Tuyển dụng Kiểm soát nội bộ: Doanh nghiệp cần ai, làm gì, và tiêu chí tuyển dụng

Kiểm soát nội bộ xuất hiện nhiều trong tin tuyển dụng, nhưng phần lớn JD lại viết “na ná” nhau: kiểm soát rủi ro, giám sát tuân thủ, giảm thất thoát… Điều quan trọng là hiểu doanh nghiệp đang tuyển để giải quyết vấn đề gì, vị trí đó thực sự làm gì hằng ngày, và tiêu chí nào quyết định đậu - rớt.

Tuyển dụng Kiểm soát nội bộ: Doanh nghiệp cần ai, làm gì, và tiêu chí tuyển dụng (Hình từ Internet)

Bằng cấp và chứng chỉ

Phần lớn doanh nghiệp ưu tiên tốt nghiệp Đại học các ngành Kế toán, Tài chính, Kiểm toán. Một số nơi chấp nhận Quản trị kinh doanh, Kinh tế, Luật, nhưng thường yêu cầu bù được nền tảng kế toán - tài chính để đọc hiểu chứng từ và số liệu.

Chứng chỉ không phải lúc nào cũng bắt buộc, nhưng là lợi thế rõ ở vị trí cao hơn. CIA/CPA/ACCA thường phù hợp khi ứng tuyển Senior/Manager. Các chứng chỉ nội bộ/đào tạo chuyên môn giúp tăng điểm, nhưng doanh nghiệp vẫn đánh giá cao nhất ở năng lực làm việc với quy trình - hồ sơ - dữ liệu.

Kinh nghiệm theo từng cấp bậc

- Fresher/0-1 năm: có thể được tuyển nếu nắm kiến thức kế toán cơ bản, làm việc cẩn thận, xử lý dữ liệu tốt (Excel). Thường cần sẵn sàng đi kiểm tra thực tế tại các bộ phận/chi nhánh khi có yêu cầu.

- 1-3 năm: lợi thế lớn nếu từng làm kế toán/kiểm toán/tài chính, quen chứng từ và hiểu các chu trình như mua hàng, bán hàng, kho, dòng tiền.

- 3-5 năm (Senior/Trưởng nhóm): doanh nghiệp tìm người từng tự chạy kiểm tra định kỳ, biết đánh giá rủi ro, đề xuất điểm kiểm soát và theo dõi việc khắc phục.

- 5-10 năm (Trưởng phòng/Head): cần kinh nghiệm quản lý và khả năng xây dựng kế hoạch kiểm soát theo rủi ro, làm việc trực tiếp với Ban điều hành/HĐQT, chốt trách nhiệm và thời hạn khắc phục.

Yêu cầu khác nhau theo ngành

- Ngân hàng - tài chính: nặng về tuân thủ, phân quyền, quy trình phê duyệt, hồ sơ; ưu tiên người hiểu quy định và kiểm soát rủi ro nghiệp vụ.

- Sản xuất: tập trung kiểm soát nguyên vật liệu, định mức, hao hụt, giá thành và chi phí sản xuất.

- Bán lẻ: trọng tâm dòng tiền mặt, hàng tồn kho, chênh lệch kiểm kê và các điểm rò rỉ ở cửa hàng/chi nhánh.

Chuyên viên Kiểm soát nội bộ làm gì hằng ngày và phải bàn giao những gì

Kiểm soát nội bộ không chỉ “soi lỗi”. Công việc xoay quanh một mục tiêu: tìm điểm rò rỉ trong quy trình và đưa ra cách sửa có thể làm được.

1. Rà soát quy trình và đối chiếu thực tế: Công việc thường bắt đầu từ một quy trình cụ thể: mua hàng - thanh toán, bán hàng - thu tiền, xuất nhập kho, tính lương… Việc làm là đối chiếu giữa quy định nội bộ và thực tế thực hiện. Ví dụ quy định hóa đơn trên một mức nhất định phải có chữ ký người có thẩm quyền, nhưng thực tế thiếu phê duyệt hoặc phê duyệt sai cấp.

2. Kiểm tra chứng từ, hồ sơ để phát hiện bất thường: Làm việc nhiều với hóa đơn, hợp đồng, phiếu xuất nhập kho, bảng chấm công, dữ liệu hệ thống. Mục tiêu là tìm sai lệch, thiếu bằng chứng, hoặc dấu hiệu bất thường. Ví dụ chênh lệch tồn kho lớn giữa hệ thống và kiểm kê thực tế có thể xuất phát từ quy trình xuất kho lỏng, chứng từ không đầy đủ.

3. Đánh giá rủi ro và đề xuất cách sửa: Sau khi ghi nhận sai lệch, bước quan trọng là xác định rủi ro (thất thoát, sai doanh thu, sai chi phí, vi phạm quy định…) và đề xuất biện pháp khắc phục “có người làm - có thời hạn - có bằng chứng”. Nếu quy trình xuất kho dễ thất thoát, đề xuất thường rơi vào: bổ sung bước đối chiếu, siết phân quyền, yêu cầu chứng từ bắt buộc, hoặc tăng kiểm soát trên hệ thống.

4. Lập báo cáo và theo dõi khắc phục: Định kỳ tuần/tháng/quý, chuyên viên tổng hợp phát hiện, kiến nghị, và theo dõi tiến độ khắc phục. Đây là phần tạo giá trị thật: không chỉ báo lỗi, mà đảm bảo lỗi được sửa.

Tùy doanh nghiệp, có thể phát sinh kiểm tra đột xuất khi có dấu hiệu rủi ro, nhưng vẫn cần làm đúng nguyên tắc: dựa trên hồ sơ, bằng chứng và báo cáo trung thực.

Những điểm phải xem trong JD Kiểm soát nội bộ trước khi ứng tuyển

Nhiều hồ sơ bị loại không phải vì thiếu bằng cấp, mà vì JD đang đòi khả năng làm việc với quy trình - hồ sơ - dữ liệu và sự phù hợp với tính chất nghề.

1) Phạm vi công việc: kiểm soát quy trình nào?

JD tốt sẽ ghi rõ trọng tâm như bán hàng - thu tiền, mua hàng - thanh toán, tồn kho, tiền mặt, chi phí. Nếu chỉ ghi “kiểm soát toàn bộ hoạt động” mà không nói chu trình ưu tiên, rất dễ rơi vào công việc dàn trải.

2) Đầu ra phải bàn giao: làm xong nộp cái gì?

Nên ưu tiên JD nêu rõ đầu ra như báo cáo phát hiện, kiến nghị xử lý, theo dõi khắc phục theo thời hạn. Nếu JD chỉ nói “giám sát/kiểm tra” nhưng không nói phải bàn giao gì, công việc thường mơ hồ và khó đo hiệu quả.

3) Tuyến báo cáo và quyền hạn: báo cáo cho ai, chốt trách nhiệm thế nào?

JD cần nói rõ báo cáo cho CFO/COO/CEO/Risk/Compliance và cơ chế sau phát hiện: ai là người chốt việc khắc phục, thời hạn ra sao. Không có phần này thì KSNB dễ thành “người nhắc lỗi” thay vì làm ra kết quả.

4) Năng lực doanh nghiệp sẽ soi: quy trình - dữ liệu - giao tiếp

Chuyên môn: đọc hiểu chứng từ/số liệu cơ bản, đối chiếu và phát hiện bất thường bằng Excel.

Tư duy làm việc: nhìn quy trình là biết hỏi đúng chỗ: rò rỉ ở đâu, bằng chứng đâu, ai chịu trách nhiệm.

Tính cách nghề: cẩn thận, khách quan, chịu được phản ứng khi chỉ ra sai sót, không dễ “xuôi” theo áp lực.

Khi thấy JD rõ 3 điểm: phạm vi chu trình - đầu ra bàn giao - tuyến báo cáo/quyền hạn, khả năng cao đây là vị trí Kiểm soát nội bộ làm được việc và có lộ trình phát triển. Trước khi nộp hồ sơ, tự đối chiếu nhanh: nền tảng số liệu đủ chưa, có sẵn sàng làm việc với hồ sơ và quy trình mỗi ngày không, và có giữ được nguyên tắc nghề nghiệp khi gặp áp lực không.

Kiểm soát nội bộ không phải nghề “dễ vào” chỉ vì thấy tin tuyển dụng xuất hiện nhiều. Doanh nghiệp cần người làm được ba việc: đối chiếu quy định với thực tế, tìm điểm rò rỉ gây sai sót/thất thoát, và đề xuất cách sửa làm được ngay. Trước khi nộp hồ sơ, đọc JD để chốt ba điểm: vị trí đang tập trung vào chu trình nào, đầu ra phải bàn giao là gì (báo cáo phát hiện, kiến nghị xử lý, theo dõi khắc phục), và báo cáo cho ai/ai chốt việc khắc phục. JD càng mơ hồ hoặc yêu cầu “làm đủ thứ” thì rủi ro càng cao: công việc dàn trải, khó đo hiệu quả, dễ kiêm nhiệm nhiều vai. Chọn đúng JD ngay từ đầu sẽ tiết kiệm thời gian và giúp đi đúng hướng phát triển trong nghề.