Lễ tân văn phòng: Mô tả công việc, mức lương và cơ hội thăng tiến

Lễ tân văn phòng: Mô tả công việc, mức lương và cơ hội thăng tiến

[1] Lễ tân văn phòng là gì?

Lễ tân văn phòng được xem là người đầu tiên mà khách hàng, đối tác, ứng viên mới gặp khi bước vào doanh nghiệp. Công việc của Lễ tân văn phòng không chỉ là ngồi quầy tiếp khách, mà còn bao gồm quản lý thông tin, điều phối lịch làm việc, hỗ trợ hành chính và góp phần xây dựng hình ảnh thương hiệu.

[2] Mô tả công việc lễ tân văn phòng

Tùy vào từng quy mô và lĩnh vực của doanh nghiệp mà nhiệm vụ của lễ tân văn phòng có thể khác nhau, cụ thể như:

2.1 Tiếp đón và hướng dẫn khách

- Chào đón khách với thái độ thân thiện, tác phong chuyên nghiệp;

- Xác nhận mục đích đến và hướng dẫn khách đến đúng phòng họp hoặc gặp đúng người phụ trách;

- Đảm bảo khu vực tiếp khách luôn sạch sẽ, gọn gàng.

2.2 Quản lý và điều phối liên lạc

- Trả lời, chuyển cuộc gọi đến các bộ phận liên quan;

- Tiếp nhận và phản hồi email đơn giản;

- Lưu trữ, chuyển giao văn bản, thư từ đến đúng người.

2.3 Quản lý lịch hẹn và phòng họp

Đặt lịch và nhắc nhở các phòng ban về lịch họp.

Chuẩn bị nước, tài liệu và thiết bị cho cuộc họp.

2.4 Hỗ trợ hành chính - văn thư

- Photo, in ấn, scan tài liệu;

- Quản lý văn phòng phẩm, đặt mua khi cần;

- Theo dõi chấm công, hỗ trợ nhập liệu hành chính.

2.5 Hỗ trợ sự kiện nội bộ

[3] Mức lương của lễ tân văn phòng

Hiện nay, mức lương của lễ tân văn phòng tại Việt Nam khá đa dạng, phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau như kinh nghiệm làm việc, kỹ năng chuyên môn, khả năng ngoại ngữ, lĩnh vực hoạt động và vị trí địa lý của doanh nghiệp.

Đầu tiên đối với những ứng viên mới ra trường chưa có kinh nghiệm hoặc có kinh nghiệm từ 1 năm đổ lại thì mức thu nhập thường dao động từ 6 - 8 triệu đồng/tháng. Đây là giai đoạn chủ yếu để ứng viên có thể học học hỏi thêm, làm quen với quy trình công việc và trau dồi kỹ năng mềm, ngoại ngữ cho bản thân.

Tiếp đến, khi đã có từ 2 đến 3 năm kinh nghiệm, ứng viên có thể đảm nhận công việc độc lập, xử lý tốt các tình huống phát sinh và hỗ trợ hiệu quả cho các phòng ban khác nhau thì mức lương có thể tăng lên khoảng từ 8 đến 12 triệu đồng/tháng.

Cuối cùng, đối với các vị trí lễ tân cao cấp hoặc làm việc cho khách sạn, tập đoàn quốc tế, yêu cầu thường khắt khe hơn, đặc biệt về ngoại ngữ và kỹ năng giao tiếp. Mức thu nhập có thể đạt từ 12 đến 18 triệu đồng/tháng hoặc cao hơn.

Bên cạnh về lương cứng, nhiều doanh nghiệp còn có những khoản phúc lợi khác như hỗ trợ phụ cấp như ăn trưa, gửi xe, điện thoại; thưởng Lễ, Tết, tháng lương 13 và đầy đủ chế độ bảo hiểm theo quy định pháp luật.

[4] Cơ hội thăng tiến trong nghề Lễ tân văn phòng như thế nào?

- Trưởng bộ phận lễ tân/Hành chính – Nhân sự: Quản lý đội ngũ lễ tân, điều phối các công việc hành chính.

- Thư ký/Trợ lý giám đốc: Hỗ trợ công việc chiến lược, quản lý lịch trình và tài liệu cho ban lãnh đạo.

- Chuyên viên chăm sóc khách hàng: Mở rộng sang mảng CSKH, sales, dịch vụ.

- Tổ chức sự kiện/PR nội bộ: Phát triển sang mảng truyền thông và xây dựng văn hóa doanh nghiệp.

Để có thể thăng tiến nhanh hơn trong công việc Lễ tân văn phòng, có thể học thêm ngoại ngữ khác như tiếng Anh, tiếng Trung, rèn luyện thêm kỹ năng tin học văn phòng và quản lý thời gian.

Trong bối cảnh các doanh nghiệp Việt Nam đang ngày càng chú trọng trải nghiệm khách hàng thì văn hóa công ty và tính chuyên nghiệp đã khiến cho nhu cầu tuyển lễ tân văn phòng dự kiến tiếp tục tăng trong những năm tới.

Click vào đây để tìm Việc làm Hành chính nhân sự

Lễ tân văn phòng: Mô tả công việc, mức lương và cơ hội thăng tiến (Hình từ Internet)

Kỳ hạn trả lương cho Lễ tân văn phòng hưởng lương theo thời gian là khi nào?

Căn cứ theo Điều 97 Bộ luật Lao động 2019 quy định như sau:

Kỳ hạn trả lương

1. Người lao động hưởng lương theo giờ, ngày, tuần thì được trả lương sau giờ, ngày, tuần làm việc hoặc được trả gộp do hai bên thỏa thuận nhưng không quá 15 ngày phải được trả gộp một lần.

2. Người lao động hưởng lương theo tháng được trả một tháng một lần hoặc nửa tháng một lần. Thời điểm trả lương do hai bên thỏa thuận và phải được ấn định vào một thời điểm có tính chu kỳ.

3. Người lao động hưởng lương theo sản phẩm, theo khoán được trả lương theo thỏa thuận của hai bên; nếu công việc phải làm trong nhiều tháng thì hằng tháng được tạm ứng tiền lương theo khối lượng công việc đã làm trong tháng.

4. Trường hợp vì lý do bất khả kháng mà người sử dụng lao động đã tìm mọi biện pháp khắc phục nhưng không thể trả lương đúng hạn thì không được chậm quá 30 ngày; nếu trả lương chậm từ 15 ngày trở lên thì người sử dụng lao động phải đền bù cho người lao động một khoản tiền ít nhất bằng số tiền lãi của số tiền trả chậm tính theo lãi suất huy động tiền gửi có kỳ hạn 01 tháng do ngân hàng nơi người sử dụng lao động mở tài khoản trả lương cho người lao động công bố tại thời điểm trả lương.

Như vậy, Lễ tân văn phòng hưởng lương theo thời gian thì kỳ hạn trả lương như sau:

- Hưởng lương theo giờ, ngày, tuần: được trả lương sau giờ, ngày, tuần làm việc hoặc được trả gộp do hai bên thỏa thuận nhưng không quá 15 ngày phải được trả gộp một lần.

- Hưởng lương theo tháng: được trả một tháng một lần hoặc nửa tháng một lần. Thời điểm trả lương do hai bên thỏa thuận và phải được ấn định vào một thời điểm có tính chu kỳ.

Lưu ý: Trường hợp vì lý do bất khả kháng mà người sử dụng lao động đã tìm mọi biện pháp khắc phục nhưng không thể trả lương đúng hạn thì không được chậm quá 30 ngày, nếu trả lương chậm từ 15 ngày trở lên thì người sử dụng lao động phải đền bù cho người lao động một khoản tiền ít nhất bằng số tiền lãi của số tiền trả chậm tính theo lãi suất huy động tiền gửi có kỳ hạn 01 tháng do ngân hàng nơi người sử dụng lao động mở tài khoản trả lương cho người lao động công bố tại thời điểm trả lương.