Công việc của Trưởng phòng Nhân sự là gì? Học ngành gì để ứng tuyển?

Trưởng phòng Nhân sự là ai và vì sao vị trí này quan trọng

Trong mỗi công ty, luôn có một người đứng giữa sếp và đội ngũ, vừa hiểu mục tiêu kinh doanh, vừa hiểu tâm lý người đi làm. Đó thường là Trưởng phòng Nhân sự. Gọi là “trưởng phòng” nhưng công việc không dừng ở kiểm soát giấy tờ hay chấm công, mà là giữ cho guồng máy con người chạy êm, đúng quy định và đúng tinh thần văn hóa của công ty. Nói ngắn gọn, vị trí này đảm bảo công ty có đủ người phù hợp, chính sách rõ ràng, môi trường công bằng và mọi thứ đi đúng luật.

Tầm quan trọng thể hiện ở chỗ mỗi quyết định về con người đều chạm vào rất nhiều điều: chi phí lương, năng suất, tinh thần làm việc, hình ảnh công ty trên thị trường lao động. Khi công ty mở rộng, người đầu tiên phải dự đoán sẽ cần bao nhiêu người, cần kỹ năng gì, tuyển trong bao lâu, tốn khoảng bao nhiêu chi phí, chính là Trưởng phòng Nhân sự. Khi nội bộ có hiểu lầm hay xích mích, ai sẽ đứng ra nghe cả hai phía và tìm cách gỡ, cũng là vị trí này. Và khi luật có điểm mới ảnh hưởng đến hợp đồng hay giờ làm, ai sẽ dịch ngắn gọn cho mọi người dễ hiểu, cũng là họ.

Nếu nhìn bề ngoài, đây là công việc liên tục “đi đi lại lại”: họp với sếp, làm việc với trưởng bộ phận, tiếp chuyện nhân viên, rà soát hồ sơ. Nhưng bên trong là một năng lực có tính “hệ thống”: nhìn được bức tranh chung, hiểu nguyên nhân gốc của vấn đề, chọn giải pháp phù hợp với thực tế chứ không áp mẫu cứng nhắc. Đó là lý do Trưởng phòng Nhân sự thường được tin cậy ở bàn thảo chuyện chiến lược, bởi họ nắm rõ điều kiện thật của tổ chức và biết biến mục tiêu kinh doanh thành các bước về nhân sự.

Công việc của Trưởng phòng Nhân sự là gì? Học ngành gì để ứng tuyển? (Hình từ Internet)

Một ngày làm việc điển hình của Trưởng phòng nhân sự

Ngày làm việc hiếm khi giống hệt nhau, nhưng vẫn có nhịp quen thuộc. Buổi sáng, việc đầu tiên là cập nhật tình hình: những hồ sơ mới nộp cho các vị trí đang tuyển, ca nghỉ đột xuất, những vướng mắc từ ngày hôm trước. Việc cập nhật tuy ngắn nhưng giúp sắp xếp cả ngày: ưu tiên giải quyết gì trước, việc nào có thể chờ, việc nào cần báo sếp ngay.

Sau đó là những cuộc trao đổi ngắn với từng bộ phận. Ví dụ, phòng Kinh doanh dự kiến tăng chỉ tiêu quý tới, họ muốn mở thêm ba vị trí. Trưởng phòng Nhân sự sẽ hỏi rõ yêu cầu công việc, thời điểm cần người, ai sẽ phỏng vấn, làm sao để người mới hòa nhập nhanh. Vẫn chủ đề tuyển dụng, nhưng điều khác biệt nằm ở cách đặt câu hỏi: hỏi đúng là tiết kiệm nửa thời gian về sau, vì vừa có tiêu chí rõ ràng cho bộ phận tuyển, vừa tránh cảnh “tuyển vội rồi lại thay người”.

Giữa ngày có thể là một việc “tốn não” hơn: xem lại dữ liệu lương, phụ cấp, phúc lợi. Khi công ty phát triển nhanh, rất dễ xuất hiện tình trạng người vào sau lương lại cao hơn người vào trước dù năng lực tương đương. Nếu để lâu, sự so bì âm ỉ sẽ bào mòn tinh thần đội ngũ. Trưởng phòng Nhân sự sẽ rà các nhóm chức danh, mức đóng góp, mặt bằng thị trường, rồi đề xuất cách điều chỉnh hợp lý với ngân sách. Đây là công việc ít ai thấy, nhưng ảnh hưởng trực tiếp đến niềm tin của nhân viên.

Buổi chiều thường dành cho phần việc mang tính “xây hệ thống”. Chẳng hạn, đến kỳ đánh giá quý, vị trí này sẽ soạn hướng dẫn ngắn gọn, nhắc mốc thời gian, giúp các trưởng bộ phận biết cách phản hồi công bằng và cụ thể. Hoặc công ty muốn chuẩn hóa chương trình hội nhập cho nhân viên mới, Trưởng phòng Nhân sự sẽ làm khung nội dung, phân công người phụ trách ở từng phòng, sắp tài liệu và lịch gặp. Đôi khi đó là dự án triển khai phần mềm quản lý nhân sự: liên hệ nhà cung cấp, chuẩn bị dữ liệu đầu vào, kiểm thử, hướng dẫn sử dụng. Công việc tỉ mỉ nhưng giúp tiết kiệm thời gian về lâu dài.

Trong ngày luôn có chỗ cho những tình huống “khó nói”: mâu thuẫn giữa hai nhóm, một bạn muốn điều chỉnh chế độ làm việc vì lý do gia đình, hay câu chuyện kỷ luật khi ai đó làm sai quy định. Trưởng phòng Nhân sự phải vừa lắng nghe, vừa đảm bảo nguyên tắc, vừa giữ được sự tôn trọng. Mục tiêu là giải quyết dứt điểm, tránh kéo dài ảnh hưởng đến tinh thần chung.

Kết thúc ngày là phần tổng hợp ngắn gửi Ban giám đốc: tiến độ tuyển, biến động nhân sự, rủi ro cần lưu ý và kế hoạch xử lý. Không cần báo cáo dài dòng, chỉ cần rõ ràng điều đang diễn ra, nguyên nhân chính và bước tiếp theo. Khi duy trì được nhịp tổng hợp đều đặn, công ty ra quyết định nhanh hơn vì có dữ liệu thực tế để bám vào.

Một ví dụ để thấy công việc thực tế ra sao: công ty chuẩn bị mở chi nhánh mới trong hai tháng. Trưởng phòng Nhân sự sẽ chia bài toán thành các phần: số người cần theo từng chức danh, nguồn tuyển ở đâu, lộ trình tuyển theo tuần, đãi ngộ thế nào để thu hút trong khu vực đó, ai sẽ sang hỗ trợ đào tạo tại chỗ, hồ sơ giấy tờ cần hoàn thành trước ngày khai trương. Hằng tuần họp nhanh cập nhật tiến độ, vướng ở đâu tháo ở đó. Đến ngày mở chi nhánh, mọi người biết rõ ai làm gì, ca nào, báo cáo cho ai. Đây là lúc vai trò của Trưởng phòng Nhân sự hiện lên rõ nhất: ít nói về “lý thuyết”, cần nhiều hành động cụ thể.

Học ngành gì để theo đuổi? Người trái ngành có làm được không?

Có ba nhóm nền tảng học thường thấy ở vị trí này:

- Nhóm đầu là Quản trị nhân lực và Quản trị kinh doanh. Hai ngành này cho bạn cái nhìn tổng quan về tổ chức, cách vận hành cơ bản, nguyên tắc đặt mục tiêu và quản lý con người.

- Nhóm thứ hai là Luật, đặc biệt hữu ích khi xử lý hợp đồng, kỷ luật lao động, thời giờ làm việc và những quy định liên quan.

- Nhóm thứ ba là Tâm lý học tổ chức hoặc một số môn liên quan đến hành vi con người trong môi trường làm việc. Không bắt buộc, nhưng nếu từng học hoặc đọc có hệ thống, sẽ dễ nói chuyện với nhiều kiểu người hơn.

Nếu đang trái ngành, cánh cửa vẫn mở, miễn là bạn sẵn sàng đi từ các vị trí nền tảng. Con đường hợp lý là bắt đầu từ Tuyển dụng hoặc Nhân sự tổng hợp. Hai mảng này cho bạn va chạm thật: đọc JD, lọc hồ sơ, gọi điện hẹn phỏng vấn, hỗ trợ người mới làm thủ tục, theo dõi hợp đồng và bảo hiểm. Khi đã quen nhịp công việc và hiểu hoạt động của công ty, bạn có thể nhích lên HRBP hoặc phụ trách một trụ cụ thể như Chính sách - đãi ngộ hay Đào tạo - phát triển. Sau khi đã đủ trải nghiệm ở nhiều mảng, cơ hội lên Trưởng phòng sẽ đến.

Học ngành gì để làm Trưởng phòng nhân sự (Hình từ Internet)

Vậy ngoài ngành học, cần rèn luyện thêm kỹ năng gì?

Thứ nhất là thói quen làm việc với dữ liệu. Không cần phần mềm cầu kỳ, chỉ cần một file bảng tính gọn gàng, bạn có thể theo dõi thời gian tuyển, tỷ lệ nghỉ việc, mức độ tham gia các buổi đào tạo, chi phí cho từng chương trình. Những con số cơ bản giúp bạn nói chuyện với sếp dễ hơn, vì đề xuất nào cũng có cơ sở.

Thứ hai là cách giao tiếp. Người làm nhân sự không cần nói hoa mỹ, chỉ cần nói đúng và rõ: vấn đề là gì, mục tiêu là gì, phương án nào khả thi, hệ quả ra sao.

Thứ ba là hiểu luật ở mức làm việc. Không cần thuộc lòng từng điều khoản, nhưng phải biết tránh sai cơ bản khi soạn hợp đồng, giờ làm - giờ nghỉ, nghỉ việc, chế độ bảo hiểm. Khi gặp tình huống lạ, biết cách tra cứu và hỏi đúng người.

Về công cụ, nắm vững Excel luôn có ích. Biết sắp xếp dữ liệu, dùng vài hàm cơ bản, lọc - tổng hợp nhanh. Bên cạnh đó, nên làm quen với một hệ thống ATS/HRIS phổ biến để hiểu quy trình chuẩn: đăng tin tuyển, nhận hồ sơ, ghi chú phỏng vấn, phát hành thư mời làm việc, quản lý hồ sơ nhân sự. Khi chuyển công ty, kiến thức này giúp bạn bắt nhịp nhanh hơn.

Câu hỏi nhiều người quan tâm là bao lâu thì lên Trưởng phòng. Không có con số chung, nhưng đa số sẽ đi theo nhịp: một giai đoạn làm nền tảng thật chắc, một giai đoạn làm “xương sống” cho một trụ (tuyển dụng hoặc chính sách), rồi một giai đoạn “điều phối” nhiều mảng và dẫn dắt đội nhóm. Điều quan trọng không phải số năm, mà là dấu ấn dự án bạn đã để lại: chuẩn hóa thang bậc lương, cải tiến quy trình hội nhập, rút thời gian tuyển cho các vị trí khó, nâng tỉ lệ gắn kết qua một chu kỳ đánh giá minh bạch. Những kết quả này là “tấm vé” mạnh nhất khi ứng tuyển.

Muốn ứng tuyển vị trí này, nên chuẩn bị theo cách nào cho đúng?

Bước đầu tiên là hiểu đúng việc sẽ làm. Đọc lại phần mô tả ở trên, rồi tự nhìn vào kinh nghiệm của bản thân: đã từng tham gia khâu nào, đã giúp giải quyết vấn đề gì, kết quả cụ thể là gì. Khi kể về công việc cũ, hãy “kể bằng dữ liệu”: trước khi làm thì ra sao, sau khi làm thì khác gì, thời gian bao lâu. Câu chuyện rõ ràng giúp nhà tuyển dụng hình dung ngay bạn sẽ tạo giá trị thế nào nếu được nhận.

Tiếp theo là chọn ví dụ tiêu biểu. Nếu bạn đi lên từ tuyển dụng, hãy chọn các ví dụ rút ngắn thời gian tuyển cho vị trí khó, tăng tỉ lệ giữ người sau thử việc, hoặc cải thiện trải nghiệm ứng viên khi phỏng vấn. Nếu bạn mạnh về chính sách, hãy chọn ví dụ về chỉnh thang lương hợp lý, xử lý tình trạng “nén lương”, hay triển khai một gói phúc lợi mới mà chi phí vẫn kiểm soát được. Nếu bạn đã từng triển khai hệ thống phần mềm quản lý nhân sự, hãy kể rõ vai trò của mình trong việc chuẩn bị dữ liệu, thử nghiệm, đào tạo người dùng và đo kết quả sau khi áp dụng.

Một điểm nhiều ứng viên bỏ qua là kỹ năng làm việc với trưởng bộ phận. Trưởng phòng Nhân sự không làm một mình; người cần phối hợp hằng ngày là các trưởng nhóm ở khối vận hành, kinh doanh, kỹ thuật. Khi ứng tuyển, bạn nên chia sẻ cách đã phối hợp để đặt chỉ tiêu tuyển hợp lý, cách giải quyết xung đột do hiểu lầm, hoặc cách đưa phản hồi thẳng thắn mà vẫn giữ sự tôn trọng. Đây là những tình huống rất thật, và nhà tuyển dụng muốn nghe cách bạn đã xử lý trong đời làm việc chứ không muốn nghe khẩu hiệu.

Cuối cùng là thái độ với thay đổi. Nhân sự là lĩnh vực biến động liên tục: thị trường lao động, luật, kỳ vọng của người đi làm… tất cả đều thay đổi theo thời gian. Ứng viên phù hợp thường có thái độ cởi mở với cái mới nhưng cũng biết cân nhắc theo thực tế công ty. Khi kể về một thay đổi bạn đã làm, đừng chỉ nói mình “triển khai thành công”. Hãy nói rõ vì sao quyết định thay đổi, thuyết phục mọi người như thế nào, thử nghiệm ra sao và chấp nhận điều chỉnh thế nào khi gặp phản hồi. Cách nhìn này giúp nhà tuyển dụng tin rằng bạn không chỉ “làm cho xong”, mà biết đưa hệ thống đi đường dài.

Nếu đã đọc đến đây và thấy hợp, bạn có thể bắt đầu bằng việc rà soát lại những dự án mình đã làm, chọn ra ba ví dụ rõ ràng nhất, viết lại cho gọn và mạch lạc. Sau đó hãy tìm các doanh nghiệp đang mở rộng hoặc đang chuẩn hóa hệ thống. Đây là nơi vị trí Trưởng phòng Nhân sự có nhiều “đất” để làm và để ghi dấu kết quả.