Định biên nhân sự là gì? Khám phá những bí quyết nâng tầm và phát triển đội ngũ nhân sự hiệu quả

Định biên nhân sự là gì? Khám phá những bí quyết nâng tầm phát triển đội ngũ nhân sự hiệu quả

Định biên nhân sự là một quá trình mà các doanh nghiệp thường dùng để xác định số lượng và cơ cấu nhân sự trong công ty là một việc làm vô cùng cần thiết cần thiết trong các phòng ban hoặc toàn bộ tổ chức, lý do chính là muốn đảm bảo nguồn nhân lực nào phù hợp với mục tiêu và định hướng nào để tiến hành kinh doanh.

Nói một các đơn giản là định biên nhân sự sẽ thay doanh nghiệp trả lời các câu hỏi về việc cần thêm bao nhiêu người, ở các vị trí nào và khoảng thời gian bao lâu để người đó có thể đảm bảo hiệu suất trong công việc.

Việc làm này không chỉ giúp cho các doanh nghiệp tiết kiệm chi phí tuyển dụng nhân sự mà còn góp phần nâng cao hiệu quả công việc, tránh để dư thừa hoặc thiếu hụt nhân lực.

Mục tiêu của việc định biên nhân sự

Giúp cho các doanh nghiệp có thể phân bố nhân sự theo một quy trình đó là đúng người, đúng thời điểm, đúng việc, tránh lãng phí đội ngũ nhân sự.

Đồng thời tối ưu hóa chi phí các nguồn nhân sự của cả công ty và đồng thời gia tăng hiệu suất khi làm việc. Bên cạnh đó còn giúp cho các doanh nghiệp lập nhiều kế hoạch cho việc tuyển dụng, đào tạo và làm tăng hiệu suất làm việc.

Có thể cập nhật xu hướng thị trường lao động nhằm dự đoán được các nhu cầu về nhân sự trong tương lai.

Các phương pháp định biên nhân sự phổ biến

Tùy theo khối lượng công việc dựa trên thực tế như số lượng đơn hàng, số khách hàng, số dự án,.. để có thể tính được số lượng nhân viên  phù hợp với vai trò mà công ty đã đưa ra.

Khi theo định mức tiêu chuẩn của ngành thì có thể dùng benchmark để quản lý nội bộ hoặc ngoài thị trường lao động.

Theo mô hình tổ chức thì định biên nhân sự sẽ được dựa theo sơ đồ cơ cấu doanh nghiệp.

Cuối cùng là có thể kết hợp với nhiều phương pháp để có thể đạt được độ chính xác như mong muốn và có độ linh hoat cao.

Bí quyết nâng tầm phát triển đội ngũ nhân viên

Phân tich và đánh giá năng lực đội ngũ định kỳ: có thể sử dụng mô hình 9-box grid, KPI hoặc OKR để tạo dữ liệu cho nền có thể làm ảnh hưởng đến các quyết định về định biên và phát triển nhân sự.

Liên kết chiến lược nhân sự với chiến lược doanh nghiệp: sẽ không thể định biên nhân sự hiệu quả nếu các doanh nghiệp không làm rõ những định hướng và mục tiêu về ngắn hạn hay dài hạn của công ty

Tập trung đào tạo và phát triển đa kỹ năng: Khi xây dựng một đội ngũ đa năng để có thể dễ dàng thích ứng với sự thay đổi đột ngột trong giai đoạn đầy biến động này. Đồng thời tăng tính gắn bó giữa đồng nghiệp với đồng nghiệp và giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm chi phí tuyển dụng.

Ứng dụng công nghệ trong quản lý nhân sự: Có thể dùng phàm mềm HRM/HRIS để dễ dàng cho các doanh nghiệp có thể theo dõi về năng lực, các công việc và hiệu suất của từng nhân viên một cách nhanh chóng. 

Có thể dùng AI, automation để giúp giảm thời gian xử lý hành chính và tập trung vào các chiến lược của công ty hơn.

Định biên nhân sự là gì? Khám phá những bí quyết nâng tầm và phát triển đội ngũ nhân sự hiệu quả (Hình từ Internet)

Việc dùng định biên nhân sự có giúp doanh nghiệp hoàn thành trách nhiệm quản lý lao động không?

Bởi vì đây không chỉ là một công cụ được dùng để hỗ trợ và vận hành  doanh nghiệp một cách hiệu quả, mà còn là nền tảng để người sử dụng lao động thực hiện đúng và đầy đủ các nghĩa vụ pháp lý, tổ chức và chiến lược đối với đội ngũ nhân sự.

Chính vì vậy mà định biên nhân sự cũng có thể được xem là một phần quan trọng giúp cho doanh nghiệp hoàn thành trách nhiệm trong quản lý lao động.

Trách nhiệm khi quản lý lao động của người sử dụng lao động là gì?

Tại Điều 12 Bộ luật Lao động 2019 quy định về các trách nhiệm của người sử dụng lao động khi quản lý lao động như sau:

Lập, cập nhật, quản lý, sử dụng sổ quản lý lao động bằng bản giấy hoặc bản điện tử và xuất trình khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

Khai trình việc sử dụng lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động trong quá trình hoạt động với cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và thông báo cho cơ quan bảo hiểm xã hội.