Kế toán logistics làm gì? Cách hạch toán nhóm nghiệp vụ kế toán vận chuyển?

Kế toán logistics làm gì?

Kế toán Logistics là người phụ trách ghi nhận, hạch toán và quản lý các giao dịch tài chính phát sinh trong toàn bộ chuỗi cung ứng logistics - từ vận chuyển, lưu kho đến giao hàng. Vị trí này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chi phí logistics được kiểm soát hiệu quả và phản ánh chính xác trong báo cáo tài chính doanh nghiệp.

Trong bối cảnh logistics ngày càng trở thành mắt xích chiến lược giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh, kế toán logistics không chỉ thực hiện nghiệp vụ kế toán đơn thuần mà còn tham gia tư vấn, đề xuất giải pháp giúp tối ưu chi phí và vận hành.

Kế toán logistics đảm nhận nhiều đầu việc liên quan đến hạch toán và kiểm soát tài chính trong toàn bộ hoạt động logistics của doanh nghiệp. Cụ thể, công việc bao gồm:

- Ghi nhận giao dịch tài chính: Theo dõi và hạch toán chi phí vận chuyển, đóng gói, lưu kho, giao nhận và các khoản thu từ dịch vụ logistics.

- Quản lý chi phí và doanh thu logistics: Phân tích chi phí phát sinh trong từng công đoạn logistics và tính toán doanh thu từ các dịch vụ cung cấp cho khách hàng.

- Lập báo cáo tài chính định kỳ: Soạn thảo các báo cáo kế toán như báo cáo lãi – lỗ, bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, phục vụ cho việc đánh giá hiệu quả hoạt động logistics.

- Quản lý công nợ phải thu, phải trả: Theo dõi tình hình công nợ với khách hàng và nhà cung cấp dịch vụ logistics, thực hiện đối chiếu và thu hồi công nợ đúng hạn.

- Kê khai và nộp thuế: Thực hiện kê khai thuế GTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp và các nghĩa vụ thuế khác liên quan đến hoạt động logistics theo quy định pháp luật.

- Theo dõi và kiểm kê tồn kho: Ghi nhận biến động hàng hóa trong kho, phối hợp với bộ phận vận hành để kiểm kê và đối chiếu số liệu tồn kho thực tế.

- Quản lý tài sản cố định: Hạch toán và trích khấu hao các tài sản phục vụ hoạt động logistics như xe tải, container, thiết bị kho bãi.

- Phân tích tài chính và lập dự toán: Hỗ trợ phòng tài chính lập ngân sách hoạt động logistics, phân tích chi phí – lợi nhuận và đề xuất cải tiến quy trình nhằm tăng hiệu quả sử dụng nguồn lực.

- Thực hiện kiểm toán nội bộ: Tham gia kiểm tra, đánh giá tính chính xác và tuân thủ của các giao dịch logistics, kịp thời phát hiện sai sót hoặc rủi ro tiềm ẩn.

Để làm tốt công việc kế toán logistics, người làm cần:

- Hiểu rõ các mô hình dịch vụ logistics (dịch vụ vận tải, lưu kho, giao nhận hàng hóa…).

- Nắm vững nguyên tắc kế toán tài chính và các quy định pháp luật về thuế, hóa đơn, chứng từ trong lĩnh vực logistics.

- Thành thạo kỹ năng phân tích số liệu, sử dụng phần mềm kế toán, và phối hợp hiệu quả với các bộ phận vận hành.

- Có tư duy logic, cẩn trọng và khả năng làm việc trong môi trường biến động nhanh, nhiều tình huống phát sinh.

Kế toán logistics làm gì? Cách hạch toán nhóm nghiệp vụ kế toán vận chuyển chuẩn thông tư mới?

Cách hạch toán nhóm nghiệp vụ kế toán vận chuyển?

Trong doanh nghiệp logistics, kế toán cần ghi nhận đầy đủ và chính xác các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến cung cấp dịch vụ giao nhận, vận tải, lưu kho, đặc biệt là khi dịch vụ đã hoàn tất và phát sinh nghĩa vụ thanh toán với khách hàng.

(1) Ghi nhận doanh thu dịch vụ logistics

Khi doanh nghiệp hoàn thành dịch vụ giao nhận, vận chuyển theo hợp đồng đã ký với khách hàng (căn cứ theo các chứng từ như: hợp đồng, biên bản nghiệm thu bàn giao hàng hóa, vận đơn (B/L), Arrival Notice, Delivery Order (DO)...), kế toán thực hiện ghi nhận doanh thu như sau:

- Nợ TK 131 (Điều 18 Thông tư 200/2014/TT-BTC được bổ sung bởi Khoản 1, khoản 2 Điều 5 Thông tư 177/2015/TT-BTC, được sửa đổi bởi Khoản 4 Điều 1 Thông tư 53/2016/TT-BTC ) - Phải thu của khách hàng (chi tiết theo từng khách hàng hoặc từng hợp đồng dịch vụ)

- Có TK 5113 (Điều 79 Thông tư 200/2014/TT-BTC được sửa đổi bởi Điều 27 Thông tư 177/2015/TT-BTC) - Doanh thu cung cấp dịch vụ (chi tiết theo dịch vụ logistics đã thực hiện)

- Có TK 33311 (Điều 52 Thông tư 200/2014/TT-BTC được bổ sung bởi Khoản 1, khoản 2 Điều 16, Điều 17 Thông tư 177/2015/TT-BTC) - Thuế GTGT đầu ra phải nộp

(2) Ghi nhận khi thu tiền từ khách hàng

Khi nhận được thanh toán từ khách hàng (thường qua chuyển khoản ngân hàng), kế toán phản ánh nghiệp vụ thu tiền như sau:

- Nợ TK 112 ( Điều 12 Thông tư 200/2014/TT-BTC được sửa đổi bởi Khoản 4 Điều 1 Thông tư 53/2016/TT-BTC) - Tiền gửi ngân hàng

- Có TK 131 (Điều 18 Thông tư 200/2014/TT-BTC được bổ sung bởi Khoản 1, khoản 3 Điều 5 Thông tư 177/2015/TT-BTC, được sửa đổi bởi Khoản 4 Điều 1 Thông tư 53/2016/TT-BTC  - Phải thu của khách hàng

(3) Ghi nhận giá vốn dịch vụ logistics

Chi phí để hình thành giá vốn dịch vụ logistics được tập hợp tương tự như nghiệp vụ kế toán kho bãi. Trong đó:

- Với chi phí trực tiếp phát sinh riêng biệt cho từng hợp đồng (ví dụ: lệ phí hải quan, chi phí làm thủ tục pháp lý, chi phí lưu kho riêng, chi phí vận chuyển theo lô hàng…), kế toán nên ghi nhận trực tiếp vào giá vốn của dịch vụ đó.

- Với chi phí pháp lý mang tính chất chung (ví dụ: chi phí cấp phép kinh doanh, chi phí duy trì giấy phép hoạt động logistics…), kế toán phân loại là chi phí quản lý doanh nghiệp và ghi nhận vào TK 642 (Điều 92 Thông tư 200/2014/TT-BTC được sửa đổi bởi Điều 31 Thông tư 177/2015/TT-BTC)

(4) Các yếu tố cấu thành giá vốn dịch vụ vận tải

Giá vốn của dịch vụ vận chuyển bao gồm nhiều khoản chi phí khác nhau như:

- Chi phí nhân công: tiền lương, tiền công, phụ cấp cho lái xe, phụ xe

- Chi phí vận hành phương tiện: nhiên liệu (xăng dầu), bảo dưỡng, sửa chữa định kỳ

- Chi phí khấu hao: đối với xe vận tải, container, thiết bị vận chuyển thuộc sở hữu của doanh nghiệp

- Chi phí thuê ngoài: thuê phương tiện vận chuyển từ bên thứ ba

- Chi phí phát sinh khác: phí cầu đường, chi phí phát sinh theo lô hàng, chi phí xử lý sự cố, bồi thường hàng hóa (nếu có)

Tất cả các chi phí này cần được tập hợp đầy đủ để xác định đúng giá vốn bán hàng (TK 632 Điều 89 Thông tư 200/2014/TT-BTC) khi ghi nhận doanh thu dịch vụ logistics.