Cách từ chối ứng viên mà không làm mất thiện cảm

Có email từ chối khiến ứng viên chấp nhận kết quả khá nhẹ nhàng. Cũng có email chỉ vài dòng nhưng lại làm họ thấy mình bị cho qua cho xong. Khác biệt thường không nằm ở chuyện có từ chối hay không, mà nằm ở cách phản hồi.

Sau phỏng vấn, ứng viên không chỉ chờ một kết quả. Họ cũng đang nhìn vào cách doanh nghiệp làm việc: có rõ ràng không, có tôn trọng thời gian của người khác không, có phản hồi đàng hoàng khi không chọn hay không. Vì vậy, email từ chối không phải phần việc phụ. Đây là điểm khép lại một vòng tuyển dụng và cũng là lúc hình ảnh tuyển dụng hiện ra rõ nhất.

Email từ chối cũng ảnh hưởng đến thiện cảm của ứng viên (Hình từ Internet)

Nên gửi email từ chối vào lúc nào để không bị xem là im lặng

Lỗi dễ gặp nhất là để quá lâu. Khi doanh nghiệp chậm phản hồi, ứng viên thường không còn nghĩ đây là một bước bình thường trong quy trình nữa. Họ sẽ hiểu theo hướng công ty không muốn trả lời, hoặc không coi trọng trải nghiệm của người ứng tuyển.

Với những trường hợp đã tham gia phỏng vấn, email từ chối nên được gửi sau khi doanh nghiệp đã chốt phương án đi tiếp với ứng viên khác và không nên kéo dài quá lâu. Nếu để qua nhiều ngày mà không có mốc phản hồi rõ ràng, email từ chối về sau thường chỉ còn tác dụng báo cho xong thủ tục.

Nếu quy trình có nhiều vòng, nên phản hồi theo từng chặng thay vì để ứng viên chờ đến cuối mới biết kết quả. Cách này giúp mọi thứ rõ hơn cho cả hai bên. Ứng viên biết mình đang ở đâu trong quy trình, còn nhà tuyển dụng cũng tránh được tình trạng bị hỏi lại nhiều lần.

Ngược lại, cũng không nên gửi quá sớm khi nội bộ chưa thống nhất. Một email từ chối gửi vội rồi phải thay đổi quyết định sẽ làm trải nghiệm tệ hơn nhiều so với việc phản hồi muộn một chút nhưng rõ ràng. Cách an toàn nhất là chỉ gửi khi kết quả đã chắc, nhưng vẫn trong khoảng thời gian hợp lý để ứng viên không phải chờ trong im lặng.

Một email từ chối nên viết thế nào để không gây khó chịu

Email từ chối không cần dài. Quan trọng là nội dung đi thẳng vào việc, câu chữ đủ rõ và vẫn giữ được sự tôn trọng cần có với người nhận.

Mở đầu ngắn, nhắc đúng bối cảnh

Phần mở đầu nên nhắc lại vị trí ứng tuyển hoặc buổi phỏng vấn gần nhất để ứng viên biết ngay email này đang nói đến đâu. Chỉ cần thiếu chi tiết này, nội dung rất dễ giống một mẫu gửi hàng loạt.

Ví dụ, thay vì viết: “Cảm ơn bạn đã quan tâm đến công ty”, cách viết dễ chấp nhận hơn là: “Cảm ơn bạn đã dành thời gian tham gia buổi phỏng vấn vị trí Chuyên viên Tuyển dụng tại công ty”. Chỉ một chi tiết nhỏ như tên vị trí cũng đủ làm email đỡ công thức hơn nhiều.

Báo kết quả sớm, không để người đọc phải đoán

Nhiều email cảm ơn quá dài rồi mới đến thông tin chính. Trong khi đó, ứng viên mở thư này chủ yếu để biết mình có đi tiếp hay không. Nếu phải đọc gần hết email mới hiểu kết quả, cảm giác thường không tốt.

Vì vậy, sau phần mở đầu ngắn và lời cảm ơn vừa đủ, nên đi vào kết quả khá sớm. Cách này rõ hơn và cũng thể hiện sự tôn trọng thời gian của người nhận.

Lý do từ chối chỉ nên viết đến mức đủ hiểu

Đây là phần khó nhất. Viết quá ít thì email trống ý. Viết quá sâu lại dễ gây tranh luận hoặc để lại cảm giác bị soi xét.

Với ứng viên mới dừng ở vòng đầu, chỉ cần nêu lý do ở mức khái quát như chưa phù hợp với yêu cầu hiện tại của vị trí, hoặc công ty đã lựa chọn ứng viên phù hợp hơn ở thời điểm này. Như vậy thường đã đủ. Không cần biến email thành một bản nhận xét chi tiết.

Với ứng viên đã vào vòng sâu hơn, có thể nói rõ hơn một chút nhưng vẫn nên giữ trong phạm vi chuyên môn và nhu cầu công việc. Chẳng hạn, có thể viết: “Ở giai đoạn hiện tại, vị trí này cần người đã có kinh nghiệm trực tiếp với mảng tuyển mass”, hoặc “Công ty đang ưu tiên ứng viên có thời gian triển khai thực tế ở nhóm công việc này”. Cách nói này giúp ứng viên hiểu vấn đề nằm ở độ phù hợp với vị trí, không phải một sự phủ nhận chung về năng lực.

Điều nên tránh là các nhận xét quá thẳng hoặc mang tính cá nhân. Email từ chối không phải chỗ phù hợp để chấm lại toàn bộ màn thể hiện của ứng viên.

Chỉ mở cơ hội sau nếu thật sự có ý định giữ liên hệ

Nhiều email hay thêm câu “hy vọng sẽ có dịp hợp tác trong tương lai” để làm phần kết mềm hơn. Câu này không sai, nhưng chỉ nên dùng khi doanh nghiệp thật sự muốn lưu hồ sơ hoặc sẵn sàng liên hệ lại nếu có vị trí phù hợp hơn.

Nếu không có chủ đích đó, thêm câu này chỉ làm nội dung trở nên quen tay. Ứng viên thường nhận ra khá nhanh đâu là thiện chí thật, đâu là một câu lịch sự cho đủ. Với những trường hợp không có kế hoạch giữ liên hệ, kết email gọn và rõ thường vẫn tốt hơn.

Ai đang cần mẫu dùng ngay theo từng tình huống có thể tham khảo thêm mẫu email từ chối ứng viên sau buổi phỏng vấn để chỉnh lại cho phù hợp với quy trình của đơn vị mình.

Trước khi gửi, nên rà lại những chỗ dễ làm email mất điểm

Nhiều email từ chối không sai hẳn, nhưng vẫn khiến ứng viên có cảm giác bị phản hồi cho có. Trước khi bấm gửi, nên xem lại những điểm này.

1. Nội dung quá giống mẫu: Email có thể dùng khung sẵn, nhưng nếu không có tên ứng viên, không nhắc vị trí và không có dấu hiệu nào cho thấy doanh nghiệp thực sự đã xem xét hồ sơ, người nhận rất dễ thấy mình chỉ là một địa chỉ trong danh sách gửi đi.

2. Kết quả viết chưa đủ rõ: Một số email cảm ơn khá nhiều nhưng đọc xong vẫn khó biết là trượt hay chưa. Khi đã là email phản hồi kết quả, phần chính nên đủ rõ để người đọc không phải tự đoán ý.

3. Lời hứa giữ liên hệ không có chủ đích thật: Nếu doanh nghiệp không có ý định lưu hồ sơ hoặc không có khả năng liên hệ lại, câu hứa giữ liên hệ chỉ làm email trở nên công thức hơn. Viết ngắn và thật thường vẫn tốt hơn.

4. Để mọi thứ trôi qua trong im lặng: Sau khi đã phỏng vấn, việc không gửi bất kỳ phản hồi nào vẫn là điểm dễ làm ứng viên đánh giá xấu doanh nghiệp nhất. Một email ngắn nhưng rõ ràng luôn tốt hơn việc không phản hồi.

Kết lại

Ứng viên có thể không được chọn, nhưng cách doanh nghiệp phản hồi vẫn để lại ấn tượng rất rõ. Một email từ chối viết đàng hoàng không làm thay đổi kết quả tuyển dụng, nhưng nó cho thấy doanh nghiệp xử lý mọi việc đến đâu khi kết quả không như mong đợi. Và nhiều khi, chính ấn tượng đó mới là thứ ứng viên nhớ lâu hơn cả nội dung email.