưng đổi lại là nhiều trải nghiệm, nhiều bài học thực tế hay không?

2. Hoàn thiện bộ kỹ năng trợ lý nhân sự cơ bản

Trước khi ra trường, có thể tự đặt cho mình vài mục tiêu:

- Đạt một mức tối thiểu về kỹ năng mềm của trợ lý nhân sự: giao tiếp, lắng nghe, ghi chú, quản lý thời gian.

- Rèn kỹ năng cứng của trợ lý nhân sự: Excel cơ bản, Word, quản lý file, hiểu cấu trúc hồ sơ nhân sự.

- Tập viết email, thông báo ngắn, tập xử lý một vài tình huống giả định.

3. Học từ thực tế: thực tập, làm part-time

Không có gì thay thế được “trường đời”. Thực tập vài tháng, hỗ trợ hành chính - nhân sự, dù khởi điểm là việc photocopy, sắp hồ sơ, hỗ trợ phỏng vấn, đều là trải nghiệm rất đáng giá.. Đây chính là những mảnh ghép tạo nên kinh nghiệm làm trợ lý nhân sự về sau.

Trong giai đoạn này, việc theo dõi các kênh tuyển dụng trợ lý nhân sự cũng rất quan trọng. Nền tảng tìm việc NhanSu.vn thường xuyên có tin đăng tuyển trợ lý nhân sự, hành chính nhân sự, kèm mô tả rõ ràng. Mỗi lần đọc một tin, có thể tự hỏi lại: “Trong các yêu cầu này, mình đã có gì, còn thiếu gì?”.

4. Chủ động săn cơ hội và xây lộ trình nghề trợ lý nhân sự

Đừng đợi tới lúc tốt nghiệp mới bắt đầu hỏi về lộ trình nghề trợ lý nhân sự. Có thể phác thảo sớm:

- 1-2 năm đầu: làm trợ lý nhân sự, học kỹ Excel, hiểu quy trình, nắm hồ sơ.

- 3-5 năm: phát triển lên chuyên viên tuyển dụng, chuyên viên C&B hoặc HR tổng hợp.

- Sau đó: nếu hợp, có thể đi tiếp lên trưởng nhóm, trưởng phòng.

Đặt câu hỏi: “Trợ lý nhân sự cần giỏi gì để đi được hết hành trình này?” rồi quay lại xem mình đã chuẩn bị tới đâu. Có thể thử ghi ra vài ưu - nhược điểm để tự cân nhắc.

Ở góc độ website tuyển dụng, NhanSu.vn không chỉ là nơi đăng tin và tìm việc làm trợ lý nhân sự, mà còn có các bài chia sẻ về kỹ năng, về trải nghiệm nghề nhân sự. Đó là nguồn tài liệu mà sinh viên hoàn toàn có thể khai thác trước khi bước vào thị trường lao động.

Tìm nhanh việc làm Trợ lý Nhân sự và các vị trí nhân sự khác trên NhanSu.vn (Hình từ Internet)

Kết lại một chút…

Cuối cùng, quay lại câu hỏi ban đầu: trợ lý nhân sự cần giỏi gì?

Có người sẽ nói là Excel, có người bảo là giao tiếp, có người lại nhấn mạnh chịu áp lực. Thật ra, tất cả đều đúng, chỉ khác nhau ở thứ tự ưu tiên. Quan trọng là mỗi người tự chọn cho mình điểm bắt đầu: có thể bắt đầu từ việc học một hàm Excel mới, sửa cách gửi email, hay mạnh dạn đi thực tập để hiểu rõ hơn mặt “thật” của nghề.

Cuối cùng thì, câu trả lời có lẽ vẫn nằm ở cách mỗi người muốn sống với công việc của mình: muốn chỉ dừng lại ở mức vừa đủ, hay muốn “giàu” hơn về kinh nghiệm, về ý nghĩa, rồi sau đó mới giàu hơn về thu nhập… bạn nghĩ sao?